Prestationsmätning i små verktygstillverkande företag

I NTERNATIONELLA H ANDELSHÖGSKOLAN HÖGSKOLAN I JÖNKÖPING Prestationsmätning i små verktygstillverkande företag Ekonomie Magisteruppsats inom företagsekonomi Författare: Lina Danielsson & Nina Petersson Handledare: Jan Greve Jönköping juni 2004

J ÖNKÖPING I NTERNATIONAL B USINESS S CHOOL Jönköping University Performance measurement in small tool manufacturing companies Master s thesis within Business Administration Author: Lina Danielsson & Nina Peterson Tutor: Jan Greve Jönköping June 2004

Magisteruppsats inom företagsekonomi Titel: Författare: Handledare: Prestationsmätning för verktygstillverkande företag Lina Danielsson & Nina Petersson Jan Greve Datum: 2004-06-03 Ämnesord prestationsmätning, nyckeltal, effektivitet, produktivitet, verktygstillverkning, småföretag Sammanfattning Problem Syfte Metod Slutsats Verktygstillverkande företag i Sverige har under de senaste åren fått allt svårare att konkurrera på den internationella marknaden. Konkurrenternas lägre priser och kortare ledtider bidrar till att svenska småföretag måste bli mer medvetna om sin produktivitet och effektivitet för att kunna konkurrera på ett bra sätt. Att mäta sin effektivitet och produktivitet är något som många mindre verktygstillverkande företag idag har svårt att göra, vilket delvis kan bero på att det saknas kunskap om hur de ska samla in och hantera information om produktionsprocessen, men även vilken typ av information som behövs för att påvisa en eventuell förändring. Uppsatsens syfte är att välja ut och anpassa existerande prestationsmått för ett mindre verktygstillverkande företag utifrån de områden som är viktiga för dess framgång. Ett vidare syfte är att studiens resultat ska vara användbart på företag i samma bransch och liknande situation för att fylla den kunskapslucka rörande informationshantering och användandet av prestationsmätning som ofta finns hos dessa småföretag. Vi har under uppsatsens arbete utgått från det empiriska materialet i form av intervjuer, diskussioner och observationer på ett mindre verktygstillverkande företag i Västsverige. Från det empiriska materialet har vi sen valt relevant litteratur som förklarar företagets verksamhet för att sedan analysera de olika delarna. Utifrån analysen av olika nyckeltal har vi valt ut de prestationsmått som bäst speglar de faktorer som är viktiga för företagets framgång. Måtten avser att mäta prestationer från de områden som identifierats i problemformuleringen och som är anpassade för företagets verksamhet och situation dvs. kund, kvalitet, ledtid och slöseri. i

Master s Thesis in Business Administration Title: Author: Tutor: Performance measures for the tool making industry Lina Danielsson & Nina Petersson Jan Greve Date: 2004-06-03 Subject terms: performance measurement, performance measures, productivity, tool manufacturing companies, small business Abstract Problem Purpose Method Conclusions During the last years, the increased competition has made it more difficult for tool-making companies in Sweden to compete on the global market. In order to compete with the shorter lead times and lower prices by the competitors, these companies have to be more aware of their effectiveness and productivity. Today many of these small tool-making companies have difficulties in measuring their effectiveness and productivity, mainly because of the lack of knowledge in how to collect and make use of the information about the production process. They also need knowledge about what kind of information that is needed to show certain changes in the production process. The purpose of this thesis is to find and adjust existing performance measures for the activities in a small tool-making company based on areas that are important for the success of the company. A wider purpose of the study is that the result can be applied to other companies in the same business. During the work with the thesis, we have started out from the empirical data such as interviews, discussions and observations from a smaller toolmaking company. In order to be able to analyse the results, we have chosen applicable literature that explains the activities of the company. Based on the analysis, we have identified some performance measures that reflect the factors that are important for the company s success. The measures have been adjusted for the business and its situation and are divided into four different areas such as customer, quality, lead time and waste. ii

Tack Vi vill rikta ett stort tack till företaget i studien för den tid de lagt ner på att hjälpa oss i vårt uppsatsarbete och för att de svarat på våra, ibland för dem, självklara frågor. Tack också till vår handledare Jan Greve och vårt bollplank Mike Danilovic (kraftgruppen) som har givit oss konstruktiva påståenden och rekommendationer under hela arbetsprocessen. Jönköping, juni 2004 Lina Danielsson & Nina Petersson iii

Innehåll 1 Inledning...1 1.1 Bakgrund... 1 1.2 Problem... 2 1.3 Syfte... 4 1.4 Disposition... 5 2 Metod...6 2.1 Val av metod... 6 2.2 Företaget i studien... 6 2.2.1 Förstudie... 6 2.3 Datainsamling... 7 2.3.1 Val av intervjupersoner... 7 2.3.2 Intervju och diskussion... 8 2.3.3 Observation... 9 2.4 Val av referenslitteratur... 9 2.4.1 Litteraturkritik... 10 2.5 Överförbarhet... 10 2.6 Metodkritik... 11 3 Referensram...12 3.1 Ekonomistyrning... 12 3.1.1 Processtyrning... 13 3.1.2 Information och beslutsfattande i småföretag... 13 3.2 Just-in-time... 14 3.2.1 Användning av JIT i små tillverkande företag... 15 3.3 Effektivitet och produktivitet... 16 3.3.1 Effektivitet... 16 3.3.2 Produktivitet... 17 3.4 Prestationsmätning... 19 3.4.1 Nyckeltal och prestationsmått... 19 3.4.2 Tidigare studier... 21 3.4.3 Det balanserade styrkortet... 23 3.4.4 Prestationspyramiden... 24 3.4.5 Prestationsmätning i JIT... 26 3.4.6 Val av prestationsmått... 27 3.5 Sammanfattning av referensramen... 32 4 Empiri...34 4.1 Företaget... 34 4.1.1 Organisation... 34 4.1.2 Företagets omvärld och konkurrenssituation... 35 4.1.3 Kunder och leverantörer... 35 4.2 Informationsbehov... 36 4.2.1 Hantering av information... 36 4.2.2 Kalkylunderlag... 37 4.2.3 Beslut... 38 4.3 Kvalitetsarbete och ISO-certifiering... 38 4.4 Effektivitet och produktivitet... 39 iv

4.5 Prestationsmätning och prestationsmått... 40 4.6 Huvudprocesskarta... 41 4.6.1 Offert... 41 4.6.2 Order... 42 4.6.3 Konstruktion och inköp... 42 4.6.4 Beredning... 43 4.6.5 Produktionsprocess... 44 4.7 Övrig information... 45 4.7.1 Tilläggsverktyg... 45 4.7.2 Flaskhalsar... 46 4.7.3 Maskinutnyttjande... 46 4.7.4 Lager... 46 5 Analys...47 5.1 JIT... 47 5.2 Prestationsmätning... 48 5.3 Prestationsmått i form av nyckeltal... 48 5.3.1 Kvalitet... 49 5.3.2 Kund... 51 5.3.3 Ledtid... 53 5.3.4 Slöseri... 55 6 Slutsatser...57 6.1 Prestationsmått... 57 6.2 Studiens bidrag och användbarhet... 58 7 Avslutande diskussion...60 7.1 Förslag till verktygstillverkande företag... 60 7.2 Studiens begränsningar... 60 7.3 Förslag på fortsatta studier... 60 Referenslista...61 v

Figurer Figur 1 Disposition... 5 Figur 2 The Performance Pyramid... 25 Figur 3 Företagets organisationsschema... 34 Figur 4 Företagets huvudprocesskarta... 41 Figur 5 Företagets produktionsprocess... 44 Tabeller Tabell 1 Tidigare studier... 21 Tabell 2 Mätning av kvalitet... 50 Tabell 3 Mätning av kundnöjdhet... 52 Tabell 4 Ledtidsmätning... 54 Tabell 5 Mätning av slöseri... 55 Bilagor Bilaga 1: Produktionsprocess... 65 Bilaga 2: Orderprocess... 66 Bilaga 3: Beredningsprocess... 67 Bilaga 4: Intervjuguide... 68 Bilaga 5: Information om företaget... 69 vi

Inledning 1 Inledning I detta inledande kapitel beskriver vi bakgrunden till vårt problem samt syftet med uppsatsen. Problem som många småföretag upplever är att konkurrensen från utländska företag under den senaste tiden har ökat eftersom de har kapaciteten att ta större ordrar. Detta problem gör att mätning av och medvetenhet om produktivitet och effektivitet samt insamling och bearbetning av information blir en viktig del i företagens konkurrenskraft. 1.1 Bakgrund Den verktygstillverkande branschens omfång i Sverige har under de senaste 15-20 åren minskat drastiskt (Philipson, 2003). Tidigare köpte svenska företag svensktillverkade verktyg i större utsträckning, men en ökad konkurrens på marknaden för verktygstillverkande företag har bidragit till att upp till 70 % av dessa företag väljer att köpa sina verktyg utomlands. Detta är något som kan förklaras med att utländska företag klarar fler verktyg per order, att ledtiden är kortare samt att de kan hålla lägre priser (Gustafsson Ledel & Merelid, 2004). Bransch- och informationsansvarig på Svenska Gjuteriföreningen (personlig kommunikation, 2004-04-27) håller även med om att denna minskade konkurrenskraft är ett stort problem, vilket i längden kan leda till att den svenska verktygstillverkningen försvinner och att andra närliggande branscher påverkas. Andra faktorer kan vara att utländska företag i större utsträckning klarar av att tillverka större och mer komplexa verktyg (Gustafsson Ledel & Merelid, 2004). Det faktum att de svenska verktygstillverkarna då går miste om en stor del av tillväxtpotentialen till utländska tillverkare leder till att trenden för svenskt verktygstillverkande är fortsatt vikande (Philipson, 2003). Småföretag i Sverige är speciellt utsatta då de i dagsläget inte har kapacitet att tillverka flera sorters verktyg samtidigt och inte heller till ett så lågt pris som utländska företag håller. Ytterligare ett problem för många verktygstillverkande företag är att de ständigt måste arbeta med att minska sina ledtider utan att göra avkall på produktens kvalitet. Verktygsproducerande företag i Sverige står idag för 20 % av den svenska marknaden. Men bara för ca 40 år sedan hade de en marknadsandel på 80 %. Att importen blivit högre har att göra med att enhetspriser på verktyg för formsprutning och gjutning från Asien och Baltikum har blivit lägre, vilket leder till att verktygsmakarna framför allt får svårt att konkurrera med företag i dessa länder (M. Danilovic, personlig kommunikation, 2004-02- 05). Många mindre verktygstillverkande företag har svårt att mäta sin produktivitet och effektivitet på ett bra sätt. För att kunna mäta produktivitet och effektivitet på ett rättvisande sätt måste företaget veta hur de ska samla in och hantera information om produktionsprocessen men även vilken typ av information som behövs för att påvisa en eventuell förändring i något av måtten. Enligt Philipson (2003) är ett av grundproblemen för svenska verktygstillverkare är att de oftast är familjeföretag där grundaren är ägare, vilket leder till att det sällan finns tillräckliga drivkrafter för utveckling. 1

1.2 Problem Inledning Företaget i studien har genom ett affärsutvecklingsprogram 1 kommit fram till att de bör mäta sin effektivitet och produktivitet genom verksamhetsrelaterade nyckeltal. Införandet av nyckeltal i verksamheten kan bidra till att företagets ledning blir mer medveten om hur de utnyttjar sina resurser, vilket kan bidra till att verksamheten bedrivs på ett mer resurseffektivt sätt. Detta kan i sin tur leda till att de kan konkurrera på ett bättre sätt. Ett problem som uppkommer då företaget inte kan mäta sin effektivitet och produktivitet över tiden, är att eventuella förändringar inte kan konstateras. Därmed tror de sig inte heller inom rimlig tid kunna åtgärda de negativa förändringar, såsom förändringar inom kvalitet och ledtid, som uppstår. Kontinuerliga negativa förändringar i verktygets kvalitet och företagets service kan bland annat leda till att företaget får ett sämre rykte då kunderna inte blir nöjda. Detta är något som företaget hoppas att de ska kunna undvika genom mätning av olika prestationer inom företaget. Företaget har inte heller så stor möjlighet att identifiera eventuella effektivitets- och produktivitetsförbättringar vilka skulle kunna bidra till en ökad motivation hos de anställda. Genom att kvaliteten av både produkt och service uppmärksammas mer i företaget kan ledningsgruppen på ett tidigt stadium ta beslut rörande de kvalitetsproblem som eventuellt uppstår och därmed förhindra uppkomsten av fler problem. Företaget tror sig även kunna minska vissa kostnader som är förknippade med kvalitetsproblemen genom en ökad uppmärksamhet av hur dessa problem uppstår och hur de kan åtgärdas. Även en ökad medvetenhet hos de anställda rörande spill tror företagets ledning kan bidra till kostnadsbesparingar. Då företaget även anser att verktygets ledtid är ett viktigt sätt att konkurrera på, är detta ytterligare ett område som företaget vill kunna göra mätningar inom. Företaget i studien har hittills inte haft några problem med klagomål från kunder rörande ledtider, men i och med en ökad konkurrens från bland annat Asien och Baltikum anser företaget att det är viktigt att uppmärksamma ledtider för att kunna förbättra dem. Ledningen är väl medveten om att företaget inte kan konkurrera med de ledtider som företag i Asien och Baltikum håller, men anser att det dock är viktigt att hålla samma ledtider som företag med liknande företagsstruktur och lönenivå. Med avseende på de ovan nämnda problemen som företaget upplever, vill företagets ledning införa verksamhetsrelaterade nyckeltal, som är specifika för företagets situation, för att kunna mäta avvikelser inom områden som exempelvis kvalitet och ledtid. De har därför givit oss ett uppdrag där vi ska försöka finna lämpliga nyckeltal för deras verksamhet, storlek och konkurrenssituation. Dessa nyckeltal bör även kunna användas av andra företag i liknande situation genom att de kan välja ut de mått som är mest relevanta för just deras verksamhet och bransch. Företaget i vår studie har en kundanpassad och orderbaserad tillverkning för att tillhandahålla form- och pressverktyg som är anpassade till kundens önskemål och krav. Detta gör att de olika verktygen är unika, men tillverkas ändå efter liknande tillvägagångssätt och tillverkningsprocesser. Verktygen tillverkas i regel bara i en uppsättning och då verktygets komponenter inte tillverkas på ett standardiserat sätt är det svårt att jämföra tidsåtgången för de olika arbetsmomenten. Ledtid som ett verksamhetsrelaterat mått kan ändå användas i planeringssyfte där tillverkningstiden för 1 Behandlas senare i avsnittet. 2

Inledning verktyg som är relativt lika i sammansättning och storlek kan jämföras. Ledningsgruppen anser det inte vara nödvändigt att mäta respektive process i tillverkningen eftersom verktygen är så komplexa, vilket gör att processerna inte är mätbara. Ledtidsmätningen syftar dock till att ge en helhetsuppskattning av verktygets tillverkningstid där även tid för planering och leverans är inräknad. Eftersom företaget anser en hög kvalitet på verktyget är viktigare än korta ledtider är det inte relevant att mäta varje process i verktygets tillverkning. En sådan grov ledtidsuppskattning kan vara användbar i planeringssyfte för beslutsfattande och för att ge ledningen en övergripande bild av företagets belastning på de olika arbetsstationerna under en viss period. Utöver ovan nämnda problem har vi under våra besök dessutom identifierat följande problem i företaget. Ett av dessa är att företaget saknar kunskap om vilken information som är relevant och hur den ska samlas in, vilket bidrar till att de därför inte har möjlighet att ta fram nyckeltal som är lämpliga för verksamheten. Man har idag inte heller tillräcklig kunskap om hur befintlig information kan användas i planeringssyfte. Detta kan bero på att ett litet företag oftast inte har någon som endast ansvarar för internredovisningen. Problem med att identifiera vilken information som är användbar i mätsammanhang kan även försvåras av att företaget inte har ett tillräckligt utvecklat datasystem som kan hantera och generera relevant information. De datasystem som företaget använder sig av idag är inte heller fullt integrerade och det kan därför vara svårt att sammanföra informationen som de olika systemen genererar. Ett annat problem som vi funnit i relation till informationshanteringen är att beslut ofta baseras på intuition och tidigare erfarenheter som oftast inte finns dokumenterade. Som regel är det endast en person som besitter denna kunskap, vilket kan bli ett problem då denna person inte är närvarande då beslut tas eller då personen avslutar sin anställning. Problemet med informationshantering vid mätning av effektivitet och produktivitet har även uppmärksammats i studier av småföretag, vilket även stödjer vårt antagande (Pleitner, 1989; Andersson, 1995). I sin studie hävdar Pleitner (1989) att informationshanteringen ofta är ineffektiv i mindre företag. Andersson (1995) fann också att informationshanteringen i småföretag ofta är en omedveten process och beslut som tas är ofta grundade på erfarenheter och intuition. Ytterligare ett problem som vi kommit fram till då vi studerat befintlig litteratur inom prestationsmätningsområdet är att många av de nyckeltal som finns tillgängliga idag inte är fullt användbara på mindre företag som har en orderbaserad tillverkning. Detta gör att befintliga nyckeltal kan behöva anpassas till den specifika verksamheten. Förutom att använda sig av vanligt förekommande nyckeltal såsom rent finansiella, förespråkar litteraturen att företag även bör fokusera på mätningar inom de områden som påverkar företagets framgång. Då vi tror att småföretag i samma bransch upplever dessa problem på ett liknande sätt, får problemställningen ett mer generellt syfte. Inom kraft 2, ett affärsutvecklingsprogram, som företaget i studien ingår i finns ytterligare tre verktygstillverkande företag som befinner sig i liknande situation. Inom detta utvecklingsprogram har många av de problem som ovan nämnts identifierats och diskuterats ingående under en längre period. Vid dessa sammankomster har det framkommit att inget av de medverkade företagen idag använder 2 KrAft står för Kompetens, Reflektion, Affärsutveckling och Tillväxt. Det är ett affärsutvecklingsprogram som syftar till att utveckla kompetensen hos små och medelstora företag. För mer information se www.kraftprov.nu 3

Inledning sig av prestationsmätning i form av nyckeltal. I och med den ökade konkurrensen utifrån vill företagen kunna mäta och jämföra sina prestationer både gentemot konkurrenter men även över tiden. Eftersom dessa företag är placerade på olika orter i södra Sverige antar vi att problemen inte är lokala företeelser utan kan återfinnas hos flera andra småföretag inom branschen. Trots att företagen inom kraft-gruppen endast utgör en liten grupp av företag inom denna bransch anser vi att de är representativa för en stor del av andra svenska verktygstillverkande småföretag. Betydelsen av att stärka sin konkurrenskraft har blivit allt viktigare för dessa företag då konkurrensen från asiatiska och baltiska företag blir allt större. Därför är det, enligt Bransch- och informationsansvarig på Svenska Gjuteriföreningen, avgörande för de svenska småföretagens överlevnad att konkurrenskraften är så pass stark att inte branschens fortsatta existens hotas. Utifrån företagets upplevda problem och de problem som vi har identifierat ovan, har vi formulerat ett slutligt problem som knyter samman dessa. Problemet i uppsatsen är därför följande; då existerande nyckeltal inte är anpassade för mindre verktygstillverkande företags verksamhet och konkurrenssituation, så används oftast inte verksamhetsrelaterade prestationsmått. Detta problem kan för företagen leda till att effektivitets- och produktivitetsförändringar inte uppmärksammas eller åtgärdas tillräckligt snabbt. 1.3 Syfte Uppsatsens syfte är att välja ut och anpassa existerande prestationsmått utifrån de områden som är viktiga för ett mindre verktygstillverkande företags framgång. Ett vidare syfte är att studiens resultat ska vara användbart för företag i samma bransch och liknande situation samt att fylla den kunskapslucka rörande informationshantering och användandet av prestationsmätning som ofta finns hos dessa småföretag. 4

Inledning 1.4 Disposition Figur 1 Disposition 5

Metod 2 Metod I detta kapitel beskrivs hur vår studie har genomförts och vilka metoder vi använt oss av vid insamlandet av information till empirin. Vårt arbetssätt kommer även att spegla dispositionen av uppsatsen genom att metoden efterföljs av empiri och referensram. 2.1 Val av metod Enligt Patel och Davidsson (2003) ska undersökningsproblemet avgöra vilket arbetssätt som ska användas i undersökningen. Eftersom studien utförs på endast ett företag har vi valt att använda oss av ett kvalitativt arbetssätt som i vår uppsats innebär intervjuer och observation. Då vår undersökning går ut på att förstå företaget och identifiera områden som är viktiga för deras framgång ansåg vi att ett kvantitativt arbetssätt inte skulle vara ett bra angreppssätt på vårt problem. 2.2 Företaget i studien Företaget som ingår i vår studie är ett verktygstillverkande företag som har sin produktion i Västsverige. Det startades i mars 1998 och har för närvarande 17 anställda. Företagets huvudsakliga produktion består av formverktyg för plast- och pressgjutning och omsättningen uppgick förra året (2003) till ca 15Mkr SEK. Företagsledningen består idag av de tre delägarna som har befattningarna vd/marknadsansvarig, ekonomi- och administrationsansvarig samt produktionsansvarig, dessutom ingår en person med kvalitetssäkring som ansvarsområde. Företaget ingår i en kraftgrupp tillsammans med tre andra verktygstillverkande företag. Inom gruppen diskuteras problem som är vanliga inom denna bransch. Bl.a. har mycket tid lagts ned på diskussioner kring förkortandet av ledtider och hur företagen kan mäta sin produktivitet och effektivitet på ett rättvisande sätt. Idag använder sig flertalet av företagen endast av finansiella nyckeltal, vilket bidrar till svårigheter att mäta och jämföra företagets processer. Vi valde att inkludera endast ett av dessa företag i vår undersökning, då vi ansåg att det endast var genomförbart att utföra en djupare studie på ett företag under den tiden som stod till vårt förfogande. Detta eftersom de andra företagen i kraft-gruppen är belägna långt ifrån Jönköpingsområdet. Trots att vi endast valde ett företag, anser vi att resultaten kan vara överförbara på de andra företagen i kraft-gruppen, men även på andra företag som befinner sig i en liknande situation. För att kunna ge mer detaljerade uppgifter om företaget utan att ge information till konkurrenter har vi valt att inte använda företagets riktiga namn i uppsatsen. Vi tror att detta leder till att vi kan ge en mer sanningsenlig bild av företaget som i empirin och analysen kommer att benämnas som endast företaget. 2.2.1 Förstudie Innan vi formulerade problemet satte vi oss in i den bransch som företaget verkar i, dels genom samtal med Håkan Herbertsson (Gjuterichef Husqvarna AB, 2004-02-26) och genom flera diskussioner med Mike Danilovic (Universitetslektor på IHH). För att skapa oss en uppfattning om hur verksamheten fungerar i stort, besökte vi företaget innan skrivprocessen påbörjades. Vid besöket fördes en diskussion om vilka eventuella 6

Metod problemområden som är viktiga för denna typ av företag att få mer kunskap om. Företagets ledning presenterade företaget och dess nuvarande situation och tillsammans kom vi fram till att produktiviteten och effektiviteten i företaget bör kunna mätas delvis genom bättre informationshantering. Vi kom även fram till att företaget bör få en ökad förståelse för vilken information som är viktig för att de skall kunna mäta sin produktivitet på rätt sätt. Vi fick därför i uppdrag att finna lämpliga verksamhetsrelaterade nyckeltal för små verktygstillverkande företag. Vid besöket fick vi även en introduktion av företagets produktionsprocess genom en rundvandring i lokalerna där vi fick en första bild av hur ett verktyg konstrueras och produceras samt hur den dagliga verksamheten fungerar. 2.3 Datainsamling Vi har identifierat problemet med att många mindre företag har lite kunskap om hur de ska använda informationen som finns tillgänglig, vilket därför bidrar till att de inte använder sig av verksamhetsrelaterade nyckeltal i så stor utsträckning. För att kunna angripa problemet på rätt sätt var vi i behov av fakta som visar hur företaget ser på informationsbehovet och vilka mätområden som var av intresse. Annan information som vi ansåg vara intressant var hur olika personer inom företaget ser på begreppet produktivitet och effektivitet. Skillnaden mellan olika nivåer är svårare att urskilja i ett litet företag jämfört med ett stort. Eftersom det är ett litet företag är hela ledningsgruppen mycket medveten om vad som händer i företaget och deras arbetsuppgifter är integrerade till mycket stor del. Vi har i vår studie använt oss av intervjuer, diskussioner och observationer som metod för att samla in data. För att stödja de iakttagelser som gjorts, har vi utifrån empirin valt lämplig litteratur. Vi har besökt företaget under tre arbetsdagar för att intervjua, diskutera och observera. 2.3.1 Val av intervjupersoner Innan vi valde personer för intervjuer och diskussioner hade vi ett samtal med en person i ledningsgruppen, som syftade till att få en bättre bild av vilka anställda som är mest insatta i våra frågeområden och därför bäst lämpade att svara på frågorna. Vi har utifrån detta samtal valt att intervjua samtliga personer i ledningsgruppen inom företaget där även de tre ägarna finns representerade. Eftersom de är ansvariga för fyra olika huvudområden inom företaget, ansåg vi att de kunde förse oss med relevant information för flera olika nivåer och områden. Vd/marknadsansvarig besitter information om hur branschen och företagets konkurrenssituation ser ut. Han utför även arbetsuppgifter såsom offertkalkylering och planering av ett verktygs utformning. Genom hans kunskaper inom dessa områden tror vi oss få en bild av vilken typ av information som är viktig för styrningen av verksamheten, men även vilka förutsättningar företaget har. Därför har vi diskuterat kring större frågeområden och ställt direkta frågor till honom för att förstå hur beslut tas och vilken information som är viktig vid beslut och vid beräkning av offert. Ekonomi- och administrationsansvarig har ansvar för inköp av material och maskiner och då han ansvarar för datasystemen i företaget sköter han även orderhantering och administrering av kundkontakter. Den information som han besitter ger oss en bild av hur 7

Metod informationssystemet i företaget fungerar samt hur informationen i organisationen används och bearbetas. Den tredje ägaren är även produktionsansvarig, vilket innebär att han innehar kunskap om hur planeringen inför tillverkningen av ett verktyg ser ut. Det vill säga jämförande mellan hur mycket tid och resurser som behövs för verktygets utformning och företagets kapacitet. Dessutom har han det övergripande ansvaret för produktionen och dess fortskridande. Den fjärde personen i ledningsgruppen, som dock inte delägare, är företagets kvalitetssäkrare och även anställd som operatör på en av avdelningarna. Informationen som han besitter ger oss en bild av hur kvalitetsarbetet inom företaget fungerar i form av bl.a. kundnöjdhet, produktkvalitet och ledtider. Vi har även valt att göra mindre intervjuer med tre operatörer, en från varje större avdelning inom produktionen (BMF, CNC, gnistavdelningen) 3. Detta har vi gjort för att få en helhetsbild av företaget och en bild av hur operatörerna ser på mätetal och begreppen effektivitet och produktivitet. 2.3.2 Intervju och diskussion Då vår studie utgår från ett induktivt synsätt är kopplingen mellan teori och empiri associerad till ett kvalitativt angreppssätt, vilket kan kännetecknas av att insamlandet av information sker genom en eller flera intervjuer. Detta gör att det finns en högre grad av flexibilitet än vid en kvantitativ frågeundersökning (Bryman, 2002). Frågor kan läggas till eller ändras allt eftersom intervjun fortgår, vilket gör att resultatet inte kan anses innehålla jämförbara data (Repstad, 1992). Vid en kvalitativ intervju används oftast inte frågeformulär med frågor som formulerats i förväg (Trost, 1997). Vi har använt oss av semistrukturerade intervjuer som enligt Bryman (2002) karaktäriseras av att forskaren har en lista över relativt specifika teman som ska beröras. För att få en bättre bild av varje tema valde vi att vid varje intervjutillfälle använda oss av samma frågeområden till samtliga respondenter (se bilaga 4). Detta gav respondenterna en större möjlighet att resonera kring sina svar samtidigt som vi kunde komma med uppföljningsfrågor för att få ett mer omfattande intervjuunderlag. Vi har även valt att inte ge respondenterna tillgång till frågorna innan intervjun eftersom vi vill ha så direkta och ärliga svar som möjligt. Enligt Trost (1997), bör inte heller intervjuer av flera respondenter ske samtidigt. Eftersom en nackdel med gruppintervjuer kan vara att respondenterna påverkar varandra och därmed också svaren, har vi valt att låta intervjuerna ske enskilt. För att forskaren under intervjun ska kunna koncentrera sig på respondentens svar, rekommenderar Repstad (1992) att en bandspelare används vid förberedda kvalitativa intervjuer. En annan fördel är att informationen ordagrant kan analyseras efteråt och om någon information eventuellt glömts bort vid antecknandet kan denna hittas på bandet (Trost, 1997). Vi har även fört anteckningar under intervjuerna och har i nära anslutning till intervjuerna noggrant lyssnat igenom inspelningarna och därefter fört in informationen i empirikapitlet. En av nackdelarna med att använda sig av en bandspelare vid intervjuer kan dock vara att respondenterna känner sig olustiga vid tanken på att bli inspelade, vilket kan 3 Se 4.6.5 8

Metod leda till att all nödvändig information inte kommer fram (Repstad, 1992). Vi upplever dock inte att ljudupptagningen vid våra intervjuer har påverkat respondenterna på ett negativt sätt. För att på ett ytterligare sätt öka tillförlitligheten och minska risken av missförstånd mellan intervjuare och respondent, gick vi efter varje intervju igenom materialet för att försäkra oss om att vi förstått informationen som kom fram vid intervjun. Då det fanns oklarheter vid någon intervju, sökte vi mot slutet av dagen upp respondenten och bad denne att ytterligare förklara eller förtydliga sina svar. Utifrån diskussioner med personer som är väl insatta i branschen har vi kommit fram till att användandet av information från ett företag kan ge resultat som är användbara för andra företag inom samma bransch. Eftersom avsikten inte är att säga exakt vilka nyckeltal som passar utan ge förslag på lämpliga nyckeltal för ett företag i den verktygstillverkande branschen tror vi att fler kan ta del av undersökningen. 2.3.3 Observation I vår studie har vi även samlat in information genom observation. Enligt Johannessen och Tufte (2003) innebär en observation att forskaren finns på plats och dokumenterar iakttagelser genom att se och lyssna. Vi har därför besökt de olika arbetsstationerna på företaget för att se hur produktionsprocessen fortskrider samt för att bilda oss en egen uppfattning om företagets verksamhet. Genom att vi har befunnit oss på det valda företaget under ca tre dagar har vi även tillgått annan information utöver det som sagts i intervjuerna. Enligt Repstad (1992) finns det två möjligheter att utföra en observation då den kan vara antingen öppen eller dold. Eftersom vi har valt att berätta för företagets anställda vad vi har för avsikt då vi besöker dem, får vår observation en hög grad av öppenhet. Då vi kompletterar observationen med intervjuer av personer i olika befattningar i företaget skulle det bli svårt att dölja vårat syfte vid en dold observation. Ett argument som dock talar för användandet av en dold observation är att viktig information kan komma fram på ett bättre sätt, men trots att vi inte har haft möjlighet att utföra en dold observation, anser vi att vi ändå fått fram relevant information för uppsatsen. 2.4 Val av referenslitteratur Eftersom uppsatsarbetet har skett med utgångspunkt i ett induktivt arbetssätt valdes referenslitteraturen utifrån den empiri vi sammanställt från våra besök hos företaget. Efter att företagets informationsbehov och verksamhetsstruktur identifierats valde vi litteratur som överensstämde med hur företaget verkar. För att beskriva hur verksamheten inom företaget fungerar valde vi att fokusera på JIT-filosofin. Mycket av det som denna filosofi representerar passar in på det undersökta företagets sätt att arbeta. Utifrån det som företaget kännetecknas av har vi dragit slutsatser om vilka prestationsmått som är relevanta för företag i den verktygstillverkande branschen. Detta gör att vårt val av referenslitteratur kan uppfattas som att vi utelämnar viktiga delar. Vi har dock försökt att beskriva det valda företaget på ett så uttömmande sätt som möjligt med hjälp av referenslitteraturen, vilket förhoppningsvis ska ge en rättvisande bild av dess verksamhet. Litteraturen som berör JITfilosofin avser inte heller förslag till att företaget ska implementera den. Vi använder endast JIT för att beskriva företagets arbetssätt utifrån teorier som till viss del beskriver deras arbetssätt. Vi avser inte heller att utvärdera JIT-filosofin i fråga om lämplighet för 9