NKS(09)3 2009-05-11 Förprojekt om en eventuell NKS-historik 1994-2008 Inledning Detta är slutrapporten från ett förprojekt beträffande en eventuell NKS-historik omfattande Torkel Bennerstedts år som exekutivsekreterare/koordinator (1994 2008). Det är inte en offert utan en sammanställning av förutsättningarna som de ser ut nu, i maj 2009. Längre fram kan en del av dessa förutsättningar komma att ändras väsentligt, varför inga utfästelser för framtiden kan göras. Materialet är tänkt som beslutsunderlag inför styrelsens möte i maj 2009. Historikens slutliga omfattning och innehåll bestäms bland annat av tillgång till bakgrundsmaterial. Dispositionen kommer därför troligen att behöva omarbetas under arbetets gång. Av denna rapport framgår hur historiken skulle kunna produceras, vad den skulle kunna innehålla och vad författarens insatser skulle kosta i dagsläget. Administrativa aspekter redovisas tillsammans med möjliga källor till information, och ett förslag till avtal mellan NKS och TeknoTelje HB avseende arbetet presenteras. Torkel Bennerstedt omnämns i denna rapport som TB, Sigurður M Magnússon som omväxlande ordföranden och SMM, Annette Lemmens som AL, Finn Physant som FP, NKSsekretariatet som SEK, Magnus von Bonsdorff som MvB och Helge Smidt Olsen som HSO. Om historiken Språk: Engelska med kort svensk sammanfattning. Syfte (Objective): Att ge en bild av NKS verksamhet, resultat och utveckling under TBs år som exekutivsekreterare och koordinator. Omfattning (Scope): Såväl teknisk/vetenskapligt arbete som organisation och administration. (Även ett visst mått av personal remarks.) De stora projekten, programområdena och de viktigaste aktiviteterna. Förarbeten/förprojekt, resultat, utvärderingar, större seminarier, övrig resultatspridning. Nätverk. Samarbete med andra organisationer (NSFS, SRV, Barsebäck, EU etc). Ägare, tilläggsfinansiärer, styrelsemedlemmar, projektledare, programchefer och ekonomi/budget genom åren. Målgrupp: I första hand NKS-kretsen (definierad som prenumeranterna på nyhetsbreven), i andra hand besökare på nätplatsen. Spridning: När historiken godkänts av styrelsen placerar SEK den på nätplatsen och sänder ut en NewsFlash. Styrelsen och koordineringsgruppen förväntas bidra med epost-adresser. Utförande: NKS-rapport på 50-100 sidor inte en bok som i Franz fall Ges bara ut i elektronisk form (ingen tryckt version) AL utarbetar en mall (skabelon) för grafisk utformning av rapporten 1
TB skriver relativt kortfattad brödtext med stora delar av informationen samlad i tabeller, punktsatser, faktarutor etc. Illustrationer (foton, organisationsscheman och liknande) läggs in av SEK i mån av behov och tillgång Preliminär disposition av historiken (på engelska, utom Sammanfattning): Abstract Summary Sammanfattning Kort personlig inledning: TBs övertagande från Franz Marcus Anknyt till Franz Marcus bok TBs tidigare NKA/NKS-arbete Styrelsemötet på Arlanda 16 nov 1993 för att välja ny exekutivsekreterare Visioner inför arbetet som exekutivsekreterare, inkl organisation/administration Mjuk övergångsperiod FM-TB under 1994 Frigörelse från Nordiska rådet / ministerrådet ( NKS ingen remissinstans ) Det gamla NKS-systemet med projekt i fasta fyraårsperioder Förstudier Evaluering av förstudierna, styrelsebeslut Saltsjöbadsseminariet Projekt, projektledare, viktigare delprojekt och delprojektledare Styrning genom exekutivsekreteraren, byrån, referensgrupper, styrelsen (beslutande) Halv- och helårsrapporter till styrelsen med flera Viktigaste resultat, resultatspridning (tekniska rapporter, seminarier etc) Utvärdering av det fackliga arbetet (en gång även av administrationen), implementering av slutsatserna Kontinuerlig översyn av organisationen och kostnadseffektiviteten Lyxproblemet Särskilda projekt: INEX, BER-5, EKO-5 (SRV), RESUME, Barents Rescue 2001, internationella kalibreringsövningar, inventering av internationella mätsystem för beredskapsändamål, eventuellt andra (R-sidan?!) Arbetet för att skapa en flexiblare, mer kostnadseffektiv struktur Växande medvetande om att strukturen behövde förnyas och verksamheten effektiviseras Byråmötet på Arlanda (MvB, SMM, TB) Ägar- och styrelsediskussioner (hör med SMM) Framväxten av den nya, flexiblare och effektivare strukturen med R- och B-delarna Uppdrag till Timo Okkonen (R) och Sigurður Emil Pálsson (B): förslag till nytt program Roskildeseminariet 20-21 mars 2002: NKS igår och i morgon med externa föreläsare 2
Arbetet inom det nya, flexibla systemet med dynamiska programområden Programområden, programchefer Aktiviteter, aktivitetsansvariga Systemet med Call for Proposals Utvärdering av förslagen, styrelsebeslut Viktigaste resultat, resultatspridning (rapporter, seminarier, nya media och kanaler etc) Statusseminariet i Otnäs 10-11 maj 2006 Nya media: epost, NewsLetters, NewsFlashes, elektroniska rapporter, nätplats, CD, DVD Enkät till aktivitetsansvariga Utvärdering av det fackliga arbetet, praktiska erfarenheter, löpande justeringar Internationella kontakter (företrädesvis under det gamla systemet!) NB: TB har endast undantagsvis information om vilka internationella kontakter som förekommit inom projekten/aktiviteterna. Här avses därför bara centrala kontakter. EU-seminarium på STUK NKS-besök hos EU Samverkan med Baltikum NSFS Roskilde-seminariet INEX, RESUME, Barents Rescue 2001 etc (se ovan) Ev annat Successivt förenklad organisation och effektivisering NKS-sekreteraren och byrån avskaffas Resebudgetarna och SEK-budgeten bantas Exekutivsekreteraren blir koordinator, insatsen minskas stegvis för att till sist avskaffas vid årsskiftet 2008/2009 Ordföranden och i viss mån sekretariatet och programcheferna tar över Mera aktivt ägarengagemang och styrelsearbete Faktarutor, tabeller, ev bilagor Konsortialgrupp, ägarrepresentanter (de flesta namnlistor finns) Konsortialmöten, datum, plats och dokumentnummer för referaten (det mesta finns) Styrelsemedlemmar (de flesta namnlistor finns) Styrelsemöten, datum, plats och dokumentnummer för referaten (det mesta finns) Byråmöten (mycket ont om mötesreferat) Koordineringsgruppen (ny uppfinning; hänvisa inte till några referat) Sekretariat (från Henny Frederiksen och H C Sørensen till FRIT; AL och FP får ge detaljinformation) Sekretariatsmöten (minnesanteckningar skrevs endast sporadiskt) Revisor (från Risøs ekonomienhet till Ernst&Young); för Ernst&Young finns det avtal och revisionsprotokollat Projekt, projektledare, viktigare delprojekt och delprojledare (se styrelsereferat, årsoch slutrapporter) 3
Programchefer (se styrelsereferaten) Viktigare aktiviteter och aktivitetsledare (se hemsidan med rapporter etc) Budgetutveckling (ägarbidrag, stöd från andra, utgiftbudgetens storlek, fördelningen R/B, odebiterade insatser, lyxproblem etc etc; gå igenom med SEK) Utvärderingar, utvärderare (fackligt + administrativt; se rapporter) Bildmaterial: främst från SEK, men hör även t ex med SEP och kolla ev egna bilder Defining Moments, Dates and Events Slutsatser, avslutningsord Akronymlista för historiken Ev bilagor Bibliografiskt datablad Administrativa aspekter på arbetet med historiken Skriftligt avtal mellan NKS/SMM och TeknoTelje/TB med tydliga villkor och förutsättningar för arbetet med historiken ska upprättas (måste ev godkännas av ägarna eller hela styrelsen, annars av ordföranden). Ett utkast till avtal bifogas denna slutrapport. Arbetsmetod för TB: Arbete på hemmakontoret Faktainsamling, sammanställning, strukturering, produktion av ett antal utkast och en slutversion Vid behov: besök på FRIT för diskussioner och arkivstudier Diskussioner med Magnus von Bonsdorff och Helge Smidt Olsen (företrädesvis telefonmöten, vid behov kompletterat med ett personligt möte; kostnaderna för detta täcks inte av TBs arvode; ev deltar SMM) Löpande avstämning och diskussion med SMM (epost och telefon i första hand) Efter av SMM godkänd slutversion: till sekretariatet för grafisk utformning och distribution Kostnad (inkluderar endast arbetstid, resor och omkostnader för TB; andra medverkandes arbetstid, resor och övriga omkostnader, inklusive sekretariatets insatser och produktionskostnader, får regleras på annat sätt): Ska enligt styrelsebeslut ungefär motsvara en aktivitet Efter diskussioner SMM-TB föreslås kostnaden DKK 200 000 inkl moms Detta inkluderar ca 250 h arbets/restid (DKK150k), res/kontorskostnader (DKK10k) samt moms (DKK40k) Ett avtal ska skrivas mellan NKS/SMM och TeknoTelje/TB Avtalet ska inte specificera posterna arbets/restid och res/kontorskostnader eftersom fördelningen mellan tid och kostnader bygger på en uppskattning och utfallet kan komma att avvika signifikant från detta; det påverkar dock inte kostnaden för NKS Betalningsterminer (förslag): DKK80k efter styrelsemötet maj 09; DKK20k i juli 09; DKK20k efter styrelsemötet nov 09; DKK20k efter årsskiftet 2009/2010; DKK60k när SMM godkänt den färdiga historiken (se tidsplanen nedan) 4
Tidsplan för historiken: TBs del av arbetet utförs under 2009 2010 efter ungefär nedanstående detaljplan. Skulle NKS önska större avvikelser från detta förslag får det diskuteras i särskild ordning. 2009 mars-maj Avtalsutkast från TB, diskussioner SMM-TB 28 maj Styrelsebeslut; om ja till historiken: arbete enligt nedan 1 juni Formellt startdatum för TBs arbete vecka 23 Kontraktsskrivning NKS/SMM-TeknoTelje/TB 6 juni Faktura 1 på DKK80k till SMM för attest 1-15 juni Avstämning med Annette om praktiska ting (grafisk utformning etc) för att underlätta det kommande produktionsarbetet juni-aug Faktainsamling, ev FRIT-resa, skrivarbete juli Faktura 2 på DKK20k till SMM för attest 31 aug Statusrapport till SMM (och ev AL) med första utkastet (mycket preliminärt) för kommentarer sept-okt Fortsatt faktainsamling, ev FRIT-resa, skrivarbete, avstämning med SMM och AL okt Inledande kontakter med MvB och HSO (epost, telefon); avstämning med SMM okt-nov Ev diskussion om historiken på koordineringsmötet (TB deltar ej); vid behov rapport från SMM till TB 2 november Andra utkastet till SMM och AL för kommentarer och distribution till styrelsen inför novembermötet vecka 46-47 Styrelsemöte; rapport från SMM till TB och AL; faktura 3 på DKK20k till SMM för attest 2009-2010 nov-mars Fortsatt faktainsamling, skrivarbete 2010 jan Tredje utkastet till SMM och AL för kommentarer; faktura 4 på DKK20k till SMM för attest mars Fortsatta kontakter med MvB och HSO; ev möte t ex på FRIT; ev deltar även SMM 31 mars Fjärde utkastet till SMM, AL, MvB och HSO för kommentarer april Avstämning med SMM och AL april? Diskussion på koordineringsmötet; ev rapport från SMM till TB 3 maj Femte utkastet till SMM och AL för kommentarer och distribution till styrelsen inför majmötet vecka 19-21 Styrelsemöte, rapport från SMM till TB och AL juni Slutjusteringar via täta epostkontakter SMM-TB-AL; slutversion till AL för grafisk utformning inkl illustrationer; det färdiga dokumentet till SMM för slutligt godkännande; dokumentet placeras på nätplatsen och distribueras av AL juni Faktura 5 (slutfaktura) på DKK60k till SMM för attest sedan SMM godkänt TBs insatser 5
Källor Eget material: Datorfiler Arkivmaterial Dagböcker 1994 2008 och kalendrar 1989 2008 Externa källor Nätplatsen, DVD, CD Arkivet på FRIT Personliga kontakter med SMM, SEK, HSO, MvB med flera Övrigt Avslutning Denna rapport har försökt svara på frågorna vem ska göra vad när var hur varför till vilken kostnad, och vem betalar?, det vill säga frågor som varje aktivitetsförslag bör besvara. Arbetet med historiken är en levande aktivitet, trots att det handlar om det förflutna, och påverkas av minnesbilder såväl som dokumentation och brist på dokumentation. Därför kan de ursprungliga planerna komma att förändras under arbetets gång; i så fall inhämtas alltid ordförandens godkännande. Vidare kan NKS komma att föreslå en tidsplan som avviker från den ovan angivna. Styrelsen kan också finna skäl att besluta att inte gå vidare med historiken. I alla händelser är det min förhoppning att denna rapport från förprojektet ska vara tillräckligt omfattande och detaljerad för att kunna tjäna som beslutsunderlag för NKS ägare och övriga styrelsemedlemmar inför mötet i maj 2009. Personligen skulle jag se det som ett hedersuppdrag att få skriva NKS historik för de 15 senaste åren enligt de riktlinjer som skisseras i denna rapport. Torhamn den 11 maj 2009 Torkel Bennerstedt TeknoTelje HB Dok Historik_förprojekt_slutrapport TB 2009-05-11 6
BILAGA: Förslag till Avtal mellan Nordisk kärnsäkerhetsforskning (nedan kallat NKS) och TeknoTelje Torkel Bennerstedt HB (nedan kallat TeknoTelje) Avtalsnummer: NKS/AFT(09)XXX NKS beställer härmed en NKS-historik för åren 1994 2008 omfattande NKS verksamhet, utveckling och resultat. Arbetet ska utföras av Torkel Bennerstedt, TeknoTelje. Aktivitetsansvarig inom NKS är ordföranden Sigurður M Magnússon. Syfte, omfattning, utförande och disposition av historiken samt tidsplaner och administrativa aspekter på arbetet ska följa de riktlinjer som framgår av rapport NKS(09)3 från förprojektet samt anvisningar från styrelsen vid dess möten och från ordföranden under arbetets gång. Eventuella väsentliga avvikelser från tidsplanen ska snarast anmälas till ordföranden. Den formella starten för arbetet med historiken är 1 juni 2009, och sista leverensdatum är 30 juni 2010. Under arbetets gång ska fem utkast levereras till ordföranden, varav två i god tid före styrelsens möten i november 2009 och maj 2010. Arbetet ska faktureras på följande sätt: Faktura 1 på DKK 80 000: Efter undertecknande av detta avtal. Faktura 2 på DKK 20 000: I juli 2009 efter godkännande av ordföranden. Faktura 3 på DKK 20 000: Efter godkännande vid styrelsemötet i november 2009. Faktura 4 på DKK 20 000: Efter ordförandens godkännande i januari 2010. Faktura 5 på DKK 60 000: Efter ordförandens godkännande av historiken 2010. TOTALT ÖVERENSKOMMET ARVODE: DKK 200 000. Detta inkluderar kontors- och reskostnader, sociala avgifter och svensk moms på 25%. Beloppen faktureras i SEK som omräknas från DKK enligt gällande NKS-kurs. Fakturorna sänds till ordföranden för attest och vidarebefordras därefter till sekretariatet för utbetalning. Detta avtal kan sägas upp ensidigt av endera parten med en uppsägningstid på 6 månader. I mån av allvarlig försummelse från ena partens sida kan avtalet ensidigt och utan varsel sägas upp av den andra parten. NKS ska då enbart betala för den fram till uppsägningen faktiskt inarbetade tiden. Avtalet är underställt dansk rätt och har upprättats i två exemplar, varav parterna tagit var sitt. För NKS Datum:... För TeknoTelje HB Datum:... Sigurður M Magnússon Ordförande Torkel Bennerstedt Konsult Dok Historik_avtal TB 2009-02-23 7