Granskning av internhyra

Revisionsrapport Granskning av internhyra Vännäs kommun 1 december 2008 Allan Andersson Certifierad kommunal revisor

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och förslag till förbättringar...1 2 Revisionsfråga...2 3 Inledning...2 4 Granskningsiakttagelser...3 4.1 Beräkning, budgetering, uppföljning och rapportering...3 4.2 Interna kontrakt...4 4.2.1 Vår bedömning...4 4.3 Ansvarsfördelningen mellan lokalägare och hyresgäst...4 4.3.1 Vår bedömning...4 4.4 Möjligheter att påverka internhyran...4 4.4.1 Vår bedömning...4 4.5 Hyresförändringar vid investeringar...5 4.5.1 Vår bedömning...5 4.6 Underhållskostnader...5 4.6.1 Vår bedömning...6 4.7 Gränsdragning gentemot Vännäs Bostäder...6 4.7.1 Vår bedömning...6 4.8 Dialog mellan lokalägare och hyresgäst...6 4.8.1 Vår bedömning...6 4.9 Externt förhyrda lokaler...7 4.9.1 Vår bedömning...7 4.10 Ekonomi...7 4.11 Sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågor...8

1 Sammanfattning och förslag till förbättringar Hyresgästerna har inget direkt incitament att medverka till att lokalernas driftkostnader minskar. Indirekt kan utrymmet för underhåll bli större två efteråt när budget upprättas med utgångspunkt från kostnaderna i senaste bokslut. Ett sätt att engagera verksamheterna är att fastighetsavdelningen träffar respektive förvaltning en gång i kvartalet för genomgång av årets driftkostnader. Hur har de utvecklats, vad som kan och bör påverkas, vem gör vad! Samt vilket behov av lokaler och eventuella förändringar som finns på kort och lång sikt. En nödvändig grund för att föra samtal med verksamheterna om kostnadsutvecklingen är att tekniska har tillgång till aktuell driftstatistik. Vi har med förvåning noterat att tekniska avdelningen saknar energistatistik. Förslag till åtgärder: Vår bedömning är att det behövs en ökad tydlighet i vad en åtgärd kostar. Vi föreslår därför att inför en större åtgärd, som kommer att påverka internhyran, skrivs ett nytt hyreskontrakt med den nya hyran inskriven De lokaler som kommunen har ett långsiktigt behov av måste skötas om genom ett planerat underhåll. Vårt förslag är därför att underhållsåtgärder lyfts fram och även budgeteras i nyckeltal som följs upp vid rapporteringstillfällen. Även övriga kostnader bör beskrivas i nyckeltal för att enklare kunna följa kostnads- och produktivitetsutvecklingen samt jämföra sig med andra kommuner. Vår bedömning är att en ökad dialog kan förbättra förutsättningarna för ett effektivt nyttjande av kommunens fastigheter. Bland annat efterfrågar verksamheterna en återkoppling av kostnadernas utfall gentemot budget. Genom att engagera verksamheterna i samtal om driftkostnadernas utveckling och hur de kan och bör påverkas ökar förutsättningarna till minskade driftkostnader och effektivare förvaltning En förutsättning är att fastighetsförvaltningen har en god överblick över alla lokaler och dess framtida användningsbehov. En faktor är förhyrda lokaler som relativt enkelt går att avveckla vid förändrade behov. Därför bör endast fastighetschefen underteckna hyreskontrakt av externa lokaler. Därmed uppnås en möjlighet till samordning med befintliga lokaler innan förhyrning sker 1

2 Revisionsfråga Lokalkostnader är en stor utgiftspost i kommunerna. Syftet med internhyran är att den ska stimulera till ett effektivt lokalutnyttjande genom att medvetandegöra verksamheterna om kostnaderna för lokaler. Revisionsfrågor: Stimulerar internhyran verksamheterna till ett effektivt lokalnyttjande och ges fastighetsförvaltningen incitament till en kostnadseffektiv förvaltning? Kontrollfrågor: Är rutinerna för beräkning, budgetering, uppföljning och rapportering av hyreskostnader och faktiska kostnader ändamålsenlig? Är ansvarsfördelningen mellan lokalägare och hyresgäst tydlig vad gäller löpande kostnader, arbetsmiljöfrågor etc? Vilka möjligheter har verksamheterna att påverka internhyran? Kalkyleras och budgeteras hyresförändringar vid investeringar? Är underhållskostnader särskiljda i internhyran? Är gränsdragningen mellan resultatenheten Vännäs Bostäder och övrig fastighetsförvaltning tydlig? Är dialogen mellan lokalägare och hyresgäst tillfyllest? Har tekniska kontoret en helhetsbild av externt förhyrda lokaler? 3 Inledning Internhyra infördes i Vännäs kommun någon gång i slutet av 70-talet troligen i samband med att en gemensam fastighetsförvaltning bildades. Sannolikt var syftet att göra förvaltningarna kostnadsmedvetna och därmed stimulera till ett effektivt lokalutnyttjande samt till en effektiv fastighetsförvaltning. Vilket är viktigt då lokalkostnader är, efter löner, den största kostnadsposten i kommunens budget. 2

4 Granskningsiakttagelser 4.1 Beräkning, budgetering, uppföljning och rapportering Budgetarbetet påbörjas i och med kommunfullmäktiges beslut i juni om budgetdirektiv och ramar. I juni 2008 beslöt kommunfullmäktige att nämnderna får kompensation för kostnadsökningar med 2 % och lönekostnadsökningar på 3 %. Tekniska avd fick därutöver en ökad ram på 1,0 Mnkr för underhållsåtgärder. Fastighetsförvaltningen har en nollbudget det vill säga de ska klara sina kostnader inom den intäktsram som internhyran ger. Internhyran kommer därmed att höjas med 2 % plus 1,0 Mnkr. Nämndernas ramar utökas i motsvarande grad. Tekniska förvaltningen börjar med att ta fram en budget baserad på föregående års bokslut. Budgeten upprättas på totalnivå och fördelas därefter till rätt uthyrd del via en fördelningsnyckel baserad på föregående års internhyra. Kapitalkostnader förs manuellt in på respektive fastighet. Utifrån underlaget justeras detaljbudgeten per uthyrd del. När budgeten slutligen summeras och stäms av mot intäktsramen används underhållet som regulator för att balansera budgeten. När tekniska förvaltningen är klar med sin budget översänds den till respektive förvaltning vilket normalt sker i månadsskiftet september/oktober. I år blev budgeten klar i mitten av oktober. De underlag som förvaltningarna får per hyrd del är specificerade på: Skötsel och tillsyn Mediaförsörjning (uppvärmning) Städning Underhåll Övrigt Kapitalkostnader För kommunstyrelsens fastigheter redovisas underliggande delposter som summeras upp till ovanstående rubriker. Från Vännäs Bostäder redovisas endast administration och summa kostnader (interna hyror). Någon jämförelse med föregående eller innevarande år görs inte vilket förvaltningarna saknar. Förvaltningarna får kännedom om vad den totala kostnaden för internhyran blir när kommunfullmäktige beslutat om budgetramarna. För respektive verksamhet är kostnaden för internhyran en väsentlig budgetpost som de är angelägna om att få i ett så tidigt skede som möjligt. För 2009 års budget fick till exempel socialnämnden sitt budgetunderlag efter att budgetutskottet behandlat nämndens budget. 3

Förvaltningarna får ingen återkoppling om det verkliga utfallet vare sig under året eller efter bokslutet vilket de saknar. 4.2 Interna kontrakt Interna kontrakt uppges vara upprättade för samtliga uthyrda lokaler. Kontrakten har en uppsägningstid på 6 månader. I praktiken är det den 30 juni respektive 31 dec som en lokal kan sägas upp. Avtal på lokaler som förhyrs av Vännäs Bostäder har uppsägningstid på nio månader och en hyrestid på tre år. I dessa fall följer internhyran samma villkor. Kontrakt skrivs på längre tid vid extern förhyrning. Längre hyreskontrakt förekommer också efter en större ombyggnation eller nybyggnad. 4.2.1 Vår bedömning Vår bedömning är att hyreskontrakten är enkelt och tydligt utformade. 4.3 Ansvarsfördelningen mellan lokalägare och hyresgäst De intervjuade upplever att ansvarsfördelningen är klar mellan lokalägare och hyresgäst. När någon blir osäker finns Blå Boken att tillgå där åtgärder är listade med ansvarig angiven. Denna bok uppdaterades i feb år 2000 men är fortfarande giltig och används för att klara ut oklarheter. En tydlig ansvarsfördelning behövs för att särskilja vad som verksamhetsvaktmästare respektive fastighetsskötare ska åtgärda. Ansvarsfördelningen är också viktig i samband med skyddsronder inom ramen för systematiskt arbetsmiljöarbete. 4.3.1 Vår bedömning Vår bedömning är att ansvarsfördelningen mellan lokalägare och hyresgäst är tillräckligt tydlig och klar. 4.4 Möjligheter att påverka internhyran Hyresgästerna har inget direkt incitament att medverka till att lokalernas driftkostnader minskar. Indirekt kan utrymmet för underhåll bli större två efteråt när budget upprättas med utgångspunkt från kostnaderna i senaste bokslut. 4.4.1 Vår bedömning Vi ser ett stort värde i att hyresgästerna stimuleras till att inte bara minska sina ytor utan även till att minska driftkostnaderna. Ett sätt att engagera verksamheterna är att till exempel en gång i kvartalet träffar fastighetsavdelningen respektive förvaltning för genomgång 4

av aktuella frågor. Under mötet stäms av vilka projekt som genomförts och vilka som är på gång. Årets driftkostnader går igenom. Hur har de utvecklats, vad som kan och bör påverkas, vem gör vad! Samt vilket behov av lokaler och eventuella förändringar som finns på kort och lång sikt En nödvändig grund för att föra samtal med verksamheterna om kostnadsutvecklingen är att tekniska har tillgång till aktuell driftstatistik. Vi har med förvåning noterat att tekniska avdelningen saknar energistatistik. 4.5 Hyresförändringar vid investeringar Att vissa åtgärder kommer på hyran är verksamheterna väl medvetna om. Men i detalj diskuteras som regel inte hyresförändringar innan en åtgärd vidtas. Därför kan en åtgärd kosta mer i framtida internhyra är vad verksamheten var beredd på. Även åtgärder på driftbudgeten kan fördelas ut på flera år genom hyreshöjningar. Vännäs Bostäder lånar ut pengar till verksamheterna. 4.5.1 Vår bedömning Vår bedömning är att det behövs en ökad tydlighet i vad en åtgärd kostar. Vi föreslår därför att inför en större åtgärd, som kommer att påverka internhyran, skrivs ett nytt hyreskontrakt med den nya hyran inskriven. Därmed får förvaltningarna ett tydligt besked om vad åtgärden kostar i hyreshöjning. Tekniska får också ett kvitto på att åtgärden är beställd och att den därav följande kostnadsökningen är accepterad. 4.6 Underhållskostnader Grunden för underhållsbudgeten är den besiktning som görs i samband med den årliga skyddsronden och den inspektion som löpande görs av fastigheternas status. Kostnader för underhåll budgeteras på egen rad och särskiljs därmed. En treårsplan upprättas för de åtgärder som prioriterats. Prioriteringen har förvaltningen möjlighet att reagera på och förändra. Dock inte åtgärder som har med fastighetens säkerhet och tekniska status att göra. Även om underhåll budgeteras för varje lokal och en åtgärdslista tas fram så är det långt ifrån säkert att det genomförs på grund av att: Övriga driftkostnader ökar varför pengarna inte räcker till Andra underhållsåtgärder prioriteras högre Åtgärderna inte hinns med 5

4.6.1 Vår bedömning Underhållsåtgärder används vid två skeden som regulator. När budgeten upprättas och kostnaderna inte ryms inom budgetramen minskas underhållskostnaden och när utfallet visar att de totala kostnaderna inte ryms inom intäktsramen krymps underhållsåtgärderna för andra gången. När behovet av underhållsåtgärder två gånger används som resultatregulator leder det oundvikligen till ett eftersatt underhåll. I budget 2009 har förvaltningen fått en ökad ram på 1 Mnkr till underhåll. De lokaler som kommunen har ett långsiktigt behov av måste skötas om genom ett planerat underhåll. Vårt förslag är därför att underhållsåtgärder lyfts fram och även budgeteras i nyckeltal. Nyckeltalet följs upp vid rapporteringstillfällen. Även övriga kostnader bör beskrivas i nyckeltal för att enklare kunna följa kostnads- och produktivitetsutvecklingen samt jämföra sig med andra kommuner. En grund för en aktiv användning av nyckeltal är att underliggande uppgifter är lätt åtkomliga. Därför bör tekniska kontoret ha tillgång till energistatistik. 4.7 Gränsdragning gentemot Vännäs Bostäder Resultatenheten Vännäs Bostäder har egen personal och faktureras för köpta tjänster som städ, snickare, målare med mera. 4.7.1 Vår bedömning Vår bedömning är att det dras en tydlig gräns mellan kostnaderna för förvaltning av Vännäsbostäder och övriga kommunala fastigheter och lokaler. 4.8 Dialog mellan lokalägare och hyresgäst Vi två tillfällen per år sker en planerad dialog mellan lokalägare och hyresgäster. Dels i samband med den årliga skyddsronden och dels när investeringsbudgeten ska arbetas fram. Därutöver sker inga planerade återkommande samtal. 4.8.1 Vår bedömning Vår bedömning är att en ökad dialog kan förbättra förutsättningarna för ett effektivt nyttjande av kommunens fastigheter. Bland annat efterfrågar verksamheterna en återkoppling av kostnadernas utfall gentemot budget. Genom att engagera verksamheterna i samtal om driftkostnadernas utveckling och hur de kan och bör påverkas ökar förutsättningarna till minskade driftkostnader och effektivare förvaltning. 6

4.9 Externt förhyrda lokaler De externa hyreskontrakt som tekniska har tecknat ingår i verksamheternas internhyror. Verksamheterna har också tecknat egna externa kontrakt. Omfattningen av dessa är inte klarlagt. 4.9.1 Vår bedömning Verksamheternas behov av ändamålsenliga lokaler förändras över tiden. Dels ändras behovet utifrån demografiska förändringar, som exempelvis antalet elever, men också utifrån politiska ställningstaganden om verksamheternas omfattning, inriktning och kvalité. En god planering gör det möjligt att rikta underhåll och standardhöjande investeringar mot det framtida lokalbehovet. Därför är det viktigt att verksamhetsansvariga och fastighetsansvariga tillsammans tar fram en långsiktig plan för verksamheternas behov av lokaler. En förutsättning är att fastighetsförvaltningen har en god överblick över alla lokaler och dess framtida användningsbehov. En faktor är förhyrda lokaler som relativt enkelt går att avveckla vid förändrade behov. Därför bör endast fastighetschefen underteckna hyreskontrakt av externa lokaler. Därmed uppnås en möjlighet till samordning med befintliga lokaler innan förhyrning sker Fastighetsförvaltaren bör tillsammans med kärnverksamheterna upprätta en handlingsplan för vilka fastigheter och lokaler som har ett långsiktigt intresse för verksamheten och vilka som inom viss tidsrymd bör avvecklas eller byggas om för andra behov. Vissa lokaler kan eventuellt samnyttjas. 4.10 Ekonomi Summa internhyra i tkr 2005 2006 2007 2008 S:a internhyra 49 993 51 630 52 549 54 186 Ökning i % 3,3 1,8 3,1 Ökningen av internhyra framgår av ovanstående tabell. Ökningen ovan är endast uttryckt i summa kronor. Under åren har antalet fastigheter och därmed uthyrda kvm förändrats. 7

4.11 Sammanfattande bedömning och svar på revisionsfrågor Revisionsfrågor Stimulerar internhyran verksamheterna till ett effektivt lokalnyttjande och ges fastighetsförvaltningen incitament till en kostnadseffektiv förvaltning? Vår bedömning Nej, vår bedömning är att verksamheterna saknar incitament att minska lokalernas driftkostnader. Deras enda sätt att påverka internhyran är att säga upp lokaler. Fastighetsavdelningens incitament är att kunna förvalta lokalerna till en lägre kostnad än internhyrans intäkter och därmed få medel över till underhåll.. 2008- Allan Andersson 8