Mötesprotokoll Datum: 2012-05-02 Tid: 12.15 Plats: P30 Närvarande: Alexandra Sterne, Albin Mannerfelt, Anna Allerth, Anna Olausson, Per Randell, Linnéa Svanström, Malin Fredriksson, Sara Nilsson, Gustav Årre, Benjamin Gredeson, Jesper Kalldin, Sebastian Andersson, Matilda Andersson, Viktor Sund, Robin Hermansson och Anders Oldermark. 1. Mötets öppnande Alexandra Sterne förklarade mötet öppnat. 2. Val av mötesordförande Alexandra Sterne valdes till mötesordförande. 3. Val av sekreterare Anna Allerth valdes till sekreterare. 4. Val av justeringsperson Albin Mannerfelt valdes till justeringsperson. 5. Adjungeringar Anders Oldermark, Robin Hermansson, Matilda Andersson och Viktor Sund adjungerades. Mötet beslutade att heltidsadjungera internrevisorerna Anders Oldermark och Robin Hermansson. 6. Fastställande av dagordningen Dagordningen fastställdes i sin helhet. 7. Rapporter och meddelanden Alexandra Sterne, Ordförande Har deltagit på SMART i Lund där sju personer från gamla och nya Styret träffade andra M-Styrelser från Lund, Chalmers och Luleå. Har varit på möte angående inköp av sektionsgitarr och filmkamera. Beslut fattades på mötet om att en ny sektionsgitarr och filmkamera ska köpas in. Har skickat ut kallelse till stormötet och till mötet idag samt skrivit dagordning. Albin Mannerfelt, Vice Ordförande Har deltagit på möte angående gitarr och kamera. Har varit på FuMs valmöte samt blivit invald till LinTeks Fullmäktige 12/13. Har diskuterat med Emilia och hjälpt till med PubM.
Har pratat med IEI som är villiga att betala skillnaden mellan biljettpris och pris på matkuvert till M-aktivas för alla Embassadörer. Anna Allerth, Sekreterare Har varit på SMART samt arbetat med att ta fram protokollmallar till Styrelsemöten. Anna Olausson, Kassör Har deltagit på mötet angående kamera- och gitarrinköp samt bokat in möte på Swedbank för nya respektive gamla kassören och ordföranden. Malin Fredriksson, Studienämndsordförande Har läst testamentet. Benjamin Gredeson, Marknadsföringsansvarig Har läst testamentet. Sara Nilsson, InfoChef Arbetat med nya förslag på Styrettröjor och mailsignaturer. Gustav Årre, Webbansvarig Har bytt namn på webmaster på hemsidan. Tittat på rutiner kring registrering till hösten så att det sker smidigt. Per Randell, Internationellt Ansvarig Informerade om att Liu World Cup har blivit inställt. Linnéa Svanström, Alumniansvarig Har deltagit på möte med andra Alumniansvariga. Planerar en rekryteringsdag för alumni-nätverket. Jesper Kalldin, Festmaskinist Har deltagit på möte om gitarr och kamera. Promotat Ölstopet och planerar Hemliga ÄvMtyret samt börjat med planeringen inför Le Mans. Sebastian Andersson, Phadderigeneral Har skrivit lista över områden och lokaler som ska användas under Nolle- P. Alkoholansökningarna är inskickade. Matilda Andersson, BästEmma Har inget att rapportera. Anders Oldermark, Internrevisor Har haft kontakt med Kristina Lam, tidigare kassör. Vill ha hjälp att lägga upp kontoplan. Ska arbeta med att slå ihop Embassadens och Styrets bokföring.
Robin Hermansson, Internrevisor Har läst igenom testamentet. 8. Uppföljning av föregående möte Styret 12/13 har ej haft något officiellt möte tidigare. 9. Revisorn har ordet Internrevisorerna har ingenting att tillägga. 10. Förtroendevald Alexandra påminner om att våra förtroendevalda poster innebär ett stort ansvar. Enligt stadgarna åligger det Styrelsen att bevaka sektionsmedlemmarnas gemensamma intressen och att detta alltid ska ligga till grund för vårt arbete. Påminner om att det är medlemmarna vi jobbar för och att det bör finnas i vår baktanke med allt vi gör. Särskilt viktigt är att vi tänker på att vi representerar Styret utåt när vi bär Styrettröjor samtidigt som vi ska förmedla att vi har roligt. Att vara förtroendevald innebär även mandat att fatta enklare beslut i utskotten, vilket gör att Styretmötena går smidigare till. 11. Kommunikation Sara har lagt upp den grafiska profilen i Filbyter och i Dropboxen. Denna ska användas vid affischering mm. Har även arbetar med en mailsignatur som ska användas för enhetlighetens skull då vi skickar mail från våra postspecifika brevlådor. Alexandra ska ge lista med mailadresser till Viktor så att respektive post kan ansvara för dess Styretmail. Styret kommer att få tillgång till den gemensamma gruppmailen. Utskottsmail används fortfarande av gamla Styret och dess utskott. Meddela respektive företrädare när nya ska läggas till i utskottsmailen. Filbyter innehåller mycket information och historik för varje post. 12. Embassaden Embassadörernas arbetsuppgifter är att sköta driften av datasalen i Embassaden, ha hand om mjukvara, hårdvara samt användarstöd. De är anställda av universitet. Viktor läser upp arbetsbeskrivningen. I övrigt utför de även enkla administrativa uppgifter åt Styret t.ex. har de hand om maillistor, filbyter, och administrerar utskriftssystemet. Embassadörerna kan i första hand kontaktas för hjälp under luncherna. Förslagsvis kan någon av Embassadörerna sitta med i Webb-utskottet för att underlätta kommunikationen.
13. Styrettröjor Sara har tagit fram tre nya förslag på pikétröjor. Internrevisorerna kommer inte att få någon piké men hoodies kan komma att bli aktuellt. Albin har äskat pengar hos Grön Sektion för ekologiskt bomull till tröjorna. En diskussion fördes kring val av tröjor, därefter beslutade mötet att fastställa ett av alternativen till tröjorna. Loggan bör senare under ett sektionsmöte röstas igenom som den officiella loggan 12/13. 14. Utskott Utskottssökningen bör startas så snart som möjligt. Sökningen i maj kan mailas ut. Sökning på hösten kräver mer marknadsföring t.ex. kommer skrivborden på på Emba-datorerna att användas som infokanal. Respektive Styrelsemedlem som är ansvarig för utskottet bestämmer hur ansökningen ska gå till samt hur många man vill ha med. Postbeskrivning och kort beskrivande text om utskottet skickas till Albin senast söndag 6 maj. Ansökningsperioden bör begränsas till en vecka. Sista ansökningsdag att söka till ett utskott under våren 2012 är den 13 maj. 15. Överskrivande av firmateckning Mötet beslutar att skriva över Maskinteknologsektionens konton på Swedbank och plusgiron på Nordea till Alexandra Sterne och Anna Olausson. De är härmed firmatecknare för Maskinteknologsektionen på Tekniska Högskolan vid Linköpings Universitet och här rätt att fatta beslut var för sig och det räcker med underskrift från en av tecknarna. 16. Övriga frågor Ordinarie mötestid för lunchmöten flyttas till 12.10. Facebookevent ska skapas genom Maskinteknologsektionens sida och inte genom privatpersoner. 17. Nästa möte Måndag 2012-05-07 kl. 17:15 18. Mötets avslutande Alexandra Sterne förklarade mötet avslutat. Anna Allerth, Sekreterare Alexandra Sterne, Ordförande
Albin Mannerfelt, Justeringsperson