Närvarande med rösträtt Ulf Klingnäs Jörgen Wallin Gustaf Haag Hanna Nilsson Carin Stegen Richard Trum Förhinder Ej tillämpbar Närvarande utan rösträtt Ej tillämpbar 5. Mötets öppnande Gustaf Haag hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 6. Mötesformalia a) Val av sekreterare att välja Ulf Klingnäs till sekreterare. 7. Godkännande av dagordningen att godkänna dagordningen enligt förslag 8. Kommunikation a) Utskick gällande Förbundsmötet Styrelsen konstaterar att vi snarast måste skicka ut en kommunikation gällande Förbundsmötet. Gustaf har skrivit ett förslag till kommunikation som styrelsen diskuterade och gjorde vissa mindre justeringar i. Styrelsen konstaterade vidare att vi skall kommunicera att samverkansavtalet skrivits på tillsammans med Scouterna under Förbundsmötet. att bägge kommunikationer skall distribueras samtidigt. att uppdra åt Richard att skriva en kommunikation om samverksansavtalet. att uppdra åt Richard att skicka den föreslagna kommunikationerna till Sanna för vidare distribution till kårerna. b) Utskick gällande samverkansavtalet Styrelsen konstaterar att vi inom en snar framtid bör kommunicera innehållet i samverkansavtalet, främst ur perspektivet vad det innebär för kårerna. Det är sedan tidigare bestämt att vi skall författa en sådan kommunikation tillsammans med Scouterna. Att uppdra åt Gustaf och Hanna att initialt kontakta Erik Sillén för att börja planerna med att ta fram en gemensam kommunikation gällande samverkansavtalet. Sida 1 (5)
c) Mallar, mail och intranät Ulf har varit i kontakt med Johan Manner som kommer att skapa mailkonton åt styrelsen. Dessa konton ger också tillgång till scoutförbundets intranät. På intranät finns alla dokument och presentationsmallar. 9. Personal och kansli a) Kansli Styrelsen konstaterar att det finns ett beslut från tidigare styrelse att flytta vårt förbundskansli till KFUM Central, tillsammans med KFUM Sverige och övriga specialförbund. Den flytten är planerad till måndag den 23 april. Gustaf har varit i kontakt med Sanna på kansliet som låter meddela att de är beredda att genomföra flytten på måndag. Dock finns inget påskrivet avtal med KFUM Sverige gällande kansli ännu. att uppdra åt Gustaf att snarast, helst innan måndag, teckna avtal gällande kansli med KFUM Sveriges GS Patrik Schröder. att uppdra åt Richard att kontakta Sanna och be henne författa en kommunikation till scoutförbundets medlemmar om flytten. b) Personal Gustaf har haft en initial diskussion med Anna Magnusson om att eventuellt använda KFUM Sveriges GS Patrik Schröder som arbetsledning för vår personal. Detta med anledning av att vår egen GS har sagt upp sig, med sista arbetsdag 13 maj. att uppdra åt Gustaf att fortsätta diskussionerna med Anna och Patrik för att till nästa styrelsemöte kunna presentera ett förslag till avtal gällande arbetsledning. att uppdra åt Gustaf och Ulf att föra en nära dialog med personalen för att säkerställa att styrelsen är väl medveten om deras behov och arbetssituation. att uppdra åt Hanna att föra en diskussion med Scouterna gällande migrering från Regina till Scoutnet. 10. Ekonomi a) Kassaförvaltare att utse Richard Trum till kassaförvaltare i scoutförbundet. att Richard skall kontakta förra kassaförvaltaren för att få information om såväl uppdraget som allmänna rutiner kring t ex resebokningar. b) Bokföring och budget Styrelsen konstaterar att det finns ett behov av att se över scoutförbundets ekonomirutiner, bokföring, budgetering samt prognostisering. att Jörgen skall se över scoutförbundets ekonomirutiner, bokföring och budgetering och inkomma med förslag till förbättringar till ett kommande styrelsemöte. Sida 2 (5)
att ge Richard i uppdrag att planera och genomföra ett möte med verksamhetsrevisor Gunnar Lindblom i syfte att få goda tips och råd kring ekonomirutiner, bokföring, budgetering samt prognostisering. att uppdra åt Ulf att skicka så mycket information som möjligt om ekonomi från intranätet till Jörgen och Richard. c) Alma Styrelsen konstaterar att vi snarast måste lösa produktion, distribution och försäljning av 2013 års almanacka. Styrelsen är väl medveten om almanackans betydelse inte bara för scoutförbundet utan även för de enskilda kårerna, och ur det perspektivet är det av hög prioritet att få till en lösning snarast. att uppdra åt Richard att skyndsamt ta kontakt med ScOUT för att om möjligt få till ett avtal gällande Alma 2013. 11. Extra förbundsmöte a) Form Styrelsen diskuterade möjligheten att inte ha ett fysiskt möte för extra förbundsmötet, men enades ganska snart om att det ur ett demokratiskt perspektiv inte är ett alternativ. Styrelsen diskuterade även hur vi kan underlätta för kårerna att inte få en allt för ansträngd ekonomi då detta blir det tredje årsmötet i scoutförbundet i år. Styrelsen diskuterade bland annat att bara hålla årsmöte en lördag mellan 12.00 och 16.00 för att undvika kostnader för kost och logi för kårerna. Styrelsen diskuterade vidare att kombinera förbundsmötet med en visionsdialog på söndagen. att det extra årsmötet skall hållas som ett ordinarie fysiskt möte. b) Tid och plats Styrelsen diskuterade möjliga geografiska platser och lokaler för förbundsmötet, samt möjlighet att samköra det med något annat arrangemang. att uppdra åt Ulf att ta fram ett beslutsunderlag till nästa styrelsemöte gällande lämplig tid och plats för extra Förbundsmöte. c) Kontakt med valberedning att uppdra åt Carin att ta en första kontakt med valberedningen för att säkerställa att de är införstådda med deras delvis förändrade uppdrag. Sida 3 (5)
12. Konstituering a) Presidiet att utse Gustaf Haag, Hanna Nilsson och Richard Trum till presidiet i scoutförbundet. 13. Övrigt a) Pågående initiativ tillsammans med Scouterna och KFUM Sverige Styrelsen konstaterar att vi behöver få en tydlig bild av vilka pågående initiativ eller samarbeten vi har med såväl Scouterna som KFUM Sverige. Detta för att säkerställa att vi inte försummar eventuellt överenskomna åtaganden. att uppdra åt Gustaf och Hanna fortsätta de ingångna diskussionerna med såväl Scouterna som KFUM Sverige. b) FM et Styrelsen konstaterade att vi gärna skulle vilja ta del av FM protokollet så snart som möjligt. Även i vetskapen om att det är det ojusterade protokollet. att uppdra åt Ulf att kontakta förbundsmötessekreterare för att få en kopia på protokollet. c) Försäljning av scoutförbundets fastigheter Styrelsen konstaterar att vi har två stycken fastigheter, Storvallen och Sjöbo lägergård. Storvallen har legat ute på försäljning sedan en tid tillbaka och ordinarie förbundsmöte 2012 beslutade att uppdra åt styrelsen även sälja Sjöbo lägergård. Styrelsen har fått ett brev från en intresserad köpare av Sjöbo lägergård. Även på Storvallen finns en intresserad köpare. att uppdra åt Jörgen att vara scoutstyrelsens kontaktperson gentemot presumtiva köpare. att uppdra åt Gustaf att när han ändå pratar med Jenny Hermansson få alla uppgifter kring Storvallens försäljning. d) Getting Together Styrelsen konstaterar att vi behöver få en tydlig bild av våra åtaganden i projektet Getting Together, ett EU finansierat projekt. att uppdra åt Carin att till nästa styrelsemöte presentera en sammanfattning av projektet Getting Together och våra åtaganden i projektet. Sida 4 (5)
14. Kommande datum Styrelsen gick igenom den lista över kommande möten och andra arrangemang vi behöver ha koll på. att uppdra åt Gustaf att kontakta kansliet för att avboka våra bokningar på KFUM Central respektive Fridhemsplans vandrarhem 28-29 april samt KFUM Uppsalas lägergård den 17-18 maj. att uppdra åt Gustaf att meddela NSF att vi har för avsikt att deltaga på deras extra Förbundsmöte. att uppdra åt Gustaf att kolla med Jenny eller Anna vad det finns för planer inför YMCA Europé General Assembly i maj. Att uppdra åt Gustaf att återkoppla till Scouterna att vi har för avsikt att skicka två representanter till Scouternas verksamhetsplaneringsmöte den 26 maj. 15. Nästa möte Styrelsen har för avsikt att ha ett fysiskt möte den 5-6 maj i Lund. att uppdra åt Richard att ordna logi och möteslokaler. 16. Mötets avslutande Gustaf tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat. Ulf Klingnäs Sekreterare Gustaf Haag Mötesordförande Sida 5 (5)