Portvaktens Samfällighet Årsstämma 2013
Presentation av Styrelsen Mikael Gisslegård, ordförande Leif Sandlert, kassör Ann Weidensjö, sekreterare Emelie Nordenhök, ledamot Göran Baurén, ledamot Maï Vodinh, suppleant Åse Vollbrecht, suppleant
Agenda 1 Val av ordförande för stämman. 2 Val av sekreterare för stämman. 3 Val av två justeringsmän. 4 Styrelsens och revisorernas berättelse. 5 Ansvarsfrihet för styrelsen. 6 Motioner från medlemmarna. (Inga inkomna) 7 Ersättning till styrelsen och revisorerna. 8 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. 9 Val av styrelse. Val av tre ordinarie ledamöter på två år. Avgående ordinarie ledamöter; Mikael Gisslegård, Ann Weidensjö, Emelie Nordenhök (går i förtid) Val av två suppleanter på ett år. Avgående suppleanter, Mai Vodinh och Åse Vollbrecht Val av ordförande på två år Avgående ordförande, Mikael Gisslegård 10 Val av en revisor och en revisorsuppleant på ett år. 11 12 13 I tur att avgå som revisor; Sten Garpenquist och som revisorsuppleant; Ulrika Wiklander. Val av valberedningen på ett år. I tur att avgå; Cecilia Melander, Maria Valenzuela Cortez och Magnus Eriksson. Övriga frågor Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt.
Förvaltningsberättelse 2012 / 2013 Styrelsen har under det gångna räkenskapsåret fortsatt att arbeta med ändamålet att förvalta gemensamma områden samt tillvarata medlemmarnas intressen. Styrelsen har under året haft sju protokollförda styrelsemöten. Protokollen finns tillgängliga på föreningens hemsida. Styrelsen har under räkenskapsåret bestått av följande personer: Ledamöter: Mikael Gisslegård, ordförande, Eldarstigen 5 Leif Sandlert, kassör, Kokerskestigen 32 Ann Weidensjö, sekreterare, Kokerskestigen 6 Göran Baurén, Kontaktperson snöröjning, Söderby torgs allé 47 Emelie Nordenhök, webbansvarig, Kuskstigen 3 Suppleanter: Maï Vodinh, Söderby torgs allé 46 Åse Vollbrecht, Portvaktsstigen 17 Revisorer: Sten Garpenquist, revisor, Eldarstigen 14 Ulrika Wiklander, revisorssuppleant, Eldarstigen 3
Ekonomi och förvaltning När det gäller årets resultat och bokslut hänvisar till resultatrapporten och balansrapport. Resultaträkning 2012-2013 Budget Bgt 2012-2013 Utfall 2012-13 Intäkter 3 Medlemsavgifter 249 000 kr 249 257 kr 5 3900 Medlemsavgifter 2000 kr / fastighet 2013-14 Kostnader 6 Elförbrukning 30 000 kr 25 563,00 kr 7 5120 Belysningen Väg & gatuunderhåll 80 000 kr 65 735,00 kr 8 5130 Snöröjning & sopning av vägar-asfaltrep-eld 15 000 kr 5130 Rågångarna 20 000 kr 5130 Rep av asfalt Försäkring 1 800 kr 1 651 kr 10 6310 Trygg Hansa försäkring Lokalhyra 1 000 kr 500 kr 11 5010 Hyra Pysslingen Skötsel och förvaltning 130 000 kr 99 812 kr 12 5193 Lekplatserna Bogfelds El Frakter & transporter 5 000 kr 3 275 kr 13 5193 Container städdag Kontorsmateriel 2 000 kr 14 6110 Patroner-papper-kuvert Övriga kostnader 7 000 kr 6 905 kr 15 6390 Kaffe-korv mm städdag,årsmöte Bankkostnader 1 000 kr 765 kr 16 6570 Bankkostnader Programvaror/service 3 500 kr 1 459 kr 17 5420 Hemsida-Vismaservice Inkassokostnad 2 850 kr 18 1510 Kundförluster Oförutsedda utg 10 000 kr 19 7500 Oförutsedda utgifter Summa 306 300 kr 208 515 kr 20 Ränteintäkter 1 113 kr 21 8300 Resultat - 57 300 kr 41 855 kr 22 Avsättning till reparationsfond 41 500 kr 41 500 kr 2 3900 Reparationsfond 500 kr /fastighet
Balansrapport Styrelsen föreslår att 41500 kr avsätts av årets resultat till reparations- och underhållsfond. Kassören har fortsatt att arbeta med vårt bokföringsprogram för att underlätta bokföring, fakturering, bokslut, etc. Vi har även förlängt företagsförsäkringen av gemensamhetsanläggningarna hos Trygg Hansa.
Under året har styrelsen haft problem med indrivningen av årsavgifterna från två medlemmar. Detta har lett till att inkassoföretag har anlitats. Efter detta har en medlem fullföljt sitt åtagande medan den andra kommer att drivas till utmätning via kronofogden. Denna utveckling tycker styrelsen är mycket ledsam samt att det genererar extra arbete för styrelse och framför allt kassören.
Snöröjning Vi har använt NON Farmartjänst, som plogar, sandar och sopar våra vägar. Styrelsen har under säsongen fört en kontinuerlig dialog med NON Farmartjänst för att få bästa möjliga service. Vi har också fått ett skriftligt kontrakt med NON Farmartjänst. Servicenivån är bra och styrelsen är överlag mycket nöjda med utfallet. Städdag Även i år under våren arrangerade vi en städdag. Efter kort generell information så delade vi in oss i grupper, så att vi städade vårt närområde, och utförde allehanda olika uppgifter. Dagen avslutades med gemensam korvgrillning. Styrelsen vill tacka alla medlemmar som deltog i arbetet. Underhåll av belysningsanläggningen Styrelsen har under året kontakterat Bogfelts Installation och Entreprenad för underhåll och service. Eventuella fel eller skador på belysningsanläggningen skall anmälas till styrelsen. Lekplatserna Den övre lekplatsen är nu färdigställd med en klätterställning och ett bollplank. Styrelsen är mycket nöjd med resultatet. Styrelsen vill också framföra ett tack till Stefan och Robert för deras ihärdiga arbete med offerter och kontakt med leverantörer. När det gäller den nedre lekplatsen blev den i stort sett färdigställd under föregående år utom staketet runt gungan. Styrelsen har under året försökt att få kontakt med entreprenören som skall färdigställa lekplatsen under augusti.
Vändzonen vid Eldarstigen och Portvaktstigen Ett dialog har först med fastighetsägarna och en märkbar förbättring har skett. Styrelsen vill dock poängtera att parkering är förbjuden i vändzonerna. Nya medlemmar Portvaktsstigen 5, Alida och Edmond Lutaj Kokerskestigen 15, Fredrik Karlsson och Marie-Louise Åkerman Kokerskestigen 4, Annica Hallgren och Magnus Eldberg
Revisorernas berättelse Portvaktens Samfällighet Årsstämma 2012
Agenda 1 Val av ordförande för stämman. 2 Val av sekreterare för stämman. 3 Val av två justeringsmän. 4 Styrelsens och revisorernas berättelse. 5 Ansvarsfrihet för styrelsen. 6 Motioner från medlemmarna. (Inga inkomna) 7 Ersättning till styrelsen och revisorerna. 8 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. 9 Val av styrelse. Val av tre ordinarie ledamöter på två år. Avgående ordinarie ledamöter; Mikael Gisslegård, Ann Weidensjö, Emelie Nordenhök (går i förtid) Val av två suppleanter på ett år. Avgående suppleanter, Mai Vodinh och Åse Vollbrecht Val av ordförande på två år Avgående ordförande, Mikael Gisslegård 10 Val av en revisor och en revisorsuppleant på ett år. 11 12 13 I tur att avgå som revisor; Sten Garpenquist och som revisorsuppleant; Ulrika Wiklander. Val av valberedningen på ett år. I tur att avgå; Cecilia Melander, Maria Valenzuela Cortez och Magnus Eriksson. Övriga frågor Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt. Portvaktens Samfällighet Årsstämma 2012
Ersättning till styrelse och revisorer Styrelsen och revisorerna har inte haft någon ersättning. Styrelsen har dock det senaste året haft en trivselkassa på 2000kr som fritt har disponerats. Under 2012/2013 har dessa pengar använts till en grillfest som hölls i Juni. Förslag till beslut Styrelsen föreslår att 2000 kr avsätts till trivselkassan som fritt disponeras av styrelsen. Beslut
Agenda 1 Val av ordförande för stämman. 2 Val av sekreterare för stämman. 3 Val av två justeringsmän. 4 Styrelsens och revisorernas berättelse. 5 Ansvarsfrihet för styrelsen. 6 Motioner från medlemmarna. (Inga inkomna) 7 Ersättning till styrelsen och revisorerna. 8 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. 9 Val av styrelse. Val av tre ordinarie ledamöter på två år. Avgående ordinarie ledamöter; Mikael Gisslegård, Ann Weidensjö, Emelie Nordenhök (går i förtid) Val av två suppleanter på ett år. Avgående suppleanter, Mai Vodinh och Åse Vollbrecht Val av ordförande på två år Avgående ordförande, Mikael Gisslegård 10 Val av en revisor och en revisorsuppleant på ett år. 11 12 13 I tur att avgå som revisor; Sten Garpenquist och som revisorsuppleant; Ulrika Wiklander. Val av valberedningen på ett år. I tur att avgå; Cecilia Melander, Maria Valenzuela Cortez och Magnus Eriksson. Övriga frågor Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt.
Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd Debiteringslängd per fastighet Medlemsavgift Avsättning till reparationsfond Totalt 2 000 kr 500 kr 2 500 kr Budget Bgt 2012-2013 Utfall 2012-13 Bgt 2013-2014 Intäkter 3 Medlemsavgifter 249 000 kr 249 257 kr 207 500 kr 5 3900 Medlemsavgifter 2000 kr / fastighet 2013-14 Kostnader 6 Elförbrukning 30 000 kr 25 563,00 kr 30 000 kr 7 5120 Belysningen Väg & gatuunderhåll 80 000 kr 65 735,00 kr 80 000 kr 8 5130 Snöröjning & sopning av vägar-asfaltrep-eld 15 000 kr 5130 Rågångarna 20 000 kr 5130 Rep av asfalt Försäkring 1 800 kr 1 651 kr 2 000 kr 10 6310 Trygg Hansa försäkring Lokalhyra 1 000 kr 500 kr 500 kr 11 5010 Hyra Pysslingen Skötsel och förvaltning 130 000 kr 99 812 kr 30 000 kr 12 5193 Lekplatserna Bogfelds El Frakter & transporter 5 000 kr 3 275 kr 5 000 kr 13 5193 Container städdag Kontorsmateriel 2 000 kr 2 000 kr 14 6110 Patroner-papper-kuvert Övriga kostnader 7 000 kr 6 905 kr 6 000 kr 15 6390 Kaffe-korv mm städdag,årsmöte Bankkostnader 1 000 kr 765 kr 1 000 kr 16 6570 Bankkostnader Programvaror/service 3 500 kr 1 459 kr 2 000 kr 17 5420 Hemsida-Vismaservice Inkassokostnad 2 850 kr 18 1510 Kundförluster Oförutsedda utg 10 000 kr 7 500 kr 19 7500 Oförutsedda utgifter Summa 306 300 kr 208 515 kr 166 000 kr 20 Ränteintäkter 1 113 kr 21 8300 Resultat - 57 300 kr 41 855 kr 41 500 kr 22 Avsättning till reparationsfond 41 500 kr 41 500 kr 41 500 kr 2 3900 Reparationsfond 500 kr /fastighet Beslut
Agenda 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Val av ordförande för stämman. Val av sekreterare för stämman. Val av två justeringsmän. Styrelsens och revisorernas berättelse. Ansvarsfrihet för styrelsen. Motioner från medlemmarna. (Inga inkomna) Ersättning till styrelsen och revisorerna. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. Val av styrelse. Val av tre ordinarie ledamöter på två år. Avgående ordinarie ledamöter; Mikael Gisslegård, Ann Weidensjö, Emelie Nordenhök (går i förtid) Val av två suppleanter på ett år. Avgående suppleanter, Mai Vodinh och Åse Vollbrecht Val av ordförande på två år Avgående ordförande, Mikael Gisslegård 10 11 12 13 Val av en revisor och en revisorsuppleant på ett år. I tur att avgå som revisor; Sten Garpenquist och som revisorsuppleant; Ulrika Wiklander. Val av valberedningen på ett år. I tur att avgå; Cecilia Melander, Maria Valenzuela Cortez och Magnus Eriksson. Övriga frågor Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt.
Föreningens hemsida Hemsidans adress är, portvaktensalem.se Bilder från Lekplatsen Se hemsida
Portvaktens Samfällighet Årsstämma 2013