Axiell Utbildning Axiell Arena Handledning för redaktörer version 2.6.6 2.6.10 ------------------------- Brug styles: Rubrik: Futura (Std Book), 40 pkt (BOOK-IT) Rubrik 2: Futura (Std Book), 16 pkt Normal (Löptext): Futura (Std Book), 11 pkt Footer (Sidfot): Futura (Std Book), 8 pkt, registrering och beställning Detta material skyddas av upphovsrätt och får ej kopieras och spridas utan Axiells uttryckliga skriftliga medgivande
1
... 0 1 Introduktion till Axiell Arena... 3 1.1 Definition av användare i Axiell Arena... 4 Ej inloggad användare... 4 Anonym användare... 4 Gäst-användare... 4 Låntagare på biblioteket... 4 Axiell Arena-användare - låntagare... 5 Axiell Arena-användare - personal... 5 Liferay-användare... 5 1.2 Administratörens Axiell Arena... 6 2 Artiklar... 7 2.1 Axiell Arena-artiklar... 7 2.2 Översikt över relevanta portletar... 11 2.3 Skapa artikel i Axiell Arena... 11 Skapa en struktur... 11 Skriv en artikel... 15 Översätt en artikel... 32 Redigera, hitta eller ta bort artikel... 32 Ta bort en artikel... 34 Publicera artikel... 34 Automatisk publicering av artiklar... 34 Manuell publicering av artiklar... 36 Slutanvändare skriver artiklar... 36 Godkänna artiklar skrivna av slutanvändare... 37 Få överblick över samtliga artiklar... 37 3 Bilaga... 38 3.1 Sökkoder för artiklar... 38 Sökkoder för artiklar... 38 2
1 Introduktion till Axiell Arena Axiell Arena är bibliotekets nya ansikte utåt. Här kan biblioteket presentera hela sitt utbud i en och samma portal, som är en hemsida och OPAC i ett, och som ger nya möjligheter både vad gäller sökning och användarmedverkan. Användaren får tillgång till bibliotekets katalog och övriga utbud samt information och redaktionellt material från biblioteket på samma webbplats. Axiell Arena kan kopplas mot flera olika bibliotek samtidigt, och även mot bibliotekssystem av olika slag. Axiell Arena kan även användas som en kulturportal, som innehåller kopplingar till bibliotek, arkiv och museer i en och samma installation. På detta sätt kan kulturinstitutioner av olika slag samindexera sina bestånd, så att träfflistan innehåller träffar från alla ingående institutioner. Axiell Arena är utvecklat på ett CMS (Content Management System) med öppen källkod - Liferay. Axiell Arena består av ett antal specialutvecklade självständiga funktioner - portletar - som kommunicerar både med bibliotekssystemet och med externa och centrala tjänster. Dessa portletar fungerar som byggklossar som kan flyttas runt på sidorna och placeras var som helst i de ramar som valts för layouten. När Axiell Arena installeras finns en grundstruktur som gör det möjligt att börja använda systemet direkt från start. De flesta bibliotek vill dock börja med att bygga om efter egna förutsättningar och behov, och därmed bygga sin egen specialanpassade struktur. Exempel på externa tjänster är omslagsbilder från AdLibris eller Syndetics. Exempel på centrala tjänster är recensioner, betyg och taggar (nyckelord). Dessa lagras centralt av Axiell och kan därför delas av alla Axiell Arena-kunder. Det innebär att när en användare, som är låntagare i t ex Norrköping, recenserar en bok, visas recensionen även på alla övriga bibliotek som äger samma titel. Lokalt består Axiell Arena av bibliotekssystemet, till exempel BOOK-IT eller LIBRA.SE, Liferay och det tekniska gränssnitt (ALMA), som möjliggör kommunikationen mellan bibliotekssystemet och Axiell Arena. Varje gång en användare till exempel vill se om en bok finns inne, skickas en fråga till bibliotekssystemet som skickar svar tillbaka till Axiell Arena med aktuella uppgifter om detta. Denna handledning beskriver grundfunktionerna i Axiell Arenas gränssnitt för att lägga in artiklar och bilder. Det finns även en handledning som beskriver grundfunktionaliteten vad gäller de administrativa funktionerna i Axiell Arena se Hjälpen http://arena-hjalp.axiell.com under rubriken Manualer. I Hjälpen finns dessutom beskrivningar över all funktionalitet i Arena sett ur ett administratörsperspektiv. 3
1.1 Definition av användare i Axiell Arena Axiell Arena kan användas på sju olika sätt beroende på vilken typ av användare man uppträder som: Ej inloggad användare Anonym användare Gäst-användare Låntagare på biblioteket Axiell Arena-användare - låntagare Axiell Arena-användare personal med administrativ behörighet i Arena Liferay-användare personal med administrativ behörighet i Liferay?? Ej inloggad användare Om du använder Axiell Arena utan att logga in vare sig med kortnummer/pinkod eller användarnamn/lösenord- kan du söka i katalogen och använda övriga webbplatsfunktioner t ex se information om öppettider och arrangemang, läsa artiklar etc. Anonym användare Om inställningarna tillåter kan vem som helst skapa användarnamn på webbplatsen även om personen ifråga inte har något lånekort på något av de bibliotek som ingår. Denna inställning är nödvändig för installationer som inbegriper arkiv och/eller museer, som ju inte har någon motsvarighet till lånekort. För att skapa en anonym användare ska användarnamn och lösenord anges, samt eventuellt e-postadress, beroende på om biblioteket kräver detta. En anonym användare kan skapa mervärden i form av taggar, betyg, recensioner, diskussioner och minneslistor, men kan naturligtvis inte reservera medier eftersom koppling till lånekort saknas.? Gäst-användare I installationer som består av flera olika bibliotekssystem blir en låntagare som skapat användarnamn hos något av de ingående biblioteken automatiskt gästanvändare på de övriga bibliotek där han eller hon saknar lånekort. En gästanvändare kan skapa mervärden i form av taggar, betyg, recensioner, diskussioner och minneslistor, men kan naturligtvis inte till exempel reservera medier eftersom koppling till lånekort saknas. Om gästanvändaren skaffar lånekort även på det/de övriga bibliotek som ingår i portalen kan hon knyta dessa kort till sin användare vid ett senare tillfälle. B Låntagare på biblioteket Om man loggar in med kortnummer/pinkod utan att tidigare ha skapat en Arena-användare med användarnamn/lösenord hämtas information från det lokala bibliotekssystemet. Man kommer åt alla traditionella biblioteksfunktioner: se sina lån, reservationer, profiluppgifter, och kan reservera och ändra sina reservationer. Via denna inloggning kan man skapa 4
en Arena-användare för att även kunna skapa mervärden i form av taggar, recensioner, betyg, diskussioner och minneslistor. Axiell Arena-användare - låntagare När man skapar en Arena-användare lagras användarnamn/lösenord i Axiell Arenas centrala tjänster tillsammans med kopplingen till kortnummer/pinkod. Det innebär att man kan logga in antingen med kortnummer/pinkod eller med användarnamn/lösenord och ändå ha tillgång till alla tjänster. Förutom att man kan reservera, låna om och se och ändra sina uppgifter kan man som registrerad Arena-användare även tagga, sätta betyg, recensera, diskutera i forum samt skriva artiklar. Samma användarnamn kan användas på alla svenska Arena-installationer, utifrån de regler för inloggning som gäller på varje ställe. Axiell Arena-användare - personal Som bibliotekspersonal med en Arena-användare som har administrativ behörighet har man dessutom rättighet till en eller flera av följande funktioner: Tilldela andra administrativa Arena-användare användar-rättigheter och administration av installationen på portal site-nivå) (InstallationAdmin) Hantering av recensioner och anmälningar (AbuseHandling) Behörighet att lägga in koordinater för biblioteke i portleten geografiska koordinater vilket används i appen (GeoCodeAdmin) Hantering av artiklar (Articles) Hantering av bilder i anslutning till artiklar (ImageHandling) Ladda upp mallar till artiklar (ArticleTemplateHandling) Skicka meddelande (Inbox) Liferay-användare Det krävs en Liferay-användare för att lägga till sidor, ändra tema, lägga till portletar, konfigurera inställningar med mera. En Liferay-användare har rättigheter knutna till den roll den har. Liferay-användaren är helt separerad från Arena-användaren. För att en administrativ användare i Axiell Arena ska ha full tillgång till alla administrativa funktioner ska hon ha både en Liferayanvändare och en Arena-användare med alla administrativa rättigheterna och vara inloggad på båda sätten samtidigt. Börja alltid med att logga in som Liferay-användare och därefter som Arena-användare om du ska ha tillgång till all administration i Arena. 5
1.2 Administratörens Axiell Arena Liferay är en portal som består av en mängd portletar som innehåller självständiga funktioner. I Axiell Arena finns runt 40 portletar som Axiell utvecklat i Liferays plattform och som samspelar med bibliotekssystemet i bakgrunden, t ex Logga in, Nyckelord och Sök (sökfältet). Det finns även andra portletar som utvecklats av Liferay, t ex navigationsmenyn uppe till vänster och flaggorna för språkval uppe till höger. Dessa två Liferay-portletar ingår i grundinstallationen av Axiell Arena. Här ser du en del av de portletar som finns på startsidan i gällande version av Axiell Arena. T ex ser du en artikel i mitten, sökfältet upptill och funktionen för att logga in till höger. Alla dessa är exempel på självständiga portletar. Detta är standardutseende för Axiell Arena, men systemet är så flexibelt att det är väldigt enkelt att placera funktionerna på andra ställen om så önskas. 6
2 Artiklar I Axiell Arena finns det två olika sätt att skriva redaktionellt material. Du har möjlighet att använda portleten Visa artiklar som ligger i Liferay under rubriken Innehållshantering. Det finns även speciellt utvecklad funktionalitet för att skriva artiklar i Axiell Arena, och som samverkar med bibliotekets katalog på olika sätt. T ex kan artiklar som skrivs som Arena-artiklar tillfogas ämnesord som matchar dem som finns i katalogposterna. Denna beskrivning berör endast Axiell Arenas artikelfunktionalitet, och vi rekommenderar att det är den du använder dig av i arbetet med redaktionellt material. Tänk på att artiklar skrivna i Liferays artikelfunktion Visa artiklar inte blir sökbara i Axiell Arena och inte heller kan kopplas ihop med katalogposterna med automatik. 2.1 Axiell Arena-artiklar Både bibliotekspersonal och slutanvändare kan skriva artiklar i Axiell Arena. Det kan till exempel gälla artiklar om arrangemang, bokrekommendationer, beskrivning av bibliotekets utbud, öppettider och krönikor. Du väljer själv var artiklarna ska visas i din Arena. De blir dessutom sökbara Eller Eller via sökfältet när du väljer Artiklar i listrutan och därefter anger ett sökord. om Arena konfigureras så att en sökning i katalogen samtidigt söker bland artiklarna kan visas tillsammans med utvalda titlar i katalogen 7
Artiklar kan alltså samsökas med katalogen, om portleten Artiklar:lista med sökfråga ligger på samma sida som träfflistan, konfigurerad med sökfrågan [#if externalquery??]${externalquery}[/#if]. 8
Läs mer om hur Arena kan konfigureras för att koppla samman artiklar och katalogposter i dokumentet Samsökning i katalog och artiklar på Axiells hemsida. Nedan har artikeln Häst är bäst konfigurerats med en eller flera utvalda titlar som redaktören vill koppla samman med artikeln. På katalogpostsidan för de kopplade titlarna visas artikeltiteln, och vice versa på artikelsidan visas de kopplade titlarnas titlar i en lista. Katalogpostsidan: 9
Sidan artikeldetalj: 10
2.2 Översikt över relevanta portletar Följande portletar används i arbetet med artiklarna: Artiklar: skriv artikel installation Artiklar: visa viss artikel Artiklar: fasetter Artiklar: artikeldetalj Artiklar: lista utan sökfråga Artiklar: lista med sökfråga Admin: ladda upp bilder Artiklar: redigera artikel Skriv artikel. Finns på sidan /article-write efter Publicera viss artikel. Kan finnas på valfri sida Visar fasetter utifrån ämne, ämnesområde, typ och status. Kan bara finnas på sidor som visar artikelträfflistor. Finns på sidorna /article och /articles efter installation Artiklarnas katalogpost, dvs här läses artikeln. Finns på sidan /detail Visar artiklar efter att du klickat på något alternativ i Artikelfasetterna, som fungerar som meny, eller när du sökt bland artiklarna. Finns på sidan /articles efter installation. En samlad översikt över en grupp artiklar. Portleten innehåller ett sökfält som konfigureras med en sökfråga som avgör vilka artiklar som ska visas. Kan finnas på valfri sida. Används för att ladda upp illustrerande bilder. Finns på sidan /images efter installation Används inte När Arena installeras finns en standardkonfiguration med dessa portlets placerade på relevanta sidor. Publicering av redaktionellt material kan antingen ske automatiskt på en förvald sida via systemet och/eller på sidor som redaktörerna skapar särskilt för detta. 2.3 Skapa artikel i Axiell Arena Skapa struktur över artiklarna Skriv en artikel Godkänn en artikel Skapa en struktur Börja med att skapa en uppsättning ämnesområden och typer (kategorier), under vilka du vill placera artiklarna. Denna struktur behövs för att klassificera/ tagga de artiklar som publiceras i Arena. Det är ett mycket användbart verktyg eftersom taggarna därefter 11
kan användas för att publicera delmängder av artiklarna på olika ställen på webbplatsen. Nedan ser du ett exempel på artiklar som visas på startsidan med en kort beskrivning bestående av text och bild, tillsammans med uppgifter om ämne, ämnesområde och typ. 12
Strukturen är indelad i två nivåer: Ämnesområde Denna kategori beskriver innehållet i artikeln. Exempel är Djur & natur, Reseskildringar, Litteratur, Film, Hem & trädgård, Hälsa, Miljö, Musik, Samhälle. Ämnesområde kan betraktas som en överordnad grupp för Ämne (se nedan). Typ Denna kategori anger vilken form av artikel det gäller. Exempel är Nyheter, Arrangemang, Praktisk information, Boktips, Tjänster & utbud. Strukturen skapas av personalen på ditt bibliotek och används vid varje tillfälle en artikel skrivs (det är dock inte obligatoriskt). Det finns inga färdiga ämnesområden eller typer i Arena, men de du skapar ligger kvar så att du får en överblick över vilka som finns. Du bestämmer helt själv hur nivåerna ska användas. De är inte relaterade till varandra, utan är helt självständiga och kan användas var för sig eller tillsammans. Du behöver inte ha en fullt färdig struktur innan du börjar arbeta med Arena, eftersom det är lätt att lägga till nya kategorier efterhand. Det är ändå bra om du funderat igenom strukturen lite innan du börjar, och kanske har skapat en lista över några olika ämnesområden och typer som du kan starta med. Ämne Dessutom kan du tilldela alla artiklar ämnesord som kan samspela med katalogen om du väljer kontrollerade SAB- eller lokala ämnesord. Om en katalogpost har ett ämnesord som även finns för någon eller några artiklar visas detta i en portlet bredvid posten. 13
Du kan se en komplett översikt över de ämnen, ämnesområden och typer som finns för ditt biblioteks Arena-artiklar. Det gör du via portleten Artiklar:fasetter som i standardkonfigurationen finns under menyalternativet Artiklar. 14
Skriv en artikel Både Arena-användare och bibliotekspersonal kan skriva artiklar direkt i gränssnittet. Det är dock bara den administrativa personalen som kan godkänna artiklar, lägga till ämne, ämnesområde och typ, koppla till utvalda titlar samt ladda upp bilder. Exempel på en publicerad artikel: 15
2.3.2.1 Gör så här för att skriva en artikel utan mall: Logga in som den Arena-användare som ska stå som författare till artikeln (i portleten Logga in i det övre högra hörnet i standardkonfigurationen). För att du själv ska kunna godkänna artikeln ska din arena-användare ha tilldelats rättigheter för detta av en administratör på biblioteket. Klicka på menyalternativet Skriv artikel. Alternativt kan du skriva en artikel direkt på det ställe där den ska publiceras. En förutsättning för detta är att portleten Artiklar:visa en viss artikel ligger på den plats där artikeln ska visas. Klicka i detta fall på länken Skapa artikel. När du skrivit artikeln och godkänt den visas den omedelbart på detta ställe. I detta steg kommer du inom kort att få möjlighet att välja en mall i listrutan. Om du inte beställt en särskild mall av Axiell ska du låta det stå Mall saknas. Klicka på Fortsätt. 16
Ovanstående formulär öppnas. 17
Nedanstående fält är obligatoriska. Titel: Kort titel, som vises i artikelöversikten samt som rubrik för artikeln på det ställe där den placeras. Brödtext: Här skriver du själva artikeln. Du har tillgång till en mängd funktioner som du når via ikonerna i verktygsfältet. Verktygsfältet visas när du placerar markören i fältet. Språk. Används bara om du ska översätta en artikel, se avsnitt 2.3.4. 2.3.2.2 Verktygsfältet Du känner antagligen igen vissa av ikonerna i verktygsfältet från till exempel Word. Om du för markören över ikonerna förklaras deras funktion i engelsk text. En del av ikonerna är inte aktiva, vilket du ser eftersom de är dimmade. Listrutan Styles används inte. Tänk på att vara restriktiv med att använda olika teckensnitt. Om du inte väljer något i listrutan Font family används standardteckensnittet. Om du vill använda ett annat teckensnitt på en viss del av webbplatsen bör du istället styra detta via CSS Cascading Style Sheet. När du skriver rubriker ska du markera dessa med hjälp av Heading listrutan Format. Det är viktigt att rubrikerna har logisk storleksordning, eftersom program för talsyntes använder sig av koden som skapas när du väljer rubrikstorlek. Använd inte tabeller för att styra layouten, eftersom även detta försämrar funktionaliteten för program för talsyntes. Använd bara tabeller när det verkligen är tabeller som du vill visa. Klistra in text i en artikel Om du ska klistra in text från Word ska du först klicka på ikonen med ett W i verktygsfältet (Paste from Word). Klistra in texten i den popup-ruta som öppnas, så rensas texten från Words kodning, vilken annars förvränger texten. Klicka därefter på Insert. Om du ska klistra in annan text ska du istället först klicka på ikonen med ett T i verktygsfältet (Paste as Plain Text). Klicka därefter på Insert. Om inte dessa verktyg används när du klistrar in text riskerar texten att få med sig formatering från det ursprungliga program som de skrivits i. Särskilt viktigt är det när det gäller Word. 18
Infoga en bild i en artikel Du kan infoga bilder både i fältet Beskrivning och Brödtext. En förutsättning för detta är att du har behörighet att göra det. Behörigheten heter ImageHandling. Klicka på ikonen med ett träd för att infoga bild. Nedanstående formulär öppnas därmed i en popup-ruta: Image URL skriv in URL:en till en bild på annan webbplats inklusive http://. eller klicka på den lilla fyrkanten till höger om fältet. Då öppnas ett nytt fönster där du kan välja bland bilder du tidigare laddat upp eller ladda upp nya. 19
Klicka på den mapp som du vill ladda upp bilden till I detta läge kan du antingen ladda upp bilden eller skapa en undermapp. Tänk på att inte lägga för många bilder i en och samma mapp. Dels försämrar det din överblick, men det försämrar även prestanda, då det tar längre tid att visa alla bilder i en mapp. Använder du mallar för att skriva artiklar kan för många bilder i en mapp orsaka timeout när du skapar en artikel. För att ladda upp en bild klicka på länken Ladda upp bild. Bläddra fram bilden på ditt nätverk genom att klicka på Browse eller Bläddra. Klicka på Bläddra för att hitta önskad bild på ditt eget nätverk och markera den. Klicka på Ladda upp. 20
Ange ett namn (i det översta fältet) och eventuellt en beskrivning för bilden. Eventuella uppgifter om copyright kan också läggas in här. Lägg gärna till ett eller flera ämnesord för bilden, så att den blir lätt att söka efter i efterhand. Du kan antingen lägga till egna ämnesord i fältet, eller markera något som redan är inlagt. Om du lägger till nya ämnesord sparas de i registret som därmed byggs upp. Klicka på Spara. 21
Därmed visas bilden tillsammans med uppgifter om storlek mm. Klicka på bilden för att lägga in den i artikeln. Om du ska lägga in en redan befintlig bild i den aktuella artikeln kan du söka fram den i sökfältet eller klicka dig fram via mapparna. Du kan söka på namn, beskrivning och ämnesord. 22
o o o Image description ange en text som visas när markören förs över bilden. Title ange en beskrivande text. Appearance här kan du ange värden för storlek och placering av bilden När det gäller bilders storlek tänk på att anpassa dem efter den kolumn som de ska ligga i, annars finns det risk att kolumnen dras ut och därmed trycker ihop de andra kolumnerna. Det är alltid bäst att anpassa bilders storlek i ett bildbehandlingsprogram innan du laddar upp dem till Axiell Arenas bildgalleri. Framförallt är det viktigt att krympa stora bilder. Anledningen är att det annars kräver mycket prestanda när bilden ska laddas, och det går långsammare ju större bilden är. Avsluta med att klicka på knappen Insert för att infoga bilden. 23
Gör så här för att skapa en ny mapp: I detta läge klickar du på Lägg till mapp: Ange ett namn och en beskrivning. Din egen webbplats är förmarkerad, och ska du bara spara där ska du inte göra något mer än att klicka på Spara. Om du ska spara mappen även på någon eller några andra webbplatser som ditt bibliotek samarbetar med markerar du den/dem innan du klickar på Spara. Det innebär alltså att de andra webbplatserna du markerar får tillgång till bilderna i mappen. I efterhand kan du ändra eller ta bort mappar. 24
Via sökfältet kan du söka på bildernas namn, beskrivning och ämnesord. 2.3.2.3 Gör så här för att skapa en artikel med hjälp av en mall: Följ de första stegen i avsnittet ovan, men välj istället en mall i listrutan. Därmed öppnas mallen och du kan då fylla i de aktuella fälten. Klicka på Skapa artikel. Du kommer därmed till det ordinarie gränssnittet för att skriva artiklar. Mallen appliceras på brödtexten. Fördelen med att använda sig av mallar är att det underlättar för redaktörerna som inte behöver formatera artikeln, eftersom formateringen bestäms av den aktuella mallen. Läs mer om mallar i Arena-hjälpen: http://arena-hjalp.axiell.com/web/help/how-to-create-an-article-template Att skapa en mall är relativt svårt och tidskrävande. Vid behov kan mallar beställas av Axiell. Om du använder mallar är det särskilt viktigt att det inte finns för många bilder i de respektive mapparna. Du måste då vänta tills bilderna laddats innan du väljer en specifik bild, eftesom det annars riskerar att bli timeout. Länkar i artiklar 2.3.2.3.1.1 Länkar till andra webbplatser Du kan lägga in länkar i fältet Beskrivning och Brödtext. Markera ordet du vill länka och klicka på ikonen för länkning. 25
Ett formulär öppnas där du lägger in länken Link URL= länk till sidan du vill länka till. Anchors= används för länkning till bokmärken Target= Ange om länken ska öppnas i samma fönster eller i ett nytt. Title= Text som visas när markören förs over bilden. Skall fyllas i av tillgänglighetsskäl. Class= Används endast om biblioteket definierat egna css-klasser. Spara genom att klicka på Insert. 2.3.2.3.1.2 Interna länkar För att länka till en sökning, katalogpost eller artikel ska du söka fram länken som skapas av Axiell Arena. Det gör du genom att utföra en sökning. Om du vill länka till en viss katalogpost eller artikel ska du dessutom klicka på den aktuella titeln. 26
Högerklicka därefter på Länka till /träfflistan/titeln/artikeln och kopiera URL:en. (Om länken inte visas beror det på att det i konfigurationen för portleten angivits att den inte ska visas). 27
Ämne, ämnesområde och typ Ämne: Här lägger du till relevanta ämnesord utifrån BTJ:s ämnesordsregister och eventuella egna förteckningar över lokala ämnesord. I nedanstående exempel är Straffrätt valt som ämne. Fältet är ett fritextfält, men för att artikeln ska kunna samspela med katalogen ska du välja ämnesord som kan finnas i katalogposterna. Ämne visas i artikelfasetterna och kan även användas vid konfiguration av av söksyntaxen i portleten Artiklar:lista med sökfråga via prefixet subject. Exempel: subject:hästar Ämnesområde: Här lägger du till relevanta ämnesområden. Det kan till exempel vara Länder, Reseskildringar, Film eller Djur. De ämnesområden som läggs till här visas därefter i artikelfasetterna och kan användas för vidaresökning på alla artiklar 28
som sorterar under samma ämnesområde. Söksyntaxen i portleten Artiklar:lista med sökfråga kan konfigureras till att visa ett visst ämnesområde via prefixet content_group. Exempel: content_group:djur Typ. Här lägger du till relevant typ. Det kan t ex vara Nyheter, Läsarnas egna berättelser, Krönikor eller liknande. Typ visas i artikelfasetterna och kan även användas vid konfiguration av portleten Artikelöversikt via prefixet content_type. Exempel: content_type:nyheter Läs mer under Automatisk publicering nedan. Tänk på att vara konsekvent i användandet av gemener och versaler. Systemet uppfattar Djur, djur och DJUR som tre olika ord! Dessa fält ger dig möjlighet att koppla utvalda medier till just denna artikel. Det innebär att när användaren läser artikeln kompletteras den med dessa titlar som visas i en annan portlet, som bör ligga intill artikeltexten. Denna typ av koppling fungerar bara för artiklar som visas dynamiskt, de vill säga som visas på sidan /detail. Om du vill visa utvalda titlar för en artikel som ligger på en annan skräddarsydd sida ska du istället använda dig av portleten Dynamisk lista och ange titlarnas id:n som konfiguration motsvarande denna syntax i fältet Sökfråga: id:(16402 OR 301062 OR 42678) Om du vill koppla vissa titlar till din artikel ska du göra så här: Sök upp relevanta titlar i Arena eller BOOK-IT/LIBRA.SE. Skriv upp vilka katalog-id dessa titlar har 29
I det övre fältet Bibliotek anger du ditt biblioteks så kallade AgencyId. Detta id visas i BOOK-IT:s systemparametrar. Du kan även kontakta kundsupport för att få veta vilket id som gäller för ditt bibliotek. I det nedre fältet anger du katalog-id för de titlar som ska visas tillsammans med artikeln. Lägg in ett id i taget Klicka på Lägg till Resultatet visas så här: Grundförutsättningen för att detta ska fungera är att systemadministratören lagt in portleten Dynamisk lista på sidan /detail. Fältet Sökfråga ska innehålla denna syntax: [#if articleopenentitykeys?? && (articleopenentitykeys?size > 0)][#list articleopenentitykeys as key](agencyname:${key.agencyname.value} AND id:${key.id.value})[#if key_has_next] OR [/#if][/#list][/#if] Artikel ska vara valt som sökvillkor 30
För att det även ska fungera på andra hållet, det vill säga att artikeln ska visas när man står på katalogpostsidan ska systemadministratören ha lagt in portleten Artiklar: lista med sökfråga på sidan /results. Fältet Sökfråga ska innehålla denna syntax: record_key:${agencyname} ${catalogueid} Katalogpost ska vara valt som sökvillkor Visa fr o m/visa till: Ange den period då artikeln ska vara aktiv, dvs visas i artikelöversikten och på de övriga ställen där den eventuellt placerats. När tiden gått ut kommer artikeln fortfarande bara att visas för den aktuella användaren som skrivit artikeln, om det finns funktionalitet för detta under Mina bidrag (ingår inte i standardinstallationen). Startdatum/Slutdatum: Dessa datum använder du om din artikel gäller ett evenemang som du vill kunna visa i en evenemanggskalender. Genom att ange datum för start respektive slut för evenemanget, kan du i evenemangskalenders sortera på evenemangsdatum, så att de närmaste i tiden visas överst. Utkast: Ange här om artikeln ännu endast är ett utkast, dvs ännu inte klar för publicering. Visas som draft i artikelfasetterna under rubriken status, och kan även sökas ut med prefixet status:draft Spara. Här anger du om artikeln bara ska vara tillgänglig för ditt eget bibliotek eller även för ett eller flera andra bibliotek som ni samarbetar med. Ditt eget bibliotek är förmarkerat i listrutan. Klicka på Skapa eller Godkänn om du vill godkänna artikeln direkt. 31
Översätt en artikel Om du ska översätta en artikel direkt efter att du skrivit den gör så här: 1. Skriv artikeln 2. Klicka på Skapa 3. Lägg in texten i beskrivnings- och brödtextfälten i t ex Word så att du ser vad du ska översätta 4. Byt till det språk du ska översätta till i listrutan Språk 5. Översätt utifrån Worddokumentet 6. Lägg inte in några ämnesområden och typer. Det finns ännu ingen översättningsmöjlighet för dessa, utan översatta artiklar kan endast ha en svensk meny. Eventuella ämnesord följer med automatiskt. 7. Klicka på Godkänn. Både den svenska och engelska versionen godkänns därmed. Om du ska översätta en artikel i efterhand söker du upp den och följer listan ovan från och med punkt 3. Redigera, hitta eller ta bort artikel Om du vill redigera en artikel i efterhand kan du söka fram den på olika sätt: Artiklar: fasetter här kan du söka upp artikeln via ämne, ämnesområde, typ, status, språk eller år. Beroende på hur konfigurationen är gjord kan man behöva logga in som Liferay-användare för att se alla varianter. 32
Eller Du kan söka fram den via relevanta sökord i sökfältet om du väljer Artiklar i listrutan. I standardleveransen av Axiell Arena finns sidan /protected/article-admin, som innehåller en portlet med länkar för att söka fram artiklar med olika status. Genom att klicka på länkar kan du söka fram artiklar med status Utkast, Ännu ej godkända artiklar, Alla artiklar, Mina artiklar samt Ej aktiva artiklar. Här kan du alltså löpande kontrollera bland annat om det finns några artiklar som väntar på att bli godkända. Efter att du hittat den artikel du söker kan du redigera den via länken Redigera. Tänk på att du måste vara inloggad som Arena-användare med rättigheter för att administrera artiklar. 33
Artikeln visas tillsammans med uppgift om användarnamn, namn, bibliotek och e- postadress för författaren, samt artikel-id. Gör dina ändringar Klicka på Godkänn Ta bort en artikel Sök fram en artikel på valfritt sätt och klicka på Tag bort. Tänk på att du måste vara inloggad som Arena-användare med administrativa rättigheter för artiklar. Publicera artikel Publicering av artikel kan göras på två olika sätt: Automatisk publicering på särskilda sidor i Axiell Arena Manuell publicering, till exempel om du skapar särskilda temasidor Automatisk publicering av artiklar Det är smidigt att använda sig av automatisk publicering av artiklar. Axiell Arena kan till exempel innehålla en sida som alltid visar de tio nyaste artiklarna. Andra scenarier är en sida som visar artiklar om kommande arrangemang på biblioteket, en sida med lokalhistoriska artiklar eller en sida där barnavdelningen publicerar sina artiklar för de allra yngsta. Du kan dra in portleten Artiklar: lista med sökfråga på vilken sida som helst och konfigurera den så att den visar just de artiklar som du bestämt dig för på den sidan. Du kan använda följande prefix för att söka fram de specifika artiklarna: subject, dvs ämne content_group, dvs ämnesområde content_type, dvs typ De kan användas var för sig eller tillsammans. Gör så här: Logga in i Liferay och som Arena-användare. Gå till den sida där du vill placera portleten Artiklar:lista med sökfråga. Dra in portleten Artiklar: lista med sökfråga. Klicka på ikonen för att konfigurera portleten. 34
I fältet Sökfråga är alltid status:ready fördefinierat när du drar in portleten Artiklar:lista med sökfråga. 35
Exempel: 1. Om du vill publicera artiklar som handlar om hästar (under förutsättning att du stämplat alla artiklar som ska hamna här med Ämne: Hästar). Skriv: status:ready subject:hästar. 2. Om du vill publicera artiklar som handlar om klimat (under förutsättning att du stämplat alla artiklar som ska hamna här med Ämnesområde: Klimat) Skriv: status:ready content_group:klimat 3. Om du vill publicera artiklar som handlar om Arrangemang på biblioteket skriver du in följande (under förutsättning att du stämplat alla de artiklarna med Arrangemang i fältet Typ) Skriv: status:ready content_type:arrangemang För detta exempel kan det vara bra att även ha kopplat information om på vilken enhet arrangemanget går av stapeln. Det gör att du på startsidan kan visa information om alla arrangemang, och på respektive enhets sida kan du välja att visa endast arrangemang på det aktuella biblioteket. Manuell publicering av artiklar Se till att portleten Artiklar: visa en viss artikel finns på den sida där du vill publicera en artikel. Om du har behörighet att logga in som Liferay-användare kan du själv göra det annars måste du be huvudadministratören att göra det. Klicka på pennan för att komma till gränssnittet för inställningar. Gör önskade inställningar i konfigurationen och klicka på Spara. Klicka på länken Välj artikel Skriv in ett sökord och klicka på Sök. Du kan trunkera din sökning med * Klicka på titeln för den artikel du väljer. Därmed publiceras artikeln. Du kan senare byta ut denna artikel mot den annan genom att söka upp en ny och klicka på dess titel. Du kan även skriva in en artikel direkt i portleten Artiklar:visa en viss artikel. När du godkänt artikeln visas den i portleten. Slutanvändare skriver artiklar Om en slutanvändare ska skriva en artikel skall hon börja med att logga in som Arenaanvändare. Hon måste alltså ha ett användarkonto i Arena det räcker inte med att logga in med sitt lånekort för att skriva artiklar. 36
Artikeln skrivs på samma sätt som beskrivits ovan, med den skillnaden att en slutanvändare inte kan godkänna sin artikel. När artikeln har skapats visas den endast för författaren själv under Mina bidrag tills artikeln godkänns av bibliotekspersonalen. Därefter visas den i Artiklar: lista utan sökfråga och på de andra eventuella ställen som bibliotekspersonalen valt att publicera artikeln på.. Godkänna artiklar skrivna av slutanvändare Logga in som Arena-användare med administrativa rättigheter att godkänna artiklar Gå till sidan /protected/article-admin och klicka på länken Ännu ej godkända artiklar Listan över artiklar med denna status visas därefter på samma sida Klicka på en artikel som du vill godkänna och klicka på länken Redigera. Se över artikeln, fundera på illustrationer, tilldela ämnesord mm Klicka på Godkänn Publicera artikeln på något av de sätt som beskrivits ovan Få överblick över samtliga artiklar Via menyalternativet Artiklar kan användaren få överblick över alla artiklar i Arena. Här ligger artikelfasetterna som du kan konfigurera utifrån vilka och hur många fasetter som ska visas. När du klickar på någon av fasetterna presenteras resultatet på en ny sida. Det finns tre olika status för artiklar: Draft Utkast. Söks via syntaxen status:draft Pending Ännu inte godkänd. Söks via syntaxen status:pending Ready Godkänd. Söks med syntaxen status:ready Tänk på att det ska vara inledande versal! Dessutom kan du använda dig av portleten Dynamiska länkar för att söka fram artiklar som inte är aktiva, det vill säga som inte visas. Detta kan antingen bero på att de har ett publiceringsdatum längre fram i tiden, eller att slutdatum för visning av artikeln har passerats. Denna portlet ligger på sidan http://namn.kommun.se/web/arena/protected/articleadmin och är förinställd på att visa artiklar som har status Drafts/Utkast eller Pending/Ännu inte godkända artiklar, Nonactive/ Ej aktiva artiklar, My/Mina artiklar samt Latest/Alla artiklar. När du är inloggad som Arena-användare med behörighet för artiklar ska du se alla dessa länkar på sidan http://namn.kommun.se/web/arena/protected/article-admin. Om du inte gör det kontakta kundsupport för hjälp. 37
3 Bilaga 3.1 Sökkoder för artiklar Sökkoder för artiklar Arenas artiklar är fulltextindexerade. Du kan använda prefixen nedan för att söka efter artiklar. Du kan även kombinera flera prefix med hjälp av booleska operatorer. * status: artikelns status, kan vara Ready, Pending, Draft * title: artikelns titel * description: artikelns ingress * body: artikelns brödtext * subject: artikelns ämnesord * content_group: artikelns ämnesområde * content_type: artikelns typ * publicationyear: publikationsår * uberkey: artikelns id * publishedscope: Där artikeln publicerades (vilka bibliotek) * copyable: om artikeln får lov att kopieras * fallback_locale: Grundspråk (författarens valda grundspråk) * freetext: - default för sökning i artiklar och innehåller title + description + body + subject + content_type + content_group Exempel: Status:Ready Status:Draft Status:Pending Subject:miljö Content_type: Nyheter på startsidan visar alla godkända artiklar visar alla utkast visar alla ännu inte godkända artiklar visar alla artiklar med ämnesordet miljö visar alla artiklar av typen Nyheter på startsidan 38