1177 Vårdguidens e-tjänster

1177 Vårdguidens e-tjänster Manual för administratörer www.vgregion.se/minavardkontakter

Innehåll Administratör samt övriga behörigheter... 2 Logga in... 2 Egna inställningar... 3 Avisering till vårdgivare... 3 Lägga till och ta bort behörigheter... 4 Inställningar för mottagningen... 5 Geografiskt betjäningsområde OBS! Startknapp!... 6 Ta bort geografiskt betjäningsområde... 7 Ärendetyper... 8 Alla ärendetyper... 10 Egen ärendetyp... 11 Egen ärendetyp från mall... 12 Villkorstexter... 14 Avaktivera enhet... 18 Checklista startdagen... 19 1

Administratör samt övriga behörigheter Administratör Som administratör sköter du inställningarna för din enhet, lägger till och tar bort behörigheter samt skapar ärendetyper. Administratören kan ta ut statistik för enheten. Ärendemottagare Som ärendemottagare tar du emot enhetens inkomna ärenden och fördelar dessa till vårdgivare. Det är även ärendemottagaren som ska kontrollera så att de ärenden som blivit fördelade besvaras inom avtalat tid och som omfördelar ärenden vid behov. Vårdgivare Som vårdgivare besvarar du ärenden till invånaren. Som vårdgivare kan du även omfördela ärenden till annan vårdgivare. Man kan ha flera behörigheter samtidigt. Som administratör har du en extra flik jämfört med övriga behörigheter, Administration. Det görs alla inställningar för enheten samt behörigheter. Logga in Logga in i på 1177.se vgregion.se/minavardkontakter. Tips! Lägg inloggningssidan som favorit i din webbläsare. 2

Välj att logga in med e-tjänstekort. Om får upp en inloggningsruta där ni ska välja ett certifikat, Telia eller SITHS, välj SITHS. (Detta ska ni alltid välja när ni loggar in som vårdgivare). Skriv därefter in din kod som hör till kortet. Du kommer nu till en startsida där du ser alla enheter som du har behörighet till. För att komma till ärenden och inställningar, klicka på enheten. Egna inställningar Första gången du loggar in ska du kontrollera dina egna inställningar. Kontrollera där: Tilltalsnamn, lägg ev till en signatur, e-postadress eller mobiltelefonnummer till vilken du vill ha aviseringar. Journalavisering har vi i nuläget inte. Glöm ej spara! Avisering till vårdgivare Om avisering ska gå ut till vårdgivare när denne har fått ett ärende fördelat till sig så ska man som vårdgivare själv göra inställningen under personliga inställningar. Man kan välja att få aviseringen via e-post eller sms. 3

Observera att det finns två olika aviseringar. Avisering till vårdgivare inställningen görs under Personliga inställningar och gäller att man som vårdgivare får avisering när man fått ett ärende fördelat till sig. Avisering via e-post avisering går ut till e-postadresser som angetts under enhetens inställningar (se nedan). Avisering går ut när ärende inkommit till enheten. Lägga till och ta bort behörigheter För att få tillgång till enhetens ärenden måste vårdaktören få behörighet till just sin mottagning. Detta sker genom att administratören tilldelar vårdaktören en eller flera behörigheter. Då vårdaktören slutar eller går på tjänstledighet tas behörigheterna bort. Lägg till/ta bort behörighet: 1. Logga in och välj mottagning. 2. Välj Lägg till/ta bort behörighet, i menyn till vänster, under Vårdaktör. 4

3. För att tilldela en ny vårdaktör behörighet på mottagningen, klicka på knappen Lägg till vårdaktör. Ange vårdaktörens personnummer i fältet som visas och klicka på Hämta. 4. Om personen har ett konto så kan du direkt kryssa i vilka behörigheter han/hon ska ha på mottagningen. Avsluta genom att klicka på knappen Tilldela. 5. Om personen inte har ett konto så kan du som administratör registrera ett konto i samband med att du tilldelar behörigheter. 6. När vårdaktören lagts till på mottagningen kan behörigheterna administreras i listan, genom att markera och avmarkera i rutorna. Vårdaktörer som visas med grå text har ett användarkonto, men det är inaktiverat. För att ta bort en persons behörigheter på mottagningen avmarkerar du bara hans/hennes samtliga behörighetsrutor och klickar därefter på Spara. För behörigheten Granskare krävs att vårdaktören först har tilldelats behörighet som Administratör. Endast Administratörer kan ge andra vårdaktörer behörighet som Administratör. Det kan ta upp till 20 minuter innan ändringarna slår igenom för vårdaktören. Kom ihåg att det är ni själva som administrerar inställningarna på er enhet. Om någon information ändras eller om någon personal slutar eller nya börjar så är det administratören som ansvarar för att detta uppdateras. Inställningar för mottagningen Under Inställningar för mottagningen finns tre flikar: Inställningar, Ärendetyper samt Villkorstexter. Under fliken Inställningar gör du alla inställningar för enheten. Uppgifter om mottagningen: detta är uppgifter som visas för invånaren när denne 5

loggat in. Kontrollera så att telefonnummer och adressuppgifter stämmer. Avisering via e-post: om man som ärendemottagare vill ha ett mejl om att ett nytt ärende har inkommit till enheten så skrivs e-postadress in här. Övrig information: här kan övrig information skrivas in. Till exempel länk till hemsida. Skriv rubrik i rubrikfältet och information i fältet under. Du kan se hur informationen presenteras för invånaren, genom att klicka på Förhandsgranska. Påminnelse till vårdgivare - ska gå ut till berörd vårdpersonal när ärenden inte behandlas inom utlovad tid. Påminnelse till invånare - kan gå ut till berörda invånare när de inte läst sina svar inom en viss tid. Fyll i lämpligt antal dagar som invånaren ska ha på sig att läsa ett svar innan en påminnelse skickas ut. Det är ej obligatoriska att använda detta. Export av ärenden till arkiv - Var tredje månad är standard, vilket innebär att ärenden exporteras från vyn Avslutade ärenden var tredje månad. Administratören kan söka fram ärenden som exporterats till arkiv. Alla ärenden sparas i systemet. Visa inte länk till 1177.se och Vårdguiden - I Västra Götalandsregionen ska rutan inte vara ibockad, vilket innebär att länken syns. Vårdtyper - Välj en vårdtyp i rullgardinsmenyn och klicka på Lägg till. Det är möjligt att välja flera vårdtyper. Detta är viktigt för att patienter ska kunna söka på vårdtyper och finna rätt mottagning. Kallelser - Detta används ej för närvarande i Västra Götalandsregionen. Rutan ska inte vara ikryssad. Geografiskt betjäningsområde - Inställningarna styr vilka invånare som ni är exponerade för och som därmed kan skicka ärenden till er. Se egen rubrik Geografiskt betjäningsområde. OBS! Fyll i den här när ni startar, ej före. När den här fylls i blir mottagningen synlig för invånare och symbolen för e-tjänster dyker upp på kontaktkortet på 1177.se. Journalavisering innebär att vårdgivaren kan få in ett mejl direkt till journalsystemet när det finns ett ärende att besvara. I dagsläget fungerar aviseringen enbart mot Profdoc Journal III, men först då mottagningen gjort de anpassningar som krävs i journalsystemet. Kontakta supporten för mer information. Listningsönskemål denna funktion används inte i Västra Götalandsregionen. Geografiskt betjäningsområde OBS! Startknapp! 6

Här anger du det geografiska upptagningsområdet för er mottagning samt om ni riktar er till ett visst kön och/eller åldersgrupp. Inställningarna styr vilka patienter som ni är exponerade för och som därmed kan skicka ärenden till er när de loggat in. Ange betjäningsområde: 1. Välj Inställningar för mottagningen i menyn till vänster. 2. Välj fliken Inställningar. 3. Under fliken Inställningar visas underrubriken Geografiskt betjäningsområde. 4. Ange kön och ålder om ni riktar er till en specifik grupp. Om inte så välj Alla under kön och ange inte ålder. Välj län (kommun samt församling används ej) 5. Klicka på knappen Lägg till. Betjäningsområdet uppdateras. Ta bort geografiskt betjäningsområde 1. Logga in och välj mottagning. 2. Välj fliken Administration. 3. Välj Inställningar för mottagningen i menyn till vänster. 7

4. Välj fliken Inställningar. 5. Under fliken Inställningar visas underrubriken Geografiskt betjäningsområde. 6. Markera angivet betjäningsområde. 7. Klicka på Ta bort. Betjäningsområdet försvinner från listan. Ärendetyper Under fliken Ärendetyper visas alla ärendetyper som finns tillgängliga i systemet. För att göra inställningar för en ärendetyp och aktivera den för patienterna så klickar du på ärendetypens namn. Ett formulär för ärendetypen öppnas. Så här gör du: 1. Logga in och välj mottagning. 2. Välj Inställningar för mottagningen i menyn till vänster. 3. Välj fliken Ärendetyper. 8

4. En lista visas med de ärendetyper som finns tillgängliga. Klicka på den ärendetyp du vill göra inställningar för. 5. Den valda ärendetypen öppnas med befintliga inställningar. 6. Gör inställningar för ärendetypen. 7. Ange eventuellt en länk som du vill ska följa med i svaren till invånaren. 8. Välj om ärendetypen ska aktiveras (synliggöras) för invånaren. 9. Välj om ärendetypen ska synliggöras för alla mottagningens patienter eller för ett begränsat urval. Om du väljer ett begränsat urval måste du ange vilka patienter som ska ha tillgång till ärendetypen. Se rubriken Dela ut ärendetyp. 10. Spara ändringarna. 11. I de ärendetyper där du kan redigera svarsalternativ kan du se hur svarsalternativen presenteras för vårdgivarna. Klicka på Förhandsgranska. 9

Aktiverade ärendetyper är markerade med en bock i listan. Ärendetyper som visas för ett begränsat urval patienter markeras med en asterisk. Alla ärendetyper Här finns de ärendetyper som mottagningen kan välja att aktivera i systemet. Ärendetyperna är indelade i två olika grupper; standard och egna. Egen ärendetyp skapas av mottagningen och är fri att utformas efter behov och önskemål (Se avsnittet Egen ärendetyp). Av/omboka tid Överst i formuläret visas vårdgivarnas svarsalternativ. Det finns två fasta svarsalternativ, och du har möjlighet att skapa ytterligare tre egna svarsalternativ. Här kan du också välja om ett fält ska visas för patienten där han eller hon kan ange de dagar som det inte passar att komma. Begär intyg Här skriver du in namn på de intyg som ska vara valbara för patienten, till exempel Körkortsintyg. Du kan även vid behov redigera vårdgivarnas svarsalternativ. Beställ journalkopia Du kan vid behov redigera vårdgivarnas svarsalternativ. Beställ tid Här kan du: Välja vilka svarsalternativ som ska vara synliga och därmed valbara för den som besvarar ärendet. Det finns två fasta svarsalternativ, och du har möjlighet att skapa ytterligare tre egna. 10

Välja om ett fält ska visas för patienten där hon eller han kan ange de dagar som det inte passar att komma. Ange vilka personalkategorier patienten kan boka tid hos. Fråga sjuksköterskan Här kan du ange vilka kontaktorsaker patienten skall kunna välja mellan. Du kan även vid behov redigera vårdgivarnas svarsalternativ. Förlänga sjukskrivning Du kan vid behov redigera vårdgivarnas svarsalternativ. Förnya hjälpmedel Här kan du välja vilka svarsalternativ som ska vara synliga och därmed valbara för den som besvarar ärendet. Det finns flera befintliga svarsalternativ som kan redigeras och förhandsgranskas. Förnya recept Här kan du: Välja om patienten ska kunna skriva till ytterligare upplysningar (max 300 tecken). Välja hur mottagningen erbjuder patienten att få sitt recept. En eller flera av de fyra alternativen kan väljas och de valda alternativen visas för patienten. Receptet hämtas på valfritt apotek används om mottagningen erbjuder e-recept. Välja vilka svarsalternativ som ska vara synliga och därmed valbara för den som besvarar ärendet. Det finns flera befintliga svarsalternativ som kan redigeras och förhandsgranskas. Skriva till egna svarsalternativ. Kontakta mig Här anger du vilka personalkategorier som patienten ska kunna välja att bli kontaktad av. Du kan även välja vilka svarsalternativ som ska vara synliga och därmed valbara för den som besvarar ärendet. Det finns fem fasta svarsalternativ och du har möjlighet att skapa egna. Rådgivning Här kan du välja om patienten ska kunna ange vilken vårdpersonal han eller hon tidigare har varit i kontakt med. Du kan även vid behov redigera vårdgivarnas svarsalternativ. Egen ärendetyp Det finns möjlighet för en mottagning att skapa en eller flera egna ärendetyper. Då är det ni på mottagningen som namnger ärendetypen och bestämmer vilka frågor och funktioner som den ska innehålla (inom vissa givna ramar). (Se även avsnittet Egen ärendetyp från mall). Så här skapar du en egen ärendetyp för din mottagning: 1. Logga in på ditt användarkonto och välj mottagning. 2. Välj fliken Administration. 11

3. Välj Inställningar för mottagningen i menyn till vänster. 4. Välj fliken Ärendetyper. 5. Klicka på knappen Skapa egen ärendetyp. 6. Ett formulär för den egna ärendetypen öppnas. 7. Namnge och rubriksätt ärendetypen. Skriv instruktioner för de fält som patienten ska fylla i (max tio fält) och välj om fälten ska vara obligatoriska. 8. Skriv vårdgivarnas svarsalternativ. Välj om vårdgivarna ska kunna erbjuda patienten en tid och skriv i så fall en text till detta svarsalternativ. 9. Spara och förhandsgranska patientens ärendeformulär och vårdgivarnas svarsalternativ. 10. När du är nöjd med ärendetypen, välj att aktivera den för invånare (för alla eller för ett begränsat urval) och Spara. 11. Den egna ärendetypen hamnar under rubriken Ärendetyper - egna i listan. Du klickar på ärendetypens namn för att göra korrigeringar eller för att radera ärendetypen. 12. Glöm inte att skriva villkorstexter för ärendetypen. Se rubriken Villkorstexter. Egen ärendetyp från mall Det finns möjlighet för en mottagning att skapa en eller flera egna ärendetyper med hjälp av mallar som finns i ärendetypsbanken. Ni på mottagningen gör inställningar för ärendetyperna 12

(inom vissa givna ramar) och gör dem synliga för invånare. Ärendetypsbanken innehåller mallar för bl.a. Beställ tid för resevaccination, Beställ svar på röntgen och provtagning och Förnya recept på preventivmedel. Så här skapar du en egen ärendetyp för din mottagning från en mall: 1. Logga in på ditt användarkonto och välj mottagning. 2. Välj Inställningar för mottagningen i menyn till vänster. 3. Välj fliken Ärendetyper. 4. Klicka på knappen Skapa egen ärendetyp från mall. 5. Välj vilken mall du vill använda dig av när du skapar den nya ärendetypen. Klicka på Visa. 6. Information om mallen visas. Klicka på knappen Använd. 13

7. Du kan ändra namn och instruktionsrubrik för ärendetypen om det behövs. Välj om sektionen för läkemedel ska visas. Skriv instruktioner för de fält som patienten ska fylla i (max 20 fält) och välj om fälten ska vara obligatoriska. 8. Skriv vårdgivarnas svarsalternativ. Välj om vårdgivarna ska kunna erbjuda patienten en tid och skriv i så fall en text till detta svarsalternativ. 9. Spara och förhandsgranska patientens ärendeformulär och vårdgivarnas svarsalternativ. 10. När du är nöjd med ärendetypen, välj att aktivera den för invånare (för alla eller för ett begränsat urval) och Spara. 11. Den egna ärendetypen hamnar under rubriken Ärendetyper - egna i listan. Du klickar på ärendetypens namn för att göra korrigeringar eller för att radera ärendetypen. 12. Glöm inte att kontrollera villkorstexterna för ärendetypen. Se rubriken Villkorstexter. Villkorstexter Villkorstexter är de specifika instruktioner och upplysningar för ärendetyperna som patienten måste läsa och acceptera innan han eller hon kan skicka ett ärende till vårdmottagningen. Du som är administratör kan redigera de befintliga villkorstexterna och lägga till mottagningens egna villkor. 14

Villkorstexterna måste skrivas i punktform. Den första ska vara beskrivande av vad ärendeformuläret handlar om. De tre första punkterna är synliga för invånaren, för att läsa övriga, klickar man i texten. 1. Logga in på ditt användarkonto och välj mottagning. 2. Välj Inställningar för mottagningen i menyn till vänster. 3. Välj fliken Villkorstexter. 4. En lista över alla ärendetyper visas. Ärendetyper som är aktiverade (synliga) för patienterna är markerade med en orange bock. Klicka på den ärendetyp som du vill redigera villkorstexten för. 5. Den valda ärendetypen med befintliga villkor öppnas. 15

6. Anpassa villkoren för din vårdmottagning. Om det står ett eller flera X, ersätt dem med vårdmottagningens uppgifter. 7. Spara ändringarna. 9. Du kan se hur villkorstexten presenteras för patienterna. Klicka på Förhandsgranska. Så här ser det ut för invånaren: Om du klickar på länken Standardvillkor så öppnas ett pop-upfönster med standardtexter för respektive ärendetyp. Om du vill återanvända dessa kan du kopiera dem och klistra in i de aktuella fälten. För Egen ärendetyp finns inga fördefinierade villkorstexter. Det är istället ni på mottagningen som skriver villkorstexterna för den egna ärendetypen. Om ni har använt er av en mall från ärendetypsbanken, så kan ni redigera de befintliga villkorstexterna. 13. Information om mallen visas. Klicka på knappen Använd. 16

14. Du kan ändra namn och instruktionsrubrik för ärendetypen om det behövs. Välj om sektionen för läkemedel ska visas. Skriv instruktioner för de fält som patienten ska fylla i (max 20 fält) och välj om fälten ska vara obligatoriska. 15. Skriv vårdgivarnas svarsalternativ. Välj om vårdgivarna ska kunna erbjuda patienten en tid och skriv i så fall en text till detta svarsalternativ. 16. Spara och förhandsgranska patientens ärendeformulär och vårdgivarnas svarsalternativ. 17. När du är nöjd med ärendetypen, välj att aktivera den för invånare (för alla eller för ett begränsat urval) och Spara. 18. Den egna ärendetypen hamnar under rubriken Ärendetyper - egna i listan. Du klickar på ärendetypens namn för att göra korrigeringar eller för att radera ärendetypen. 19. Glöm inte att kontrollera villkorstexterna för ärendetypen. Se rubriken Villkorstexter. 8. Den valda ärendetypen med befintliga villkor öppnas. 17

9. Anpassa villkoren för din vårdmottagning. Om det står ett eller flera X, ersätt dem med vårdmottagningens uppgifter. 10. Spara ändringarna. 10. Du kan se hur villkorstexten presenteras för patienterna. Klicka på Förhandsgranska. Om du klickar på länken Standardvillkor så öppnas ett pop-upfönster med standardtexter för respektive ärendetyp. Om du vill återanvända dessa kan du kopiera dem och klistra in i de aktuella fälten. För Egen ärendetyp finns inga fördefinierade villkorstexter. Det är istället ni på mottagningen som skriver villkorstexterna för den egna ärendetypen. Om ni har använt er av en mall från ärendetypsbanken, så kan ni redigera de befintliga villkorstexterna. Avaktivera enhet Om enheten ska stänga så ska den avaktiveras. Vi rekommenderar att man gör enligt följande: 1. Ta kontakt med ansvarig i regionen och meddela planerat stängningsdatum. 2. Lägg in en informationstext om att mottagningen kommer att stänga samt ev hänvisning. Lägg in detta i god tid innan stängning. 3. Svara och avsluta alla ärenden. 4. Ta bort behörigheterna för enheten. (förutom dig själv) 5. Vid stängningsdagen eller någon dag innan, avaktivera alla ärendetyper. 6. När stängningsdatum passerat, bocka ut det geografiska betjäningsområdet. 7. Skicka in Inaktiveringsblankett till ansvarig för tjänsten i regionen. Information, utbildningsfilmer och material samt blanketter hittar ni på: www.vgregion.se/minavardkontakter 18

Checklista startdagen Behörigheter/administrera behörigheter Tilldela behörigheter för alla personer som ska jobba med e-tjänsterna. Kontrollera inställningar för enheten (Glöm inte att spara för varje ändring du gör.) 1. Kontrollera mottagningens adressuppgifter, telefon och ev öppettider. 2. Lägg till e-postaviseringsadresser till mottagningen för ärendemottagare, (högst 5 st). 3. Skriv eventuell övrig information, ex vis en länk till er egen webbplats, telefontider/öppettider för olika funktioner på mottagningen. 4. Lägg in påminnelse om gamla ärenden till ärendemottagare och vårdgivare, ange handläggningstiden i antal arbetsdagar. Sätt en bock i rutan och klicka på spara. 5. Ni kan sätta så att patienten får en påminnelse om de glömt att läsa ert svar till dem. Sätt en bock i rutan och antal dagar. 6. Export av ärenden ska vara Var tredje månad. 7. Välj vårdtyper, tänk på att det ska vara funktioner som besvarar ärenden i MVK på er mottagning, inget annat. 8. Visa inte länk till 1177.se och Vårdguiden ska vara utan bock. 9. Inställningar för kallelser ska vara Nej. 10. Geografiskt betjäningsområde gör man allra sist = startknapp se punkt 16. 11. Journalavisering ska vara tomt. 12. Listningsönskemål ska vara Nej. Inställningar Ärendetyper 13. Gör inställningar och aktivera för invånare på ärendetyper ni ska ha. 14. Du måste klicka på Spara för att inställningarna som syns ska visas för patienten, klicka på Aktivera och Spara i varje ärendetyp. 15. Bredvid en aktiverad ärendetyp finns nu en orange bock. Inställningar Villkorstexter 16. Kontrollera villkorstexterna för varje ärendetyp, ändra/ta bort och lägg till nya texter vid behov. 17. Du måste klicka på Spara för att villkoren ska sparas. Startknappen Geografiskt betjäningsområde 18. Gör inställningar för ert geografiska betjäningsområde. När ni satt ert geografiska område kan invånarna skicka ärenden till mottagningen. Personliga inställningar 19. Alla behöver göra inställningar i sina Personliga inställningar. 19