Avdelningen för student- och utbildningsservice Projektplan: Fortsättningsprojekt studentwebben Projektledare: Maria Starkenberg Uppdragsgivare: Marianne Fredriksson Datum:. Bakgrund och motiv Hösten 20 påbörjades arbetet med SLU:s studentwebb. Först genomfördes en förstudie där SLU:s studenter och SLU:s organisatoriska delar fick komma till tals och dessutom tittade man på hur andra universitet byggt upp sina studentportaler/studentwebbar. I mars 202 påbörjades systemutvecklingen för studentwebben i det gemensamma webbverktyget Episerver. Parallellt med systemutvecklingen fylldes studentwebben med information av SLU:s administration. I början av november 202 öppnades de första delarna upp. Det som då var klart var i stort sätt alla redaktionella sidor (ej programsidorna) samt startsidan med delar från studentportalen och studentnyheter och studentkalendarium. Under utvecklingen av studentwebben har det även framkommit att en del av de prioriteringar vi gjorde för projektet behöver ses över. Dvs delar som vi valde att inte inkludera i projektet behöver nu utvecklas. 2. Syfte nytta med projektet Syftet med projektet är att fortsätta att utveckla studentwebben för att studentwebben ska bli ett så bra redskap för SLU:s studenter som möjligt. Syftet är även att avveckla och stänga ner studentportalen för att minska förvaltningsbördan av att ha flera system.. Mål resultat av projektet Målet för projektet är att utveckla så många av följande delar som möjligt: Programsidor Single Sign On Spegla sidor Visa informationen från kurshemsidor i Episerver Kartläggning av beroenden mellan Studentportalen och andra system Mina medgivanden (=avveckling av studentportalen) Mina meddelanden (=avveckling av studentportalen) SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)8-67 0 00 Org.nr 20200-287 info@slu.se www.slu.se
Söka gamla kurstillfällen Lediga examensarbeten Stipendier Mitt ramschema Min examen Se stycke 6. Genomförande för beskrivning av de olika delarna. 4. Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet Projektet kommer inte titta på eller utveckla de delar i Episerver som bör och ska utvecklas för alla tre webbarna (extern webb, intern webb samt studentwebben), utan endast de delar som är specifika för studentwebben. Mycket information om SLU:s utbildningar och information till studenter finns idag i systemen SLUkurs och SLUnik. Därför kommer utvecklingen ske i nära samarbete med systemansvariga för de två systemen. Avvecklingen av studentportalen bör även det ske i nära samarbete med SUS då avdelningen är systemägare för systemet. 5. Kritiska faktorer Projektet bör kunna fortlöpa utan några större störningsmoment, under förutsättning att de nyckelpersoner som finns inte blir borta från arbetet under en längre tid. Viktigt är att kartlägga de kopplingar som finns mellan funktioner i studentportalen och andra system så att avvecklingen inte skapar oväntade problem. Uppskattning av systemutveckling är alltid svårt och därför kan även det vara en kritisk faktor. 6. Genomförande Projektet inleds med en undersökningsfas. I denna fas ska systemarkitekturen ses över och bestämmas samt en plan för studentportalens avveckling tas fram. Under denna fas görs även en tidsuppskattning för de olika delar som ska utvecklas. De delar som först undersöks och sedan ska utvecklas finns det redan en prioritering för. Delarna är: Prioritering Del/funktion Förklaring av funktionen Programsidor Varje program har sin egna sida där information om programmet finns (utbildningsplan, ramschema, kontaktuppgifter mm). På sidorna kan även de som aktivt arbetar med programmet sprida information till de studenter som går på 2(5)
2 2 4 4 5 Single Sign On Spegla sidor Visa informationen från kurshemsidor i Episerver Söka gamla kurstillfällen Kartläggning av beroenden mellan Studentportalen och andra system Mina medgivanden (=avveckling av studentportalen) Mina meddelanden (=avveckling av studentportalen) Lediga examensarbeten Stipendier Mitt ramschema programmet. Tanken är att om studenterna loggar in på studentwebben ska de inte sen behöva logga in på e-post, Fronter eller Mina studier, som det är idag. De ska bara behöva logga in en gång för att nå alla funktioner. Kunna spegla sidor från externwebben/medarbetarwebben till studentwebben eller tvärt om. En funktion som innebär att de olika delarna från kurshemsidorna/slunik (meddelanden, schema, kursvärdering, litteratur mm) visas på kurstillfällessidan i Episerver. Att via kurssökningssidan söka fram gamla kurstillfällen, tillbaka i tiden. Nu kan man bara söka efter tillfällen innevarande termin och -2 år framåt. De funktioner som ligger kvar i Studentportalen behöver flyttas, nyutvecklas eller avvecklas på ett kontrollerat sätt. Om organisationer i närheten av SLU vill ta del av informationen om studenter från ladok måste slu:s studenter ge sitt medgivande för att SLU ska få lämna informationen vidare. Denna funktion möjliggör detta medgivande. Ett sätt att ge studenter på SLU information. Den som vill skapa ett meddelande kan välja att skicka till studenter på en viss ort, inom ett visst program, inom en viss fakultet eller/och som tillhör en viss studentkår. Meddelandet visas på startsidan av studentwebben och är inloggnings skyddat för att rätt meddelande ska visas för rätt studenter. På Mina meddelanden visas även meddelanden från studenternas kurser (Slunik). En funktion som möjliggör för institutioner (och externa intressentera) att marknadsföra ämnen som är lediga och passade för studenter att skriva sitt examensarbete om. Funktionen gör det även möjligt för studenter på SLU att söka bland lediga ämnen. En funktion som möjliggör för SLU att publicera stipendier som studenter på SLU kan söka (antingen interna stipendier eller stipendier SLU fått kännedom om). Funktionen gör det även möjligt för studenter på SLU att söka bland de stipendier som finns publicerade. En funktion där studenterna ser vilka kurser de har blivit antagen till, påbörjat och klarat av samt kan lägga in kurser som de planerar att ta, detta i (5)
5 Min examen liknande layout som ramscheman för våra program. Funktionen skulle ge studenterna en bättre överblick över sina studier och kunna planera dem bättre. En funktion där studenterna kan välja vilken examen de siktar mot och därefter ser hur mycket och vilka kurser de har kvar att klara för att nå den valda examen. Denna funktion kommer finnas via Ladok. De olika delarna kommer att utvecklas med de på SLU som arbetar med delarna. T.ex. kommer programsidorna att utvecklas och stämmas av med representanter från fakulteterna. Arbetet kommer att bedrivs agilt enligt ITavdelningens DSDM-modell, med ett fokus på succesiva releaser av färdiga delar i utvecklingen. På så sätt kommer projektets nytta studenterna till godo i ett tidigt skede. 7. Tidsplan Projektet påbörjas första januari 20 och förväntas vara klart i slutet av december 20. Undersökningsfasen förväntas pågå under januari 20. 8. Projektorganisation Styrgrupp: Marianne Fredriksson (Ledningskansliet, LK) Roger Pettersson (Jan Stockfors) (SUS) Cecilia Wolkert (IT) Tina Zethraeus (Kjell-Arne Nilsson) (Kommu.) Arbetsgrupp: Maria Starkenberg (SUS): Projektledare, leder projektet och ansvarar för kommunikationen med styrgruppen och SLU. Helen Alstergren (SUS): Assisterande projektledare, stödjer projektledaren i systemutvecklingen. Systemansvarig för Slunik och har bra insyn i IDIS och andra system som SUS är systemägare för, av vilka flera påverkar och påverkas av utvecklingen av studentwebben. Kalle Spångberg (IT): Intern projektledare på IT-avdelningen. Ansvarar för planeringen och uppföljning av den systemutveckling som krävs. Jimmy Jakobsson (IT): Systemutvecklare Episerver och Liferay Luisa Angarita (IT): Systemutvecklare Episerver Peter Lidström (IT): Systemutvecklare SLUkurs Pär Igsell (IT): Systemutvecklare Studentportalen 9. Resurser och budget 4(5)
Resursåtgången för projektet är den tid som IT-avdelningen behöver lägga för undersökningsfasen, systemutvecklingen samt drift och förvaltning av studentwebben under 20. Undersökningsfasen: Systemutveckling: Förvaltning: Totalt: 40 000 kr 447 040 kr 2 960 kr (= 080 kr x 2 månader) 500 000 kr 0. Kommunikation/ förankring under och efter projektet Projektledaren ansvarar för att kommunicera med styrgruppen och andra berörda parter.. Godkännande av projektplanen Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av uppdragsgivaren och projektledaren. Signering PoU: Uppdragsgivare Ort och datum Projektledare Ort och datum 5(5)