TIMREDOVISNINGSSYSTEM Företagsekonomiska Institutionen Inledning med begreppsförklaring Huvudmeny Budgethantering Planering Rapportering Signering Utskrifter/Rapporter Byt lösenord Logga ut 1
Inledning med begreppsförklaringar I denna manual används vissa termer och beskrivningar av tillvägagångssätt. Dessa kommer att beskrivas kortfattat nedan för att förenkla det fortsatta läsandet av manualen. Drop-downmeny Kryssruta Textfält, fält Ej klickad. Klickad. Används för att symbolisera knapp som skall klickas på. Detta är det huvudsakliga gränssnittet för att välja moment i systemet. För att komma åt kursen Externredovisning (A-nivå) klickar man en gång på Grundutbildning så att den blir blåmarkerad och sedan på knappen Öppna. Listan med texter byts ut och man kan då välja A- nivå, grundkurs i den. Listan byts återigen ut och man kan nu välja Externredovisning. Val av period Systemet bygger på att man skall kunna jobba med olika perioder. En period är en termin. Längst upp på Huvudmenyn finns en drop-down där man väljer den aktuella period man vill jobba med. Timlärare Timlärare är en speciell form av användare som skall användas när man använder inhyrd personal som inte finns med som användare i systemet. Då timlärare används får man möjlighet att skriva en beskrivande text. 2
3
Huvudmenyn Vid varje menyval finns en kort beskrivning av vad det innebär. Nedan beskrivs kortfattat hur dessa funktioner skall användas. 4
Budgethantering (endast a och Systemadministratörer) Som ett hjälpmedel åt de momentansvariga så kan det läggas in budgetar i form av antal timmar och antal studenter på varje specifikt moment. Detta görs normalt sett av gruppansvariga, och påverkar inte systemet på annat sätt än som ett organisatoriskt hjälpmedel. Den momentansvarige kan hela tiden hålla ordning på hur många timmar som finns kvar att planera, och får en röd varningssiffra när denna budget överskrids. Denna budget syns även på de momentrapporter som kan skrivas ut. Innan man kommer till sidan för budgethantering måste den period som skall behandlas väljas. Det moment som skall budgetera väljs i listan till vänster och man klickar. När man kommer ner till en nivå som har moment med budget kommer momentets namn visas till höger om listan. Två fält, budgeterade timmar och antal studenter, kan fyllas i. Så fort fältet fyllts i och någon knapp klickas på kommer värdet att sparas. Det behövs alltså inte klickas på någon särskild knapp. Om det moment som skall budgeteras inte finns till höger markeras det i listan och efter att klickas kommer momentet att läggas till och kan ändras. 5
Planering (alla användare) Planering av kurser och verksamheter kan göras på två sätt. Antingen genom att planera på en person eller genom att planera för ett moment. Vid planering på moment väljer man momentet som skall planeras i listan. Den sida man kommer till listar samtliga undermoment till det valda momentet samt de personer som är inplanerade. För att lägga till en person till ett moment väljer man personen i listan längst ner på sidan, samt det moment (kurser har normalt sett tre undermoment) som personen skall planeras på. Därefter trycker man på. Personen läggs nu till under det valda momentet och efter personens namn finns ett textfält där det antal timmar som skall planeras skrivs. Klicka återigen på för att lagra timmarna. Att planera för en användare är i vissa fall enklare, men det kan endast göras av a och Systemadministratörer. Detta görs genom att välja en användare i drop-downlistan och därefter visas sidan där själva planeringen genomförs. Här lägger man till de moment användaren skall delta i. Momenten väljs på nedre delen av sidan och placeras i listan efterhand. Efter att ett moment lagts till går det att planera in tid för personen på momentet genom att skriva in denna i fältet efter momentet. Efter att 6
alla ändringar är gjorda klickas. I listan med personens moment är vissa av momenten markerade med blå text. Detta innebär att de är länkade direkt till momentet och om man klickar på dem kommer man att skickas till sidan för att planera moment. Denna sida kommer man även åt genom att välja att planera på moment istället för person enligt ovan. Det finns även en sökruta för att snabbare hitta det moment man skall planera på. Rapportering (alla användare) Rapportering görs på sätt samma som planering. 7
Signering (alla användare) Bakgrund: När momentansvariga har planerat, eller senare under terminen rapporterat utfallet för ett moment skall varje användare gå in och godkänna denna planering/rapportering. Detta gör man via menyvalet 'Signering'. Tillvägagångssätt: Från huvudmenyn klickar man på knappen. Då kommer man till en ny meny där det finns två val; och. Klickar man på kommer man till en ny sida där man får välja vilken period man vill signera. Välj period i drop-downmenyn och klicka på välj. Sidan man då kommer till visar samtliga inplanerade moment på den inloggade personen samt den tid som planerats. Till höger om den planerade tiden finns en kolumn kallad 'Godkänd tid'. I denna kolumn visas den tid som senast godkänts. Första gången sidan besöks visar de '0'. Kontrollera samtliga tider så att de stämmer och tryck därefter på knappen. När detta görs ändras siffrorna i 'Godkänd tid'-kolumnen till att visa samma tid som i kolumnen för 'Planerad tid'. Om något i planeringen verkar fel, kontakta. 8
Om de momentansvariga skulle ändra planeringen kommer detta att visas genom att tiderna i de två kolumnerna skiljer sig åt och tiden i den högra kolumnen är röd. Efter att planeringen godkänts kan man gå tillbaka till huvudmenyn genom att klicka på den knappen. Man kan även gå tillbaka till menyn för signeringar. Om man väljer 'Signera rapportering' i signeringsmenyn kommer man att signera den tid som rapporterats in av den momentansvarige. Tillvägagångssättet är detsamma som för att signera planering. Observera att all signering görs på den period som valts i huvudmenyn. Vill man signera för en annan period måste denna ändras. 9
Utskrifter/Rapporter (alla användare, dock med begränsnigar) Bakgrund: Rapporter ger användaren av systemet en snabb och enkel överblick över den data som samlats in. Olika användare har tillgång till olika rapporter beroende på deras behörighet i systemet. Det kommer att skapas flera rapporter och de är vanligtvis självförklarande. Därför kommer endast ett fåtal av rapporterna att beskrivas här. Kontroll av signeringar (a och Systemadministratör) Denna rapport visar alla användare man har tillgång till att se (beroende på om man är gruppansvarig eller systemadministratör) grupperade efter grupptillhörighet. Först visas samtliga grupper och deras medlemmar under rubriken 'Överblick över signering av planering'. Därefter visas de igen under rubriken 'Överblick över signering av rapportering'. Användarnas namn visas med två färger. Röd text indikerar att personen ej godkänt sin planering eller rapportering. Visas namnet med grön text är planeringen/rapporteringen godkänd. Till vänster om namnen är en kryssruta. Denna ruta är till för att gruppansvariga skall kunna godkänna planeringen på personerna i sin grupp. Klicka i rutan och tryck på. Byt lösenord (alla användare) Tillvägagångssätt: Klicka på in i de två fälten, och klicka i huvudmenyn. Därefter skrivs lösenordet. Lösenordet är nu ändrat. Logga ut (alla användare) För att logga ut ur systemet klicka. 10