B AS RELE ASE 2.0 (DECEMBER 2010) Båtunionens Administrativa System BAS NYHETER FÖR I T-I NTRESSER ADE BÅTLI VS FUNKTI ON ÄRER BAS rel. 2.0 Översikt I korthet BAS i ny release, 2.0 Driftsätts 6 december Tyvärr hinner vi inte göra handböckerna färdiga till releasen som planerat. För att inte tvingas skjuta ytterligare på releasen gör vi istället denna översikt över de viktigaste förbättringarna i BAS 2.0. Handböckerna kommer inom kort! Om E-Matrikel är markerad kommer en medlem i klubben att kunna se klubbens medlemmar i BAS-K Övergripande Förändringar i Min sida Klubben (ansvarig administratör) har nu möjlighet att ange om en medlem (utan särskild behörighet i sitt användarkonto) ska se uppgifter om övriga medlemmar eller inte. Detta anges med en bockruta E-Matrikel i BAS-M, Klubbdata, se bild till vänster och även i tabellen sidan 8. Om E-Matrikel är markerad kommer en medlem i klubben att kunna se klubbens medlemmar i BAS-K (inte i BAS-M). Man ser då kompletta uppgifter om sig själv (personuppgifter, avgifter, båt(ar) och eventuella schemaaktiviteter. Gällande övriga medlemmar ser man endast personuppgifter (exklusive personnummer). Om E-Matrikel inte är markerad kommer en medlem i klubben endast till Min sida där de egna uppgifterna finns. Min sida har kompletterats med en direktingång till scheman så att medlemmen ändå kan anmäla sig till schemaaktiviteter utan att gå via BAS-K. Glömt lösenord (i inloggningsdialogen) genererar nytt lösenord som sänds till den användare som anger den e-postadress som finns angiven i användarkortet kopplat till korrekt angivet användarnamn. Observera att det alltså måste finnas en e- postadress registrerad sedan tidigare i BAS-M, och att det är den registrerade adressen som måste anges, och det är till den adressen som det nya lösenordet sänds. Den registrerade e- postadressen måste dessutom vara unik för användaren (det funkar inte om alla i en familj finns registrerade med t ex info@familjensvensson.se) Det här är en funktion som funnits ett tag men som inte verkar vara särskilt känd, därför kommenterar vi den åter.
SIDA 2 NYHETER FÖR IT-INTRESSERADE BÅTLIVSFUNKTIONÄRER BAS-K, schema över förändringar Meny Rutin Beskrivning Medlemmar / Sök medlem Medlemsinfo Tidning (BAS-M) synligt även i BAS-K Medlemsinfo Möjlighet att definiera 10 st klubbunika medlemsfält (definieras under Grunddata / klubbinställning ). Dessa fält är alfanumeriska, överförs till medlemsmatrikeln Medlemsinfo Visade, ej redigerbara fält från BAS-M är blåfärgade för bättre läsbarhet Medlemsinfo Visning av födelsedatum (BAS-M) är kompletterad till personnummer om detta angivits i BAS-M. Visar separat avsnitt med aktuella depositioner Visar betalningsdatum Musklick på Avi nr ger utskrift av aktuell avi Medlemmar / Matrikel Excelfil Komplettering med klubbunika medlemsfält. Båtförvaring Bryggor Sorteringsordning kan anges. Se förklaring under Ekonomi - Vinterområden Sorteringsordning kan anges. Se förklaring under Ekonomi - Båtförvaring Bryggplatser Prisformel har kompletterats med fler formler Vinterplatser Prisformel har kompletterats med fler formler Utlåning Deposition och/eller avgift kan knytas till utlånad artikel. Hämtas från Ekonomi - Kö Möjlighet att definiera 10 st klubbunika medlemsfält (definieras under Grunddata - klubbinställning ). Dessa fält är alfanumeriska, överförs till Deltagarlista - Excelfil
NYHETSBREV FÖR PERSONAL SIDA 3 Ekonomi Avgift kan hanteras endast som text vilket medför att den kan kopplas till medlem / förvaring / kö / sektion med valfri periodicitet (för att t ex skrivas ut en gång eller vid flera aviseringar Sorteringsordning vid utskrift (gäller såväl förhandsgranska, skapa pdf som E-post-avisering ). Utskriftsordningen omfattar även vad som anges under Båtförvaring och används för att styra aviernas utseende. Avgift som saknar sorteringsordning kommer vid utskriften sist. Avgift som definierats med Pris = 1 och Periodicitet = ST kan vid kopplingen ändras avseende Antal till Totalbelopp varvid valfritt positivt eller negativt belopp kan anges. Ekonomi Aviseringar / Avisering Aviseringar / Avisering Avisering / Urval Benämning på använd avgift kan ändras. Redan aviserad avgift behåller då gällande benämning i reskontra och andra tabeller medan den nya benämningen påförs tillkommande poster Välj avitext: : Här anges den text som skall finnas i avi-huvudet. Texten definieras under Grunddata / Avitexter E-postavisering sänder ger ingen standardtext till E- postmeddelandet. Vid varje avisering måste önskad text anges under E-postmeddelande Urval har lagts i egen flik som omfattar möjlighet att inkludera och/eller exkludera flera urval i kombination
SIDA 4 NYHETER FÖR IT-INTRESSERADE BÅTLIVSFUNKTIONÄRER Ekonomi Aviseringar Knappen Granska resultat ger möjlighet att vid aktuellt aviseringstillfälle markera/avmarkera det urval avier som skall sändas som E-post (kan t ex användas om man tillfälligt vill använda avierna som adressblad vid klubbutskick eller om man inte vill sända ut en avi gällande avtalad betalningsjustering) Aviseringar Knappen skapa pdf skapar en pdf-fil omfattande aktuell avisering. Denna fil (som visas under tillhörande pdf:er ) kan antingen skrivas ut m hj a webläsarens inbyggda pdf- plugin eller lagras på lokal disk och senare skrivas ut med PCns pdf-applikation. I båda fallen skall utskriften ske med Sidskala = Ingen, utan ikryssad Autorotera och centrera eller Välj papperskälla efter PDF-sidstorlek, varvid utskriften kommer att anpassas till förtryckta bank- och plusgiroblanketter på vilken som helst bläck- eller laserskrivare Aviseringar Knappen bokföringsorder tilldelas ett löpnummer som anges på BF-ordern och som ger bra kontroll över att en obruten serie BF bokas i klubbens ekonomisystem Aviseringar Sänd E-post genererar separat pdf-fil innehållande avi som sänds med E-post till de som i gällande avisering markerats som E- postmottagare. E- postmeddelandets text utgörs av den text som definierats vid skapande av aviseringen. I E- postmeddelandets rubriktext anges mottagarens namn (för att meddelandet lättare skall kunna passera eventuella spam-filter)
NYHETSBREV FÖR PERSONAL SIDA 5 Ekonomi Ekonomi Påminnelser Detta avsnitt är inte färdigt och ändringar har gjorts i rutinerna! Rapport/ bokförda inbetalningar Reskontra Denna rutin är helt ombyggd. En påminnelse är numera ett kontoutdrag där samtliga förfallna avier enligt selekteringen ingår. Man kan valfritt påföra en eller flera avgifter på påminnelsen som då skapar en ny avi i reskontran. Påminnelser kan skapas för ett urval inkluderade / exkluderade medlemmar i kombination med min / max-gränser för inkluderade poster. Påminnelseavier kan l likhet med normala avier återutskrivas från reskontran En bokföringsorder genererad fr o m Version 2.0 numreras och återfinns som kopia av det genererade originalet Reskontran har tillförts funktionalitet: Under sökkriterier kan krediterat datum -intervall anges och bokföringsorder kan tas ut för detta intervall (tidigare måste bokföringsorder genereras för varje enstaka kreditavi). Angivet värde i datum och löpnummer under sökkriterier kopieras till varje post som betalas tills annat datum anges. Samtliga avier (debet-, kredit- och påminnelseavier) som generas fr o m Version 2.0 återfinns som pdf-fil kopplad till respektive reskontrapost. Denna antar den design som angivits då den skapades (BG, PG eller Standardavi). Avier som sänts som bilaga till mail utmärks med ett kuvert bredvid aviposten. Delbetalningsrutinen har förbättrats och mix av delbetalningar / krediteringar får förekomma. Delbetalningar avräknas via separat avräkningskonto som anges under klubbinställningar
SIDA 6 NYHETER FÖR IT-INTRESSERADE BÅTLIVSFUNKTIONÄRER Grunddata Avitexter Här definieras och lagras avitexter. Valfri definierad text kopplas till önskad avisering. Den definierade avitexten kan omfatta logotype (bild), avsändardata som adresser och registreringsnummer samt generella texter. Bilder och inskrivna texter av varierande typsnitt och storlek visas på de avier de kopplas till om dom vid inskrivningen ryms i rutan utan att scroller visas! Kontrollera utseendet i en skapad avi innan du använder den i produktionen. Textrutan kan förvanskas och klippas i avin! Grunddata Extra medlemsfält Här definieras maximalt 10 st valfria fält som blir synliga i medlemskortet och förs över till medlemsmatrikeln (excel). Fälten är scrollbara och alfanumeriska vilket medför möjlighet att registera texter, värden och datum som blir sök- och sorteringsbara i medlemsmatrikeln. Grunddata Extra köfält Här definieras maximalt 10 st valfria fält som blir synliga i köernas medlemsfönster och förs över till excellista som skapas från deltarlistan. Fälten är scrollbara och alfanumeriska vilket medför möjlighet att registera texter, värden och datum som blir sökoch sorteringsbara i medlemsmatrikeln. Härigenom finns möjlighet att t ex skapa sökordningar som alternativ till den datumordning som är standard i köhanteringen. Tänk på att köfälten är gemensamma för alla köer!
NYHETSBREV FÖR PERSONAL SIDA 7 Grunddata Klubbinställningar Här har tillkommit ett avräkningskonto för delbetalningar. Ange ett kontonummer här som återfinns i ekonomisystemet för att skapa avstämningsmöjlighet mellan vad som ligger på avräkning i BAS- och ekonomisystemet. Om man inte önskar avstämningsmöjlighet kan kontonummer som är identiskt med det medlemsfordringskonto som angivits under Grunddata/Fordringskonton. Anledningen till avräkningskontot är att BAS-systemet behöver detta internt för att hantera och korrekt avräkna delbetalningar.
SIDA 8 NYHETER FÖR IT-INTRESSERADE BÅTLIVSFUNKTIONÄRER BAS-M, schema över förändringar Meny Rutin Beskrivning BAS-M Klubbdata E-matrikel kan aktiveras. Denna funktion ger samtliga medlemmar med login-id men utan behörighet, åtkomst till BAS-K och ser där medlemskortet på samtliga medlemmar. Detta är maskat så att textfält och födelsedata / personnummer inte syns mer än på kortet kopplat till den inloggande personen som även ser egna båtar och avgifter. Från avgiftskortet kan utskrift ske av de avier som skapats fr o m Version 2.0. BAS-M Kommunkod EJ KLART! Här anges gällande kommunkod där båtklubben finns. Används av SBU och förbunden för statistikändamål. BAS-M Filer EJ KLART! Skapa konton har försetts med en varning om att rutinen vid skapande av konton också omedelbart sänder dessa till medlemmar med gällande e- postadress. Lista över senast skapade konton sparas för återutskrift.