Rapport avseende intäktsredovisning Mars 2005
Innehåll Inledning...1 Intäktsredovisning...2 Risk för felaktig redovisning av intäkter...2 Granskningsansats...3 Intern kontroll...3 Substansgranskning...3 Utfört arbete...4 Intern kontroll...4 Substansgranskning...4 Iakttagelser...5 Intern kontroll...5 Substansgranskning...5 Slutsats...7
Inledning Enligt den antagna revisionsplanen för 2004 års redovisningsrevision har Deloitte utfört en särskild granskning av intäktsredovisningen inom Region Skåne. Granskningen har utförts enligt planen och redovisas i denna rapport. Deloitte Region Skåne 1
Intäktsredovisning Risk för felaktig redovisning av intäkter Skatteintäkter utgör den dominerande intäkten inom Region Skåne. Regionens intäkter består till över 70 % av skatter och statsbidrag i olika former. Övriga intäkter är av mindre omfattning för den samlade bedömningen av Region Skånes räkenskaper. Skånetrafiken erhåller en del av sina intäkter i form av biljettintäkter från passagerare. Risken med intäktsredovisningen är att Region Skåne redovisar intäkter felaktigt i sin resultaträkning. Region Skånes intäkter uppgick 2003 till 24 847 mkr, varav skatteintäkter 16 058 mkr, generella statsbidrag/utjämning 2 056 mkr, verksamhetsintäkter om 6 686 mkr samt finansiella intäkter om 47 mkr. På grund av sin storlek utgör intäkterna en mycket väsentlig post i regionens redovisning och effekten av felaktigt redovisade intäkter kan komma att påverka Region Skånes resultat väsentligt. Enligt rådet för kommunal redovisning skall kommunalskatten periodiseras och redovisas det år då den beskattningsbara inkomsten intjänas av den skattskyldige. En sådan periodisering av skatteintäkterna uppfyller bäst redovisningens syfte när det gäller att ge en rättvisande bild av en förmögenhetsförändring över tiden. Deloitte Region Skåne 2
Granskningsansats Intern kontroll Skånetrafiken håller för närvarande på att kartlägga sina intäktsflöden. För att säkerställa att det finns god intern kontroll inom intäktsredovisningen, kommer vi att utvärdera denna kartläggning vid vår granskning. Substansgranskning Granskningen av skatter och statsbidrag inriktas i huvudsak mot substansgranskning, vilken främst kommer att utföras på central nivå, då detta bedöms som det effektivaste sättet att granska denna typ av intäkter på. Uppföljning av respektive enhets erhållna skatter i form av regionbidrag görs genom substansgranskning i samband med uppföljningen av koncernmellanhavanden. Statsbidrag kommer även att granskas inom Skånetrafiken, som har ett stort antal statsbidrag. Deloitte Region Skåne 3
Utfört arbete Intern kontroll Vi har utvärderat Skånetrafikens upprättade kartläggning av sina intäktsflöden för att säkerställa att det finns god intern kontroll inom intäktsredovisningen. Skånetrafiken har gjort en kort verbal beskrivning över sina åtta olika intäktsflöden: Kontantautomater Perrongkortautomater Ombord på bussar Egna kundcenter Externa försäljningsställen Ombord på tåg Fakturering Avräkning övriga län, SJ, DSB Skånetrafiken har upprättat en detaljerad kartläggning över intäktsflödena kontantautomater samt perrongkortautomater. Vi har främst fokuserat vår granskning mot dessa två flöden. Vi har stickprovstestat väsentliga nyckelkontroller för att säkerställa att kartläggningen är riktig. Även avseende flödena ombord på bussar, egna kundcenter, externa försäljningsställen samt ombord på tåg har vi gjort viss stickprovsgranskning, trots att detaljerade kartläggningar i form av scheman över flöden och olika kontroller, inte upprättats över dessa intäktsflöden. Substansgranskning Substansgranskning av skatteintäkter har gjorts dels genom avstämning gentemot slutavräkning för 2003 samt motsvarande betalningsavi, dels genom verifiering av skatteintäkter i juli och augusti mot externt underlag. Vi har granskat att ett urval av statsbidragen blivit korrekt intäktsförda. Stickprovsgranskning har skett mot underlag från extern part. Vi har kontrollerat om det finns äldre statsbidrag som inte blivit utnyttjade. Rutinerna för statsbidrag har diskuterats med ansvarig personal. Deloitte Region Skåne 4
Iakttagelser Intern kontroll Vår granskning av kartläggningen av Skånetrafikens intäktsflöden har inte visat på några större avvikelser. I samband med vår granskning av externa försäljningsställen noterades att det enligt BUSPOS fanns 12 annullerade biljetter i oktober för Taxi Kävlinge. Dessa annullerade biljetter hade inte bifogats underlaget. Det finns ingen på Skånetrafiken som säkerställer att annullerade biljetter alltid bifogas redovisningen från de externa försäljningsställena. Vi rekommenderar Skånetrafiken att överväga att införa denna typ av kontroll. Fr o m 2004-11-01 är DSB Tågvärdsbolag ny entreprenör på tågen. Försäljning av biljetter ombord på tågen ska ske via en handdator. Under en övergångsperiod skulle manuell försäljning av tågbiljetter ske. Vid vår granskning i februari 2005 var inte samtlig personal på Tågvärdsbolaget utbildad m a p handdatorns funktion, vilket innebar att det fortfarande såldes manuella biljetter på tågen. Vid manuell försäljning av biljetter ombord på tågen finns förnumrerade biljetter i biljettblocken som varje tågvärd får kvittera ut. Entreprenören har ansvar för att inventera att samtliga intäkter för de manuella biljetter som sålts, även har redovisats till Skånetrafiken. Vid vår granskning i februari 2005 hade DSB Tågvärdsbolag inte gjort denna avstämning sedan de blev ny entreprenör. DSB Tågvärdsbolag avvaktade ett nytt datasystem innan de skulle göra detta. Vi rekommenderar att DSB Tågvärdsbolag gör denna avstämning snarast då det kan vara svårt att reda ut eventuella frågor för långt i efterhand. Substansgranskning Inga avvikelser har noterats i samband med vår granskning av skatteintäkter och statsbidrag hos Finansförvaltningen. Nedanstående avvikelser avser vår granskning av Skånetrafikens hantering av statsbidrag. Ca 8 mkr av de medel som Malmöhus Länstrafik under 1990-talet satte av för projektet Malmöhus överenskommelsen blev över och har sedan projektet avslutades kvarstått som en skuld för statsbidrag i Skånetrafikens balansräkning. Dessa medel används vid behov som buffert för övriga statsbidragsrelaterade projekt. För att denna post ska kunna kvarstå i balansräkningen per 2004-12-31 bör ett underlag tas fram som visar vad detta belopp avser att täcka. Beslut om dessa åtgärder ska vara fattade per 2004-12-31. Posten har snarare karaktär av en avsättning än av en skuld för statsbidrag, varför vi rekommenderar att en omklassificering görs om denna post kvarstår i balansräkningen. När det på Skånetrafikens enskilda statsbidragsfinansierade projekt blir statsbidrag över eller när bidrag saknas, regleras detta mot ett Deloitte Region Skåne 5
utjämningsprojekt. Under året har det blivit ca 6,8 mkr över och Skånetrafiken har startat 4 nya projekt med hjälp av dessa medel. Återrapportering sker inte till Vägverket om att det blivit bidrag över på ett enskilt projekt, utan bidraget omfördelas till andra projekt utan Vägverkets kännedom. Enligt uppgift är Skånetrafiken noga med att de nya projekten också är statsbidragsgrundande. Vi har inte funnit någon dokumentation som visar om detta förfarande är förenligt med statsbidragsreglerna. Vi rekommenderar Skånetrafiken att säkerställa att detta förfaringssätt är förenligt med statsbidragsreglerna samt att använda detta som underliggande dokumentation vid omföring av erhållna bidrag till utjämningsprojektet. Statsbidrag om 2,4 mkr som Skånetrafiken erhållit i början samt mitten av 1990- talet är inte utnyttjade per 2004-12-31. Vi rekommenderar att en genomgång av äldre statsbidrag görs för att säkerställa att det finns en plan för hur dessa bidrag ska användas. Vi har inte funnit någon dokumentation som visar om dessa statsbidrag ska betalas tillbaka om de inte blir utnyttjade inom en viss tid. Skånetrafiken räknar med att kunna använda dessa statsbidrag under 2005. Skånetrafiken erhåller vanligtvis statsbidrag i förskott och beloppet skuldförs då i sin helhet. Avseende fyra projekt löses skulden sedan upp i takt med att kostnader läggs ned avseende det projekt som statsbidraget erhållits för. Vi har inte funnit någon dokumentation som motiverar varför använda planer har valts. Enligt uppgift görs upplösningen av skulden för statsbidragen för dessa fyra projekt mot avtalstiderna för underentreprenörerna. Detta bedöms som rimligt av oss. Under vår granskning har vi funnit det svårt att få en samlad bild över hanteringen av, respektive dokumentationen av, statsbidragen. Information om statsbidragen finns hos olika personer inom Skånetrafiken. Vi rekommenderar Skånetrafiken att för de fyra projekten dokumentera hur plan valts för upplösning av skulden för erhållet statsbidrag. Vi rekommenderar även att en uppföljning av valda planer görs mot avtal med underentreprenörerna. Detta för att säkerställa att planerna är rimliga jämfört med faktiskt utfall samt att avtalen fortfarande gäller. Denna uppföljning bör dokumenteras. Vi rekommenderar vidare Skånetrafiken att se över sina rutiner för dokumentation av statsbidragen och att överväga att samla all dokumentation på ett ställe internt för att öka överskådligheten i efterhand. Erhållna statsbidrag skuldförs på två olika konton i Skånetrafikens huvudbok. På konto 2937 ska statsbidrag där Skånetrafiken endast är kommunernas förmedlare/administratör bokföras och på konto 2994 ska statsbidrag där Skånetrafiken själv står som mottagare bokföras. På konto 2937 finns dock en del blandade statsbidrag där en del avser Skånetrafiken och resten avser kommunen där projektet ska genomföras. Eftersom konto 2937 och konto 2994 förs till olika balansposter i balansräkningen, övriga skulder respektive förutbetalda intäkter, är det inte bra att statsbidrag med olika mottagare blandas på konto 2937. Vi rekommenderar att statsbidrag som har både Skånetrafiken och en eller flera andra parter som mottagare delas upp och att den del som avser Skånetrafiken bokförs på konto 2994. Deloitte Region Skåne 6
Slutsats Granskningen av skatteintäkter samt finansförvaltningens hantering av statsbidrag har genomförts utan anmärkningar. Avseende Skånetrafikens hantering av statsbidrag har ett antal iakttagelser noterats. Vi har lämnat rekommendationer avseende dessa iakttagelser. Ett par iakttagelser av intern kontroll natur har lämnats med avseende på granskningen av Skånetrafikens intäktsflöden. Vid genomförd redovisningsrevision av Region Skånes intäkter har inget framkommit som tyder på väsenliga felaktigheter beaktat Region Skånes ställning och resultat. Deloitte Region Skåne 7