1 (11) PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2 2015 2015-03-07 (09.30-16.00) Deltagare SVEMO Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Thomas Avelin Olle Bergman Tony Jacobsson Peter Svensson Carl-Erik Sörman Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator Gäster Björn Samuelson Revisor 1 MÖTETS ÖPPNANDE SAMT GODKÄNNANDE AV DAGORDNINGEN Ordförande Håkan Leeman öppnade mötet. Den utskickade agendan godkändes med två undantag. Punkten 5.12 och punkten 5.13 ströks från agendan. 2 VAL AV JUSTERINGSMAN Agneta Andersson valdes att justera dagens protokoll. 3 FÖREGÅENDE PROTOKOLL Styrelseprotokoll nr 1 2015 godkändes och lades till handlingarna. Styrelsen bekräftade beslut i VU-protokoll 2015-02-03. Styrelsen bekräftade beslut i VU-protokoll 2015-02-10.
2 (11) 4 RESULTATRAPPORT Ekonomichef Martin Jarl gick igenom resultatrapporten från februari. Styrelsen kunde konstatera att det är en bra start på året. Det ser positivt ut och man hoppas att trenden håller i sig. 5 ÄRENDEN 5.1 Rapport från revisorn ( Id: 630 ) Revisor Björn Samuelson gick igenom årsredovisningen och konstaterade att det är god ordning på bokföringen. Vissa konton diskuterades om de skall finnas kvar. Beslut togs gällande konto 2482 Microspeedway, kontot upphör och pengarna skall användas i nya speedway-projekt under de kommande åren. Det uppdrogs åt sektionen att använda pengarna. Styrelsen undertecknade den av revisorn presenterade årsredovisningen. Styrelsen tackade Björn Samuelsson som lämnade mötet efter denna punkt.
3 (11) 5.2 Ersättning vid utlandsuppdrag (PW) ( Id: 631 ) Fråga om traktamenten och ersättningar vid uppdrag i utlandet har diskuterats och styrelsen behöver analysera alternativen och ta beslut i frågan. Frågan fick förnyad aktualitet då kostnaden för den planerade vistelsen i Geneve i samband med FIM-mötet steg med 25-35% på grund av ändrad valutakurs. Sammantaget är det internationella deltagandet i kommissioner och arbetsgrupper en avsevärd kostnadspost i Svemos budget. Svemo styrelse har skickat ut ett mail till samtliga internationella delegater och frågat efter deras syn på detta. När det gäller kommissionsmöten är bilden något rörig, dels sker det samlade möten FIMs februarimöte, FIM E kongress o kommissionsmöte, där en större grupp åker till samma plats, och dels lägger de olika kommissionerna sina möten i olika delar av världen och vid olika tider. Svaren som inkommit från de personer som har ideella uppdrag utanför Sverige varierar kraftigt mellan, -ingen ersättning alls till -ersättning för förlorad arbetsinkomst. 1. Personal, följer de regelverk som finns gällande traktamenten vid arbete i utlandet. 2. Kursdeltagare/utbildningar, inga traktamenten utgår då det normalt ingår kost och logi vid utbildningarna. Om så inte skulle vara fallet, ska ersättning utbetalas mot kvitto. Utebliven arbetsinkomst ersätts ej. 3. Kommissionsmöten, skatteverkets regler gällande traktamenten gäller. Utebliven arbetsinkomst ersätts ej. Kommissionsledamöterna uppmanas överlag att boka så kostnadseffektivt som möjligt.
4 (11) 5.3 Arbetsgruppen Idrottslyftet (PW/AW) ( Id: 632 ) Arbetsgruppen Handslaget/Idrottslyftet består idag av, Jörgen Hafström (sammankallande), Bertil Bergström, Lena Bleckman (Handläggare) samt GS Per Westling som adjungerad. Arbetsgruppen har funnits i 13 år och har delat ut stora pengar till föreningarna. Jörgen Hafström och Bertil Bergström ställer nu sina platser till förfogande. Styrelsen beslutade att be Valberedningen att till nästa styrelsemöte ta fram förslag på namn att ersätta Jörgen och Bertil med. 5.4 Inval och utträden klubbar 2014 (PW) ( Id: 633 ) Styrelsen beslutade godkänna inval och utträden enligt lista. Styrelsen tackade särskilt för uppgifterna som beskrev bakgrund till varför de valt att gå ur eller lagt ner klubben. 5.5 Definition av fadderrollen (HL) ( Id: 634 ) Att vara fadder för en sektion, kommitté och/eller distrikt har tidigare inte varit reglerat eller definierat. Den senaste tiden har behovet växt kring att tydliggöra vilken roll och uppgift faddern har. Det bifogade förslaget är tänkt att tjäna som en form av arbetsbeskrivning för styrelsens faddrar, med avsikt att distribuera det till samtliga våra sektioner, kommittéer och distrikt. Styrelsen beslutade efter diskussion kring innehållet att baserat på förslaget som styrelsen diskuterade skapa en arbetsbeskrivning för faddrarna, samt att sedan distribuera denna till i första hand sektioner, kommittéer och distrikt; samt i andra hand till övriga medlemmar i Svemo på lämpligt sätt. Man beslutade även att begreppet "fadder" byts mot "styrelsens kontaktperson".
5 (11) 5.6 Organisationsutredningen (HL/PW) ( Id: 635 ) Efter förbundsmötet gjorde styrelsen upprepade försök att med interna resurser skapa arbetsgrupper för att kunna genomföra den organisationsutredning som förbundsmötet fattade beslut om. Det konstaterades under hösten att det var svårt att hitta ledare till de olika arbetsgrupperna, och ett omtag var nödvändigt. GS samt Håkan Leeman vände sig då till SISU för hjälp. Detta har utmynnat i ett första förslag till hur arbetet skulle kunna organiseras samt vilka krav detta kommer att ställa på Svemo organisation. Styrelsen beslutar att ge GS och ordföranden i uppdrag att fortsätta diskussionerna med SISU i linje med deras preliminära förslag, samt att återkomma till nästa styrelsemöte med en mer detaljerad plan för hur arbetet skall genomföras. 5.7 Upplägg Träffpunkt Distrikt (HL/PW) ( Id: 636 ) I samband med styrelsemötet 25 april kommer traditionsenlig Träffpunkt för distrikten att genomföras, 26 april. Förutsättningar för mötet har distribuerats tidigare och finns i bilaga. Styrelsen har att ta ställning till program, tider och innehåll i förslaget. Styrelsen fastställer dagsprogrammet samt uppdrar åt kansliet att gå ut med inbjudan till distrikten samt erbjuda distrikten att anmäla ämnen som bör tas upp på mötet.
6 (11) 5.8 Godkännande stadgar Södra Motorcykelförbundet (ÅK) ( Id: 637 ) Svemo styrelse ska godkänna Södra Motorcykelförbundets stadgar. Styrelsen beslutar godkänna Södra Motorcykelförbundets stadgar i presenterat skick. 5.9 Dispenser för barn vid internationellt tävlande (HL/TA) ( Id: 638 ) Efter att RF uppdaterade sina Anvisningar för Barn- och Ungdomsidrott i maj 2014, har dessa godtagits även av Svemos styrelse vid styrelsemötet i augusti 2014. Det innebär att vi skall säkerställa att vår verksamhet bedrivs i enlighet med dessa anvisningar. Anvisningarna behandlar bland annat internationellt tävlande för barn. Styrelsen och kansliet har dock märkt att det fortfarande diskuteras att ge dispenser för internationellt tävlande till barn, i konflikt med anvisningarna som Svemo ställt sig bakom. Styrelsen vill därför skärpa hanteringen av dispenser för barn som vill tävla internationellt. Styrelsen diskuterade möjliga förslag till hur man kommer tillrätta med frågan om barns internationella tävlande. Styrelsen diskuterade olika lösningar och beslutade skicka tillbaka förslagen till Idrottsgruppen för feedback. Slutligt beslut skall fattas av VU alternativt på nästa styrelsemöte. Man beslutade dock om att Svemo fortsatt skall arbeta för att såväl FIM som FIM Europe upphör med mästerskapstävlingar för barn. 5.10 Styrelserepresentation på tävlingar (PW) ( Id: 639 ) Styrelsen fördelade uppdragen att åka som representanter på de olika VM/EM tävlingar som är under 2015.
7 (11) 5.11 Revisor FIM Europe (PW) ( Id: 640 ) Inför FIM Europé-kongressen på Malta, första helgen i juli, har ledningen från FIM E ställt frågan till Svemo om vi kan nominera en Svensk kandidat till posten som revisor. FIM E har tre förtroendevalda revisorer som välj på 4 år. Vid kommande FIM E möte skall en av dessa revisorer väljas. Den revisor som nu har posten har aviserat att han inte vill bli omvald. Styrelsen beslutar nominera Martin Jarl till posten som revisor på FIM E. 6 RAPPORTER 6.1 Uppföljning av 3:1 gruppens slutrapport (ÅK) ( Id: 744 ) Åke Knutsson rapporterade punktvis statusläget gällande 3:1 gruppens slutrapport. Styrelsen kunde konstatera att arbete sker på de flesta punkterna samt att en del punkter är klara. 6.2 Rapport Fond skadade förare (PW) ( Id: 745 ) Stiftelsen Svemo och Ingvald Johanssons minnesfond, i dagligt tal kallat fonden för skadade förare, har genom sin ordförande Stig Klemetz, via brev informerat styrelsen om beslut man fattat.
8 (11) 6.3 Arbetsbeskrivning sektioner (PW) ( Id: 746 ) Per Westling informerade styrelsen det pågående arbetet med uppdragsbeskrivningar. Uppdragsbeskrivningar för sektioner/kommittéer samt andra "roller" inom förbundsledningen är under ständig förändring. Uppdragsbeskrivningen är ett sätt för styrelsen att tydliggöra för de förtroendevalda som utsetts för olika uppdrag vad styrelsen förväntar sig av dessa, vilka ansvarsområden man har, vilka avgränsningar som finns och vilka arbetsrutiner man har att följa. Avsikten med uppdragsbeskrivningarna är således att ge alla inblandade parter tydligare roller. Ett antal uppdragsbeskrivningar behöver nu omarbetas. Styrelsen uppmanade kansliet att ta fram en mall för uppdragsbeskrivningar samt sända den till styrelsen. 6.4 Rapport SDF-årsmöten (Berörda) ( Id: 747 ) Muntlig komplettering av skriftliga rapporter från dem som varit ute på distriktens årsmöten. Styrelsen konstaterade att det alltjämt är väldigt lågt deltagande vid årsmötena i Norrlandsdistrikten. 6.5 Rapport Motorfederationen (HL) ( Id: 748 ) Håkan Leeman rapporterade från möte med Motorfederationerna. Motorfederationen (Bilsport, Flygsport, Båtsport samt Svemo) samlas årligen för att diskutera gemensamma frågor samt att genomföra ett möte i Kungl. Medaljkommittén. Mötet bekräftar att vi alla fyra har gemensamma problem och utmaningar och att vi har mycket att vinna på att samarbeta och att utbyta erfarenheter.
9 (11) 6.6 Rapport Internationella möten (PW) ( Id: 749 ) GS Per Westling kompletterade sin mycket utförliga rapport om de många internationella möten som Svemo deltagit i under början av detta år. Svemo har dels genom förtroendevalda och dels genom GS och personal deltagit i ett antal internationella möte. Förutom de frågor som drivs av de förtroendevalda inom respektive kommissioner, är förbundet aktivt i ett antal andra frågor gällande bland annat, ledarutbildning, försäkrings/licensfrågor, TA- system och andra administrativa verktyg och inte minst miljöfrågor. 6.7 Kommunikation från Karlstad MX (PW/ÅK) ( Id: 750 ) Åke Knutsson kompletterade sin skriftliga rapport gällande inkommen kommunikation från Karlstad MX. 6.8 Rapport IT/TA (PS/PW) ( Id: 751 ) Peter Svensson kompletterade sin skriftliga rapport. Arbetet med IT fortskrider. TA systemet följer den åtgärds- plan som är lagd och tidigare prioriterad. IT-rådet återkommer vid aprilmötet med en samlad bedömning över hur IT/TA ska hanteras kommande år. 6.9 Rapport SM-veckan (HL) ( Id: 752 ) Håkan Leeman rapporterade från SM-veckan i Örebro där Svemo genomförde två tävlingar: stadioncross i snöskoter samt inomhus-trial. Lokal arrangör var MSK Hammaren.
10 (11) 6.10 POSOM - ny jourhantering (PW) ( Id: 753 ) Per Westling informerade styrelsen om eventuell ny jourhantering. Kansliet har under en längre tid sökt olika lösningar för hur jouren vid allvarliga olyckor skall hanteras. Idag hanteras jourtelefonen av fyra personer som bär den med sig en vecka var. Systemet är en nödlösning som nu tillåtits fungera under längre tid i avvaktan på att en bättre lösning hittats. Nu har samtal med POSOM (ledande inom krishantering. Se www.posom.se) genomförts som verkar mycket lovande. Ett samarbete med den organisationen kan komma att innebära avsevärda förbättringar och vi kan skapa ett "Joursystem" vid allvarliga olyckor som ger de utsatta ett betydligt bättre stöd i en krissituation. Styrelsen beslutade att Svemo ska söka medlemskap i POSOM. 6.11 Rapport RF/SF-dialog (HL/PW) ( Id: 754 ) Håkan Leeman kompletterade sin skriftliga rapport. Varje halvår genomför RF träffar med sina SF. Denna gång var huvudområden det kommande Riksidrottsmötet, en eventuell sammanslagning av RF och SISU, den pågående strategiutredningen samt Idrottslyftet. 6.12 Rapport Speedwayöverenskommelse (PS/PW) ( Id: 755 ) Peter Svensson rapporterade om den överenskommelse mellan Trackracingsektionen inom Svemo och Speedwayklubbarna som gjorts gällande Marknads- och Mediarättigheter för de närmaste åren t.o.m. 2017. 6.13 Remissvar till RF (HL/ÅK) ( Id: 756 ) Vid senaste styrelsemötet i januari fick VU i uppdrag att besvara de tre remisser som RF skickat ut inför Riksidrottsmötet i maj. Håkan Leeman redogjorde för de svar som VU enats om och som skickats till RF.
11 (11) 6.14 Möte SBF om miljöarbete (HL/PW) ( Id: 757 ) Per Westling rapporterde om när Håkan Leeman och Per Westling besökte Svenska Bilsportförbundet, SBF, Kenneth Thorén ordförande och Thomas Jansson GS, för att diskutera gemensamma frågor. Diskussionen rörde bland annat säkerhetsfrågor, organisationsstrukturer, RF relationer samt miljöfrågor. 6.15 Det ideella engagemanget enligt 3:1 gruppens slutrapport (TA) ( Id: 758 ) Thomas Avelin kompletterade sin skriftliga rapport om hur Utbildningskommittén jobbat med det ideella engagemanget enligt det uppdrag man fått ur 3:1-gruppens slutrapport. 6.16 Möjliga rekommendationer vid MX-träning (PW) ( Id: 759 ) Styrelsen tog del av säkerhetsgruppens arbete. Styrelsen betonar att det är viktigt att detta går vidare till motocrossektionen. 6.17 Licensrapport (PW) ( Id: 760 ) Styrelsen tog del av licensstatistiken för februari månad. Vi ligger på en stabil nivå. 7 NÄSTA MÖTE Nästa möte är i Norrköping den 25/4-2015. 8 AVSLUTNING Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2015-03-10 Justerare Agneta Andersson Godkänt via mail 2015-03-10