Granskning av de kommunala bolagens rutiner för kontroll av mobiltelefonkostnader Finspångs kommun



Relevanta dokument
Intern kontroll avseende fakturahantering

Laholmshem AB & Kommunfastigheter i Laholm AB

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering

Reglemente för attest och utanordning samt kontroll av ekonomiska transaktioner ( Inkluderarar bilaga 1 och 2 )

Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker

Ekonomiavdelningen (5) REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I VÄRNAMO KOMMUN

Externt finansierade projekt

Attestreglemente för Borgholms kommun

Granskning av intern kontroll i hanteringen av kommunens och bolagens bilar

Revisionsrapport Oxelösunds kommun

Lekmannarevision erfarenheter från Norrköpings kommun 2015

Granskning av leverantörsfakturor

Gränsdragning drift/investering

Granskning av interna kontrollen

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Administrativa rutiner inom räddningstjänsten. Miljö- och byggnadsnämnden

Katrineholms kommuns författningssamling

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

Löpande intern kontroll i administrativa rutiner. Kollektivtrafiknämnden. Region Västmanland. Regionens förtroendevalda revisorer Mars 2019

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Lönehanteringen. Klippans kommun. December Författare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sid LAHOLMS KOMMUN Sammanträdesdatum 5 Barn- och ungdomsnämnden Dnr

Granskning av kommunens beredskap avseende EKOfrågor (Etik, Korruption och Oegentligheter) Revisorerna Bollnäs kommun

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest och kontroll av ekonomiska transaktioner

Attestreglemente för Malung-Sälens kommun

Granskning av landstingets regler och rutiner för attestering av leverantörsfakturor och löner

Uppföljande granskning: leasingbilar

Intern kontroll avseende inköpskort

Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner

Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari Tjörns kommun. Granskning av upphandling och inköp.

Granskning av utbetalningar

Granskning av leverantörsregister och leverantörsutbetalningar

Granskning av utbetalningar

Granskning av förrådsverksamheten

Svedala Kommuns 4:16 Författningssamling 1(6)

Revisionsrapport Granskning av arvoden till förtroendevalda. Härnösand Kommun

Uppföljning av granskningen av den interna. mobiltelefoner och kassor

Revisionsrapport Internkontroll avseende drivmedelskort till kommunens bilar Anna Carlénius Kiruna kommun Mars 2015

Granskning av rutiner och vissa kostnader avseende telefon- och Internet. Jönköpings kommun. Juni 2006 Johan Bokinge

Regler för attest i Göteborgs Stad, med utbildningsnämndens kompletterande anvisningar.

Uppföljning av Miljöplan 2006

Granskning av bisysslor 2013

Revisionsrapport. Granskning av Bisysslor Landstinget Halland Anita Andersson. Leif Jacobsson

Interna kontrollen Primärvårdsnämnden i Varberg

Kommunfullmäktige 'Kommunstyrelsen. Granskning av fakturahanteringen. På vårt uppdrag har pwc utfört en granskning av fakturahanteringen.

Hallstahammars kommun

Attestordning för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet

Granskning av intern kontroll

GNESTA gh i KOMMUN -X

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM

Granskning av inköpskort, uppföljning. Halmstads kommun. Revisionsrapport. Februari Kerstin Sikander Carl-Magnus Stensson

SKAPAT AV DOKUMENT SKAPAT DOKUMENTTYP. Helena Ekroth Riktlinje BESLUTAT AV DOKUMENT BESLUTAT VERSION SID

Granskning av intern kontroll vid naturbruksgymnasierna

Regler för attest i Göteborgs Stad

Rutiner för inventering av kommunens konst

Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November Deloitte All rights reserved.

Revisionsrapport Representation Regler och rutiner. Härjedalens kommun

Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Granskning av fakturahantering

Landstingets innehav av företagskort (kontokort)

Löpande intern kontroll i administrativa rutiner Kostnämnden

Jönköpings kommun Uppföljning av tidigare granskning avseende mervärdesskatt. Revisionsrapport 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna

Debiteringsrutiner Taxe- och avgiftsnämnden

Ärende 22. Redovisning av internkontroll kommunstyrelsen 2015 avseende fakturor för representation, kurser, resor och hotell

Läkemedelsfakturor intern kontroll

Lönehanteringen Ängelholms kommun December 2010 Anna Eriksson, revisionskonsult Karin Andersson, revisionskonsult Kenix Vuong, riskhanteringskonsult

Revisionsrapport Uppföljande granskning av rapporten Attester och utbetalningsrutiner

Uppföljning av granskning av intern kontroll avseende drivmedelskort

Tillämpningsanvisning

Revisionsrapport. Gotlands kommun. Intern kontroll vid handläggning av bostadsanpassningsbidrag. Mats Renborn

Revisionsrapport. Granskning av Delårsrapport januari augusti Avesta kommun. Oktober Robert Heed

Attest och u ta n ord n i n g

Revisionsrapport Intern kontroll avseende representation och resor hos samtliga nämnder

Kommunal Författningssamling

Uppföljning - Ägarstyrning av kommunens företag

Granskning av Staffanstorps kommuns leverantörsskulder och dess system

Regler och rutiner för internprissättning mellan kulturskolan och grundskolan

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Riktlinje för attestering

Riktlinjer för attest med tillämpningsanvisningar

Ånge Fastighets och Industri AB Kommunstyrelsen. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium. Revisionsrapport: Granskning av bisysslor

Granskning av rutiner för kravverksamheten

Riktlinjer för telefoni

UaFS 2/ Blad 1 BESTÄMMELSER FÖR TELEFONANVÄNDNING. 1 Allmänt sid 1.1 Allmänt Definitioner/förklaringar 2

Granskning av lönehanteringen

Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer. 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente om attest iakttas.

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Verifikationsgranskning

1. Antagen av kultur- och fritidsnämnden den XX XX 2011, XX

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012.

Regler. Fö r ekönömiska transaktiöner. Vision. Program. Policy. Regler. Handlingsplan. Riktlinjer Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnd

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

Telia Delad faktura. Handbok

Transkript:

Revisionsrapport* Granskning av de kommunala bolagens rutiner för kontroll av mobiltelefonkostnader Finspångs kommun 2008-06-09 Stefan Knutsson *connectedthinking

Innehållsförteckning 1 Bakgrund och syfte...3 2 Metod...3 3 Sammanfattning och åtgärdsförslag...4 4 Policydokument...5 5 Granskningsresultat...5 5.1 Efterlevande av policydokument...5 5.1.1 Finspångs tekniska verk...5 5.1.2 Vallonbygden...6 5.1.3 FINET...7 2

1 Bakgrund och syfte Finspångs kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska de kommunala bolagens rutiner för kontroll av mobiltelefonkostnader. Granskningen ska undersöka om det om det finns policydokument avseende ovanstående och hur eventuella regler följs. Granskningen ska också undersöka om det sker en tillräcklig kontroll av mobiltelefonanvändningen samt dess kostnader inom bolagen samt om attestering av fakturorna sker på ett korrekt vis. Revisionsfrågan som ska besvaras lyder enligt nedan: Finns fungerande rutiner för kontroll av mobiltelefonkostnader inom kommunens bolag? 2 Metod Granskningen har avgränsats till att omfatta de kommunala bolagen. Verifiering har skett genom granskning av policydokument. Kontroll mot ovan gällande dokument har skett genom stickprovsgranskning av 31 fakturor. Granskningen omfattar Finspångs tekniska verk, Vallonbygden och FINET. Urvalet av ärenden har gjorts slumpmässigt utifrån erhållen datafil omfattande samtliga mobiltelefonkostnader per bolag under perioden december 2007 till mars 2008. Intervjuer har skett med ekonomichefen för respektive bolag. 3

3 Sammanfattning och åtgärdsförslag Svar på revisionsfrågan Finns fungerande rutiner för kontroll av mobiltelefonkostnader inom kommunens bolag? Min bedömning är att nuvarande rutin för kontroll är tillfredställande och ger möjligheten att fånga upp större avvikande kostnader. Möjligheten till en mer genomgripande faktura kontroll bedöms som begränsad i de fall detaljspecifikation av faktura saknas. Åtgärdsförslag För att stärka rutinen för kontroll av mobiltelefonkostnader föreslås följande: Efterlevande av riktlinjer för mobiltelefonanvändning kan kontrolleras genom införande av delad faktura för samtliga abonnemang samt information till berörda om gällande riktlinjer. Införskaffa tilläggstjänsten detaljspecifikation för samtliga abonnemang i syfte att möjliggöra genomgripande kontroll. Tillse efterlevandet av attestordning med hänsyn till att beslutsattest ej bör ske av egen faktura. Upprätta en rutinförteckning/checklista över kontrollmoment som beslutsattestant skall genomföra innan godkännande. 4

4 Policydokument Bolagen anser själva at de följer kommunens riktlinjer för telefonianvändning. I dokumentet finns ett särskilt stycke gällande nyttjande av mobiltelefon. Aktuellt dokument är upprättat 2004-03-02 och benämns riktlinjer för telefonanvändning i Finspångs kommun. Av riktlinjen framgår följande gällande mobiltelefon: Mobiltelefon får inte på arbetsgivarens bekostnad nyttjas privat annat än för korta meddelanden till familjen. Delad faktura skall alltid användas om du använder mobiltelefon för privatsamtal. Delad faktura innebär att man får en faktura för privata samtal och en faktura för organisationsnumrets samtal. 5 Granskningsresultat 5.1 Efterlevande av policydokument 5.1.1 Finspångs tekniska verk Inom bolaget finns mobiltelefonabonnemang som inte är kopplade till delad faktura enligt gällande riktlinje. Privatsamtal ingår således i de fakturor som inkommer till bolaget för betalning. För att tillse att privata samtal inte bekostas av arbetsgivaren skall den anställde betala för dessa. För de abonnemang där delad faktura tillämpas skall likväl betalning ske för privata samtal som belastar fakturan till bolaget. För flertalet av bolagets abonnemang ingår detaljerad specifikation vilket möjliggör kontroll per enskilt samtal, SMS, etc. Rutin för kontroll sker i enlighet med befogenhetsreglementet där beslutsattest skall intyga att inköpet är korrekt och att kostnaden avser verksamheten. Detta innebär följaktligen att beslutsattestant har ansvar att kontrollera att enbart kostnader som tillhör verksamheten kan godkännas. För att ge en bild av hur trafikavgiftskostnaden är fördelade följer nedan en uppdelning utifrån gjorda stickprov: Fördelning av total trafikavgift (%) Mobilsamtal 45 Fasta nätet 12 SMS/MMS 3 Interna samtal 11 Utlandssamtal 29 Fördelning utifrån totala kostnaden till mobil och fasta nätet (%) Mobilsamtal kvällar och helger 24 Fasta nätet kvällar och helger 27 5

Enligt attestordningen skall egna kostnader attesteras av närmast överordnad attestberättigade person. Kommentarer Vid granskning av fakturor och medföljande detaljspecifikation bedöms sannolikt privatsamtal förekomma. Enligt min bedömning sker i de flesta fall en rimlighetskontroll av fakturan istället för en mer genomgripande kontroll av kostnader hänförliga till bolaget respektive abonnemangsnyttjaren. Vid kontroll av betalningar för privatsamtal framgår det att tre inbetalningar gjorts under granskningsperioden. Kontroll av slutlig attest påvisar att attest sker av egen faktura. 5.1.2 Vallonbygden Bolaget tillämpar delad faktura för samtliga mobiltelefonabonnemang i enlighet med riktlinjen. Kostnad för privatsamtal som belastar fakturan till bolaget skall justeras via betalning till bolaget. Bolaget nyttjar inte tjänsten detaljspecifikation från mobiltelefonoperatören. Rutin för kontroll av fakturor framgår i bolagets attestordning. Beslutsattestant skall intyga att kostnaden är hänförlig till verksamheten. För att ge en bild av hur trafikavgiftskostnaden är fördelade följer nedan en uppdelning utifrån gjorda stickprov: Fördelning av total trafikavgift (%) Mobilsamtal 42 Fasta nätet 12 SMS/MMS 3 Interna samtal 16 Utlandssamtal 1 Datatjänster 11 Förmedlade tjänster 15 Fördelning utifrån totala kostnaden till mobil och fasta nätet (%) Mobilsamtal kvällar och helger 23 Fasta nätet kvällar och helger 31 Kommentarer Eftersom detaljspecifikation inte finns att tillgå vid kontroll av fakturor kan ingen tydlig verifiering ske av privatsamtal. Bedömning görs att endast rimlighetsbedömning tillämpas vid kontroll av faktura. För att ge förutsättning till en fullgod rutin för kontroll krävs initialt att detaljspecifikation finns att tillgå som kontrollunderlag. 6

Vid kontroll av betalningar för privatsamtal framgår det att en inbetalning gjorts under granskningsperioden. Kontroll av slutlig attest påvisar att attest sker av egen faktura. 5.1.3 FINET Bolaget tillämpar inte delad faktura för de abonnemang som finns registrerade på bolaget. Ett undantag är ekonomichefens abonnemang vilket kvarstår från tidigare tjänst inom annat bolag. Privatsamtal som belastar fakturan skall justeras via betalning till bolaget. Bolaget nyttjar inte tjänsten detaljspecifikation från mobiltelefonoperatören. Aktuell attestordning saknas för bolaget. Senast upprättade dokumentet är från tiden då bolaget ingick i Tekniska verken. Dokument är dock under upprättande och skall finnas klart för beslut i juni. Enligt uppgift gäller dock den praxis som tillämpas gällande attester, det vill säga att beslutsattestant har ansvar att kontrollera att enbart kostnader som tillhör verksamheten kan godkännas samt att beslutsattest inte får ske av egen faktura. För att ge en bild av hur trafikavgiftskostnaden är fördelade följer nedan en uppdelning utifrån gjorda stickprov: Fördelning av total trafikavgift (%) Mobilsamtal 44 Fasta nätet 8 SMS/MMS 1 Interna samtal 13 Utlandssamtal 27 Datatjänster 6 Förmedlade tjänster 1 Fördelning utifrån totala kostnaden till mobil och fasta nätet (%) Mobilsamtal kvällar och helger 17 Fasta nätet kvällar och helger 14 Kommentarer Detaljspecifikation finns inte att tillgå vilket medför att en tydlig verifiering av privatsamtal inte är möjlig. Min bedömning är att endast rimlighetsbedömning tillämpas vid kontroll av faktura. För att ge förutsättning till en fullgod rutin för kontroll krävs att detaljspecifikation finns som kontrollunderlag. Vid kontroll av betalningar för privatsamtal framgår det att en inbetalning skett under granskningsperioden. Kontroll av slutlig attest påvisar att attest sker av egen faktura. 7