Instruktion 1 (19) Instruktion till avropsblankett och utvärderingsmall Säkerhetssystem 1. Inledande kommentarer I samband med att avrop görs från de statliga ramavtalen för Säkerhetsteknik rekommenderas att använda den avropsblankett som har tagits fram av. Syftet med avropsblanketten är att för leverantörerna tydliggöra den avropande organisationens behov av produkter och tjänster, och möjliggöra en utvärdering av leverantörernas lösningsförslag och priser vid en förnyad konkurrensutsättning. Blanketten fungerar alltså både som avropsförfrågan och avropssvar och riktar sig således till såväl avropande organisationer som ramavtalsleverantörerna. För att få en översikt över leverantörernas avropssvar och kunna redovisa hur en ev. bedömning av lösningsförslag har gjorts, samt en sammanställning inför tilldelningsbeslut, fyller avroparen även i en utvärderingsmall. Denna instruktion beskriver översiktligt hur blanketterna är uppbyggda samt vad man som avropare och leverantör ska tänka på när man fyller i dem. Observera att för att kunna genomföra ett korrekt avrop som leder till en för den avropande organisationen god affär, krävs ett förarbete som innefattar att man har preciserat sina behov inom det aktuella tjänsteområdet. För att genomföra avropet krävs normalt en kompetensmässig mix omfattande kunskap inom säkerhetsområdet, grundläggande upphandlingskunskap samt ett visst grundläggande Excelkunnande. Det är således en god idé att bilda en arbetsgrupp som består av såväl personer med kunskaper inom säkerhetsområdet som upphandlare eller inköpare som tillsammans kan arbeta fram underlaget till avropsförfrågan. Hur avropet i övrigt ska gå till beskrivs dels grundläggande i ramavtalsbilagan Avropsrutiner samt mer utförligt i dokumentet Guide för att underlätta ert avrop som också finns att hämta på www.avropa.se. s ambition är att tillhandahålla den information och de verktyg som efterfrågas av användarna av avtalet. Det är därför viktigt att eventuella synpunkter eller önskemål skickas till förvaltningsansvarig för ramavtalen. Kontaktuppgifter finns på www.avropa.se. 2. Ladda ner avropsblanketten Avropsblanketten, liksom utvärderingsmallen, finns att ladda ner från www.avropa.se under ramavtalsområde Säkerhetsteknik/Säkerhetssystem KlEricss G:\Itu-Gemensamt\Ramavtalsförvaltning\Säkerhetsteknik\53-0101-2009\Avropsdokument\Instruktion - avropsblankett och utvärderingsmall Säkerhetsteknik.doc
Instruktion 2 (19) och rubriken Dokument. Ladda ner filerna genom att klicka på länken och spara filerna på lämpligt ställe på din dator. 3. Avropsblankettens uppbyggnad Blanketten består av en MS Excel arbetsbok med 5 flikar - försättssida, uppgifter om avropande organisation, uppgifter om ramavtalsleverantör och därefter flikar för samlat avrop och för regioner. Generellt sett är ljust gulmarkerade rutor avsedda att fyllas i av den avropande organisationen. Blåmarkerade rutor är avsedda att fyllas i av ramavtalsleverantören. Arbetsbokens flikar är skyddade så att endast rutor avsedda att fyllas i kan editeras. Om någon ruta inte ger tillräckligt med utrymme finns alltid möjlighet att utveckla texten i en separat bilaga. Glöm inte att tydligt ange vilka bilagor som bifogas. 4. Flik 1 Försättssida Den första fliken består endast av en försättssida som är avsedd att användas i samband med att avropsblanketten skrivs ut. 5. Flik 2 Uppgifter om avropande organisation Under fliken Avropande organisation ska den avropande organisationen bl.a. fylla i organisationens kontaktuppgifter, sista svarsdag och avropssvarets giltighetstid samt övriga formella krav på avropssvaret. 6. Flik 3 Uppgifter om leverantören Under fliken Leverantörsuppgifter ska den ramavtalsleverantör som svarar på avropsförfrågan fylla i uppgifter om adress och kontaktperson. Här kan också behörig företrädare för leverantören underteckna avropssvaret om detta begärs insänt i pappersformat alt. som en pdf, vilket kan vara lämpligt med tanke på upphandlingssekretessen. 7. Flik 4-5 Avropsförfrågan och avropssvar Avrop av säkerhetssystem sker antingen per region eller som ett samlat avrop för två eller flera regioner, beroende på organisationens behov. Vid avrop väljer ni först aktuell flik, antingen för regionalt avrop eller för samlat avrop (riks), och skickar den ifyllda blanketten till antagna leverantörer för
Instruktion 3 (19) den aktuella regionen alt. antagna rikstäckande leverantörer. Se www.avropa.se för uppgift om regionsindelning, vilka leverantörer som ska tillfrågas i respektive region alt. rikstäckande leverantörer, leverantörernas kontaktuppgifter, takpriser etc. Avropade tjänster Här anger ni vilka produkter och tjänster som ska avropas. Svarsrutorna är s.k. dropdowns där ni väljer Ja för aktuella produkter och tjänster. Ange om avropet är ett enskilt avrop (mindre enstaka inköp) eller avser ett leveransavtal (större installation inkl. service alt. återkommande beställningar). Leveransavtalets längd Här anger ni t.o.m. vilket datum som leveransavtalet ska löpa samt om det finns optioner på förlängning av avtalet (anges i månader eller år). Tänk på att leveransavtal som avropats från de rikstäckande ramavtalen inte får löpa längre än max 4 år, dvs. ramavtalets längd. Leveransavtal som avropats från de regionala ramavtalen får överstiga ramavtalet med max 90 dagar.
Instruktion 4 (19) Val av region Vid avrop från de regionala ramavtalen. Ange vilken region som avropet gäller. Avser avropet leveranser i flera regioner ska de rikstäckande ramavtalen användas. I övrigt innehåller flikarna samma information och avropet sker på samma sätt som för de rikstäckande ramavtalen!
Instruktion 5 (19) Val av avtalsvillkor Avropande organisation har möjlighet att välja om ramavtalsbilaga 5 Leveransavtal avseende säkerhetssystem (för regionala avrop: Allmänna villkor) ska gälla i sin helhet för uppdraget eller om den bara ska användas i fastställda delar och kompletteras med något av angivna standardavtal.
Instruktion 6 (19) Tillkommande krav på leverantören Markera om säkerhetsskyddsavtal är ett krav på leverantören i avropet. Bilagor Markera om en kravspecifikation eller projektering och ritningar bifogas samt om installationen ska utföras som entreprenad. Då ska även förfrågningsunderlag och kravspecifikation enligt AF-AMA bifogas Leverans av avropade produkter och tjänster Orter Här anger ni på vilken eller vilka orter som produkter och tjänster ska levereras. Tidpunkt här anger ni när leverans/leveranserna ska ske. Omfattning Här kan ni välja att kortfattat beskriva omfattningen av avropet, och i övrigt hänvisa till bifogad projektering/kravspecifikation. Är det ett mycket begränsat avrop kan det räcka att precisera produkter och tjänster här.
Instruktion 7 (19) Utvärdering av avropssvar Här anger ni hur utvärderingen av inkomna avropssvar ska gå till. Utvärderar ni enbart på lägsta pris ska det stå 100 % som vikt på alternativ A. Utvärderar ni på både alternativ A och B anger ni viktningen mellan kriterierna. Summan ska alltid bli 100%. (summeringsrutan kommer då att bli gul). Observera att viktningen måste stämma med utvärderingsmallen som ni använder för att utvärdera avropssvaren. Bedömningsgrunder Om ni väljer att utvärdera både pris och lösningsförslag anger ni här vilken eller vilka bedömningsgrunder som kommer att användas vid utvärderingen av lösningsförslaget. Ni anger också i punktform vilka tillhörande bör-krav i er kravspecifikation som kommer att bedömas vid utvärderingen av leverantörernas lösningsförslag. Ni gör en samlad värdering av kravuppfyllnaden per bedömningsgrund. Poängstegen för kravuppfyllnad är given enligt ramavtalet men det är Ni som anger poängskalan. Används endast en bedömningsgrund har poängskalans spridning ingen betydelse men i det fall flera bedömningsgrunder är aktuella kan Ni ange olika poängskalor för respektive bedömningsgrund för att på så sätt markera för leverantörerna vilken bedömningsgrund som är viktigast för er. Syftet är att leverantörerna tydligt ska se hur deras avropssvar kommer att utvärderas.
Instruktion 8 (19) Avropade produkter och tjänster Avropade produkter ska vara specificerade under punkt 2 i avropsblanketten eller i bifogad kravspecifikation. Önskas prisuppgifter för enskilda delkomponenter anges dessa här. De kommer dock inte att utvärderas separat.
Instruktion 9 (19) Installation och utbildning Här anger ni om installation av levererade produkter, drifttest vid installation samt utbildning av personal ingår i avropet.
Instruktion 10 (19) Service Här har ni möjlighet att göra ett tillval av service. Ni väljer en av tre fördefinierade servicenivåer som framgår av ramavtalsbilaga 2 Avropsrutiner. Även jourtjänst och förlängd garanti kan väljas till.
Instruktion 11 (19) Fjärrsupport (liksom brandlarm och CCTV) kan avropas som en tilläggstjänst. Dvs. det är inte säkert att en tillfrågad leverantör kan tillhandahålla tjänsten. Totalkostnad Summan i den nedersta rutan är den sammanräknade totalkostnaden för samtliga avropade produkter och tjänster (med en viss tillfrågad leverantör). Denna summa för ni över till avropsmallen för utvärdering. Sker utvärdering endast genom lägsta pris räcker det med en enkel uppställning som visar utfallet.
Instruktion 12 (19) Efterfrågade produkter och tjänster Här anger leverantören om de efterfrågade tjänsterna kan offereras eller ej. En kommentar bör också lämnas till varför en efterfrågad tjänst ev. inte kan offereras. Observera att samtliga efterfrågade tjänster ska kunna offereras för att leverantörens avropssvar ska kunna utvärderas. Ett nej innebär således att avropssvaret inte går vidare till utvärdering.
Instruktion 13 (19) Pris för levererade produkter Priset för levererade produkter redovisas separat, dvs. exkl. installation, utbildning och service, men inkl. installationsmaterial. Priser för tjänster anges separat. Om avroparen begärt att priser för olika ingående delkomponenter ska särredovisas, anges också detta här. Dessa delpriser utvärderas dock inte separat utan ska ingå i totalpriset för levererade produkter.
Instruktion 14 (19) Timpriser för tjänster Leverantören anger timpriser för avropade tjänster och beräknat antal timmar för genomförandet. Priserna får inte överstiga de takpriser som finns publicerade på avropa.se.
Instruktion 15 (19) Priser för service Leverantören anger priser för avropade serviceåtaganden.
Instruktion 16 (19) Underskrift Här finns plats för ett gemensamt undertecknande efter tilldelningsbeslut (+ ev. avtalspärr). Tillsammans med valda avtalsvillkor (avd 1) utgör då avropsblanketten ett avtal mellan parterna. Gäller både vid enskilt avrop och avrop av leveransavtal för en längre period.
Instruktion 17 (19) 8. Mall för utvärdering av avropssvar På denna blankett skriver man in avropssvarens prissummor och här görs även poängsättningen av leverantörernas lösningsförslag, om det kriteriet används vid utvärderingen. Observera att de bedömningsgrunder och den viktning som anges i avropsblanketten också ska tillämpas här. Ingående system Markera med kryss det eller de system, inkl. ev. tilläggstjänster, som ingår i avropet. Observera att mallen är konstruerad så att en samlad bedömning av samtliga i avropet ingående system/tjänster görs. Leverantörer Ange de leverantörer som lämnat avropssvar.
Instruktion 18 (19) Poängsättning Poängstegen är redan fördefinierade enligt ramavtalsbilaga 2 (Avropsrutiner). Poängskalorna ska överensstämma med det som angivits i avropsblanketten. Priser Här för ni in aktuella delsummor från inkomna avropsblanketter. Slutsumman ska överensstämma med Totalkostnad på avropsblanketten. Vid utvärderingen gör Ni en samlad bedömning av hur väl de bör-krav i kravspecifikationen som avser t.ex. användarvänlighet (bedömningsgrund c) är uppfyllda. Poängsummorna lägger ni in för respektive leverantör.
Instruktion 19 (19) Sammanställning sker automatiskt i mallen enligt de formler som anges i ramavtalsbilaga 2 - Avropsrutiner. Det enda som måste anges är viktningen i procent, som naturligtvis också ska överensstämma med den viktning som har angetts i avropsblanketten. Använder man bara lägsta pris som utvärdering ska det stå 0% för kriterium 1 och 100% för kriterium 2. Ignorera att det står värdefel i vissa celler!