1 2020-01-31 version 1.0 Dnr 067-20 Verksamhetsplan 2020-2022 för Uppdrag Inom avdelningen hanteras frågor kopplade till Högskolan i Borås campus. Vi har ansvar för att arbeta strategiskt med Högskolans lokalförsörjning och operativt med genomförande av beslutade lokalprojekt samt högskoleövergripande med servicefunktioner såsom reception, campusservice samt post- och godsmottagning. Vi bidrar till att Högskolan har attraktiva och konkurrenskraftiga miljöer för utbildning och forskning. Alla våra lokaler ska vara ändamålsenliga och nyttjas effektivt. Den fysiska säkerheten i lokalerna ska vara hög, vår teknik ska stödja uppdraget och våra lokaler ska upplevs rena och fräscha. Vi säkerställer att den fysiska arbetsmiljön inom Högskolan följer gällande lagstiftning och stöttar Högskolans anställd med kunskap inom området. Avdelningen har ett samordnande ansvar i Högskolans säkerhetsarbete. Ansvar för Högskolans miljöledningssystem ligger inom avdelningen. Hållbarhetsarbetet är integrerat i högskolans processer och högskolan har ett välfungerande miljöledningssystem med rutiner som är kända i verksamheten. Ständig förbättring sker genom interna och externa revisioner samt avvikelsehantering. Avdelningen ska leverera tjänster med hög kvalitet och vara en professionell samarbetspartner inom våra tjänsteområden. Vi ska bistå med det stöd och de tjänster som efterfrågas av Högskolans akademier och avdelningar. Mål för 2020 Klarställa ny lokalförsörjningsprocess för Högskolan i Borås. Med dagens arbetssätt är det svårt att arbeta strategiskt och effektivt med lokalfrågorna. Vi behöver forma en process som stödjer de utmaningar som ligger i förändrade lokalbehov. Öka nyttjandegraden av våra bokningsbara lokaler. Kartlägga hur våra lokaler används och vilka förändringar som kan göras för att öka nyttjandegraden och nöjdheten med Högskolans lokaler. Skapa tydlighet i Högskolans säkerhetarbete. Med utgång från gällande lagstiftning arbeta fram rutiner och fastställa dokument som reglerar vårt arbete inom säkerhetsområdet. Öka nöjdheten med de tjänster avdelningen levererar. Genom att identifiera och tydligt beskriva våra tjänster vet våra användare vad vi kan hjälpa till med. Till våra tjänster vill vi ta fram kundlöften (SLA-service level agreement) som beskriver inom vilken tidsram användaren kan förväntas få sin tjänst levererad. Vi arbetar fram tydliga rutiner kopplat till våra processer. Bidra i beslutsprocess kring ny HOM och skapa en tydlighet kring ansvar för hållbarhetsfrågorna inom Högskolan i Borås.
Fokusområden inom Verksamhetsstöd Under 2020-2022 fokuserar särskilt på att bidra till att verksamhetsstödet når uppsatta mål inom nedan utpekade områden i VS verksamhetsplan: 2 2. Stöd för utbildning och studentens lärande 2.4 Planera och genomföra förändringar för att utveckla högskolans lokaler till attraktiva och moderna miljöer som främjar lärande och trivsel för både medarbetare och studenter. 2020-2022 3. Effektivt stöd med relevant kvalité till akademier och ledning 1.1 Vidareutveckla och samordna mer enhetliga processer och rutiner såsom: f) Arbetsprocess för indirekta miljöaspekter 2020 3.2 Vidareutveckla säkerhetsarbetet såsom: a) Plan för det samlade säkerhetsarbetet b) Webbaserad säkerhetsprotal c) Krishantering d) Säkerhetsskyddsanalys 2020 2020-2021 2020-2021 2020 Campsu och hållbarhet 3.3 Effektiv lokalförsörjning, såsom: a) Lokalbokningsprocess och lokalnyttjande (schemaläggning) b) Riktlinjer för nyttjande och utrustning av lokaler (framtagande av strategidokument inkl nyckeltal) 2020-2021 2020 3.6 Stöd till utökad distansutbildning såsom: b) Ta fram strategi för inköp och underhåll av AV-teknik 2020
3 har ett antal aktiviteter inplanerade för att bidra till att uppnå önskade mål. Lokalförsörjning Ta fram plan för hur högskolans lokaler bör 2020-2022 CHSU/PAAN förändras/utformas för att stödja verksamheten samt genomföra förändringar i ett femårsperspektiv. Arbeta fram koncept för utformning av olika typer av lokaler (inkl dörrfunktionsprogram, inredning och av-teknik) 2020 CHSU/PAAN/H EWE/MIL/CHA Upphandling Byggtjänster 2020 PAAN/MIL Skapa 3-årig underhållsplan tillsammans med fastighetsägare. Utbildning i hyperdoc Ta fram strategidokument (inkl nyckeltal) för Högskolans lokaler Klarställa förstudie om central bokning av lokaler och starta ett eventuellt genomförande projekt. 2020 PAAN CHA 2020-2021 CHSU/PAAN/H EWE/CHA/MIL 2020-2021 HEWE Reception - Starta upp ett nätverk med andra receptioner i samma 2020 AAST/LBP storlek i syfte av att utbyta kunskap. - Ta fram förslag till bemanning/schemaläggning av receptionen. 2020 LBP Uppdatera rutinerna för bokning av TFCs lokaler. 2020 AAST
4 Vaktmästeri Utveckla och tydliggöra ett effektivt stöd inom områdena AV-teknik och Distansutbildning. 2019-2020 MIL/HAN Ta fram AV-strategi för inköp och underhåll. 2020 MIL Förtydliga informationen/rutinerna av post och gods 2020 AAST/STI Nya rutiner tas fram för inköp och hantering av kontorsmaterial. Nya rutiner tas fram för inköp och hantering av kalendrar till personal. 2020 FITY 2020 FITY Utbildning inom området lyftteknik. 2020 CHSU/FITY Programmeringskurs för NEETS styrpaneler inom AV teknik Uppgradera systemet doorsign.hb.se till att även omfatta lärosals skyltar för utskrift med enhetligt utseende. Utreda ett införande av övervakningssystem av projektorer via nätverket. 2020 MIL 2020 MIL 2020 MIL
5 Säkerhet Utred möjligheter för kameraövervakning av Högskolans lokaler. 2020 HEWE/MIL Utreda Säkerhetsskyddslagstiftningens påverkan i förhållande till HB. Ta fram en sammanhållen plan för Högskolans säkerhetsarbete. Uppdatera risk- och konsekvensanalys med avseende på hot och våld. 2020 HEWE 2020 HEWE/CHSU 2020 HEWE Genomföra utbildning i hjärt- och lungräddning. 2020 HEWE Sammanställa högskoleövergripande säkerhetsrapport till styrelsen samt till rektors ledningsråd. 2020 HEWE/CHSU Skapa regelverk och rutiner för externa besökares tillträde till Högskolans lokaler. Stärka krisledningsgruppen i dess arbete 2020 HEWE MIL/HEWE/LB P
6 Hållbarhet Ta fram policy/riktlinjer för hållbar resursanvändning och avveckling av möbler/inredning. 2020 GP/CHA Se över avfallshanteringen från sortering i avfallsmöbel till överlämning till Borås Energi och Miljö, med syfte att minska mängden brännbart avfall. 2020 CHA/MIL/NLI Anpassa befintliga möbler och fortsatt komplettera med nya källsorteringsmöbler samt tydliggöra avfallsguide och skyltning av avfallsmöbler. Integrera mail om avvikelser och förbättringsförslag till miljöledningssystemet i Servicedesk+ 2018-2019 CHLI/CHA/ MIL 2020 MIL/NLI Samverka med fastighetsägare gällande energieffektivisering 2020-2021 PAAN/NLI Samverka med Akademiska Hus kring belysningsprojekt 2020-2021 PAAN Leda det högskoleövergripande arbetet i framtagande av nya hållbarhetsmål för kommande tre-årsperiod. Arbeta fram förslag till process för samarbete mellan verksamhetsstöd och övriga Högskolan. Ta fram förslag till process för att kartlägga indirekta miljöaspekter vid Högskolan. 2020 NLI 2020 NLI 2020 NLI
7 Uppföljning Avdelningens verksamhetsplan följs upp och dokumenteras två gånger per år. Första avstämning görs i samband med halvårsskifet och en andra avstämning sker per helår. Avvikelser Avvikelser i verksamheten följs upp varje månad i samband med avdelningsmöte. Audit Avdelningen planerar att genomföra en audit inom området AV-teknik.