Ksau 25 augusti Dnr Ärende Sid/ föredragning 1 KS.2012.72 Tema strategiska personalfrågor

KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Ksau Tid och plats: Kommunstyrelsens arbetsutskott kallas till sammanträde 2014-08-25, 8.30 Kommunhuset 291. Catharina Fredriksson Ordförande Susanna Shaibu Sekreterare Ksau 25 augusti Dnr Ärende Sid/ föredragning 1 KS.2012.72 Tema strategiska personalfrågor - Lägesrapport om personalomsättning - Lägesrapport om feriearbeten - Lägesrapport om heltidsfrågan - Personalstatistik 2 KS.2013.135 Information om alternativ vad avser avtal med Promarina om gästhamnen Henny Larsson 8.30 Gunilla Marklund m fl 10.00 3 KS.2012.2 Information om Vivestabadet 4 KS.2014.80 Samråd om fördjupad översiktsplan för Åby och Jursla 3 5 KS.2014.16 Rapport från årets Douzelagemöten 6 Till kommunstyrelsen 9 september 9.00 6. KS.2013.2 Informationer från ordföranden och kommunchefen 7 KS.2013.97 Lägesrapport om avtal för fastighetsförvaltning 8 KS.2014.87 Återrapportering av kvarstående punkter från uppföljning av internkontrollplan 2013 9 KS.2014.10 6 Återkoppling från uppdrag om översyn av uppdrag, organisation och bemanning 14 16 10 KS.2014.10 0 11 KS.2012.13 3 Försäljning av mark Marudden 3, Västra Femöre 28 Projektplan för framtidens skola och förskola i Centrum 32 12 KS.2014.63 Överlåtelse av aktier i Nyköping-Östgötalänken AB 49 13 KS.2014.28 Fördelning av medel för verksamhetsutveckling 51 14 KS.2014.19 Redovisning av säg vad du tycker 2013 78 15 KS.2013.5 Delgivningar 97 16 KS.2013.1 Redovisning av delegationsbeslut 98

KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Ksau Till kommunfullmäktige 24 september 17 KS.2013.63 Genomlysning av Individ och familjeomsorgens (IFO) / socialtjänstens verksamhet 18 KS.2013.20 Sotningstaxa 2014 100 19 KS.2014.77 Taxor 2015 105 Skickas separat 20 KS.2013.115 Mål och budget 2015-2017 Till ks 21 KS.2014.53 Begäran om ansvarsfrihet för regionstyrelsen 150 22 KS.2014.54 Riktlinjer för arvoden och ersättningar till förtroendevalda Till Ks 23 KS.2014.55 Riktlinjer för partistöd Till Ks 24 KS.2014.31 Revidering av reglemente för Vård- och omsorgsnämnden samt fastställande av taxa för kontroll av handel med receptfria läkemedel 25 KS.2014.60 Oljeskyddsplan 158 26 KS.2013.125 Svar på motion om att återskapa Engelska parken 185 27 KS.2013.71 Svar på medborgarförslag om informationsskylt 189 28 KS.2012.31 Genomgång av balanslistan 192 152

Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2014-08-12 14:04:38 KS.2014.80 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Joacim Dahlberg 0155-381 51 joacim.dahlberg@oxelosund.se Kommunstyrelsen Samråd om fördjupad översiktsplan för Åby och Jursla 1. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättat förslag till samrådsyttrande och översänder det till Norrköpings kommun. 2. Sammanfattning Norrköpings kommun har upprättat ett förslag till fördjupning av översiktsplan för Åby och Jursla. Samrådstiden pågår fram till den 30 september 2014. Den fördjupade översiktsplanen har sänts över till Oxelösunds kommun för yttrande. Målet med fördjupad översiktsplan för Åby och Jursla är: - att utveckla Åby och Jursla som ort för boende och verksamhet. - att stärka kopplingarna mellan Åby och Jursla. - att stärka kopplingarna mellan Åby/Jursla och Norrköpings stad. - att utveckla Åby centrum. - att ge kommunens tjänstemän och politiker vägledning vid handläggning och beslut om ärenden i Åby och Jursla. Samrådshandlingen finns tillgänglig på Norrköpings kommuns hemsida: www.norrkoping.se/stadsutveckling Beslutsunderlag - Samrådsyttrande från Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Charlotte Johansson Kommunchef Joacim Dahlberg Planarkitekt Beslut till: Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (för kännedom) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Kommunstyrelsens kontor 1(1) Datum Dnr 2014-08-15 08:00:39 KS.2014.80 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Handläggare Joacim Dahlberg 0155-381 51 joacim.dahlberg@oxelosund.se Norrköpings kommun Stadsbyggnadskontoret Fysisk planering 601 81 Norrköping Samrådyttrande om fördjupad översiktsplan för Åby och Jursla Stadsbyggnadskontoret i Norrköping har 2014-05-30 översänt samrådsunderlag inför ny fördjupning av översiktsplan för Åby och Jursla. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har tagit del av samrådsunderlaget och lämnar följande yttrande: Det är positivt för Norrköpings kommun och regionen att genom planen uttrycka en stark vilja att utveckla de befintliga orterna Åby och Jursla. Det finns inget i översiktsplanen som har någon direkt koppling till Oxelösunds kommun. Däremot vill vi gärna trycka på att det i planförslaget angående en ny pendeltågsstation i Åby är av stor vikt att det bereds plats för gång- och cykelförbindelser samt goda parkeringsmöjligheter för dessa som ett steg i en hållbar stadsutveckling. Kombinationen mellan tågpendling och goda möjligheter att ta sig till stationen är avgörande för en välanvänd transportnod. I övrigt har Oxelösunds kommun inga synpunkter på samrådsunderlaget. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Joacim Dahlberg Planarkitekt Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Rapport 1(1) Datum Dnr 2014-08-04 KS.2014.16 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Kommunstyrelseförvaltningen Niklas Thelin 0155-381 22 072-212 78 20 niklas.telin@oxelosund.se Kommunstyrelsens arbetsutskott Douzelage 2014 Rapport från årets Douzelagemöten 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Redovisningen godkänns 2. Sammanfattning Oxelösunds kommun deltar sedan 1998 i det europeiska kommunsamarbetet Douzelage. Samarbetet syftar, bland annat, till att bidra till att kontakter etableras mellan kommunerna i frågor som rör utbildning, ekonomi, turism, sport samt kultur. Våren 2014 deltog representanter för Oxelösund i en konferens i Lettland med vänorten Sigulda som värd. Konferensen omfattade tre separata möten; General meeting, Education workshop samt Youth workshop. Från Oxelösund deltog kommunstyrelsens ordförande Catharina Fredriksson i General meeting. Utbildningsnämndens ordförande Britta Bergström och Annelie Danling-Brash, speciallärare på D-skolan, deltog i Education workshop. Elin Fredriksson, Beatrice Andersson och Jonathan Brash representerade Oxelösund i Youth workshop. Niklas Thelin, kommunstyrelseförvaltningen, svarade för tjänstemannastöd samt deltog i General meeting. I bilagd reseberättelse beskriver deltagarna årets möten. Charlotte Johansson Kommunchef Niklas Thelin Utredare Beslutsunderlag Reseberättelse Sigulda 2014 Beslut till: Niklas Thelin (FK) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Rapport 1 (7) Datum 2014-08-04 KS.2014.16 Kommunstyrelseförvaltningen Niklas Thelin 0155-381 22 072-212 78 20 niklas.telin@oxelosund.se Douzelagekonferens i Sigulda, Lettland 2014 Rapport 2014 års Douzelagekonferens hölls i Lettland med vänorten Sigulda som värd. Konferensen omfattade tre separata möten; General meeting, Education workshop samt Youth workshop. Från Oxelösund deltog kommunstyrelsens ordförande Catharina Fredriksson i General meeting. Utbildningsnämndens ordförande Britta Bergström och Annelie Danling-Brash, speciallärare på D-skolan, deltog i Education workshop. Elin Fredriksson, Beatrice Andersson och Jonathan Brash representerade Oxelösund i Youth workshop. Niklas Thelin, kommunstyrelseförvaltningen, svarade för tjänstemannastöd samt deltog i General meeting. General meeting General meeting omfattade ett flertal ärenden. Här redovisas endast ett urval av de ärenden och frågor som diskuterades. I övrigt hänvisas till mötets fullständiga protokoll 1. 1. Formalia 1.5 Kommande möten 2015 Siret, Rumänien 2016 Tryavna, Bulgarien 2017 Bad Kötzting, Tyskland 2018 Vakant 2019 Marsaskala, Malta 2020 Skofja Loka, Slovenien 1.6 Nya vänorter Kroatisk vänort Kroatien blev medlem i EU 1 juli 2013. Presidiet efterfrågar förslag på lämplig Kroatisk vänort. Vice president Mike Balfour arbetar med frågan och mottar förslag. OXL100 v 1.0 2006-11-13 1 Tillgängligt på Kommunstyrelseförvaltningens kansli. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND 0155-381 03 (fax) kommun@oxelosund.se

Datum 2014-08-04 2 (7) Ny finsk vänort Efter Karkkilas utträde ur Douzelage 2013 har en arbetsgrupp sökt efter en ny finsk vänort. Vice president Mike Balfour informerar om ett positivt gensvar från den finska staden Asikkala, som också har representanter på plats i Sigulda. Efter omröstning beslutar mötet enhälligt att anta Asikkala som ny Douzelagemedlem. 3. Finansiering av möten och projekt Inför årets möte ansökte Sigulda och Siret (Rumänien) gemensamt om EU-stöd för finansiering av årets och 2015 års Douzelagemöten. Dock med negativt utfall. På mötet diskuteras möjligheten till finansiering av enskilda projekt via sektorsprogrammen Erasmus plus och Europe for citizens. 4. Struktur och organisation 4.2 Douzelage aktiviteter mm Jeremy Barker, Sherborne, föreslår ett mer effektivt arbetssätt för General meeting. Han föreslår; (1) en ändring av antalet delegater från två till en, (2) tidig förberedelse av dagordning samt (3) möten mellan de årsvisa mötena med ett fåtal representerade vänorter. Förslaget vinner inget omedelbart gehör men Sherborne och Meerssen utarbetar ett skriftligt förslag för senare behandling. Mette Grith Sorensen, Holstebro, framför önskemål om mer aktiva möten, t ex i form av workshops. Flera delegater instämmer, även presidiet, som dock efterlyser lämpliga ämnen för workshops. 4.3 Douzelage ungdomsorganisation Två ungdomsdelegater framför önskemål om bättre information inför youth workshop. Främst efterfrågas basinformation om vart man ska bo, tillgång till wifi och tydligare program för mötena. Ungdomarna efterfrågar också bättre kommunikation före och efter mötena. Det finns behov av en plattform för information och utbyte, t ex Face Book. En deltagare från Sigulda och en från Bad Kötzting arbetar vidare med frågan. 5. Nästa möte 2015 års möte äger rum i Siret, Rumänien, 16-18 april. Deltagarna inbjuds att anlända till Siret redan 15 april.

Datum 2014-08-04 3 (7) Youth-Meeting Elins och Beatrices berättelse Onsdagen den 23 april åkte vi till Arlanda och sov på hotell, eftersom flyget skulle gå tidigt på torsdag morgon. På torsdags morgonen kl 6.15 lyfte det lilla propellerplanet som tog oss till Riga. På flygplatsen möttes vi upp av vår chaufför, som inte kunde något ord på engelska. Men det gick bra ändå, för fram till Sigulda kom vi. Eftersom vi kom fram så tidigt så gick vi en rundvandring i staden för att se vart vi hade kommit. Incheckningen för Douzelage öppnade kl 14.00 så vi hade gått om tid för att upptäcka staden. Efter incheckningen gick vi i en halvtimme för att komma fram till vårat Hostel som låg vid utkanten av staden. På kvällen var det en middag som bestod av välkomsttal, mat och dryck. Fredags morgonen började med frukost men till ungdomarnas fasa serverades inget kaffe. Efter frukosten klev trötta ungdomar in i bussen som tog oss till öppningsceremonin där det bara var ett tal av borgmästaren. När ceremonin var färdig, så åkte vi till ett ungdomscenter där vi började med workshopen. Vi fick börja med att lära känna varandra genom olika aktiviteter som bl. a. att vi skulle skriva tre saker som var sanna, och en sak som vi önskade var sann om oss själva. Sen gick man runt och gissade varandras önskan. Sedan delades vi in i grupper där vi skulle diskutera vad vi kunde göra för att ungdomar skulle kunna få bättre kontakt genom Douzelage. Sedan fick respektive land klippa i ett papper så att det fick formen av landet man kom ifrån, och skriva typiska saker som man förknippar landet med. På eftermiddagen fick vi vara i våra grupper där vi skulle välja fyra ordspråk och göra en stor plansch av ett av ordspråken och gå runt i Sigulda och ta kort med det stora och dom små ordspråken med bl. a. befolkningen i Sigulda. På kvällen fick vi vara med om någon alldeles extra. Vi kom med buss till ett ställe som hette Maurini, där möttes vi av människor i typiskt traditionella kläder från Lettland. Barnen lekte lekar som man lekte förr, och det spelades musik och dansades folkdans som man fick prova på. Sedan fick vi middag som bestod av buffé. På lördagen fick vi äntligen vårt kaffe till frukost. Efter frukosten åkte vi med bussen till kulturcentret där vi fick lära oss att göra traditionella armband och lära oss folkdans. Efter lunchen var det fritid där vi gick på stan med de andra från Oxelösund. På kvällen var det avslutnings ceremoni där olika åldersgrupper bjöd oss på folkdans, allt ifrån fyraåringar till sjuttioåringar. Sedan fick vi ungdomar visa folkdansen vi hade lärt på dagen.

Datum 2014-08-04 4 (7) Efter underhållningen bjöds vi på mat och under tiden som vi åt spelades det dragspel. När vi hade ätit maten så var det dags för presentöverlämnandet till Siguldas borgmästare. Som avslutning på middagen blev det disco med alla delaktiga inom Douzelage. Söndagen bestod av hemresa igen till Oxelösund. Borta bra men hemma bäst! Elin och Bea

Datum 2014-08-04 5 (7) Youth workshop Jonathans berättelse Detta var min första resa inom Douzelageprojektet. Jag visste inte riktigt vad jag skulle förvänta mig. Förmodligen var min inställning som sådan att jag tar det som det kommer och gör det bästa av situationen. Det var skönt att vi anlände tidigt till Sigulda på torsdagsmorgonen då man fick lite tid att "känna in" staden. De flesta andra deltagare anlände under torsdagseftermiddagen. Däremot gick det riktigt snabbt att lära känna alla och prata med dem jag fick väldigt god kontakt med de allra flesta riktigt snabbt. Torsdagskvällen var det välkomstmiddag och den spenderade vi i en stuga som var positionerad i en ytterst naturskön miljö. Jag hade riktigt trevlig och uppskattade likaväl maten som sällskapet. Boendet under helgen var på ett vandrarhem som var helt ok. Fredagen började med en tidig frukost då det blev rätt sent under torsdagen. Det var sedan 1 timmes öppningsceremoni där Sigulda hälsade oss alla mycket varmt välkomna till den vackra staden Sigulda Vi ungdomar åkte sedermera efterlunchen iväg till ungdomscentret där vi hade lärorika och intressanta workshops. Vi var redan då ett ganska tajt gäng vilket var riktigt skönt. Lördagen var man lite mör på vilket är fullt förståeligt under dessa evenemang. Morgonen startade som sig bör med frukost. Det bar sedan iväg till Siguldas kulturcenter för mer praktiskt lagda workshops vilket var skönt att få skapa olika saker och ting. Vi prövade på att dansa lettisk folkdans m.m. Lunchen intogs och efter det fick vi fritid i Sigulda vilket var härligt. Jag spenderade den fria tiden med två tjejer från Österrike och två lokala Siguldabor. Vi hade det väldigt trevligt och gick till en äventyrspark och roade oss. På kvällskvisten var det dags för avslutningsceremoni vilket kändes dystert. Men allt roligt har ju tyvärr ett slut. Det var en kort sammanfattning av allt som hände denna fantastiska helg i Sigulda- Lettland. Det var en intensiv men ack så rolig helg med så många roliga händelser. I mitt sinne känns det som att jag fortfarande är där. Jag kommer alltid att bära med mig Sigulda och det fantastiska folket jag träffade där. Tack så mycket för att ni gav mig chansen att besöka detta mycket givande evenemanget! Jonathan Brash

Datum 2014-08-04 6 (7) Education workshop Annelies berättelse Jag kommer nu att beskriva de intryck som blivit bestående utifrån min resa till Sigulda. Mitt uppdrag var att tillsammans med Britta Bergström presentera skolsystemet i Oxelösund utifrån ett svenskt perspektiv. Vi var med på educationmeeting som från början hade ett innehåll som under dagen förändrades utifrån de frågor som vi tillsammans lyfte inom EU. Vårt bidrag från Oxelösund handlade i huvudsak om att lyfta inkluderingen på våra skolor och hur vi ser på invandringen samt frågan om att motverka rasism. Inkluderingsfrågan lyfte många tankar och vi hänvisade till de goda modeller som vi har på t ex D-skolan utifrån ett praktiskt och ett teoretiskt perspektiv. Jag lyfte de goda modeller som vi gemensamt arbetat fram utifrån ett organisationsperspektiv och utifrån de pedagogiska modeller som vi ständigt diskuterar utifrån och gemensamt utvärderar. Vi fick ett oerhört stort gensvar i debatten och en hel del frågor som handlade om hur vi tacklar olika dilemman utifrån att vi i princip tar emot nyanlända på skolan varje vecka i olika perioder. Det är oerhört viktigt att vi gemensamt tar ansvar för frågor kring just den situation vi har i Europa utifrån just inkludering i t ex skolans värld då det är just i skolan som vi lägger grunden för de värderingar som kommer att spegla vårt samhälle utåt och inåt. Utifrån dessa diskussioner lyfte vi även frågan om lärarnas respekt i samhället och vad vi själva kan göra för att höja läraryrkets status samt att verkligen påvisa att det är kunskapsutveckling vi ska bedriva och att inte ta ett för stort socialt ansvar där andra professioner behöver träda in. Det var oerhört givande och intressant att se att vi inom Europa står inför samma utmaningar och att vi faktiskt har liknande problem som vi alla behöver förhålla oss till på ett ansvarsfullt sätt. Jag diskuterade mycket med en kvinna från England där vi just lyfte respekten för vårt yrke, det mångkulturella samhällets utmaningar samt hur oerhört fort samhället förändras och att vi i skolans värld inte riktigt hinner med och att skolans styrning ständigt ändras utifrån t ex politiska förutsättningar. De Östeuropeiska länderna hade ett mycket stort inslag av nationalism. De bar sina flaggor, dansade folkdans och var oerhört måna om att bära sitt kulturella arv framåt varje dag. De hade efter skolan olika aktiviteter ända upp till eleverna var 18 år. De kallade detta system för hobby-education och de var oerhört stolta över detta. Alla lärare deltog i systemet på fritiden och kunde arbeta till 24.00 på natten.

Datum 2014-08-04 7 (7) Aktiviteterna var självklara och ett sätt för skolan att få fortsätta då det särskilt på landsbygden var dåliga förhållanden samt hög arbetslöshet. Vi fick under kvällen se prov på denna folkdans med elever från 6 år upp till 18 år. Det fanns en uppsjö aktiviteter att välja emellan på elevernas fritid och alla deltog i detta system, även föräldrarna hjälpte till genom att skjutsa barnen eller att sy folkdansdräkter till sina barn. Hobby-education avslutades efter läsårets slut med en enorm fest i Riga där alla skolor visade sina ansträngningar och presidenten höll tal. Jag diskuterade denna nationalism med kvinnan från England och vi såg otroliga skillnader i våra skolsystem utifrån just vårt mångkulturella skolsystem. Vi såg även en viss fara i denna nationalism som möjligtvis kan skapa en känsla av svårighet i just det mångkulturella samhället. I Östeuropa har de också svårt att behålla sina invånare och måste kämpa även utifrån denna svårighet. Jag hade även väldigt mycket diskussioner med ungdomarna som var med på resan. Vi diskuterade om deras framtidstro, de utmaningar som vi står inför i Europa med tanke på det mångkulturella samhället och hur vi ska få alla i Europa att känna sig delaktiga i att skapa ett demokratiskt samhälle. Jag diskuterade mycket med en blivande lärare från Tjeckien som uttryckte en oro för sin framtida lärarbana då de ekonomiska förhållandena var så knappa att man i en familj med två lärare och två barn knappt klarade av försörjningen i familjen. Han var så idealistisk och ville verkligen göra nytta just i skolans värld genom att förändra värdegrunden för uppkommande generationer samt förändra samhällets villkor, men såg samtidigt svårigheterna just för att respekten för läraryrket var så låg. Både de formella diskussionerna samt de informella diskussionerna har gett mig ett perspektiv på EU och på de viktiga frågorna som behöver lyftas. Det är oerhört viktigt att mötas och att kunna diskutera viktiga och nödvändiga frågor just för att stärka gemensakapen, hitta lösningar och att få dela tankar och åsikter om hur vi kan hjälpas åt att bevara stabiliteten i Europa och att gemensamt fortsätta bygga demokrati och solidaritet. Jag känner att jag har skapat väldigt många goda kontakter och fått en ökad förståelse för olika länders svårigheter, men jag har samtidigt förstått och sett att vi har oerhört många gemensamma nämnare och att vi i grund och botten längtar efter en värld och ett samhälle där vi gemensamt kan bygga framtidens Europa. Hoppas att detta ger er en liten inblick i allt det fantastiska som jag lärt mig genom ett öppet sinne och goda relationer i ett samtal då det är som bäst! Vi lär av varandra i just det goda samtalet utanför våra egna nationers gränser. Kanske det är just dessa samtal som i framtiden kommer att fortsätta bana vägen för ett Europa utan krig och destruktiva inslag. Fantastiskt att få träffas även utifrån olika generationer och att tillsammans med ungdomar från hela Europa få höra deras syn på framtiden och det Europa som de tillsammans vill skapa. Vänligen Annelie Danling Brash, education meeting

Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2014-08-12 KS.2014.87 KS.2013.99 Kommunstyrelseförvaltningen Niklas Thelin 0155-381 22 072-212 78 20 niklas.telin@oxelosund.se Kommunstyrelsen Internkontrollplan 2013 -återrapportering av åtgärder 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Återrapporteringen godkänns. 2. Sammanfattning I november 2013 redovisade kommunstyrelseförvaltningen en uppföljning av kommunstyrelsen internkontrollplan 2013 (KS 2013, 151). Av uppföljningen framkom att det fanns brister gällande anmälan av delegationsbeslut vid nyanställningar samt gällande uppsiktsplikt mot verksamheter som bedrivs i samverkan (IT-samverkan). Kommunstyrelsen beslutade att åtgärder för att avhjälpa bristerna skulle återredovisas i samband med uppföljning av internkontrollplanen i mars 2014. Kommunstyrelseförvaltningen har följt upp kontrollpunkterna och bedömer att uppsiktsplikten mot verksamheter som bedrivs i samverkan i dagsläget fungerar utan brister. När det gäller kontrollpunkten delegationsbeslut vid nyanställningar kvarstår bristerna från föregående uppföljning. Berörda chefer har informerats och påtalats om bristerna. Kontrollpunkterna har också förts över till 2014 års internkontrolplan och kommer att följas upp i samband med att övriga kontrollpunkter granskas. Kommunstyrelseförvaltningen har också inlett ett arbete med att försöka förenkla förfarandet med delegationsanmälan i samband med att ett nytt HR-system införs från och med 2015. OXL2621 v 1.0 2007-03-13 Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2014-08-12 KS.2014.87 KS.2013.99 3. Bakgrund I november 2013 redovisade kommunstyrelseförvaltningen en uppföljning av kommunstyrelsen internkontrollplan 2013 (KS 2013, 151). Av uppföljningen framkom att det fanns brister i två av planens kontrollpunkter: o Den första bristen gällde anmälan av delegationsbeslut vid nyanställningar. Av uppföljningen framkom att det saknades delegationsanmälan vid 16 av 50 nyanställningar. o Den andra bristen berörde Uppsiktsplikt mot verksamheter som bedrivs i samverkan, där uppföljningen visade att förslag till verksamhetsplan samt drifts- och investeringsbudget för IT samverkan inte hade delgivits kommunen. Kommunstyrelsen beslutade att åtgärder för att avhjälpa bristerna skulle återredovisas i samband med uppföljning av internkontrollplanen i mars 2014. 4. Uppföljning 2014 Inga brister har framkommit beträffade information om verksamhetsplan och budget när det gäller samverkan kring IT. Uppföljning av gjorda anställningar i augusti 2014 visar att det saknades delegationsanmälan vid 24 av 40 tillsvidareaställningar. 5. Vidtagna och planerade åtgärder När det gäller de konstaterade bristerna från 2013 informerades och påtalades berörda chefer och handläggare. Kontrollpunkterna har också förts över till 2014 års internkontrolplan och kommer att följas upp i samband med att övriga kontrollpunkter granskas. När det gäller kontrollpunkten delegationsbeslut vid nyanställningar kvarstår bristerna från föregående uppföljning. Berörda chefer har informerats och påtalats om bristerna. Kommunstyrelseförvaltningen också inlett ett arbete med att försöka förenkla förfarandet med delegationsanmälan i samband med att ett nytt HR-system införs från och med 2015. Kontrollområdet verksamheter som bedrivs i samverkan, bedöms i dagsläget fungera utan brister. Charlotte Johansson Kommunchef Niklas Thelin Utredare Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen 2014-08-12 Beslut till: Niklas Thelin (FK)

Tjänsteskrivelse Datum 2014-08-08 Beteckning 1(6) Kommunstyrelseförvaltningen Charlotte Johansson Telefon 0155-38 101, 070-567 10 88 charlotte.johansson@oxelosund.se Översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning utifrån långsiktiga behov. 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Godkänna rapporten. 2. Sammanfattning Fullmäktige har i budget 2014 gett Kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översiktlig översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning utifrån långsiktiga behov. Koncernledningen har med hjälp av hela kommunens chefsgrupp processat ärendet och kommit fram till att den viktigaste organisatoriska frågan för att öka kommunens attraktivitet, service och bemötande är en väg in för kommuninvånaren/kunden. För att utreda denna fråga föreslås en förstudie under hösten 2014 finansierad genom de extra medel kommunstyrelsen har till sitt förfogande. En ansökan är gjord och planeras att behandlas på kommunstyrelsen 2014-09-09. I övrigt finns primärt inget behov av en förändrad organisation annat än i form av smärre justeringar. Sådana justeringar pågår inom berörda förvaltningar/nämnder. I övrigt så är det verksamhetsutveckling och förfining av viktiga processer och genomlysningar av delar av verksamheten som är det riktigt viktiga för att kunna möta framtiden och för att använda resurserna på ett så kvalitativt och effektivt sätt som möjligt. Behovet av utvecklig varierar men är på vissa håll stort och risken är att fokus förloras om man riktar in sig på en förändrad organisation. Det skapar både oro och otrygghet och gagnar vare sig kommuninvånare eller medarbetare. I fråga om bemanning kan både personalomsättning och kommande pensionsavgångar anses ligga på normala nivåer. Vad gäller socialsekreterare och sjuksköterskor har omsättningen varit alltför stor och åtgärder behöver vidtas för att stärka Oxelösunds kommun som en attraktiv arbetsgivare för dessa grupper. Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Tjänsteskrivelse Datum 2014-08-06 Beteckning 2(6) 3. Ärendet Fullmäktige gav 2013-09-25 85 kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översiktlig översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning utifrån långsiktiga behov. 3.1 Bakgrund Mot bakgrund av det givna uppdraget gjordes samtliga chefer i Oxelösunds kommun delaktiga i uppdraget i samband med ett chefsinternat hösten 2013. Var och en fick reflektera över vad man ville skicka med till koncernledningen inför arbetet med översynen. De individuella reflektionerna utgjorde sedan ett underlag för fortsatta gruppdiskussioner och allt material dokumenterades för att utgöra grund för koncernledningens fortsatta arbete. Medskicket strukturerades under tre olika rubriker; Förhållningssätt Utvecklingsområden Tillvägagångssätt 4.2 Analys av organisation Med ovan nämnda material som utgångspunkt gjorde koncernledningsgruppen en SWOT-analys där resultatet sedan processades och viktades. På så sätt fick vi ett begränsat antal prioriterade områden både vad gäller styrkor och utvecklingsområden internt i organisationen och möjligheter och hot vad gäller omvärlden utanför den kommunala organisationen. Sammanfattningsvis konstateras att det upplevda behovet är att fokusera på utveckling och förfining av viktiga processer och genomlysning av vissa delar, inte någon stor omorganisation utan endast smärre justeringar i delar av organisationen. Parallellt med nämnda process har utbildningsförvaltningen/nämnden gjort justeringar i ledningsorganisationen i syfte att förbereda sig inför framtidens förskola och skola. Även vård- och omsorgsförvaltningen/nämnden har påbörjat ett förändringsarbete av områdesindelningen för att på ett mer optimalt sätt kunna möta både dagens och framtidens behov, förändrad demografi och gällande lagstiftning. Dessutom pågår en översyn av hemvården och en genomlysning av socialtjänsten. 4.3 Analys av bemanning Personalen är vår absolut viktigaste resurs, därför har det känts nödvändigt att fånga de viktigaste utmaningarna inom området. I analysen av bemanning har vi granskat kommande pensionsavgångar de närmsta fem åren, 2014-2018. I statistiken har vi utgått från en förväntad avgång vid 65 års ålder även om de faktiska pensionsavgångarna varierar mellan 61-67 år. Under 2014 hade Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Tjänsteskrivelse Datum 2014-08-06 Beteckning 3(6) kommunen 8 fast anställda medarbetare som arbetade efter 65 års ålder. Det antalet har legat ganska stabilt de senaste åren. Statistiken visar att 88 anställda kommer att gå i pension fram till 2018. Det ska ses i relation till att kommunen har ca 700 tillsvidareanställda och innebär då i snitt över åren att pensionsavgångarna motsvarar en avgång på 2,5 % per år. Det är inget yrkesområde som markant sticker ut från de övriga när det gäller pensionsavgångar. Inom området vård och omsorg motsvarar avgångarna 1,7% per år och här är medelåldern också ganska låg med 44,6 år. Inom Förskola/skola är pensionsavgångarna relaterat till antalet anställda något fler, de motsvarar 3,1 % per år. Inom utbildningsförvaltningen är också medelåldern bland medarbetarna högre, 47,6 år. Den yrkeskategori som har flest medarbetare som förväntas gå i pension relaterat till antalet är gruppen administratörer/ handläggare där 9 av 51 personer kommer gå i pension de närmsta fem åren. Den totala personalomsättningen beräknat på antal avgångar i relation till antal anställda ligger på 9,9 % för de senaste 12 månaderna och på 11,1 % för ytterligare ett år bakåt. Pensionsavgångar och avgångar med varaktig sjukersättning är inkluderat i dessa siffror. Det finns dock en osäkerhetsfaktor i dessa uppgifter eftersom statistiken kan inkludera även så kallad intern omsättning, dvs personer som byter arbete inom organisationen. En total omsättning på dessa nivåer kan anses normal i jämförelse med andra kommuner. Vid en granskning av enskilda yrkeskategorier som kan bedömas som riskgrupper ser vi att 11 socialsekreterare har slutat de senaste två åren, 10 st sjuksköterskor och 9 st förskollärare. Detta är grupper som bedöms som svårrekryterade och det är problematiskt att omsättningen ligger på dessa nivåer, framförallt avseende socialsekreterare och sjuksköterskor. En arbetsgrupp är bildad för att vidta åtgärder för att göra Oxelösunds kommun mer attraktiv för just dessa grupper men värt att nämna är att konkurrensen är hård eftersom dessa grupper är bristyrken på nationell nivå och vi är långt ifrån ensamma med en större omsättning i just dessa grupper. På sikt och med hänsyn taget till den demografiska utvecklingen med ett ökat antal äldre inom vår kommun kan vi förutspå att behovet av anställda inom vård och omsorg kan komma att öka. Hur mycket är omöjligt att säga då det inte går att förutsäga utveckling av nya arbetssätt, förändrade krav, olika IT-lösningar osv. Gissningsvis kommer förändringar att krävas avseende arbetets struktur och organisation och inte bara antalet medarbetare. Oavsett, arbetar vi med att höja kompetensen för medarbetarna inom vård och omsorg, både i syfte att uppnå en kvalitetshöjning av själva verksamheten men också för att höja attraktiviteten och statusen av vård och omsorgsarbetet. 75 vårdbiträden har läst upp sin kompetens till undersköterskor och ett arbete fortsätter med att motivera och möjliggöra för övriga som ej har undersköterskekompetens att få detta. Denna satsning görs i samarbete med Campus Oxelösund. I skrivande stund utreds också möjligheterna till så kallade arbetslivsintroduktionsanställningar, främst inom området vård och omsorg. För att komma vidare med en sådan satsning behöver frågan kring kostnader för detta utredas vidare. 4.4 Påbörjat utvecklingsarbete Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Tjänsteskrivelse Datum 2014-08-06 Beteckning 4(6) Utifrån analysen är flera utvecklingsarbeten påbörjade inom ett antal olika områden, En väg in kontaktcenter/medborgarkontor i syfte att underlätta för kommuninvånaren och dennes kontakt med kommunen, höja kvaliteten genom att ge rätt svar snabbare och vid första kontakten. Använda kommunens befintliga resurser (personal och lokaler) avseende medborgarkontakt på ett effektivt sätt och fånga medborgarens behov av information för att kunna förbättra verksamheternas information ut till medborgaren. En förstudie är föreslagen hösten 2014 för att hitta svaren på dessa frågor. Medel har sökts från kommunstyrelsens extra medel för verksamhetsutveckling, till en sådan utredningsresurs. Greppet om framtiden, är arbetsnamnet för den gemensamma kraftsamling som kommunen arbetar med i syfte att uppnå en stabil ekonomi med långsiktighet och framförhållning, tydliga principer för fördelning av ekonomiska ramar samt en god kvalitet i våra verksamheter. Den röda tråden Analyser har gjort av nuvarande styrmodell i flera olika grupperingar. Nuvarande styrmodell anses god men behov av tydliggörande, fördjupad förståelse samt kvalitetssäkring av modellen har framkommit. Utifrån detta tas nu en handlingsplan fram. Förändra radikalt ett SKL-projekt som vi medverkar i och som syftar till att förbereda oss för framtiden, att genom radikalt nya arbetssätt få kommunens resurser att räcka till framtidens välfärdsuppdrag. Projektet som bedrivs på en enhet inom vård- och omsorgsförvaltningen är tänkt att spilla över på resten av kommunen i tillämpliga delar framledes. Projektet har fokus på ökad framtidstro. Ledar- och medarbetarskap - Fortsatt satsning på utveckling av ett starkt, tydligt och kommunikativt ledarskap genom regelbundna ledarträffar och internat. Samtliga chefer har fått utbildning i Klart ledarskap och förhållningssätt och metoder används i vardagen. Under våren har också ett arbete med Klart ledarskap för medarbetare också påbörjats. Ständiga förbättringar en idé har väckts kring hur vi kan utveckla en enkel arbetsmodell att använda i hela den kommunala organisationen. Detta arbete är på idéplanet ännu så länge men tar sin grund i resultatet i medarbetarundersökningen där brister i fråga om organisationens förmåga att ta tillvara medarbetarnas idéer framkom. Utveckla det interna samarbetet och helhetssynen, bygga hängrännor och eliminera stuprören. Arbetet är redan startat i ett antal olika delar ex VOF-UF-KFF, MSN-projekt, ekonomer fysiskt placerade på de stora förvaltningarna, servicegruppen m.m. Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Tjänsteskrivelse Datum 2014-08-06 Beteckning 5(6) En uppdragsbeskrivning för kommunstyrelseförvaltningen har tagits fram under det gångna året med delaktighet från alla medarbetare. Förstudie för framtidens förskola/skola har tagits fram och ligger nu till grund för byggnation av ny förskola/skola i centrala Oxelösund. Handlingsplan är framtagen för utveckling av kostenheten, utredning pågår av inrättande av möjlighet att välja på två rätter på särskilt boende. Måltiderna för boende på särskilt boende ska utvecklas till omsorgsmåltider vilket innebär utbildning både för vård- och omsorgspersonal och kostpersonal. En servicegrupp har inrättats med representation från samtliga förvaltningar. Syftet är att arbete med ständig utveckling av den kommunala servicen i olika delar, med ambitionen att tillvarata medarbetarnas tankar och kompetens kring detta, öka delaktigheten och öka förståelsen mellan förvaltningarna. 4.5 Identifierade utvecklingsområden ännu ej påbörjade Samarbete i olika former med andra kommuner eller organisationer. Hög sjukfrånvaro Kommunens ökade sjukfrånvaro är oroväckande och kostsam. Insatser görs, bland annat med insatser från företagshälsovård som till exempel tjänsten sjuk och frisk och med förebyggande insatser med friskvård på olika sätt. En samlad handlingsplan saknas och behöver tas fram. 3.0 Konsekvenser Ekonomi Utgångspunkten är förändringar inom given ekonomisk ram. Vissa kostnader kan uppstå men är inte i förväg kända. Målsättningen är att hålla kostnaderna nere då hela arbetet syftar till att skapa en organisation för framtiden där de kommunala medlen ska räcka längre till välfärdsuppdraget som hela tiden växer. Jämställdhet Arbetet bidrar framförallt vad gäller delaktighet för alla personal. Personal/fackligt Information fortlöpande i den fackliga samverksansorganisationen Beslutsunderlag: Sammanställning från chefsinternatet hösten 2013. SWOT-analys med viktning i Koncernledningsgruppen Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Tjänsteskrivelse Datum 2014-08-06 Beteckning 6(6) Statistik personal Charlotte Johansson Kommunchef Henny Larsson Personalchef Beslut till: Charlotte Johansson (FÅ) Henny Larsson (FÅ) Magnus Petersson (FÅ) Irene Bengtsson (FÅ) Ptere Rasmussen (FÅ) Conny Zetterlund (FÅ) Elisabeth Bäckman-Steninger (FÅ) Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Sammanställning av MEDSKICK Från chefsinternat Sandvik gård 26/9-27/9 FÖRHÅLLNINGSSÄTT Förstärkt samverkan mellan förvaltningar bygga hängrännor Samarbete mellan personal i kommunens organisation och i bolagen Främja helheten och förstå olikheterna Tydliggöra förväntningarna Tänka tillsammans tänk till, tänk långsiktigt, tänk hållbart. Bra service se människan UTVECKLINGSOMRÅDEN Utveckling av styrningen av bolagen liknande krav på effektivitet och effektiviseringar som i kommunen Använda IT-verktyg på ett bättre sätt Beslutsstöd som stöd för styrning och uppföljning av ekonomin Skapa en god samordning/informationsspridning från KSF stabschef? Medborgarkontor i kommunhuset eller Koordinaten Informationsflödet måste förtydligas en hemsida bort med OXMAN Hur lär vi oss av de goda exemplen? Hitta en organisering för det Utveckla kvaliteten och servicen Informationsspridning riktlijer Kostenheten Billeasing Arbetsmarknads- och integrationsplan TILLVÄGAGÅNGSSÄTT (hur gör vi genomlysningen?) Facket ska vara med från början Genomlysa ett område i taget i hela organisationen, ex IT, ekonomi m.m. Bred förankring och delaktighet Bygg förändring på satsningar Vilka behov har människor utifrån forskning och omvärld Utgå från medborgaren kunden. Referensgrupp????? Tydliga transparenta processer som chefer vill delta i. Hur ska medarbetaren vara delaktig Realistisk tidplan

Styrkor (Internt) "Greppet om framtiden" Börjar få koll på ekonomi o nyckeltal Närhet-lilla kommunen Framtidstro och vilja i KLG Hav-skärgård-attraktivt Engagerade medarbetare Positivt förhållningssätt Drar åt samma håll Överblickbarhet Vilja till samverkan Kultur-bra bemötande Möjlighet till korta beslutsvägar Attraktiv arbetsgivare Koordinaten-mötesplats-upplevelserinformationscentral Närhet mellan organisationer/företag Ambition Insikt Hög kompetens Mkt erfarenhet och kunskap Samsyn och vilja i KLG Höga löner Prestigelösa Utrustning finns, datorer, bilar, telefoner Infrastruktur, motorväg, stadsnät. Hamn, flygplats Spännande historia-storytelling God kännedom om vad olika personer gör/arbetar med Höga intäkter-hög skatt Nätverk Utvecklingsområden (Internt) Öka framtidstron Medborgarfokus i allt det vi gör Förbättrade skolresultat Sjukfrånvaro Tillit Balans i ekonomin över tiden Fler invånare Öka upplevelsen av delaktighet Bemötande Gemensamma målbilder Långsiktiga genomtänkta lösningar Medborgarservice Stabilitet Koppla mål och resurser till varandra Helhetssyn chefer/medarbetare Samverkan hela kommunen

Satsa ännu mer på kompetensutveckling Utgår från tolkningar inte från fakta Modernisera med hjälp av tekniken Utred förutsättningar och konsekvenser av att slå samman/organisera om vissa uppgifter Låg utbildningsnivå inom vissa områden Förenkla rutiner Stödfunktioner IT, HR, ekonomi Mötesplatser Marknadsföring av kommunen Öka vår stolthet Ta bort slöserier Rekrytering Låg förändringsbenägenhet Koordinaten som infocentrum Bättre utnyttjande av IT-verktyg Använda teknik Se över resurstilldelningen Mera koncerntänk Samverkan-kunskap om varandra Öka miljömedvetenheten Tydliggör sammanhangen mellan olika verksamhetsområden ex detaljplanering kontra bostadsbyggande Röda siffror i bokslutet Kosten Hög personalomsättning Tydliggör gränssnittet mellan olika förvaltningar i vissa frågor Svårt att locka ungdomar till offentliga sektorn Inkludering Utnyttja attraktiva boendelägen Förståelse Uppföljning med ekonomi- verksamhet tillsammans koncernmedvetenhet Seniorbostäder Bostäder nmed hiss Information (externt) på väg Nätverk Rekrytering Följa fattade beslut Planering, inte kollidera, ta tid Lokaler IT Billeasing och lokalhantering Slopa el effektivisera internfakturering Anläggningar - medborgarfokus Tillgång till sjö????port eller sport????? Möjligheter (externt) Tillväxt, inflyttning Koordinaten-info-center, mötesplats alla åldrar upplevelser Lägre Arbetslöshet

Attraktiv arbetsplat p g a storleken på kommunen Ostlänken Mkt god infrastruktur, vägar, cykelvägar bredband Attraktiv boendemiljö, kust o hav fler sammarbeten med Nyköping Minska adm för lärare 1:e lärare höjd status Förbättrad folkhälsa Fler företag Marknasdföra kommunen mot, invånare, byggbolag, entreprenörer Livskvalitet Havet skärgården ESF - Regionförbundet EU Närhet E4, Skavsta Vis upp oss lika sammanhang Vår attraktivitet i att vara små Föreningslivet Pendlingskommun Starta fler utbildningar Kulturupplevelser, historia, kulturarv, kreativitet Attraktiva bostadslägen Ökad turism Ökadt bostadsbyggande Satsa på verksamheter som kan dra ut synergieffekter av de tillgångar som finns Bättre samarbete med SSAB Tillgängligare skärgård Inflytt av barnfamiljer SN Inflytt av friska äldre Hot (externt) Medborgarnas attityd om sin egen stad Brist på samar bete mellan kommun/förening/företag/invånare Missar och dålig anpassning till trender och omvärld ett avstannat bostadsbyggande Arbetslöshet Brist på kreativitet För lite stolthet över det som finns/görs Rekryteri ngssvårigheter t ex ssk stor efterfrågan på våra tjänster men minskade resurser minskat invånarantal hård konkurrens om nya invånare från andra kommuner

ökade behov barn och elever Små utvecklingsmöjlighter för vissa personalgrupper Missbruk Stort beroende av ett företag SSAB Oro på finansmarknaden påverkar oss minskad befolkning Rykten Hög personalomsättning - liten kontinuitet Bristande kunskaper om samhällsplaneringsprocessen neddragning stora företag SSAB; Ebersprächer IT Brist på utbildad arbetskraft Låg grad av erfarenhet Miljöpåverkan hamnen, SSAB stoft olyckor Saknar kunskap om m,ännisdkors behhov och viljor färre företag För hög personalomsättning personalomsättning, t ex chefer Persoanlen slutar och vill arbeta i annan kommun Kompetensflykt Friskolor inflytt av sjuka äldre

Personalstatistik avseende bemanning Framtida pensionavgångar baserat på avgång vid 65 år År antal 2014 14 inkl personer över 65 2015 17 2016 14 2017 24 2018 19 totalt 88 Yrkeskategorier pensionsavgångar antal antal anställda idag Vårdbiträde 10 Usk 7 boendestöd/pers.ass 3 ssk 5 soc sekr 1 Summa Vård och omsorg 26 310 Lärare 17 Förskollärare 14 Barnskötare 4 summa Skol- och barnomsorg 35 227 chef 4 35 administratör/handläggare 9 51 måltid/kök 3 25 övriga 11 Summa övriga 27 Personalomsättning Förvaltning 130701-140630 120701-130630 KSF 5 12 MSF 2 2 VOF 39 42 UF 24 22 KFF 0 1 summa 70 79 9,9% 11,1% Antal tilllsvidareanställda juli 705 713 Avgångar på några yrkeskategorier Yrke 130701-140630 120701-130630 Socialsekreterare 4 7 Sjuksköterska 5 5 Förskollärare 3 3

Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum 2014-08-14 Dnr Ks.2014.100 Kommunstyrelseförvaltningen Gunilla Marklund Telefon 0155 38109, 070 6596893 gunilla.marklund@oxelosund.se Kommunstyrelsen Försäljning av fastighet Marudden 3, V Femöre 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Inget förslag till beslut 2. Sammanfattning Arrendatorerna till den avstyckade fastigheten Marudden 3, V Femöre (Tpl 10) vill friköpa fastigheten. Fastigheten är värderad till 1 800 000 kr. Makarna Lanthén anser att priset är för högt med motiveringen att i utlåtandet angående marknadsvärdesbedömning som ligger till grund för köpeskillingen finns inget underlag som visar att geotekniska förhållanden eller eventuell förekomst av radon har beaktats vid bedömningen. Utredningen för marknadsvärdesbedömningen har skett enligt normalt förfarande. Fastigheten har inte grundförhållandena som är så avviker från vad som är normalt för området att det anses påverka marknadsvärdet. Anslutning till kommunalt VA kommer att påbörjas hösten/vintern 2014/2015. 3. Alternativa förslag 1) Tillmötesgå makarna och diskutera en jämkning av priset 2) Sälja fastigheten till det marknadsvärderade priset vilket är 1 800 000 kronor. 4. Ärendet 4.1 Koppling till andra beslut och mål Kommunstyrelsen beslöt 2011-11-30, Ks 223, om Riktlinjer för försäljning av tomter. Riktlinjerna anger att försäljning av mark med bostadsarrende erbjuds arrendatorerna till marknadsvärderat pris. Marknadsvärdering sker av oberoende auktoriserad värderare. OXL200 v 1.0 2012-06-07 Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND 0155-381 03 (fax) kommun@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2 (2) Datum 2014-08-14 Erbjudandet är även idag frivilligt och innebär att de arrendatorer som väljer att inte friköpa sin arrendetomt får fortsätta att arrendera. Arrendevillkoren i likhet med försäljningspriset skall fortlöpande anpassas med hänsyn till marknadsprisutvecklingen. Översyn av arrendevillkoren har genomförts och kommer att ske fortlöpande. Arrendetiden gäller för fem år räknat från tillträdesdagen. 4.2 Arrendatorernas motivering till jämkning av priset Markarna Lanthén hävdar att av det utlåtande angående marknadsvärdesbedömning som ligger till grund för köpeskillingen finns inget underlag som visar att geotekniska förhållanden eller eventuell förekomst av radon har beaktats vid bedömningen. 4.3 Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Utredningen för marknadsvärdesbedömningen har skett enligt normalt förfarande. Fastigheten har inte grundförhållandena som är så avvikande från vad som är normalt för området att det anses påverka marknadsvärdet. Den av arrendatorerna förslag om jämkning av köpeskillingen överensstämmer inte med de av kommunstyrelsen antagna Riktlinjer för försäljning av tomter. Avsteg från riktlinjerna medför att kommunstyrelsen är beslutsinstans. Beslutsunderlag Brev från familjen Lanthén, 2014-08-07 Tjänsteskrivelse 2014-08-14 Beslut till: Familjen Lanthen (FK) GM (FÅ).

Tjänsteskrivelse 1(7) Datum Dnr 2014-08-15 15:36:56 KS.2012.133 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Kommunstyrelseförvaltningen Magnus Pettersson Kommunstyrelsen Framtidens förskola och skola 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut 1. Godkänna projektplanen Framtida förskola och skola i centrala Oxelösund etapp 1. 2. Starta första etapp 1 av investeringsprojektet Framtida förskola och skola i centrala Oxelösund. 3. Attestant för projektet är ekonomichef Magnus Pettersson 4. Beslutspunkt 1, 2 och 3 gäller under förutsättning att Kommunfullmäktige fattar erforderliga beslut om finansiering Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Ge kommunstyrelsen i uppdrag att starta upp första etappen av investeringsprojektet Framtida förskola och skola i centrala Oxelösund till en kostnad av 3 Mkr. 2. Finansieras via en överföring på 3 mkr från projekt ombyggnation kök (Ramdalsskolan) ur 2014 års investeringsbudget. 3. Återrapportering av etapp 1 skall ske när Kommunfullmäktige fattar beslut om etapp 2. 1. Sammanfattning Kommunstyrelsen fattade beslut den 30 januari 2013 om att tillsätta en projektgrupp som fick i uppgift att utreda innerstadens förskolor och skola. Projektet har kommit fram till att det ur ett pedagogiskt- samhällsperspektiv är bäst att bygga en ny gemensam förskola och skola som till sin utformning är så flexibel att den klarar snabba förändringar av demografin. Skolan behöver utökas med 70 platser och förskolan har tillräcklig kapacitet. Skolan dimensioneras för ca 200 elever och förskolan för ca 110 barn (motsvarande dagens 6 avdelningar). Denna tjänsteskrivelse omfattar etapp 1 i genomförandet av en ny skola/förskola och innebär i korthet: Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2(7) Datum 2014-08-15 15:36:56 KS.2012.133 Planprogram och detaljplanearbete Översiktlig mark & miljöundersökning Programarbete/lokalprogram Utreda ägandeformen Framtagande av kalkyl för hela projektet. 2. Ärendet En förslagen lokalisering av ny förskola/skola är kv. Idegranen Folkegatan inom Frösängsområdet. Kv. Idegranen är ca 11 600 m², nuvarande detaljplan från 1963 medger byggnader i 1 våning. För nybyggnation med byggnader i flera plan erfordras en ändring av detaljplan. Frösängsgärde är ett stort grönområde med flera olika lokaliseringsalternativ. Första etappen av projektet med Framtida skola och förskola i Oxelösund kommer omfatta 2-4 stycken alternativa placeringar av skolan samt en uppdaterad kostnadskalkyl för hela projektet. Översiktlig mark & miljöinventering, detaljoch planprogram, lokalplanering, planarbete samt utredning om vi ska bygga i egen regi eller om extern part ska bygga/äga och förvalta. Tidplanen för detta arbete är att det ska vara klar till maj 2015. Dock kan detaljplan vara klart tidigast våren/sommaren 2016. Etapp 1. Maj 2015 Planprogram Detaljplan (Juli 2016) Översiktlig mark & miljöundersökning Programarbete/lokalprogram Utreda ägandeformen Kalkyl Uppdraget innehåller ett antal frågor som ska besvaras: - Upprätta ett planprogram som belyser användningen av Frösängsgärde i sin helhet och att i programmet ta fram två till fyra alternativa placeringar av en ny förskola/skola. Lokaliseringsfrågan ska utredas och diskuteras grundligt i programmet. ÖP 2010 anger att det inte finns något behov av mark för helt nya kommunala skolanläggningar inom översiktplanens planeringsperspektiv, vilket stärker behovet av ett planprogram - Ändring av nuvarande detaljplan alternativt en ny detaljplan beroende på lokalisering. - Översiktlig miljöinventering och markundersökning av aktuellt område. - Programskede, tidplan, mål, ramar verksamhetsbeskrivning, rumsfunktionsprogram, skisser, planritningar, trafik, ekonomi, byggnadsprogram etc. - Planering av lokalerna för att tillvarata samordningsmöjligheter mellan förskola - skola, med interna verksamheter och externa intressenter/medborgare. Vidare ska det klarläggas om vi ska bygga i egen regi eller om extern part ska bygga/äga/förvalta. Tidplanen i projektplanen gäller under förutsättningarna av att beslut antas i kommunfullmäktige under september 2014.

Tjänsteskrivelse 3(7) Datum 2014-08-15 15:36:56 KS.2012.133 Projektplan bifogas. 4.1 Bakgrund Tidigare utredning Förstudie av framtida förskole- och skolorganisation i centrala Oxelösund 2014-01-10 uppskattar att inom de närmaste 4 åren så är behovet ca 70 stycken nya platser i grundskolan. Vidare finns det ett stort underhålls- och ombyggnadsbehov på befintliga skol- och förskolans lokaler. Befintliga lokalerna stöder inte intentionerna läroplanen. Vidare finns det en viss segregation inom kommunen. Slutrapporten Förstudie av framtida förskole- och skolorganisation i centrala Oxelösund har kommit fram till att det ur ett pedagogiskt- och samhällsperspektiv är fördelaktigast att bygga en ny gemensam förskola och skola som till sin utformning är flexibel att den klarar snabba förändringar av demografin. Utredningen föreslår en placering ny skola/förskola är på fastigheten Idegranen 1. Vid en nybyggnation på fastigheten Idegranen 1 byggs stadsdelarna Frösäng och Innerstaden ihop till en mer sammanhållen enhet/stad. 4.2 Koppling till andra beslut och mål Kommunstyrelsen fattade beslut den 30 januari 2013 att utreda framtidens förskole- och organisation i Oxelösunds innerstad. Inriktningen har varit att se över befintliga förskolor samt skola utifrån de utredningsfaktorer som är beslutade i projektplanen. De befintliga enheterna är Frösängs förskola, Oxelö förskola, Blåklockans förskola samt D- skolan. Den andra inriktningen har varit att utreda nybyggnation. 4.3 Ekonomi och finansiering Kostnaden för den första etappen i investeringsprojektet är uppskattat till ca 3 mkr dvs arbetet med översiktlig mark & miljöutredning, detalj- och planprogram, programarbete, utbildningsförvaltningens kostnader samt utredning egen regi kontra extern part som bygger/äger och förvaltar. En grov kostnadsuppskattningen för hela projektet är ca 100 mkr i 2013 års kostnadsnivå, inredning och utrusning ingår ej. Observera att kostnaden är framtagen i ett tidigt skede och kan komma att ändras. Första etappen investeringskostnader på 3 mkr finansieras genom en överföring från investering ombyggnation kök (Ramdalsskolan) med 3 mkr. Ursprunglig investering för ombyggnation kök (Ramdalsskolan) är 7 mkr. Det innebär också att investeringsbudget 2015 måste inrymma en återläggning av dessa 3 mkr. Med ovan beskrivna finansiering för både 2014 och 2015 innebär det att projekt och tidsplan för Ramdalsskolans kök ligger fast. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2014-08-07 Projektplan, daterad 2014-08-07 Magnus Pettersson Charlotte Johansson

Tjänsteskrivelse 4(7) Datum 2014-08-15 15:36:56 KS.2012.133 ekonomichef kommunchef Beslut till: Kommunchef (FK) Ekonomichef (FÅ) Utbildningschef (FK) Kustbostäder (FK) eller Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Formulera beslutet som fullständiga meningar. Att-satser används inte. Om flera beslut fattas ska beslutsmeningarna numreras. 2. Sammanfattning

Tjänsteskrivelse 5(7) Datum 2014-08-15 15:36:56 KS.2012.133 3. Sammanfattning Kommunstyrelsen fattade beslut den 30 januari 2013 om att tillsätta en projektgrupp som fick i uppgift att utreda innerstadens förskolor och skola. Projektet har kommit fram till att det ur ett pedagogiskt- samhällsperspektiv är bäst att bygga en ny gemensam förskola och skola som till sin utformning är så flexibel att den klarar snabba förändringar av demografin. Skolan behöver utökas med 70 platser och förskolan har tillräcklig kapacitet. Skolan dimensioneras för ca 200 elever och förskolan för ca 110 barn (motsvarande dagens 6 avdelningar). Denna tjänsteskrivelse omfattar etapp 1 i genomförandet av en ny skola/förskola och innebär i korthet: Planprogram och detaljplanearbete Översiktlig mark & miljöundersökning Programarbete/lokalprogram Utreda ägandeformen Framtagande av kalkyl för hela projektet. 4. Ärendet En förslagen lokalisering av ny förskola/skola är kv. Idegranen Folkegatan inom Frösängsområdet. Kv. Idegranen är ca 11 600 m², nuvarande detaljplan från 1963 medger byggnader i 1 våning. För nybyggnation med byggnader i flera plan erfordras en ändring av detaljplan. Frösängsgärde är ett stort grönområde med flera olika lokaliseringsalternativ. Första etappen av projektet med Framtida skola och förskola i Oxelösund kommer omfatta 2-4 stycken alternativa placeringar av skolan samt en uppdaterad kostnadskalkyl för hela projektet. Översiktlig mark & miljöinventering, detaljoch planprogram, lokalplanering, planarbete samt utredning om vi ska bygga i egen regi eller om extern part ska bygga/äga och förvalta. Tidplanen för detta arbete är att det ska vara klar till maj 2015. Dock kan detaljplan vara klart tidigast våren/sommaren 2016. Etapp 1. Maj 2015 Planprogram Detaljplan (Juli 2016) Översiktlig mark & miljöundersökning Programarbete/lokalprogram Utreda ägandeformen Kalkyl Uppdraget innehåller ett antal frågor som ska besvaras: - Upprätta ett planprogram som belyser användningen av Frösängsgärde i sin helhet och att i programmet ta fram två till fyra alternativa placeringar av en ny förskola/skola. Lokaliseringsfrågan ska utredas och diskuteras grundligt i

Tjänsteskrivelse 6(7) Datum 2014-08-15 15:36:56 KS.2012.133 programmet. ÖP 2010 anger att det inte finns något behov av mark för helt nya kommunala skolanläggningar inom översiktplanens planeringsperspektiv, vilket stärker behovet av ett planprogram - Ändring av nuvarande detaljplan alternativt en ny detaljplan beroende på lokalisering. - Översiktlig miljöinventering och markundersökning av aktuellt område. - Programskede, tidplan, mål, ramar verksamhetsbeskrivning, rumsfunktionsprogram, skisser, planritningar, trafik, ekonomi, byggnadsprogram etc. - Planering av lokalerna för att tillvarata samordningsmöjligheter mellan förskola - skola, med interna verksamheter och externa intressenter/medborgare. Vidare ska det klarläggas om vi ska bygga i egen regi eller om extern part ska bygga/äga/förvalta. Tidplanen i projektplanen gäller under förutsättningarna av att beslut antas i kommunfullmäktige under september 2014. Projektplan bifogas. 4.4 Bakgrund Tidigare utredning Förstudie av framtida förskole- och skolorganisation i centrala Oxelösund 2014-01-10 uppskattar att inom de närmaste 4 åren så är behovet ca 70 stycken nya platser i grundskolan. Vidare finns det ett stort underhålls- och ombyggnadsbehov på befintliga skol- och förskolans lokaler. Befintliga lokalerna stöder inte intentionerna läroplanen. Vidare finns det en viss segregation inom kommunen. Slutrapporten Förstudie av framtida förskole- och skolorganisation i centrala Oxelösund har kommit fram till att det ur ett pedagogiskt- och samhällsperspektiv är fördelaktigast att bygga en ny gemensam förskola och skola som till sin utformning är flexibel att den klarar snabba förändringar av demografin. Utredningen föreslår en placering ny skola/förskola är på fastigheten Idegranen 1. Vid en nybyggnation på fastigheten Idegranen 1 byggs stadsdelarna Frösäng och Innerstaden ihop till en mer sammanhållen enhet/stad. 4.5 Koppling till andra beslut och mål Kommunstyrelsen fattade beslut den 30 januari 2013 att utreda framtidens förskole- och organisation i Oxelösunds innerstad. Inriktningen har varit att se över befintliga förskolor samt skola utifrån de utredningsfaktorer som är beslutade i projektplanen. De befintliga enheterna är Frösängs förskola, Oxelö förskola, Blåklockans förskola samt D- skolan. Den andra inriktningen har varit att utreda nybyggnation. 4.6 Ekonomi och finansiering Kostnaden för den första etappen i investeringsprojektet är uppskattat till ca 3 mkr dvs arbetet med översiktlig mark & miljöutredning, detalj- och planprogram, programarbete, utbildningsförvaltningens kostnader samt utredning egen regi kontra extern part som bygger/äger och förvaltar. En grov kostnadsuppskattningen för hela projektet är ca 100 mkr i 2013 års kostnadsnivå, inredning och utrusning ingår ej. Observera att kostnaden är framtagen i ett tidigt skede och kan komma att ändras. Första etappen investeringskostnader på 3 mkr finansieras genom en överföring från investering ombyggnation kök (Ramdalsskolan) med 3 mkr. Ursprunglig investering för ombyggnation kök (Ramdalsskolan) är 7 mkr. Det innebär också att investeringsbudget

Tjänsteskrivelse 7(7) Datum 2014-08-15 15:36:56 KS.2012.133 2015 måste inrymma en återläggning av dessa 3 mkr. Denna finansiering innebär att projekt och tidsplan för Ramdalsskolans kök ligger fast. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2014-08-07 Projektplan, daterad 2014-08-07 Magnus Pettersson ekonomichef Charlotte Johansson kommunchef Beslut till: Kommunchef (FK) Ekonomichef (FÅ) Utbildningschef (FK) Kustbostäder (FK) Charlotte Johansson Kommunchef Magnus Pettersson Ekonomichef Beslut till: * Ange vilka som ska delges beslutet. Ange funktion och inte person. Om det är fler än en ange om det är för kännedom eller för åtgärd.

1 (10) Utkast nr. 8 Projektplan Framtida förskola och skola i centrala Oxelösund, etapp 1 2014-08-08 OXL200 v 2.0 2012-07-06

2 (10) Innehållsförteckning 1. Inledning 4 1.1 Projektets bakgrund... 4 2 Projektbeskrivning 4 2.1 Uppdragsbeskrivning... 4 2.2 Syfte... 5 2.3 Mål... 5 2.4 Avgränsningar... 5 2.5 Framgångsfaktorer... 5 2.6 Risker... 5 3 Organisation 6 3.1 Uppdragsgivare... 6 3.2 Styrgrupp... 6 3.3 Ansvarig beställare... 6 3.4 Projektledare... 6 3.5 Projektgrupp... 6 3.6 Referensgrupper... 7 3.7 Arbetsgrupper... 7 4 Resurser 7 5 Tidsplan 7 6 Huvudaktiviteter och milstolpar 8 7 Projektarbetssätt 8 7.1 Metoder... 8 7.1.1 Möten... 9 7.1.2 Rapportering... 9 7.2 Projektavvikelser... 9 7.2.1 Ändring av projektorganisation... 9 7.2.2 Övriga avvikelser... 9 7.3 Nya projektidéer... 9 8 Överlämning 9 9 Uppföljning och kvalitetssäkring 10 10 Information, kommunikation och dokumentation 10 10.1 Information och kommunikation... 10 10.2 Dokumentation... 10 11 Referensdokument 10

3 (10) Dokumentets syfte Projektplanen är det övergripande sammanhållande projektdokumentet. Projektplanen redogör för vad som ska göras, vem som gör vad inom projektet samt hur det ska göras. Projektplanen omfattar alla moment från projektstart till avslut. Samtliga rubriker i dokumentet ska alltid finnas med, ledtexterna under kan dock tas bort. Versionshantering KS godkänner och fastslår projektplanen. Efter projektplanen är fastslagen görs inga ändringar om dessa inte faller under punkt. 7.4. I sådana fall skapas en ny version och detta dokumenteras i tabellen nedan. Version Ansvarig Datum Förändring 2.0 Tillägg enligt KF

4 (10) 1. Inledning Denna projektplan omfattar allt arbete fram till beslut om att genomföra investeringen av en ny skola och förskola. Inom ramen för projektet, etapp 1, ska två till fyra alternativa områden studeras i ett planprogram. I projektet ingår översiktlig markundersökning, översiktlig miljöundersökning, att påbörja detalplanearbetet, programskedet, planering av lokalerna, framtagande av lokalprogram samt belysa frågan egen regi alternativ extern part som bygger, äger och förvaltar och framtagande av en uppdaterad total kostnadskalkyl och tidplan för hela projektet. 1.1 Projektets bakgrund Kommunstyrelsen fattade beslut den 30 januari 2013 om att tillsätta en projektgrupp som fick i uppgift att utreda innerstadens förskolor och skola. Uppdraget har omfattat två huvudalternativ som har utretts. 1. Kostnad för underhåll och upprustning av befintliga byggnader (D-skolan, Blåklockans förskola, Oxelö förskola, Frösängs förskola) för att täcka framtida behov och pedagogik. 2. Kostnad för nybyggnation av förskola och skola för att täcka framtida behov. Utreda kostnader och konsekvenser om man bygger i flera etapper eller allt på en gång. Projektet kom fram till att det ur ett pedagogiskt- och samhällsperspektiv är bäst att bygga en ny gemensam förskola och skola som till sin utformning är så flexibel att den klarar snabba förändringar av demografin. Skolan behöver utökas med 70 nya platser och förskolan har tillräcklig kapacitet för att klara kommande behov. Projektets förslag på placering av ny skola/förskola är på fastigheten Idegranen 1. Vid en nybyggnation i innerstaden på fastigheten Idegranen 1 byggs stadsdelarna Frösäng och Innerstaden ihop till en mera sammanhållen stad. Detta kommer att göra innerstaden mer attraktiv. 2 Projektbeskrivning 2.1 Uppdragsbeskrivning En föreslagen lokalisering av ny förskola/skola är kv. Idegranen Folkegatan inom Frösängsområdet. Området är på ca 11 600 m², nuvarande detaljplan från 1963 medger byggnader i 1 våning. För nybyggnation med byggnader i flera plan erfordras en ändring av nuvarande detaljplan. Frösängsgärde är ett stort grönområde med flera olika lokaliseringsalternativ. Uppdraget i etapp 1 innehåller ett antal frågor som ska genomföras: - Upprätta ett planprogram som belyser användningen av Frösängsgärde i sin helhet och att i programmet ta fram två till fyra alternativa placeringar av en ny förskola/skola. Lokaliseringsfrågan ska utredas och dikuteras grundligt i programmet, eftersom ÖP 2010 anger att det inte finns något

5 (10) behov av mark för helt nya kommunala skolanläggningar inom översiktplanens planeringsperspektiv. - Översiktlig miljöinventering och markundersökning av aktuella områden. - Påbörjande av ny detaljplan alternativt ändring av gällande detaljplan för Idegranen 1. - Programskede, tidplan, mål, ramar verksamhetsbeskrivning, rumsfunktionsprogram, skisser, planritningar, trafik, ekonomi, byggnadsprogram etc. - Planering av lokalerna för att tillvarata samordningsmöjligheter med skola, förskola, övriga interna verksamheter och externa intressenter/medborgare. - Utreda om byggnation ska ske i egen regi eller extern part ska bygga/äga/förvalta. - Framtagande av en uppdaterad totalkostnadskalkyl och tidplan för hela projektet. 2.2 Syfte Syftet i etapp 1 är att utreda frågeställningar enligt uppdragsbeskrivningen samt, via ett planprogram, starta ett detaljplanearbete och ta fram underlag för en system och detaljprojektering. 2.3 Mål Förslag till huvudalternativ med överslagsmässiga ekonomiska konsekvenser ska finnas framme till maj 2015. 2.4 Avgränsningar Projektet omfattar inte framtagande av system- projekteringshandlingar för en upphandling. Projektering av inredning, teknik och utrustning ingår inte i etapp 1. 2.5 Framgångsfaktorer Ändamålsenlig användning av lokaler utifrån verksamheten perspektiv och organisation. Den lösning som tas fram har kommunkoncernensövergripande nyttoperspektiv. 2.6 Risker Risker i projektet listas nedan. En riskanalys tas fram i separat dokument. Risker Sannolikhet Konsekvenser Åtgärder (L, M, H) Tidplanen inte hålls. M Tidplanen för hela projektet God planering. Personella och ekonomiska resurser hos

6 (10) skjuts framåt. verksamheterna. Tillkommande konsultutredningar. M Ökade kostnader. Detaljplan arbetet försenas/överklagas. M Förseningar i projektet, ökade kostnader. Resurser för framtagande av planprogram. Byggkonjunktur M Ökade kostnader Nuvarande kostnadssiffror är i 2013 års kostnadsnivå M Ökade kostnader Överklagan upphandling H Tidplan förskjuts, ökade kostnader Bra upphandlingsunderlag 3 Organisation 3.1 Uppdragsgivare Kommunstyrelsen 3.2 Styrgrupp Charlotte Johansson (kommunchef), Magnus Pettersson (ekonomichef), Peter Rasmussen (utbildningschef), Per Alm (VD Kustbostäder), Peter Zetterdahl (fastighetschef Kustbostäder). * Beslutande. Fastställer direktivet. Ekonomiskt ansvarig. Initieras av uppdragsgivaren. Rapporterar till kommunstyrelsen 3.3 Ansvarig beställare Magnus Pettersson (ekonomichef) * Ansvarig tjänsteman t.ex. kommunchef, ekonomichef. 3.4 Projektledare Kustbostäder * Styr och leder projektet inom fastslagna kostnads och tidsramar. Föredragande i styrgrupp. 3.5 Projektgrupp Mats Möller (fastighetsekonom), Christer Åhlfeldt (administrativchef), personal från verksamheterna?????, Peter Zetterdahl (fastighetschef), Andreas Trobeck

7 (10) (förvaltare). * Utför arbetet i projektet. Rapporterar till projektledaren. 3.6 Referensgrupper Verksamheten får skriva vilka som ska vara med???????????????? *Berörda intressenter och specialister, fungerar som projektgruppens bollplank. Utses av projektledaren. 3.7 Arbetsgrupper Verksamheten får skriva vilka som ska vara med??????????????? 4 Resurser 4.1 Ekonomi Kostnaden för hela projektet är uppskattad till ca 100 mkr i 2013 års kostnadsnivå. Beloppet är en grov uppskattat kostnad som fördelar sig enligt följande: Fortsatt utredning etapp 1, 3 mkr, projektering 17 mkr och genomförande (byggnation) 80 mkr. 4.2 Preliminära siffror etapp 1 Händelser Miljöinventering/översiktlig markundersökning Detaljplan/planprogram Programskedet/lokalprogram Kalkyl Utredning egen regi/extern part (bygga/äga/förvalta) Byggherreomkostnader/projektledning Kostnader utbildningsförvaltningen Övrigt/oförutsett 5 Tidplan Belopp 270 000 kr 1000 000 kr 700 000 kr 150 000 kr 500 000 kr 100 000 kr 40 000 kr 250 000 kr 3 010 000 kr Tidplanen för hela projektet är att en färdig skola ska stå klart till augusti 2017. Tidplanen för etapp 1 är preliminärt att den ska vara klar till maj 2015. Dock så kan detaljplan vara klart tidigast våren/sommaren 2016. 5.1 Preliminär tidplan hela skolprojektet

8 (10) Etapp 1. Klart Maj 2015 Planprogram Detaljplan (Juli 2016) Översiktlig mark & miljöundersökning Programarbete/lokalprogram Utreda ägandeformen Kalkyl Etapp 2. Klart December 2015 System och detaljprojektering Etapp 3. Klart Mars 2016 Anbudsförfrågan Upphandling/kontrakt Etapp 4. Klart Augusti 2017 Produktion Inflyttning 6 Huvudaktiviteter och milstolpar Etapp 1. Datum Översiktlig mark & miljöundersökning Okt/nov- 2014 Miljöinventering Okt/nov- 2014 Planprogram Maj- 2015 Detaljplan Juni- 2016 Programskede/Lokalprogram Mars- 2015 Egen regi/extern part Mars- 2015 Tidplan Maj- 2015 Kalkyl Maj- 2015 7 Projektarbetssätt 7.1 Metoder Projektplanen och övriga styrande dokument är projektets riktlinjer mot vilka projektet ska följas upp och avrapporteras.

9 (10) 7.1.1 Möten 7.1.2 Rapportering Kontinuerlig rapportering kommer att ske till KSAU och KS under projektets gång. 7.2 Projektavvikelser 7.2.1 Ändring av projektorganisation Alla organisatoriska förändringar som görs ska kommuniceras med projektledaren som dokumenterar och informerar samtliga i projektorganisationen. 7.2.2 Övriga avvikelser Om projektet ser ut att avvika från överenskommen tidplan, leveranstidpunkt och/eller ekonomiska ramar skall den projektmedlem som är närmast upptäckten snarast meddela detta till projektledaren som snarast sammankallar projektgruppen där den uppkomna situationen diskuteras. På mötet beslutas om vilket av de två följande alternativen som föreligger. 1. Avvikelsen är av sådan karaktär att det går att hantera inom de givna ramarna utan att den totala tidsåtgången eller ekonomiska ramarna ändras. I detta fall räcker det med protokollet som rapport till styrgruppen. 2. Avvikelsen är av sådan karaktär att de överenskomna ramarna för tid och/eller kostnad kommer att överskridas varför så mycket fakta som möjligt samlas in för en rapport till styrgruppen. KS får sedan avgöra vilka åtgärder som är lämpliga (t ex ändring av specifikation, tidplan eller ekonomiska ramar) och ge styrgruppen förändrade direktiv. 7.3 Nya projektidéer Under ett projekt uppstår ofta nya idéer. Om dessa inte bedöms ingå i projektet ska en projektidé skapas (se dokumentmall: projektidé). Dessa hanteras inte vidare inom projektet. 8 Överlämning Då projektet avslutas ska resultatet lämnas till uppdragsgivaren eller den av uppdragsgivaren utsedd person för förvaltning. Magnus Pettersson (ekonomichef)

10 (10) 9 Uppföljning och kvalitetssäkring Vilken organisation gör uppföljning och när görs den? Undvik att knyta till individ. Uppföljningen ska inte göras inom projektet. * Nåddes målen, ekonomin, erfarenheter, vad ska återföras till verksamheterna. 10 Information, kommunikation och dokumentation 10.3 Information och kommunikation En detaljerad informations- och kommunikationsplan kan tas fram i separat dokument. I annat fall beskrivs kort om hur information och kommunikation i projektet genomförs nedan. Viktigt är att ha med vem som ansvarar för att informationsinsatserna genomförs. Projektledaren ansvarar för all intern och extern kommunikation. 10.4 Dokumentation Projektledaren ansvarar för skapande och lagring av projektdokument och mötesanteckningar. Dokument som rör projektet exempelvis teknisk dokumentation från leverantören lagras i kommunens dokumentlagringssystem på följande plats: 11 Referensdokument * Exempelvis riskanalys, informationsplan m.m.

Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2014-08-15 15:00:42 KS.2014.63 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Kommunstyrelseförvaltningen Magnus Pettersson Kommunstyrelsen Överlåtelse av aktier i Nyköping-Östgötalänken AB 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Oxelösunds Kommun ger sitt medgivande till regionförbundet Östsam överlåter samtliga sina aktier i Nyköping-Östgötalänken AB (org.nr 556612-6636) 2. Sammanfattning Regeringen har fattat beslut om att Östergötland blir en region den 1 januari 2015. Det innebär att ansvaret för regionala utvecklingsfrågor som idag ligger hos Regionförbudet Östsam går över till ny organisation som bildas genom att Landstinget i Östergötland och Regionförbundet Östsam slås ihop. Regionförbundet Östsam hemställer därför att samtliga övriga aktieägare ger sitt medgivande till regionförbundet Östsam överlåter samtliga sina aktier i Nyköping- Östgötalänken AB (org.nr 556612-6636) till Landstinget i Östergötland (from januari 2015 benämt Region Östergtland). Beslutsunderlag * Här anges vilka bilagor som går med som beslutsunderlag. Charlotte Johansson Kommunchef Magnus Pettersson Ekonomichef Beslut till: Regionförbundet Östsam Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse Kommunfullmäktige fattade 2014-04-02 i beslut 18 att ge Oxelösunds kommuns nämnder möjlighet att ansöka om extra pengar utöver tilldelad ram under 2014. Pengarna ska gå till verksamhetsutveckling som inte ryms inom tilldelad ram för 2014. Sammanlagt har mkr satts av till ändamålet. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr