1 (7) PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 3-2011 2011-04-09 (10.00-16.00) Scandic Billingen Hotell, Skövde Deltagare SVEMO Sture Fredell Bertil Bergström Agneta Andersson Olle Bergman Jörgen Hafström Tony Jacobsson Åke Knutsson Håkan Leeman Per Westling Martin Jarl Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef 1 MÖTETS ÖPPNANDE SAMT GODKÄNNANDE AV DAGORDNINGEN Ordföranden öppnade mötet och hälsade alla välkomna till Skövde. Därefter höll styrelsen en tyst minut för att hedra minnet av den tragiskt förolyckade Peter Koij. Under punkten diskuterade styrelsen fredagens besök på motocrossgymnasiet i Tibro, för flera av styrelsemedlemmarna var detta första besöket på gymnasiet. Styrelsen var imponerade av den verksamhets som bedrivs samt fick ta del av de förbättringsförslag som gymnasiets rektor och personal föreslår när det gäller kommunikation om gymnasiets roll och funktion, samt den roll gymnasiet bör spela inom elitsatsningens motocrossdel. Ny ärenden fördes in i dagordningen enligt följande 5.7 SM veckan i Halmstad 6.8 Momsfrågan 6.9 Fastighet 2 VAL AV JUSTERINGSMAN Håkan Leeman valdes att justera dagens protokoll.
2 (7) 3 FÖREGÅENDE PROTOKOLL Ordförande inledde punkten med att sammanfatta de senaste veckornas mycket omfattande oplanerade arbete. Dessa händelser påverkar naturligtvis planerade arbetsinsatser som därmed försenas. Styrelsen har förståelse för att så sker och att det särskilt har påverkat GS arbete. GS gick igenom föregående styrelses protokoll samt redovisade vad som skett i de olika besluten. Styrelsen diskuterade särskilt punkterna 5.1 samt 5.3 samt det förslag till brev som GS tagit fram. Beslöts att brevet skall omarbetas något samt sedan snarast sändas ut till distrikt och förbundsledning, med begäran om svar senast 6 maj för att synpunkterna skall kunna påverka kommande beslut. Styrelsen godkände föregående protokoll. 4 RESULTATRAPPORT Styrelsen tog del av kvartalsrapporten samt ekonomichefens kommentarer. Kvartalsrapporter från sektionerna visar att samtliga sektioner med ett undantag håller budget. Budget hålls i stort sett. Styrelsen vill i framtiden ha två kompletteringar av kvartalsrapporterna, dels vill man i rapporten se helårsbudgeten och dels vill man som bilagor till rapporten ha sektionernas ställning redovisade. Två stora orosmoln finns i dels kostnader för TA utveckling samt minskade intäkter på licenssidan. Man konstaterar ett ökat antal tävlingar och ökat antal deltagare men minskat antal licenser. Styrelsen beslutade tillsätta en arbetsgrupp som skall ge förslag till åtgärder inom licenssidan. Arbetsgruppen skall bestå av Jörgen Hafström, Åke Knutsson samt delar av personalen som utses av GS. Arbetsgruppen har att föreslå åtgärder på kort och på lång sikt. Vidare uppdrog styrelsen åt ekonomichefen att gå igenom samtliga personer som håller arvodesuppdrag åt förbundet, detta gäller särskilt uppdrag som utförs direkt åt sektioner och kommittéer.
3 (7) 5 ÄRENDEN 5.1 Valberedningen (Bemanning sektioner och kommittéer) ( Id: 231 ) Styrelsen tog del av rapport från valberedningen. Beslutades tillsätta Jonas Persson, Malmö, som ny ledamot i Barnkommittén. Styrelsen tog också del av förslag från Hans Weidenius om Supermotosektionens framtida sammansättning. Styrelsen stödjer Hans förslag samt uppdrog åt Agneta att kontakta Hans för att reda ut detaljerna. 5.2 Godkännande av distriktens stadgar ( Id: 232 ) Styrelsen har fått in stadgar från distrikten och konstaterar att dessa behöver revideras till följd av beslut som tagits på förbundsmötet med mera. Uppdrogs åt Åke Knutsson att ta fram exempel på stadgar samt kommunicera dessa med distrikten så att distrikten har möjlighet att göra eventuella förändringar i samband med sina årsmöten i februari 2012. 5.3 Förslag till layout för förtjänstmedaljer och -plaketter ( Id: 233 ) Styrelsen tog del av förslag till nya medaljer, standard och plaketter. Man vill ha vissa förändringar och uppdrog åt GS att inkomma med nya förslag till styrelsemötet i maj. 5.4 Arbetsordning Disciplinnämnden ( Id: 234 ) Styrelsen har erhållit förslag på ny arbetsordning för Disciplinnämnden. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
4 (7) 5.5 Behandling av inkomna skrivelser ( Id: 235 ) Styrelsen konstaterar att det inkommer ett antal skrivelser där det är oklart vem brevskrivaren vill kommunicera med. I de fall då det tydligt anges " Till SVEMO styrelse" är det klart, styrelsen ber de som vill att styrelsen tar upp ett ärende att rubricera skrivelsen enligt ovan. Styrelsen förslår följande: - Brev till styrelsen skall ha just den rubriken. - Då brevet berör andra än styrelsen och brevskrivaren kommer den/de som berörs att kontaktas och ombes komma med kommentar innan styrelsen behandlar frågan. - Styrelsen ber den som kommer med en skrivelse att föreslå en åtgärd som man önska att styrelsen skall vidta. Ovanstående gör att eventuella skrivelser kommer att få en bättre och snabbare behandling vid styrelsemötena. Under denna punkt tog styrelsen åter upp en skrivelse från Fredrik Johansson angående Motocrossektionen. I skrivelsen anger Fredrik en utredning som Motocrossektionen skall ha gjort och bad att få ta del av den. Styrelsen beslutar uppdra åt Motocrossektionen att delge Fredrik resultatet av utredningen, om det finns en sådan. Övriga frågor i brevet kommer att tas upp under ett möte planerat under Söndagen. 5.6 Möte med Motocrossektionen 2011-04-10 ( Id: 236 ) Styrelsen konstaterade att det planerade mötet med Motocrossektionen som beslutats på föregående möte inte kunnat hållas då flera deltagare fått förhinder. Styrelsen beslutade, enligt ordförandens förslag att han skulle träffa de närmast berörda och för att lösa frågan. Mötet ska ske söndag 10 april. 5.7 SM veckan i Halmstad ( Id: 238 ) Styrelsen beslutade att ge SM status för Extremenduro, en ny tävlingsform för enduro anpassad för SM-veckan i Halmstad. Beslutet gäller 2011 under förutsättning att endurosektionen genomför arrangemanget.
5 (7) 6 RAPPORTER 6.1 Aktiva ärenden ( Id: 233 ) Styrelsen gick igenom listan med aktiva ärenden. Under denna rubrik beskrev GS delar av vad som hänt i samband med olyckan i Västerås. Under punkten rapporterades också insatser i samband med TA systemets införande samt arbetet med att få med samtliga klubbar i Idrott Online. Konstateras att en viss ökning av antalet klubbar som är inne i systemet har skett men att arbetet ytterligare måste intensifieras. Styrelsen beslutade ta med rubriken Organisationsförändringar, som fast punkt på listan över aktiva ärenden. 6.2 Spark Plug AB ( Id: 234 ) Håkan Leeman lämnade en kort rapport om arbetet i Spark Plug AB. Inom Spark Plug kommer ett möte att hållas onsdag den 13 april där dagsläget skall förtydligas. Den ekonomiska situationen är alltjämt bra. 6.3 Nordiskt mästerskap roadracing ( Id: 235 ) GS redogjorde för de många och långa turerna inom NM / SOC roadracing. Ärendet föranleder inte någon aktuell åtgärd. 6.4 Isracingolyckan i Västerås ( Id: 236 ) Bertil Bergström samt GS redogjorde för händelserna kring den tragiska isracingolyckan i Västerås. I dagsläget arbetar Hugo Mellandar med en utredning av omständigheterna, till utredningen skall läggas resultatet av den medicinska utredningen och förbundsläkarens kommentarer. Vi har idag uppgiften att även polisen utreder olyckan, men hur den utredningen sedan hanteras är vi i dagsläget okunniga om. Så fort Hugos utredning kompletterats kommer den att meddelas till styrelsen samt alla direkt berörda. Styrelsen konstaterar att samtliga inblandade ledare på plats gjorde ett mycket bra jobb efter olyckan trots den emotionella press som uppstår i en sådan här situation och vill här framföra sitt tack till alla de som arbetat för att reda ut händelserna.
6 (7) 6.5 Ljuddämparfrågan speedway och PZM beslut ( Id: 237 ) Ordföranden redogjorde för händelserna kring det Polska förbundets, PZM, samt deras beslut att inte följa tidigare beslut om ljuddämpare i Speedway. Frågan har tagit orimligt mycket tid och skapat oerhört mycket frustration hos många. Som det ser ut idag kommer de polska förarna att kunna köra internationellt på de nya ljuddämparna, sannolikt kommer man även i Polen att köra med nya ljuddämpare. 6.6 Dragracing - Kvartalsrapport 1, 2011 ( Id: 238 ) Styrelsen tog del av Dragracingens kvartalsrapport. Som vanligt fanns intressant information och intressanta förslag. Särskilt två frågor noterades, dels momsfrågan coh dels frågan om idéella kontra betalda medarbetare. Det här budskapet är tydligen oerhört svårt att kommunicera ut men kansliet (de icke idéella) får uppdraget att finna ett sätt att tydliggöra detta ytterligare. 6.7 Idrottslyftet år 5 ( Id: 239 ) Jörgen Hafström rapporterade från RF:s möte angående Idrottslyftet. RF kommer att justera utbetalningsperioderna så att dessa på ett bättre sätt sammanfaller med kalenderår och årsredovisningar. Sannolikt kommer SVEMO behålla nuvarande anslagsnivå. Frågan bör bevakas. 6.8 Momsfrågan ( Id: 240 ) Styrelsen diskuterade förestående beslut om moms för idrottsföreningar. Frågan har åter aktualiserats och kansliet har därför åter gått ut till klubbar, distrikt samt på hemsidan för att be samtliga lämna sina åsikter samt ta del av information som RF lagt ut. Styrelsen beslutar uppdra åt GS att se om förbundet kan samverka med andra förbund och lämna ytterligare synpunkter. 6.9 Fastighet ( Id: 241 ) GS presenterade en möjlighet till lösning av kanslifrågan på längre sikt. Det finns just nu en mycket intressant fastighet som kan gå att förvärva i Norrköping. Styrelsen vill att omständigheter, effekter och ekonomi utreds betydligt mera innan man är beredd att ta ställning i frågan.
7 (7) 7 NÄSTA MÖTE Nästa möte föreslås äga rum lördagen den 14 maj 2011 kl 10.00 på Grand Hotel Opera i Göteborg i samband med GP - Speedway. Styrelsen fastställde förslaget med tillägget att mötestiden flyttas till 9.00 om möjligt. Tidpunkten fastställs senare. Gun-Britt Söderman skall inbjudas till styrelsemötet vid lämplig tidpunkt. GS återkommer med detaljer. 8 AVSLUTNING Ordförande avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Per Westling 2011-04-13 Justeringsman Håkan Leeman Godkänt per e-mail 2011-05-02 Sture Fredell Godkänt per e-mail 2011-05-02