Månadsrapport Ekonomi och Personal. Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden Sep 2015

Månadsrapport Ekonomi och Personal Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden Sep 2015

Innehållsförteckning Ekonomi... 3 Driftsredovisning... 3 Driftsredovisning per område/förvaltning... 4 Investeringsredovisning... 7 Avtalstrohet... 9 Personal... 10 Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro... 10 Sjukskrivning 28 dagar eller mer... 11 Hälsotal - total sjukfrånvaro... 11 Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden, Månadsrapport Ekonomi och Personal 2(12)

Ekonomi Driftsredovisning Beloppen anges i tkr. Driftsredovisning Intäkter 156 572 87 459 156 397-175 Personalkostnader -93 849-69 435-93 887-38 Övriga kostnader -137 796-81 938-138 721-925 Totalt -75 072-63 914-76 210-1 138 Riktpunkt för utfall i relation till budget. Senaste kommentar Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden redovisar för perioden jan-sep 2015 i Agresso ett underskott med 6,7 mnkr (2014: underskott 5,7 mnkr), vilket motsvarar 84 % (2014: 76 %) av budget. Övriga jämförelser mot budget (riktvärdet 75 %): intäkter 56 % (2014: 70 %), övriga kostnader 59 % (2014: 70 %), personalkostnader 74 % (2014: 75 %). Viss del av underskottet kan hänföras till Måltidsservice - se Årsprognos samt Driftredovisning per område. Men siffrorna i resultatet är dock högst osäkra bl.a. beroende på att ingen fakturering, varken internt eller externt, har kunnat göras från Mark och Service sedan april månad, pga problem med systemen Agresso och Tid och Projekt. Problemen med ekonomisystemen drabbar alla former av interndebitering, dvs. även från bl.a. Måltidsservice, Städservice och Sport- och Fritid. Utfall investeringsbudget, totalt 32 % (2014: 70 %). Övriga kommentarer - se Driftsredovisning per område och Investeringsredovisning under punkterna 1.2 respektive 1.3 i denna månadsrapport. Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden, Månadsrapport Ekonomi och Personal 3(12)

Prognostiserat resultat och/eller resultat i bokslut får ej överstiga 100 procent. Senaste kommentar Prognosen för helåret är fortsatt mer positiv jämfört med juli- och augustirapporterna. Anledningen till själva prognosavvikelsen är främst det budgeteringsfel som upptäckts inom Måltidsservice, där vikariekostnader (ca 110 tkr/månad) saknas i budgeten. Detta fel har fått till följd att kalkylerna och priserna för LOK:s portioner saknar full kostnadstäckning. Omsorgens måltidspriser berörs inte. Felet har diskuterats med teknik- och samhällsbyggnadsnämndens presidium och KSAus presidium och måste rättas till inför 2016. TSN:s prognos är nu ca -1,1 mnkr. Driftsredovisning per område/förvaltning Beloppen anges i tkr Förvaltningsledning Intäkter 0 0 0 0 Personalkostnader -6 530-5 092-6 530 0 Övriga kostnader -697-317 -697 0 Totalt -7227-5409 -7227 0 Intäkter: Inga intäkter är budgeterade på verksamheten Samhällsbyggnad ledning. Personalkostnader: Ligger nu i september något över budget, men beräknas på årsbasis hamna i nivå med budgeterat. Övriga kostnader: Utfallet ligger under budget. Övriga kostnader är för verksamheten budgeterade på en låg nivå och beräknas på årsbasis hamna i nivå med budgeterat. Totalt: Beräknas på årsbasis hamna i nivå med budgeterat. Administration Intäkter 1 055 1 345 1 500 445 Personalkostnader -5 005-2 766-4 200 805 Övriga kostnader -1 941-1 907-2 500-559 Totalt -5891-3328 -5200 691 Kommenter Intäkter: Hittills i år har intäkter på 1 343 tkr bokförts vilket är mer än budgeterat på årsbasis. Intäkterna inkluderar utbetalning från Energimyndigheten för både 2014 och 2015 samt större fakturering från Kart- och Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden, Månadsrapport Ekonomi och Personal 4(12)

mätenheten samt lönebidrag för visstidsanställning under första halvåret. Personalkostnader: Utfallet är lägre än beräknat, beroende på vakans och långtidssjukskrivningar. Vikariat för sjukskrivningarna planeras för årets sista månader. Personalkostnaderna beräknas ändå bli lägre än budgeterat på årsbasis. Övriga kostnader: Övriga kostnader belastas bl.a. med konsultkostnader för energirådgivning, vilket gör att övriga kostnaderna beräknas bli högre än budgeterats på årsbasis. Totalt: Administration beräknas gå med ett överskott 2015. Fastigheter Intäkter 22 616 16740 22616 0 Personalkostnader -8 445-5 918-8200 245 Övriga kostnader -44 327-32 023-44327 0 Totalt -30156-21201 -29911 245 Intäkter: Ligger något under budget. Personalkostnader: Utfallet är lägre än budgeterat, beroende på tidigare vakanta tjänster (fastighetsstrateg samt 2 fastighetstekniker, som nu är anställda). Fastighetsstrategens lön blev högre än budgeterat för att nå en marknadsmässig lönenivå. Funktionen som Energitekniker har inrättats i verksamheten som medfört ett lönepåslåg på 1200 kr per månad till berörd medarbetare. Personalkostnaderna beräknas ändå bli lägre än budgeterat på årsbasis. Övriga kostnader: Mild vinter gav i början på året positiv avvikelse, men en kall och lång vår har påverkat utfallet negativt. Eftersläpning i fakturering från Mark och Service gör att utfallet ser positivt ut i skrivande stund men vi är på väg att överskrida budget för skötsel av fastighets grönytor. Totalt beräknas verksamheten att klara årsbudgeten. Sport- och Fritid Intäkter 6 258 4 243 6 370 112 Personalkostnader -5 462-4 007-5 490-28 Övriga kostnader -8 791-6 697-9 100-309 Totalt -7995-6461 -8220-225 Intäkter: Ser fortfarande bra ut på intäktssidan. Saknas intäkter på internfakturor som fortfarande inte fungerar att köra i Agresso. Bokföringsorder kommer att göras för att få in intäkterna. Fakturering för våra anläggningar för perioden juli-aug-sept kommer att köras i början av oktober, är på ca. 250 tkr. Personalkostnader: Ligger lite under riktpunkten. Vakanser i simhallen har inte ersatts fullt ut. Övriga kostnader: 3 % över riktpunkten. 87 % av bidragen är utbetalda. Fjärrvärmekostnaderna ligger på 79 %. Tuffa månader väntar för el- och fjärrvärmekostnader. Köper nu in mer städ i simhallen efter pensionering av badmästare. Totalt: Sport- och fritidsverksamheten har väldigt ojämna månader avseende kostnader och intäkter. Stora utgifter väntas för energikostnader. Simhallen går fortfarande bra på intäktssidan. Målet är fortfarande att klara 2015 års budget med minskad ram jfrt med 2014. Städservice Intäkter 17 422 12 579 17170-252 Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden, Månadsrapport Ekonomi och Personal 5(12)

Personalkostnader -15 865-12 238-16308 -443 Övriga kostnader -1 258-752 -950 308 Totalt 299-411 -88-387 Intäkter: Det saknas ca 180 tkr i intäkter pga. problem med interndebiteringar. Saknade intäkter förväntas inkomma och är medräknade i årsprognosen. Intäkterna i årsbudgeten bedöms dock vara för högt beräknade. Verksamheten har svårt att täcka upp för de administrativa kostnaderna, då inga nya kostnadstäckande avtal tecknats med kunderna. Personalkostnader: Ligger något högre än förväntat, bland annat beroende på hög sjukfrånvaro och omorganisation (inrättande av enhetschefstjänster) samt ökade kostnader för introduktion av nyanställda enhetschefer m.m. Övriga kostnader: Låga kostnader eftersom inköp av arbetskläder inte gjorts för 2015, ej heller några kostnadskrävande utbildningar för städare ännu. Än så länge låga reparationskostnader för städmaskiner. Övriga kostnader beräknas öka under hösten. Totalt: Städserviceenheten beräknas gå med underskott 2015. Mark och Service Intäkter 54 368 14 579 54268-100 Personalkostnader -16 534-11 860-16134 400 Övriga kostnader -36 699-12 102-36799 -100 Totalt 1135-9383 1335 200 Intäkter: Problem med Agresso gör att vi inte kan fakturera, därav saknas intäkter. Personalkostnader: Minskning av kostnaderna pga färre personal. Övriga kostnader: Kostnaderna ligger kring budget. Totalt: Beräknad fakturering ca 30 mnkr för hela året, fördelat på ca 18 mnkr drift och ca 12 mnkr investeringar och Nybro Elnät. Mycket extra arbete pga problemen med Agresso, Tid o Projekt. Måltidsservice Intäkter 36 922 26 993 36922 0 Personalkostnader -20 161-15 761-21300 -1139 Övriga kostnader -15 835-11 850-16100 -265 Totalt 926-618 -478-1404 Intäkter: Lägre intäkter än beräknat, har sålt färre antal portioner. Dock sker det en ökning av antal barn/elever under hösten så Måltidsservice räknar med att budgeterade intäkter kommer att hålla. Problem en med internfaktureringen gör att det saknas intäkter på ca 140 tkr, dessa kommer in senare i höst när systemet förhoppningsvis åter är i funktion. Personalkostnader: Hög frånvaro har medfört höga personalkostnader, inkl. obudgeterade vikarier. Måltidsservice har tyvärr inte lagt in timlön för vikarier i LOKs kalkyler vilket lett till för låg intäkt gentemot utgifter (ca 110 tkr/månad). Övriga kostnader: Måltidsservice samverkar med Kalmar kommun gällande en samlastningscentral. Då Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden, Månadsrapport Ekonomi och Personal 6(12)

kostnaden i uppstarten blivit högre än förväntad så kan även detta ge ett negativt utfall vid årets slut. Totalt: Måltidsservice ser ut att gå mot ett stort negativt utfall. Planering Intäkter 13 751 8456 13 751 0 Personalkostnader -9 774-7 593-9 774 0 Övriga kostnader -25 890-14 516-25 890 0 Totalt -21913-13653 -21913 0 Intäkter: Negativ avikelse på 1 858 tkr pga eftersläpning i statsbidrag. Personalkostnader: Ligger något över budget men beror på att beredskapskostnaden felaktigt har konterats här i maj, men efter justering kommer utfallet ligga i nivå med riktpunkten. Övriga kostnader: Positiv avvikelse pga av låga kostnader för vinterväghållning, felkonterad beredskapskostnad i maj samt eftersläpningi/brist på fakturering från Mark och Service. Totalt: Planeringsverksamhetens årsprognos är att budgeten kommer att klaras med vinterväghållningen som en riskfaktor. Myndighet Intäkter 4 180 3 069 3800-380 Personalkostnader -6 072-4 201-5950 122 Övriga kostnader -2 359-1 769-2359 0 Totalt -4251-2901 -4509-258 Intäkter: Främst årsavgifter, uppgår till 74 % av budget. Intäkterna har minskat och orsaker till det, är bl.a. att färre större byggnationer handlagts jfrt med 2014 samt att erfarenhetsbedömningar av verksamheter blivit bättre och lett till minskad tillsynstid inom miljö- och hälsoskyddsenheterna. Totalt för året räknar vi med minskade intäkter om ca 380 tkr. Personalkostnader: Hittills i år en positiv avvikelse pga tjänst-, föräldra- och sjukledigheter. Bedömningen är att det blir en liten positiv avvikelse på årsbasis. En viss överlappande arbetstid har planerats. Övriga kostnader: Ligger på budget och räknar med att vara på budgetnivå när året är slut. Totalt: Arbetar med besparingar för att hålla budget, bedömningen är dock en negativ avvikelse, framförallt beroende på minskade intäkter. Riskfaktor - vilka ansökningar om bostadsanpassningsbidrag som inkommer under slutet av året. Investeringsredovisning Budget Utfall Förbruk at (ack.) % Ramanslag Myndighet -375-245 65 Ramanslag Administration -544-357 66 Ramanslag Sport och fritid -1 000-415 42 Ramanslag Måltidsservice -500-62 12 Ramanslag Fastighet inkl. städservice -6 861-2 727 40 Ramanslag Mark och service -1 000-557 56 Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden, Månadsrapport Ekonomi och Personal 7(12)

Budget Utfall Förbruk at (ack.) % Ramanslag Planering -6 161-2 264 37 Linnéasjön + Svartbäcksmåla + Natur -1 250 0 0 Utbyggnad enl Gång- och cykelplan -2 269-1 345 59 Lejonet 5/Paradisskolan; Renov/ombyggnad slöjdsal & hemkunskap Sporthallen 1/Nybro Sporthall; PCB sanering. Byte förnster, dränering -1 200-22 2-2 650-2 004 76 Läraren 1/Fagerslättskolan; tak idrott -1 200-14 1 Syrenen 1/Skattkistan; Till- och ombyggnad förskola -15 000-1 338 9 HVB-hem -4 500 0 0 Demensplatser; förstudie, ytredning, projektering Reinvesteringar; underhåll, konsultrapport -1 500 0 0-3 000-553 18 Plattform Örsjö, TB -234-4 070 1739 Totalt -49 243-15 834 32 Några kommentarer från Fastighetsverksamheten: På grund av hög arbetsbelastning och nya obudgeterade projekt har fastighetsverksamheten fått flytta fram ínvesteringsprojektet "Lejonet 5/Paradisskolan; Renov/ombyggnad slöjdsal & hemkunskap" till våren 2016. Istället har fokuserats på projektering av förskola i Fröjdekulla samt andra tillkommande projekt. Syrenen 1 Om- och tillbyggnad Skattkistan: Upphandlingen är överklagad och kan fördröja projektet ca 6 månader. HVB-hem: Nytt HVB-hem planeras i Fröjdekulla 1:69 i Alsterbro. Beräknas vara inflyttningsklart till mitten av november och kosta ca 300 tkr. Resterande budget för projektet kommer att användas i samma byggnad för en ny förskola, se nedan. Demensplatser; förstudie, ytredning, projektering: Görs ej av fastighetsverksamheten. Budgeten föreslås att användas till ny förskola i Fröjdekulla 1:69 i Alsterbro. Reinvesteringar; underhåll, konsultrapport: Har inte använt lite av budgeten pga resursbrist. Rekrytering av ytterligare en fastighetsingenjör kommer att ske. Anställningen finansieras av denna budget. Andra pågående investeringsprojekt: Fröjdekulla 1:69 Ombyggnad förskola Projektet är inne på projekteringsmöte 2, tidplan hålls, beräknar gå ut för förfrågan under vecka 44. Finansieras av budget från HVB-hem samt förslagsvis Demensplatsers budget. Fröjdekulla 1:69 sprinklerinstallation Slutbesiktning av hela anläggningen genomförd. Budget hålls. Victoriahallen färdigställande av plan 3 Projektering pågår tom v. 44. Kostnad för projektet utreds och ligger till grund för val av upphandlingsmetod. Upphandlingsmetoden inverkar i sin tur på igångsättningstiden/färdigställandetiden av entreprenaden. Därav kan ingen detaljerad tidplan redovisas i detta skede. Budget är i nuläget satt till 600 000:- + max 10 % och bedöms ligga i nivå m a p uppskattade kostnader som är förenade med projektet. Humlan 2 Sanering enl rapport slutförd. Personal har hittat mer glas på fastigheten. Fortsatt provtagning utreds. Budget saknas. Höga kostnader för bortforsling av schaktmassor. Tor 9 Brandskyddsåtgärder på Kristallen pågår, beräknas klart v. 45. Budget hålls. Nybro Sporthall PCB sanering, fönsterbyte Entreprenaden avslutad och godkänd, inväntar svar på markprover från Eurofins ang PCB i mark. Budget hålls. Tallen 57 omläggning tak Entreprenaden pågår, slutbesiktning 11/11. Tilläggsarbeten för avfuktare vind samt brandskyddsmålning. (40 tkr). Budget för ÄTA är sanktionerad hos Brunnenbolagets VD. Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden, Månadsrapport Ekonomi och Personal 8(12)

Avtalstrohet Avtalstrohet Senaste kommentar Utfallet för juli var 92 %, nämndens bästa siffra sedan mätningen startade!. Utfallet för augusti månad återgick till 86 % och har nu under september ökat till 89 %. Arbete med att öka antalet avtal pågår, ett arbete främst nu mellan fastighetsverksamheten och upphandlingsenheten. Fler avtal är en förutsättning för att kunna öka avtalstroheten. Nya Visma Proceedo, som infördes i juni - kommer också förhoppningsvis att bidra till förbättra våra inköpsprocesser och därmed också avtalstroheten. Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden, Månadsrapport Ekonomi och Personal 9(12)

Personal Antal anställda Tillsvidareanställda Visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt 129 81 210 8 7 15 Totalt 129 81 210 8 7 15 Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro Senaste kommentar Förvaltningsledning: Ingen upprepad korttidsfrånvaro. Administration: Ingen upprepad korttidsfrånvaro. Fastigheter: Under september månad fanns det ingen upprepad korttidsfrånvaro. Sport och fritid: Ingen upprepad korttidsfrånvaro. Städservice: Flera medarbetare med upprepad kortidsfrånvaro. Rehabiliteringssamtal pågår i aktuella ärenden. Mark och Service: Inga upprepade korttidsfrånvaro. Måltidsservice: Tretton medarbetare med upprepad korttidsfrånvaro. Planering: Två medarbetare med upprepad korttidsfrånvaro. Myndighet: Två inspektörer har från oktober 2014 till september 2015 haft upprepad korttidsfrånvaro. För båda dessa har inledande samtal genomförts och uppföljning kommer att ske. För båda görs bedömningen att det var av tillfällig karaktär och åtgärder vidtas för att förhindra upprepning. Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden, Månadsrapport Ekonomi och Personal 10(12)

Sjukskrivning 28 dagar eller mer Senaste kommentar Förvaltningsledning: Ingen långtidssjukskrivning. Administration: Två personer långtidssjukskrivna under perioden. Båda har under månaden delvis återgått i arbete med sjukskrivning på 75% respektive 50%. Fastigheter: En medarbetare är sjukskriven och jobbar 75% fram till oktober månads slut. Sport och fritid: Ingen långtidssjukskriven. Städservice: Ingen långtidssjukskrivning. Mark och Service: En medarbetare långtidssjukskriven på 50%. Måltidsservice: En långtidssjukskriven medarbetare under perioden. Planering: Ingen långtidssjukskriven. Myndighet: Ingen långtidssjukskrivning. Hälsotal - total sjukfrånvaro Senaste kommentar Förvaltningsledning: - Administration: Långtidssjukskrivningar är under rehab. Vikarieersättning planerad. Fastigheter: Enstaka sjukfrånvaro pga förkylningar. Två medarbetare har flaggat vid flera sjuktillfällen att de tvinga sig själva att gå till jobbet pga hög arbetsbelastning. De tar sig inte tid att vara sjuka. En medarbetare har vid upprepade tillfällen under året haft längre och återkommande sjukskrivningar, dock inte arbetsrelaterat. Sport och fritid: Ett antal dagar VAB-dagar under perioden. Städservice: VAB, upprepad korttidsfrånvaro och enstaka sjukfrånvarotillfällen har förekommit under perioden. Mark och Service: För närvarande liten frånvaro. Måltidsservice: Långtidssjukskrivningar, korttidssjukskrivningar, tjänstledigheter samt VAB under perioden. Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden, Månadsrapport Ekonomi och Personal 11(12)

Planering: Ingen långtidssjukskrivning, två medarbetare med upprepad korttidsfrånvaro. Korttidssjukskrivningar, tjänsledigheter och VAB under perioden. Myndighet: Ett antal korttidssjukskrivningar samt tjänstledighet och ledighet p.g.a. vård av barn har förekommit under perioden. Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden, Månadsrapport Ekonomi och Personal 12(12)