Granskning av lönehanteringen

www.pwc.se Revisionsrapport Yvonne Lundin, Certifierad kommunal revisor, Auktoriserad revisor Sebastian Andersson, Technology Risk Services Granskning av lönehanteringen Räddningstjänsten Västra Blekinge

1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Räddningstjänsten Västra Blekinge har granskat lönehanteringen för perioden 2014-01-01 2014-09-30. Granskningen har inriktats mot ett antal kontrollmål, se nedan. I lönerutinen hanteras mängder av transaktioner och stora belopp årligen. Därför är det väsentligt att rutinen fungerar på ämnat sätt. Den sammanfattande bedömningen är att hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, är tillfredställande och ändamålsenlig. Räddningstjänsten Västra Blekinge har väl utarbetade rutiner för intern kontroll av lönehanteringen. Direktionen har beslutat om ett övergripande reglemente för intern kontroll. Vi rekommenderar att reglementet kompletteras med ett avsnitt att årlig uppföljning ska göras och rapporteras till direktionen av genomförd kontroll av lönehanteringen. Det är viktigt att våra synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Förklaring till kontrollmålen finns i bilaga. Resultatet av vår granskning visar följande inom respektive kontrollmål. Validering av indata Förklaringen till att anställda, som ej finns upplagda i personalregistret, fått löneutbetalningar beror på upphörande av anställningen under granskningsperioden. Översikt av månadslön Antal bruttolöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. Vi har inget att erinra på denna punkt. Granskning av höga månadslöner Efter granskning mot underliggande avtal i två fall och bokföring där lön var felbokförd, men rättats innan löneutbetalning, i ett fall, har vi har inget att erinra på denna punkt. Bonus/provision Inga transaktioner som kan hänföras till bonus eller provision har identifierats. Dubbletter Våra stickprovskontroller visade en transaktion som är en dubblett. Orsaken är en korrigering av månadslön på en anställd. Vår kontrollgranskning visar att transaktionen är korrekt hanterad i bokföringen. Räddningstjänsten Västra Blekinge 1 av 13

Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer Inga anställda med flera anställningsnummer identifierades. Transaktioner för nyckelpersoner Vid utförda stickprovskontroller har vi noterat att det har varit en del större utbetalningar för nyckelpersoner. De transaktionerna har gått att härleda till utbetalning av löner vid avslutad anställning under granskningsperioden. Vi har kunnat kontrollera dessa utbetalningar mot underliggande överenskommelser. Kontrollberäkning av källskatt Ett flertal källskattesatser under 20 procent och över 60 procent har identifierats. Avvikelserna avser deltidsanställda och föräldralediga där skatteavdraget understiger 20 %, samt engångsersättningar vid avslutade anställningar där skatteavdraget överstiger 60 %. Avdrag av källskatt är korrekt hanterat. Övertidsskulden Vi anser att löneavdelningen har en väl utarbetad rutin avseende övertid/flextid. För samtliga kontrollerade transaktioner har övertiden varit beordrad i förväg. Anledning till övertid anges alltid. Uttag av semesterdagar Vi anser att bevakningen om maximalt antal sparade dagar fungerar på ett tillfredställande sätt. Räddningstjänsten Västra Blekinge 2 av 13

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Revisionsfråga och revisionskriterier... 4 2.3. Metod och avgränsning... 4 3. Granskningsresultat... 5 3.1. Validering av indata... 5 3.1.1. Avstämning av transaktioner avseende källskatt mot huvudbok... 5 3.1.2. Avstämning av transaktioner avseende utbetald nettolön mot huvudbok... 5 3.1.3. Avstämning transaktioner mot personalregister... 6 3.2. Översikt av månadslön... 6 3.2.1. Fördelning av lönearter... 7 3.2.2. Avvikande ålder... 8 3.2.1. Reseräkning... 8 3.3. Granskning av höga månadslöner... 8 3.4. Bonus/provision... 8 3.5. Dubbletter av transaktioner... 8 3.6. Ologiska personnummer... 9 3.7. Anställda med flera anställningsnummer... 9 3.8. Transaktioner för nyckelpersoner... 9 3.9. Kontrollberäkning preliminär källskatt... 9 3.9.1. Avstämning mot skattedeklaration... 10 3.10. Övertid... 10 3.11. Uttag av semester... 10 4. Sammanfattande bedömning... 12 5. Bilaga... 13 Räddningstjänsten Västra Blekinge 3 av 13

2. Inledning 2.1. Bakgrund I förbundet, Räddningstjänsten Västra Blekinge har det under 2013 införts ett nytt lönesystem. Det är därför väsentligt att det nya systemet och hanteringen av detsamma granskas med avseende på intern kontroll. Personalkostnaderna står för den största delen av förbundets kostnader vilket ensamt kan motivera granskning dvs. väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippade med lönehanteringen. 2.2. Revisionsfråga och revisionskriterier Är den interna kontrollen avseende lönehanteringen tillfredställande och ändamålsenlig? Följande revisionskriterier har använts för att svara på revisionsfrågan (se bilaga för utförligare beskrivning): Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus/Provision Dubbletter Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer Transaktioner för nyckelpersoner Kontrollberäkning av källskatt Övertidsskulden Uttag av semester/antal sparade semesterdagar 2.3. Metod och avgränsning Granskningen har utförts genom registerutdrag av personregister för all personal. Utifrån ovanstående kontrollmål har olika sökningar gjorts med hjälp av registeranalysprogram, ACL (Audit Command Language). Resultatet av sökningar har därefter, stickprovsvis kontrollerats och verifierats mot underlag. Intervjuer har även genomförts med berörda tjänstemän på ekonomiavdelningen. Granskningen har avgränsats till perioden januari 2014 t.o.m. september 2014. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. Räddningstjänsten Västra Blekinge 4 av 13

3. Granskningsresultat 3.1. Validering av indata Här beskrivs de tester och analyser som utförts för att bedöma den interna kontrollen gällande fullständighet och riktighet i materialet. 3.1.1. Avstämning av transaktioner avseende källskatt mot huvudbok Då det förekommer en stor mängd lönearter som styr in på olika konton i huvudboken är det svårt att få en komplett avstämning av samtliga transaktioner. Av denna anledning har därför ett antal perioder valts för att stämma av källskatteskulden. Detta för att på ett rimligt sätt kunna verifiera att samtliga transaktioner med korrekt belopp har erhållits utifrån huvudboken. I nedanstående tabell återfinns resultatet av denna validering samt urvalet perioder. Period Huvudbok Transaktionsfil Differens Differens % Januari 880 845-880 845 0 0,00 % Maj 800 894-796 051 4 843 0,6 % Juli 669 948-669 948 0 0,00 % Saldo enligt huvudbok överensstämmer med erhållen data med en mindre differens som anses immateriell. Vi har inget att erinra på denna punkt 3.1.2. Avstämning av transaktioner avseende utbetald nettolön mot huvudbok Liksom i ovanstående avsnitt har även utbetald nettolön stämts av mot huvudboken. I nedanstående tabell återfinns resultatet av denna validering samt urvalet perioder. Period Huvudbok Transaktionsfil Differens Differens % Januari 1 637 046 1 636 997 49 0,00 % Maj 1 661 669 1 661 925-256 0,00 % Juli 3 125 649 1 657 909-1 467 740 46,9 % Saldo enligt huvudbok överensstämmer med erhållen data med en differens för juli avseende nettolön. Orsaken till avvikelsen är att vid bokföringen av löner bokfördes en anställds lön felaktigt. Den anställdes felaktiga lön omfördes och hela bokföringen av lönetransaktionen bokades om. Vi bedömer att transaktionen har rättats och korrigerats på ett korrekt sätt. Räddningstjänsten Västra Blekinge 5 av 13

3.1.3. Avstämning transaktioner mot personalregister En jämförelse mellan transaktionsfil och personalregistret har utförts för att säkerställa att inga transaktioner skapats på anställda som ej finns i upplagda i personalregistret. Totalt noteras 9 personer i transaktionsfilen som inte finns i personalregistret. Samtliga har avslutat sin anställning under året. 3.2. Översikt av månadslön Analys av utbetalda löner har utförts genom ett antal kontroller. För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall (se beloppsintervall nedan). Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av förekommande månadslöner. Följande beloppsintervaller har använts för att kvantifiera lönerna. Beloppsintervall Antal förekomster <0 0 0 5 000 2 5 000 10 000 0 10 000 15 000 0 15 000 20 000 3 20 000 25 000 27 25 000 30 000 14 30 000 35 000 4 35 000 40 000 2 40 000 45 000 0 45 000 50 000 0 50 000 60 000 0 60 000 100 000 1 100 000< 1 Räddningstjänsten Västra Blekinge 6 av 13

Utifrån ovan nämnda beloppsintervaller har de 25 högsta månadslönerna extraherats. 100 000< 60 000 50 000 60 000 45 000 50 000 40 000 45 000 35 000 40 000 30 000 35 000 25 000 30 000 20 000 25 000 15 000 20 000 10 000 15 000 5 000 10 000 0 5 000 <0 Antal förekomster 0 10 20 30 Fördelningen i redovisade beloppsintervall är rimliga utifrån förväntat utfall och vår samlade erfarenhet av verksamhet vid räddningstjänstförbund. Vi bedömer att beloppsintervallen för fördelningen av månadslönerna är rimlig. Vi har genom stickprov genomfört en kontroll av månadslöner mot lönespecifikation och protokoll från senast genomförda lönerevision för att säkerställa att korrekta löner bokförs och utbetalas. Utifrån granskningen kan konstateras att merparten av kommunalförbundets utbetalda månadslöner uppgår till mellan 20 000-25 000 kronor. 3.2.1. Fördelning av lönearter En lönefluktuationsanalys har utförts där fördelning av lönearter periodvis har extraherats. Detta för att ge en överblick av lönearternas användande under givna perioder vilket ger en överskådlig bild av vanligt förekommande lönearter under den granskade perioden. Det finns ett stort antal lönearter, ca 100 stycken. Samtliga har använts vid flera tillfällen under granskningsperioden, utom lönearten för utbetalning av engångsbelopp, som använts en gång. Räddningstjänsten Västra Blekinge 7 av 13

3.2.2. Avvikande ålder En genomgång har gjorts av samtliga anställda tillhörande Räddningstjänsten Västra Blekinges personalregister för att identifiera lönetransaktioner för anställda som är yngre än 16 år eller äldre än 67 år. Inga personer med avvikande ålder har erhållit lön under granskningsperioden. 3.2.1. Reseräkning En analys av utbetalda reseräkningar under granskningsperioden visar att det förekommer ett fåtal utbetalningar till låga belopp. Direktion och deltidsbrandmän erhåller milersättning. Deltidsbrandmännen erhåller fast belopp enligt avtal. Vi bedömer att ersättningarna är rimliga och följer avtal. 3.3. Granskning av höga månadslöner De 25 högsta månadslönerna i kommunalförbundet har tagits fram för granskning. I granskningen har ingått en rimlighetsbedömning av månadslönerna samt en kontroll mot anställningsavtal. Därutöver har månadslöner kontrollerats mot protokollsutdrag eller liknande underlag för den senaste lönerevisionen. Vid utförda stickprovskontroller har vi noterat att det gjorts några större utbetalningar för nyckelpersoner. Dessa transaktioner har gått att härleda till engångsutbetalning vid avslutad anställning, samt slutlöner vid avslutad anställning under granskningsperioden. Vi har kontrollerat dessa utbetalningar mot underliggande överenskommelser. 3.4. Bonus/provision Alla transaktioner under granskningsperioden som har en koppling till bonus, provision och avgångsvederlag har analyserats. Inga poster identifierades. 3.5. Dubbletter av transaktioner En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter en kombination av anställningsnummer samt månadslön som förekommer mer än en gång under samma löneperiod med samma belopp Analysen identifierade 1 transaktion som kan utgöra en dubblett enligt ovan. Kontroll av dubbletten visar att det gjorts en korrigering av månadslön på en anställd. Lönen Räddningstjänsten Västra Blekinge 8 av 13

har efter korrigering bokförts igen, varför det i analysen ser ut som en dubbelutbetalning. Vår kontrollgranskning visar att transaktionen är korrekt hanterad i bokföringen. 3.6. Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra. Inga poster har identifierats med ologiska personnummer. 3.7. Anställda med flera anställningsnummer Ur personalregistret har anställda med mer än ett anställningsnummer selekterats baserat på personnummer. Inga anställda har identifierats med flera anställningsnummer. 3.8. Transaktioner för nyckelpersoner Samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner har extraherats. Därefter har stickprovskontroller gjorts av transaktioner och dess underlag. Några större transaktioner avser utbetalning av löner vid avslutad anställning under granskningsperioden. Vi har kontrollera dessa utbetalningar mot underliggande överenskommelser. 3.9. Kontrollberäkning preliminär källskatt Denna analys visar om det preliminärskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimligt eller ej. Via registeranalys har sökning gjorts efter källskatteavdrag som understiger 20 procent eller överstiger 60 procent. Ett flertal källskattesatser under 20 % och över 60 % har identifierats. Avvikelserna beror enligt utförda stickprovskontroller på deltidsanställda och föräldralediga där skatteavdraget understiger 20 %, samt engångsersättningar vid avslutade anställningar där skatteavdraget överstiger 60 %. Räddningstjänsten Västra Blekinge 9 av 13

3.9.1. Avstämning mot skattedeklaration Utifrån de transaktioner som skapats i lönesystemet under granskningsperioden har bruttolön, förmåner och sociala avgifter för de olika ålderskategorierna analyserats. Resultatet av denna analys används till att stämma av mot skattedeklarationen och syftar till att utföra enrimlighetsbedömning av att den information som lämnats till Skatteverket är fullständig och riktig. Analysen visade inga avvikelser. 3.10. Övertid Reglering av övertid, flextid m.m. sker i Allmänna bestämmelser. Flextidssaldot består av ett plussaldo och ett minussaldo. Saldogränserna är fastställda till +20 timmar (plussaldo) och -10 timmar (minussaldo). Avstämning sker kvartalsvis. Vid avstämning avräknas saldot mot fastställda saldogränser och förs över till nästkommande avstämningsperiod. Överstigande timmar faller bort och medför ingen ersättning. Understigande timmar ger löneavdrag. Övertidsavtalet gäller brandman och styrkeledare på heltid i utryckningsstyrkan samt vaktmästare och stationsman. Övertidsersättning eller kompensation i timmar gäller de anställda som har rätt till övertidskompensation. Övertiden indelas i enkel övertid och kvalificerad övertid och gäller vid inkallning på tid utöver den ordinarie arbetstiden. Vi anser att löneavdelningen har en väl utarbetad rutin avseende övertid/flextid. För samtliga kontrollerade transaktioner har övertiden varit beordrad i förväg. Anledning till övertid anges alltid. 3.11. Uttag av semester Arbetstagare har rätt att spara semesterdagar till senare semesterår, totalt antal sparade dagar får dock inte överstiga 40 dagar enligt Allmänna bestämmelser. Om inte annat har avtalats, ska semesterledigheten förläggas så, att arbetstagaren får en ledighetsperiod av minst fyra veckor under juni augusti enligt Semesterlag (1977:480). De 40 sparade dagarna är inte uppdelade med visst antal dagar per år. Arbetstagaren kan själv välja hur många dagar man vill spara per år. Om antal dagar överstiger 40 sker en automatisk utbetalning via lönen. Vi har inte noterat att det är någon anställd som har fler än 40 semesterdagar sparade. Räddningstjänsten Västra Blekinge 10 av 13

Vi anser att bevakningen om maximalt antal sparade dagar fungerar på ett tillfredställande sätt. Räddningstjänsten Västra Blekinge 11 av 13

4. Sammanfattande bedömning Är den interna kontrollen avseende lönehanteringen tillfredställande och ändamålsenlig? Den sammanfattande bedömningen är att hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, är tillfredställande och ändamålsenlig. 3 december 2014 Yvonne Lundin Uppdragsledare Räddningstjänsten Västra Blekinge 12 av 13

5. Bilaga Validering av indata:. Analysering av lönetransaktionsfilen för att validera indata Sökning efter onormala värden (belopp och datum). Matchning mellan personalregister och lönetransaktioner. Översikt av månadslön: Granskning av höga månadslöner: Bonus/provision: Dubbletter: Ologiska personnummer: Anställda med flera anställningsnummer: Transaktioner för nyckelpersoner: Kontrollberäkning av källskatt: Övertidsskulden: Uttagna semesterdagar/ Antal sparade semesterdagar. En översikt av månadslön skapas. Extrahering av de 25 högsta månadslönerna. Utdrag av lönetransaktioner som avser bonus/provision. Analys av lönetransaktionerna för att söka efter kombination av anställningsnummer + löneperiod + löneart + belopp som förekommer mer än en gång under en och samma period. Sökning efter anställda med avvikande kontrollsumma (ologiska personnummer). Sökning efter anställda med mer än ett anställningsnummer. Extrahering av samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner (enligt erhållen information från revisionen). Avvikande källskatteavdrag identifieras och extraheras. Sökning efter anställda med ett stort saldo avseende Övertid/flextid samt utbetald övertid. Sökning efter uttagna semesterdagar och rimlighetsbedömning, samt sökning efter anställda med mer än 40 sparade semesterdagar. Räddningstjänsten Västra Blekinge 13 av 13