Behörigheter och rättigheter, Evolution
SIDAN 2 AV 12 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BEHÖRIGHETER OCH RÄTTIGHETER I EVOLUTION...3 2. RÄTTIGHETER...3 2.1. RÄTTIGHETER GENOM ROLLER...3 2.2. ADMINISTRATION AV ROLLER OCH RÄTTIGHETER...4 2.3. RÄTTIGHETERNA...5 3. BEHÖRIGHET...8 3.1. BEHÖRIGHET TILL INFORMATION...8 3.2. STANDARDBEHÖRIGHET TILL DOKUMENT...9 4. BEHÖRIGHET TILL SEKRETESSBELAGT MATERIAL...10 4.1. NORMAL SEKRETESS...10 4.2. VERKSAMHETSOMRÅDESSEKRETESS...10 4.3. INDIVIDUELL SEKRETESS...10 5. BEHÖRIGHET ATT HANTERA DOKUMENT I ÄRENDEN...11 5.1. SKAPA DOKUMENT I ETT ÄRENDE...11 5.2. LÄGGA TILL DOKUMENT I ETT ÄRENDE...11 5.3. TA BORT DOKUMENT FRÅN ÄRENDE...11 6. BEHÖRIGHET TILL MAPPAR OCH DESS DOKUMENT...11 6.1. SKAPA MAPPAR I MAPPTRÄDETS ÖVERSTA NIVÅ...11 6.2. SKAPA MAPPAR I EN MAPP...11 6.3. SKAPA DOKUMENT I EN MAPP...12 6.4. LÄGGA TILL DOKUMENT I EN MAPP...12 6.5. TA BORT DOKUMENT FRÅN EN MAPP...12
SIDAN 3 AV 12 1. BEHÖRIGHETER OCH RÄTTIGHETER I EVOLUTION I Evolution finns ett behörighets- och rättighetssystem som tillåter organisationen att styra både användares åtkomst till material (dokument, mappar, ärenden) genom tilldelning av behörigheter och användares åtkomst till funktioner genom tilldelning av rättigheter. Det är viktigt att förstå skillnaden mellan rättigheter och behörigheter för att förstå möjligheterna att dela ut åtkomst till material och funktioner i systemet. Vi definierar dessa begrepp enligt: Rättighet Behörighet Rättigheter ger användare rätt att använda en funktion i systemet. Detta innefattar exempelvis rättigheter att skapa ärenden, skapa dokument, redigera dokument, registrera allmänna handlingar, distribuera, avsluta och hantera möten. Behörighet tilldelas till enskilda dokument, mappar och ärenden för att ange vilka användare som ska få läsa dessa och vilka användare som ska få behörighet att redigera dem. Systemet för att tilldela åtkomst till material och funktioner är ganska komplext men ger i sin tur stora möjligheter att styra exakt vem som ska få ta del av specifikt material, vem som ska ha möjlighet att genomföra en viss del av en arbetsprocess och säkerställa att obehöriga ej får ta del av material de ej har rätt till. Nedan går vi igenom del för del hur det hela hänger ihop. 2. RÄTTIGHETER Vi börjar med att gå igenom rättigheter. Det vill säga hur ni kan tilldela användare olika rättigheter att använda systemets funktioner. 2.1. RÄTTIGHETER GENOM ROLLER Vem som har rätt att göra vad i Evolution styrs av hur organisationen väljer att sätta upp rättigheter i roller. Rollerna knyts sedan till de organisatoriska enheter som satts upp i systemet. Användare tilldelas rättigheter genom att knytas till roller på en eller flera organisationsenheter och får då exempelvis rätten att skapa dokument, skapa nya ärenden, upprätta handlingar eller rättigheter att arbeta med möteshantering. I Evolution kallas de användare som har en viss roll på en viss enhet för en grupp. Här har vi skapat en roll som heter Samordnare. Samordnaren ska ha rättighet att Redigera dokument, Skapa dokument samt Titta (läsa dokument och ärenden) på den enhet användaren har tilldelats denna roll. FIGUR 1 ROLL MED RÄTTIGHETER
SIDAN 4 AV 12 Här har vi lagt till rollen Samordnare på enheten KS. Därefter lade vi till Karl Persson och Johan Högberg till rollen som Samordnare. Dessa bildar en grupp av användare. FIGUR 2 ROLL MED KNUTNA ANVÄNDARE PÅ ORGANISATIONSENHET 2.2. ADMINISTRATION AV ROLLER OCH RÄTTIGHETER Rollerna sätts upp i Evolutions administratörsklient. Det går att skapa hur många roller som helst och hur de namnsätts är upp till organisationen. Vanliga namn på roller är t ex Handläggare och Ärendesamordnare. Till rollen läggs sedan rättigheter till för att bestämma vilka rättigheter till funktioner som användare med den rollen ska ha. Arbetsgången för att ge en användare tillgång till Evolution: Skapa användarkontot i administratörsklientens användardel (beskrivs i administratörsmanualen). Knyt användaren till en rotenhet i administratörsklientens organisationsdel (Enhetsanvändare) Knyt användaren till en roll på en enhet i administratörsklientens organisationsdel När detta är genomfört har alltså användaren tilldelats en roll på en organisatorisk enhet och genom denna roll fått en uppsättning rättigheter som denne kan genomföra inom den organisatoriska enheten i Evolution. Tilldelas användaren flera roller på samma organisatoriska enhet får denne den sammanlagda uppsättningen rättigheter som rollerna innehåller. Genom att användaren kan tilldelas olika roller på olika organisatoriska enheter kan dennes rättigheter skilja sig beroende på var i systemet användaren för tillfället arbetar.
SIDAN 5 AV 12 2.3. RÄTTIGHETERNA Nedan listas samtliga rättigheter i systemet med en beskrivning över vad varje rättighet ger användaren för åtkomst till funktioner. Rättighet Ger användaren rättighet att Kommentar/Förtydligande Administratör Hantera information specifikt knuten till den organisatoriska rotenheten såsom uppslagstabeller, avdelningar, beslutsinstanser, roller på enheten och användare i roller på enheten Gäller i administratörsklienten och för behörighetstilldelning till inkorgar Titta Läsa dokument och ärenden. Dock inte sekretesskyddad information. Rättigheten gäller i kombination med behörighetstilldelning, se avsnitt om behörigheter Skapa ärende Skapa ärenden utifrån dokument Endast tillämpbar inom en rotenhet då alla ärenden skapas på denna nivå Skapa ärende på tidigare år Redigera ärende Avsluta Ärende/Dokument Skapa dokument Redigera dokument Distribuera Läsa sekretess Skapa ärende på tidigare år, för exempelvis efterregistrering vid årsskifte Redigera och hantera ärenden: Metadata Behörighet Sekretesskydd Mötesinlämning Avsluta ärenden och handlingar Skapa nya dokument utanför ärenden och mappar Redigera och hantera dokument: Metadata Behörighet Sekretesskydd Koppla filer Redigera filer (Checka ut/in) Koppla bort filer Konvertera filer till PDF Ta bort/makulera Ger rätt att distribuera handlingar/dokument via Evolutions distributionsstöd Läsa sekretesskyddad information inom enhet eller avdelning Endast tillämpbar inom en rotenhet då alla ärenden skapas på denna nivå Rättigheten gäller i kombination med behörighetstilldelning, se avsnitt om behörigheter Endast tillämpbar inom en rotenhet. Gäller även ärenden som användaren bara är läsbehörig till. Endast tillämpbar inom en rotenhet då alla dokument skapas på denna nivå. Gäller ej rättighet att skapa dokument i ärenden och mappar utan där styrs rättigheten genom behörighetstilldelning. Rättigheten gäller i kombination med behörighetstilldelning, se avsnitt om behörigheter. Ger INTE rätt att registrera allmänna handlingar, distribuera och avsluta utan för det finns enskilda rättigheter. Gäller även dokument som användaren bara är läsbehörig till Rättigheten gäller i kombination med behörighetstilldelning, se avsnitt om behörigheter till
SIDAN 6 AV 12 Rättighet Ger användaren rättighet att Kommentar/Förtydligande sekretesskyddat material Redigera möte Lämna till möte efter stoppdatum Godkänna Registrera allmän handling Publicera * Beslutsfattare Redigera kund * Redigera och hantera möten: Lägga upp nya möten Redigera mötesinformation Lägga till, ta bort och flytt punkter Skapa beslut till punkter Skapa kallelser och protokoll Lämna ärenden till möte etc Lämna ett ärende till möte efter att sista dag för inlämning passerats Tilldelas uppgifter att godkänna dokument och genom dessa Godkänna alternativt Avslå Registrera dokument som inkomna eller upprättade allmänna handlingar (Diarieföra) Markera mappar och dokument för publicering via internet/intranät Att anges som beslutsfattare av delegeringsbeslut Att skapa och redigera kunder i kundregistret och kontakter i adressregistret samt lägga till nya register Att lämna ett ärende till möte kan även göra av de användare som har rätt att redigera ärendet. Exempelvis ansvariga handläggare för ärenden behöver alltså inte ha denna rättighet. Endast tillämpbar inom en rotenhet då detta är den diarieförande enheten. Gäller även dokument som användaren bara är läsbehörig till. Endast tillämpbar inom en rotenhet. Själva registreringen av delegeringsbeslut behöver inte utföras av beslutsfattaren Rättigheten gäller bara gemensamma register. Användarens egna register har man alltid rätt till. Hantera mappar Redigera och skapa mappar Ger om den tilldelas på rotenheten rätt att skapa mappar på rotnivå i mappträdet. Ger även rätt att skapa mappar under en mapp som tilldelats fullständig behörighet till den organisatoriska enhet som man innehar rättigheten på. Observatör avtal * Läsa inkorgar Ta bort filhistorik Ta emot aviseringar av avtalstider för avtal registrerade på den enhet eller avdelning där rättigheten tilldelats Läsa inkorgar som är utdelade till den organisatoriska enhet där användaren har rättigheten Ta bort revisioner ur filhistoriken Utöver de som innehar denna rättighet aviseras alltid den som är ansvarig och den som är angiven som avtalstecknare Designa arbetsflöde * Skapa och förändra arbetsflöden i Evolution
SIDAN 7 AV 12 Rättighet Ger användaren rättighet att Kommentar/Förtydligande Redigera rapport Redigera rapporter: Endast tillämpbar inom en Lägga till rapporter rotenhet då alla rapporter blir Ta bort rapporter tillgängliga på denna nivå. Skapa Lägga till Kategorier för rapporter eller redigera rapporter kan ej Ändra rapportinformation göras direkt i systemet utan Ändra tillgänglighet för rapporter hanteras utanför med hjälp av verktyget Microsoft Report Builder. Titta i logg Läsa förändringsloggar för systemet Genom Evolutions loggklient Gallra * Kör fakturor * Redigera transaktionsdetaljer * Gallra dokument/handlingar från systemet utifrån inlagd dokumenthanteringsplan Ta ut transaktionsfiler för överföring av fakturaunderlag till ekonomisystem Redigera finansiell information i kundregister Bara tillgänglig i kundregistret vid vissa integrationer med ekonomisystem FMS Administratör * Redigera förtroendemannaregistret och administrera behörigheter i Winess FMS FMS Skrivbehörig * Redigera förtroendemannaregistret i Winess FMS FMS Läsbehörig * Läsa förtroendemannaregistret i Winess FMS * Dessa rättigheter tillhör specifika tilläggsmoduler och/eller integrationer och är inte tillämpbara för alla kunder
SIDAN 8 AV 12 3. BEHÖRIGHET 3.1. BEHÖRIGHET TILL INFORMATION I Evolution kan behörighet till specifik information (ärenden, dokument, mappar) tilldelas till tre olika nivåer: Enskild användare ger en enskild användare behörighet Grupp ger alla användare inom gruppen behörighet Organisatorisk enhet ger alla användare som ingår i någon grupp inom den organisatoriska enheten behörighet. Vilken typ av behörighet användaren får är beroende av vilka rättigheter användaren har i sin roll som beskrivs nedan. De olika nivåerna kan tilldelas behörigheterna Läs och Fullständig: Läsbehörighet ger rätt att se informationen men ej förändra den o Enskild användare ger den enskilda användaren rätt att läsa o Grupp ger alla användare inom gruppen rätt att läsa o Organisatorisk enhet ger användare som har en roll på den organisatoriska enheten med rättigheten Titta rätt att läsa Fullständig behörighet ger rätt att redigera informationen o Enskild användare ger den enskilda användaren rätt att redigera o Grupp ger alla användare inom gruppen rätt att redigera o Organisatorisk enhet ger användare som har en roll på den organisatoriska enheten med rättigheterna Redigera dokument respektive Redigera ärende rätt att redigera och de med rättigheten Titta rätt att läsa Om en användare finns med i flera nivåer (t ex både genom en organisatorisk enhet och som enskild användare) ges denne den högsta möjliga behörigheten. Detta betyder t ex att om man tilldelar fullständig behörighet till en organisatorisk enhet för ett dokument kan en användare som inte har rättigheten Redigera dokument få rätt att redigera genom att denne tilldelas en fullständig behörighet som enskild användare. I nedanstående bild sammanfattas hur behörighet kan administreras på olika nivåer i Evolution, en organisationsenhet, en roll/grupp eller en specifik användare kan få behörighet till dokument/ärende/mapp:
SIDAN 9 AV 12 På detta dokument har vi satt användaren Frans Uno och enheten Kommunstyrelsen med fullständig behörighet. Det betyder att Frans Uno har rätt att redigera dokumentet samt att alla på Kommunstyrelsen som har en roll med rättigheten Redigera dokument har rätt att redigera dokumentet. De användare på Kommunstyrelsen som bara har rättigheten Titta kan bara läsa. 3.2. STANDARDBEHÖRIGHET TILL DOKUMENT När en användare skapar ett nytt dokument i Evolution, som varken är en del av ett ärende eller skapas i en mapp, kommer användaren automatiskt få fullständig behörighet till dokumentet. En användare kan aldrig ta bort sin egen behörighet till dokumentet. Om dokumentet skapas i en mapp kommer dessutom mappens behörighetsarv att tillföras dokumentet under förutsättning att användaren har behörighet att redigera dokumentet. Om dokumentet skapas i ett ärende kommer ärendets behörigheter tillföras dokumentet under förutsättning att användaren har behörighet att redigera dokumentet. Ett dokument i Evolution har alltid fullständig behörighet tilldelad till den användare som är ansvarig för dokumentet (kan ej ändras annat än att byta ansvarig först). Då ett dokument registreras som allmän handling blir den alltid försedd med minst läsbehörighet till hela myndigheten samt en fullständig behörighet till den användare som gör detta.
SIDAN 10 AV 12 4. BEHÖRIGHET TILL SEKRETESSBELAGT MATERIAL I Evolution kan dokument/ärenden sekretessbeläggas med tre grundtyper av sekretess. Nedan beskrivs beteenden för de olika sekretesstyperna: 4.1. NORMAL SEKRETESS Information som sekretessbeläggs med typen Normal sekretess i dokument eller ärenden kan läsas av två grupper av användare: 1. Användare som har läsrättighet till dokumentet/ärendet och via sin roll även rätt att se sekretess (rättigheten Läs sekretess ingår i den roll användaren har på den aktuella organisationsenheten) 2. Användare som har behörighet att redigera dokumentet/ärendet. 4.2. VERKSAMHETSOMRÅDESSEKRETESS Vid angivande av verksamhetsområdessekretess pekas en avdelning i Evolution ut som det verksamhetsområde vars användare ska få se sekretessbelagt material. Den organisationsenhet som valts får då i utgångsläget läsbehörighet och sekretessbehörighet till dokumentet/ärendet. Användare som har behörighet att läsa dokumentet/ärendet och via sin roll på avdelningen även rätt att se sekretess (rättigheten Läs sekretess ingår i den roll användaren har på den aktuella organisationsenheten) kan läsa sekretessen. 4.3. INDIVIDUELL SEKRETESS Vid individuell sekretess kan användaren själv individuellt peka ut vilka användare/grupper/organisatoriska enheter som ska ha rätt att se sekretessbelagt material. Vid angivande av fullständig behörighet till ärende/dokument ges sekretessbehörighet automatiskt.
SIDAN 11 AV 12 5. BEHÖRIGHET ATT HANTERA DOKUMENT I ÄRENDEN För att hantera dokument i ärenden krävs att användaren har specifika behörigheter till det specifika ärendet men är även beroende av rättigheter genom sin roll. 5.1. SKAPA DOKUMENT I ETT ÄRENDE För att ha rätt att skapa ett dokument i ett ärende krävs att användaren har behörighet att redigera det specifika ärendet. Detta har användaren genom någon av nedanstående tre behörighetstilldelningar: 1. Har en personlig fullständig behörighet till ärendet, eller 2. Ingår i en grupp med fullständig behörighet till ärendet, eller 3. Har behörighet att redigera det specifika ärendet genom att inneha rättigheten Redigera ärende i en organisatorisk enhet som har tilldelats fullständig behörighet till ärendet 5.2. LÄGGA TILL DOKUMENT I ETT ÄRENDE För att ha rätt att lägga till ett befintligt dokument i ett ärende krävs att användaren har behörighet att redigera det specifika ärendet enligt samma kriterier som ovan vid skapa dokument i ett ärende. Observera! Har även användaren rätt att redigera det specifika dokumentet kommer dokumentet ärva behörigheter och metadata från ärendet enligt konfiguration. Är användaren bara läsbehörig kommer INTE dokumentet ärva någonting. 5.3. TA BORT DOKUMENT FRÅN ÄRENDE För att ha rätt att ta bort ett dokument från ett ärende krävs att användaren har någon av nedanstående två behörigheter: 1. Har behörighet att redigera ärendet, eller 2. Har behörighet att redigera dokumentet 6. BEHÖRIGHET TILL MAPPAR OCH DESS DOKUMENT En mapp som skapas på översta nivån i mappstrukturen tilldelas fullständig behörighet till användaren som skapat mappen och användaren kan sedan dela ut mappen till organisationen. Undermappar ärver sin föräldramapps behörigheter. För en mapp finns sedan två typer av behörigheter: Behörighet mapp: anger vem/vilka som har rätt att se eller ändra mappen o Läsbehörighet ger behörighet att se mappen o Fullständig behörighet ger behörighet att redigera mappen (byta namn, flytta, ta bort) Behörighetsarv: anger vilka behörigheter som skall ärvas till dokument som skapas eller placeras i mappen. o Läsbehörighet: De enskilda användare/grupper/organisatoriska enheter som anges med o läsbehörighet får läsbehörighet till dokument som läggs i mappen Fullständig behörighet: De användare/grupper/organisatoriska enheter som anges med fullständig behörighet får fullständig behörighet till dokument som läggs i mappen samt får skapa dokument i mappen om deras roll medger detta 6.1. SKAPA MAPPAR I MAPPTRÄDETS ÖVERSTA NIVÅ För att ha rätt att skapa mappar i översta nivån av mappträdet krävs att användaren har en roll på rotenheten (den enhet som användaren loggat in på) som innefattar rättigheten Hantera mappar. 6.2. SKAPA MAPPAR I EN MAPP För att ha rätt att skapa en mapp under en mapp krävs att användaren har behörighet att redigera mappen. Detta har användaren genom någon av nedanstående tre behörighetstilldelningar i Behörighet mapp: 1. Har en personlig fullständig behörighet till mappen, eller 2. Ingår i en grupp med fullständig behörighet till mappen, eller 3. Har behörighet att redigera den specifika mappen genom att inneha rättigheten Hantera mappar i en organisatorisk enhet som har tilldelats fullständig behörighet till mappen
SIDAN 12 AV 12 6.3. SKAPA DOKUMENT I EN MAPP För att ha rätt att skapa ett dokument i en mapp krävs att användaren genom mappens behörighetsarv får behörighet att redigera dokument som läggs till. Detta har användaren genom någon av nedanstående tre behörighetstilldelningar i Behörighetsarv: 1. Får en personlig fullständig behörighet genom behörighetsarvet, eller 2. Ingår i en grupp som får fullständig behörighet i behörighetsarvet, eller 3. Får behörighet att redigera dokument genom att inneha rättigheten Redigera dokument i en organisatorisk enhet som får fullständig behörighet i behörighetsarvet 6.4. LÄGGA TILL DOKUMENT I EN MAPP För att ha rätt att lägga till ett befintligt dokument i en mapp krävs att användaren genom mappens behörighetsarv får behörighet att redigera dokument som läggs till enligt samma kriterier som ovan vid skapa dokument i en mapp. Observera! Är användaren bara läsbehörig till dokumentet kommer inte dokumentet ärva behörigheter genom behörighetsarvet. 6.5. TA BORT DOKUMENT FRÅN EN MAPP För att ha rätt att ta bort ett dokument ur en mapp krävs att användaren genom mappens behörighetsarv får behörighet att redigera dokument som läggs till enligt samma kriterier som ovan vid skapa dokument i en mapp eller att användaren har rätt att redigera mappen.