Användarhandbok för sökande Visma Recruit 20.7
Innehållsförteckning
1 Allmänt Tjänsten Valtiolle.fi fungerar som en offentlig meddelandekanal om och för ansökan till statens öppna tjänster. Tjänsten består av webbplatsen Valtiolle.fi och rekryteringssystemet Valtiolle.fi (Visma). Webbplatsen Valtiolle.fi fungerar som en offentlig anmälningskanal för statens öppna tjänster. Webbplatsen innehåller också grundläggande information om statlig rekrytering, några exempel av statligt anställda och presentationer av statliga arbetsgivare. Alla statliga tjänster med öppen rekrytering publiceras på webbplatsen Valtiolle.fi (www.valtiolle.fi). Detta omfattar såväl arbetsavtalsbaserade tjänster som statliga tjänster. För att söka till de tjänster som meddelas på webbplatsen, måste de sökande registrera sig i rekryteringssystemet Valtiolle.fi där alla ansökningsrelaterade förfaranden genomförs. Dessutom har statligt anställda ett internt användar-id, som dock inte kan användas för att söka offentligt lediga tjänster. I den offentliga sökningen behandlas alla sökande lika som medborgare som söker tjänsten, och då söker alla som externa sökande. Användare registrerar sig alltid med en privat e-postadress. Den sökande är ansvarig för åtkomst till den e-postadress som angivits för användarkontot. Om e-postadressen som anges för användarkontot i samband med registreringen inte längre är åtkomlig för den sökande, och man inte längre kan logga in på användarkontot med det, måste användaren registrera sig igen genom att skapa ett nytt användarkonto. För att kunna använda tjänsten måste användaren acceptera de allmänna användarvillkoren och dataskyddsbeskrivningen. Personuppgifter behandlas enligt dataskyddsbeskrivningen i enlighet med god databehandlingspraxis. Alla meddelanden från systemet kommer från adressen noreply@valtiolle.fi. Användaren ansvarar för att inställningarna för användarens e-posttjänst inte blockerar mottagande av e-postmeddelanden. Systemet är tillgängligt för den sökande 24 timmar om dygnet, året runt. Tjänsteleverantören strävar efter att hålla systemet tillgängligt 24 timmar om dygnet, men driftstopp kan förekomma på grund av tekniska fel, underhåll, versionuppgraderingar och störningar i datanät. Avbrott och fel rapporteras på inloggningssidan. Endast de tre vanligastewebbläsare stöds. Stöd finns för webbläsarna Chrome, Internet Explorer och Firefox (22.10.2018). På sidan http://www.w3schools.com/browsers/browsers_stats.asp kan man kontrollera det aktuella stödet. För att garantera systemets fulla funktionalitet måste användaren använda en av dessa webbläsare. I händelse av att systemet inte fungerar med ovannämnda webbläsare kan detta bero på att kakor har avaktiverats. Kakor måste vara aktiverade för att systemet ska fungera som avsett. Det är möjligt för den sökande att aktivera en platsvakt i systemet, som informerar sökanden om de arbetsplatser som intresserar den sökande. Enligt grundlagen är de allmänna utnämningsgrunderna för offentliga tjänster skicklighet, förmåga och beprövad medborgerlig dygd.
Dessutom stadgas det om medborgarskap, ålder, språkkunskaper och examenskvalifikationer och andra behörighetskrav i statstjänstemannalagen, lagen om de språkkunskaper som krävs av offentligt anställda och lagen eller förvaltningsförordningen för det aktuella verket. Behörighetskrav avseende språkkunskaper hos statligt anställda, och tillgodoräknade språkkunskaper beaktas vid rekrytering enligt justitieministeriets rekommendationer. Behörighetskraven (d.v.s. absoluta krav) för en individuell tjänst anges i platsannonsen. Platsannonsen innehåller också information om vilka förväntningar och önskemål som gäller för sökande och de specifika villkor som krävs för att sköta den aktuella tjänsten. En riktad ansökan krävs för alla tjänster på webbplatsen Valtiolle.fi. Man kan också göra en öppen ansökan i systemet. Endast tidsbegränsade statliga tjänster med en varaktighet under ett år kan tillsättas på grundval av en öppen ansökan. Man bör alltid börja skapa sin ansökan i god tid, detta eftersom ansökningar som lämnas in efter utgången ansökningstid inte kan beaktas vid rekrytering. Den kortaste ansökningstiden för statliga tjänster är 14 dagar. Platsannonsen stängs automatiskt när ansökningstiden enligt klockslaget i systemet går ut. När man söker en statlig tjänst ska man komma ihåg att alla ansökningar är offentliga handlingar och offentligheten av handlingarna inte kan begränsas på den sökandes begäran. Skapade ansökningar kan användas som mall vid ansökan till en ny tjänst. Ansökningar som inte skickas tas bort från systemet efter utgången ansökningstid. Inlämnade ansökningar kommer att finnas kvar i systemet i 12 månader efter avslutad rekrytering. Öppna ansökningar finns kvar i systemet i 12 månader från den senaste uppdateringen. Ansökningar som raderas kan inte återställas. I alla frågor som rör rekrytering ska den sökande kontakta det rekryterande verket. Kontaktuppgifterna finns alltid i platsannonsen. Vid frågor om användningen av systemet kan den sökande kontakta Palkeets sökandetjänst. Kontaktuppgifterna till sökandetjänsten finns på webbplatsen Valtiolle.fi, på systemets inloggningssida samt under Instruktioner i systemet.
2 Inloggningssida (haku.valtiolle.fi) Användarnamnet kan skapas genom att gå direkt till inloggningssidan (www.haku.valtiolle.fi) eller via webbplatsen (www.valtiolle.fi), genom att välja Logga in i tjänsten i menyn till höger. Från webbsidan slussas användaren till systemets inloggningssida (www.haku.stateolle.fi). Man loggar in i systemet på samma sätt från ovanstående adresser eller genom att gå till platsannonsen på webbplatsen och klicka på knappen Sök platsen. Från webbsidan slussas användaren till systemets inloggningssida (www.haku.valtiolle.fi). På systemets inloggningssida väljer användaren vilken sida man vill logga in på.
På inloggningssidan väljer man alltid länken Logga in som extern sökande. Språket måste väljas när man skapar ett nytt användarkonto. Om så önskas kan man byta språk med flaggikonerna längst ner till höger.
3 Skapa ett användarkonto Börja skapa användarkontot genom att gå till adressen www.haku.valtiolle.fi. På framsidan väljer man inloggning för externa sökande genom att klicka på Logga in som extern sökande - Skapa konto. Användarkontot skapas genom att fylla i personuppgifterna och acceptera de allmänna användarvillkoren och dataskyddsbeskrivningen. Obligatoriska fält är markerade med en asterisk.
E-postadress används som användarnamn. Lösenordet måste innehålla minst tre av följande alternativ: en liten bokstav, en stor bokstav, ett nummer eller ett specialtecken. Dessutom måste lösenordet bestå av minst 10 tecken. Till exempel exempellosenord1% eller Exempel1%losenord Systemet kräver att användaren ändrar lösenordet var 90:e dag.
När en användare registrerar sig i Valtiolle.fi-systemet och skapar ett användarkonto måste han eller hon godkänna de allmänna användarvillkoren och integritetspolicyn. Användarvillkoren måste godkännas både när man skapar ett konto direkt i systemet och när man söker en tjänst. Under användarvillkoren finns en ruta med vilken användaren godkänner användarvillkoren. Textfälten i användarvillkoren är inte öppna som standard utan kan öppnas av användaren om så önskas. När användarvillkoren ändras måste användare som redan har skapat ett konto godkänna de nya användarvillkoren. Godkännande av användarvillkoren krävs efter framgångsrik inloggning. Användarvillkoren omfattas av versionskontroll, och användarvillkoren som godkänns av användaren finns på sökandens konto under Användaruppgifter. Ett skapat användarkonto bekräftas genom att klicka på knappen Skapa användarkonto. Om användarkontot skapas framgångsrikt visar systemet ett meddelande om att ett e-postmeddelande har skickats. Bekräfta skapandet av användarkontot via länken i e-postmeddelandet. Obs! Användarkontot aktiveras inte om kontot inte bekräftas. Meddelandet kommer från adressen noreply@valtiolle.fi, med rubriken "Välkommen till tjänsten Valtiolle.fi". Om det inte kommer något meddelande kan meddelandet ha hamnat i spamkorgen. Vissa e-posttjänster tolkar meddelanden från noreply-adresser som spam.
Obs! Länken är giltig i fyra timmar. Giltighetsperioden meddelas i e- postmeddelandet. Om användaren inte bekräftar registreringen inom fyra timmar måste ett nytt lösenord beställas från inloggningsvyn med funktionen glömt lösenord. Om ett användarkonto redan finns med angiven e-postadress kommer systemet att visa ett felmeddelande. I detta fall kan användaren beställa ett nytt lösenord med funktionen glömt lösenord. 3.1 Användarkontots giltighet Om ingen inloggning har skett på användarkontot på ett år, kommer kontot att raderas. Det går inte att återställa ett raderat konto och användaren måste skapa ett nytt användarkonto för att logga in.
4 Inloggning 4.1 Innan du loggar in Längst ner på inloggningssidan finns avsnittet Aktuellt. Detta avsnitt ger sökanden instruktioner om hur man loggar in. Detta avsnittinnehåller också information om planerade driftstopp och andra möjliga avbrott och störningar. Obs! Man bör alltid läsa Nyheter-avsnittet i samband med inloggning.
4.2 Logga in Man kan logga in på Valtiolle.fi-systemet direkt från systemets framsida på www.haku.valtiolle.fi eller genom att gå till inloggningsadressen www.valtiolle.fi Logga in för jobbsökning). På framsidan väljer man inloggning för externa sökande genom att klicka på Extern sökande - Systemet tar användaren till vyn nedan där inloggningsinformation ska anges: Man kan försöka logga in fem gånger, varefter användarkontot låses i 10 minuter.
4.3 Beställa ett glömt lösenord Inloggning och återställning av ett glömt lösenord kan endast göras till den e-postadress som användaren har registrerat sig med. Om man inte är säker på vilken adress man har registrerat eller om man inte får ett nytt lösenord i e-posten bör man prova att skapa ett nytt konto från inloggningssidan. Om systemet vid registreringen indikerar att e-postadressen redan är i bruk, har användaren redan ett användarkonto för med den aktuella e-postadressen. I detta fall kan ett glömt lösenord återställas från inloggningssidan. Obs! Man ska vara försiktig när man skriver sin e-postadress, eftersom det inte finns någon formatkontroll i fältet. Även mellanslag tolkas som tillhörande e- postadressen.
Meddelandet kommer från adressen noreply@valtiolle.fi, med rubriken Nollställ mitt lösenord. Om det inte kommer något meddelande kan meddelandet ha hamnat i spamkorgen. Vissa e-posttjänster tolkar meddelanden från noreply-adresser som spam. Obs! Länken är bara giltig i två (2) timmar. Giltighetsperioden anges i meddelandet. Obs! Om användaren inte har ett användarkonto i systemet får användaren ett e- postmeddelande med instruktioner om hur man skapar ett användarkonto.
Lösenordet måste innehålla minst tre av följande alternativ: en liten bokstav, en stor bokstav, ett nummer, ett specialtecken. Dessutom måste lösenordet bestå av minst 10 tecken. Till exempel exempellosenord1% eller Exempel1%losenord 4.4 Låst användarkonto Användarkontot kommer att låsas när det har gjorts fem (5) misslyckade försök att logga in med ett och samma användarnamn. Kontot är låst i 10 minuter, varefter användarnamnet frigörs automatiskt. Användarnamnet frigörs också om användaren framgångsrikt ändrar sitt lösenord genom funktionen glömt lösenord. Om det finns fem ogiltiga inloggningsförsök visar systemet följande meddelande
Obs! Om användaren inte har ett användarkonto i systemet får användaren ett e-postmeddelande med instruktioner om hur man skapar ett användarkonto
5 Meny för externa sökande Menyn för externa sökande består av sex avsnitt: Ansökningar, Bevakningar, Användaruppgifter, Instruktioner, Valtiolle.fi och Logga ut. Man kommer till respektive funktion genom att klicka på tillhörande avsnitt. Man kan återgå till startvyn genom att klicka på Meny-ikonen längst upp till höger. Ikonen är synlig på alla sidor. Språket på sidan är samma som användarens standardspråk. Man kan ändra standardspråket under Användarinformation. 5.1 Ansökningar Under avsnittet Ansökningar visas alla ansökningar som den sökande lämnar in. Obs! Inlämnade ansökningar kommer att raderas från systemet 12 månader efter avslutad rekrytering. Ansökningar som inte har lämnats in inom ansökningsperioden kommer att tas bort från systemet inom 7 dagar efter ansökningstidens utgång. Ansökningar kan inte återställas. Den sökande ser i sin ansökningslista: Tjänsten man sökt Ansökningsstatus Pågår Skickad Raderad av den sökande Raderad av arbetsgivaren
Rekryteringsstatus Pågående ansökningstid Avslutad ansökningstid Pågående intervjuer Tillsättningsbeslut har fattats Avslutad rekrytering Sökningen börjar enligt datum och klockslag Sökningen slutar enligt datum och klockslag Inlämnings- och uppdateringstidpunkten för ansökan Jobbannonsen kan öppnas med papper-ikonen framför annonsen. Annonsen öppnas längst ner på sidan och kan sparas där. Genom att trycka på förstoringsglas-ikonen efter ansökan kan man granska ansökningsutkast och inlämnade ansökningar. Ansökningar kan sparas i.docx,.pdf eller.xml format. Docx- och pdf-knapparna visas när ansökan har lämnats in. Obs! Om bilagor har lagts till ansökan kommer de inte att inkluderas i XMLfilen. Bilagor läggs till zip-filen som de är, tillsammans med XML-filen. Ansökningsuppgifterna sparas i XML-filen, med undantag av foto och referenser. XML-formatet är baserat på Europass-dokumentformatet. Europass XML: http://interop.europass.cedefop.europa.eu/data-model/xml-resources/#xml-examples.
Om ansökningstiden inte gått ut kan man uppdatera sin ansökan genom att klicka på pennsymbolen i slutet av raden. Systemet skickar information om den uppdaterade ansökan till det rekryterande verkets registratur. Ansökningar i påbörjad-läge (ej inlämnad än) kan raderas genom att klicka på papperskorg-ikonen till höger på ansökan. Om ansökningstiden inte är avslutad kan den sökande återkalla sin ansökan genom att klicka på den röda pilknappen till höger om ansökan. Om ansökningstiden redan gått ut och den sökande vill återkalla sin ansökan, måste man begära detta skriftligt av det rekryterande verket. Kontaktuppgifterna till det rekryterande verket återfinns i ansökningsanmälan. Man kan ändra ordningen av ansökningarna i listan i stigande eller fallande ordning genom att klicka på kolumnrubriken. 5.2 Bevakningar I avsnittet Bevakningar kan den sökande aktivera en eller flera platsvakter. För att börja lägga till en bevakningar, klicka på knappen Bevakningar. En ny sida öppnas för den sökande, där man namnge platsvakten och fylla i de obligatoriska fälten. Obligatoriska fält är markerade med en asterisk.
Den sökande kan specificera om man vill ha information om nya öppna tjänster via e- post eller om informationen bara kommer till användarprofilen. Dessutom kan man ange hur ofta platsvakten meddelar om nya tjänster. Som standard skickas uppgifterna en gång i veckan. Den sökande väljer ett slutdatum för bevakningar i fältet Utgångsdatum. Obs! Platsvakten skickar inget meddelande när tiden gått ut. Den sökande måste komma ihåg att uppdatera giltigheten vid behov. Det rekommenderas därför att ställa in slutdatum tillräckligt långt in i framtiden. I platsvakten måste man välja antingen Geografisk plats eller Yrkesområde. Alternativt kan båda väljas. I sökkriterierna kan högst 10 sökkriterier ställas in (geografisk plats och yrkesområde) per meny. Obs! Det geografiska läget kan rensas om man vill få alla aviseringar för det valda Yrkesområdet oavsett geografiskt läge. Valet raderas genom att standardlandet (Finland) avmarkeras i landsmenyn.
Övriga sökkriterier i platsvakten är: - Enhet (förvaltningsområde och verk om så önskas) - Tjänstens varaktighet (fast anställd, viss tid, sommar- eller säsongsarbete) - Arbetstidsform - Befattning inkluderar (fri ordsökning i rekryteringsmenyn) När platsvakten är klar klickar man på Spara-knappen längst ner i vyn, då aktiverar systemet platsvakten. Om den sökande har valt e-post som leveransmetod skickar platsvakten ett e- postmeddelande från adressen noreply@valtiolle.fi, med rubriken "Din platsvakt har hittat nya öppna tjänster". Om det inte kommer något meddelande kan meddelandet ha hamnat i
spamkorgen. Vissa e-posttjänster tolkar meddelanden från noreplyadresser som spam. Obs! Man får inget meddelande om platsvaktens tidsperiod har löpt ut. Den aktiverade platsvakten kan redigeras i platsvaktens översiktsvy med pennikonen, och raderas med papperskorg-ikonen. Det rekryterande verket kan erbjuda aktivering av en platsvakt när den sökande har lämnat sin ansökan för en öppen tjänst. Systemet frågar sökanden om han eller hon vill aktivera platsvakten. Genom att godkänna detta aktiveras platsvakten, som skickar uppgift om alla öppna tjänster inom statsförvaltningen enligt valt yrkesområde. 5.3 Användaruppgifter Under avsnittet Användaruppgifter finns de uppgifter som användaren lämnar i samband med registrering. Den sökande kan redigera sin användaruppgifter och till exempel ändra standardgränssnittets språk eller lösenord. Obs! Den sökande måste alltid se till att hålla informationen om e-postadress och inloggning uppdaterad. Om e-postadressen inte längre används och man
inte kan logga in på användarkontot, måste den sökande skapa ett nytt konto. Ansökningar kan inte flyttas från det gamla användarkontot till det nya. I dessa fall kan Valtiolle.fi-sökandetjänsten inte hjälpa användaren. Om den sökande ändrar sina personuppgifter frågar systemet om man vill uppdatera uppgifterna i ansökningar med pågående ansökningstid. Om den sökande ändrar sina personuppgifter i samband med skapandet av en ny ansökan, frågar systemet om den sökande också vill uppdatera uppgifterna för användarkontot. 5.3.1 Ändra e-postadress och lösenord När en extern sökande registrerar sig som användare i tjänsten anger man en e- postadress som blir användarnamnet. Användaren kan inte registrera två e- postadresser för ett användarkonto. Användare registrerar sig alltid med en privat e-postadress. Om användaren vill ändra sin e-postadress för ett användarkonto måste detta göras under avsnittet Användaruppgifter. Användaren ska alltid se till att användaren har åtkomst till den angivna e-postadressen. Om e-postadressen inte längre används kan användaren inte beställa något nytt lösenord. I detta fall måste användaren registrera ett nytt användarkonto med en ny e-postadress. Data från det gamla användarkontot kan inte överföras till det nya användarkontot. Obs! Användaren ska kontrollera att samma e-postadress anges i såväl Profilinformation-fliken och i Redigera inloggningsinformationfliken. Dessa är samma som standard, om användaren inte ändrar detta själv. Man kan också ändra lösenordet under Användaruppgifter. Systemet kräver att användaren ändrar lösenordet var 90:e dag.
Ett felmeddelande visas om det nya lösenordet inte uppfyller lösenordskraven: - minst 10 tecken - tre av följande alternativ: stor bokstav, liten bokstav, nummer eller specialtecken 5.3.2 Ändra standardspråk När en användare registrerar sig i systemet väljer systemet språket i webbläsaren som standardspråk. Obs! Om systemspråket är felaktigt efter inloggning måste användaren ändra det under Användaruppgifter. 5.3.3 XML-export av kontoinformation Det är möjligt för den sökande att spara sin användarinformation i XML-format. Export till XML sker under Användaruppgifter, i fliken Profilinformation, där det längst ner finns knappen Exportera presondata i XML-format. När musen förs över detta visas texten Spara personuppgifter. XML-filen är i samma format som vid XML-laddning av ansökningar. XML-export av profilinformation inkluderar följande information: Förnamn Efternamn Kön Födelsedatum Adress Postnummer Ort Geografiskt läge Telefonnummer Mobiltelefonnummer
5.3.4 Radering av användarkonto Begäran om radering av användarkontot skickas under Borttag av konto, i fliken Redigera användaruppgifter. Den sökande kommer att få ett e-postmeddelande från systemet, genom vilket den sökande bekräftar borttagningen av profilen. Meddelandet kommer från adressen noreply@valtiolle.fi konto. Om det inte kommer något meddelande kan meddelandet ha hamnat i spamkorgen. Vissa e-posttjänster tolkar meddelanden från noreply-adresser som spam. Obs! Bekräftelsemeddelandet är bara giltigt i 2 timmar. Meddelandets giltighet anges i meddelandet.
Länken leder till sidan där borttagningen sker. På den sidan finns en raderingsknapp och informationstext som anger att användarens ansökningar inte raderas i samband med att kontoinformationen tas bort. Profilen för externa sökande raderas automatiskt från systemet när användaren har bekräftat raderingen. Obs! Profilen raderas inte om den sökande inte bekräftar borttagningen. Ett bekräftelsemeddelande visas när användarkontot har tagits bort. 5.4 Instruktioner Avsnittet Instruktioner innehåller nödvändiga anvisningar för sökande. Obs! I alla frågor som rör rekrytering måste den sökande kontakta det rekryterande verket direkt. 5.5 Valtiolle.fi Via funktionen Valtiolle.fi kan den sökande gå tillbaka till öppna tjänster. Systemet öppnar webbplatsen i en ny flik. Detta påverkar inte sökandens inloggning.
Via webbplatsen Valtiolle.fi kan den sökande skicka feedback relaterad till webbplatsens funktioner. 5.6 Logga ut Man loggar ut från tjänsten via denna funktion. Obs! Systemet har en timeout-funktion baserad på datasäkerhetspolicyer. Om den sökande inte är aktiv i sin profil under 60 minuter meddelar systemet om timeout 10 minuter före den automatiska utloggningen. Användaren kan förlänga inloggningen genom att trycka på timeout-meddelandet Fortsätt vara inloggad eller användaren kan logga ut genom att trycka på knappen Logga ut.
6 Skapa och skicka ansökan Obs! I alla frågor som rör rekrytering måste den sökande kontakta det rekryterande verket direkt. Det rekryterande verket ansvarar för frågor relaterade till sin egen rekrytering och för råd till sökande. Verkets kontaktuppgifter finns alltid i platsannonsen. Den elektroniska ansökan skickas alltid via platsannonsen genom att trycka längst ner i annonsen på knappen Elektronisk ansökan. Efter inloggning öppnas ansökningsvyn för tjänsten.
6.1 Val av ansökningsmall Den sökande kan alltid lämna in en ny ansökan för en tjänst, eller använda en tidigare inlämnad ansökan som mall. Börja skapa ansökan genom att antingen välja Skapa ny ansökan eller genom att välja en tidigare ansökan om mall. Klicka sedan på Spara och gå vidare. Obs! Om en helt ny ansökan påbörjas är alla fält i ansökan tomma. Om man av misstag väljer en ny ansökan kan man fortfarande återgå till den första fliken (Välj ansökan) för att använda en tidigare ansökan som mall. Om en ny ansökan görs med en befintlig ansökan som mall finns all information redan ifylld i ansökan. Informationen kontrolleras och ansökan ändras vid behov. Man kan pausa redigeringen av en ansökan och återuppta det när som helst under ansökningstiden.
Obs! Efter ansökningstidens utgång raderas ej inlämnade ansökningar automatiskt. 6.2 Personuppgifter Systemet lägger automatiskt till ansökans personuppgifterna de kontaktuppgifter som lämnats av den sökande i samband med registreringen. Den sökande ska kontrollera personuppgifterna och lägga till eventuella saknade uppgifter. Obligatoriska fält är markerade med en asterisk.
Obs! Om den information som angetts av den sökande skiljer sig från användarkontots personuppgifter kommer systemet att fråga i slutet, och innan ansökan uppdateras, om man samtidigt vill uppdatera personuppgifterna för användarkontot. Obs! Den sökande ska alltid se till att kontaktuppgifterna är korrekta och uppdaterade så att rekryteringsmeddelanden kommer man och den rekryterande kan kontaktas vid behov.
6.2.1 Medborgarskap Enligt statstjänstemannalagen ska den som tillsätts vara finsk medborgare. Detta är därför ett lagstadgat behörighetskrav. När man söker dessa tjänster ska man bland grundläggande information uppge sitt medborgarskap. (Är du finsk medborgare?) Den sökande måste svara Ja eller Nej. Det är obligatoriskt att svara. 6.2.2 Samtycke till elektronisk underrättelse I personuppgifterna på ansökan frågas det om samtycke till elektronisk underrättelse. Om samtycke ges, kommer meddelanden om den aktuella rekryteringen att skickas till den sökande via e-post. Om samtycke inte ges kommer meddelanden att skickas med papperspost. Samtycke kommer att begäras i den grundläggande informationen i ansökan efter e- postadressen. Den sökande måste välja ett av alternativen för att gå vidare. Inget av alternativen är förvalda. Obs! Om ansökan har lämnats in på papper kommer ansökan att behandlas som om inget samtycke till elektronisk underrättelse lämnats. 6.2.3 Lämna information om att arbeta för staten Den sökande kan under sina personuppgifter lämna information till det rekryterande verket om att den sökande redan är statligt anställd. Obs! Detta får endast väljas om den sökandes nuvarande arbetsgivare är ett statligt verk.
6.3 Arbetslivserfarenhet Arbetslivserfarenhet läggs till genom att trycka på knappen Lägg till arbetslivserfarenhet. De obligatoriska fälten fylls sedan in och man tycker på knappen Lägg till. Fältet Uppdrag kan högst innehålla 4 000 tecken. Nuvarande arbetsgivare anges under Nuvarande. Den sökande kan lägga till så mycket information om arbetslivserfarenhet som man vill. På ansökan ska anges endast för rekryteringen väsentlig arbetslivserfarenhet. Man kan redigera sparad information om arbetslivserfarenhet genom att klicka på pennikonen eller radera uppgift om arbetslivserfarenhet genom att klicka på papperskorgikonen på raden för den aktuella uppgiften om arbetslivserfarenhet. 6.4 Utbildning Utbildning läggs till genom att trycka på knappen Lägg till utbildning. De obligatoriska fälten fylls i och man tycker på knappen Lägg till. Utbildningens Nivå, Utbildningsområde, Examen-/utbildningsnamn och Läroanstalt är obligatoriska uppgifter. Obs! Uppgift om huruvida examen är avlagd eller pågående ska anges.
Den sökande kan lägga till så mycket information om utbildning som man vill. Man kan redigera sparad information om utbildning genom att klicka på penn-ikonen eller radera uppgift om utbildning genom att klicka på papperskorg-ikonen på raden för den aktuella uppgiften om utbildning. Obs! Minst uppgift om allmänbildande utbildning (grundskola, gymnasium, folkskola) ska alltid lämnas. Om ingen uppgift om allmänbildande utbildning har lämnats visar systemet meddelandet ovan, och man kan inte fortsätta med ansökan. Allmänbildande utbildning är utbildningsområde 0 Allmän bildande utbildning.
Obs! Den sökande måste också ange sin högsta utbildningsnivå. Den högsta utbildningsnivån markeras genom att klicka till vänster om den angivna utbildningsinformationen: Om ingen uppgift om högsta utbildningsnivå har lämnats visar systemet meddelandet ovan, och man kan inte fortsätta med ansökan. Obs! Om den sökande har valt en felaktig högsta utbildningsnivå kan detta korrigeras genom att helt radera den felaktigt valda utbildningen och uppge utbildning på nytt. Den sökande kommer då att kunna välja sin högsta utbildningsnivå igen.
6.5 Kunskaper Obs! Uppgift om modersmål måste lämnas under avsnittet Kunskaper på ansökan. Välj modersmålet i rullgardinsmenyn. Obs! Den sökande måste fastställa sin kunskapsnivå i de språk som krävs i ansökan. Om det finns lagstadgade språkkunskapskrav för rekrytering kommer de språk som krävs (finska, svenska och/eller samiska) att visas pålistan. Välj kunskapsnivå i rullgardinsmenyn för muntliga och skriftliga kunskaper och förståelse. Språk som omfattas av behörighetskrav kan inte tas bort av den sökande. Övriga språkkunskaper läggs till genom att man väljer önskat språk i rullgardinsmenyn Välj språk, och klickar på Lägg till språk. Språk kan raderas genom att man klickar på den röda papperskorg-ikonen för språket. Under avsnittet Kunskaper kan användaren också berätta om sina kunskaper inom bl.a. IT och eventuella andra kunskaper. Dessutom kan användaren ange sin körkortskategori.
6.6 Referenser I detta avsnitt kan den sökande lägga till referenser. Lägg till en referens genom att klicka på knappen Lägg till referens. De obligatoriska fälten fylls i och man trycker på knappen Lägg till referens. Den sökande kan lägga till så många referenser som man vill. Under kommentarer kan man exempelvis ange den ordning i vilken man önskar att referenserna ska kontaktas.
Man kan redigera referensuppgifter med penn-ikonen på referensraden. Referensuppgifter kan raderas med papperskorg-ikonen. 6.7 Bifoga filer Det rekryterande verket kan tillåta att bilagor läggs till i ansökan. Det rekryterande verket kan ha bett sökande att bifoga ett språkintyg o.d. till ansökan som bilaga. Om det rekryterande verket har valt att förse platsannonsen med sina anvisningar ska man läsa denna noggrant, både i platsannonsen och ansökningsmallen. Obs! Om det rekryterande verket har instruerat att ett CV ska läggas till som bilaga, ska endast CV bifogas. Om det inte är möjligt för sökande att lägga till bilagor till sin ansökan meddelas detta under avsnittet Bifoga filer i ansökningsmallen. Tillåtna filformat är: doc docx pdf png jpg jpeg gif bmp txt rtf Bilagor bifogas genom att klicka på knappen Välj fil. Välj sedan önskad fil från din enhet. Klicka på knappen Ladda upp fil för att ladda upp filen.
Obs! Den högsta tillåtna filstorleken för en enskild bilaga är 25MB. Totalt kan upp till 30 MB bilagor laddas upp, fördelat på upp till 20 filer. Platsannonsen kan också innehålla uppgift om vilka filer som ska bifogas, exempelvis CV, ansökan eller andra bilagor. Filer som sparats för en ansökan visas på en lista. Man kan radera filer genom att klicka på den röda papperskorg-ikonen intill filen. 6.8 Personligt brev Under avsnittet Personligt brev ger sökanden en lämplig beskrivning av sig själv och lämnar för tjänsten väsentlig information om sin erfarenhet och sin kompetens. Det maximala antalet tecken är 10 000.
6.9 Förhandsgranska och skicka Granska ansökan och klicka sedan knappen Skicka ansökan. Obs! En ansökan kan inte skickas en enda sekund efter utgången ansökningstid, eftersom sena ansökningar inte kan beaktas vid rekrytering. Tiden som används av systemet kan skilja sig från vad användarens klocka visar. Användaren ansvarar för att skicka ansökan inom ansökningstiden. Obs! Ansökningar om en tjänst eller ett tidsbegränsat tjänsteförhållande som skickas till en myndighet är offentliga. Enligt lagen (621/1999) om offentlighet i myndigheternas verksamhet är endast sådant som särskilt stadgas i lagens 24 sekretessbelagt. Om ansökan innehåller sekretessbelagd information kommer sådan information inte att lämnas ut till tredje part. Den sökande kan i samband med sin ansökan framföra ett önskemål om att den sökandes uppgifter inte offentliggörs. Myndigheten måste dock lämna ut uppgifterna på begäran. Media respekterar ofta den sökandes önskemål. Ytterst kan dock alla som söker en offentlig tjänst få sitt namn offentliggjort. Om du har ändrat dina kontaktuppgifter och om de skiljer sig från de kontaktuppgifter som du angav i din kontoinformation kommer du att frågas vid denna punkt om du vill uppdatera din kontoinformation. Systemet skickar ett e-postmeddelande som bekräftar att ansökan har mottagits. E- postmeddelandet kommer från adressen noreply@valtiolle.fi, med rubriken "Tack för Om det inte kommer något meddelande kan meddelandet ha hamnat i spamkorgen. Vissa e-posttjänster tolkar meddelanden från noreply-adresser som spam. Om det inte kommer något meddelande alls, ska den sökande kontrollera att han/hon har angett korrekt e-postadress på sin ansökan. Om e-postadressen är fel kommer inte heller andra rekryteringsrelaterade kontaktförsök att nå fram. 6.10 Skapa ansökan på finska, svenska eller engelska Den sökande kan ange standardspråk för sin användarprofil (finska, svenska, engelska) via funktionen P. Ansökningsmallen öppnas för den sökande på kontots standardspråk, oavsett vilket språk som ansökan upprättats på. Om den sökande måste skriva ansökan på ett annat språk än standardspråket i profilen måste han/hon ändra profilens språk under Användaruppgifter.
6.11 Definitivt återkallande av en riktad ansökan Ansökan kommer att tas bort från den sökandes profil 12 månader efter det att det rekryterande verket har slutfört rekryteringen. Ansökningar kan inte återställas. 6.12 Öppen ansökan Externa sökande kan upprätta en öppen ansökan via webbplatsen Valtiolle.fi. Obs! Man kan endast anställs i tidsbegränsade tjänster med en varaktighet under ett år genom en öppen ansökan. Obs! En öppen ansökan kan inte riktas till de positioner som är öppna på webbplatsen Valtiolle.fi. Istället skickas alltid en separat riktad ansökan till dessa tjänster. Ansökningsmallen för en öppen ansökan är nästan exakt likadan som mallen för en riktad ansökan. När den sökande skapar en öppen ansökan för första gången kan den sökande i det första steget välja om man vill skapa den öppna ansökan på en tom ansökningsmall, eller om man vill använda en tidigare riktad ansökan som mall. Obs! Den sökande kan endast lämna in en öppen ansökan via systemet. Den kan uppdateras om man så önskar. Den öppna ansökan finns i ansökningslistan under namnet Öppen ansökan. Om den sökande redan har lämnat in en öppen ansökan visas inte detta steg. Istället kan den sökande endast uppdatera sin befintliga öppna ansökan. En öppen ansökan uppdateras genom att klicka på penn-ikonen. Obs! En öppen ansökan öppnas i en förhandsvisningsvy där man väljer de avsnitt som man vill uppdatera.
Den sökande klassificerar sin öppna ansökan med följande information: Arbetsområde (flera kan väljas) Anställningsförhållandets typ (flera kan väljas) - Tills vidare - Viss tid - Sommar- eller säsongsarbete Yrkesområden (flera kan väljas) Förvaltningsområden och/eller verk (flera kan väljas) Tillgänglighetstid
6.12.1 Skicka in en öppen ansökan När den sökande har lämnat in en öppen ansökan, får man en automatisk bekräftelse via e-post från adressen noreply@valtiolle.fi, med rubriken " Om det inte kommer något meddelande kan meddelandet ha hamnat i spamkorgen. Vissa e-posttjänster tolkar meddelanden från noreply-adresser som spam. Om det inte kommer något meddelande alls, ska den sökande kontrollera att han/hon har angett korrekt e-postadress på sin ansökan. Om e-postadressen är fel kommer inte heller andra rekryteringsrelaterade kontaktförsök att nå fram. En öppen ansökan kan användas för att söka statliga tjänster med en varaktighet under ett år. Den öppna ansökan finns kvar i systemet i 12 månader från och med den sista uppdateringstidpunkten. Kom ihåg att man alltid ska skicka en riktad ansökan för alla tjänster som annonseras på Valtiolle.fi. 6.12.2 Definitivt återkallande av en öppen ansökan En öppen ansökan finns kvar i systemet i 12 månader från den sista uppdateringstidpunkten, varefter systemet automatiskt raderar det både från dem sökandens profil och bland de öppna ansökningarna som skickas till Valtiolle.fi. Ansökan kan inte återställas.
7 Återkallande av sökanden från rekryteringen Den sökande kan dra tillbaka sin ansökan och dra sig ur rekrytering inom ansökningstiden. För att lämna rekryteringen, klicka på den röda pilikonen till höger i ansökningsvyn. Verket underrättas därefter automatiskt om att ansökan raderats. Efter utgången av ansökningstiden kan den sökande inte längre radera sin ansökan via systemet, utan det är då det rekryterande verket som ansvarar för detta. I en sådan situation ska den sökande kontakta det rekryterande verket för att begära att ansökan tas bort. Verkets kontaktuppgifter finns alltid i platsannonsen. Uppgift om raderade ansökningar visas på ansökningslistan. Den sökande kan också ta bort ansökan i utkastläge (inte inlämnad). Detta görs med den röda papperskorg-ikonen längst till höger på ansökan. Ej inlämnade ansökningar raderas automatiskt när ansökningstiden går ut.
8 Intervjufunktion Om den sökande har kommit fram till intervjufasen i rekryteringsprocessen kommer han eller hon att meddelas om intervjun via e-post. Den sökande kan meddelas av rekryteraren om antingen en förbokad specifik intervjutid eller en lista över föreslagna intervjutider bland vilka den sökande kan välja en lämplig tidpunkt. 8.1 Inbjudan till en intervju Om rekryteraren har bokat en intervjutid för den sökande kommer den sökande att meddelas den bokade tiden via e-post. E-postmeddelandet visar tidpunkten för intervjun och platsinformationen för intervjun. Den sökande kan välja att lägga till händelsen i sin egen kalender genom att öppna bilagan som bifogas e-postmeddelandet. Om den tilldelade tiden inte är lämplig för den sökande kan han/hon avboka den genom att logga in i rekryteringssystemet. Detaljerade instruktioner för att avboka en intervju beskrivs i kapitel 8.2. Rekryteraren kan också skicka den sökande en lista med föreslagna tider bland vilka den sökande kan välja den som passar honom/henne. Den sökande får ett meddelande via e-post med uppgift om vilken tjänst intervjun avser. Dessutom innehåller meddelandet en länk genom vilken den sökande kan välja en lämplig intervjutid och bekräfta intervjutiden. Om man klickar på länken kommer man till ansökningssystemet och de föreslagna intervjutiderna visas. Den sökande kan välja mellan de föreslagna tiderna som är lämpliga för honom/henne
Intervjutid kan också avbokas efter bokningen med knappen "Avboka". Om ingen av de föreslagna tiderna är lämplig för den sökande kan han/hon klicka på knappen "Kan ej någon av tiderna", i vilket fall rekryteraren får ett meddelande och rekryteraren kontaktar den sökande. Den sökande kan kontrollera sin egen intervjutid genom att logga in i rekryteringssystemet. Den reserverade intervjutiden kan ses genom att trycka på den blå klockikonen i avsnittet Ansökningar.
8.2 Avbokning av en intervju Den reserverade intervjutiden kan också avbokas efter att den har bekräftats. Både rekryteraren och den sökande kan avboka tiden. Om den sökande vill avboka sin egen intervjutid kan man göra det genom att klicka på den blå klockikonen i avsnittet Ansökningar. För att avboka intervjun, klicka på knappen Avboka. Meddelande om avbokning av intervjun kommer att skickas till rekryteraren. Den sökande kommer också att kunna ändra intervjutiden om det finns lediga intervjutider kvar. Detta gör man genom att klicka på knappen Boka vid lämplig intervjutid sedan den tidigare intervjutiden har avbokats med knappen Avboka.
Om det är rekryteraren som avbokar intervjutiden, kommer ett meddelande att skickas till den sökande via e-post. 9 Om systemet 9.1 E-post Det är användarens ansvar att verifiera att e-postadressen som används som användarnamn och e-postadressen på ansökan är korrekt och aktuell. Meddelanden till användare skickas från e-postadressen noreply@valtiolle.fi, som inte kan besvaras. Användaren ska säkerställa att e-postadressen inte blockerar mottagandet av sådana e-postmeddelanden. Inställningarna för e-posttjänsten kan påverka leveransen av meddelanden till användaren. Användaren ska kontakta sin e-posttjänstleverantör om man har några frågor om inställningarna. Obs! Om e-postadressen som anges för användarkontot i samband med registreringen inte längre är åtkomlig för den sökande, och man inte längre kan logga in på användarkontot med det, måste användaren registrera sig igen genom att skapa ett nytt användarkonto. E-postadresser ändras inte av leverantören av Valtiolle.fi, och befintliga ansökningar kan inte överföras till ett nytt användarkonto. 9.2 Webbläsare Systemet stöder följande webbläsare: Chrome, Internet Explorer och Firefox (22.10.2018). De webbläsare som stöds anses vara stabila och högkvalitativa och de är avsedda för allmänheten. För rekryteringssystemet Valtiolle.fi finns stöd för de tre största webbläsare, med en marknadsandel på minst 10 % enligt sidan http://www.w3schools.com/browsers/browsers_stats.asp. Det aktuella läget kan alltid kontrolleras på denna adress. Full kompatibilitet bibehålls med nuvarande versioner och huvudversioner eller versioner släppta under de senaste tre åren och som är del av de ledande webbläsarserierna. "Full kompatibilitet" betyder ett färdigt och korrekt utseende, funktionalitet och användbarhet enligt specifikationerna/syftet enligt vad som kan rimligen förväntas. Inget officiellt stöd tillhandahålls för webbläsare eller komponenter därav som inte längre stöds eller som inte rekommenderas av tillverkaren, och som inteständigt uppdateras enligt rekommendationer eller är mer än sex (6) år gamla. I händelse av att systemet inte fungerar med ovannämnda webbläsare kan detta bero på att kakor har avaktiverats. Kakor måste vara aktiverade för att systemet ska fungera som avsett.
9.3 Kakor Systemet använder sig av s.k. kakor (cookies). En kaka är en liten datafil som en webbplats lagrar på din dator. Kakor lagras tillfälligt på din dator. Systemet använder sessionskakor och sessionstaggar för att du ska kunna utföra vissa typer av sökningar i vår databas. Kakor lagras inte på din dator, men de är giltiga tills du stänger din webbläsare. Den här typen av kakor används bara för att din dator ska kunna kommunicera bättre med vår server. Detinnehåller information om dig som användare. Du kan blockera kakor. Om du inte godkänner användningen av kakor kan du ändra dina webbläsarinställningar för att blockera kakor. Du kommer dock inte att kunna använda de tjänster som kräver inloggning. 9.4 Java Om systemet visar meddelandet webbläsaren", kan du aktivera Java i olika webbläsare med hjälp av anvisningarna nedan. 9.4.1 Chrome Välj: Redigera och hantera Google Chrome Inställningar Visa avancerade Integritetspolicy Innehållsinställningar... Javascript x Låt alla webbplatser använda JavaScript (rekommenderas) 9.4.2 Internet Explorer I menyn: Verktyg Internetinställningar Säkerhet (Security) Internet Anpassad nivå (Custom level) Scripting Active scripting x Enable
9.4.3 Mozilla Firefox I Firefox version 23 (och senare) aktiveras JavaScript automatiskt, vilket innebär att användaren inte kan stänga av den i inställningarna. Denna förändring har gjorts för att förbättra användbarheten. Instruktioner för att ta bort JavaScriptinställningen finns på Internet, men Mozilla rekommenderar inte detta. 10 Tekniskt stöd Instruktioner för användning av systemet finns på webbplatsen Valtiolle.fi. Dessutom kan man läsa anvisningar och vanliga frågor under avsnittet Instruktioner när man är inloggad i systemet. Under avsnittet Aktuellt på inloggningssidan finns också anvisningar och systemmeddelanden. Kontaktuppgifterna till sökandetjänsten finns på webbplatsen Valtiolle.fi, på systemets inloggningssida samt under Instruktioner i systemet.