TP #1 CHECKLISTA NÄR DU SKA ANSTÄLLA» REKRYTERINGEN - sid 2» INTERVJUN - sid 2» URVALSPROCESSEN - sid 3» ANSTÄLLNINGSAVTALET - sid 3» TVÅ VIKTIGA KLAUSULER - sid 5» LÄNKAR TILL MALLAR - sid 5 INNEHÅLL Allt om Juridik (www.alltomjuridik.se) och Blendow Publishing AB (556954-9628) ansvarar på intet sätt för eventuella fel och/eller brister i Allt om Juridiks material och eventuella skador som kan uppstå direkt eller indirekt till följd av användandet av detta. Användandet av materialet sker helt på egen risk.
Sida2 REKRYTERINGEN Är platsannonsen representativ för tjänsten? Genom att tänka till ordentligt när du skriver en platsannons kan du få affärsmässiga fördelar. En allt för snäv annons riskerar att ge dig ett tunt underlag, medan en allt för generell annons kan ge sökande som inte är i närheten av det du söker. Annonsen är dessutom en del av anställningsförfarandet och omfattas av diskrimineringslagen, så det gäller att formulera sig korrekt. Ställer jag krav som kan vara diskriminerande? Du får inte bryta mot diskrimineringslagen. Direkt diskriminering föreligger om du exempelvis kräver att den som anställs ska vara av ett visst kön, ha en viss ålder eller vis religion. Ditt enda undantag från detta krav är om tjänsten har en sådan karaktär att kravet är befogat; det är exempelvis okej att kräva en kristen trosuppfattning vid anställning av en präst. Du kan också fällas för indirekt diskriminering. Om du skriver ett objektivt krav i stil med att det krävs exceptionella svenskkunskaper kan detta riskera att indirekt leda till etnisk diskriminering, eftersom utrikesfödda knappt har en chans att få tjänsten. Undantag från denna princip finns om det är ett befogat krav för tjänsten. Det är alltså okej att kräva felfri svenska om du ska anställa en svensklärare, men kanske inte okej om du ska anställa en lärare i matematik. Se därför till att ge tydliga direktiv gentemot rekryteraren, både avseende vilken slags person du letar efter, men också i vad rekryteraren får säga och inte. INTERVJUN Informera noggrant om tjänsten och vad som förväntas, gärna skriftligen. Det är inte ovanligt att arbetsrättsliga tvister ofta grundas på missförstånd eller olika uppfattning om vad som sagts om tjänsten vid intervjun, osv. Det finns exempelvis rättsfall där arbetsgivaren blivit skadeståndsskyldig mot den sökande, för att arbetsgivaren gett sken av att den sökande skulle ha fått jobbet, men sedan inte fick tjänsten. Det är därför stor fördel i bevishänseende att lämna skriftlig information. Får jag begära ut registerutdrag ur exempelvis belastningsregister? Nej. Det är den arbetssökande som själv måste begära ut utdraget från Polisen. För vissa tjänster, exempelvis vissa tjänster där arbetet innebär stor kontakt med barn, kan du som arbetsgivare kräva att den anställde lämnar ett registerutdrag. Dessutom finns i vissa kollektivavtal, exempelvis inom banksektorn, inskrivet att registerutdrag ska krävas för anställning. Men huvudregeln är att du inte kan kräva att den arbetssökande lämnar ett registerutdrag. Du som arbetsgivare har ingen sådan rättighet. Har den externa rekryteraren full koll på vad du vill ha och vad som får sägas? Även om du anlitar en extern rekryteringsfirma är det du som arbetsgivare som är ansvarig. Det finns rättsfall där arbetsgivaren fällts för diskriminering av kön, efter att rekryteringsfirman uppmanat en kvinna att inte söka tjänsten eftersom hon ändå var gravid.
Sida3 Vad får jag fråga? Vad bör jag fråga? Huvudregeln är att den sökande inte har någon plikt att upplysa dig om saker du inte frågar om. Detta gäller även omständigheter som kan försvåra chanserna för honom/henne att få tjänsten, såvida det inte handlar om omständigheter som har direkt koppling till den sökandes förmåga att utföra tjänsten då finns en viss, begränsad upplysningsplikt. Vad som omfattas av ett sådant undantag är dock svårt att säga på rak arm det ligger alltså på dig som arbetsgivare att fråga. Du får fråga vad du vill, men den arbetssökande är inte skyldig att svara sanningsenligt på vissa frågor som är personliga eller irrelevanta, exempelvis rörande sexuell läggning eller om en kvinna är gravid. Även om du får fråga vad du vill bör du undvika frågor som kan få det att framstå som att du diskriminerar i din tjänstetillsättning. Ex. frågor om graviditet, religion, sexuell läggning ska du under alla omständigheter låta bli att ställa. URVALSPROCESSEN Diskriminera inte Du får inte beakta kön, ålder, funktionshinder, etnicitet eller trosuppfattning i din tillsättning, såvida det inte är ett naturligt och godtagbart krav för tjänsten. Du får alltså söka efter en äldre man om du letar efter en skådespelare till en film, men kanske inte om du söker en säljare. Du får inte beakta en arbetssökandes eventuella föräldraledighet i ditt val, även för en kortare anställningsperiod. Kontrollera bakgrunden Kontrollera betygsdokument och andra intyg. Du som arbetsgivare har en undersökningsplikt att kontrollera eventuell behörighet/legitimation. Du bör med fördel ringa den sökandes referenter. När du väl har anställt får den anställde genast LAS starka anställningsskydd och då krävs saklig grund för att få säga upp. ANSTÄLLNINGSAVTALET Obs! Anställningsavtal måste inte vara skriftliga, däremot måste du lämna skriftlig information om tjänsten inom 30 dagar (såvida inte tjänsten är kortare än tre veckor). Det är dock en stor fördel för alla parter att ha ett tydligt, skriftligt avtal. Kom ihåg att den eventuella oklarheter tolkas till nackdel för den som skrivit avtalet. Har ni kollektivavtal? Kollektivavtal blir en slags utfyllande specialregel av lagstiftningen. Det kan innebära att du är förbunden till vissa lönenivåer, anställningstider, förmåner, semesterregler, anställningsformer, uppsägningstider, m.m. Om du har kollektivavtal gäller det att läsa det noga. Kom ihåg att även de arbetstagare som inte är fackligt anslutna kan påverkas av kollektivavtal, eftersom kollektivavtalen i regel kräver att du behandlar fackligt anslutna och oorganiserade arbetstagare som har samma slags tjänst likvärdigt. Du kan alltså bli skadeståndsskyldig mot facket om du avviker från kollektivavtalet i anställningsavtalet med en oorganiserad arbetstagare.
Sida4 Vilken anställningsform är bäst? Det finns en rad olika anställningsformer. Om du inte avtalar om annat, eller om det är oklart, inträder en presumtion om att den du anställt har fått en tillsvidareanställning, vilket ger skydd enligt LAS med minst en månads uppsägningstid. Uppsägningen måste dessutom vara sakligt grundad. Det finns dessutom regler om att provanställningar kan övergå till tillsvidareanställningar och andra visstidsanställningar. Vissa kollektivavtal reglerar också hur arbetsgivaren får tillämpa anställningsformer, så är du kollektivavtalsbunden måste du kolla även där. Skriv en korrekt tjänstebeskrivning Det är utifrån tjänstebeskrivningen som den anställdes arbetsplikt grundas. Du kan som huvudregel inte kräva att den anställde ska göra arbetsuppgifter som ligger utanför tjänstebeskrivningen, även om man i efterhand kan säga att arbetsgifterna har ändrats genom ert partsbruk. Men sådant är svårbevisat, eftersom det blir en tolkning av er personliga dialog på jobbet. Tjänstebeskrivningen är därför en mycket viktig del av anställningsavtalet. Vilken är arbetsorten? Att ange arbetsorten kan ha relevans både ur skatterättslig synpunkt för den anställde, men också i fråga om att fastställa turordningskretsar vid en eventuell uppsägning pga arbetsbrist. Vilka arbetstider gäller? Tjänstens omfattning? Hur många timmar motsvarar det? Detta är en del av tjänstebeskrivningen och är också viktig för att fastställa vad som ingår i den anställdes tjänst och inte. Lönen Hur hög är lönen? Hur och när ska den utbetalas? Vad gäller vid övertidsarbete? Uppsägningstid Notera att det finns tvingande minimi- gränser i 11 LAS och att kollektivavtal ofta reglerar detta. Ibland kan dock detta bli en individuell fråga som ofta blir en av flera punkter att förhandla kring. Semester Hur ska semester regleras, enligt reglerna i semesterlagen eller enligt kollektivavtal? Förutom sommarsemestern, vad gäller för övrig semester? Hur ska sådan sökas? Var noga med att ange på vilket sätt semestersättningen regleras. Pension Vad gäller för tjänstepension? Förmåner Ska den anställde ha några andra förmåner? I så fall bör dessa skrivas in i anställningsavtalet. Du behöver inte skriva de exakta arbetstiderna här, utan du kan skriva att arbetstid meddelas löpande av närmaste chef. Men tydlighet är alltid att föredra och det är inte till din nackdel i en eventuell tvist om arbetstiden är inskriven och tydligt framgår av anställningsavtalet.
Sida5 Ansvar Har den anställde genom tjänsten tillgång till företagets nycklar, bankkort eller liknande? Vilka förhållningsregler gäller för dessa? Arbetstagarens immaterialrätter Uppfinningar som arbetstagaren gör i tjänsten regleras i (lag (1949:345) om rätten till arbetstagares uppfinningar). Där framgår att du som arbetsgivare får rätt till uppfinningen i olika grad bland annat beroende på vilken typ av tjänst den anställde har. Lagen är dock till stor del dispositiv, vilket innebär att du i anställningsavtal eller kollektivavtal kan avtala bort lagens bestämmelser och tillämpa egna regler. Frågan om texter och andra upphovsrätter som den anställde skapar finns det också idé att skriva in i avtalet. Konkurrensklausul Ska den anställde vara hindrad från att arbeta för en konkurrent efter att tjänsten hos dig har avslutats? Skriv en konkurrensklausul. Vad händer om den bryts? Vite? I praxis godtas i regel konkurrensklausuler, men beroende på tjänstens karaktär och konkurrensklausulens omfattning och längd kan domstol välja att jämka klausulen. I praxis ligger gränsen på cirka ett år. Längre konkurrensklausuler än så brukar i regel jämkas av domstolen. Sekretess Det finns en lag om skydd för företagshemligheter. En sådan lag gäller dock i princip bara så länge lojalitetsplikten finns dvs när anställningen fortfarande pågår. Ska en sekretessklausul finnas, så att arbetstagaren är skyldig att vara tyst om företagets företagshemligheter både under och efter tjänstetiden? Vad händer om den bryts? Vite? Tvistelösning Hur ska en eventuell tvist lösas? I regel går man till den närmsta tingsrätten eller rätten där den anställde har sin hemvist, men det kan med fördel vara bra att skriva vilken tingsrätt man ska vända sig till. Ska skiljeförfarande tillämpas istället för domstol bör detta regleras här. Skiljeförfarande har som fördel att processen inte blir offentlig och att det går snabbare än en tingsrättsprocess, som kan ta något år (och du kan vara tvingad att betala lön under hela tvisten). Nackdelen med skiljeförfarande är att det i regel är dyrt. TVÅ VIKTIGA KLAUSULER Nedan klausuler är lätta att glömma men är viktiga: I den mån en fråga inte är reglerad i avtalet ska lag (1982:80) om anställningsskydd ha utfyllande verkan. Alla ändringar i detta avtal och sidoöverenskommelser ska göras skriftligen Detta avtal ersätter alla eventuella tidigare överenskommelser - såväl muntliga som skriftliga - på området mellan parterna. Till sist: Glöm inte att konsultera en jurist det är alltid bättre att ringa innan du skriver avtalet än att ringa när tvisten är ett faktum. AVTALSMALLAR Här laddar du ner färdiga avtalsmallar att använda i dina anställningar: www.alltomjuridik.se/gratis-avtalsmallar-arbetsratt/