Tjänsteskrivelse 2013-04-16 Sida 1 (8))

Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse 2013-04-16 Sida 1 (8)) Kommunledningsförvaltningen Stab Utvecklingschef Jan Holmberg Telefon 0141-225010 Mobiltelefon 070-5642738 Telefax 0141-57714 e-postadress jan.holmberg@motala.se Diarienummer 10/KS 0236 Kostöversyn Sammanfattning Kommunstyrelsen har gett kommunledningsförvaltningen i uppdrag att genomföra ett politiskt uppdrag för en samordnad kostlösning. Uppdraget är sektorsövergripande och berör tekniska nämnden med ansvar för den enhet som producerar kost internt samt bildningsnämnden och socialnämnden med ansvar för matgäster inom förskola/skola och äldreomsorg. Kostöversynen har inriktningen att ta fram en gemensam kostpolicy för en långsiktigt hållbar utveckling vad avser ekologisk hållbarhet, social hållbarhet och ekonomisk hållbarhet. En förvaltningsövergripande projektgrupp har tillsammans med en kostkonsult tagit fram ett underlag för ett ställningstagande till en gemensam kostpolicy för Motala kommun. Kommunledningsförvaltningen redovisar i denna skrivelse förutsättningarna att genomföra det politiska uppdraget med utgångspunkt från en gemensam kostpolicy. Vid kommunstyrelsens sammanträde den 16 april är förslaget till beslut att informationen om kostöversyn noteras och att ärendet tas upp för beslut vid kommunstyrelsens sammanträde i juni. Under perioden fram till kommunstyrelsens sammanträde sker en dialog om förslag till en gemensam kostpolicy Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta 1. Anta gemensam kostpolicy för Motala kommun enligt föreliggande skrivning 2. Kommunstyrelsen ges i uppdrag att i samverkan med berörda nämnder genomföra kostpolicyn i enlighet med vad som framgår av denna skrivelse Bakgrund: Motala kommun ska medverka till att nationella miljömål om hållbar utveckling förverkligas. Maten står för en stor del av miljöpåverkan och spelar en avgörande roll för folkhälsan. Postadress Besöksadress Telefon vxl Webbplats e-postadress 591 86 Motala Drottninggatan 2 0141-22 50 00 motala.se motala.kommun@motala.se

Tekniska nämnden har i egenskap av utförare av kostverksamheten under 2010 tagit fram förslag till kostpolitiskt program. Programmet stoppades på väg mot beslut i kommunfullmäktige. Anledningen var att de nämnder som köper kost för sina kunder samt kommunstyrelsen, med sitt övergripande tillsynsansvar, ej kunde överblicka de ekonomiska konsekvenserna vid programmets genomförande. En del av problematiken är oklarheter kring ansvar och roller i kosthanteringen. Enligt uppdrag i kommunens Mål och resursplan (MoR) för 2012 ska kommunstyrelsen ta initiativ till en samordnad lösning för den framtida kosthanteringen i samverkan med berörda nämnder. En kostöversyn ska enligt uppdraget med ett helhetsperspektiv bland annat belysa förutsättningarna för att öka andelen råvaror som är ekologiska och/eller närproducerade samt att maten tillagas nära kunderna. Kommunledningsförvaltningen har fått i uppdrag att genomföra en översyn av kosthanteringen och bildat en förvaltningsövergripande arbetsgrupp. Arbetsgruppen består av utvecklingschef Jan Holmberg (projektledare), utvecklingsstrateg Lena Henricson, miljöstrateg Marie Kristoffersson, upphandlare Håkan Klaening och projektkommunikatör Anna Lantbom samtliga från kommunledningsförvaltningen, lokalsamordnare Per Hallin och kostchef Margaretha af Trolle, tekniska förvaltningen, utredare Johanna Forsell, socialförvaltningen samt förskolechef Jan Engarås och verksamhetschef Pedro Gustavsson från bildningsförvaltningen. Tekniska nämndens förslag till kostpolitiskt program var i hög grad överensstämmande med de politiska prioriteringarna i Lokalt utvecklingsprogram (LUP) som kommunfullmäktige antog i april 2011. De politiska prioriteringarna lyfter bl.a. fram barn och ungdomars samt äldres hälsa, att de som är beroende av samhället för att inta sina måltider ska ha inflytande över matens kvalité samt användningen av närodlade och ekologiskt hållbara produkter. Generellt anges i LUP den politiska viljan att Motala ska vara en föregångare i omställningen till ekologisk hållbarhet. Nämndens förslag bryter dock mot den strategi som lades fast vid den föregående kostöversyn att centralisera kostproduktionen inkluderande de avtal kommunen ingått med landstinget i Östergötland kring ett större produktionskök, VästGyllen, vid lasarettet i Motala. För att komma vidare krävs en belysning av konsekvenserna av den politiska inriktningen att maten tillagas närmare gästerna, att öka andelen råvaror som är ekologiska och närproducerade etc. Inom ramen för kostöversynen har två dialogseminarier förts under maj 2012 om kost och hållbar utveckling. Erfarenheter av dessa seminarier med efterföljande reflexion samt studiebesök i Södertälje och Västerås den 19 juni 2012 visar att den hållbara kosthanteringen har flera viktiga dimensioner som ska uppfyllas. En framtida hållbar lösning ska väga in ekologiska, sociala och ekonomiska perspektiv. Projektgruppen har tagit del av den rapport om kost som Dackenätverket presenterade 2011-04-29. Styrkan i Dackenätverkets jämförelseprojekt mellan olika kommuner är att lyfta kostfrågan ur medborgar- och kundperspektiv. Projektgruppen vill också tydligt lyfta in dessa perspektiv och se kostfrågan i en helhet och sammanhang i kommunens olika verksamheter. Projektgruppen har lagt stor vikt vid omvärldsspaning för att öka kunskapen om den nationella utvecklingen och goda exempel inom offentlig kost- och måltidsverksamhet. Syftet med en översyn av kosthanteringen är att forma en kommungemensam lösning och att reda ut oklarheter kring kostens hantering. Metoden är att analysera nuvarande strategi i jämförelse med en hållbarhetslösning för kost enligt de politiska prioriteringar. Översynen ska innefatta att ta fram gemensamma interna spelregler för kosthanteringen så att ansvar och roller blir tydliga. Sida 2 (8)

Avsikten är också att den fortsatta kosthanteringen ska ställa likvärdiga krav på all mat som kommunen tillhandahåller. Detta innebär överväganden om en enhetlig intern kostorganisation med gemensam livsmedelsupphandling och krav på kompetens för personal som arbetar med kost. Vidare ska översynen belysa hur kommunen utifrån en gemensam kostpolicy tydligt kan lyfta in kvalitetskrav på kost och måltidshantering i förfrågningsunderlag i samband med extern upphandling av verksamhet. Vad avser friskolor ska en dialog föras kring frivilliga överenskommelser. De här angivna förutsättningarna ska beaktas vid upprättande av gemensamma styrdokument för kosthantering. Med bakgrund av riktlinjer för styrdokument i ledningssystemet föreslås en uppdelning i ett politiskt styrdokument benämnt kostpolicy samt ett förvaltningsstyrdokument benämnt gemensamma anvisningar för kosthantering. Projektgruppen har arbetat enligt den projektplan som godkänts vid kommunstyrelsens sammanträde i augusti 2012. Efterhand har kostkonsult Erna Backlund anlitats i syfte att analysera nuvarande kostorganisation och möjligheterna att hantera det politiska uppdraget. Konsultens rapport utgör bilaga till denna skrivelse. Projektplanen för kostöversynen innehåller många olika delmoment varvid alla delar ej är fullt ut bedömda i detta första steg. Det är dock projektgruppens uppfattning att ställning bör tas till en gemensam kostpolicy i detta skede som underlag för det fortsatta arbetet. En omfattande process krävs under hela 2013 för att genomföra gällande projektplan. Genomförandet av föreslagen kostpolicys konsekvenser vad avser avtalet med lanstinget och behov av investeringar bedöms kräva en tidplan om fyra år från 2014 till 2018. Förutsättningar och konsekvenser - gemensam kostpolicy Politiskt uppdrag i MoR 2012: Samordnad kostlösning Kommunstyrelsen tar initiativ till en samordnad lösning för den framtida kosthanteringen i samverkan med berörda nämnder. En utredning avseende kosthanteringen i kommunen ska med ett helhetsperspektiv bland annat belysa förutsättningarna för att öka andelen råvaror som är ekologiska och/eller närproducerade samt att maten tillagas nära kunderna. Ansvar: Kommunstyrelsen Förslag till kostpolicy En samordnad kostlösning förutsätter en gemensam kostpolicy. Kostpolicyn är vägledande för hela kommunen och vilka krav som ställs på den mat som kommunen serverar. Följande förslag till kostpolicy har formulerats: Inom Motala kommuns måltidsverksamheter ska det serveras en god, vällagad och näringsrik mat. Maten ska vara säker avseende specialkoster och livsmedelshygien. Måltiderna arrangeras med en helhetssyn på miljö och bemötande. Kommunens kostverksamhet är en del av arbetet för en långsiktig hållbar utveckling som innefattar ekologiska, sociala och ekonomiska perspektiv. För att uppnå en långsiktig hållbarhet strävar kommunen efter att laga maten så nära gästen som möjligt. För att skapa trygghet och delaktighet för matgästerna finns servicegarantier upprättade av berörda nämnder. En gemensam kostpolicy innebär att samtliga berörda nämnder blir en del av en övergripande styrning av mål för och krav på den kost kommunen serverar. Väljer kommunen att avstå från en gemensam policy ges möjlighet för berörda nämnder att själva styra sin kosthantering. Det finns då en risk att grundläggande kvalitetskrav inte kan säkerställas genom att förmågan att hålla en hög kompetens inom kost i flera delar av Sida 3 (8)

kommunorganisationen inte kan upprätthållas. Utan en hög kompetens finns också en ökad risk för dyrare kostlösningar. En gemensam kostpolicy innebär inte att all måltidshantering blir lika. Det finns anledning att understryka att de olika målgrupper som finns inom förskola/skola och äldreomsorg ger olika förutsättningar vad avser behov och sammanhang. Detta är viktigt att ta fasta på och föreslås hanteras inom ramen för de servicegarantier som ska upprättas inom respektive nämnds ansvarsområde. Förutsättningar att laga mat nära gästen Konsultens rapport visar ett det finns förutsättningar att genomföra det politiska uppdraget att uppnå en i högre grad långsiktigt hållbar kosthantering inom ramen för befintliga kostnader. När mat lagas nära gästen kan transporter och svinn minska. Tillagningsköken ger större förutsättningar för att använda kökspersonalens kompetens för att laga god mat med hög effektivitet. Rapporten visar vidare att skillnaden i bemanning mellan mottagningskök och tillagningskök numera är relativt begränsade. Anledningen till detta är allt mer omfattande hantering i mottagningsköken. Tillagningskök har också en högre status än mottagningskök och ger bättre förutsättningar för rekrytera och behålla kompetent personal. Genom att ställa om större mottagningskök till tillagningskök kan avtalet med landstinget om lasarettsköket VästGyllen minska i omfattning eller avvecklas. Detta förutsätter att kommunen i investeringsbudgeten 2014 till 2016 (till att börja med) lägger in och genomför ombyggnader av kök med utgångspunkt från de objekt tekniska nämnden tidigare föreslagit nämligen Strömsborgs ålderdomshem, Vätternskolan, Bråstorpsskolan, Södra skolan och Skolgårda skola. Därtill finns förutsättningar för en ny kostlösning för eleverna vid Råssnässkolan, Mariebergsskolan och Karlslunds skola. Samtliga kök som tagits upp här ska stämmas av vad avser genomförande och integreras med kommunens lokalförsörjningsplanering. Genom en minskning eller avveckling av avtalet med landstinget om VästGyllen skapas ett ekonomiskt utrymme för investeringar motsvarande ca 30 35 miljoner kronor. Det är angeläget att genomföra angivna kostobjekt med en planering som minimerar parallella kostnader för lokaler under den period kommunen är fortsatt hyresgäst vid lasarettet. Eventuella förändringar som behöver genomföras i angivna kök enligt ovan ska ske i dialog och samverkan med berörda externa parter. Samtal inleds omgående med Landstinget i Östergötland med anledning av avtalet om köket Västgyllen vid Motala lasarett. Vidare bör en dialog upptas med Bostadsstiftelsen Platen som äger fastigheterna Bråstorpsskolan och Strömsborgs äldreboende samt Folkets Hus och Park i Motala som i dag levererar mat till elever vid Mariebergsskolan. Den ekonomiska lönsamheten att ställa om mottagningskök till tillagningskök minskar ju färre portioner som lagas pga att personal- och lokalkostnaden per portion ökar. Det går inte att sätta någon exakt gräns när en enhet är för liten utan en rimlighetsbedömning får göras efter en kostnadsanalys för varje objekt. Detta betyder att små enheter framförallt inom äldreomsorgen i vissa fall fortsätter som mottagningskök. Generellt föreslås att enheter som i dag har tillagning fortsätter med detta. Undantag för principen att laga mat nära kunden föreslås kunna göras inom hemtjänsten. I dag serveras kyld mat i enportionsförpackningar vilket är en rationell hantering t. ex. i jämförelse att transportera varm mat. Kyld mat kan även vara en rationell lösning för små enheter inom äldreomsorgen. I samband med analyser av köksobjekt inom investeringsbudgeten ska kommunen pröva frågan om egen produktion av kyld mat. Detta får ställas mot möjligheter att kunna säkerställa kostpolicyns krav på kvalité vid extern upphandling av kyld mat. Sida 4 (8)

Enhetlig kostorganisation De krav som ställs på mat dels utifrån lagstiftning och dels med hänsyn till en gemensam kostpolicy ställer stora krav på kompetens och en enhetlig hantering. Kostkonsultens rapport rekommenderar att all personal som i sitt huvudsakliga uppdrag arbetar med kost tillhör kostenheten. Då underlättas att ställa höga och enhetliga krav på all mat kommunen serverar genom en gemensam ledning och kompetensutveckling. En enhetlig organisation kan öka kompetensen vid inköp av livsmedel vilket påverkar kvaliteten och det ekonomiska utfallet. Med anledning av ovan föreslås att personal vid förskolor som har kökspersonal anställda inom bildningsförvaltningen och kökspersonal vid Carlsunds utbildningscentrum förs över till kostenheten. Det finns en riskfaktor i dagens organisation där enhetschefer inom förskolan har ett ansvar kopplat till livsmedelslagstiftningen som ligger utan för deras kompetensområde. Det är viktigt att understryka att det integrerade arbetssättet vid förskolorna kan fortgå även i en matrisorganisation. Det är av stor vikt att denna organisationsförändring sker i dialog med berörd personal. Förberedelser och dialog får avgöra lämplig tidpunkt för denna förändring. Vid en eventuell minskning eller avveckling av kommunens engagemang i VästGyllen kommer personal från detta kök överföras till de enheter som övergår till tillagningskök. Även denna överföring ska genomföras i dialog med berörd personal och successivt enligt en tidplan som kopplas till investeringsbudgeten. Det finns en risk att kommunen inte har tillräcklig förmåga ett genomföra kostpolicyn utan en enhetlig organisation både vad avser kvalitetskrav och kostnadskontroll. Transparanta kostnader En avgörande fråga inför denna kostöversyn har varit kostenhetens pris för den mat som levereras och hur detta pris uppstår. Kostenhetens prissättning utgår redan i dag från ett självkostnadspris. Det har dock funnits faktorer som t. ex. kostnadsfördelningen avseende Västgyllen som har innebär skevheter och svårigheter vid jämförelser av kostpriser mellan socialförvaltningen och bildningsförvaltningen. De faktorer som skapar skevheter ska undanröjas och kostpriset kommer beräknas enligt de principer som finns framtagna i SKL:s självkostnadsmodell. Avsikten är prisbildningen för den mat kostenheten levererar ska vara helt transparant. Det är också av vikt att kostenhetens priser i Motala efterhand blir nationellt jämförbara för att kunna följa upp den ekonomiska effektiviteten. Under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar om en gemensam kostpolicy föreslås att ett årligen återkommande forum för dialog mellan berörda nämnder skapas kallat kostdialog. Vid detta forum redovisar kostenheten sina portionspriser och hur de beräknats och en dialog förs kring mål och ev. förändringar i kostorganisationen inför arbete med MoR. En del av detta är beredningen av köksobjekt kopplade till investeringsbudgeten. Vid kostdialogen deltar företrädare för kommunstyrelsen, tekniska nämnden, bildningsnämnden och socialnämnden med respektive förvaltningsföreträdare. Kostenhetens mål föreslås sättas inom ramen för de kommungemensamma målen för hållbarhet. Resultatet av kostdialogen ska också innefatta riktlinjer för kommunens upphandling av livsmedel. Konsultrapporten visar att portionspriset för angivna enheter som byggs om inom skolan hamnar under det genomsnittliga portionspriset för nuvarande mottagningskök när de övergår till tillagningskök. För Strömsborgs äldreboende kan dygnsportions- Sida 5 (8)

priset efter konvertering till tillagningskök komma under nuvarande pris enligt konsultens beräkning. Konklusionen är att för de beräknade enheterna är det möjligt att sänka portionspriset. Konsultens rapport innehåller också ett beräkning av kostnader för kyld mat i egenregi samt en beräkning av en ombyggnaden av ett mindre kök inom äldreomsorgen. Det bör åter understrykas att kostnadsbilden för mindre enheter blir högre med hänsyn till att färre portioner slås ut på personal- och lokalkostnader. Med hänsyn till detta måste en kostnadsberäkning ske inför varje beslut om kostobjekt i investeringsbudgeten. I kommunstyrelsens projektplan för kostöversynen finns ett förslag om att målsättningen för andelen ekologiska livsmedel ska öka från 35 % 2012 till 50 % 2015. Enligt kostenheten och konsultens bedömning kan denna höjning sannolikt klaras utan att påverka portionspriset genom att lägga om menyer och därigenom mixen av livsmedel. En anledning till att portionspriset kan ligga kvar är att prisbilden på ekologiska livsmedel förändrats åt rätt håll i takt med den ökad efterfrågan och tillgång. En riskfaktor är naturligtvis hur marknaden utvecklas vad avser ekologiska livsmedel. Ökar priset på ekologiska livsmedel kan det bli nödvändigt att använda ersättningsvaror för att hantera kostnaderna inom de ekonomiska ramarna för överenskommet kostpris. Fortsatt kostöversyn Med hänsyn ett politiskt ställningstagande kring en gemensam kostpolicy ska under 2013 arbetet med kostöversyn fortsätta enlighet den projektplan som upprättats. Närproducerade livsmedel. Motala kommun följer det regionala arbetet i Östergötland kring denna fråga och har bl. a. tagit del av Södertäljes pilotarbete. En tydligare styrning mot närproducerat har en koppling bl. a. till upphandlingsfrågor och transporter. Det finns en riskfaktorer att transporterna kan öka beroende av logistiska lösningar varför det är lämpligt att dessa faktorer beaktas parallellt i det fortsatta arbetet. Steg för att öka andelen närproducerade livsmedel har redan vidtagits inom ramen för den senaste livsmedelsupphandlingen. Resultatet av denna upphandling presenteras inom kort. Transporter. En omläggning till ökad tillagning ger direkt en effekt i form av minskade transporter. Eftersom kosttransporter är dyra får detta en direkt effekt på portionspriset. Det betyder att ett ställningstagande för en strävan att laga maten nära kunden ger avgörande förutsättningar för det fortsatta arbetet med transporter. En kartläggning föreslås ske enligt projektplanen av de transporter kommunen kan styra. Utifrån en analys av kartläggning ska ytterligare åtgärder för minska antalet och längden på transporterna. Stor vikt ska också tillmätas drivmedel för och storlek på de fordon som används för kosttransporter. Det mål som angivits i projektplanen för transporter är att dessa ska minska i förhållande till nuvarande organisation. Efter kartläggning och analys kan mer preciserade mål för att minska tranporter läggas fast. Gemensamma anvisningar Utifrån kostpolicyn ska gemensamma administrativa anvisningar tas fram. Det ska bl. a. reglera samspelet med berörda nämnder och framtida hantering av kostorganisationen t. ex. vad avser mål, portionspriser och investeringar i kök. Av anvisningarna ska även framgå hur kommunen ställer krav utifrån kostpolicyn på mat vid externa upphandlingar. Dessa krav ska vara likvärdiga de krav som ställs på kommunens kostenhet. Under förutsättning att kommunfullmäktige tagit ställning innan sommaren 2013 till en gemensam kostpolicy kan dessa anvisningar vara klara under innevarande år. Sida 6 (8)

Servicegarantier. Servicegarantier för mat blir det yttersta uttrycket av kostpolicyn mot våra kunder och medborgare. I servicegarantin står vad matgästen kan förväntas sig med en helhetsperspektiv på måltidssituationen. Servicegarantin är politiskt verktyg men ska tas fram i en dialog med kostenheten och respektive förvaltning för att åstadkomma den nödvändiga samverkan kring måltiden. Målsättningen är att socialnämnd respektive bildningsnämnd tar fram servicegarantier för sina målgrupper under innevarande år. Servicegarantin för kost kan ingå i större sammanhang som inte bara omfattar måltidssituationen.. Mål för svinn. Svinnet är erfarenhetsmässigt lägre när maten lagas nära kunden. Även i detta fall är ett ställningstagande avseende en strävan att laga maten när kunden avgörande för det fortsatta arbetet. På samma vis som för transporter minskas kostnaderna direkt. Målsättningen att minska svinnet till hälften bedöms fortfarande som rimligt. I det fortsatta arbete ska målsättningen preciseras med faktabaserade utgångspunkter. Kompetensutveckling. En avgörande faktor för en effektiv kostorganisation är hög kompetens och kompetensutveckling för kostpersonal. Även denna faktor gynnas av ett ställningstagande till en gemensam kostpolicy. En kompetensutvecklingsplan för kostenheten ska utarbetas i enlighet med inriktningen för den gemensamma kostpolicyn. Kommunikationsplan. Projektgruppen har upprättat en kommunikationsplan för kostöversynen både för interna och externa målgrupper. Inför ett ställningstagande i kommunstyrelsen eventuellt i juni 2013 kommer en dialog genomföras om det förslag som redovisats i denna skrivelse med tillhörande underlag. Efter ett beslut i kommunfullmäktige om kostpolicyn kommer ett kommunikationsmaterial tas fram. Inför kommunstyrelsens fortsatta hantering av detta ärende ska också en dialog genomföras med berörda personalorganisationer inom ramen för gällande samverkansavtal. Sida 7 (8) Kostpolicyns genomförande Kommunstyrelsen ska i samverkan med berörda nämnder planera och genomföra prioriterade kostobjekt i investeringsbudgeten 2014 2016 och framåt. Kommunstyrelsen ska säga upp gällande avtal med Landstinget i Östergötland avseende köket Västgyllen. Tekniska nämnden och bildningsnämnden ska se över organisatoriska konsekvenser av kostöversynen. Kommunstyrelsen ska årligen arrangera en kostdialog med berörda nämnder om prioriterade kostobjekt i investeringsbudgeten, samt mål och priser inom kostverksamheten. Kommunstyrelsen ska utifrån kostdialogen fastställa lokala direktiv för upphandling av livsmedel bl.a. avseende ekologiska och närproducerade livsmedel samt krav på att motsvarande svenska djurskyddsregler följs. Bildningsnämnden och socialnämnden ska inom sina respektive områden upprätta servicegarantier som inbegriper måltidsverksamheten.

Sida 8 (8) Kommunchefens ledningsgrupp ska fastställa gemensamma anvisningar som tydliggör roller och ansvar i tjänstemannaorganisationen utifrån kostpolicyn. Målsättningen är att genomföra gällande projektplan för kostöversynen under 2013. Det fortsatta arbetet under 2013 är beroende av kommunfullmäktiges beslut avseende en gemensam kostpolicy. Konsekvenserna av föreslagen kostpolicy är långsiktiga och kräver en längre genomförandeperiod. Preliminärt beräknas förslaget till politisk inriktning i sina huvuddrag, kopplat till gällande avtal med landstinget, kunna genomföras under perioden 2014 till 2018. Det betyder att en ny projektplan för genomförandet bör övervägas som avlöser gällande projektplan. Arbetet med denna planering påbörjas men kan inte fullföljas förrän efter ett politisk ställningstagande till en gemensam kostpolicy. Peter Ingesson Kommunchef Jan Holmberg Utvecklingschef Bilaga: Kostkonsult Erna Backlunds rapport Beslutsexpediering Socialnämnden, bildningsnämnden och tekniska nämnden. Godkänd av: Titel: Datum: