Dokumentnamn: Version: Dokumenttyp: Identifikation 3 Vårdrutin Utfärdande förvaltning: Sökord: Giltig fr.o.m. Hälso- och sjukvård Identifiering, gömda flyktingar, 2016-03-01 papperslösa, ID-band Utfärdande ansvarig enhet: Målgrupp: Giltig t.o.m. Patientsäkerhetsenheten Alla inom HoS 2017-03-31 Framtagen av (namn): Beslutad av: Diarienummer: Marie Portström Vårdhandboksgruppen LS-LED16-0496 Ett utskrivet dokument är alltid en kopia, giltig version finns på webben Identifikation Kompletterar Vårdhandboken, avsnitt Identifikation: Innehåll Bakgrund... 2 Ansvar... 2 1. Sluten vård... 2 1a. Patient som själv kan redogöra för sin identitet eller får identiteten styrkt på annat sätt... 2 1b. Oidentifierad patient, patient som inte kan redogöra för sin identitet eller inte fått sin identitet styrkt genom annan person... 3 1c. Oidentifierad patient som återkommer oidentifierad från annat sjukhus för fortsatt vård... 3 2. Öppen vård... 4 3. Osäkerhet angående äktheten i patientens identitetsuppgifter... 4 4. Identifiering och dokumentation av vård till gömda flyktingar, papperslösa m fl... 4 5. Moder och nyfött barn... 5 6. Provtagning för hivinfektion... 5 8. Utfärdande av intyg inom hälso- och sjukvården... 5 9. Journalhandling/narkotikarecept... 5 10. Journalläsning... 5 11. Telefontid/telefonrådgivning... 6 12. Skyddad identitet... 6 12a. Hantering av post till personer med skyddade personuppgifter... 6 Referenser... 6 Lokal Anvisning: Identifikation Sidan 1 av 6 Version: Beslutsdatum: Framtagen av: Diarienummer:
Bakgrund I Vårdhandboken, avsnitt Identifikation, betonas vikten av att fastställa varje vårdtagares identitet för att kunna garantera trygghet och säkerhet i alla kontakter med vårdgivare. Vid alla hälso- och sjukvårdsinrättningar eller motsvarande ska därför finnas fastställda, säkra rutiner för identitetskontroll av patienter. Denna lokala anvisning för Landstinget Sörmland kompletterar Vårdhandboken. Se även Vårdhandboken, avsnitt Dokumentation. Utöver vad som anges i SOSFS 2008:14, SOSFS 1996:29 SFS 2008:355, SFS 2008:363 provtagning för hivinfektion samt SOSFS 2005:29 utfärdande av intyg, Patientdatalagen 2014: 821 gäller följande: Ansvar För identitetskontrollen ansvarar den personal som tar emot patienten, tar provet eller utlämnar handling. Vid inskrivning av patient ansvarar tjänstgörande sjuksköterska för att patientens identitet är kontrollerad och att patienten erhåller identitetsband enligt nedan angivna rutiner: Identitetskontrollen skall ske genom att patienten själv uppger sitt fullständiga namn och personnummer samt uppvisar legitimation. Om detta inte är möjligt ska uppgifter inhämtas från medföljande person som känner patienten väl. Om en annan person styrker patientens identitet skall den personens personnummer noteras under Personinfo vid punkt identitetskontroll. Denna punkt kommer också vara synlig i utökad information i vårdportalen. Avseende barn bör medföljande förälder legitimera sig och personnummer noteras under Personinfo vid punkt identitetskontroll. Är man osäker på om medföljande person, som stärker barnets identitet är vårdnadshavare kan man kontakta Skatteverket telefon 0771-567 567 (kontorstid) och begär folkbokföringen. 1. Sluten vård 1a. Patient som själv kan redogöra för sin identitet eller får identiteten styrkt på annat sätt Efter att identitetskontroll skett med uppvisande av giltig legitimationshandling fästes identitetsband med klart läsbart tryck kring patientens handalternativt fotled. Avseende barn ska den vuxne person som fört barnet till vårdinrättningen kunna legitimera sig och personnummer noteras under Personinfo vid punkt identitetskontroll.. Om den vuxne inte är vårdnadshavare måste denne kunna göra troligt att hen har vårdnadshavarens uppdrag. Är man osäker på om medföljande person som stärker barnets identitet är vårdnadshavare kan Lokal Anvisning: Identifikation Sidan 2 av 6
man kontakta Skatteverket telefon 0771-567 567 (kontorstid) och begär folkbokföringen. Borttagande av ID-band ska ske först i samband med att patienten skrivs ut från avdelning. Utskrivande sjuksköterska ansvarar för att avlägsna identitetsbandet. Av ID-bandets text ska framgå patientens namn, personnummer samt sjuksköterskans signatur och datum för identifiering. Byt ID-band om det behövs, så att uppgifterna alltid är läsbara. Inom den kommunala hälso- och sjukvården utformar MAS eller verksamhetsansvarig lokala föreskrifter anpassade till den lokala verksamheten.idband bör inte tas bort under vårdtiden annat än av medicinska skäl, till exempel överkänslighet. Endast läkare eller sjuksköterska bör få fatta beslut om att ta av en patients ID-band, och det ska dokumenteras i patientjournalen. Om patienten avlider bör ID-bandet sitta kvar när kroppen förs till bårhus. 1b. Oidentifierad patient, patient som inte kan redogöra för sin identitet eller inte fått sin identitet styrkt genom annan person Tillfälligt orangefärgat identitetsband med löpande nummer fästes kring patientens hand- alternativt fotled. OBS! Det tillfälliga identitetsbandet får inte avlägsnas från patienten förrän utskrivning av patienten sker. Skrivs oidentifierad patient ut till annan sjukvårdsinrättning ska det orangefärgade bandet medfölja patienten. Nummerbeteckning ska anges i samtliga patientens handlingar samt på etiketter och provrör och annat material som kan hänföras till patienten. Så snart identiteten är fastställd ska det tillfälliga identitetsbandet kompletteras med ordinarie identitetsband enligt punkt 1a och patientens handlingar kompletteras med de korrekta personuppgifterna. Se även Rutin Oidentifierad patient, finns på Insidan. Orangefärgat identitetsband finns vid behov att hämta i akutmottagningens reception eller i primärvårdens beredskapsjours jourväska. Avliden oidentifierad patient: Identitetsbandet får inte avlägsnas från den avlidne, utan ska sitta på till bårhus eller motsvarande. Patienter med blått identitetsband (uppmärkt av polisen vid t.ex. större händelse), som inkommer till landstinget, måste ha dessa blå band sitta kvar och dessa får enbart avlägsnas av polisen. Landstingets ID band används enligt ordinarie rutiner. 1c. Oidentifierad patient som återkommer oidentifierad från annat sjukhus för fortsatt vård Det orangefärgade ID-bandet med nummerbeteckning som medföljer patienten tillbaka ska användas som identifiering. Så snart identiteten är fastställd ska det tillfälliga identitetsbandet kompletteras med ordinarie identitetsband enligt punkt 1a. Patientens handlingar ska kompletteras med de korrekta personuppgifterna. Lokal Anvisning: Identifikation Sidan 3 av 6
2. Öppen vård Identitetskontroll, där patienten uppvisar legitimationshandling utförs av den ansvariga personal som tar emot patienten. Detta gäller även medborgare med utländskt medborgarskap. Vid mer omfattande undersökning eller behandling t.ex. under narkos ska patienten erhålla identitetsband. 3. Osäkerhet angående äktheten i patientens identitetsuppgifter Legitimationshandling skall alltid krävas av patienten. Om en patient inte kan legitimera sig men är känd av personalen ska detta dokumenteras i journalen under Personinfo vid punkt identitetskontroll med att ange personlig kännedom. Denna punkt kommer också vara synlig i utökad information i vårdportalen. Patienten ombeds ordna med giltig legitimation när detta är möjligt utifrån praktiska omständigheter. Om annan person styrker patientens identitet skall den personens personnummer anges under Personinfo vid punkt identitetskontroll. Denna punkt kommer också vara synlig i utökad information i vårdportalen. För flyktingar accepteras Migrationsverkets speciella kort (LMA-kort). LMA nummer ska registreras i NCS Vårdadmin - Avtal Referensnummer. 4. Identifiering och dokumentation av vård till gömda flyktingar, papperslösa m fl. Dokumentation gällande gömda patienter, papperslösa m fl. ska dokumenteras i NCS och vid behov övriga dokumentationssystem. När personen söker sjukvård och det finns rimlig anledning att tro att de har flyktingstatus bör mottagande personal tydliggöra för patienten vikten av att vården erhåller korrekt information avseende identitet och för att garantera medicinsk säkerhet. Utred därför patientens status i detta avseende. Fråga efter ID-handling. Finns ingen ID-handling och om patienten inte uppger födelsetid eller namn skall patienten förses med ett reservnummer, följ instruktion för CBR Reservnummer, finns på Insidan. Det är viktigt att förklara att det reservnummer som tilldelats patienten och som dokumenteras i NCS är till för patientens medicinska säkerhet och att numret ska uppges vid alla besök på vårdinrättningar i landstinget. Reservnumret innebär inte att individens identitet röjs. Skriv ut uppgifterna från Personinfobilden i NCS till patienten för att lämnas vid nästa besök inom sjukvården. Patienten måste själv ta ansvar för sitt medicinska ID-nummer. Varje verksamhet ansvarar för att det finns ett system för kontaktväg till dessa patienter, som ju oftast saknar adress för provsvar, kallelse för återbesök med flera liknande behov. Det är också viktigt att informera om kontaktvägar från dessa patienter så att de vid behov kan komma i kontakt med vårdgivaren. Kontaktvägen innebär inte att personens vistelseadress röjs. Lokal Anvisning: Identifikation Sidan 4 av 6
5. Moder och nyfött barn Moder erhåller identitetsband enligt punkt 1 vid ankomst till sjukhus I samband med förlossning skickas en elektronisk födelseanmälan till skatteverket, vilket innebär att barnet som regel får ett personnummer omgående. Personnumret används vid all provtagning, remisser osv. I de fall personnummer inte levereras tillbaka läggs ett reservnummer upp på barnet vid provtagning/remisshantering. Personnummer/reservnummer dokumenteras i Obstetrix journalen. Se särskild rutin på Kvinnoklinikerna. Barnmorskan ansvarar för att barnet och modern försetts med sådant identitetsband. Vid överflyttning till BB-avdelning kontrolleras ID-band på mor och barn ytterligare en gång av tjänstgörande barnmorska. Vid flerbörd ska varje barn få ett eget nummer. Modern förses med ett IDband för varje barn vilket innebär att modern kommer att ha minst tre IDband. 6. Provtagning för hivinfektion Patienten har rätt till hivtest på begäran. Patienten har, om så önskas, rätt att vara anonym Föreskriften (2008:363) ska dock tillämpas om resultatet av provtagningen visar att patienten har antikroppar mot hivvirus. Hivtest är enligt lag kostnadsfritt (utom hos läkare som inte är anslutna till Försäkringskassan). 8. Utfärdande av intyg inom hälso- och sjukvården Ett intyg ska innehålla uppgifter om: ändamålet med intyget intygspersonens namn, personnummer och adress hur identiteten styrkts intygsutfärdarens namn, kompetens och tjänsteställning eller befattning intygsutfärdarens tjänsteställe eller mottagningslokal, adress och telefonnummer. 9. Journalhandling/narkotikarecept Vid utlämning av kopia på journalhandling ska mottagaren alltid legitimera sig och anteckning om detta ska göras i journalen. Samma rutin gäller för utlämnande av narkotikarecept. 10. Journalläsning Vid läsning av journal ska legitimation krävas om patienten eller dennes anhörige inte är välkänd av ansvarig personal. Lokal Anvisning: Identifikation Sidan 5 av 6
11. Telefontid/telefonrådgivning Det ankommer på uppgiftslämnaren att i telefon avgöra om motparten är rätt person och behörig att få upplysningar. Vid tveksamhet utgör samtalsbesök ett alternativ till telefonkontakt. 12. Skyddad identitet Sekretessmarkering eller kvarskrivning innebär inte att personnummer är skyddat. Reservpersonnummer för att skydda identiteten vid registrering i NSC kan därför bli aktuellt. Beslut tas av överläkare. 12a. Hantering av post till personer med skyddade personuppgifter All post som ska förmedlas ska sändas till Skatteverkets särskilda postförmedlingsadress i Göteborg. Tänk på att all förmedlingspost kommer fram någon dag senare till mottagaren än om du själv skickat den direkt till mottagaren. Gör följande med den post som du vill att Skatteverkets postförmedlingsservice ska förmedla: Det brev som ska förmedlas ska läggas i ett slutet kuvert. Kuvertet ska ha uppgift om avsändaradress så att Skatteverket kan returnera försändelsen om de inte kan nå mottagaren. På kuvertet ska du skriva mottagarens personnummer och, om möjligt, mottagarens fullständiga namn. Du ska sedan lägga kuvertet i ett ytterkuvert som sänds till Skatteverkets postförmedlingsadress. Flera försändelser kan givetvis läggas i samma ytterkuvert. Posten kommer att förmedlas till mottagaren oavsett var mottagaren bor. Förmedlingsadress Post som ska förmedlas, sänds till Skatteverkets postförmedlingsadress: Skatteverket Förmedlingsuppdrag Box 2820 403 20 GÖTEBORG Referenser Skatteverket: Skyddade personuppgifter Skatteverket: Postförmedling Skatteverkets vägledning för hantering av sekretessmarkerade personuppgifter i offentlig förvaltning Centralt Befolkningsregister CBR Sörmland (Insidan) Oidentifierad patient, Rutin för Landstinget Sörmland (Insidan) Lokal Anvisning: Identifikation Sidan 6 av 6