TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 1 (19) Mötesdatum 2016-03-29 Innehåll 221 Val av justerare och ändring i föredragningslistan 222 Anmälningsärenden 223 Delegationsbeslut 224 Yttrande till tingsrätten om adoption 225 Yttrande till tingsrätten om adoption 226 Nedläggning av faderskapsutredning 227 Intern kontroll 2015 228 Verksamhetsrapport mars 2016 229 Remiss representationspolicy för Trelleborgs kommun 230 Lokalbehov 2017-2021 231 Patientsäkerhetsberättelse 2015 232 Prognos budget 2016 med åtgärdsplan 233 Information om beslutsförhet i arbetsutskottet 234 Övriga frågor 235 Information om e-hälsa och välfärdsteknologi
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 2 (19) Mötesdatum 2016-03-29 Plats och tid Socialförvaltningen, Ingerborgen kl. 15.00-18.20 Beslutande Lennart Höckert (S) 221-224, 226-235 Ben Benrabah (-) Birgitta Sjögren (C) Jonas Bjunö (M) Gustaf Centervall (L) Lizian Kyreus (S) Rikard Curre Nilsson (S) Tjänstgörande ersättare Övriga Christel Sund (C), ersätter Anita Persson (SD). Marianne Ahlgren (M), ersätter Matilda Malmgren (M). Inger Persson (L), ersätter Catharina Blixen-Finecke (L). Inger Persson (M), ersätter Lennart Höckert (S) 225. Linus Pernum (S), ersätter Caroline Paulsson (MP). Socialförvaltningen: Annikki Tinmark, förvaltningschef, Yrsa Bruér, förvaltningsjurist, 233 Roger Granat, avdelningschef Mats Jeppsson, utredningssekreterare, Mari-Louise Kondrup, avdelningschef Peter Lövgren, kvalitetsstrateg Patrik Nyström, informationssekreterare Maria Rosenquist, avdelningschef Maria Staf, kvalitetsstrateg Mikael Karlsson, projektledare 221, 231 Marie Bergholtz, medicinskt ansvarig sjuksköterska, 221, 231 Therese Bruce, medicinskt ansvarig för rehabilitering 221, 231 Kommunledningsförvaltningen: Charlotte Rosenlund Sjövall, strategisk chef, 221, 231, 235 Justeringens plats och tid Socialförvaltningen den 4 april Paragrafer 221-235 Sekreterare Mats Jeppsson Ordförande Lennart Höckert (S) Ben Benrabah (-) 221-224, 226-235 225 Justerare Jonas Bjunö (M) Lizian Kyreus (S)
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 3 (19) Mötesdatum 2016-03-29 ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Socialnämnden den 2016-03-29 224, 227 Datum för anslags uppsättande 2016-03-31 Datum för anslags nedtagande 2016-04-21 Förvaringsplats Socialförvaltningen Underskrift Mats Jeppsson
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 4 (19) Datum 2016-03-29 Anslag/Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag Socialnämnden den 2016-03-29 221-223, 225-226, 228-235 Datum för anslags uppsättande 2016-04-06 Datum för anslags nedtagande 2016-04-29 Förvaringsplats Socialförvaltningen Underskrift Mats Jeppsson Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 5 (19) Datum 2016-03-29 221 Val av justerare och ändring i föredragningslistan Ärendebeskrivning Jonas Bjunö och Lizian Kyréus utses att jämte ordförande justera protokollet måndagen den 4 april. Ordförande Lennart Höckert anmäler jäv för 225 och Ben Benrabah går in som ordförande. Ben Benrabah justerar 225 som ordförande. Ändring i föredragningslistan Nytt ärende: 235 Information om e-hälsa och välfärdsteknologi. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 6 (19) Datum 2016-03-29 222 Anmälningsärenden Dnr SN 2015/665 Ärendebeskrivning Inkomna anmälningsärenden 2016-02-01-2016-02-29 1. Servicenämnden 2016-02-02, 9 Ombyggnad till LSS Barnboende - Bösarp 15:2 2. Synpunkter gällande färdtjänsten 3. Socialförvaltningen Lex Sarahrapport, dnr 2016/121 4. Socialnämndens arbetsutskott Individärenden, 2016-02-05 Individärenden, 2016-02-19 5. Domar inom äldreomsorg, LSS och färdtjänst Beslut Socialnämnden beslutar att godkänna redovisningen av anmälningsärenden och lägga dessa till handlingarna. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 7 (19) Datum 2016-03-29 223 Delegationsbeslut Dnr SN 2015/666 Ärendebeskrivning Delegationsbeslut fattade 2016-02-01-2016-02-29 1. Bostadsanpassningsbidrag 2. Äldreomsorg, LSS, färdtjänst 3. Individ- och familjeomsorg 4. Avgiftshandläggning 5. Ordförandebeslut: 2016-02-10, Åtgärder mot trafik på gågatan/algatan, dnr KS 2015/446 6. Ordförandebeslut, beslut enligt särskilt förordnande: 2016-02-02: Omedelbart omhändertagande jämlikt 6 lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU). Beslut Socialnämnden beslutar att godkänna redovisningen av delegationsbeslut och lägga dessa till handlingarna. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 8 (19) Datum 2016-03-29 224 Yttrande till tingsrätten om adoption Dnr SN 2016/136 Ärendet publiceras ej. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 9 (19) Datum 2016-03-29 225 Yttrande till tingsrätten om adoption Dnr SN 2016/128 Ärendet publiceras ej. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 10 (19) Datum 2016-03-29 226 Nedläggning av faderskapsutredning Dnr SN 2016/127 Ärendet publiceras ej. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 11 (19) Datum 2016-03-29 227 Intern kontroll 2015 Dnr SN 2016/122 Ärendebeskrivning Föreligger rapport om socialnämndens interna kontroll. Bilagor. Enligt kommunens reglemente för intern kontroll skall nämnderna varje år anta och följa upp den särskilda planen för intern kontroll. Nämnden ajournerar sig klockan 17.00-17.15. De Borgerliga yrkar avslag på liggande förslag. Ordföranden ställer liggande förslag mot de Borgerligas yrkande och finner att nämnden beslutar enligt liggande förslag. De Borgerliga lämnar skriftlig protokollsanteckning. Beslut Socialnämnden beslutar att anta föreliggande redogörelse för socialnämndens interna kontroll 2015, omedelbart justera, och skicka den till kommunstyrelsen och budgetchef Raymond Lützhöft. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 12 (19) Datum 2016-03-29 228 Verksamhetsrapport mars 2016 Dnr SN 2016/112 Ärendebeskrivning Föreligger verksamhetsrapport mars 2016. Bilaga. Beslut Socialnämnden beslutar att med godkännande lägga rapporten till handlingarna. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 13 (19) Datum 2016-03-29 229 Remiss representationspolicy för Trelleborgs kommun Dnr SN 2016/78 Ärendebeskrivning Föreligger remiss om förslag till ny representationspolicy för Trelleborgs kommun. Bilagor. Beslut Socialnämnden beslutar att inte ha något att erinra och att ställa sig bakom skrivelsen. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 14 (19) Datum 2016-03-29 230 Lokalbehov 2017-2021 Dnr SN 2016/113 Ärendebeskrivning Föreligger ärende om lokalbehov 2017-2021. Bilaga. Arbetsutskottet beslutar att lämna över ärendet för beslut i socialnämnden. Kvartetten genom Lennart Höckert yrkar att socialnämnden ska godkänna redovisningen och ge socialförvaltningen i uppdrag att till socialnämnden överlämna en statusrapport tre gånger per år. Ordföranden konstaterar att det föreligger ett förslag till beslut enligt Kvartettens yrkande. Ordföranden finner att socialnämnden bifaller Kvartettens yrkande. Beslut Socialnämnden beslutar - att godkänna redovisningen - att ge socialförvaltningen i uppdrag att till socialnämnden överlämna en statusrapport tre gånger per år. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 15 (19) Datum 2016-03-29 231 Patientsäkerhetsberättelse 2015 Dnr SN 2016/125 Ärendebeskrivning Föreligger patientsäkerhetsberättelse 2015. Bilaga. Medicinskt ansvarig sjuksköterska Marie Bergholtz och medicinskt ansvarig för rehabilitering Therese Bruce redogör för patientsäkerhetsberättelse 2015. Beslut Socialnämnden beslutar att med godkännande lägga rapporten till handlingarna. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 16 (19) Datum 2016-03-29 232 Prognos budget 2016 med åtgärdsplan Dnr SN 2016/126 Ärendebeskrivning Föreligger prognos budget 2016 med åtgärdsplan. Bilaga. Arbetsutskottet beslutar att lämna vidare prognos budget 2016 med åtgärdsplan till socialnämnden för beslut i förslagen. De Borgerliga yrkar på bordläggning. Kvartetten begär ajournering. Socialnämnden ajournerar sig 5 minuter. Ordföranden redogör för vad som händer om ärendet bordläggs respektive återremitteras. De Borgerliga tar tillbaka sitt yrkande på bordläggning. De Borgerliga yrkar istället på återremittering av ärendet till socialförvaltningen och att socialförvaltningen får i uppdrag att återkomma med detaljerat och preciserat förslag på utredningsuppdrag. Ordföranden konstaterar att det föreligger två förslag till beslut. Dels att socialnämnden beslutar enligt liggande förslag och dels De Borgerligas yrkande om återremiss. Ordföranden prövar om ärendet ska avgöras idag eller om det ska återremitteras. Socialnämnden beslutar att ärendet ska återremitteras. Beslut Socialnämnden beslutar - att återremittera ärendet till socialförvaltningen. - att ge socialförvaltningen i uppdrag att återkomma med detaljerat och preciserat förslag på utredningsuppdrag. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 17 (19) Datum 2016-03-29 233 Information om beslutsförhet i arbetsutskottet Ärendebeskrivning Förvaltningsjurist Yrsa Bruér informerar om beslutsförhet i arbetsutskottet. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 18 (19) Datum 2016-03-29 234 Övriga frågor Ärendebeskrivning Hälso- och sjukvårdsavtal Hälso- och sjukvårdsavtal kommer att behandlas på kommande sammanträde med socialnämnden. Mat Socialförvaltningen informerar om matdistribution, specialkost och inköpslistor. Plan för hot och våld Trelleborgs kommun kommer att ta fram plan för hot och våld. Plan för extremism Trelleborgs kommun kommer att ta fram plan för extremism. Lex Sarah-ärende Socialförvaltningen informerar om ett lex Sarah-ärende. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Socialnämnden Protokoll 19 (19) Datum 2016-03-29 235 Information om e-hälsa och välfärdsteknologi Ärendebeskrivning Kvalitetsstrateg Peter Lövgren och projektledare Mikael Karlsson informerar om e-hälsa och välfärdsteknologi. Socialnämnden ajournerar sig 25 minuter. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
Bilaga 227 1 (4) Datum 2016-01-30 Kommunjurist Ulrika Hedberg 0410-733140, 0708-817140 ulrika.hedberg@trelleborg.se Intern kontrollplan 2015 kontrollmål 2 Policy och riktlinjer Kontrollmoment Kontroll av att gällande policy och riktlinjer är aktuella och uppdaterade. I enlighet med kommentarerna till kontrollmålet har kontrollen omfattat de policys och riktlinjer som framgår av Slättnet http://slettnet/sv/regler-ochstyrning/regler-och-policy-/. Kontrollen har utförts en gång. Policys Trelleborg1000, v 1.0, 2008-09-16 Policy Upprättad/uppdaterad Aktuell? Representationspolicy Upprättad 2004-12-27 Bedöms inaktuell. Arbete pågår med att revidera policyn. Förslag till ny policy är för närvarande ute på remiss hos samtliga nämnder och bolag (KS 2015/728). Finanspolicy Uppdaterad i februari 2003 Bedöms inaktuell. Arbete pågår med att uppdatera policyn (KS 2015/684). Bör enligt uppdragsbeskrivning vara klart under våren innevarande år. Exploateringspolicy Upprättad 2006-10-05 Bedöms inaktuell. Tekniska nämnden håller på att ta fram en ny policy. Informations- och kommunikationspolicy Upprättad 2008-10-20 Bedöms inaktuell. Ska revideras enligt uppgift från kommunikationsenheten. Kommunledningskontoret Postadress: 231 83 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 www.trelleborg.se Besöksadress: Algatan 13 Fax: 0410-441 90 E-post: trelleborgs.kommun@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Org.nr: 212000-1199
2 (4) Kostpolicy Upprättad 2013-09-23 Bedöms aktuell. Tjänsteresepolicy Uppdaterad 2010 Bedöms aktuell. Rehabiliteringspolicy Upprättad 2013-02-25 Bedöms aktuell. Ska dock enligt policyn revideras under innevarande år. Policy avseende terminalglasögon Policy mot sexuella trakasserier och kränkande särbehandling Uppdaterad 2012 Upprättad 2013-10-21 Bedöms inaktuell. Policyn skulle reviderats 2015 och en av föreskrifterna policyn hänvisar till har ersatts av annan. Bedöms aktuell. Policy mot hot och våld Upprättad 2013-12-16 Bedöms aktuell. Ska dock enligt policyn revideras under innevarande år. Policy för rökfri arbetstid Policy avseende hantering av bisysslor Uppdaterad 2014-02-24 Upprättad 2013-02-25 Bedöms aktuell. Bedöms aktuell. Ska dock enligt policyn revideras under innevarande år. Pensionspolicy Uppdaterad i maj 2011 Bedöms inaktuell. Enligt uppgift från personalavdelningen håller en reviderad policy på att tas fram. Ledarpolicy Upprättad 2011-09-26 Bedöms aktuell. Friskvårdspolicy Uppdaterad 2013 Bedöms aktuell. Ska dock enligt policyn revideras under innevarande år. Arbetsmiljöpolicy Upprättad 2005-06-20 Bedöms inaktuell. Enligt uppgift från personalavdelningen håller en ny policy på att tas fram. Alkohol- och drogpolicy Upprättad 2013-02-25 Bedöms aktuell. Ska dock enligt policyn revideras under innevarande år.
3 (4) Upphandlingspolicy Upprättad 2011-11-03 Bedöms inaktuell. En ny policy håller på att tas fram av servicenämnden. Policyn är för närvarande återremitterad till servicenämnden (KS 2015/512). Säkerhetspolicy Upprättad 2005-12-19 Bedöms inaktuell. Enligt uppgift från säkerhetschefen kommer en ny policy att tas fram, förhoppningsvis under innevarande år. Riktlinjer m.m. Ekonomi Riktlinjer för social investeringsfond bedöms inaktuella. Kommundirektören har fått i uppdrag att se över riktlinjerna för ansökningar ur fonden (KS 2014/328). Resursfördelningsmodell styrprinciper och Resursfördelningsmodell slutrapport bedöms inaktuella. Dessa ska uppdateras i enlighet med kommunstyrelsens beslut den 9 september 2015, 207 (KS 2015/618). Föreskrifter för ekonomistyrning bedöms inaktuella. Föreskrifterna behöver kompletteras utifrån lagen om kommunal redovisning. Övriga dokument och reglemente som berör ekonomiarbetet bedöms aktuella och uppdaterade. Kommunikation Samtliga dokument avseende kommunikation varumärkesplattform, riktlinjer för digitala kanaler, grafisk profil, och aktivitetsplan för sociala medier bedöms aktuella och uppdaterade. Personal Samtliga dokument under denna underrubrik bedöms aktuella och uppdaterade. Övriga Reglemente för intern kontroll och kontinuitetsplan vid utebliven dosleverans bedöms aktuella och uppdaterade.
4 (4) Övriga dokument riktlinjer säkerhetsarbetet, personuppgiftslagen och informationssäkerhet bedöms inaktuella. Enligt säkerhetschefen ska dessa ersättas av nya, förhoppningsvis under innevarande år. Ulrika Hedberg Kommunjurist
Bilaga 227 RISKANALYS INTERN KONTROLL Kontrollår: 2015 Upprättad: 2014 Förvaltning: Socialförvaltningen Kontrollområden Sannolikhet Konsekvens Kontroll av att biståndsbeslut verkställs 1 4 Tillförlitliga prognoser delårsbokslut 1 3 Köptrohet mot ramavtal: yrkeskläder & skor, livsmedel och tankning 3 3 Finns det kända rutiner för kunders privatamedel 2 3 Utifrån underlag från verksamheterna SAS/MAR/MAS följa upp 10 viktiga rutiner Beslutsuppföljning kontaktperson 1 2 Följs värdighetsgarantin 4 2 Hantering körjournal 4 2 Handläggningstider följs bör fastställas, god service 1 4 Följs loggningsrutinerna i Procapita 3 4 Konsekvens skala Sannolikhet skala 4 Allvarlig 3 Kännbar 2 Lindrig 1 Försumbar 4 Sannolik 3 Möjlig 2 Mindre sannolik 1 Osannolik Sannolikheten och konsekvensen värderas var för sig på en skala 1 (låg) till 4 (hög). Därefter multipliceras de, per risk, för att få fram ett riskvärde (1 16). Risk koefficient 1 3 Låg 4 8 Medel 9 16 Hög
Risk Prioritering 0 4 3 9 2 6 0 2 8 8 4 12 1 0
Bilaga 227 Handlingsplan Intern kontroll 2015 Kontrollmål Kontrollmoment Kontrollnivå Kontrollansvarig Frekvens Metod Rapportering till Används loggningsrutinen för verksamhetsprogrammet Procapita Kontroll med systemansvarig om loggning gjorts enligt rutin. Socialförvaltning Systemansvariga. Vår och höst. Granskning och jämförelse i Procapita. Förvaltningschef och nämnd Köptrohet mot ramavtal: yrkeskläder & skor, livsmedel och tankning Kontroll mot fakturor och ramavtal att vi följer slutna ramavtal. Socialförvaltning Ekonom. En gång. Jämföra betalda fakturor mot ramavtal. Förvaltningschef och nämnd Socialförvaltningen Organisationsnummer: 212 000-1199 E-post: socialforvaltningen@trelleborg.se Postadress: Box 63, 231 21 Trelleborg Besöksadress: Östergatan 71 Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Hemsida: www.trelleborg.se Telefon : 0410 73 34 00 Fax: 0410-419 08
TRELLEBORGS KOMMUN Datum 2016-02-03 Bilaga 227 1 (6) Peter Lövgren peter.lovgren@trelleborg.se Till kommunstyrelsen Uppföljning av 2015 års interna kontrollplan för socialnämnden. Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF 2003-04-22 118) skall nämnderna varje år antaga en särskild plan för den interna kontrollen. Denna plan skall följas upp av nämnderna och nämnden skall senast i samband med upprättande av årsanalysen rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade 2014-11-05 191 om gemensamma kontrollmål för nämnderna år 2015 (bilaga1). Socialnämnden beslutade 2014-10-27 102 om två interna kontrollmål; om loggningsrutinen för verksamhetsprogrammet Procapita används, samt köptrohet mot ramavtal: yrkeskläder & skor, livsmedel och tankning. Arbetsgruppen för intern kontroll har bestått av socialförvaltningens kvalitetsstrateger och avdelningschef myndighet. Det interna kontrollarbetet har även behandlats i förvaltningens ledningsgrupp. Trelleborg1000, v 1.0, 2008-09-16 Korruption, mutor och bestickning Kontrollmoment Kontroll av hur förvaltningarna systematiskt arbetar för att förhindra mutor och bestickning, samt om riskbedömningar finns. Granskning Förvaltningens representant i nätverket för intern kontroll har utfört granskningen. Granskningen har gjorts via löpande kontroller under 2015 genom uppföljningar av utförda utbildningsinsatser och socialförvaltningens riskbedömningsarbete avseende korruption, mutor och bestickning. Under 2014 genomfördes utbildningsinsatser av förvaltningsjurist och chefssekreterare för samtliga chefer och information för nämndspolitiker gällande korruption, mutor och bestickning. Förvaltningsjuristen har under 2015 utbildat de fackliga företrädarna i korruption, mutor och bestickning inom förvaltningens respektive avdelningar.
2 (6) Förvaltningen följer kommunens anvisningar Gåvor och testamente som återfinns på intranätet Slettnet. Under 2015 har samtliga avdelningar inom förvaltningen upprättat skriftliga riskbedömningar angående mutor. Bedömning Kontrollen har utförts i enlighet med beslutad kontrollplan. Förvaltningsjuristen har påbörjat ett arbete med att förtydliga förvaltningsspecifika riktlinjer avseende mutor. Riktlinjerna förväntas antas av nämnden under 2016 och kommer därefter att offentliggöras inom förvaltningen genom publicering på EMMA. Policy och riktlinjer Kontrollmoment Kontroll av att gällande policy och riktlinjer är aktuella och uppdaterade. Granskning Granskningen har utförts av kommunjuristen 2016-01-31. Kontrollen omfattat de policys och riktlinjer som framgår av Slättnet http://slettnet/sv/regler-och-styrning/regler-och-policy-/. Bedömning Granskningen har gjorts enligt beslutad kontrollplan. Resultatet gav att det är få policys och riktlinjer som andra nämnder än KS ansvarar för. Kontrollen gällande socialnämnden visar att: Reglemente för intern kontroll bedöms aktuell och uppdaterad. Kontinuitetsplan vid utebliven dosleverans bedöms aktuell och uppdaterad. Granskningsresultatet föranleder inga ytterligare åtgärder. Arkivering Kontrollmoment Kontroll av att det finns en upprättad och beslutad dokumenthanteringsplan som är aktuell avseende organisation och hantering av handlingar. Granskning Granskningen har utförts 2015-12-14 av central kommunarkivarie
3 (6) Granskningen har utgått från gällande arkivreglementet för Trelleborgs kommun, fastställd av kommunfullmäktige 2012-11-26 samt gallringsråd utgivna av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Kontroll av följande innehåll har granskats: o att planen omfattar samtliga verksamheter inom förvaltningen o att den anger hur handlingar skall sorteras, förvaras och gallras Resultatet gav att förvaltningen saknar en aktuell dokumenthanteringsplan som omfattar samtliga verksamheter inom förvaltningen. Det finns en beslutad plan från 2008 gällande socialtjänsten och individ- och familjeomsorgsnämnden samt en reviderad plan gällande HSL-dokumentation från 2015, vilket innebär att förvaltningens organisation inte återspeglas fullt ut. Sorteringsordning, förvaringsplats och gallring av förvaltningens allmänna handlingar finns angivna i de båda planerna från 2008 respektive 2015 och de följer även gällande gallringsfrister enligt HSL och SoL. Bedömning Granskningen har gjorts enligt beslutad kontrollplan. Förslag till åtgärder: En dokumenthanteringsplan som redovisar socialförvaltningens organisation och verksamhet bör upprättas som beskriver hur hanteringen av förvaltningen allmänna handlingar ska ske. Dokumenthanteringsplanen bör hållas uppdaterad och revideras årligen. Förvaltningschefen har ansvar som arkivansvarig hos myndigheten. Enheten för stöd- och tillsyn får i uppdrag att hålla dokumenthanteringsplanerna aktuella och uppdaterade. En revidering av dokumenthanteringsplan avseende SoL ska vara genomförd under 2016. Loggningsrutin för verksamhetsprogrammet Procapita] Kontrollmoment Kontroll med systemansvarig om loggning gjorts enligt rutin. Granskning Systemansvariga för verksamhetssystemen Procapita IFO och Procapita VoO har genomfört kontrollerna.
4 (6) Granskningen har genomförts under året och avsåg loggningsprotokoll gällande vår och höst 2015. Granskningsprotokoll för loggar har begärts in från cheferna och stämts av enligt gällande loggrutin. Resultatet gav att många av cheferna gjort mer omfattande kontroller än vad rutinen kräver. Samtliga loggar för enheterna inom vård- och omsorg var utan anmärkning, förutom en post, som efter utredning kunde avfärdas som en avvikelse. Samtliga loggar för enheterna inom individ- och familjeomsorgen var utan anmärkning. Bedömning Granskningen har gjorts enligt beslutad kontrollplan. Vid granskningarna framkom att Loggningsrutinen för verksamhetssystemet Procapita VoO/IFO för Trelleborgs kommun bör förtydligas med kontrollfrekvens så att loggningskontroller utförs i nära anslutning till den månad som kontrollen avser. Rutinen bör även förtydligas avseende åtgärder och ansvar vid anmärkningar i loggarna. Systemansvariga för verksamhetssystemen Procapita IFO och Procapita VoO ansvarar för att uppdatera rutinen under första halvan av 2016. Köptrohet mot ramavtal: yrkeskläder & skor, livsmedel och tankning Kontrollmoment Köptrohet mot ramavtal: yrkeskläder & skor, livsmedel och tankning. Granskning Ekonom har genomfört granskningen. Granskningen genomfördes under hösten 2015 genom kontroller och avstämning av leverantörer bland transaktioner på berörda konton under första halvåret 2015. Granskningen gav följande resultat: o Yrkeskläder & skor: Enligt ramavtal o Livsmedel: 87 % av bokfört belopp under perioden avser fakturor från leverantörer med vilka kommunen har avtal
5 (6) Bedömning o Tankning (drivmedel): Enligt ramavtal Granskningen har gjorts enligt beslutad kontrollplan. Åtgärden är fortsatt kontinuerlig information till personal. Ekonom redogör för undersökningens resultat och i samband med detta informeras också berörd personal om vikten av köptrohet mot ramavtal. Åtgärden vidtas under första halvåret 2016. Sammanfattning Beslut i tidigare (2014) års uppföljningar har genomförts enligt åtgärdsplan. Avdelningscheferna har under våren 2015 inom respektive ledningsgrupp följt upp åtgärder för en ökad/bibehållen tillgänglighet via e-post och informerat om vikten av tillgänglighet. Kundkontakter hanteras i större utsträckning av kundtjänst, vilket också säkerställer en högre tillgänglighet. Chefssekreteraren har under våren 2015 tillgängliggjort rutinen för Uppgiftslämnande vid personalskiften på intranätet, EMMA, vilket innebär åtkomst för all personal inom socialförvaltningen. Förvaltningens inköpssamordnare har under våren 2015 uppdaterat rutin för uppföljning och kontroll av externa leverantörer och publicerat denna på intranätet, EMMA. Rutinen innebär att delegat gör inköp enligt avtal och kontrollerar att avtalad vara/tjänst levereras. Vid attest görs kontroll mot avtalets krav och priser Huvudregistrator och förvaltningsjurist har under våren 2015 informerat om lagstiftningen gällande diariehantering av in- och utgående handlingar för nämnden, chefer och berörda tjänstemän. Informationen har varit både muntlig och skriftlig. Ekonom har under försommaren 2015 informerat berörd personal om rutiner för kontering av leverantörsfakturor. Prioriteringar i föreliggande uppföljning: Förvaltningsjuristen utarbetar förvaltningsspecifika riktlinjer avseende mutor och jäv för nämndens ställningstagande under 2016. Ekonom redogör för undersökningens resultat och informerar berörd personal om vikten av köptrohet mot ramavtal under första halvan av 2016.
6 (6) Enheten för stöd- och tillsyn får i uppdrag att hålla dokumenthanteringsplanerna aktuella. En revidering av dokumenthanteringsplan avseende SoL ska vara genomförd och uppdaterad under 2016. Systemansvariga för verksamhetssystemen Procapita IFO och Procapita VoO ansvarar för att uppdatera rutinen under första halvan av 2016 och informera berörda chefer om ändringarna. Trelleborg, 2016 Annikki Tinmark, socialchef
Bilaga 228 Socialnämnden Verksamhetsrapport Mars 2016
1 Verksamhetsrapport Tema: Tekniska lösningar Vi bad förvaltningens projektledare för tekniska lösningar skriva en sammanfattning över vilka tekniska lösningar som han arbetat med under 2015-2016. Utvecklingsprojekt Trelleborg 2015-2016 Digitala lås inom hemvården, Intraphone (Infört 2015-2016) Våra kunder inom hemvård och hemsjukvård har fått digitala lås installerade på sina ytterdörrar för att förenkla för våra medarbetare och för att komma ifrån hanteringen av fysiska nycklar. Personalen kan med hjälp av sina androidtelefoner kommunicera med låsen med hjälp av Blue Tooth teknik och där igenom öppna kundens dörr. I dagsläget har ca 1000 kunder fått digitala lås och totalt kommer ungefär 1200 kunder få sina lås utbytta när utrullningen är klar. Planeringssystem för hemvården, Intraphone (Infört 2015) Schemaplaneringssystem som säkerställer insatsregistrering vilket ger en kvalitetssäkring gentemot kund och anhöriga att insatsen verkligen utförts. Systemet möjliggör även kommunikation mellan medarbetare och chef och ger lättåtkomlig statistik. Systemet är integrerat med verksamhetssystemet Procapita vilket innebär att information kan passera mellan systemen. System för mobil hemvård med applikation, Intraphone (Infört 2015) Mobil hemtjänst med hjälp av applikation som innehåller system för dörröppning, kartfunktion med GPS, insatsregistrering, meddelandefunktion, möjlighet att förvara dokument och verksamhets information. Systemet möjliggör också mobil dokumentation med livetextning vilket innebär att personal kan tala in SoL händelser som textas och genom integration med verksamhetssystemet hamnar i den sociala dokumentationen. Kameratillsyn på natten Fjärrtillsyn, DoroCare Fjärrtillsyn är en mörkerseende kamera som, enligt önskemål från kunden, placeras i kundens sovrum, vilket möjliggör att komplettera eller ersätta rena tillsynsbesök på natten. De stora vinsterna med denna tjänst är en ökad sömnkvalitet för kunden och eventuell sparad tid och miljö för kommunen. Genom projektet har Trelleborgs kommun fått möjligheten att utvärdera tjänsten genom att placera ut fem stycken tillsynskameror hos kunder runt om i kommunen. Pågående pilotprojekt som startade 2015-01-01 Trygghetsmobil med GPS, Posifon Posifon GeoSKeeper trygghetsmobil är ett kompetent GPS-larm med inbyggd telefonfunktion. Det medför att GeoSKeeper kan användas både som enkel mobiltelefon och som ett positionerande larm med trygghetsområde. Enheten kan svara automatiskt när anhöriga ringer och användaren kan själv ringa upp eller skicka ett förbestämt meddelande med en knapptryckning. Tanken med att testa GPS-larm på personer med minnesproblematik i Trelleborg var att utvärdera om det finns möjlighet för kommunen att i framtiden ha möjlighet att som
komplement till traditionellt trygghetslarm erbjuda GPS-larm för att öka tryggheten för brukarna och deras anhöriga. Pilotprojekt 2015-01-01 tom 2015-11-30 Bildtelefon Nära, JoiceCare Med Nära kan kunden, genom att koppla in en box till sin tv, med hjälp av en enkelt utformad fjärrkontroll ringa videosamtal till hemtjänst, anhöriga eller bekanta som kan svara i sin dator eller läsplatta. Vinsten med detta är en trygghet och ökad social samvaro för kunden. Tanken med Nära i Trelleborg var att få in både brukar och anhörigaspekten. Inom hemtjänsten var tanken att Nära skulle kunna fungera som ett komplement till traditionell tillsyn då man skulle kunna erbjuda tillsyn utan att fysiskt vara på plats i brukarens hem. Nära systemet möjliggjorde även att brukaren kunde kommunicera med sina anhöriga och vänner. Pilotprojekt 2015-01-01 tom 2015-11-30 (Lösningen kommer ej att köpas in) Demensklocka med GPS, DoroCare Doro Secure 480 är en klocka med samma funktion som trygghetsmobilen ovan men med den skillnaden att den har längre batterikapacitet och är smidigare i utförandet då den ser ut som en vanlig klocka. Pågående test sedan 2015-07-01 tom 2016-04-30 Mobilt trygghetslarm, DoroCare I Anderslöv bedriver vi en pilotstudie med anledning av att utvärdera möjligheterna att i framtiden kunna erbjuda trygghetslarmskunder ett larm som även skulle fungera utomhus och som har räckvidd att kunna användas i hela kommunen. I pilotstudien som omfattar 25 larmkunder har vi avgränsat Anderslövs tätort och genom överenskommelse med de som deltar i studien kommit överens om att de kan få hjälp av hemtjänst även om de larmar utomhus men inom det geografiska området som överenskommits. De mobila trygghetslarmen innehåller även GPS teknik vilket innebär att larmoperatören kan spåra den som larmar om den ej har möjlighet att uppge sin position själv. Pågående pilotprojekt 2015-12-01 tom 2016-04-30 EU- projekt Home4Dem Projektet ska via detektorer kopplade till internet underlätta det dagliga livet i hemmet för personer med demens och deras närstående. Samt stödja vårdpersonalen i omhändertagandet av dessa. Studier planeras i Italien, Norge, Schweiz och Sverige. EU-programmet Ambient Assisted Living (AAL) har tilldelat projektet 1,6 miljoner euro, varav 160 000 euro går till Sverige. En detektorenhet hämtar in signaler från hemmets alla hörn och skickar sedan meddelanden till närstående eller vårdpersonal. Det kan gälla vatten- och gasläckage, rökutveckling, öppnande av fönster och dörrar nattetid, eller om vårdtagaren har lämnat sin säng. Tidsåtgången står i fokus men även upplevd hälsa, livstillfredsställelse, självständighet och säkerhet hos personerna med demens ska kartläggas. Trelleborgs kommun ställer upp med personer med minnesproblematik som skall delta i studien och med personal inom socialförvaltningen. Home4DEM står för: Home-based ICT solutions for the independent living of people with dementia and their caregivers. Home4Dem pågår i 30 månader och avslutas i april 2018.
Min information, brukarmodul till Procapita/Lifecare, Tieto Lifecare Min Information är en e-tjänst som riktar sig till kommunens brukare och dess företrädare. Inledningsvis är det enbart brukaren själv som kan logga in i tjänsten och antalet funktioner kommer att byggas ut successivt. Vi väljer som kommun själv de funktioner som skall vara tillgängliga för brukaren. Grundfunktionaliteten kan inte väljas bort. Tjänsten nås enkelt via en webbläsare. Lifecare Min Information omfattar i nuvarande version funktion för att ansöka om insatser, att följa sitt ärende och se giltiga beslut samt att komplettera de uppgifter om närstående som kommunen har registrerat i komponenten Uppgifter person alternativt registrera helt nya närståenden. Vår tanke är att i bygga ut detta system rejält i framtiden då vi hoppas att man skall kunna både läsa sin sociala akt samt kunna se sin genomförandeplan, ansöka om insatser samt få beslut i systemet. Planerat införande under våren 2016 ESense, teknisk modul till Procapita/Lifecare, Tieto Tanken med ESense är att ha ett system som knyter samman andra system och ger dessa ett enhetligt gränssnitt. ESense kommer att innehålla mobil hemsjukvård för legitimerad personal med åtkomst av patientjournal och möjlighet till mobil dokumentation. ESense skall också kunna knyta samman välfärdsteknologi med verksamhetssystemet tex att kamera tillsyner dokumenteras automatiskt in i den sociala akten efter att de utförts. Mätvärden som tas på patienter i hemsjukvården skall kunna föras direkt från mätverktyg och automatisk in i verksamhetssystem. Ingen planering finns för införande av systemet, demo bokat med Tieto under mars 2016. Vårdplanering på distans med hjälp av Lync Möjlighet att genom videokonferensprogrammet Lync kunna utföra vårdplaneringar på distans med avdelningar inom regionen. Störst fördelar hade Trelleborg haft om vi kunde använda oss av möjligheten mot SUS i Malmö och Lund då resvägen är lång till dessa enheter. Ett antal kommuner i Skåne har bildat en samverkansgrupp under Kommunförbundet Skåne och försöker därigenom påverka Regionen tillsammans för att få till ett genomförande av vårdplanering på distans. Ett antal pilotstudier har gjorts mellan olika Skånska kommuner och Regionen och nu väntar man på hur Regionen ställer sig till ett eventuellt breddinförande. Möjlighet till införande under 2016 men detta hänger på hur Region Skåne beslutar. Planeringssystem för särskilt boende, Intraphone Planeringsmöte har hållits med Intraphone och vi har lagt fram förslag på hur vi önskar att ett planeringssystem på våra särskilda boenden skall se ut. Systemet skulle byggas på det system som vi har inom hemvården. Eventuellt skulle en testversion vara klar till kvartal två under 2016 och i så fall testköras på Smygehemmet.
2 Nyckeltal Kostnad barn och ungdomsvård, kr/inv 2011 2012 2013 2014 Trelleborg 1 139 1 400 1 372 1 513 Skåne 1 332 1 392 1 525 1 562 Riket 1 431 1 523 1 600 1 696 Jmf kommuner 1 617 1 701 1 684 1 828 Kostnad missbrukarvård vuxna, kr/inv 2011 2012 2013 2014 Trelleborg 603 613 565 623 Skåne 490 452 458 506 Riket 473 476 489 526 Jmf kommuner 494 533 507 551 Kostnad äldreomsorg, kr/inv (65 år - ) 2011 2012 2013 2014 Trelleborg 48 117 47 379 49 459 49 982 Skåne 50 043 50 592 50 800 51 657 Riket 55 521 56 070 56 830 57 807 Jmf kommuner 53 598 54 932 54 319 56 208 Kostnad LSS/Lass kr/inv 2011 2012 2013 2014 Trelleborg 3 846 4 286 4 394 4 357 Skåne 4 017 4227 4 318 4 313 Riket 5 341 5 518 5 631 5 727 Jmf kommuner 4 791 4 896 5 155 5 267 Kostnad färdtjänst/invånare 2011 2012 2013 2014 Trelleborg 135 143 170 148 Skåne 203 213 216 215 Riket 209 198 199 189 Kostnad bostadsanpassningsbidrag/invånare 2011 2012 2013 2014 Trelleborg 50 61 67 79 Skåne 95 91 91 90 Riket 122 105 110 109 Kommentar: Nyckeltalen visar att socialnämnden bedriver en kostnadseffektiv verksamhet. 2015 års siffror kommer kvartal 2 2016.
3 Verksamhetsstatistik 1400 Placerade dygn institution, IFO 1200 1000 800 600 400 200 2013 2014 2015 2016 0 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Kommentar: Anger antalet dygn som nämnden köper på hvb/sis-institution. Antal köpta dygn ökar, bedömningen är att antal köpta dygn kommer ligga mellan 1 000 och 1 200 dygn per månad. 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Jan Barn/ungdomar i familjehem Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec 2013 2014 2015 2016 Kommentar: Anger hur många barn som är placerade i familjehem. Här ingår även s k vårdnadsöverflyttningar. Antal barn boende i familjehem ökar stadigt. Bedömningen är att behovet inte kommer bli mindre framöver.
Antal pågående öppenvårdsins. IFO 120 100 80 60 40 2014 2015 2016 20 0 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Kommentar: Anger antal pågående öppenvårdsinsatser minskar något. Öppenvården hanterar mer komplexa ärenden istället för en placering. Anmälningar, behandlade 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec 2014 2015 2016 Kommentar: Anger antal behandlade anmälningar/ansökningar per månad.
30 Köpta platser Äo/Lss 25 20 15 10 5 2013 2014 2015 2016 0 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Kommentar: Antal köpta boendeplatser inom äldreomsorg och funktionshinder. Antal köpta platser har minskat sedan 2013. På grund av den långa boendekön så finns inga platser i Trelleborg att flytta till varför det är troligt att antalet köpta platser kommer att öka. 60 Kö till boende, Äo/Lss 50 40 30 20 10 2013 2014 2015 2016 0 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Kommentar: Antal personer med beslut om särskilt boende som står i kö och väntar på en plats. Fortsatt mycket lång kö till äldreboende. Av de 53 personerna i kön avser 51 till äldreboende och 2 till lss-boende.
900 880 860 840 820 800 780 760 740 Antal brukare, hemtjänst Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec 2013 2014 2015 2016 Kommentar: Antal brukare som är beviljad hjälp från hemtjänsten. Sedan avgiftshöjningen den 1 oktober 2015 ser vi en liten minskning av antalet brukare. 30 000 25 000 Beviljade hemtjänsttimmar 20 000 15 000 10 000 5 000 2013 2014 2015 2016 0 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Kommentar: Antal beviljade hemtjänsttimmar per månad. Detta diagram skall också jämföras med föregående som visar antal brukare. Antal beviljade hemtjänsttimmar påverkas av den långa kön till äldreboende.
Genomsnittlig handläggningstid Antal beslut 2015 2016 Antal dagar Andel ok Antal beslut Antal dagar Andel ok Hemtjänst 2367 1 97,50% 353 1 99,1% Särskilt boende 193 24 99,0% 38 20 89,5% Trygghetslarm 385 1 99,20% 67 1 98,5% Dagverksamhet 152 2 94.10% 26 4 96,2% Lss 282 28 96,50% 46 35 91,3% Färdtjänst 526 18 63,50% 99 14 85,9% Kommentar: Generellt så klarar vi målen. 20 Antal kommunala assistansärenden 15 10 5 0 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2012 2013 2014 2015 2016 Kommentar: Antala ärenden har ökat kraftigt under 2015. 3 ärenden har inledning av 2016 återgått till Försäkringskassan samtidigt som 3 nya ärenden tillkommit.
4 Ekonomi Se separat skrivelse.
5 Personal Tabell: Januari-December År Sjukfrånvaro Vab-dagar 2015 8,2 % 2 251 2014 7,0 % 2 180 2013 6,6 % 2 176 Kommentar: En ökning av sjukfrånvaron, främst långtidsfrånvaron. En genomgång av alla långtidssjukskrivningar pågår. Nationell trend att sjukfrånvaron ökar, vissa justeringar i sjukförsäkringens regleverk påverkar.
Bilaga 229 TRELLEBORGS KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokollsutdrag 1 (5) Mötesdatum 2015-10-21 Plats och tid Ordförandens arbetsrum kl. 09.00. Beslutande Ersättare Övriga Torbjörn Karlsson (S) Bertil Larsson (SÖS) Lina Wedin Hansson (MP) Ulf Bingsgård (M) Henrik Silfverstolpe (FP) Helmuth Petersén (SD) Stefan Westling-Didrik Kommunsekreterare Magnus Dahlberg Personalchef, 230 Agneta Sjölund Tf kommundirektör Justeringens plats och tid Ange Plats och tid Paragrafer 459-493 Sekreterare Stefan Westling-Didrik Ordförande Torbjörn Karlsson Justerare Bertil Larsson (SÖS) Ulf Bingsgård (M)
TRELLEBORGS KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokollsutdrag 2 (5) Mötesdatum 2015-10-21 ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kommunstyrelsens arbetsutskott den 2015-10-21 Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats Underskrift Ange Förvaringsplats Ange Underskrift textat
TRELLEBORGS KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokollutdrag 3 (5) Datum 2015-10-21 249 Ny representationspolicy Dnr KS 2015/728 Ärendebeskrivning En förutsättning för att trelleborgarna ska ha förtroende för oss som arbetar inom kommunen är att vi utför vårt arbete med omdöme och att vi följer gällande lagar och regler. Det är viktigt att vi har en god etik och hög moral. Dessa riktlinjer har utformats utifrån detta förhållningssätt. Riktlinjerna skall vara ett stöd för tjänstemän och politiker i vårt arbete och i vår relation med andra som vi kommer i kontakt med i tjänsten eller uppdraget. Riktlinjerna gäller för alla förtroendevalda och anställda i kommunen och dess bolag. Representationen ska alltid ha ett omedelbart samband med och direkt värde för verksamheten. Det gäller både tidpunkt och plats för representationen samt de personer mot vilka representationen riktar sig. Återkommande representation med en och samma person eller grupp av personer bör inte förekomma. Det bör inte vara fler deltagare från kommunen än utomstående gäster. Representation i hemmet ska inte förekomma annat än i rena undantagsfall och fordrar förvaltningschefs/vd:s godkännande. För de sistnämnda gäller godkännande av nämndordförande eller styrelseordförande. Vem får representera? Generell rätt till representation har kommunalrådet, kommunfullmäktiges presidium, nämnd/styrelse ordförande, kommundirektör och förvaltningschef/vd. Dessa kan uppdra åt annan att svara för representationen. Vem får bjudas? Det gäller för den som utövar representation att inbjuda med gott omdöme. Dock gäller att försiktighet bör iakttagas vid ofta förekommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. I sådan representation kan finnas inslag av personlig gästfrihet. Vid personalfester och informationsmöten kan intern representation även omfatta pensionerade befattningshavare. Vad får representationen omfatta? Trelleborgs representation skall ses som en del av den rika matkulturen på Söderslätt, vilken onekligen har ett visst drag av generositet. När det gäller representationens omfattning måste den i hög grad vara beroende av den enskildes omdöme. Riktmärke bör vara att den skall ske med viss återhållsamhet, men inte framstå som snål, utan vara en måttlig variant av de skånska mattraditionerna med tonvikt på lokalt hållbart producerade råvaror och tjänster. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokollutdrag 4 (5) Datum 2015-10-21 Gåvor kan med fördel spegla regionens kulturliv i form av litteratur, musik och konsthantverk eller produkter från det skånska matföretagandets särart och kvalitet. När det gäller alkohol gäller följande: - Värden/värdinnan beslutar om måltidsdryck. - Vid representation medges servering av alkoholhaltiga bordsdrycker, dock ej starksprit på kommunens bekostnad. Med bordsdrycker avses vin/öl i måttliga mängder i samband med måltid, mingel eller motsvarande. - Undantag från dessa regler beslutas av kommunfullmäktiges ordförande efter samråd med 1:e och 2:e vice ordförande eller med kommundirektören. För de kommunala bolagen ges undantag av bolagets VD i samrådet med vice ordföranden eller VD:n. Vid intern representation skall samma belopp gälla oavsett förvaltning/bolag t.ex. vid personalutflykter, julbord eller julgåva. Uppförandekod vid representation Medarbetare som deltar i representation är i samband med denna företrädare för Trelleborgs kommun och dess bolag och är genom sitt agerande och uppträdande en del av kommunens kommunikation och varumärke. Det finns ett tydligt samband mellan Trelleborgs varumärke och vårt etiska agerande, då etik i grunden handlar om förtroendet i våra relationer. Vår värdegrund speglar våra intentioner, men visar sig i vårt agerande och uppförande. Gåvor till anställda Regler om gåvor bör vara utformade så att de avser samtliga anställda inom förvaltningen eller bolaget. Andra gåvor än dem som skattelagstiftningen accepterar som avdragsgilla kan medföra skatteplikt för den anställde. Grundtanken är att en anställd aldrig ska erhålla en gåva, eller annan förmån, som skulle kunna medföra skatteplikt för henne eller honom. Julgåva. Skatteverket har i sina allmänna råd angivit gränsvärde för julgåva (SKV A 2011:30). Inom kommunen bör återhållsamhet iakttas och värdet på eventuella julgåvor beaktas enligt skatteverkets gällande gränsvärde. Julgåva ska avse samtliga anställda inom förvaltningen eller bolaget. För alla andra typer av gåvor till anställda (anställningstid, pension, 50 års firande etc.). Skall skatteverkets gällande gränsvärden alltid bejakas så att ingen beskattning åläggs den anställde. Julgåvan bör gynna lokala näringsidkare. Övrig representation Riktlinjerna för representation gäller även vid olika former av uppvaktningar såsom högtider, födelsedagar och kondoleans. Intern representation bör förläggas inom Trelleborgs kommuns geografiska område. Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokollutdrag 5 (5) Datum 2015-10-21 Beslut Arbetsutskottet beslutar att skicka ärendet på remiss till samtliga nämnder och bolag. Skickas till Samtliga nämnder & bolag Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Kommunstyrelsen Ekonomikontoret 2004-12-27 Bilaga 229 Policy för representation 1. Allmänt Representation är en del i kommunens relationer både med utomstående och med den egna personalen. Begreppet representation saknar en bestämd legal definition, dock får det anses vara en förutsättning för begreppet att med representation avses en åtgärd, som omfattar en eller flera personer som sådana, inte åtgärder riktade mot ett företag, organisation eller förening som juridiska personer. Utgifter för representation kan avse utgifter för mat, dryck, betjäning, hotellrum, lokalhyra, musik, underhållning och liknande. Representationen kan rikta sig antingen utåt mot personer från offentliga myndigheter, organisationer, företag och liknande (extern representation) eller också inåt mot kommunens anställda i form av bland annat, arbetsplatsträffar, informationsmöten och personalfester (intern representation). Förtroendevalda och uppdragstagare likställs i representationshänseende med anställda. Avsikten med representationen skall ha ett klart samband med den verksamhet som bedrivs, både i fråga om ändamålet med representationen och om tidpunkten för densamma. Kommunens representation, det gäller såväl den externa som den interna, skall utgå från gott omdöme, måttfullhet och från vad som är rimligt och skäligt i det enskilda fallet. Beslut om representation skall - förutom att gränserna i denna policy inte får överskridas - alltid rymmas inom respektive förvaltnings budgetram för ändamålet samt följa förvaltningens delegationsregler. Respektive nämnd har också möjlighet att komplettera policyn med mer detaljerade riktlinjer för och utifrån den egna verksamheten. I skattelagstiftningen finns regler om representation. Dessa reglerar bland annat vad som är avdragsgill representation. Om representationen är avdragsgill eller inte påverkar emellertid för kommunens del endast vilken mervärdesskatt som ska redovisas, eftersom kommunen inte inkomstbeskattas. Kostnader utöver vad som är avdragsgillt kan därför få förekomma vid kommunen under förutsättning att kostnaden ryms inom för ändamålet budgeterade medel, att eventuella riktlinjer meddelade för den enskilda förvaltningen följs samt att policyns uppsatta regler och gränser inte överskrids. Postadress Besöksadress Telefon Org.nummer Bankgiro/Postgiro 231 83 TRELLEBORG Algatan 13 0410 73 30 00 212000-1199 Bg 992-5322 Pg 3 26 00-9 Email Fax VAT.nummer Kommuninfo internet trelleborgs.kommun@trelleborg.se 0410 457 36 SE212000119901 www.trelleborg.se
2 Förvaltningarna är dock skyldiga att vid beslut om och kontering av representation känna till och iaktta de skatteregler som gäller. Ekonomikontoret ansvarar för att information om skattereglerna finns tillgängliga på kommunens interna nät, Slättnet. Det finns också i Skatteverkets allmänna råd exempel på olika typer av representation. 2. Extern representation Med extern representation menas i detta sammanhang - sedvanlig gästfrihet i samband med kontakter med myndigheter, organisationer och företag som anses ha ett omedelbart samband med verksamheten. - sådan gästfrihet på kommunens vägnar som på grund av sedvänja eller besökets art, exempelvis logikostnader, visas utomstående besökare i vissa sammanhang. - gåvor till företrädare för andra myndigheter, organisationer eller företag i samband med studiebesök, seminarier, vänortsbesök, jubileer, födelsedagar eller liknande. - officiell mottagning, där flertalet av gästerna är externa, i anledning av förtroendevalds eller anställds högtidsdag eller avtackning. En representationsmåltid på restaurang får högst uppgå till 400 kronor per person. För kommunledningen (kommunfullmäktiges ordförande, kommunalråden och kommundirektören) bör detta belopp kunna överskridas, om det gäller besök av utländska gäster eller personer av stor betydelse för kommunen. Dock bör beloppet i dessa fall inte överstiga 600 kronor per person. De angivna beloppen avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang eller liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt. Vid extern representation som sker för ett större antal gäster medges också kringkostnader för lokalhyra, musik, underhållning eller liknande på 180 kronor per person och tillfälle. Vin/öl får ingå i externa representationskostnader endast i samband med måltid efter ordinarie arbetstid, men stor restriktivitet skall iakttas och en noggrann prövning skall ske i varje enskilt fall. Endast i undantagsfall, vid besök av utländska gäster, exempelvis vid kommunens årliga julbord, kan starksprit få ingå i representationskostnaderna. Alkoholfria alternativ skall alltid finnas. Antalet gäster får normalt inte vara färre än antalet företrädare för kommunen. 2
3 3. Intern representation Med intern representation avses måltidsutgifter etc i samband med arbetsplatsträffar, informationsmöten, personalfester, avtackningar och liknande. En förutsättning för att något skall betraktas som intern representation är att det i huvudsak är fråga om interna möten för kommunen. Måltidsarrangemangen skall vara gemensamma för alla berörda deltagare. Vid intern representation får beloppet inte överstiga 300 kronor per person och måltid, exklusive mervärdesskatt. Vid intern representation som sker i form av personalfest eller liknande medges också kringkostnader för lokalhyra, musik, underhållning eller liknande på 180 kronor per person och tillfälle. Vin/öl får ingå i interna representationskostnader endast i samband med måltid efter ordinarie arbetstid, men stor restriktivitet skall iakttas och en noggrann prövning skall ske i varje enskilt fall. Starksprit får inte ingå i interna representationskostnader. Alkoholfria alternativ skall alltid finnas. 4. Förtäring som inte är att betrakta som representation I samband med exempelvis interna kurser och konferenser kan det förekomma att deltagarna, anställda såväl som icke anställda hos kommunen, bjuds på enklare förtäring. Sådana arrangemang är inte att betrakta som representation utan ska ses som kostnader för verksamheten. Även måltid vid avslutning av en längre intern kurs eller internt utbildningsprogram räknas normalt som en del i utbildningskostnaden och inte som representation. 5. Representation i form av gåvor Kommunal representation kan även avse gåvor vid speciella tillfällen. När det gäller externa gåvor finns det två olika typer, reklamgåvor och representationsgåvor. Med reklamgåvor avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde och utgörs av enklare presentartiklar såsom almanackor, slipsar, scarfar eller liknande. Representationsgåvor ska precis som annan representation ha ett omedelbart samband med verksamheten. Som exempel kan nämnas att kommunen uppvaktar företrädare för andra myndigheter, organisationer eller företag i samband med vänortsbesök, jubileer, födelsedagar eller liknande. Värdet av en representationsgåva får högst uppgå till 1200 kronor inklusive mervärdesskatt. 3
4 Vid interna gåvor till kommunens anställda gäller regler för personalförmåner. Kommunen ska inte ge skattepliktiga gåvor till anställda. Det finns gåvor som under vissa förutsättningar är skattefria och som arbetsgivaren kan lämna till sina anställda. Det är minnesgåva och julgåva. Gåvan skall inte vara pengar. Med pengar jämställs check, postväxel och presentkort som inte avser en bestämd vara. Kommunen kan ge bidrag till resa under förutsättning att betalningen sker direkt till resebyrån eller till den som tillhandahåller biljetterna. Med minnesgåva avses gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställda (minst sex år) i samband med att den anställde uppnår viss ålder (50, 60 år), efter viss anställningstid eller när anställningen upphör. Minnesgåvor kan ges vid maximalt två tillfällen, varav det ena när anställningen upphör. Värdet på gåva får sammanlagt för kommunen inte i något fall överstiga gränsen för skattefri gåva ( f n 10.000 kronor inklusive mervärdesskatt), och bör i normalfallet inte överstiga 1.000 kronor. I särskilda fall får respektive nämnd besluta om avsteg från den sistnämnda beloppsgränsen. Uppvaktning av anställd, som kan förväntas ske av flera förvaltningar, skall samordnas via kommunstyrelsens förvaltning. Trelleborgs kommunfullmäktige fastställde 1979 (ändrade 1996) regler för belöningar åt kommunala arbetstagare och förtroendemän. Reglerna innebär att minnesgåva utdelas till arbetstagare efter 25 års anställning samt till förtroendevald som i 16 år tillhört kommunfullmäktige eller kommunal nämnd/styrelse. Sådan minnesgåva delas ut i samband med kommunens årliga julbord. En julgåva till anställd får inte ha ett värde över 250 kronor inklusive mervärdesskatt. Övriga gåvor till anställda ska följa de för tillfället gällande skatterättsliga reglerna för personalförmåner. 6. Vem beslutar om representation Varje nämnd/styrelse beslutar själv i sin delegationsordning om vem eller vilka som skall ha rätt att besluta om representation. En kommunal officiell mottagning, där flertalet av gästerna är externa, i anledning av förtroendevalds eller anställds högtidsdag eller avtackning får undantagsvis förekomma och då endast efter beslut vid sammanträde med kommunstyrelsen. 4
Tjänsteskrivelse 1 (5) Datum 2016-03-01 Bilaga 230 Avdelningschef Roger Granat 0410-73 33 66, 073-442 25 76 roger.granat@trelleborg.se Behov av lokaler Socialnämnden Servicenämnden begär in nämndernas behov av lokaler för perioden 2017-2021. Detta för att få en samland bild av lokalbehovet och för att hitta samordningsvinster. I denna skrivelse tar vi upp socialnämndens behov för kommande 10-års period. I underlaget tar vi även upp lokalbehov som understiger en investering på 5 miljoner. Detta för att ge en bild av det totala behovet samt behov av driftsbudget för de boenden som inte behöver större investeringar. Befolkningsprognos Enligt kommunens befolkningsprognos så förväntas antal invånare öka till 50 000 invånare 2028. Denna prognos håller på att justeras och det troliga är att befolkningsökningen kommer vara större jämfört med nuvarande prognos. Bedöms befolkningsökningen öka kraftigt, jämfört med befintlig prognos, behöver nedanstående behov tidigareläggas. Lokalbehov LSS Inom LSS finns behov av boenden i form av gruppbostäder, trapphusboende, serviceboende, barnboende och egna lägenheter där kunden är beviljad personlig assistans. Kunder som är beviljade personlig assistans ordnar sitt boende på egen hand. Inom Lss finns även behov av lokaler för daglig verksamhet och korttidsvistelse. Utveckling av behovet I tabellen nedan redovisas antal beslut om boende för vuxna i Riket och Trelleborg. På raden andel av riket anges Trelleborgs andel utifrån befolkning och fattade beslut i riket 2004 2014 Förändring Riket 19 903 25 226 + 26,7% Trelleborg 77 110 + 42,8% Andel av riket 87 111 Trelleborg2000, v 1.0, 2008-09-16 Sammanställningen ovan visar att behovet av boendeplatser inom LSS har ökat mer i Trelleborg än riket. Samtidigt konstateras att antal personer med ett bistånd motsvarar Trelleborgs andel av riket. Socialförvaltningen Postadress: 231 21 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 www.trelleborg.se Besöksadress: Östergatan 71 Fax: 0410-453 14 E-post: socialforvaltningen@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Org.nr: 212000-1199
2 (5) Behov i kommuner över 50 000 invånare Som ytterligare en variabel så har vi tittat på hur behovet av boenden inom LSS ser ut i kommuner med drygt 50 000 invånare. De kommuner vi jämfört med är Hässleholm, Uddevalla, Falun, Borlänge, Skövde och Örnsköldsvik. 2014 såg deras behov ut enligt tabellen nedan. Kommun Boende Vuxna Personlig assistans Summa Hässleholm 198 119 317 Uddevalla 178 114 292 Falun 157 137 294 Borlänge 109 187 296 Skövde 189 144 333 Örnsköldsvik 178 120 298 Trelleborg 110 83 193 Sammanställningen visar att kommuner med över 50 000 invånare har ett behov av boenden för ca 300 personer. Antingen i ett boende eller i egen lägenhet med personlig assistans. Detta tyder på att Trelleborg kommer ha ett behov av olika former av boenden för ca 300 personer när befolkningen når 50 000 invånare. Bedömning lokalbehov LSS Ökningen av beslut om bostad för vuxna och personlig assistans bedöms öka lika mycket. Det innebär att antal boendeplatser inom gruppboende, trapphusboende och serviceboende kommer öka med 50 platser fram till 2028 fördelat på - 2 gruppboende med 6 platser på vardera boende. - 1 trapphusboende med 10 platser - 28 serviceboenden med tillhörande gemensamhetslokal. Under tidsperioden 2017-2021 bedöms behov finnas av 1 gruppboende med 6 platser och ett trapphusboende med 10 platser. Trapphusboende kan förhyras vilket då inte kräver någon investering, däremot ökad budgetram för driften. Detta gäller även för de ca 10 serviceboenden. Antalet platser på korttidsverksamheten behöver utökas. Under perioden bedöms behov av extern köpt plats öka med 2-3 personer. För tidsperioden 2022-2028 bedöms behov finnas av 1 gruppboende om 6 platser samt 18 serviceboenden. Under perioden bedöms behov av extern köpt plats öka med 2-3 personer.
3 (5) Lokalbehov äldreomsorg Lokalbehoven inom äldreomsorgen är främst behov av fler äldreboenden. Behovet 2012-2014 I www.kolada.se finns statistik över hur stor andel av befolkningen som har behov av en plats på äldreboende. 2015 års siffror kommer juni 2016. Åldersgrupp Område 2012 2013 2014 65-79 år Riket 1,2% 1,1% 1,1% Skåne 0,9% 0,8% 0,9% Trelleborg 1,1% 1,1% 1,0% 80-w Riket 14,2% 13,4% 13,3% Skåne 12,3% 11,5% 11,8% Trelleborg 12,5% 13,1% 11,4% Behovet 2028 Utifrån Trelleborg kommuns befolkningsprognos och det faktiska behovet 2014 så går det att beräkna Trelleborgs behov av äldreboendeplatser fram till 2028, då kommunen förväntas ha 50 000 invånare. I tabellen framgår även behovet av äldreboende om Trelleborgs behov skulle se ut som snittet i Skåne eller Riket. Åldergrupp Antal invånare Trelleborg Skåne Riket Under 65 år 10 10 10 65-79 år 7 511 75 68 83 80-w 3 609 411 426 480 Behov 2028 497 503 573 Platser idag 383 383 383 Behov av nya platser 114 120 190 Tabellen visar att behovet fram till 2028 är 114 nya platser på äldreboende. Skulle behovet i Trelleborg mer likna genomsnittet i Riket är behovet 190 nya platser på äldreboende fram till 2028. Nytt avtal med regionen För närvarande diskuteras ett nytt hälso-/sjukvårdsavtal mellan regionen och kommunerna i Skåne. Tanken är att besök/vård på sjukhus i större omfattning skall ersättas med vård i hemmet. Parallellt med detta pågår en teknisk utveckling som kommer göra det möjligt att allt fler kan vårdas i hemmet istället för på sjukhus.
4 (5) Denna utveckling är positiv. Däremot kommer enskildas behov av trygghet inte fullt ut kunna tillgodoses i hemmen utan behov av fler korttidsplatser bedöms öka framöver. Bedömningen är att behovet av ytterligare 10 platser för korttidsboende kommer finnas. Bedömning lokalbehov Äldreomsorg Under tidsperioden 2017-2021 bedöms behov finnas av ett nytt äldreboende med 50 platser samt ersättningslokaler för korttids-/växelboende, inkl 4 nya platser. För tidsperioden 2022-2028 bedöms behov finnas av två äldreboenden med 40 platser vardera samt ytterligare 10 platser för korttidsbård. Lokalbehov IFO Inom IFO finns lokalbehov inom socialpsykiatrin och missbruksvården. Det finns inte lika jämförbar statistik inom socialpsykiatrin och missbruksvården som inom äldreomsorg och lss. Däremot konstaterar vi att behovet av boenden inom båda dessa områden ökar i samma takt som befolkningen ökar. När det gäller investeringsbehov som överstiger 5 miljoner så finns det inom socialpsykiatrin. Kvinnohuset(skyddat boende) behöver ändamålsenliga lokaler samt utökning med 1-2 platser. Under tidsperioden 2017-2021 bedöms behov finnas av ett ersättningsboende, inkl 4 nya platser, för Kastanjegården. Kvinnohuset behöver utöka antal platser samt få ändamålsenliga lokaler. Minst lika viktigt är tillgång till sociala lägenheter för att inte få stopp i vårdkedjan. Under tidsperioden 2022-2028 är behovet svårbedömt. Det mest troliga är att antal platser inom socialpsykiatrin behöver utökas ytterligare fram till 2028. Lokalbehov 2017-2021 Här redovisas socialnämndens lokalbehov som kräver investeringar om minst 5 miljoner. Flera av objekten har funnits med sedan kommunfullmäktiges beslut hösten 2013. 1 gruppboende(lss), vuxna, 6 platser 1 trapphusboende(lss), vuxna, 10 platser(kan förhyras) 1 ersättningslokal för korttids-/växelboende inkl 4 nya platser 1 nytt äldreboende, 50 platser 1 ersättningsboende för Kastanjegården, inkl 4 nya platser För att kunna tillgodose medborgarnas behov är det av största vikt att byggprocessen för samtliga ovanstående objekt kommer igång så fort som möljligt.
5 (5) Utöver detta finns behov av ca 10 serviceboenden(lss), sociala lägenheter och fler platser på korttidsverksamheten(lss). Kvinnohuset behöver utöka antal platser samt få ändamålsenliga lokaler. Dessa hyrs av fastighetsägare i kommunen. Lokalbehov 2022-2028 Här redovisas socialnämndens lokalbehov för perioden 2022-2028. 1 gruppboende(lss), vuxna, 6 platser 2 nya äldreboende om vardera 40 platser Utökning av antalet korttidsplatser, 10 platser Utöver detta finns behov av ca 18 serviceboenden(lss) och sociala lägenheter. Dessa hyrs av fastighetsägare i kommunen. Lokalbehov budget Dagens fördelning av resurser till socialnämnden tar hänsyn till befolkningsökningar men inte volymökningar. För att socialnämnden skall klara av driften av ökade behov så behöver resursfördelningen även ta hänsyn till volymer. Oftast skjuts extra resurser till när te x ett nytt äldreboende byggs. Däremot ökar inte budgetramen när behovet av fler serviceboenden inom Lss ökar. Denna ökning märks inte då det inte krävs någon investering. Förslag till beslut Socialnämnden godkänner redovisningen av det framtida behovet av lokaler. Annikki Tinmark Förvaltningschef Roger Granat Avdelningschef
Bilaga 231 Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Datum och ansvarig för innehållet
Innehållsförteckning 2
Sammanfattning 3
4
5
6
7
8
9
10
11
Be-mötande *Dokument-ation Fall-rapport Br. Info. överföring *Br. Info. Överföring Extern *Br. Info. Överföring Intern Larm/ Sökarsytem Läke-medel Medicinsk teknisk utrustning Omvårdnadshändelse *Ute-bliven insats Övrigt, ange vad År Bemötande *Dokumentation Fallrapport *Br. Info. Överföring Extern *Br. Info. Överföring Intern Larm/ Sökarsytem Medicinsk teknisk utrustning Omvårdnads händelse 2008 8 0 2212 62 0 0 20 921 4 100 0 107 3434 2009 15 0 2375 57 0 0 6 935 4 93 0 113 3598 2010 22 0 2650 55 0 0 7 1630 12 135 0 186 4697 2011 25 0 2663 38 0 0 18 1146 16 92 0 145 4143 2012 18 10 2908 12 47 8 15 870 4 51 108 13 4064 2013 17 16 2880 x 50 27 35 1049 24 55 114 x 4267 2014 49 14 2922 x 43 47 22 999 39 87 146 x 4368 2015 42 28 2924 x 60 37 36 1165 30 87 225 x 4634 Br. Info. överföring Läkemedel *Utebliven insats Övrigt, ange vad Totalt 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 12
centrum centrum norr centrum öster centrum väster väster smyge anderslöv Ordinärt boende Särskilt boende inkl. Korttidsenheterna och Växelvården LSS Dagverksamheterna Assistansenheten 2500 2000 1500 1000 500 0 Rapporterade avvikelser per verksamhetsområde År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 År 2012 År 2013 År 2014 Hemtjänst 400 350 300 250 200 150 100 50 0 År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 År 2012 År 2013 År 2014 År 2015 13
bäcka-hästen borg-vallen myran öster-gården ålder-mannen silver-ängen smyge-hemmet herme-linen tappers-hus alstad högalid täppan Särskilt boende 250 200 150 100 50 0 År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 År 2012 År 2013 År 2014 År 2015 Korttidsenheterna och Växelvårdsenheten 120 100 80 60 40 20 2012 2013 2014 2015 0 Korttidsenheten Växelvårdsenheten Silverängens korttidsavd. 14
Dagverksamheterna 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 År 2012 År 2013 År 2014 År 2015 LSS och Assistansenheten 90 80 70 60 50 40 30 20 10 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 0 LSS Assistans-enheten 15