1 (7) Kvalitets- och utvärderingskontoret 2016-03-16 Dnr ON 2016-167 Björn Skoog Verksamhetsuppföljning av Utbildningsförvaltningen, LSS korttidsvistelse/korttidstillsyn, Munkhagsgatan 128 och Lantmannagatan 93 Bakgrund Omsorgsnämnden och Sektionen för resurs- och stödverksamhet inom Utbildningsförvaltningen (uppdragstagare) har träffat överenskommelse om verksamhetsuppdrag. Uppdraget omfattar samtliga verksamheter för barn och ungdomar inom LSSområdet i form av bostäder med särskild service, 8-10 platser, korttidsvistelse 31 platser, korttidstillsyn för skolungdom över 12 år 59-61 platser. Syfte och metod Uppföljningen har initierats av socialkontoret som avser att följa upp de barn och unga som deltar i korttidsverksamhet (korttidstillsyn och/eller korttidsvistelse) på korttidshemmen Munkhagsgatan 128 och Lantmannagatan 93. Socialkontorets uppföljning är på individnivå. Kvalitets- och utvärderingskontoret (KoU) har vid ett antal tillfällen samordnat uppföljning av verksamhet med socialkontoret. KoU:s uppföljning fokuserar på den strukturella nivån av verksamheten. Inför uppföljningen har eventuella avvikelser kontrollerats i Treserva och en frågeguide utarbetats med ett antal huvudområden: Ledning, bemanning och kompetens Uppföljningen har genomförts genom förbokade besök i verksamheterna 2015-11- 27, 2015-12-11 och 2015-12-16. Verksamhetschef och personal har intervjuats var för sig. Lagstiftning Goda levnadsvillkor 9 6 LSS tillförsäkras barn och ungdom i korttidsverksamhet genom att den verksamhet kommunen bedriver håller en god kvalitet. God kvalitet i verksamheten uppnås genom att personal har metoder och kompetens att möta målgruppen. Det handlar också om personalens förmåga att bemöta och tillgodose behov av omvårdnad, stimulans såväl fysiskt som psykiskt och att miljön barn och ungdomar vistas i är avpassad och trygg. Till goda levnadsvillkor räknas att insatsen ska kunna erbjudas med regelbundenhet och utformas på ett flexibelt sätt utifrån de behov som finns i det enskilda fallet. Besöksadress: Drottninggatan 16, Linköping Postadress: Box 356, 581 03 Linköping Växel: 013-20 60 00 E-postadress: Kvalitetsochutvarderingskontoret@linkoping.se
2 Verksamhetsuppföljning Ledning, bemanning och kompetens Utföraren ska säkerställa att verksamheterna är bemannade efter de krav som ställs på verksamheterna samt att personalen har erforderlig utbildning och lämplighet utifrån målgruppens behov. Personalbemanningen ska anpassas efter de enskilda personernas behov. Helena Almberg är just nu ensam verksamhetschef över samtliga korttidsverksamheter. Rekrytering av två biträdande verksamhetschefer pågår och nya medarbetare förväntas vara på plats i mars 2016. Personalen har med något undantag adekvat utbildning. Vanliga utbildningar är Barn-och fritidsprogrammet och Omvårdnadsprogrammet. All personal har också lång erfarenhet av målgrupperna. Det finns inte någon samordnare eller gruppledare på plats i verksamheterna utan det är gruppens ansvar att det dagliga arbetet fungerar. Personalen har individuella kompetensutvecklingsplaner som tas fram i samband med medarbetarsamtal. Även på gruppnivå har verksamheterna på Lantmannagatan och Munkhagsgatan haft/har kompetensutveckling i form av utbildningar så som Tecken som stöd och Lågaffektivt bemötande. Verksamheterna har inte kontinuerlig handledning utan detta sker utifrån behov som uppstår. Handledningen kan vara både individriktad och riktad till personalgrupperna. När det gäller kunskap om de krav som finns i uppdragsbeskrivningen har detta gåtts igenom relativt nyligen med personalen på Munkhagsgatan. Personalen på Lantmannagatan bör också känna till dessa då personalgruppen arbetat många år i verksamheten. Av uppdragsbeskrivningen (sid 13) framgår att utföraren systematiskt och fortlöpande ska utveckla kvaliteten ur ett brukarperspektiv. Verksamheten ska bl.a. präglas av delaktighet och inflytande för den enskilde över insatsernas utformning, tillgänglighet och kontinuitet för den enskilde. Verksamheterna i Linköping är målgruppsinriktade det vill säga att man försöker samla barn och unga med liknande funktionsnedsättning. Placeringen sker genom samarbete med resurssamordnare på socialkontoret. För att skapa kontinuitet för den enskilde är metoden att fokusera på verksamheten och hela arbetsgruppen. Tanken är att barnet/den unge ska känna trygghet i verksamheten som sådan snarare än hos enskilda medarbetare. Medarbetare slutar och är av och till borta från verksamheten av olika orsaker.
3 Brukarna får inflytande över sin vistelse genom ovan beskriven kontinuitet. Ett exempel på detta är vem som möter i dörren när man kommer till sitt korttids. Flera av barnen/ungdomarna går tillsammans i skolan på dagtid och skolpersonal använder metoder som återfinns på korttids vilket också bidrar till kontinuitet. Det går att påverka vilken typ av aktiviteter som ska genomföras och i vilken mån den enskilde vill medverka. Andra sätt att påverka är via den genomförandeplan som alla har. I den planen sätts mål och delmål upp för de insatser som ska genomföras. Det som i dagsläget är svårt att påverka är förläggningen av korttidsvistelsen. Verksamheterna arbetar just nu med att ta fram ett nytt bokningssystem som i korthet går ut på att man får boka sin plats tre månader i taget. Information till föräldrar/barn/unga om det systemet pågår för fullt. Tanken med det nya systemet är att göra det mera jämlikt. Helena Almberg påpekar att det aldrig går att göra det 100 % rättvist. Ett problem som uppmärksammats är dem som har insatsen personlig assistent och där föräldrarna måste svara för assistenternas schemaläggning som i så fall kommer ändras också kvartalsvis. Hon tror att det nya systemet kommer att öka nyttjandegraden lite grann. I de fall platser i dagsläget inte utnyttjas beror det på att man inte fått den tid man vill ha. Det nya bokningssystemet är tänkt att komma i drift i mars 2016. Enligt omsorgsnämndens plan för kvalitetsuppföljning ska utföraren redovisa en kortfattad sammanställning av utförda prestationer samt uppnådda resultat vad gäller uppställda mål för verksamheten samt hur man arbetat under året med verksamhetens kvalitet. Verksamheterna arbetar menar verksamhetschefen med ständiga förbättringar. Dialog med föräldrar pågår hela tiden. Information och synpunkter tas upp och gås igenom på personalmöten som protokollförs. Framtagna handlingsplaner och upprättade checklistor infogas i dessa protokoll. Klagomål från föräldrar registreras inte i Treserva. Vid kontroll i Treserva framgår att det finns ett antal avvikelser (våld mellan brukare, läkemedelshantering) registrerade på Munkhagsgatan för 2015. För Lantmannagatan finns inga avvikelser registrerade för vare sig 2014 eller 2015. Båda verksamheterna har omfattade rutiner framtagna. Rutiner finns bl.a. för hot och våld, introduktion av nyanställda, boendefrågor, nyckelhantering, ekonom och läkemedel. Varje barn/ungdom har också en egen pärm med aktuell information utifrån individens behov för att säkerställa en god omvårdnad och ett gott bemötande. Det finns även en grupp som arbetar med kvalitetsfrågor för att knyta ihop arbetet på en mera övergripande nivå då det är lite olika utvecklat på verksamhetsnivå. Rutiner finns för samverkan. spartners är socialkontoret, handläggare och samordnare, Barn-och ungdomshabiliteringen och skolor. Vi behov sker nätverksträffar med skolan.
4 Samtal med personal på Munkhagsgatan 128. Ledning, bemanning, kompetens Det har varit flera chefsbyten under de senaste åren. Dessa personer har alla olika ledarstil som personalen haft att förhålla sig till. Detta har märkts i personalgruppen och det har periodvis varit lite rörigt vilket skapat en viss oro. Det tar också tid för en ny chef att lära känna personalen. Personalmöten har hållits men med olika tidsintervall. Just nu är det p-möte varannan vecka. Chefers deltagande i p-möten har också varierat. Man upplever att personalgruppen lämnats lite vind för våg och att chefer ibland fått göra brandkårsutryckningar när det kört ihop sig av skäl man inte självständigt kunnat lösa. Det skulle vara bra om chefer vid något eller några tillfällen var med i verksamheten en vanlig arbetsdag och med egna ögon tog del av vardagsarbetet. Dem skulle då kunna se de stora krav som ställs på anpassning till varje enskilt barn och också vilka krav föräldrar ställer och på vilket sätt föräldrar av och till bemöter personalen på. Personalgruppen har tidigare haft kontinuerlig handledning. Den kontinuerliga handledningen tog bort för cirka två år sedan. Varför det togs bort upplever personalen inte att man fått ett tydligt svar på. Även kompetensutveckling anser personalen har minskat de senaste två åren. Just nu pågår dock utbildning i Lågaffektivt bemötande. Detta inleddes med en föreläsning varefter man genom självstudier ska inhämta kunskap. Till sin hjälp har personalen metodstödjare. Ett problem är dock att inte tillräckligt många böcker köpts in. På grund av tidsbrist är det svårt att hinna läsa något under dagtid. Personalen uttrycker att man gärna vill läsa men på grund av brist på böcker är detta inte möjligt. Man uttrycker önskemål om att t.ex. få fem timmar betalt att disponera för läsning av boken. Tidigare hade verksamheten en planeringsdag/termin men det har också minskat. Det är minst ett år sedan personalen deltog i en planeringsdag. Generellt anser personalen att barnen, i mån av förmåga att uttrycka sina behov, och föräldrar i stor utsträckning kan påverka verksamhetens innehåll och aktiviteter. Till exempel mejlar alltid personalen ut information till föräldrar inför helgen. Det förekommer att föräldrar mejlar förslag och önskemål på aktiviteter eller lämnar andra synpunkter. I genomförandeplanerna finns också stora möjligheter att påverka på olika sätt. Omkring klockan 17.00 är en kritisk punkt i verksamheten i och med att man har två olika uppdrag/verksamheter; korttidsvistelse och korttidstillsyn. Vid denna tidpunkt ska fritidsbarnen hem och de som ska vara över natt kommer. De som arbetar då ska hinna ta emot och säga hej då på ett bra sätt och det är mycket logistik med information, saker som barnen behöver för sin vistelse, mediciner etc. som måste hanteras. Samtidigt ska personalen hinna med kvällsmaten och ta ut egen rast. Det ska till synnerliga skäl till att rast ska få sättas upp som arbetstid om personalen inte hinner med att ta ut den. Personalen anser dock att bemanningen är tillräcklig för att bedriva en bra verksamhet.
5 Rutiner finns för flera olika arbetsmoment/inslag. Det pågår också en översyn för att göra det mera likvärdigt mellan olika korttidsverksamheter, fritids (korttidstillsyn) och särskilt boende. En arbetsgrupp är utsedd och har ett huvudansvar. Personalen har olika ansvarsområden t.ex. schema, bokningar, ekonomi. Det är stimulerande att ha dessa ansvarsområden men det tar också tid på marginalen i ett tight schema. Avvikelser som uppstår i verksamheten hanteras i Treserva och tas upp på personalmöten. Framförallt samverkar personalen med föräldrar och anhöriga. Föräldrasamverkan fungerar i stort sett bra. Ett visst samarbete finns med skolan och fritids. Personal är ibland med på habiliteringsmöten och vid behov har man telefonkontakt. Kontakten med skola/fritids skulle kunna utvecklas. Tidigare hade personalen mer samverkan med de andra ställena i enheten, genom t.ex. gemensamma utbildningar, tvärgrupper, arbetslagsledare m.m. På grund av det vet man mycket mindre om den gemensamma enheten än för ett par år sedan, och man lär inte känna personalen på de andra ställena som man tidigare hade större möjlighet att göra. Samtal med personal på Lantmannagatan 93 Ledning, bemanning, kompetens. Det är personalens uppfattning att man på Lantmannagatan haft en bra (tillräcklig) bemanning genom åren. I och med det har det varit lättare att tillgodose de enskilda ungdomarnas behov. Ett problem är att det är få fasta tjänster. Då verksamheten i mångt och mycket är koncentrerad till helger är det svårt att få personal då ingen vill arbeta mestadels på helger. Totalt sett arbetar cirka 50 % av personalstyrkan enbart på helger. Det har varit bristande kontinuitet på chefssidan. Det har gjort att olika sätt att styra upp verksamheten har prövats. Tidigare har det funnits samordnare på enheten därefter kom en organisation med olika grupper som arbetade med olika områden t.ex. ekonomi, kvalitet, kompetens och schema. Försök har även gjorts med arbetslagsledare/processledare. Detta är dock borttaget. Av dessa modeller tycker man funktionen med arbetslagsledare fungerade bäst. Just nu och sedan ett halvår tillbaka finns bara en chef som ensam svarar för all korttidsverksamhet. Hon kan av förklarliga skäl inte vara med på alla personalmöten. Allmänt sett anser dock inte personalen att en chef på enheten är nödvändig. Man ser fram emot när det kommer nya biträdande verksamhetschefer. Personalen ger uttryck för att man är en bra arbetsgrupp som trivs ihop och av och till också träffas och umgås på fritiden. Det har genom åren varit väl tillgodosett med kompetensutveckling men sedan några år tillbaka är det betydligt mindre. Just nu pågår en utbildning i lågaffektivt bemötande. Detta inleddes med en halvdags föreläsning varefter personalen ska läsa vidare själva. Till hjälp finns en metodstödjare utsedd. Personalgruppen har dock endast fått två böcker att fördela sig emellan vilket är helt otillräckligt. En annan utbild-
6 ning med inriktning effektiva team ligger just nu lite på is men kommer att återupptas ordentligt under våren. Handledning hade personalen tidigare kontinuerligt men numera endast vid behov. Handledning anser man det finns ett behov av regelbundet. Personalen tror att den minskade handledningen och kompetensutveckling beror på ekonomiska faktorer. Personalen anser sig inte ha ordentlig kunskap om det avtal som finns mellan utbildningsnämnden och omsorgsnämnden. I grunden finns alltid genomförandeplanen där föräldrar och ungdomar kan påverka hur de vill att tiden på korttids ska fungera och vilka mål som finns för den enskilde ungdomen. Det mesta av aktiviteter händer på helger. Personalen har regelmässigt kontakt med föräldrar inför helger och informerar om hur planeringen ser ut. Det är föräldrarna som väljer kontaktväg t.ex. telefon, via mejl eller kontaktbok. Verksamheten är också lyhörd inför önskemål från ungdomar och föräldrar. Generellt anser personalen att det finns en bra dialog med föräldrarna. Två årliga fester anordnas där föräldrar bjuds in. En grötfest och en grillfest, båda mycket uppskattade och med stor anslutning. Personalen tror att det nya bokningssystemet som ska introduceras i mars nästa år kommer att bli bra då flera familjer kan få sina önskemål tillgodosedda. Det finns ännu inget datastöd till bokningssystemet och personalen bedömer att det kommer att medföra en ökad tid för administration. Det finns en mängd olika rutiner för verksamheten. Det pågår en översyn av dessa rutiner och det finns behov av att strukturera upp och minska antalet. För ändamålet finns en utsedd arbetsgrupp som kommer arbeta med kvalitetsledningssystemet. När det gäller avvikelsehantering anser personalen att detta är ett förbättringsområde. Både vad som ska anses vara en avvikelse och att registrera i Treserva. Alla genomförandeplaner gås igenom minst en gång per år och revideras vid behov. Man påpekar att detta ska vara ett levande dokument. Verksamheten samverkar i första hand med föräldrarna till barnen/ungdomarna. Vid behov också med skolan och barn- och ungdomshabiliteringen. Ett område som skulle vara bra att få till samverkan med är taxi. Personalen märker att det ibland händer saker, konflikter under taxifärder som är svåra att förstå och dessa konflikter kan påverka resten av dagen på fritids/korttids. Hur man ska få till en sådan samverkan har personalen dock ingen direkt idé om. Bedömning Den här uppföljningen har som fokus att titta på strukturell nivå av korttidsverksamheten. De områden som valts ut är ledning, bemanning och kompetens, kvalitet ur ett brukarperspektiv, samverkan, uppföljning, utvärdering och klagomålshantering. Det finns en omfattande mängd rutiner för att säkerställa driften. Rutinerna är dessutom under översyn av en särskilt utsedd arbetsgrupp bland annat med syfte att säkerställa att dem efterlevs på ett likartat sätt inom hela verksamhetsområdet. Ett obser-
7 vandum i det arbetet är att hantering av avvikelser i verksamheterna förtydligas så att också dessa hanteras på ett enhetligt sätt vilket inte är fallet i nuläget. Munkhagsgatan redovisar åtta avvikelser för 2015. Lantmannagatan noll. Det förefaller osannolikt att Lantmannagatan inte haft några avvikelser under ett helt år. Har. Som en del av sitt kvalitetsarbete ska alla verksamheter också lämna en årlig verksamhetsberättelse. Dessa saknas för båda verksamheterna. Det är båda personalgruppernas uppfattning att kontinuiteten på chefssidan brustit. Detta har märkts såtillvida att det varit lite rörigt och skapat viss oro. I andra uppföljningar gjorda av Kvalitets- och utvärderingskontoret har vi uppmärksammat att för många chefsbyten, oavsett orsak, skapar liknande bilder som personalen förmedlar. Detta löser sig nu förhoppningsvis med de två nya biträdande verksamhetschefer som kommer på plats i mars. Båda de intervjuade arbetsgrupperna menar att det skett en försämring avseende handledning och kompetensutveckling. Detta anser personalen har ekonomiska förtecken. I det verksamhetsuppdrag (Dnr On 2012-124 reviderat 2013) som tecknats mellan Omsorgsnämnden och Utbildningsförvaltningen finns skrivningar (sid 12) att handledning ges vid behov och att fortlöpande kompetensutveckling sker för personalen med hänsyn till kraven på verksamheten. I vilken mån personalen inom korttidverksamhet har mindre av handledning och kompetensutveckling i förhållande till andra personalgrupper inom funktionshinderområdet faller utanför den här uppföljningens syfte. Frågan som sådan är i första hand något som ledning och personal gemensamt behöver lösa i en dialog. Allmänt sett torde dock inte personalen inom korttidsverksamhet ha mindre behov av handledning och kompetensutveckling än andra jämförbara arbetsgrupper. Vid tidpunkten för den här uppföljningen pågick en utbildning i lågaffektivt bemötande. En stor del av utbildningen bygger på självstudier men på grund av att för få böcker köpts in är det svårt för personalen att hinna läsa på önskvärt sätt. Om personal ska vidareutbildas måste de få rimliga förutsättningar att genomföra utbildningsinsatsen varför det framstår som märkligt att tillräckligt antal böcker inte finns tillgängliga. Verksamheterna samverkar i första hand med barnen/ungdomarna och deras föräldrar. Ur ett brukarperspektiv anser både verksamhetschef och personal att det finns stora möjligheter för såväl barn/unga som deras föräldrar att påverka innehållet i verksamheten. Det sker regelmässigt kontakter mellan personal och föräldrar, framför allt inför helger. Föräldrarna kan själva välja kontaktväg. Personalen pekar även på genomförandeplanerna som ett viktigt instrument för att kunna påverka sin situation. Sammantaget förmedlar de intervjuade personalgrupperna och verksamhetschefen en likartad bild av verksamheterna. Björn Skoog planeringsledare