Tillsammans gör vi det bättre Verksamhetsberättelse för Bärnstenens Samfällighetsförening 2015 2016
Styrelsen för Bärnstenens samfällighetsförening, Umeå får härmed avge följande verksamhetsberättelse. Styrelsens sammansättning Gunnar Rydin, ordförande Lars Göran Bokeskog, kassör Anders Sjöström, sekreterare Cecilia Burstedt, ledamot Cecilia Rahm, ledamot Olle Jonsson, suppleant Johanna Hellsten, suppleant Kristina Rydfjäll Wandall, suppleant Hasse Åsgran, suppleant Revisorer Göran Wikander, ordinarie Margareta Jonsson, ordinarie Anita Olsson Brändström, suppleant Valberedning Christine Mikaelsson (sammankallande), Cecilia Koskinen och Andreas Lindh Festkommitté Mikael Steen (sammankallande) samt Andreas Gabriel. Driftansvariga för Undercentral, värme, vatten, avlopp, fläktar i garage: Tage Öberg, Johan Larsson El (Utebelysning, motorvärmare): Anders Johansson, Ghirmal Kefela Drift av hemsidan: Paul Tanswell Övriga ansvar Gemensam IT utrustning: Peter Höber Släpvagn & gräsklippare: Bengt Hellman Snöröjningsansvarig: Jan Vestling Vårt garage och gemensam utrustning: Hampus Holm & Erik Mazzarolli 1
Sammanträden Styrelsen har under verksamhetsåret genomfört 6 protokollförda sammanträden. Protokoll från styrelsemötena har sänts ut via samfällighetens e postlista till samtliga medlemmar, de har satts upp på anslagstavlan i soprummet och i något fall delats ut. Protokollen har även lagts ut på föreningens hemsida (www.barnstenen.se). Förutom sammanträdena har styrelsen haft en hel del kommunikation och informationsutbyte på sin egen e postlista. Ekonomi för år 2015 Föreningens ekonomi är fortsatt stabil. För år 2015 redovisar vi ett överskott på drygt 231.000 kr. Den största orsaken till det är väderleken och att vi även i år har fått uppleva jordens varmaste år. Den totala värmeförbrukningen uppgick till rekordlåga 1.854 mwh vilket medfört en kostnadsbesparing på c:a 162 000 kr. En annan positiv avvikelse är kostnaden för el som blev c:a 14 000 kr lägre än budgeterat och som hänger ihop med den åtgärd som påbörjats avseende uppgradering av utebelysningen. Årets mer löpande underhållsåtgärder har utförts till en kostnad av c:a 200 000 kronor, att jämföra med budgeterat 225 000 kr, av vilket drygt hälften gick till att byta runt 50% av belysningsstolparnas armaturer. Övriga åtgärder avser ny sand till samtliga sandlådor, spolning av brunnar via Swoosh, målning av undercentralen, åtgärdande av 2 st gavlar på våra garage, ventilbyte och reparation av fläkt i undercentralen, tvättning av sophusets kärl m.m. Styrelsen föreslår att årets överskott, 231 676 kronor, tillförs underhålls och förnyelsefonden som jämte årets planerade avsättning á 126.400 därmed uppgår till 791.711 kronor. Årets aktiviteter 40 års fest halvklar Den 12 september firade vi att det var 40 år sedan vårt område stod klart för inflyttning. Olle Jonsson och Johanna Hellsten hade förberett en massa aktiviteter i stora lekparken. Där fanns en hoppborg, popcornmaskin, varmkorv, kaffe och kakor och en tipspromenad runt om i området. Det blev ett väldigt lyckat firande med stor uppslutning i alla åldrar. Många har efteråt sagt att det här är något vi borde göra återkommande. Städning av soprummet På stämman i fjol beslutade vi om att varje hushåll tar ansvar för ordningen i soprummet en vecka var. Det har fallit väldig väl ut och vårt soprum är nästan alltid i fint skick. Vi har också börjat tömma kärlet med färgat glas oftare. 2
Byte av utomhusbelysning Lamporna i den utomhusbelysning som suttit i området sedan 1975 innehåller kvicksilver och får inte längre säljas. Mot den bakgrunden började vi byta lamporna i området under sommaren och hösten. Först på parkeringarna i söder och mitten. Där passade vi också på att byta till en annan modell som riktar ljuset bara mot parkeringen och inte ut på gatan. Under hösten fortsatte vi med att byta ut hälften av lamporna inne i området, 20 st. Även här bytte vi till en annan modell än den vi haft tidigare. Det lampor vi satt upp har LED belysning som både drar betydligt mindre ström, har en mycket längre livslängd och behåller sin ljusstyrka under hela livslängden. Bytet har utförts av Anders Johansson & Ghirmai Kefela. De har gjort ett fantastiskt jobb och kommer att fortsätta med resterande lampor i år. Städdag/arbetskvällar Vi genomförde en städkväll den 4 maj och en arbetskväll 19 maj. Båda med väldigt bra uppslutning. På städkvällen började vi med att jobba i olika grupper enligt den nya uppdelning vi gjort av området, söder, mitten och norr. Sedan jobbade vi oss in mot mitten där de flesta uppgifterna finns. Vi uppfattar att den nya ordningen föll väldigt väl ut. På arbetskvällen den 19 maj skyfflade vi ut 80 ton sand i våra lekparker och började att såga ner några av tallarna på parkeringen i mitten. Förutom detta genomfördes dubbla inspektioner i garagen. Dels gick Tage Öberg och Johan Larsson igenom de brunnar som finns i början och slutet av varje garagelänga. Tack vare detta upptäcktes att en ventil snart skulle kunnat orsaka en vattenläcka. Den här inspektionen kommer att göras varje år i samband med en städ eller arbetskväll då det är lättare att komma in i alla garagen. Dessutom genomförde Hans Granberg och Lars Bokeskog en inventering av skadorna i alla garagen. Förutom ovanstående har det gjorts lite olika insatser då och då, bl.a. sågades de tallar ner som vi inte hann med på arbetskvällen. Det har också grävts upp vinbärsbuskar i några av planteringslådorna för att förbereda för nya planteringar. Garagen Vi har en hel del större och mindre skador i och utanför våra garage. Vi har i flera år försökt hitta ett sätt att börja åtgärda detta med egna krafter, men utan att lyckas. Vid senaste försöket visade det sig att de mögelskador vi försökte åtgörda var värre än vi först trott. Det är bakgrunden till den genomförda inventeringen. Den har gett oss en bra bild av skadornas omfattning och ett bra underlag för att kunna anlita hjälp utifrån med nödvändiga reparationer. I höst har vi börjat åtgärda de mest akuta skadorna. Alla byggfirmor gick för högtryck hela hösten och det dröjde ända till december innan Bjusbäcks Bygg & Plåt kom hit och gjorde den första delen. Det har gett oss en bättre bild av hur vi kan gå vidare. Nästa etapp kommer att genomföras under 2016. 3
Nya planteringar Under hela året har Annika Nilsson Tenghall regelbundet besök vårt område då hon som examensarbete valt att ta fram ett förslag på hur vi skulle kunna förnya våra gemensamma planteringar. Ledorden har varit vackert och lättskött. Cecilia Rahm har varit Annikas kontaktperson på området. Efter förra årsstämman bildades en liten grupp som tillsammans med Annika och Cecilia gått runt på området och sett över alla planteringsytor. En del av vår önskan var att Annika skulle komma med ett förslag på hur vi kunna göra något kring stora lekparken för att göra den ännu mer inbjudande. I december träffade vi Annika tillsammans med hennes handledare för att ta del av hennes förslag. Hon har ägnat mycket tid och tanke åt förslaget som är väldigt genomtänkt. Om vi väljer att genomföra det skulle det innebära att stort lyft för området för en lång tid framöver. Därför valde vi att kalla till en informationsträff månd 8 februari där Annika fick presentera sitt förslag. Där diskuterade vi också olika möjligheter att genomföra förslaget, både utifrån den arbetsinsats som krävs men också kostnaden för att genomföra det. Då reaktion på förslaget blev mycket positiv, kommer styrelsen att presentera ett förslag för att genomföra det på årsstämman. Undercentralen Under våren lät vi måla golv, trappan och väggarna i trappan i undercentralen med mycket gott resultat. Vårt gemensamma garage och gemensam utrustning Hampus Holm och Erik Mazzarolli har tagit på sig ansvaret för att få lite ordning i vårt gemensamma garage och bättre koll på de verktyg och annan utrustning som föreningen äger. De har rensat undan gammalt skräp som inte används och börjat tänka kring hur vi bäst kan utnyttja den här ganska begränsade ytan. Enkäter Under verksamhetsåret har styrelsen skickat ut tre enkäter. Den första i juni handlade om intresse för en 40 års fest, byte av utomhusbelysning, grannsamverkan och utvärdering av en del av våra leverantörer. I september frågade vi om färgval på de nya utomhuslamporna. I januari skickade vi ut en enkät kring energifrågor. Det är många som har svarat på enkäterna och det ger ett väldigt bra underlag för både diskussion och i vissa fall för beslut. Vi får också in värdefulla kommentarer kring allt möjligt. Åtgärder kring energiförbrukning Styrelsen fick på förra årsstämman i uppdrag att ta ett nytt tag kring möjliga åtgärder för att minska vår förbrukning av framför allt värme och vatten som tillsammans utgör två tredjedelar av våra gemensamma utgifter. Den genomförada enkäten har gett ett bra underlag att jobba vidare med. Nu förbereds en informationsträff utformad kring möjliga energisparande åtgärder och vilka effekter och kostnader de innebär. Men också kring vad som krävs för att lyckas utan 4
att vi inför individuell mätning samt vad övergång till individuell mätning skulle kunna ge. Till vår hjälp med att sätta ihop ett riktigt bra program har vi bla Erik Eklund som är energirådgivare på kommunen. Hemsidan Aktiviteten på vår hemsida är ganska låg. Det beror framförallt på att ingen velat hjälpa till att skriva. Vi har efterlyst en webbredaktör. Trots detta fyller sidan många funktioner. Det visade sig tex att det fungerade väldigt bra att lägga ut alla dokument inför årsstämman där. Under 2015 har vi haft drygt 900 besökare på sidan. De har tillsammans besökt sidan drygt 1 500 gånger och tittat på 4 700 sidor, vilket ger ett snitt på 3,1 sidvisningar/besök. Underhålls och förnyelseplan Den underhålls och förnyelseplan vi tog fram förra året kommer att ses över årligen. Dels för att föra in utförda åtgärder och uppdatera planen utifrån det vi gjort. I år t.ex. med belysningen som bytts ut. Vi gör även andra justerigar som kan vara nödvändiga. Vi hade t.ex. räknat med att våra värmekulvertar skulle hålla i 100 år. Det verkar inte realistiskt utifrån de erfarenheter samfälligheten Gnejsen på Kvartsvägen gjort under året. En uppdaterad plan presenteras i samband med stämman. Avtal Under året har vi skrivit avtal med Swoosh & Bredbandsbolaget. Swoosh avtalet ger oss möjligheten att anlita dem för att spola våra gemensamma rör för avlopp och dränering samt våra 3 RB brunnar. Enligt försäkringsbolaget är det lämpligt att göra det med 3 års intervall. En sådan spolning genomfördes i juni. Dessutom har Swoosh ansvar för att dokumentera anläggningen, påpeka eventuella brister samt komma med förslag på åtgärder. Genom avtalet får vi också möjliget att spola avloppen i fastigheterna till mycket förmånliga priser. Drygt 30 fastighetsägare nappade på det erbjudandet den här gången. I januari skrev vi ett nytt 3 års avtal med Bredbandsbolaget. Det ger oss en mycket snabbare internetförbindelse, 250/100 istället för 100/10 som vi tidigare haft, till samma kostnad som idag. För att kunna tillgodagöra sig den hastigheten måste de flesta av de fiberconvertrar som sitter i husen bytas ut. Detta ingår i avtalet och kommer att ske innan sommaren. Övrigt Under året har vi också Träffat ordförandena för de övriga samfälligheterna på Carlshöjd. Den här gången tillsammans med kassörerna. 5
Slutord Vi har en mycket god stämmning inom föreningen. Det visar sig på ett härligt sätt i samband med städ och arbetskvällar där uppslutningen är stor, mycket blir gjort och humöret gott. 40 års festen är så klart också ett mycket bra exempel på detta. Där blev det också tydligt hur karraktären på området håller på att förändras med väldigt många barn mitt ibland oss. Det har fortsatt att hända bra saker inom samfälligheten även om tempot varit lägre än förra året. Beroende på vilket beslut stämman fattar kring planteringsförslaget kan det blir en högre växel igen under året som ligger framför oss. För att det skall vara möjligt passar det bra att påminna om vår slogan Tillsammans gör vi det bättre. Det kommer att vara värt den insatsen, vårt område kommer att få ett välförtjänt lyft när det är genomfört. Vi tittar också lite längre fram och ser det stora värdet av att vi satt igång med att fondera pengar för framtida investeringar, för de kommer. När vet vi inte alltid. Men vi vill väldigt gärna vara förberedda och själva kunna välja när åtgärder genomförs och minimera risken för att drabbas av akuta och betydligt dyrare alternativ. Här tänker vi framför allt på våra värmekulvertar utifrån det som hänt nere på Gnejsen. Mot den här bakgrunden föreslår vi höjda avgifter på 300 kr/mån i år. Inför de förslaget har vi bl.a jämfört vår avgift med övriga närliggande samfälligheter och funnit att vi nu hamnar på ungefär samma nivå som de. Tillsammans gör vi det bättre, för Bärnstenens samfällighet Gunnar Rydin Cecilia Rahm Lars Göran Bokeskog Anders Sjöström Hasse Åsgran Cecilia Burstedt Olle Jonsson Johanna Hellqvist Kristina Rydfjäll Wandall 6