Slutrapport Förstudie - Utvecklingsdialog kring en gemensam HR-funktion Upprättad 2010-06-03 Mikael Jonasson
Innehåll Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Problemformulering - Samproduktion genom iscensättande, deltagande och erbjudanden... 5 Mål - vad skall förstudien resultera i, vad kan de användas till... 8 Krav/Förutsättningar (tillförlitlighet, rimligt liten, strömsnål, kostnadseffektivitet)... 8 Nulägesinventering... 8 State of market marknadsinventering... 8 Konkurrerande produkter... 8 Patentläget... 9 Metodbeskrivning... 9 Resultat... 14 Alternativa lösningsmetoder... 14 Tillväxt... 15 Resursuppföljning... 15 Spin-off effekter... 15 Förslag på teknisk lösning / inriktning... 16 Litteratur... 17 Bilaga1 :... 18 Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 2
Sammanfattning Följande rapport bygger på förberedande diskussioner och genomförandet av en workshop. Avsikten var att undersöka företags syn på och behov av en delad HRfunktion. Projektet har genomförts inom ramen för strukturfondsprojektet Hälsoteknikcentrum vid Högskolan i Halmstad, och företaget som har samverkat med högskolan inom detta projekt är Arbetslivsresurs i Halland. Resultatet är uppdelat i två separata delar. Den första delen handlar om vad som uppnåddes i själva workshopen, och den andra delen i resultatet handlar om resultatet från hela förstudien. När det gäller resultatet från själva workshopen så visade diskussionerna kring de olika case som presenterades att det finns en tydlig motsättning mellan två olika roller. Å ena sidan har en företagare höga ambitioner och en yrkesmässig roll, och, å andra sidan finns den faktiska situation som råder i företagandet i alla de vardagsmässig aktiviteter som det innebär. Spänningen mellan dessa olika roller framkommer när företagare presenteras inför de dilemman som de olika casen innehåller. Företagarna uttrycker en hög ambition som tar sig uttryck i att lösningarna på problemen ofta innebär att det är de själva som behöver axla mer ansvar, t ex genom att man måste bli bättre på att kommunicera eller coacha sina anställda när organisationen visar tecken på oro. De olika typer av oro som nämndes var konflikter, organisatoriska dilemman, överbelastning, sjukdomar eller turbulens i gruppdynamiken. Samtidigt berättar företagarna att det är svårt att ta itu med just dessa problem eftersom vardagen präglas av ett högt tempo. Verksamheten präglas ofta av stress, att det saknas organisationsfunktioner som tar hand om personalproblem eller att det saknas kunskap om hur man förebygger eller löser personalrelaterade problem när de uppstår. Resultatet från workshopen visade att företagarna ansåg att tjänsten i form av en delad HR-funktion var angelägen och viktig. Resultatet visar också hur svårt det är för en företagare att överblicka en verksamhet som präglas av småskalighet, samtidigt som företagarens yrkesroll omfattar höga ambitioner och möjligen en inlärd disposition som tar sig uttryck i att själv ta på sig allt fler ansvarsuppgifter. Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 3
Kombinationen av dessa två variabler och motsättningen dem emellan utgör grogrunden för de problem som en delad HR-funktion inriktar sig på att lösa. Det är därför möjligt att en utlokalisering av HR-tjänster kan öka trivsel, effektivitet och därmed ökad lönsamhet för mindre företag. Studien visar även att det finns möjligheter att bygga in tekniska lösningar i tjänsten, t ex en webbportal. En teknisk lösning skulle kunna innebära att vissa specifika krav på tjänsten tillgodoses, t ex behovet av att vara anonym i en inledande kontakt samt kravet på tillgänglighet när problemen uppstår. Det andra resultatet i denna studie kan slutligen sammanfattas att deltagarna såg behovet av en delad HR-funktion, och att man omedelbart efterfrågade funktionen utifrån frågor om kostnader och var kunde hitta mer information. Inledning Denna rapport avser att beskriva och analysera resultatet från en workshop. Workshopen handlade om att inventera behov och upptäcka brister kring en idé om att skapa en delad HR-funktion för mindre företag i Halland. Bärare och upphovsman till idén är Arbetslivsresurs i Halmstad. Utvecklandet av processerna som ska leda fram till behovsinventeringen har skapats i samproduktion mellan Hälsoteknikcentrum vid Högskolan i Halmstad och Arbetslivsresurs i Halland. Arbetslivsresurs har bidragit med ett kontaktnät av företagare i Varberg som var villiga att delta i en workshop kring frågan om en delad HR-funktion bland mindre företag. Gruppen bestod av 8 företagare från företag med olika storlek och inriktning. Med i workshopen fanns även två deltagare från Arbetslivsresurs samt en deltagare från Hälsoteknikcentrum, vilka stöttade diskussionerna i de två grupper som deltagarna delades in i. Workshopen processades av Mikael Jonasson och den ägde rum under två timmar på Campus Varberg och avslutades med lunch. Rapportens syfte är att undersöka vilka behov och brister en tänkt hälsorelaterad tjänst med innehållet en delad HR-funktion skulle kunna ha. Undersökningen är gjord med utgångspunkt från workshopen och syftet besvaras utifrån de svar och spontana synpunkter som företagarna gav inom ramen för workshopen. Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 4
Arbetet har genomförts utifrån tanken om att alla deltagare har kapacitet att samproducera tjänsten en delad HR-funktion. Målgrupperna har varit delaktiga i utvecklingen av en tjänst, och kan därmed också ses som samproducenter till tjänsten. Workshopen genomfördes i tre delar: Förståelse o Diskussion kring tre HR-relaterade case Reflektion o Analyser av de tre casen Delaktighet och samproduktion o Aktivt delande av synpunkter på innehållet i en tänkt tjänst Resultatet från workshopen visade att företagarna ansåg att tjänsten i form av en delad HR-funktion var angelägen och viktig. Resultatet visar också hur svårt det är för en företagare att överblicka en verksamhet som präglas av högt tempo och småskalighet. Resultatet visade samtidigt att det existerar en yrkesroll och inlärd disposition som tar sig uttryck i att man gärna tar på sig fler ansvarsuppgifter. Kombinationen av dessa variabler gör att tid och energi riskerar att användas till annat än utveckling av kärnverksamheten i ett företag. Funktionen hos en delad HR-funktion inriktar sig på att lösa detta problem genom att erbjuda tjänster som kan relateras till personal- och organisationsområdet. Problemformulering - Samproduktion genom iscensättande, deltagande och erbjudanden Samproduktion beskrivs av KK-stiftelsen som: Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 5
När näringslivet och lärosäten gemensamt identifierar behov, möjligheter och problem och tillsammans genomför aktiviteter som skapar ömsesidig nytta och lärande. KK-stiftelsen har utvecklat ett sätt att gradera samverkan. Den så kallade samverkanstrappan beskriver 5 grader av samverkan och dess utveckling över tid. Bild 1. KK-stiftelsens definition av olika grader av samverkan (www.kks.se). Utvecklingen mot en högre grad av samverkan mellan företag, högskola, och även i detta fall med målgrupper (som utgörs av företag) kan ske på många olika sätt. I detta fall har en högre grad av samverkan skett genom att informationsutbyte har växlats upp mot deltagande i utvecklingen av en tjänst genom en workshop. I workshopen har såväl detaljeringen i innehållet fördjupats, som att överföring av kunskaper har kunna ske mellan målgrupper, företag och högskola genom den gemensamma aktiviteten. Det som saknas i projektet är en kontinuitet i dialogerna med målgrupperna, men tanken är att det något som åstadkoms i samband med att tjänsten lanseras och blir verklighet. Arbetet har formaliserats genom de avtal som Hälsoteknikcentrum och företag upprättat och deltagandet har skett genom att egen arbetstid har använts. Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 6
Samproduktion fångar utvecklingen av problematiken kring tjänste- och varuproduktionsutvecklingen över tid. I ett traditionellt perspektiv på produktion och konsumtion frågar producenten vad konsumenterna efterfrågar, och producerar därefter den vara eller tjänst de säger att de behöver. I ett senare skede kopplas mervärden på en vara eller en tjänst, t ex genom att tala om tjänstens upplevelser. Med en iscensättande approach utökas delaktigheten till slutanvändarna, som görs till samproducenter av en vara eller en tjänst. Den iscensättande approachen omorienterar på så sätt relationen mellan konsumtion och produktion. Iscensättandets verktyg är i detta fall ett försök att skapa en kontext i form av en mötesplats där dialog och interaktion mellan företag och högskola sker i avsikt att skapa gemensam utveckling. Det iscensättande arbetssättet gör det möjligt att skapa förutsättningar för ömsesidig utveckling genom co-production of value (Normann & Ramirez 1994, Ramirez 1999) och co-creation (Prahalad & Ramaswamy 2004), det vill säga samproduktion och samkreation av värde. I en interaktion är konsumentens roll kanske experten vars medverkan är nödvändig för att utveckla en produkt. Processen kan liknas vid den som det ett företag genomgår vid skapandet av en innovation, där aktiva konsumenter ges informationstillgång, och bildar sammanslutningar av aktörer i olika grupper med olika synpunkter och värderingsgrunder som tillåts krocka med varandra och så småningom bildar grunden för ett radioprogram med nya värden och synsätt (Prahalad & Ramasvamy (2004). I någon mån kännetecknas alltid innovationer av kreativa processer. I denna process har vikten av att dels skapa ett kreativt team med olika kunskaper, snarare än liknande kunskaper, samt dels att skapa en rumslig hopfogning av dessa kreativa kunskaper. Denna hopfogning har skapats genom att arrangera en workshop där delaktighet i produktionen av en delad HR-funktion har skapats. Relationen har därmed omorienterats från att vara konsumenter och producenter till det Gustafssons (2008) kallar samkreatörer av produktutveckling. Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 7
Mål - vad skall förstudien resultera i, vad kan de användas till Målet med förstudien har dels varit att undersöka potentiella köpare av en delad HR-funktion med utgångspunkt från deras behov av funktionen, och dels att hitta en metodik för att samproducera utvecklingen av tjänster till företag. Dels har målet varit att undersöka om det är möjligt att utveckla en teknisk lösning inom ramen för en delad HR-funktion. Krav/Förutsättningar (tillförlitlighet, rimligt liten, strömsnål, kostnadseffektivitet) Förutsättningarna för många företag och projekt i Halland handlar om geografi. Halland är ett litet län som kännetecknas av en strukturell gleshet i inlandet och en säsongsvariation i täthet utmed kusterna. Länet är samtidigt beroende av storstadsregioner som ökar i de norra och södra delarna av länet. Länet kännetecknas av det existerar en stor andel små företag, medan de större företagen är få. De största arbetsgivarna i länet utgörs av offentlig sektor och i många fall är kommunen den största arbetsgivaren. Nulägesinventering Idag finns ingen befintlig delad HR-funktion i Halland. Företaget Arbetslivsresurs har dock tjänster som lämpar sig väl som komplement till en delad HR-funktion. I nulägesinventeringen måste också hänsyn tas till de geografiska förutsättningar som råder, med glesa strukturer och ett litet län med storstadsanknytningar i de norra och sydliga områdena, särskilt i Kungsbacka kommun. En delad HR-funktion är inte något nytt i sig, men tjänsten behöver anpassas till de geografiska förutsättningar som råder i Halland. State of market marknadsinventering Konkurrerande produkter Det finns en handfull företag som är specialiserade på olika typer av personalrelaterade lösningar för företag. Dessa finns företrädesvis i storstadsregionerna. Fördelarna med de existerande metoderna är att företag slipper fasta kostnader utan köper in tjänster när behov uppstår samt interna resurser frigörs. Tjänsteföretagen vill påvisa hög kvalitet och trygghet. Hög tillgänglighet finns i storstadsområdena, men det är oklart hur deras tillgänglighet är utanför storstäderna. Begrepp som lokal kännedom/förankring eller liknande förekommer inte någonstans. Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 8
Dessa företag använder begreppet hyr en personalchef och stödjer företag i frågor som ex v: organisationsutveckling, lön- och belöningssystem, rekrytering, avveckling, fackliga kontakter, kompetensutveckling, utvecklingssamtal, karriärplanering, ledarförsörjning och HR-processer. Inget av de ovan beskrivna företagen har hälsa/arbetslivsinriktad rehabilitering i sin tjänsteportfölj. Endast ett företag nämner kunskaper inom systematiskt arbetsmiljöarbete. Patentläget Det finns idag inga patent på hur en delad HR-funktion kan användas. Det är dock möjligt att utveckla tekniska lösningar som bygger på supportstöd, t ex via webbaserade verktyg. Metodbeskrivning Metoden som använts i denna studie är framför allt en workshop. Fördelen med att använda en workshop är att det skapas ett avgränsat, men trots allt fördjupat arbete kring föreställningar och värderingar kopplat till en produkt. Andra fördelar, är som tidigare nämnts, att de som är konsumenter av en tjänst görs delaktiga och samproducerande av den tjänst som de tros vilja köpa. Därmed är tjänsten förhoppningsvis bättre anpassad till de behov som köparen har. Workshopen genomfördes i tre delar: Förståelse o Diskussion kring tre HR-relaterade case Reflektion o Analyser av de tre casen Delaktighet och samproduktion o Aktivt delande av synpunkter på innehållet i en tänkt tjänst De tre case som användes för att arbeta sig in i de tre delarna var: Chefs-coaching Rehabilitering Konflikthantering - organisationsutveckling Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 9
I avsikt att komma åt de tre dimensionerna förståelse, deltagande och delaktighet/samproduktion fick deltagarna besvara följande tre frågor: Vilket var problemet i respektive case? Hur hanterades problemet innan HR-funktionen fanns där? Hur kunde problemet ha hanterats utan en HR-funktion? Case A. Företagaren Sven - Chefscoaching Sven har ett elföretag sedan 7 år tillbaka. Han har 4 anställda, varav 1 kille som anställdes för 6 månader sedan. Sven fick under lågkonjunkturen ännu högre arbetsbelastning eftersom han fick anstränga sig betydligt mer för att få in uppdrag. Sven kommunicerade aldrig med sina anställda om sin höga arbetsbelastning. När Sven till slut förstod att han behövde hjälp med att delegera en del av sina arbetsuppgifter hade han redan hunnit missa tre stora uppdrag. Sven vände sig då till en coach som arbetat mycket med chefscoachning. Han träffade sin coach en gång i månaden under fyra tillfällen. Detta hjälpte honom att få både en helhetssyn på sitt företagande samt sund distans till företaget Sven insåg att han behövde balans mellan arbete och privatliv samt att han måste börja delegera ut vissa arbetsuppgifter till några av sina anställda. De två personerna som varit längst anställda hade stor kunskap om företaget samt goda kontakter med kunderna. Dessa bägge tog över vissa delar och företaget blomstrar just nu vilket inte minst visat sig genom att han kunde göra en nyanställning för 6 månader sedan. Case B. Case Camilla med längre sjukfrånvaro Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 10
Camilla är 31 år och har arbetat som administratör på arbetsplatsen under fyra år. När hon blev anställd var hon med sin kompetens en stor tillgång för företagaren. Sedan fem månader tillbaka har hon varit sjukskriven för depression. Det har gjorts försök att få tillbaka Camilla till arbetsplatsen men utan framgång. Sjukskrivande läkare och Försäkringskassan menar att det är helt klart att Camilla under det närmsta året inte klarar av att arbeta administrativt på sitt nuvarande arbete. Främst beror detta på att den tjänst Camilla har innebär stort ansvar gällande bokföring, fakturering, momshantering och löner och detta ansvar orkar hon inte längre med. Däremot kan Camilla klara av ett annat administrativt arbete som inte kräver lika stort ekonomiskt ansvar. Någon sådan tjänst finns inte på företaget varför diskussion kring att avsluta anställningen uppkommit. Företagaren fick hjälp av en extern konsult med att reda ut den arbetsrättsliga delen kring uppsägning och rehabkedjan vilket i sin tur medförde att företagaren genomförde en förhandling med facket och Camilla om anställningens upphörande. Som en del i förhandlingen fick Camilla omställningsstöd för att hitta ett annat jobb som hon klarade av. Genom att ta extern hjälp kunde arbetsgivaren snabbt avsluta anställningen och behövde endast betala uppsägningslön för 2 månader. Hade arbetsgivaren väntat kunde lönekostnaden blivit större. Detta innebar också att det blev lite pengar över till att stötta Camilla vidare samtidigt som detta gav företaget good will. Case C. Företag X i Ljungby Konflikthantering - organisationsutveckling Företaget X arbetar inom tillverkningsindustri och har 15 anställda på anläggningen i Ljungby. Förutom produktion och lager finns också tjänstemannastaben i stan. Företaget har även ett tiotal filialer spridda över landet. Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 11
HR-konsulten besökte personalansvarige för att berätta om externa tjänster inom HR-området. Personalansvarige hade en tid innan fått synpunkter från fackklubben och avdelningen att de var tvungen att göra något åt den psykosociala arbetsmiljön. I synnerhet var det en av två arbetsgrupper som inte fungerade bra. Värst var det mellan förmannen och en anställd. De kom ofta i konflikt med varandra och den anställde såg sig vara utsatt för punktmarkering från förmannen och förmannen i sin tur kände att den anställde inte lyssnade på honom utan obstruerade. Detta hade pågått sedan 2007. Redan 2008 började den anställdes korttidsfrånvaro öka. Under perioden januarijuni 2010 hade han mer än 300 frånvarotimmar. Dessutom stördes hela arbetsgruppen av konflikten, samarbetet försämrades och prestationen upplevdes minska. HR-konsulten träffade den anställde tre gånger och förmannen två gånger i coachande samtal. Det visade sig att den anställde vantrivdes på arbetsplatsen. Han valde att sluta sin anställning då han fick hjälp att komma in på en yrkesutbildning till plattsättare. Efter utbildningen är han också beviljad ett omställningsstöd av HRkonsulten genom fonden TSL. Förmannen fick stöd i sin ledarroll och kommer under hösten att få några ytterligare samtal. Personalansvarige ser behovet av att arbeta med fler människor i organisationen och en planering av insatser är påbörjad för produktions- och lagerpersonal. För att nå den sista nivån deltagande/samproduktion av tjänsten Delad HRfunktion ställdes frågor kring innehållet i tjänsten utifrån företagarnas erfarenheter och utifrån den ingående diskussionen kring varje case: Vad bör en HR-funktion innehålla? Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 12
Hur vill man interagera med en HR? Vilket stöd bör en HR ge? Vilka hinder finns för att skaffa en HR? Vad skulle underlätta för att få en HR? Slutligen presenterades Arbetslivsresurs egen beskrivning av vad en delad HRfunktion innehåller. Syftet med att presenterad den sist i workshopen var att det primärt handlade om att de deltagande företagen i workshopen skulle göras delaktiga i skapandet av innehållet i tjänsten. Om bilden visats i ett tidigare skede fanns en risk att företagarna kunde börja tolka de olika casen utifrån hur Arbetslivsresurs definierat innehållet. Då fanns det även en risk att det samproducerande elementet kunde ha gått förlorat. HUMAN RESOURCES PRINCIPER BEHÅLLA REHABILITERING ORGANISATIONS- UTVECKLING MÖJLIGHET UTVECKLA OMSTÄLLNING REKRYTERING FÖRÄNDRA Hälsoteknikcentrum Halland Bild 2. Översiktsprincip för hur Human Resources kan användas enligt Arbetslivsresurs. Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 13
Resultat Resultatet är uppdelat i två separata delar. Den första delen handlar om vad som uppnåddes i själva workshopen, och den andra delen i resultatet handlar om resultatet från hela förstudien. När det gäller resultatet från själva workshopen så visade diskussionerna kring de olika case som presenterades att det finns en tydlig motsättning mellan två olika roller. Å ena sidan har företagarna höga ambitioner och en yrkesmässig roll som gör att man tar på sig stort ansvar för sin verksamhet. Å andra sidan råder det ofta ett högt tempo i den vardagliga verksamheten (se bilaga). Företagare som presenteras inför de dilemman som casen representerar kommer fram till åtgärder som innebär att själva behöver axla mer ansvar, t ex i form av att kommunicera eller coacha sina anställda på ett bättre sätt när organisationen visar tecken på oro. Det kan t ex handla om konflikter, organisatoriska dilemman, överbelastning, sjukdomar eller turbulens i gruppdynamiken. Samtidigt berättar företagarna att det är svårt att ta itu med just dessa problem eftersom vardagen präglas av det höga tempot. Kort sagt uttrycker man att det saknas organisationsfunktioner som tar hand om personalproblem eller att det saknas kunskap om hur man själv kan förebygga eller lösa dessa problem när de uppstår. Resultatet från workshopen visade att företagarna ansåg att tjänsten i form av en delad HR-funktion var angelägen och viktig och att deltagarna såg behovet av en delad HR-funktion. Flera av deltagarna efterfrågade funktionen utifrån frågor om kostnader och var kunde hitta mer information. Alternativa lösningsmetoder Det är mycket svårt att lösa Human Resources problem enbart med hjälp av tekniker. Det är dock möjligt att utveckla olika hjälpmedel för att stödja Human Resources. Styrkorna med teknikerna är i så fall tillgängligheten och upplevelsen av relativ anonymitet. I workshopen framkom nämligen en svårighet med att anlita en HR-funktion från företagarnas sida. Svårigheten bestod i att det kan vara svårt att blotta sig som någon utomstående när man får problem med sin organisation. Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 14
Företagarrollen kännetecknas av en stor vilja att lösa och överkomma problem för ett företags räkning och att man till viss del även ser sig som oersättlig när det gäller att komma på lösningar på företagets problem. När det då uppstår situationer som kan vara svårlösta kan det samtidigt vara känsligt att söka hjälp från någon utomstående. Utmaningen för den aktör som vill komma närmare företagen för att erbjuda tjänster som är av typen delad HR-funktion bör alltså handla om att utveckla förtroende för de verktyg som avses användas. Det är möjligt att ett sådant förtroende kan skapas genom att kombinera verktyg som bygger på anonymitet och tillgänglighet å ena sidan, och personliga kontakter å andra sidan. Svagheterna med tekniska hjälpmedel är att interaktiviteten och den faktiska möjligheten att hjälpa till är mycket svår att åstadkomma i frågor som rör personal och organisation. Problemen ligger inbäddade i konflikter som kan vara svårtydda och komplexa, varför det krävs personliga samtal. De tekniska verktygen måste bygga på att det ges respons i form av mänsklig kontakt. Samtidigt har de personliga verktygen motsvarande styrkor och svagheter, det är svårt att vara personligen tillgänglig när problem blir akuta och det kan upplevas att det finns ett motstånd mot att ta personliga kontakter när det handlar om känsliga frågor i det egna företaget. Tillväxt Syftet med en delad HR-funktion inriktad mot mindre företag är att tjänsten kan hantera frågor som kan påverka personalens hälsa och effektivitet i ett företag. Tjänsten kan frigöra tid och energi som idag satsas på att hantera personalfrågor i ett mindre företag. Tid och energi som kan ägnas åt frågor som rör företagens tillväxt och utveckling. Denna studie har inte haft för avsikt att göra mätningar av den potentiella tillväxten det skulle kunna innebära för ett större antal mindre företag, och det är därför inte möjligt att säga något exakt om de ekonomiska vinsterna, även om det är sannolikt att det innebär en vinst för företagen. Resursuppföljning Alla parter redovisar insatser i projektet (tid/pengar/resurser) Spin-off effekter Det blev under workshopen tydligt att företagare som i vardagen är tvingade att fokusera på driften och styrningen av sin verksamhet inte har det utrymme som de önskar när det gäller att även koncentrera sig på att se och leda sin personal på ett tillfredsställande sätt. Det uttrycktes även frustration över deras kunskapsmässiga tillkortakommanden i olika regelverk, såsom sjukförsäkringslagen och andra arbetsrättsliga områden. Företagarna efterfrågade i Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 15
första hand en HR-funktion som är bra på att möta människor, i andra hand juridisk expertis. De vill också ha en närhet och regelbundna fysiska besök av HR-funktionen. En del av företagarna abonnerar på Företagshälsovård och upplever att de betalar en årsavgift som inte alltid utnyttjas. Dessa frågor visar att det finns en möjlig potential för ett företag som åtar sig frågor som rör HR-funktionen, att hitta in i nya problemområden som mindre företags personal- och organisationsfrågor. Det innebär sannolikt också att när företagare kan fokusera på sin kärnverksamhet så kan ytterligare processer utvecklas inom själva kärnverksamheten, som i sin tur kan stärka ett varumärke eller öka produktiviteten. Förslag på teknisk lösning / inriktning Ett förslag på teknisk lösning och inriktning när det gäller en delad HR-funktion är en webbportal för initierande av kontakt med det företag som säljer HR-tjänster. En webbportal kan fungera som ett stöd i en process som följs upp av personliga relationer, samt att portalen kan användas för uppföljning och utveckling av olika typer av andra typer av tjänster. Den tekniska lösningen uppfyller troligen kraven på tillgänglighet och anonymitet, vilket workshopen kom fram till var viktiga dimensioner i kontakter gällande HR-frågor. Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 16
Litteratur Normann, R. & Ramirez, R., (1994), From value chain to value constellation, in: Harvard Business Review, 71: 4, pp. 65 77. Prahalad C.K. & Ramaswamy V., (2004), The Future of Competition Co-creating unique value with customers, HBS Press, Boston, MA. Ramirez, R., (1999), Value Co-Production: Intellectual Origins and Implications for Practice and Research, Strategic Management Journal, Vol. 20, No. 1 (Jan., 1999), pp. 49 65. Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 17
Bilaga1 : Anteckningar från diskussion i grupperna. Mobil HR funktion, Möte i Varberg 20010 10-18 Case 1 (Sven) Vilket var problemet i caset? Det är vanligt när man växer ser inte! Kommunikation Litet företag Stress Låst i sitt sätt att tänka Vågar inte släppa taget Hög arbetsbelastning Tillit saknas Balans i hans hälsa ledarskapet vad har han för ledningskunskaper? Hur hanterades problemet innan HR funktionen fanns där? Inte alls Fokuserad på att få in jobb Sållade bort personalens kompetens Fel fokus Hur kunde problemet ha hanterats utan en HR funktion? Kommunikation med kollegor Nån att bolla med Extern styrelsemedlem Nätverk Case 2 (Camilla) Vilket var problemet i caset? Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 18
Camilla sa inte ifrån i tid Chefen utnyttjade henne Kommunikations brist åt båda håll Inga utvecklingssamtal Hög belastning/många arbetsuppgifter Dela med sig av kunskapen till flera Ledarskapsproblem Se signaler Varför var hon sjuk? Vilket stöd saknades? Passiv hållning Såg inte möjligheter och lösningar Hur hanterades problemet innan HR funktionen fanns där? Hanterades inte ingen back up så länge allt gick bra Hur kunde problemet ha hanterats utan en HR funktion? Medarbetarsamtal Formaliserade samtal för att lyfta personen Öppna upp för även privata problem Avlastning tidigt (poolverksamhet) Se på möjligheter och lösningar Tro på sin personals förmåga att komma tillbaka Case 3 (konflikt) Vilket var problemet i caset? Långsam hantering Svag ledning Dålig kunskap hos förmannen Ingen delegering till medarbetare Kommunikationsproblem Hur hanterades problemet innan HR funktionen fanns där? Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 19
Blundade för samarbete Konflikträdd ledning Hur kunde problemet ha hanterats utan en HR funktion? Utvecklingssamtal Medarbetarsamtal Utbildning Arbetslagsutveckling Vad enligt gruppen borde en HR funktion innehålla: Avlastning Hjälp med strukturerade medarbetarsamtal Konflikthantering (neutral part) Kontakt för medarbetarna Utbildande och stöttande funktion Hjälpa till att se över rutiner och agendor Coacha chefen Kontinuitet i hur man jobbar med personalen hur man tar till vara deras kompetens och den fortbildning medarbetarna går på Arbeta i utvecklande syfte Förhållningssätt Övriga tankar som kom under dagen var: Viktigt med väl insatta kunniga HR personer När man inte gör något flyter det så mycket tid Känns som konflikter lättare löses på mindre företag Viktigt med bra egna nätverk Veta om att det finns hjälp att få, många vet inte allt som företagare kan ha nytta av Om det finns en HR resurs MÅSTE man veta vart man ska vända sig Varberg är en sommarstad, många företag växer, med extra personal på sommaren Vilka hinder finns för en HR funktion? kostnader möjligtvis en svårighet för HR resursen att sätta sig in i olika branschers specifika problematik Högskolan i Halmstad Box 823 30118 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 E-post: hch@hh.se www.hh.se/hch 20