SwedPower:s integrerade ledningssystem SIS Seminarium 2004-11-09 Ulf Andersson SwedPower
Vad menar vi med ett integrerat ledningssystem? Ett system med alla planerande, styrande, uppföljande och utvärderande funktioner som samverkar så att förbättringar kan åstadkommas i systemet. Förutom de klassiska ledningssystem för ekonomi, personal som alltid funnits har vi utökat med ISO 9001:2000, ISO 14001 samt AFS2001:1.
Vad menar vi med ett integrerat ledningssystem? Basen för vårt system utgörs av kundernas, samhällets och våra ägares önskemål och krav. För att enklare kunna förstå och förbättra i vårt system är det uppbyggt av olika processer. Processerna är ledningsprocessen, huvudprocessen och ett antal stödjande processer. Allt underlag är åtkomligt på vårt intranät.
Vad innehåller vårt integrerade ledningssystem? Systemet beskrivs i ett antal rutiner och riktlinjer 19 rutiner inom området ISO 9001 Dessa rutiner innehåller även krav ur ISO 14001 och AFS 2001:1 6 extra rutiner inom området ISO 14001 6 extra rutiner inom området AFS 2001:1 Dessutom finns 5 riktlinjer för olika områden till största delen presentation av SwedPower
Vad innehåller vårt integrerade ledningssystem? Viktiga områden ur dessa dokument har integrerats i en loggbok som möjliggör styrning och uppföljning av huvudprocessen För stödprocesserna pågår uppbyggnad och integrering på samma sätt Från loggboken hämtas den information om läget för offerter och våra uppdrag som presenteras på företagsledningens möten
Utdrag ur Loggboken
Utdrag ur Loggboken
Våra processer
SwedPower s Integrerade Ledningssystem, SIV Vårt ledningssystem kan betraktas som en samling av aktiviteter, varav några beskrivs i instruktioner och några är i form av processer. Allt detta tillsammans ska hjälpa oss att leva upp till vår vision våra policies och våra värderingar samt att lyckas med vår affärside och att nå våra mål. PDCA loopen (de blå pilarna) utgör företagsledningens egen process (ledningsprocessen) för planering, styrning och uppföljning inom SwedPower.
Kärnan i vårt ledningssystem Kärnan i vårt ledningssystem består av vår vision, vår affärsidé, våra grundläggande värderingar (kärnvärden) och våra policies. Allt detta tillsammans, utgör basen för Swedpowers verksamhet och för dess medarbetare, samtidigt som det visar vägen för framtiden.
Vårt ledningssystem I Planera-sektorn sker initieringen och genomförandet av affärsplanearbetet och den strategiska planeringen. Resultatet från Planera-sektorn består av mål för organisationen och vid behov, handlingsplaner för hur dessa mål ska nås. Målen och strategierna ska vara utformade så de understödjer vår vision, affärsidé våra policies och våra grundläggande värderingar. De mål och strategier som godkänts av företagsledningen ska sedan omvandlas till mål och strategier på affärsområdes- och avdelningsnivå. Hur väl vi sedan lyckats med våra mål tar vi reda på i sektorn för Utvärdera.
Vårt ledningssystem En av de viktigaste uppgifterna för vår Vd och vår ledningsgrupp är att fatta beslut. I Utföra-sektorn av ledningssystemet finner vi därför dokument som i första hand behandlar organisatoriska frågor. Resultatet från Utföra-sektorn, har därför stor inverkan på våra resurser och sättet att styra och leda företaget. Detta i sin tur är avgörande för våra möjligheter att uppfylla de mål som är resultatet från Planera-sektorn. Den motstående sektorn, Förbättra, utnyttjar erfarenheterna från hur våra processer och resurser fungerar för att nå målen. Förbättringar kan betyda att processerna ändras och blir mer effektiva och att kompetensen hos våra medarbetare blir känd och kan förbättras genom utbildning och träning.
Vårt ledningssystem Inom denna sektor av ledningssystemet, Utvärdera-sektorn, hanterar vi den information vi erhållit från uppföljningar och andra mätningar som genomförts. Utvärderingar genomförs för att försäkra oss om att vi kan uppnå våra mål på samtliga nivåer i organisationen. Återkoppling från vår affärsplaneprocess samt även från andra strategiska planer från sektorn Planera samlas för att kunna införa förbättringar i vår verksamhet och för att bli mer effektiva i vår kommande planering. Den information som samlas i Utvärdera-sektorn är även avgörande för om vi kommer att förändra vår vision för framtiden, vår affärsidé eller våra policies. Vi får även ett mått på hur våra grundläggande värderingar uppfattas i organisationen.
Vårt ledningssystem Den viktigaste området i vårt ledningssystem är sektorn för Förbättringar. Här identifieras de behov som hjälper oss att förbättra vårt arbetssätt och därigenom bli mer effektiva. Erfarenheter från de olika sektorerna, speciellt från sektorn Utvärdera, används som ingångsinformation. En stor del av det resultat som framkommer i sektorn Förbättra går vidare till nästa sektor, Planera Erfarenheter från ledningssystemet och dess processer vilket är basen för att kunna genomföra väl avvägda förändringar av våra Värderingar, Policies vår Vision och Affärsidé får vi från sektorn Utföra Utbildning, träning och förvärvad egen erfarenhet är beståndsdelar som behövs för att få medarbetare med kompetens och egen drivkraft. Hur väl vi lyckas med detta återverkar på samtliga sektorer.