PROTOKOLL 1(9) Utfärdare Lotta Ruderfors, 0705-717747 lotta.ruderfors@sambruk.se Styrelsen för Föreningen Sambruk Tid 10.00 15.00 Plats SKL, Hornsgatan 20, Stockholm lokal: Blomman, plan 12 Deltog Peter Dacke Botkyrka Bengt Svenson SKL deltog 13.00-15.00 Annika Samuelsson Mölndal Lars-Olof Lindblad Kungälv Mikael Pallin Lycksele Lämnat återbud Claes-Olof Olsson Joakim Järrebring Peter Åberg Ove Frid Torbjörn Larsson Mikael Lagergren Johan Wahlström Stellan Sjögren Föreningen Sambruk Alingsås Storuman Mariestad Falkenberg Västerås Södertälje Kristinehamn Deltog ej Alec Magi Särnholm Härryda Kjell Öhrström Bollnäs Maritha Enström Göteborg Anders Fredriksson Knivsta Protokollförare Lotta Ruderfors Föreningen Sambruk Postadress Föreningen Sambruk Högbovägen 45 SE-811 32 Sandviken Hemsida www.sambruk.se E-post info@sambruk.se Organisationsnr 802428-2785 Bankgiro XXX-XXXX
2(9) 1 Mötets öppnande Vice ordföranden Peter Dacke hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. 2 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns med följande tillägg. - Uppstart av Valberedningens arbete deltar 11.45 - Komplettering med ytterligare en beslutspunkt 6.6 OpenCare projekt Hemtjänst 3.0 - Beslutspunkter tas efter 13.00 3 Val av justeringsman Till justeringsperson väljs Annika Samuelsson, Mölndals kommun. 4 Föregående mötesprotokoll Föregående protokoll godkänns. 5 Ekonomi 5.1. Preliminärt bokslut 2014 Verkställande tjänsteman informerar om nuläget. - Nya medlemmar är Falun kommun, Nacka kommun, Ystad kommun, Karlskrona kommun och Lilla Edets kommun. - Varit högre projektfakturering under 2014 totalt, vilket innebär högre totalkostnader för projekten - Större FoU-intäkter än 2013, två projekt har godkänts (1,8 mkr respektive 369 tkr) - Preliminärt resultat 2014, +51 tkr Styrelsen diskuterar möjligheter att öka medlemmars aktiva deltagande i projekten. V tjänsteman går igenom föreningens resultaträkning och presenterar en sammanfattning över året 2014. Styrelsen godkänner föredragning. 5.2. Verksamhetsplan 2015 V tjänsteman presenterar en sammanställning av de 10 år som passerat sedan Föreningen Sambruk i Sverige bildades 2005. (Presentationen bifogas i ppt-format) Styrelsen diskuterar Hur ska vi möta och betjäna den nya generationen som kommer?
3(9) Visionen för 2024 - gemensam samsyn på offentlig service behövs - en väg in till offentlig service Med stöd i Sambruks stadgar presenteras förslag till huvudpunkterna Verksamhetsplanen för 2015, där tre grundpelare historik, ändamål och digitala agendan sammanfattas i att - Utvecklingsarbetet inom E-förvaltning går framåt - Större behov finns av projektsamverkan och projektstöd Styrelsens synpunkter är - Hur kan Sambruk beskriva/ta fram en större bild/karta för medlemmarna som kan användas som leveransbild för kommunens miljö? - En Sambruks-vision kring framtidens IT-miljö saknas, sker med fördel agilt av alla medlemmar - Hur kan kommunerna använda sig av Gamification? - Vidare spridning av projektresultat behövs - Uppmana Projektledare att bidra med mer personlig feedback från varje projekt/projektresultat och föra vidare till övriga 5.3. Förslag budget 2015 V tjänsteman presenterar förslag till huvudpunkterna till budgetförslag som i dagsläget inte innehåller siffror. Ett preciserat förslag skickas inför styrelsemötet 2015-03-03. 6 Genomgång Sambruk nuläge (beslutspunkter) 6.1. Förslag till samarbetsavtal Leverantörsförslag till samarbete kring säkerhetstest. Förslaget riktar sig till en projektgrupp bestående av 5 kommuner och Sambruk. Leverantörs åtagande innebär att - ta fram och ge förtydliga bild av kravunderlag - ge deltagarna kunskap inom IT säkerhet - definiera resurser/ ägare för att öka deltagande kommuners kunskap kring att upptäcka sårbarhet inom webbapplikationer/nätverk. Föreningen Sambruks åtagande innebär att lägga upp leverantör som samarbetspartner på webb, utgöra referenskontakt och ge utrymme för att informera om projektet. Syfte - Uppmärksamma IT- och säkerhetsfrågor
4(9) Beslutas att - starta ett projekt tillsammans med leverantör om fem kommuner tackar ja till erbjudandet. 6.2. Målsättning, Digidel-nätverket 2015 Varje part i nätverkets Samverkansledning har definierat mål/målsättning för respektive organisations deltagande i nätverk/samverkansledning. Syftet är att genom samverkan mellan våra organisationer stärka långsiktiga strukturer för att öka den digitala delaktigheten, nationellt, regionalt och lokalt. Föreningen Sambruks målsättning är att - att aktivt verka för och vid behov stödja en aktiv samverkan mellan medlemskommunernas kommunledningsfunktion och kommunens bibliotek - att aktivt verka för och vid behov stödja en aktiv samverkan mellan medlemskommunernas olika relevanta verksamhetsområden och andra folkbildningsorganisationer, eller liknande som verkar inom respektive medlemskommun Beslutas att godkänna målsättningarna enligt ovan och att Föreningen Sambruk ska verka för att uppmärksamma behovet av att få fler digitalt delaktiga. 6.3. Deltagande i SIS paraply, TK450 Föreningen Sambruk är medlem i SIS (Swedish Standards Institute) och har via SIS startar ett projekt som syftar till att få en standardisering mellan verksamhetssystem och idag existerande schemaläggningssystem inom skolan. Syftet med att Föreningen Sambruk deltar i SIS paraply är möjlighet att delta alternativt följa de olika skolprojekt för standardisering som bedrivs inom TK450. Beslutas att projektet finansierar årlig avgift för deltagande i Teknisk kommitté 450. 6.4. MM Sender I samband med projektet Mina meddelanden utvecklades en applikation för att skicka säkra meddelanden digitalt inom projektet Ekonomiskt bistånd. Åklagarmyndigheten har meddelat intresse av att använda applikationen för att kommunicera med advokater. Syftet är att överlåta MM Sender till Åklagarmyndigheten som vidareutvecklar applikationen till en molntjänst som överlåts till Föreningen Sambruk. Beslutas att genom avtal enligt Föreningen Sambruks ramverk för Sambrukgemensamt material, SGM, definiera överenskommelsen mellan Föreningen Sambruk och Åklagarmyndigheten enligt SGM4-Gåva.
5(9) 6.5. IT-guides IT-guides idé är att öka den digitala delaktigheten genom att nysvenska ungdomar lär seniorer internet. Kunskap om internet är en demokratifråga, likväl att våra nysvenskar behöver integreras vilket ger win-win. Syftet är att erbjuda Föreningen Sambruks medlemmar stöd vid etablering av IT Guider inom kommunen för att engagera nysvenska ungdomar som lär seniorer internet. Beslutas att medlemmarna ska erbjudas konceptet. 6.6. OpenCare projekt Hemtjänst 3.0 Hälsoteknikcentrum i Halland har tillsammans med kommuner och deras anställda utvecklat konceptet Hemtjänst 3.0. Hemtjänst 3.0 är en plattform för sammanhållen hemtjänst, effektivare kommunikation och resursanvändning, bättre uppföljning och ett ökat välbefinnande för personal och klienter. Syftet är att i nästa fas utveckla en pilot och testa den på en kommunal samverkansgrupp. Sambruks medlemmar erbjuds samverka i projektkonsortiet och förutsätts bidra till utvecklingskostnaderna, enligt en gemensamt fastställd projektbudget. Beslutas att en förtydligad projektbeskrivning behövs. V tjm undersöker. Beslutas även att undersöka vad som pågår inom området via Bengt Svenson, SKL och Mikael Lagergren, Västerås Stad. 7 Genomgång Sambruk nuläge (övrigt) 7.1. Projektrapportering Fixa min gata En app är under utveckling för tjänsten, och kommer att lanseras inom kort. Öppna verksamhetssystem skolan Informeras om att kommunerna i delprojektet, Förbättrad och förenklad integration mellan skolans verksamhetssystem och schemaläggningssystem, har beställt/startat ett standardiseringsprojekt tillsammans med leverantörerna, där SIS (Swedish Standards Institute) har projektledaransvaret. Projektet kommer att pågå under 2015-2016. I mitten av februari hålls uppstartsmöte för delprojekt, Integration mellan personalsystem och skolans verksamhetssystem. Uppstart ivis, etapp II Öppen innovativ skolplattform Informeras om projektet som är ett moduluppbyggt skolsystem med öppna gränssnitt, för att vem som vill ska kunna utveckla moduler.
6(9) I projektet byggs en grundläggande plattform med personregister, autentisering och säkerhet med tillhörande moduler/tjänster. Kommer att gå ut en förfrågan till medlemmar inom kort om deltagande. Forskarmedverkan; Högskolan i Skövde - Utarbetar en modell för hur olika system och aktörer ska kunna interagera och utvecklas öppet och tillsammans. Uppsala Universitet - Medverkar vid modelleringen av systemet, för att beakta maximal öppenhet. FoU-projekt Självbetjäning i Socialtjänsten Informeras om att Luleå kommun är aktiv part i projektet där sökande av ekonomiskt bistånd själv ska kunna hämta information från myndigheters system och lämna till socialhandläggarna. Målet är förenklad ansökningsprocess för sökande och minskad arbetsbelastning för handläggare. Projektstart vecka 6. LoU av förvaltningstjänst för ProVisum/ÖFM Informeras om att den totala kostnaden för ett tjänstepaket, omfattande systemförvaltning, -drift och support innebär att Föreningen Sambruk måste genomföra en upphandling enligt LOU. Arbetet med en sådan upphandling, i syfte att kunna erbjuda Föreningens medlemmar ett komplett tjänstepaket för ProVisum påbörjas inom kort. Enhetlig ärendehantering, Oskarshamn Informeras om att Oskarshamns kommun som deltog i projektet DÄHS2012 meddelat att de beslutat att använda valt system för ALLA ärenden i kommunen. Vid en workshop i Oskarshamn i december 2014, där alla förvaltningarna fanns representerade, presenterades kommunens process efter införandet och processen för servicecenter. Från Jönköpings kommun deltog metodansvarig för Processer och beskrev dels hur kontaktcenter arbetar med ärenden tillsammans med förvaltningar och dels hur man kan använda sig av servicelöften för att tillgodose informationsbehovet. Dagen avslutades med en SWOT-analys och scenario för ett gemensamt DÄHS. Kommunen har beslutat att gå vidare och vill samverka med Sambruk genom att starta ett projekt.
7(9) Övriga aktiviteter Digidel 2015 Informeras om att Get Online Week genomförs v13, 23-29 mars. Seminariedagar Diskuteras kring kommande konferenser. 8 Intresseföreningen 8.1. Sammanträdestider våren 2015 Beslutas att nästa styrelsemöte hålls 3 mars då Verksamhetsplan och budget för verksamhetsåret 2015 presenteras. Beslutas om telefonmöte 24 mars för genomgång och behandling av ev. inkomna motioner 8.2. Sambruks vårkonferens/årsmöte Beslutas att hålla dagkonferens 21/4 tillsammans med Årsmöte. Diskuteras olika alternativa teman för konferens. 8.3. Sambruks valberedning 2015 Sammankallande för Valberedningen 2015, Inge Hansson, Karlstad kommun deltar på plats och går igenom förutsättningar; - 9 ledamöters förordnande går ut - Skrivelse till alla medlemskommuner via kontaktpersoner och ITchefer - alla ledamöter kommer att informeras 8.4. Offentliga rummet Hålls i Visby 1-3 juni. Föreningen Sambruk eftersträvar att delta i nätverksdag och seminarium. Föreningen Sambruks projekt Öppna Verksamhetssystem skola och SKLs projekt, kravställning skoladministrativa system, har lämnat in ett förslag till gemensamt seminarium. 9 SKL Sambruk Nuläget för Förvaltningsfunktion, SSBTEK, beskrivs. SKL förvaltar och utvecklar avtal mellan parter. Tjänsten, som sammanställer information från sju olika myndigheter, driftas av Försäkringskassan. - Konsoliderad leverantörsdiskussion Pågår viktigt för både myndigheter och kommuner att en enhetlig front skapas
8(9) SKLs ambition är att ta över Inera som idag ägs av landstingen. Informeras om att kommunerna hitintills har använt NPÖ gratis. Diskussioner pågår kring ersättning till landstingen. E-delegationens uppdrag avslutas 31 juni 2015 då en ny organisation ska ta vid. Näringsdepartementet står inför en organisationsförändring, där E- förvaltning kommer att vara en egen avdelning. ESV kommer att utses till förvaltningsmyndighet. SKL, avdelningen för digitalisering, söker medel från Näringsdepartementet för att undersöka hur kommunerna kan bli en del av verksamt.se. V tjm informerar om att en diskussion med SKL för ytterligare utvecklad/fördjupad projektsamverkan är planerad till 11 februari. 10 Aktuell information från styrelsemedlemmar Mölndal informerar om att - kommunen i nuläget valt att inte släppa de data som kan läggas upp från Kolada - Ambitionen är att bli årets IT-kommun Lycksele informerar om att - kommunen har anmält intresse för att delta i projektet Integration mellan personalsystem och skolans verksamhetssystem 11 Övriga frågor 11.1. Instrument X och behovskategorisering Presentation av Lena Rogeland, Koordinator KNUT tillsammans med Tommy Hjertnert. KNUT är ett kommunalt nätverk, med ca 10 aktiva kommuner, som bildades 2007 och jobbar med frågeställningar kring ekonomiskt bistånd. Arbetar efter 5R > rätt insats, till rätt person, i rätt tid, till rätt kostnad och av rätt aktör. Instrument X är ett bedömningsinstrument för ekonomiskt bistånd som ca 70-80 kommuner har använt. Är kompletterat med Motiverande samtal. Informerar om de utmaningar som kommit fram vid analyser och som är grunden för beslutet att inrikta sig på nybesök. Verktyget är till hjälp för socialsekreterare och är framtagit av socialsekreterare. Verktyget är det enda som finns i Sverige, vilket beror på att det övergripande målet är att ekonomiskt bistånd inte ska finnas. - Ett annat verktyg är FIA, som inte används vid nybesök utan är ett mer fördjupat instrument som används längre fram i processen
9(9) Resultat av kartläggningar är klienternas identifierade behov, vilka kategoriseras. Dessa är indelade i 2 huvudspår, arbetsmarknad respektive rehab. Instrument X är användbart som hjälp för verksamhetsutveckling. Implementering av instrument X och behovskategorisering i Procapita planeras i februari 2015. Planering pågår även för Treserva. Instrument X använder sig av SSBTEK. Informeras om att ägandefrågan har lösts juridiskt, genom att 4 kommuner äger tjänsten. - Stadsjurist och inköp har varit involverade i juridiska frågeställningar. Informeras om att en kommun har följande alternativ via Tieto; välja att köpa modul och gå utbildning för X, eller bara köpa modul. Bilaga >> SAMBRUK_27_jan_2015_X_och_behov Styrelsens förslag är att projektet Självbetjäning inom Socialtjänsten, undersöker möjligheten att införa instrument X och hur X ska införas i SSBTEK. 12 Nästa styrelsemöte 3/3 10.00 15.00 SKL Lokal Mallorca Vid tillfället ska ledamöter skriva under Årsredovisning 2014 & ställa sig bakom Verksamhetsplan och budget för 2015 som ska presenteras på årsmötet. 24/3 9.00 10.00, per tele för genomgång och behandling av inkomna motioner från medlemmar. 21/4 Årsmöte, tillsammans med Vårkonferens 13 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet. Underskrift Ordförande Underskrift Justerare Underskrift Namnförtydligande Peter Dacke Namnförtydligande Annika Samuelsson