Antagen av KF 2008-04-10 (Justerade redaktionella detaljer i denna text 2008-08-14 av Håkan Hambeson) Modell för styrningen i Kungälvs kommun - Från demokrati till effekt och tillbaka Kungälvs kommuns styrsystem från demokrati till effekt och tillbaka - utgår från tanken om balanserad styrning där verksamhetens styrs och följs upp i perspektiv. Styrsystemet skall omfatta såväl, ekonomi, verksamhet och kvalitet samt svara upp mot lagen om god ekonomisk hushållning. Styrkedjan visar hur målen från och kommunstyrelse genomsyrar verksamheten och ytterst brukarmötet. Med hjälp av styrsystemet struktureras arbetet med planering, verkställande och uppföljningar. Förändringseffekt Styrningen skall inriktas på förändringar. En stor organisation med lång historia blir närmast självgående. Politiken förväntas styra och styrningen skall därför inriktas på att få effekt av fattade beslut. Detta skall speglas t.ex. i att kommunstyrelsens resultatmål kan ändras över tid och inte formuleras vagt och allmängiltigt. Kommunstyrelsens resultatmål skall relatera till s strategiska mål och strategiska förutsättningar, de sorteras inte in i de fem perspektiven som tidigare. Vi vill att den balanserade styrningen blir hjälpen för förvaltningen att gå från att beskriva verksamheten till att formulera ansvarsfördelade och tidsatta handlingsplaner för att nå kommunstyrelsens resultatmål. För att detta skall ske på ett balanserat sätt använder förvaltningen de fyra perspektiven medborgare, ekonomi, processer och medarbetare. Vi har haft för många mål för att få styreffekt. Avsikten är nu att formulera, prioritera och strukturera om så att vi får fokus på de viktigaste målen. Det vi mäter blir gjort. Uppföljningen är viktig eftersom den sätter fokus på resultatet. Uppföljningen måste vara konsekvent, uthållig och inriktad på uppsatta mål för att styrsystemet skall få effekt. Kommunfullmäktige - STRATEGISKA MÅL: Utgångspunkten i styrsystemet är att, med visionen som grund anger 3-4 strategiska mål samt beslutar om ekonomiska ramar för verksamheten - framtagna av Ekonomiberedningen. De strategiska målen har tidsaspekten 4-10 år och skall vara övergripande till sin karaktär. De strategiska målen skall vara så heltäckande som möjligt inom de politiska ansvarsområdena samt fokusera på den aktuella politiska viljeinriktningen. Kommunfullmäktige - STRATEGISKA FÖRUTSÄTTNINGAR: Som grund för s strategiska mål finns förutom visionen även strategiska förutsättningar vilken består av tre delar. Dessa är ekonomi, medarbetare (human kapital) och processer. Dessa tre är styrande på ett övergripande plan och har direkt påverkan huruvida vi lyckas eller inte. De strategiska förutsättningarna är på samma gång begränsning, inriktning och verktyg för att nå de strategiska målen. Som strategiska förutsättningar kan också nämnas att kommunens verksamhet styrs av lagar, förordningar och reglementen. EKONOMIBEREDNINGEN ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-xxxx E-POST xxxx@kungalv.se HEMSIDA www.kungalv.se
Kommunstyrelsen RESULTATMÅL: De strategiska målen konkretiseras sedan av kommunstyrelsen i form av resultatmål. Dessa mål skall vara SMARTA d.v.s. Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbestämda och Ansvarsfördelade och ha en tidsaspekt på 1 3 år. Kommunfullmäktiges strategiska mål samt kommunstyrelsens resultatmål kan gälla hela verksamheten eller delar av verksamheten. KS bekräftar sitt åtagande gentemot via årsplanen. Grunden för åtagandet utgår ifrån att man fört en dialog med berörda delegationer och nämnder samt förvaltningen. 2(7) KF Strategiska förutsättningar Vision Vår långsiktiga målsättning Strategiska mål Våra begränsningar, inriktningar och verktyg för uppnå målen Målen bör vara på 4-10 års sikt och 3-4 till antalet KS Utifrån KF Strategiska Mål sätter KS sina resultatmål på 1-3 års sikt 16-20 st Exempel på s och kommunstyrelsens styrning Ett exempel på strategiskt mål från som svarar på kommunens vision Det ska vara gott att leva kan vara att Kungälv ska erbjuda en god livsmiljö samt att Kungälv ska vara en trygg kommun att leva och verka i. Kommunstyrelsen uppgift är att konkretisera de strategiska målen i form av resultatmål. Strategiskt mål fastställd av God livsmiljö Resultatmål fastställt av kommunstyrelsen Kungälv skall klättra från plats 125 till plats 50 på svenskt näringslivs ranking av företagsklimat i kommuner. Strategiskt mål fastställd av Kungälv ska vara en trygg kommun att leva och verka i Resultatmål fastställt av kommunstyrelsen Andelen invånare och brukare som upplever sig trygga skall öka från x till y
3(7) Kommunchef: Kommunchef och arenachefer tar emot mål och uppdrag från kommunstyrelsen och fördelar dessa inom förvaltningen. Sektor & enheter - BALANSERAD STYRNING OCH UPPFÖLJNING I FYRA PERSPEKTIV: I sin verksamhetsplan planerar respektive sektor i dialog med sina respektive enheter vad som ska göras, när och av vem. Hur sektorn ska nå KS resultatmål analyseras i sin tur utifrån perspektiven medborgare, processer, medarbetare samt ekonomi. I perspektiven formuleras vilka aktiviteter som skall genomföras, för att nå resultatmålen. På så sätt blir perspektiven en del i en händelsekedja som hänger samman och svarar på frågan (hur) vilka aktiviteter sektorn kommer att genomföra för att nå målen och klara uppdragen. I verksamhetsplanen anges de åtgärder/aktiviteter som kommer att vidtas för att nå målen, vem som är ansvarig och när det ska vara klart samt hur man avser att följa upp arbetet. Sektorn kan även redovisa sektorsspecifika mål. Styrnings- och uppföljningsprocessen utgår från kvalitetsloopen, d.v.s. Planera- Genomföra-Följ upp-vidta förbättringar. Årsplanen - Åtagandet Kommunchefen och arenachefer sammanställer sedan respektive sektors verksamhetsplan till en förvaltningsgemensam årsplan utifrån mål och de fyra perspektiven i balanserad styrning. Årsplanen bör innehålla maximalt 40 sidor och domineras av aktiviteter/handlingsplaner för att möta målen. För att åtagandet skall bli tydligt i organisationen kan kommunchefen och kommunstyrelsens ordförande skriva på ett kontrakt om åtagandet i årsplanen. Detta kan ske vid en ceremoni på ett kommunstyrelsemöte i anslutning till att kommunstyrelsen beslutar om årsplanen. Då blir det ett tydligt åtagande. KS Förvaltningen Verksamhetsplaner Kommunstyrelsens mål resulterar i ett antal verksamhetsplaner från förvaltningen Verksamhetsplanerna blir kvittot på uppdraget från politiken Vad ska vi uppnå? Har vi personalen/kompetensen? Verksamhetsplanen Svarar på frågorna hur och hjälper oss att följa upp i de 4 perspektiven Har vi effektiva arbetsprocesser? Har vi ekonomin/vad får det kosta? Förväntat resultat? Så här följer vi upp? Exempel på sektorns styrning Detta leder i sin tur till x antal aktiviteter ute i verksamheterna Sektorns uppgift är att utifrån s och kommunstyrelsens mål bedriva verksamheten. Det kan krävas att sektorn ytterligare konkretiserar och bryter ner kommunstyrelsens resultatmål.
SEKTORNS ARBETE OCH AKTIVITETER FÖR ATT NÅ MÅLET MÅL Medarbetare Ekonomi Processer Ex för sektor skola kan målen om trygghet konkretiseras till att Andelen elever som känner sig trygga i skolan skall upp uppgå till 95%. Kopplat till om företagsklimatet kan konkretiseringen vara att frågor skall besvaras skyndsamt inom max tre dagar. På motsvarande sätt kan övriga sektorer konkretisera s och kommunstyrelsens mål för sina verksamheter. 4(7) Strategiskt mål fastställd av God livsmiljö Resultatmål fastställt av kommunstyrelsen Kungälv skall klättra från plats 125 till plats 50 på svenskt näringslivs ranking av företagsklimat i kommuner. Mål för sektorer Frågor skall besvaras skyndsamt inom 3 dagar Strategiskt mål fastställd av Kungälv ska vara en trygg kommun att leva och verka i Resultatmål fastställt av kommunstyrelsen Andelen invånare och brukare som upplever sig trygga skall öka Mål för sektor skola Andelen elever som känner sig trygga i skolan skall uppgå till 95% Exempel på beskrivning av hur sektorn kommer att arbeta med målen: MEDBORGARE Enhet: På enhetsnivå ska verksamheterna på samma sätt som på sektorsnivå ytterligare precisera HUR man avser att arbeta gentemot överordnade mål och uppdrag. Detta sker utifrån beskrivning av åtaganden i en verksamhetsplan/handlingsplan. Framtagandet av verksamhetsplanen/handlingsplanen sker i dialog där hela organisationen involveras. Enheten kan även redovisa enhetsspecifika mål.
5(7) Medarbetare: Inom ramen för medarbetarsamtalet sker en överenskommelse mellan arbetsgivaren och arbetstagaren om HUR den enskilde arbetstagaren skall genomföra aktuella åtaganden från verksamhetsplaner/handlingsplanerna. Förslag är att varje medarbetare har åtminstone ett personligt mål som är kopplat till enhetens gemensamma mål och som i sin tur knyter an till de strategiska målen. Uppföljning: Kommunstyrelsen ger i samband med budgeten ett uppföljningsuppdrag till förvaltningen. Stommen för uppföljning är årsredovisningen och de två tertialrapporterna, per april och augusti. För varje resultatmål görs en uppföljning av indikatorer ur verksamhetens fyra perspektiv; medborgare processer, medarbetare samt ekonomi. Respektive sektor redovisar även månadsrapport till vård- och omsorgsnämnden, barn- och utbildningsnämnden, samhällsbyggnadsdelegationen samt främjandedelegationen. Månadsrapporterna används sedan som underlag när årsredovisning och tertialrapporterna upprättas. Varje sektor skall även göra en verksamhetsberättelse vid årets slut. Uppföljningen mellan sektorn och enheterna görs av respektive sektorsledning. I uppföljningen skall en analys göras av måluppfyllelsen, såväl positiv som negativ. Om uppföljningen visar avvikelse mot mål och uppdrag skall det ingå en redovisning över vilka åtgärder förvaltningen/sektorn/enheten avser att vidta för ökad måluppfyllelse. Avvikelserapporteringen delas in i tre grupper: Rött = stor avvikelse utifrån målet Gult = under kontroll, följ utvecklingen Grönt = uppnått målet Som stöd till uppföljningen och analysen kopplas ett IT-system Modellvård Ansvaret för styrmodellen ligger på ekonomi- och demokratiberedningen. Demokratiberedningen är politisk modellvårdargrupp för politisk organisation i förändring. I arbetet med balanserad styrning har vi haft representanter för, kommunstyrelsen och förvaltningen för att få en helhetsbild. Det är därför lämpligt att en arbetsgrupp får uppdrag att på demokratiberedningens uppdrag särskilt följa upp styrmodellens styrkraft och föreslå förbättringar. Denna grupp bör ha två deltagare från förvaltningen, två från kommunstyrelsen (ej kommunstyrelsen presidium) och fyra deltagare från, dessa kan vara ledaren för Demokrati- och Ekonomiberedningen liksom revisionens ordförande och ytterligare en person från. Ekonomiberedningens ledare kan vara sammankallande i denna grupp.
6(7) Tidsplan för mål- och budgetprocessen: April eller Maj Kommunfullmäktige beslutar om rambudget och strategiska mål samt ger förslag till resultatmål i enlighet med lagen om god ekonomisk hushållning. Ramar och kommunstyrelsemajoritetens tolkning av uppdragen presenteras för nämnder, delegationer och förvaltning. Kommunstyrelsen ger i dialog uppdrag med resultatmål till kommunchefen. Maj-Augusti Sektorerna arbetar fram verksamhetsplaner i dialog tillsammans med enheterna. Senast 31 augusti skall sektorernas verksamhetsplaner vara upprättade enligt given mall. September Sektorernas verksamhetsplaner sammanställs till en förvaltningsgemensam årsplan vilken skall vara klar i mitten av september. Dialogtillfällen genomförs mellan förvaltningen och kommunstyrelsen om innehåll och konsekvenser av förvaltningens verksamhetsplan. Oktober Partigruppsbehandling av årsplanen samt beslut i kommunstyrelsen November Kommunfullmäktige behandlar årsplanen som ett informationsärende. Kommunfullmäktige fastställer resultatmål och skattesats. Förvaltningen reviderar verksamhetsplanerna utifrån kommunstyrelsens beslut om årsplan. Dessa tillsammans med förvaltningens åtaganden rapporteras till kommunstyrelsen. Förvaltningens verksamhetsbudgetar fastställs. Begreppsförklaring Förklaring av några viktiga begrepp i vår styrkedja: Vision Strategiska förutsättningar Strategiska mål Resultatmål Vår vision är målet för vår gemensamma strävan utifrån medborgarna. Den svarar på frågan Vad strävar vi mot? De är på samma gång begränsning, inriktning och verktyg för att nå de strategiska målen De strategiska målen är långsiktiga och svarar på frågan Vad är viktigast att uppnå på vägen mot visionen? Är en konkretisering av de strategiska målen och skall vara SMARTA d.v.s. Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbestämda och Ansvarsfördelade och ha en tidsaspekt på 1 3 år. Resultatmålen kan vara generella eller verksamhetsspecifika.
7(7) Indikator Årsplan Verksamhetsplan och handlingsplan Årsredovisning Tertial rapport Månadsrapport Medborgarperspektivet Processperspektivet Ekonomiperspektivet Medarbetarperspektivet Styrkort Framgångsfaktor Styrkedja Aktiviteter En indikator är något som följs upp för att se att verksamheten går i rätt riktning, mot visionen. Både nuvärde och målvärde definieras. Indikatorerna ska synliggöra hur vi lyckats och svarar på frågan Har vi tagit rätt strategiska vägval? Beslutas av kommunstyrelsen och innehåller budget, resultatmål samt förvaltningens verksamhetsplan. Verksamhetsplanen är en beskrivning av hur verksamheten ska genomföras utifrån givna ekonomiska ramar och mål. Den innehåller detaljbudget, ansvarsfördelning och handlingsplan. Handlingsplanen talar om vilka aktiviteter som ska vidtas i det korta perspektivet för att gå mot visionen och svarar på frågan Hur ska vi uppnå visionen? Beskriver verksamheten i efterhand, innehåller ekonomiskt utfall, måluppfyllelsen i form av indikatorer Sker per april och augusti. Lägesrapport för resultatmålen i fyra perspektiv. Indikatorernas nuvärde och målvärde redovisas. Uppföljning med fokus på avvikelser och ekonomi Medborgarperspektivet handlar om allt som är relaterat till medborgaren, dem vi sätter upp våra mål för. Processperspektivet omfattar hur arbetsprocesser och effektiviteten i tvärprocesserna bidrar till att nå våra mål. Ekonomiperspektivet handlar om vilka resurser vi har till förfogande för att nå våra mål Medarbetarperspektiv handlar om hur medarbetare bidrar till att nå uppsatta mål Begreppet används inte längre Begreppet används inte längre Hur målen hänger samman från KF, förtydligas av KS och resulterar i aktiviteter och därigenom styr verksamheten ända ut till medarbetarnivån. De åtgärder, aktiviteter och åtaganden som genomförs av förvaltningen