1 (10) Kommunledningen Ulrika Lundgren Kvalitetscontroller 0302-521815 Utvärdering av samverkansprojekt Bakgrund Sedan 1995 finns ett samverkansavtal mellan s universitet, Västra Götalandsregionen och kommuner inom s Regionen. Avtalet innebär finansiering av projektet Förstärkt förvaltningsforskning och mer kvalificerad förvaltningsutbildning i Västsverige som syftar till att främja den västsvenska regionens utveckling genom att satsa på kvalitet, kompetensförsörjning och kompetensutveckling för kommuner och landsting. Avtalsperioden med deltagande parter gäller för sex år och har utvärderats inför varje ny avtalsperiod. Den första avtalsperioden 1995-2000 som kännetecknades av uppbyggnad av samverkan, visade på positiv utveckling, både vad gäller forskning och utbildning. Utvecklingsområden som identifierades genom utvärdering var: - Kraftigare marknadsföring från Förvaltningshögskolan behövs för att förbättra kännedomen om förstärkt förvaltningsforskning - Större delaktighet från kommunerna i projekten, t ex forskningsämnen ska bli föremål för dialog innan de beslutas Samtliga parter undantaget Kungsbacka kommun förlängde avtalet. Den andra avtalsperioden, 2001-2006, kännetecknas av utveckling. Utvärderingen av perioden visade att projektet varit uppskattat och att det skulle kunna utvecklas vidare. De utvecklingsområden som identifierades var: Uppdrag - Återkoppling av erfarenheter från projektet i respektive organisation behöver förbättras. - Upplevelsen av en personunion mellan flera verksamheter kan undvikas genom att man förbättrar och utvecklar tydligheten. Marknadsföringen bör bli mer aktiv från Förvaltningshögskolan för att göra projektet synligt. - Kommunerna måste vara mer aktiva beställare för att öka delaktigheten i projektet och påverka t ex val av forskningsområden. Inför slutet av den tredje avtalsperioden beslutade Förvaltningshögskolans råd för forskning och utbildning att projektet ska utvärderas. Uppdraget har lämnats till Gunnel Lorentzon, kommundirektör i Lerums kommun. Ulrika Lundgren, Kvalitetscontroller i Lerums kommun har också medverkat i utvärderingen. LERUM400, v 1.0, 2008-05-26 Syfte och mål Syftet med uppdraget är att ge rådet ett beslutsunderlag. Målet är att en rapport ska överlämnas till Förvaltningshögskolan senast den 10 april 2012.
2 (10) Utvärderingen utgår från de frågeställningar som lämnades med uppdraget: Metod - Hur har projektet bidragit till regionens utveckling och kompetensutveckling? - Vad har projektet bidragit till när det gäller forskning och utbildning i offentlig förvaltning? Utvärderingen har genomförts genom att samla in information om deltagande och nyttjande av Förvaltningshögskolans utbud och genom en enkätundersökning. En enkät riktades till kommunchefer och kompletterades med dialog utifrån resultat och fördjupning i vissa frågor på GR:s kommundirektörsnätverk. En enkät skickades till förtroendevalda; kommunstyrelsens ordförande och första och andra vice ordförande samt regionstyrelsens ordförande och vice ordförande. Enkätfrågorna var i huvudsak de samma för kommunalråd som kommunchefer. Svarsfrekvensen för enkäten är låg, 28 procent för förtroendevalda. För kommunchefer var svarsfrekvensen högre, 69 procent. Resultatet av samverkan är svår att mäta, men en samlad bedömning lämnas utifrån de uppfattningar som uttrycks. Resultat Det resultat som presenteras bygger på kommunernas uppfattningar som framgår av enkätundersökning och dialog med kommunchefer. Vår utgångspunkt för redovisning är därför det kommunala perspektivet. Utvärderingen visade i korthet att: 1. Inställningen till samverkan med s universitet och Förvaltningshögskola är positiv. Förvaltningshögskolan upplevs ha en viktig roll och bidrar positivt i utveckling av regionen och kompetensutveckling. 2. Samverkan mellan Förvaltningshögskolan, kommunerna och VGR är inte tillräckligt känd i kommunerna. Målsättning med samverkan och vad samverkan ska leda till (resultat) är otydligt för kommunerna. 3. Kommunernas delaktighet är begränsad både när det gäller att uttrycka behov och påverka forskning och utbildning och att delta och ta del av Förvaltningshögskolans utbud i form av utbildningar, seminarier och spridning av forskningsresultat. 4. Möjlighet och intresse för fördjupad samverkan finns. En närmare dialog mellan parterna är en viktig utgångspunkt för detta. GR:s kommundirektörsnätverk och en ökad kontakt mellan Förvaltningshögskolan och varje kommun/region kan underlätta i utvecklingen.
3 (10) På följande sidor fördjupar vi resultatet av undersökningen. Synliggöra samverkan Samverkan med Förvaltningshögskolan är fortfarande inte tillräckligt känd i kommunerna. Kännedom om projektet Förstärkt förvaltningsforskning och mer kvalificerad förvaltningsutbildning i Västsverige och förkortningen KOLV är begränsad. Ett fåtal av kommunalråd och kommunchefer som besvarat enkäten upplever att projektet blivit mer synligt. De åtgärder som genomförts under avtalsperioden tycks ha haft ringa effekt på kännedom och delaktighet hos samverkansparterna. Det kan ha haft större effekt inom universitetet och bland studenter. Att samverkansprojektet inte är tillräckligt känt kan påverka delaktighet i de aktiviteter som Förvaltningshögskolan erbjuder. Av deltagarlistor framgår att förtroendevalda och kommunchefer inte i någon högre utsträckning deltar i de aktiviteter som Förvaltningshögskolan anordnar. Förtroendevalda och kommunchefer tar i huvudsak del utbudet genom rapporter och utskick och en del har någon gång deltagit i Förvaltningshögskolans dag. Det finns fortsatt ett behov av att lyfta fram (marknadsföra) samverkansmöjligheterna på olika sätt. Ökade kontakter, nya kontaktytor är några sätt (se vidare under rubriken förankring samverkan), men också informationen på hemsidan som också kan fylla en viktig funktion i mötet med kommunerna och regionen. Vem vänder sig informationen till idag? Kan samverkansparterna ta del av aktuell information? Det finns en utvecklingspotential i informationsspridningen via hemsidan, men också att sprida information genom prenumeration på nyhetsbrev. Forskning och utbildning Kommunerna är fortfarande passiva när det gäller utbildnings- och forskningsfrågor. Överlag tycks kommunerna nyttja Förvaltningshögskolans kompetens och utbildningsutbud i begränsad omfattning. Vägen in i den akademiska världen är viktig för kommunerna liksom forskning och ny kunskap. Med de förändrade krav på kommuner som nu börjar bli synliga finns behov av forskning och studier med ett starkare och förändrings- och framåtsyftande perspektiv. Förvaltningshögskolan kan fylla en viktig roll och hjälpa kommunerna i utvecklingen framåt. Det finns behov i kommunerna att fokusera mer på framtidsfrågor, på kommunutveckling och den offentliga sektorns nya roll och vilka trender och tendenser som finns i samhället och hur påverkar det demokratiska perspektivet. Av de forskningsområden som lyftes fram i utvärdering av föregående avtalsperiod, lägger kommuncheferna särskilt stor vikt vid styrning och utveckling av kommunerna, kommunernas framtida roll och omvärldsperspektivet. Dessa områden ingår idag i tre av de fyra forskningsplattformar som finns inom Förvaltningshögskolan.
4 (10) Kompetensutveckling Samverkansavtalet syftar också ge möjlighet till kompetensutveckling för anställda i samverkande organisationer. Det innebär utbildningar ur ordinarie kursutbud, skräddarsydda kurser och utvärderingsstöd. Få kommuner har vänt sig till Förvaltningshögskolan för kompetensutvecklingsinsatser. Skräddarsydda kurser har under avtalsperioden beställts av Kungälv, s Stad, Lerum och VGR. Få av samverkansparterna har under avtalsperioden använt Förvaltningshögskolans möjligheter till utvärderingsstöd (utbildning, behovsanpassad kurs, bollplan och kontaktförmedling mellan organisation/studenter/forskare för utvärderingsuppdrag). s Stad är ett undantag och till viss del också VGR. s Stad tycks inom vissa verksamheter ha etablerade kontakter med Förvaltningshögskolan och ett återkommande samarbete. Se bilaga 1 Metodströd. Under avtalsperioden har ett kommunlicentiatprogram tagits fram, men det startades inte på grund av bristande intresse. Det framgår inte av information på hemsidan om och när programmet kommer att starta. Ett annat sätt att sprida kunskap och delge resultat av forskning och studier är genom längre eller kortare seminarier. För att öka kommunernas deltagande i Förvaltningshögskolans dag som är ett sådant tillfälle har samverkansparter involverats i programmet och ett pris för bästa nyttiggörandet av forskning inom offentlig förvaltning har inrättats som delas ut under dagen. Förvaltningshögskolan har också arbetat med att öka samverkansparternas delaktighet i samband med studenternas examensdag. Det ger kommunerna/vgr möjlighet att skapa eller förstärka bilden som attraktiva arbetsgivare. Vilket resultat det fått ligger utanför det här uppdraget. Lunchseminarier har också anordnats under avtalsperioden. Deltagandet har visat sig vara begränsat., Härryda, Lerum, Mölndal, Öckerö och VGR har deltagit vid fler än två tillfällen av sammanlagt fem. Partille och Stenungsund har deltagit vid ett av dessa medan Ale, Alingsås, Kungälv och Tjörn inte deltagit någon av gångerna. Se bilaga 2. Under 2010 deltog ca 20 personer vid respektive tillfälle, varav ungefär hälften från kommuner och VGR, även andra intressenter och alumner deltar. Under 2011 och 2012 har deltagarantalet minskat och ligger i snitt på 12-13 personer. I dialog med kommunchefer uttrycktes att tiden för seminariet inte är lämplig och att annan tid vore önskvärd. Frukostseminarier eller aktivitet senare på eftermiddagen är förslag på alternativ. Det finns också ett intresse från kommunerna till interaktiva möten med externt inbjuden person, till viss kostnad för deltagarna, max en halv dag. Förankring av samverkan Förankring av samverkan med Förvaltningshögskolan är fortfarande svag i kommunerna. Många kommuner vittnar om att diskussion och återkoppling saknas och att förankring av frågorna inte finns med på agendan. Någon förändring tycks inte ha skett trots att föregående utvärdering pekade på samma
5 (10) sak och vissa åtgärder genomförts av Förvaltningshögskolan. Regionala frågor om utbildning och forskning ur ett samhällsperspektiv, forskningsprogram och vidareutbildningsfrågor ligger inom rådets uppdrag. Kan gemensamma frågor som diskuteras i rådet bättre förankras i kommunerna? Kan det ske genom att det förs upp på kommunstyrelsens agenda eller genom att diskussion i andra forum? Frågor om vad uppdraget i rådet innebär har också lyfts och vem som ska representera parterna i rådet? Det finns möjlighet att lyfta samverkansfrågor på GR:s kommundirektörsnätverk, förslagsvis en till två gånger per år. Dialog kan också föras direkt med respektive kommun/region genom att Förvaltningshögskolan besöker tjänstemannaledningen. Det skulle både ge möjlighet att påminna om samverkan och att fånga upp behov och önskemål och lyfta aktuella frågor för båda parter. Ökat samarbete Utvärdering av avtalsperioden liksom tidigare utvärdering visar på möjligheter och intresse för en ökad delaktighet och närmare samarbete. Det finns intresse för ett fördjupat samarbete både med Förvaltningshögskolan och med s universitet i stort, vi kallar det en samverkan "version 2.0". För att det ska vara möjligt krävs en närmare dialog och förutsättningar för förankring och förändrade eller nya kontaktvägar mellan universitetet och kommuner och regionen.
6 (10) Bilaga 1: Metodstöd 2008 Organisation Aktivitet 7/1 Social resursförvaltning, Utvärderingsutbildning 21/1 Lerum Utvärderingsutbildning för rektorer 1/2 Vuxenutbildningsförvaltningen, 5/2 Stödcentrum för unga brottsoffer, 7/2 Myndigheten för skolutveckling med inbjudna rektorer från GR 26/3 Social resursförvaltning, Diskussion om effektutvärdering Seminarium om metautvärdering Seminarium om kvalitetsredovisning Utvärderingsutbildning 12/5 VG-regionen Metodstöd vid träff med folkhögskolerektorsnätverk 14/5 Social resursförvaltning, Utvärderingsutbildning 16/5 Förvaltarenheten, Föreläsning om uppföljning och utvärdering 26/5 Respons alkoholrådgivning, 10/6 Stödcentrum för unga brottsoffer, 25/8 Sociala resursförvaltningen, 1/9 Sociala resursförvaltningen, 19/9 Sociala resursförvaltningen, Föreläsning om uppföljning och utvärdering Seminarium om metautvärdering Möte om kvalitetsmätning Möte med verksamhetschef för missbruksvård Möte med verksamhetschef för missbruksvård 13/10 FoU Väst, GR Medverkan i seminarium om effektmätningar 17/10 Räddningstjänsten, Alingsås Metoddiskussion 29/10 Kunskapscentrum för våld i nära relationer, Metoddiskussion 21/11 Räddningstjänsten, Alingsås Metoddiskussion 25/11 Sociala resursförvaltningen, 10/12 Räddningstjänsten, Alingsås Metoddiskussion Möte med verksamhetschef för missbruksvård
7 (10) 2009 Organisation Aktivitet 13/1 GU och Sociala resursförvaltningen, 20/1 Dialoga, kunskapscentrum för våld i nära relationer Seminarium på Jonsereds herrgård om samverkan Diskussion om hur ett uppföljningssystem för kvalitet kan utvecklas 29/1 Räddningstjänsten, Alingsås Processvägledning för verksamhets-redovisning 9/3 Regionbiblioteket Diskussion om hur kvalitet i biblioteksverksamhet kan mätas 10/3 Familjerättsbyrån, Handledning inför design av utvärdering 25/3 Sociala resursförvaltningen, Handledning inför utvärdering av BBIC-arbetet i 31/3 GR Medverkan i nätverksträff med chefer inom funktionshinder 1/4 GR Medverkan i nätverksträff med chefer inom äldreomsorg 16/4 Familjerättsbyrån, Handledning inför design av utvärdering 22/4 Regionbiblioteket Fortsatt diskussion om hur kvalitet i biblioteksverksamhet kan mätas 27/4 Sociala resursförvaltningen, 28/4 Sociala resursförvaltningen, Handledning av personal om utvärdering av barnperspektiv i missbruksvård Möte med nätverkslaget för att diskutera utvärdering av planerat projekt. 29/4 Familjerättsbyrån Handledning inför design av utvärdering 10/6 Sociala resursförvaltningen, 10/6 Sociala resursförvaltningen, 16/6 Vuxenutbildningsförvaltningen, 17/6 Sociala resursförvaltningen, 1/7 Sociala resursförvaltningen, Handledning av personal om utvärdering av barnperspektiv i missbruksvård Fortsatt möte med nätverkslaget för att diskutera utvärdering av planerat projekt Seminarium om effektstudier inom vuxentutbildning Fortsatt diskussion av utvärdering av BBICarbetet i Handledning av personal om utvärdering av barnperspektiv i missbruksvård 28/8 Familjerättsbyrån, Handledning av utvärdering gällande ny arbetsmetod 1/9 Kriscentrum för män Möte med anställd som vill bli kommundoktorand på FGU
8 (10) 10/9 Partille Möte med anställd som vill bli kommundoktorand på FGU 21/9 Sociala resursförvaltningen, Möte med projektledning + student som kommer att utvärdera BBIC-projektet. 25/9 Familjerättsbyrån Handledning av utvärdering av ny arbetsmetod. 7/10 Dialoga, kunskapscentrum för våld i nära relationer 27/10 Dialoga, kunskapscentrum för våld i nära relationer Handledning av personal som ska utvärdera ny arbetsmetod Diskussion om Dialogas uppföljningssystem 2010 Organisation Aktivitet 27/1 Stenungsund Medverkan vid personalkonferens om uppföljning och utvärdering 10/2 GR Föreläsning för ledningsgruppen 19/8 Sociala resursförvaltningen, 24/8 Sociala resursförvaltningen, 14/9 Sociala resursförvaltningen, 15/10 Sociala resursförvaltningen, 2/11 GU och Sociala resursförvaltningen, 10/11 Sociala resursförvaltningen, Fortsatt diskussion om utvärdering av BBICprojektet i Handledning i uppföljningsarbete Fortsatt handledning i uppföljningsarbete Fortsatt handledning i uppföljningsarbete Föreläsare vid samverkanskonferens, Jonsereds herrgård Diskussion om förvaltningens arbete med uppföljning av föreningsbidrag 30/11 VG-regionen Medverkan i konferens om uppföljning och utvärdering av kulturpolitik 6/12 Ale Medverkan i konferens om uppföljning och utvärdering av socialtjänstverksamhet.
9 (10) 2011 Organisation Aktivitet 10/1 VG-regionen Diskussion om utvärdering av kulturverksamhet 14/1 & Co Diskussion om utvärdering av vetenskapsfestivalen 25/1 Kultur i Väst Diskussion om utvärdering av skolbio 4/2 Sociala resursförvaltningen, 9/2 VG-regionen, folkhälsosekretariatet 30/3 VG-regionen, folkhälsosekretariatet 11/5 VG-regionen, folkhälsosekretariatet Diskussion om utvärdering av föreningsbidrag Utvärderingskurs Diskussion om metautvärderingsprojekt Diskussion om metautvärderingsprojekt 12/5 Gryning Vård Diskussion om Grynings uppföljnings- och utvärderingsarbete 23/5 Sociala resursförvaltningen, Diskussion om uppföljningssystem 17/8 VG-regionen Möte för att diskutera uppföljning av kulturverksamhet 18/8 Sociala resursförvaltningen, 24/8 VG-regionen, folkhälsosekretariatet Diskussion om uppföljningssystem Planering av konferens om metautvärdering. 4/10 Gryning Vård Diskussion om Grynings uppföljnings- och utvärderingsarbete 6/10 Prevu, Medverkan i personalkonferens om utvärdering, Varberg. 10/10 Skolutvecklingsenheten, Möte för att diskutera utbildning i kvalitetsarbete för rektorer. 11/10 VG-regionen, folkhälsosekretariatet Utvärderingskonferens för kommunala folkhälsosamordnare. 10/11 Skolutvecklingsenheten, Möte för att diskutera utbildning i kvalitetsarbete för rektorer 12/12 Skolutvecklingsenheten, Möte för att diskutera utbildning i kvalitetsarbete för rektorer
10 (10) Bilaga 2: Deltagande lunchseminarium Lunchseminarium Antal personer Ale Alingsås 2010 2011 2012 6/12 24/2 19/5 13/9 13/2 1 1 12 3 Härryda 2 2 1 Kungälv Lerum 1 1 1 Lilla Edet 1 Mölndal 1 5 Partille 1 Stenungsund 2 Tjörn Öckerö 1 1 2 VGR 2 2 4 1 1 s universitet/förvalt ningshögskolan 3 2 5 5 Övriga, externa 12 9 1 17 1 Totalt 20 23 12 36 13 Deltagande i procent (%) av fem lunchseminarier 2010-2012 Ale 0 Mölndal 40 Alingsås 0 Partille 20 80 Stenungsund 20 Härryda 60 Tjörn 0 Kungälv 0 Öckerö 60 Lerum 60 VGR 100 Lilla Edet 20 s universitet 80