DEFINITIVT FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Rev: 1.00 2013-06-14 UPPHANDLING AV SYSTEMLEVERANTÖR FÖR ETT PASSIVT FIBEROPTISKT NÄT FÖR BREDBAND. Till Fiberföreningen Observera! Denna mall är inte godkänd av Jordbruksverket eller Länsstyrelsen som en garanti på att er upphandling genomförs på rätt sätt. Men vi hoppas den skall ge er en trygghet och också beskriva ett sätt att upphandla som gör att ni rimligtvis följer de krav som finns i Landsbygdsprogrammet. Detta förfrågningsunderlag innehåller villkoren för upphandling av en systemleverantör av material till aktuell infrastruktur. För att kunna erhålla stöd från landsbygdsprogram och kanalisationsstöd skall huvuddelen av detta förfrågningsunderlag användas. Fiberföreningen har rätt att ändra lite på format och struktur på förfrågningsunderlaget utifrån egna särskilda behov men skall åta sig att använda en offentlig annonseringstjänst liknande www.opic.se, de obligatoriska villkoren gällande utvärderingskriteria inkl gemensam protokollförd anbudsöppning, en kontaktväg för information och beslut vid protokollförda möten som bekräftar Fiberföreningens godkända hantering av Landsbygdsprogrammets upphandlingskrav, i synnerhet för projekt som får mer än 200.000 Euro i stöd. Principerna som skall följas finns med som bilaga 3, för fiberföreningens egen information.
Storsjöbygdens Byanät Ek. För. Datum 2013-10-25 UPPHANDLING AV SYSTEMLEVERANTÖR FÖR ETT PASSIVT FIBEROPTISKT NÄT FÖR BREDBAND. Syftet med detta dokument är att ge leverantörer ett anbudsunderlag för offerering av ett passivt fiberoptiskt nät för bredband till nedan nämnda Fiberförening. Detta underlag och offerten kommer att vara en del av avtalet mellan Fiberföreningen och utvald leverantör. allmänt 1.1 BESTÄLLARE Storsjöbygdens Byanät ekonomisk förening org.nr: 769625-8024 1.2 INTRESSEANMÄLAN OCH FRÅGOR Förfrågningsunderlaget hämtas genom att logga in på e-avrop www.e-avrop.com 1.3 ANBUDSLÄMNANDE Storsjöbygdens Byanät ek. för. använder sig av elektronisk anbudsmottagning via e-avrop. Information om hur du lämnar elektroniskt anbud finns på www.e-avrop.com Anbud tas ej emot via vanlig e-post eller fax. En anbudsgivare kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Anbudsgivaren är registrerad och inloggad på e-avrop Anbudsgivaren är prenumerant på förfrågningsunderlaget Klicka på länken Lämna anbud, OBS! en andra inloggning krävs för att lämna anbud. Anbudsgivaren kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Anbudsgivaren loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades. Frågor inkomna till e-avrop senare än 2013-11-15 kommer inte att besvaras. 1.4 SISTA ANBUDSDAG 2013-11-22 1.5 ANBUDETS GILTIGHET Anbudet skall vara giltigt 60 dagar från anbudstidens utgång, 2
1.6 KALENDARIUM Annonsering 2013-10-25 Sista dag för att ställa frågor 2013-11-15 Sista dag för att lämna anbud 2013-11-22 språk Anbudet skall i sin helhet vara avfattat på svenska språket. 1.7 KOMPLETTERANDE FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Finner anbudsgivare att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart ska fråga ställas skriftligen via e-avrop under anbudstiden, svar från beställaren sker via e-avrop. Endast uppgift lämnad av beställaren via e-avrop under anbudstiden är bindande för parterna. Frågor inkomna till e-avrop senare än 2013-11-15 kommer inte att besvaras. 2 BAKGRUND, OMFATTNING OCH VILLKOR 2.1 BAKGRUND I Örnsköldsviks kommuns norra del har Fiberförening: Storsjöbygdens Byanät ekonomisk förening, bildats och skall bygga ett passivt fiberoptiskt bredbandsnät med avsikt att koppla samman samtliga intresserade fastigheter i nedan beskrivet geografiska område. I systemleveransen ingår projektering, material, installation och dokumentation av det passiva fibernätet. Det ingår inte grävning/ återställning och bygge av huvudnoden (byggnaden som inhyser klimatkontroll, batteribackup, aktiv utrustning och korskoppling.) Området ingår i 0662 riktnummerområde och berör flera byar omkring Långviksmon. Totalt finns idag ca 400 fastboende personer i området. Fastighetsbeståndet fördelar sig på; - ca 200 permanenta fastigheter - ca 70 fritidsfastigheter - ca 40 företag. Av dessa fastigheter har 172 i dagsläget beslutat om anslutning av fiber. Det passiva fibernätet skall dimensioneras för 100 procent av anslutna fastigheter. Ytterligare information om Föreningen och området finns på Föreningens hemsida www.fiberibyn.se Formaterat: Default Fiberförening benämns Förening. 3
Storsjöbygdens Byanät Ek.För. följer i stort, Definitivt Förfrågningsunderlag Version 1.00 _2013-06-14, men vissa ändringar har gjorts i punkterna: 3.3 Funktionsgaranti, 5 år enl. AB04 3.5 Utökad spec. för produkter och tjänster 3.7 Samförläggning ej planerad 4.5.1 Dimensionering av spridningsnätet 4.5.2 Begränsningar i utbyggnaden 4.5.3 Huvudnoden 4.5.4 Abonnentnoden 4.5.6 Fiber och kabel, enskild svets 5.1 Tilldelning 2.2 Anbudets omfattning Följande skallkrav skall uppfyllas i anbudet och ingå i offererade priser: Anbudsgivaren skall hjälpa till att organisera Föreningen med rutiner och styrdokument så att föreslagen utbyggnad kan genomföras på ett kostnadseffektivt sätt. Föreslå hur frivillig arbetskraft kan utnyttjas utan att äventyra arbetsskydd och kvalitet i slutligt fibernät. Projektering och justering av nätet utifrån medlemmar i Föreningen. Anbudsgivaren skall säkerställa att Föreningens nät projekteras och dokumenteras i ett webbaserat verktyg som ex Google Earth eller minst likvärdigt som ger föreningen möjlighet att leverera nätsträckning, noder och anslutna fastigheter som en GIS-fil till länsstyrelsen vid slutredovisningen och nätdeklaration. Anbudsgivaren bör säkerställa att nätet också skrivs in i ledningskollen med en ansvarig kontaktperson för Föreningen. Anbudsgivaren skall vara rådgivare i upphandling av markentreprenör och kommunikationsoperatör (KO). Anbudsgivaren skall genomföra sitt uppdrag på ett professionellt och fackmannamässigt sätt. Anbudsgivaren skall leverera material i form av kanalisationsslang, brunnar, boxar, markeringsband och fiber i rätt tid för att minimera Föreningens kostnader för gräventreprenör och för att projektet skall följa gemensamt fastlagt tidplan. Vite utgår med 2 % av etappens materialkostnad per påbörjad vecka efter avtalad leveransdag enligt uppgjord tidplan. Installation av kanalisationsslang och fiber inklusive övrigt material skall vara ett beprövat system som tillsammans garanterar lång, pålitlig och trygg funktion under minst 20-30 år. Anbudsgivaren skall leverera komplett leverans enligt specifikation i avsnitt 4.5. Installationen skall omfatta ett eller två fiberpar per fastighet/hushåll. Schaktdokumentation. Samt märkning/id för kablar och rör. Komplett db inmätning av hela fibernätet. 4
Anbudsgivaren skall tillsammans med Fiberföreningen och i samordning med gräventreprenören åstadkomma en leverans och tidplan för projektet med lämpliga etapper som godkänns skriftligt av bägge parter innan leverans påbörjas. I samband med denna görs också en överlämningsplan för slutbesiktning. 2.3 VILLKOR SOM FIBERFÖRENINGEN MÅSTE KUNNA VISA ATT MAN FÖLJER I TILLÄMPLIGA DELAR I SINA UPPHANDLINGAR. 1. Bredbandet skall kunna användas samtidigt av flera operatörer. 2. Projektet får inte gynna någon särskild teknik- eller nätplattform 3. Befintlig infrastruktur skall användas i den utsträckning som det är möjligt, om detta inte leder till att befintliga dominerande aktörer gynnas. 4. Tredjepartsoperatörer skall beviljas grossisttillträde till bredbandet på ett ickediskriminerande sätt i enlighet med vad som sägs i 9 f i förordning (2007:481) om stöd för landsbygdsutvecklingsåtgärder ( Förordningen ). 5. Priset för sådant grosstillträde som avses i punkten 4 ovan ska, om tillhandahållandet sker inom sju år från det att projektet färdigställdes, grundas på de grossistpriser som allmänt gäller för jämförbara tjänster. 6. Anbudsgivaren skall åta sig att under fem år från det att bredbandet togs i bruk upprätta en separat redovisning för den verksamhet som avses med anbudet och medverka vid den kontroll som avses i 9 g i Förordningen. 7. Anbudsgivaren skall åta sig att återbetala en del av lämnad ersättning om vinsten för den verksamhet som avses med anbudet vid den kontroll som avses i 9 g i Förordningen visar sig vara högre än den genomsnittliga vinsten för bredbandssektorn under samma tidsperiod. 3 PRIS, GARANTI, TID FÖR FÄRDIGSTÄLLANDE M.M. 3.1 SYSTEMLEVERANTÖRENS ANBUD Totala kostnaden för leverans anges. 3.2 AVGÅENDE KOSTNADER Föreningens insats är förutom kapital medlemmarnas dagsverke. Eventuellt arbete som utförs av Föreningen innan entreprenaden avgår från kontraktssumman. 3.3 GARANTI Samtliga produkter skall ha god funktionalitet och åldersbeständighet som kan bevisas med produktgarantidokument. 5
Garantin börjar gälla från av Föreningen godkänd leverans. Allt materiel samt förläggning skall klara kraven enligt Svenska Stadsnätsföreningens rekommendationer Robusta nät och Robusta Noder, senaste utgåva. Även Svensk Energis EBR KJ 41 och Skanova guidelines är godkända som regelverk att förlägga kanalisation och bygga nätet från. AB04 gäller för hela entreprenaden, dvs. bl.a. funktionsgaranti 5 år på installationen samt 2 år på material. Dokumentationen skall bevaras av leverantören till dess Föreningen beslutar annat, dock längst 10 år utan särskilt avtal. 3.4 TID FÖR FÄRDIGSTÄLLANDE Installationen skall i sin helhet vara klar för idriftsättning 2014-11-30. 3.5 ANBUDSPRISSÄTTNING Anbudet skall innehålla en redovisning av kostnad baserad på ovan redovisat antal medlemmar i Föreningen. Anbudet skall innehålla kostnad för ett fiberpar per fastighet. Anbudet skall i så stor utsträckning som möjligt specificeras så att det går att uppskatta hur totalkostnaden påverkas om antalet medlemmar (anslutna fastigheter) förändras då arbetet fortskrider. För att kunna förutse vilka kostnader som tillkommer/avgår önskar Föreningen enhetspriser på de produkter och tjänster som krävs för installationen såsom: - Slang per meter - Söknät per meter - Slingbrunn - Fiberkabel - Svetsning av fiber - Fiberskåp - Fibernod - Fiberbox - Fiberbox inkl.skarvstycke, fibersvans inomhus 10 m - Fiberblåsning per meter - Fibertekniker per timma. - Batteri back-up UPS - GPS inmätning - Fiberkabel för sjöläggning 6
- Optostolpar Föreningen önskar också få uppgift om totalt beräknad antal styck resp. totalt beräknat antal meter för vardera ovanstående enhet. 3.6 KOSTNADSÄNDRING Avtalade priser är fasta under hela leveransen. 3.7 (SAMFÖRLÄGGNING?) OPTION? Ej aktuellt 3.8 BESIKTNING Föreningen anlitar en besiktningsman för slutbesiktning och kontroll av att arbetet är professionellt genomfört. 3.9 BETALNINGSPLAN Betalning sker efter överenskomna leveransetapper i gemensamt framtagen leverans och tidplan men tio procent av kontraktssumman betalas först efter godkänd slutbesiktning. 4 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 4.1 ALLMÄNNA KRAV Anbudsgivaren skall ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter. I de fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra delar av uppdraget skall även underleverantören uppfylla dessa krav. Anbudsgivaren skall i sitt anbud ange, alternativt till anbudet bifoga: (i) Kopia på högst 3 månader gammalt registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet (för svenska företag från Bolagsverket). (ii) Anbudspris enligt punkt 3.55. (iii) (iv) Den senaste årsredovisningen (om denna inte kan lämnas, beskriv varför). Uppgift huruvida villkoren i denna offertbegäran kan accepteras eller inte. I den mån vissa av villkoren inte accepteras skall anbudsgivaren lämna förslag till ny lydelse av sådant villkor. (v) Uppgift om att anbudet är giltigt till och med den 2014-01-22 (vi) (vii) (viii) (ix) Referenser i enlighet med punkt 4.33 nedan. Intyg att erforderlig försäkring innehas enligt punkt 4.4 nedan. Uppgift om att erforderliga förarbevis och tillstånd finns. Bas P och Arbetsmiljöplan. 7
(x) (xi) (xii) Enkel företagspresentation inklusive nyckeltal och information om ägarstruktur. Ett varuprov på offererat material i form av kanalisationsslang, fiber, brunnar och boxar. Produktbeskrivningar och produktgarantier för allt material som ska användas vid installationen. (xiii) Bifoga uppgifter, högst 3 månader gamla, motsvarande SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter avseende de anbudsgivare som lämnar in anbud. 4.2 UTESLUTNINGSGRUNDER En anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne; (a) (b) (c) (d) (e) (f) Är försatt i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom. Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Har underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter. I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämna felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 kap. lag (2007:1091) om offentlig upphandling. 4.3 REFERENSER Anbudsgivaren skall ha utfört minst tre uppdrag omfattande liknande projekt under de senaste fem åren. Med liknande projekt avses uppdrag som innefattar systemleverans och fiberarbete i fiberföreningar. Erfarenheten skall visas genom en förteckning över relevanta uppdrag hos minst tre referenskunder, vilken skall bifogas anbudet. I de fall anbudsgivaren avser att använda underentreprenörer kan referenser avse underentreprenörs referenser i relevanta delar. För underentreprenörer ansvarar anbudsgivaren som för eget arbete. Förteckningen skall innehålla följande information: - Företag, namn och adress - Kontaktperson, verksamhetsplats, adress och telefon - Avtalsperiod - Kort beskrivning av uppdraget 4.4 FÖRSÄKRINGAR Anbudsgivaren skall ha erforderligt försäkringsskydd för uppdragets utförande. 8
4.5 SPECIFIKA KRAV - NÄTSPECIFIKATION Upphandlingen omfattar ett passivt fiberoptiskt nät för bredband, härefter kallat Nätet. Syftet är att sammankoppla alla fastigheter i området, se bilagd karta. Alla fastigheter (172 st) skall i princip anslutas med 2 fibrer. Därtill skall Nätet dimensioneras för viss utbyggnad. 4.5.1 DIMENSIONERING AV SPRIDNINGSNÄTET Fibernätet skall dimensioneras för 100 procent av anslutna fastigheter. Anbudsgivaren ska hjälpa föreningen med eventuell överdimensionering och justering av projektering under hela projekttiden. 4.5.2 BEGRÄNSNINGAR I UTBYGGNADEN Fastigheter, som inte har anmält intresse av att vara med i föreningen, är ej medräknade. Emellertid skall överdimensioneringen i spridningsnätet uppfylla kraven i punkt 4.5-4.5.1. 4.5.3 HUVUDNODEN Anbudsgivaren ska strategiskt dimensionera och sätta ut nodhus i området så samtliga medlemmar får tillgång till en anslutning. Byggnaden inhyser klimatkontroll, batteribackup, aktiv utrustning och korskoppling. Till Nätet hör den passiva termineringen av ingående fiberkablar och fibrer. Det betyder stativ och ena halvan av ODF:en med kontakterade fibrer. Patchkablar för inkoppling av senare utvald Kommunikationsoperatör skall ingå. 4.5.4 ABONNENTNODEN Överlämningspunkten till medlemmens anslutning skall ske på utsidan huset i en väggbox. Boxen ska vara anpassad så att medlemmen själv kan montera och dra in fibern fram till utvald plats i huset. AlI aktiv utrustning kommer att levereras av utvald kommunikationsoperatör och monteras av denna. 4.5.5 KANALISATION OCH FÖRGRENINGSNODER Stamnätets slangdimension mellan skåp och brunnar skall vara minst 16/12 mm. Serviceslangarna från skåp eller brunn till respektive fastighet skall vara minst 16/12 mm. Brunnar och kopplingsboxar skall vara dimensionerade enligt punkt 4.5-4.5.1samt uppfylla kraven i punkt 4.5.7. 4.5.6 FIBER OCH KABEL All fiber skall klara kraven enligt IEC G.652 och/eller IEC G.657. All fiberkabel skall klara kraven enligt IEC 60794-5. Kontaktdon för nätet skall vara SC-UPC, likvärdig eller av Föreningens utvalde kommunikationsoperatör önskade kontaktdon. Totaldämpning från huvudnod till abonnentnod får ej begränsa överföringskvaliteten för förbindelsen. Kraven på enskild svets skall understiga 0,2 db (rak skarv) och 0,4 db mot anslutning (kontakt). Det betyder bättre än 10 db under hela garantitiden. 4.5.7 MATERIEL OCH INSTALLATION All materiel samt förläggning skall klara kraven enligt Svenska Stadsnätsföreningen, SSNf Robusta nät och Robusta Noder (senaste utgåva). Även Svensk Energi EBR KJ 41 eller Skanovas guidelines är godkända som regelverk att förlägga kanalisation och bygga nätet från. 9
5 UTVÄRDERING AV ANBUD Förutsatt att en leverantör och dennes anbud bedömts uppfylla samtliga skall-krav kommer Föreningen utvärdera anbudet mot bakgrund av nedan angivna kriterier och viktning. Anbudet utvärderas utifrån kriterium nr 1 samt kriterierna nr 2-6. Kriterierna nr 2-6 åsätts en poäng från 1-5 där 5 poäng bäst uppfyller Föreningens krav. Erhållen poäng för kriterierna nr 2-6 multipliceras med viktningen för varje kriterium och ger en viktad poäng. Beträffande kriterium nr 1 Lägsta pris för genomförande gäller särskilt följande. Det anbud som anger det lägsta priset för genomförande kommer att åsättas 5 poäng. Anbud med högre pris erhåller poäng i direkt proportion till det lägsta priset enligt följande formel: lägst pris / högre pris x 5 poäng. Poängsumman kommer härefter att viktas till 25 procent. Exempel: En anbudsgivare lämnar ett pris om 1 000 kr, vilket är det lägsta av de lämnade anbuden. Detta anbud åsätts 5 poäng (före viktning). Den anbudsgivare som lämnar ett anbud med priset 1 250 kr tilldelas 4 poäng (1 000 / 1 250 x 5). Efter viktning av poängen (4 x 0,25) erhåller sistnämnde anbudsgivare 1 poäng för kriteriet Lägsta pris för genomförande. Den leverantör som erhåller högst totalpoäng efter att samtliga viktade poäng summerats kommer att anses vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och får leverera till Föreningen. Om flera leverantörer skulle erhålla samma totalpoäng får den leverantör som lämnat lägsta pris för genomförande leverera till Föreningen. Se exempel nedan. Nr Kriterier Viktning Leverantörs poäng Exempel Viktad poäng Exempel 1 Lägsta pris för genomförande 25 % 5 1,25 2 Referenser på genomförda uppdrag 15 % 3 0,45 3 Stöd under projektet, hjälp med 15% 4 0,60 Webverktyg, närvaro på möten etc 4 Upplevd materialkvalitet och enkelt 15% 3 0,45 handhavande för Föreningen 5 Dokumentationskvalitet, GIS material, 15% 2 0,3 stöd till slutredovisning 6 Leverantörens kapacitet och kompetens 15% 3 0,45 Totalpoäng = 3,5 Högst värde här vinner Föreningen kan komma att välja leverantör utan föregående förhandling. Samtliga anbud öppnas samtidigt vid ett protokollfört styrelsemöte. 10
5.1 KONTRAKTSTILLDELNING Tilldelningsbeslut tas vid ett protokollfört styrelsemöte eller vid ett extra insatt protokollfört föreningsmöte. Tilldelningsbeslut skickas till samtliga leverantörer som lämnat anbud. Kontrakt tecknas sedan med vald leverantör tidigast efter 10 dagar, under förutsättning att föreningens medlemmar vid en extra stämma beslutar att genomföra byggnationen. Någon överprövningsrätt för leverantör finns ej. 6 BILAGOR 1. Översiktskarta för Föreningens geografiska område. 2. Fastigheter som skall anslutas i området 3. Grundprinciper som föreningen har att beakta i sin upphandling. 11
Bilaga 3: Grundprinciper inom offentlig upphandling LoU gäller ej för denna upphandling men de grundprinciper som styr all offentlig upphandling gäller och bygger på fem grundprinciper. Bestämmelserna i Landsbygdsprogrammet ska alltid tolkas mot bakgrund av dessa: 1. Icke-diskrimineringsprincipen Principen om icke-diskriminering innebär ett förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet (exempelvis medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland). Den upphandlande myndigheten/enheten får inte ställa krav som endast svenska företag känner till eller kan klara och det gäller även i de fall då den upphandlande myndigheten/enheten inte förväntar sig att några utländska leverantörer ska lämna anbud. Anbudssökande och anbudsgivare från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen. 2. Likabehandlingsprincipen Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får ett övertag. Upphandlaren får exempelvis inte acceptera ett för sent inkommet anbud, eftersom samma regler och tidsfrister ska gälla alla. 3. Proportionalitetsprincipen Proportionalitetsprincipen innebär att krav och villkor i genomförandet av en upphandling ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De åtgärder som den upphandlande myndigheten/enheten genomför får inte gå utöver vad som är nödvändigt för den aktuella upphandlingen. 4. Principen om öppenhet/transparens Principen om öppenhet (eller transparensprincipen) innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet. Upphandlingarna ska vara offentliga och förfrågningsunderlaget ska vara förutsebart, det vill säga klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs. 5. Principen om ömsesidigt erkännande Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder. 12