Riktlinjer för fakturering och kravhantering

Riktlinjer för fakturering och kravhantering Antogs av fullmäktige 2013-04-15

Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 1.1 Riktlinjernas syfte... 1 1.2 Ansvar och Ansvarsfördelning... 1 2 Riktlinjer för fakturering... 2 2.1 Före fakturering... 2 2.2 Fakturans uppgifter... 2 2.3 Förfallodag... 3 2.4 Fel på fakturan... 3 2.5 Beloppsgräns... 3 2.6 Påminnelse... 3 3 Riktlinjer för kravhantering... 4 3.1 Inkassokrav... 4 3.2 Dröjsmålsränta... 4 3.3 Amorteringsplan/Avbetalningsplan... 4 4 Anstånd... 4 5 Rättsliga åtgärder... 4 5.1 Betalningsföreläggande... 4 6 Rutiner avseende avstängning/avhysning... 5 6.1 Barnomsorg... 5 6.2 Vatten... 5 6.3 Bredband... 5 6.4 Äldreomsorg och handikappsomsorg... 6 6.5 Övrig fakturering/diversedebitering... 6 7 Nedskrivning/Avskrivning... 6 7.1 Nedskrivning... 6 7.2 Avskrivning... 6 8 Bevakning... 7 8.1 Efterbevakning/Långtidsbevakning... 7 8.2 Preskriptionsbevakning... 7 9 Uppföljning... 7

1 Inledning 1.1 Riktlinjernas syfte Fakturering och kravhantering är en viktig del i kommunens verksamhet. För att uppnå ett gott resultat måste alla som arbetar med fakturering samarbeta utifrån ett gemensamt regelverk. Syftet med riktlinjerna är att skapa ett enhetligt arbete, ett verktyg för det dagliga arbetet gällande fakturering och kravhantering. Detta för att kunna uppnå effektivare fakturerings- och kravhanteringsrutiner men även för att alla kommuninvånare ska behandlas likvärdigt och för att kommunen ska kunna följa Kommunallagen (1991:900). Kunden ska ha skälig tid till att anmäla om han/hon har några invändningar mot fordran eller för att hinna betala sin fordran. 1.2 Ansvar och Ansvarsfördelning Varje förvaltning är ansvarig för att faktureringsrutinerna efterföljs. Den som säljer varor eller tjänster ansvarar för att fakturan framställs och har ansvar för den framställda fakturan. Ekonomikontoret ansvarar för att eventuella påminnelser skickas ut och ansvarar för att obetalda fakturor efter påminnelsen skickas vidare till inkassoföretaget. Kravprocessen sköts av anlitat inkassoföretag och det ansvarar för inkassokravet, ansöker vidare till kronofogden om fakturan/fakturorna fortfarande är obetalda och ansvarar för korttids- eller långtidsbevakning av obetalda fakturor. Varje förvaltning ansvarar för att meddela ekonomikontoret om de har kunder som pga. särskilda omständigheter inte ska skickas vidare till inkasso och rättsliga åtgärder. När kunden finns med i kundreskontran med två obetalda fakturor ska rutiner finnas för snabbt agerande för att inte öka skuldbördan hos kunden i onödan och för att behålla kommunens likviditet. Särskilt viktigt är det vid månads-, periodisk-, kvartalsdebiteringar då beslut ska fattas om eventuellt leveransavbrott. För att kunna förebygga kundförluster är det viktigt att alla som arbetar med fakturering aktivt samarbetar kring dessa frågor. 1

2 Riktlinjer för fakturering Kommunens faktureringsrutiner består av månadsdebiteringar, diversedebiteringar, periodiska debiteringar och kvartalsdebiteringar. Månadsdebitering består av barnomsorgs- och äldreomsorgsavgifter. Diversedebiteringar sker en gång per månad och består bl.a. av lokalhyror och musikskoleavgift. Periodiska fakturor per kvartal består av bredbandsavgifter och kvartalsdebiteringar består av vatten och renhållningsavgifter. 2.1 Före fakturering Innan kommunen inleder en affärsrelation men en kund ska en intern kreditprövning ske i kommunens kundreskontra detta för att minska eventuella kundförluster i framtiden. Finns tidigare oreglerade skulder hos kommunen bör en affärsrelation inte ingås, såvida ingen leveransskyldighet föreligger. Vill man säkerställa att kunden ska betala kan det vara lämpligt med autogiro. För att positivt påverka kommunens kassaflöde bör kommunen aktivt erbjuda sina kunder autogiro. 2.2 Fakturans uppgifter För att få en så effektiv kravhantering som möjligt bör kommunen ha bra underliggande fakturor. På fakturan skall följande uppgifter anges: 1. Fullständiga uppgifter om kund/abonnent Vid ev. annan beställare än fakturamottagaren ska uppgifter om beställaren framgå 2. Avsändare 3. Momsregistreringsnummer om fakturan upptar moms 4. Uppgift om F-skattebevis (i förekommande fall) 5. Kommunens organisationsnummer 6. Fakturanummer 7. Fakturadatum, när fakturan framställdes 8. Namn och telefonnummer på personen som kan besvara frågor rörande fakturan 9. Fakturabelopp brutto och netto 10. Specifikation på vara och tjänst 11. Debiterad moms 12. Förfallodag, den dag fakturan senast ska vara betald Vid försenad betalning tillkommer kravavgift och lagstadgad dröjsmålsränta 2

På inbetalningskortet måste uppgifter finnas om: 13. Betalningsmottagare 14. Bankgironummer 15. Fakturanummer 16. Förfallodag 17. Belopp 2.3 Förfallodag Betalningsvillkor på fakturan bör vara 30 dagar netto om inget annat anges, vilket innebär att betalningen ska vara kommunen tillhanda senast på förfallodagen. Förfallodag ska tydligt anges med Oss tillhanda senast år - månad - dag. 2.4 Fel på fakturan Vid ett felaktigt belopp på fakturan kan fakturan makuleras och en ny faktura skickas ut. Alternativt kan fakturan delmakuleras. 2.5 Beloppsgräns Inom Nordmalings kommun finns en beloppsgräns på att påminnelsefakturor och fakturor som går vidare till inkasso måste uppgå till minst 50 kronor. 2.6 Påminnelse Påminnelse på obetald faktura skickas ut till kunden 7 dagar efter förfallodatumet på fakturan. Är fakturan inte betald inom 12 dagar efter påminnelsens utskriftsdatum sänds ärendet vidare till inkassoföretaget. Se avsnitt inkassokrav nedan. 3

3 Riktlinjer för kravhantering Kravhanteringen sköts av anlitat inkassoföretag. 3.1 Inkassokrav Har gäldenären inte betalat påminnelsen på den obetalda fakturan 12 dagar efter utskicket, överlämnas ärendet till inkassoföretaget. Inkassokravet skickas ut direkt från inkassoföretaget enligt deras rutiner, inkassokostnad och dröjsmålsränta tillkommer, se nedan. 3.2 Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta uppkommer då gäldenären inte betalat en förfallen skuld på utsatt tid och den obetalda fakturan gått vidare till inkassoföretaget 12 dagar efter påminnelsens fakturadatum. Inkassoföretaget har enligt räntelagen rätt att debitera en lagstadgad dröjsmålsränta, referensräntan + 8 %-enheter eller ränta enligt avtal. Dröjsmålsränta debiteras av inkassoföretaget från förfallodatumet på den obetalda fakturan fram till dess att fakturan är betald. 3.3 Amorteringsplan/Avbetalningsplan En amorteringsplan är en skriftlig överenskommelse om avbetalning på en förfallen skuld och kan erbjudas om gäldenären har problem med sin ekonomi. En eventuell plan upprättas av inkassoföretaget tillsammans med gäldenären och i samråd med kommunen. Amorteringsplanen ska utgöra ett skäligt belopp per månad beroende på skuldens storlek. Inkassoföretaget kontaktar kommunen som i sin tur avgör vad som är ett skäligt belopp. Utgångspunkt är att skulden regleras skyndsamt. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen av anlitat inkassoföretag. Avgifter för upprättandet av amorteringsplanen och avgifter för varje delbetalning utgår enligt lag och debiteras av inkassoföretaget. 4 Anstånd Betalningsanstånd avseende en kortare tid kan beviljas av ekonomikontoret om kunden kontaktar kommunen senast tre (3) dagar efter förfallodatumet. Gäldenären bör få anstånd med betalning av fakturan om giltiga skäl finns. Anstånd bör inte medges om gäldenären har flera obetalda fakturor i kundreskontran. 5 Rättsliga åtgärder 5.1 Betalningsföreläggande Handläggs och sköts av det anlitade inkassoföretaget. 4

6 Rutiner avseende avstängning/avhysning Respektive förvaltning/ansvarig handläggare ansvarar för att denna rutin upprätthålls. 6.1 Barnomsorg När föräldern/föräldrarna finns i kundreskontran med två obetalda fakturor skall ett brev skickas ut av ansvarig handläggare till föräldern/föräldrarna där man påtalar att barnomsorgsavgiften inte är betald. Dessutom ska information ges i brevet att de kommer att förlora sin kommunala barnomsorgsplats om skulden inte betalas omgående. Bedöms det som lämpligare att kontakta föräldern/föräldrarna via telefon lämnas samma information som ovan. Om avgifterna inte betalats in efter 14 dagar trots brev eller samtal skall ett brev med uppsägning av platsen skickas ut omgående. I brevet skall det finnas uppgifter från vilket datum placeringen upphör att gälla. Återkommer föräldern/föräldrarna efter någon tid med önskemål om ny barnomsorgsplats skall den gamla skulden vara betald innan någon ny placering kan ske och man ställs då på nytt i kö för en plats. Barn i avgiftsfri allmän förskola (3-5 år) kan inte stängas av från verksamheten då man har rätt till 15 timmar i veckan. Inte heller barn med särskilda behov som beviljats placering enligt skollagen, även de har rätt till 15 timmar i veckan. Avgiftsfri allmän förskola gäller inte barn som är placerade i familjedaghem. Detta enligt 8 kap i Skollagen (2010:800). 6.2 Vatten När kunden finns med i kundreskontran med två obetalda fakturor och dessa inte betalats sänds ett brev/meddelande ut till kunden om permanentavstängning. Ansvarig för att detta brev skickas ut är ansvarig handläggare. I brevet informeras kunden att vattnet kommer att stängas av om inte betalningen gjorts inom 21 dagar och att en särskild påkopplingsavgift tillkommer för att kunden ska återfå vatten till fastigheten. Tappställe anges även i meddelandet för att kunden ska veta var färskt vatten kan hämtas. När det gäller vattenavgifter gäller Lag (2006:412) om allmänna vattentjänster. 6.3 Bredband Om kunden har två obetalda fakturor i kundreskontran stängs bredbandet av. Detta kan ske utan förvarning och utan återbetalningsskyldighet. Påkoppling till bredbandet görs igen när samtliga fakturor är betalda till kommunen. Sker påkopplingen efter 3 månader tas en särskild avgift ut enligt debiteringsreglerna för bredband. Kunden är skyldig att betala månadsavgifterna under tiden man är frånkopplad fram till dess att bindningstiden på avtalet upphört, se allmänna villkor bastjänst. 5

6.4 Äldreomsorg och handikappsomsorg När det gäller avgifter enligt SoL och LSS kan inte någon avstängning ske utan ärendet lämnas över till anlitat inkassoföretag vid obetalda fakturor. 6.5 Övrig fakturering/diversedebitering När kommunen tillexempel hyr ut en lokal ska det kontrolleras att kunden inte har några obetalda fakturor innan uthyrning sker. Vid obetalda fakturor lämnas ärendet vidare till inkassoföretaget. 7 Nedskrivning/Avskrivning 7.1 Nedskrivning En nedskrivning av en fakturafordran ska göras så fort osäkerhet råder om fordran kommer att regleras eller inte, på grund av fakturans ålder eller andra omständigheter. Fodringar som förfallit till betalning betraktas efter 6 månader som osäkra kundfodringar. Nedskrivning sker i Nordmalings kommun två gånger per år i samband med boksluten och verkställs av ekonomiavdelningen. En nedskrivning innebär en minskning av kommunens tillgångar. Kommunens fordran enligt de utställda fakturorna kvarstår dock. 7.2 Avskrivning En avskrivning av fordringar innebär att Nordmalings kommun inte längre anser det möjligt att erhålla några medel från kunden. För att avskrivning ska kunna ske bör fordringsunderlaget helt sakna reellt värde tillexempel att en konkurs skett och någon utdelning inte kan påräknas. 6

8 Bevakning 8.1 Efterbevakning/Långtidsbevakning Efterbevakning sköts av inkassoföretaget för kommunens räkning. 8.2 Preskriptionsbevakning Sker genom inkassoföretagets långtidsbevakning. Konsument: Fordran preskriberas tre (3) år efter uppkomsten om inte preskriptionen dessförinnan avbryts. Näringsidkare: Fordran preskriberas tio (10) år efter uppkomsten om inte preskriptionen dessförinnan avbryts. Preskriptionsavbrott sker: 1 Gäldenären lovar betalning, betalar ränta eller gör delbetalning eller erkänner skulden på annat sätt gentemot inkassoföretaget/kommunen. 2. Gäldenären får ett skriftligt krav eller skriftligt påminnelse om sin skuld till inkassoföretaget/kommunen. 3. Kommunen via inkassoföretaget väcker talan mot gäldenären vid domstol, hos kronofogdemyndighet, konkursansökan eller offentligt ackord. Dock måste gäldenären om det är en konsument delges eller på annat sätt bevisligen underrättas om kommunens begäran. Regler för preskription återfinns i Preskriptionslagen (1981:130). 9 Uppföljning Uppföljning av obetalda fakturor ska ske kontinuerligt av ansvarig handläggare enligt ovanstående riktlinjer. 7