1(6) Titel: Projektdirektiv Projekt: fastighetsbolag Idnr: Siffor Delprojekt: Idnr: Siffor Beställare: Jan Darrell, kommunchef Projektledare: Extern. Version: 0.3 Skriven av: Jan Darrell, kommunchef Datum: 2015-12-03 Godkänd av: Kommunstyrelsen Datum: 2015-12-21 Projektwebbplats: Text
Innehållsförteckning 1 Inledning 5 1.1 Bakgrund...5 1.2 Verksamhetens övergripande mål och strategier...5 2 Beställare... 5 3 Mål... 5 3.1 Effektmål...6 3.2 Projektmål...6 4 Avgränsningar... 6 5 Utgångspunkter... 6 6 Intressenter... 6 7 Beroenden... 7 8 Påverkan... 7 9 Risker... 7 10 Tidsplan... 8 11 Resurser... 8 12 Organisation... 8 13 Kostnads- och nyttokalkyl... 8 14 Finansiering... 8 15 Kvalitetssäkring... 8 16 Övertagande och acceptans... 8 16.1 Acceptanskriterier...9 16.2 Effekthemtagning...9 17 Övriga direktiv... 9
Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare 0.1 2012-11-07 Utkast JL 0.2 2013-09-25 Utkast JL 0.3 2015-12-03 Beslutsförslag ksau JD Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans 270 2011-11-28 Kommunplan 2012-2014 KF 50 2012-02-27 Uppdrag 4 i Kommunplan 2012-2014: KS Centralisera ansvaret (ägande och underhåll) för kommunens fastigheter 93 2012-11-14 Uppföljning av utredningsuppdrag 4 i Kommunplan 2012-2014: Centralisera ansvaret KSAU (ägande och underhåll) för kommunens fastigheter 311 2014-12-15 Kommunplan 2015-2017 KF 95 2015-03-30 Uppdrag 2015:1 Fastighetsbolag KS Kommunplan 2015-2017. 143 2015-06-15 Antagande av Kommunplan 2016-2018 KF
1 Inledning 1.1 Bakgrund 1. Uppdrag 1 i Kommunplan 2015-2017: Fastighetsbolag Utreda och succesivt införa en bolagisering av kommunens fastigheter, som kan hanteras långsiktigt och yteffektivt, med succesivt anpassade marknadsmässiga hyror och en egen budget. I avvaktan på eventuell bolagisering ska internhyror införas. Gå igenom kommunens samtliga fastigheter och upprätta en förteckning av de fastigheter som kan försäljas, där kommunen inte har egen verksamhet eller är nödvändiga i övrigt att styra över. Syfte Rationellare drift, underhåll och investering. Ökande yteffektivitet. Bättre kontroll över och samordning av kommunens lokalbehov och kostnader via affärsmässigt beställare- och leverantörsförhållande där fastigheternas förändring och utveckling sker i samråd som underlättar prioritering av nämndverksamhet. Ändamålsenliga lokaler stärker kommunens attraktionskraft. Ägande och förvaltning sker på ett långsiktigt och kapitalbevarande sätt. Fastighetsförvaltningen ska erbjuda servicefunktioner inom exempelvis brandsäkerhet, arbetsmiljörisker och liknande kontroller för att skapa mer utrymme för nämnderna att fokusera på verksamheten. Lokalvård ska ses som en del av fastighetsskötseln och dels ingå i ett basutbud i syfte att värdesäkra lokalerna, dels kunna köpas som tjänst för verksamheternas behov. Utredningen ska visa på sådana lösningar, eventuella tillvaltjänster, hur lokalvårdens omfattning ska fastställas samt former för att hyresgästen kan ombesörja lokalvård på annat sätt avseende verksamhetens behov. Avveckla fastigheter som inte brukas för egen verksamhet. Yttre skötsel av grönytor, snöröjning, annan fastighetsskötsel samt de övriga ansvarsområden som idag åligger Mark- och Service inom samhällsbyggnadsförvaltningen ska utredas som separat utförd tjänst via egen resultatenhet inom bolaget alternativt i separat bolag. Eventuella samordningsvinster med NBABs och förvaltningarnas egen personal ska belysas. 2 Beställare Jan Darrell, kommunchef 3 Mål 3.1 Effektmål Långsiktigt fastighetsägande och förvaltande som strategisk fråga. Utvecklad och ökad kompetens i fastighetsförvaltning. Utvecklat samarbete mellan verksamheter som hyresgäster och fastigheter som hyresvärd Verksamheternas lokalutnyttjande är optimal och kostnadseffektiv Resurser för ökat underhåll.
3.2 Projektmål Implementera ett IT-baserat fastighetssystem där varje enskild fastighet nulägesanalyseras och påförs kostnader, intäkter m.m. fullt ut. Säkerställd dokumentation i anläggningsregister, teknik, underhållsplaner, drift, skötsel, styrdokument, normtal för lokalutnyttjande och lokalförsörjningsplaner Hantera skatte- och momsfrågor för fastigheter på ett sådant sätt att största möjliga kommunnytta uppnås. Ekonomisk självständighet i bolagsform Bolaget ska en beställarpart från hyresgästernas sida via fastighetsstrateg inom kommunens organisation. Organiserad och samverkad verksamhet för totalförvaltning Samordnade och tydligt ansvarsfördelade hyreskontrakt Utvecklad och ökad kompetensen i fastighetsförvaltningsfrågor. Alla hyreskontrakt mellan kommunen och hyresvärdar hanteras på Samhällsbyggnadsförvaltningen. Internhyresmodell med tydliga avtal och gränsdragningslistor som möjliggör att fastigheterna kan förvaltas så effektivt som möjligt. Facility Management som möjliggör för hyresgästerna att frigöra tid till nämndverksamhet. Policy för lokalförsörjning med normer för olika verksamhetslokaler. Uppdaterade underhålls- och lokalförsörjningsplaner. 4 Avgränsningar Fastigheter som i december 2015 ägs av Nybro kommun, AB Nybro Brunn och Transtorpsfastigheter AB omfattas av uppdraget medan fastigheter som ägs av Nybro Bostads AB, Nybro Energi AB, Nybro Elnät AB och Nybro Värmecentral AB inte omfattas. 5 Utgångspunkter Nulägesanalys av fastighetsbeståndet, se projektmål och avgränsningar. 6 Intressenter Samtliga nämnder/förvaltningar, AB Nybro Brunn, Transtorpsfastigheter AB, NBAB och NKAB. 7 Beroenden Eventuella ändrade ägarförhållanden under projekttiden. 8 Påverkan Projektet bemannas i första hand med medarbetare från förvaltningar och NBAB vilket kan påverka prioritetsordningen i annat arbete. Projektledningen köps in externt. 9 Risker 10 Tidsplan Genomförande under 2016.
11 Resurser Egen regi med komplettering av konsult och referenskommun/ -er. 12 Organisation Projektledare, extern konsult upphandlas Styrgrupp: beställare och projektledare Referensgrupp: Chefsgruppen, nämnd- och bolagspresidier. Arbetsgrupper: 13 Kostnads- och nyttokalkyl 14 Finansiering Inom tilldelade ramar. 15 Kvalitetssäkring Via referenskommuner, exempelvis Gävle. 16 Övertagande och acceptans 16.1 Acceptanskriterier 16.2 Effekthemtagning Effekterna mäts i löpande uppföljningar i styrgruppen samt i slutuppföljning när projektet är genomförts. 17 Övriga direktiv