Kravspecifikation Systemstöd för cytostatikaordinationer inom Norrbottens Läns Landsting SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 1/23
1 BAKGRUND 3 2 FUNKTIONELLA KRAV 4 3 INTEGRATION VAS 9 4 NLL: VAS-MILJÖ OCH ALLMÄNNA KRAV PÅ IT 10 5 LICENSMODELL 12 6 DOKUMENTATION 13 7 UTBILDNING 14 8 SERVICE, SUPPORT OCH SERVICEAVTAL 15 9 PROCESSKARTA FÖR DIVISION MEDICINSKA SPECIALITETER 16 9.1 AKTIVITETER I PROCESSEN BEDÖMNING 16 9.2 PROCESSEN ORDINATION 17 9.3 AKTIVITETER I PROCESSEN BEHANDLING 18 9.4 AKTIVITETER I PROCESSEN UTVÄRDERING 19 10 PROCESSKARTA FÖR DIVISION OPERERANDE SPECIALITETER 20 10.1 AKTIVITETER I PROCESSEN LÄKARBESÖK 20 10.2 AKTIVITETER I PROCESSEN SJUKSKÖTERSKEBESÖK 21 10.3 AKTIVITETER I PROCESSEN BEHANDLING 22 10.4 AKTIVITETER I PROCESSEN UTVÄRDERING 23 SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 2/23
1 Bakgrund Norrbottens Läns Landsting avser att upphandla elektroniskt program för ordination av cytostatika. Detta program skall vara landstingsövergripande och användas vid samtliga enheter inom NLL som ordinerar eller administrerar cytostatika. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 3/23
2 Funktionella krav 2.1 Ordination 2.1.1 Ordination Läkemedel skall ordineras i enlighet med "Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om läkemedelshantering i hälso- och sjukvården" 3 kap. "Ordination av läkemedel". För beställning av cytostatika skall Doseringen anges som mängden verksam substans per läkemedelsdos, i mg eller IU. Läkemedel ordineras med uppgifter om läkemedlets namn, läkemedelsform, styrka, dosering, administrationssätt och datum. Systemet medge ordination av cytostatika i alla beredningsformer dvs. både parenteralt (i.v, i.m, s.c, i.t) samt peroralt (tabletter, mixturer). Dosering anges som antalet tabletter eller andra avdelade läkemedelsdoser eller läkemedlets volym per doseringstillfälle. Apoteksberedda infusioner anges med volym, koncentration och infusionstid. 2.1.2 Ordinatörsstyrda förändringar I en mall skall ordinatör kunna ta bort läkemedel eller lägga till förprogrammerade tilläggsläkemedel till en ordination för en enskild patient. Man skall även till administrationsschemat kunna lägga till andra läkemedel som hör samman med kuren, t.ex. antiemetika, premedicinering eller övriga vätskor. 2.1.3 Elektronisk signering Ordinationer skall signeras elektroniskt. Det skall, inom ett ordinationstillfälle, vara möjligt att signera ett eller flera preparat. Efter att en ordination har signerats skall ändringar generera historik. 2.1.4 Korrigering av ordination Efter att en ordination har skickats till apoteket/beredningscentral skall ordinationen inte kunna ändras. Vid ändring av ordination efter att beställning skickats till apoteket/beredningscentral skall ordinationen makuleras och ny ordination/beställning göras. Vid ny beställning till apoteket/beredningscentral bör ett meddelande om orsak kunna anges. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 4/23
2.1 Ordination 2.1.5 Kontrasignatur Det bör finnas möjlighet att i systemet lägga in krav om kontrasignatur på vissa/alla ordinationer. Funktionaliteten bör innefatta så att: Behörighetsstyrning kan ske efter varje enhets krav. Kontrasignatur bekräftar att doserna är korrekta och att behandlingen kan beställas från apotek/beredningscentral. Först efter kontrasignering är det möjligt att skicka ordinationen till apotek/beredningscentral. 2.1.6 Fler kurer Läkare bör kunna ordinera fler kurer framåt för enskild patient. 2.1.7 Ändra datum Läkare eller sjuksköterska skall kunna ändra datum på kommande ordinerade behandlingar. 2.1.8 Patientriktade ordinationer Systemet bör kunna: Producera patientriktade ordinationer för de delar av cytostatika-kurerna som administreras av patienten själv eller av annan vårdgivare. Skriva ut ordinationerna som brev med uppgift om läkemedel, dos, datum och tidpunkt då läkemedlet skall ges/tas. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 5/23
2.2 Mallar 2.2.1 Mallbibliotek Mallbiblioteket skall kunna modifieras och utökas lokalt av personer med behörighet för detta. Mallar skall kunna exporteras/importeras. Mallar bör kunna sorteras under specialitet/klinik. 2.2.2 Doskontroll Det bör vara möjligt att till behandlingsmallarna. Knyta maxdos och ackumulerad dos. Kontrolleras ordinerad dos mot inlagda parametrar. Ange att inlagd maxdos ej överskrids. 2.2.3 Volymsberäkning Systemet bör automatiskt föreslå: Volym vätska för blandning av varje enskilt läkemedel i mallen, antingen utifrån en fast volym eller en önskad koncentration av ordinerat läkemedel. 2.2.4 Avrundningsregler För varje läkemedel, även perorala, bör det vara möjligt att: Definiera avrundningsregler. Doser föreslagna av systemet bör avrundas enligt regler definierade för läkemedlet. 2.3 Historik 2.3.1 Behandlingshistorik För varje patient skall behandlingshistorik finnas. Alla kurer som ordinerats patient skall loggas och sparas. Loggar skall vara nåbara för uppföljning på enhetsnivå. 2.3.2 Översikt behandlingar Behandlingar givna på regionsjukhuset eller vid andra kliniker inom NLL bör på ett enkelt sätt kunna importeras i systemet. Beskriv en lösning som möjliggör överflyttning av patienter och deras ordinationer inom olika kliniker/enheter inom samma installation och mellan olika system i en Landstingsregion. Beskriv även den tekniska lösningen för datakommunikation inom Landstingsregionen. Systemet bör kunna ge en bra översikt över givna behandlingar motsvarande det som finns på det nuvarande cytostatikakortet. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 6/23
2.4 Beställning av cytostatika 2.4.1 Elektronisk beställning Det skall vara möjligt att skicka en ordinerad beställning av cytostatika elektroniskt till apoteket/beredningscentral. Det bör framgå vilka läkemedel som beställts och när beställningen är gjord. 2.4.2 Bevakning Systemet bör göra användaren uppmärksam om ordinerade cytostatika skall beställas från apoteket/beredningscentral. 2.4.3 Översikt kurer i vänteläge Det bör vara möjligt att få en översikt/lista över de kurer som skall kontrasigneras. Listan bör vara per vårdgivarfunktion eller vårdgivare. 2.4.4 Översikt beställningar från apotek/beredningscentral Det bör vara möjligt att: Få en översikt/lista över alla kurer ett visst datum. Via översikt/lista se vilka kurer som beställts från apotek/beredningscentral. 2.4.5 Färdig beredning Elektronisk kvittens från apoteket/beredningscentral skall kunna tas emot av cytostatikasystemet och beställande avdelning när cytostatika är färdigberedd. 2.4.6 Beredningsunderlag Systemet bör kunna generera ett beredningsunderlag till apoteket/beredningscentral för beredning av cytostatika. 2.5 Administrering 2.5.1 Signering av administrering Sjuksköterska/läkare skall kunna signera elektroniskt vid administrering av läkemedel. 2.5.2 Infusioner För infusion skall tid för start och avslut av infusion kunna signeras elektroniskt. Det bör vara möjligt att pausa, avrapportera och/eller ändra infusionstakt på en pågående infusion och att signera elektroniskt vid varje ändring av infusionstakten. 2.5.3 Administreringsschema. Administreringsschema skall vara möjligt att generera för varje enskild patient. Administreringsschemat skall ange datum för kur, dos, administreringssätt, starttid, samt infusionslängd med sluttid, för varje enskilt preparat. 2.6 Allmänna SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 7/23
2.6 Allmänna 2.6.1 Användarvänligt. Systemet bör vara användarvänligt. 2.6.2 Grafik. Systemet bör ha en tydlig och överskådlig grafik. 2.6.3 Kommentar Det bör vara möjligt för läkare/sjuksköterska att lägga in kommentar för en viss patient. Det bör tydligt framgå om en kommentar är skriven och detta bör synas varje gång man öppnar ordinationssystemet för en och samma patient. 2.6.4 PDL (Patientdatalagen) Systemet/Applikationen skall stödja PDL s regelverk. 2.6.5 Numrering Behandlingar bör kunna numreras antingen löpande gällande samtliga behandlingar för en patient eller för behandlingar enligt viss regim. Numreringen bör även kunna utföras med räkning av delar, t ex dag 1, 8 och 15 numreras 1a, 1 b, 1c eller motsvarande. 2.6.6 Rapportering Strukturerad biverkningsrapportering bör kunna göras i systemet. 2.6.7 Statistik Det bör vara möjligt att ta ut statistik enligt i systemet inlagda parametrar. 2.6.8 Systemet skall kunna presentera en patientlista specifikt för varje användande klinik/sektion. 2.6.9 Systemet skall kunna hantera olika behörigheter/roller t.ex. Läsroll, Administreringsroll, Ordinatörsroll, Administratörsroll. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 8/23
3 Integration VAS 3. Integration VAS 3.1 Inloggning Inloggning sker i VAS varefter systemet skall vara möjlig att anropa om användaren äger behörighet till systemet. 3.2 Byte av lösenord Lösenordsbyte skall ske i VAS. 3.3 Patient väljs i VAS och följer med till systemet Systemet skall kontrollera om patient finns sen tidigare, om inte skall upplägg av ny patient erbjudas i anropat system. Det skall vara möjligt att backa/avbryta. Anropet med patient skall endast öppna patientspecifika formulär i anropat system. 3.4 System anropas utan vald patient Om systemet erbjuder en översiktsbild skall denna erbjudas på klinik-/enhetsnivå. Beskriv vilka möjligheter ert behörighetssystem ger för att strukturera upp patientinformation på klinik/enhetsnivå. 3.5 Byte av patient i integrerat system Väljs patient i integrerat system utifrån en översiktsbild skall patientbyte notifieras anropande system (kontext hantering)för att patientbyte skall kunna ske i VAS-formulär parallellt. Beskriv vilka möjligheter ert system har för kontexthantering mot VAS. 3.6 Sammanslagning av patientid Sammanslagning av person-/reservnummer sker i VAS och skall slå igenom i anslutet system. 3.7 Förändrad patientinfo Patientinformation som ändras i VAS patientregister (namn) skall slå igenom till anslutet system. 3.8 Varningsfunktioner Varningsfunktioner, registrerade i VAS, såsom varning och smitta bör kunna uppmärksammas i anslutet system. Registrering av sådan information sker alltid från VAS. 3.9 Organisationsstruktur Organisationsstruktur, roller samt behörighet registreras i VAS och skall vara möjlig att tas emot av anslutet system. Beskriv hur behörighetssystemet fungerar i er applikation och hur detta kan nyttjas av VAS. 3.10 Labsvar Det bör vara möjligt att hämta analyssvar, från VAS, för specifik kurregim och patient. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 9/23
4 NLL: VAS-miljö och allmänna krav på IT Systemet som offereras i anbudssvaret skall vara senast tillgängliga versionen. Offererat system skall uppfylla kraven i bilagorna: Kravbeskrivning för all utrustning och system som ska kunna anslutas till NLLnet, Version 1.7 (NLL). Systemet bör fungera på plattformar uppräknade under avsnitt 1.1.2 Tekniska förutsättningar, rubriken Plattformar inkl. plattformen wmvare version ESXi version 4.1 och vsphere 5. Applikationen ska fungera i en klustrad miljö och kunna nyttja wmvare's HA och DRS funktionalitet. Generella Krav från Länsteknik vid upphandlingar av teknisk utrustning eller system till NLL, Version 1.4 (NLL). Första meningen i avsnitt 1.15 Test och utbildningsmiljö ersätts med meningen Erforderliga licenser för en teknisk testmiljö skall ingå i leveransen. Om kostnad för licens föreligger ska denna kostnad redovisas separat. Om denna kravspecifikation Cytostatikaordinationssystem Kravspecifikation samt ovan nämnda bilagor Kravbeskrivning för all utrustning och system som ska kunna anslutas till NLLnet, Version 1.7 och Generella Krav från Länsteknik vid upphandlingar av teknisk utrustning eller system till NLL, Version 1.4 skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Denna kravspecifikation: Cytostatikaordinationssystem Kravspecifikation 2. Bilagorna Kravbeskrivning för all utrustning och system som ska kunna anslutas till NLLnet, Version 1.7 och Generella Krav från Länsteknik vid upphandlingar av teknisk utrustning eller system till NLL, Version 1.4. Offererat system bör fungera med skärmupplösning 1024x768 punkter. Offererat system bör erbjuda möjlighet för Landstinget att ta del av och exportera information från systemet till Landstingets datalager. Om exportmöjlighet erbjuds skall dokumentation som möjliggör detta bifogas. NLL Datalager behöver få tillgång till en detaljerad beskrivning av informationen i källsystemet; en databasmodell och -beskrivning. Om det är så att leverantören kan leverera informationen till tabeller/vyer så vill NLL Datalager även ha en detaljerad beskrivning av de tabellerna/vyerna; tabell/vynamn med nycklar, fältnamn, beskrivningar och exempeldata osv. Om informationen lämnas i filformat istället för tabeller/vyer måste NLL Datalager även få information om filutseende och filtyp (fält, fältlängder, beskrivningar och exempeldata). SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 10/23
VAS teknik Befintlig arkitektur NLL Unix Kluster-1 Unix Kluster-2 Unix Kluster-3 Win- Server VAS DB1 VAS DB2 VAS DB VAS DB3 VAS DB4 Amtrix VAS Server pgm BizTalk Win File server Win File server Win File VAS server Klient VAS pgm Klient VAS pgm Klient pgm. Applik Server Progress RunTime...2700 (Samtidiga) SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 11/23
5 Licensmodell Leverantören skall i anbudet föreslå och beskriva den för landstinget mest fördelaktiga licensmodellen. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 12/23
6 Dokumentation Alla leveranser skall innehålla nödvändig system- och användardokumentation och skall av leverantören hållas aktuell. Dokumentationen skall finnas tillgänglig i digital form och på svenska. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 13/23
7 Utbildning Följande skall tillhandahållas av leverantören: Utbildning av utbildare inom NLL. Utbildningsmaterial för utbildning i egen regi. Utbildning vid uppdateringar av system. Serviceutbildning för servicetekniker från Länsteknik. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 14/23
8 Service, support och serviceavtal Med anbudet skall en redovisning bifogas för vilka nivåer och former ni erbjuder för felhantering och support. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 15/23
9 Processkarta för Division medicinska specialiteter 9.1 Aktiviteter i processen Bedömning Bedömning Genomgång provsvar (Blodprover, längd vikt med mera) Kontrollera allmäntillstånd Röntgenundersökningar Provsvar (blodprover, längd, vikt med mera) kontrolleras. Patientens allmäntillstånd kontrolleras. Eventuella röntgenundersökningar kontrolleras/beställs. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 16/23
9.2 Processen Ordination Eventuella provtagningar ordineras. Cytostatikadoser bestäms. Eventuella andra läkemedel ordineras. Beställningen faxas ner till apoteket. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 17/23
9.3 Aktiviteter i processen Behandling Provtagning utförs. Patientens hälsotillstånd bedöms. Cytostatikaordinationen dosbekräftas. Eventuella andra mediciner delas till patienten. Cytostatika hämtas. Behandlingen startas. Behandlingen avslutas. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 18/23
9.4 Aktiviteter i processen Utvärdering Eventuella röntgenundersökningar utförs. Eventuella provtagningar utförs. Samtal med patienten om upplevt hälsotillstånd. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 19/23
10 Processkarta för Division opererande specialiteter 10.1 Aktiviteter i processen Läkarbesök Läkarbesök Informera om planering efter MDT. Upprätta behandlingsplan För cytostatika. Skriva recept inför cytostatikabehandling. Skriva underlag inför sjukskrivning. Skriva röntgenremisser. Patienten informeras om planeringen. Behandlingsplan upprättas. Eventuella läkemedel ordineras/recept skrivs. Eventuella sjukskrivningsunderlag färdigställs. Eventuella röntgenremisser skrivs. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 20/23
10.2 Aktiviteter i processen Sjuksköterskebesök Patienten informeras och status/hälsotillstånd gås igenom. Provtagning utförs. Riskanalys utförs inför illamåendemedicinering. Eventuell peruk provas ut. Eventuell tandvård planeras. Eventuella övriga konsultationer planeras, (t.ex. arbetsterapeut, kurator) Venportsremiss upprättas om sådan ska användas. Tid för första besök/behandling bokas. Cytostatikarekvisition lämnas ner till apoteket. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 21/23
10.3 Aktiviteter i processen Behandling Provtagning utförs. Patientens hälsotillstånd kontrolleras och dagboken gås igenom. Cytostatikaordinationen dosbekräftas. Eventuell venport sätts in. Kontrollröntgen av venporten utförs. Venportens funktion kontrolleras. Behandling startas. Behandling avslutas. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 22/23
10.4 Aktiviteter i processen Utvärdering Eventuell kontrollröntgen av tumören utförs. Eventuell kontrollmätning av tumörstorlek utförs. Patientens aktivitetsnivå och hälsotillstånd gås igenom. SYSTEMSTÖD FÖR CYTOSTATIKAORDINATIONER 23/23