E-strategi för kommunala tjänster

E-strategi för kommunala tjänster

Din vardag blir enklare Den här broschyren handlar om vilken service Järfälla kommun erbjuder via internet idag och hur de elektroniska tjänsterna kan komma att se ut i framtiden. Målet med att erbjuda kommunal service elektroniskt är att förenkla vardagen för dig som bor och verkar i Järfälla. Genom internet och andra elektroniska medier ska kommunen erbjuda en modern och kundanpassad service, stärka dina möjligheter till insyn och deltagande samt öka effektiviteten i förvaltningen. Det är andemeningen i den e-strategi som kommunfullmäktige antog våren 2008. En viktig del i strategin är att kommunen ska uppfattas som en enhet med gemensam ingång till all tillgänglig service, antingen via kommunens webbplats eller via den kundtjänst som nu börjar byggas. Den stora fördelen med e-tjänster är att du kan utföra ärenden vid tidpunkter och platser som passar dig bäst. En annan fördel är det som på kommunens webbplats kallas Mina sidor. På www.jarfalla.se kan du numera logga in på en personlig sida med en e-legitimation och få en samlad bild av alla de ärenden du uträttar med e-tjänster hos kommunen. Med fler e-tjänster blir också kommunens resursanvändning effektivare, vilket ger högre kvalitet på den kommunala förvaltningens arbete. Kommunens medarbetare får ökat utrymme för kärnverksamheterna och mer tid för direkt kommunikation med medborgarna.

med e-tjänster

Nya e-tjänster leder till förändringar och förbättringar Du slipper sitta i telefonkö och väljer själv när du vill ta kontakt med kommunen. Du bestämmer själv varifrån du ska ta kontakt. Du loggar in på Mina sidor med säker e-id. Du tar själv reda på hur långt ditt ärende har kommit i handläggningsprocessen. Du söker i första hand information om kommunal service via webbplatsen. Du hämtar själv blanketter, fyller i och sänder över dem digitalt direkt till handläggarna.

En webbplats i ständig förändring Med e-strategin som stöd vill kommunen utveckla en webbplats som förenklar din vardag, som ökar din insyn i den kommunala verksamheten och som stimulerar dig och andra till deltagande. Områden som ständigt utvecklas och förbättras på webbplatsen är användbarhet, aktualitet och interaktivitet. Det senaste exemplet är webb-tv. Hösten 2008 startade försök med webbsändningar av kommunfullmäktiges sammanträden på webbplatsen och varje enskilt ärende kan du även se i efterhand. Med webb-tv ökar din insyn i den politiska processen. Några tänkbara framtida användningsområden för webb-tv kan vara informationsfilmer, webbrådslag, föreläsningar och möjlighet för tittare att skicka in frågor och synpunkter direkt till politikerna under sammanträden. Redan idag kan du uträtta många ärenden på kommunens webbplats På www.jarfalla.se finner du information om det mesta av den kommunala verksamheten. Om du inte hittar det du söker kan du alltid vända dig till den elektroniska Medborgarassistenten Baggen som ger dig svar på mer än 2 000 frågor. Det finns även ett antal e-tjänster som underlättar din kontakt med kommunen. Bland annat erbjuder biblioteken en väl utbyggd e-service. Under 2008 har de första e-tjänsterna med elektronisk identifiering (e-id) lanserats på www.jarfalla.se. Med en e-legitimation kan du nu via webbplatsen n Identifiera dig. n Sända in ansökan om plats eller säga upp plats i barnomsorgen. n Meddela inkomständring för barnomsorgsavgift och göra schemaändringar. n Välja skola. n Ansöka om äldre- och handikappomsorg samt lämna inkomstuppgifter för avgift. n Ansöka om serveringstillstånd. n Göra en anmälan eller säga upp plats till Kulturskolan. n Ansöka om bygglov. n Göra en felanmälan om sophantering, vägunderhåll, vatten, parker och avlopp. Fler e-tjänster kommer att inrättas inom de närmaste åren. Det finns ett hundratal kommunala tjänster som kan göras tillgängliga elektroniskt.

mål för e-strategin 1. Nytta för medborgare och företag vision Järfälla kommun ska genom e-tjänster göra vardagen enklare för medborgare och företag. Järfälla kommun ska genom interaktiva e-tjänster förbättra servicen till medborgare och företag, stärka medborgarnas insyn och deltagande samt öka effektiviteten i förvaltningen. År 2012 ska Järfälla kommun erbjuda merparten av möjliga tjänster elektroniskt och ha en kommungemensam kundtjänst. Kommunen har som mål att göra e-tjänster av alla kommunala tjänster som lämpar sig för det. Varje kommunal tjänst ska analyseras utifrån ett kostnads- och nyttoperspektiv för att avgöra om tjänsten ska utvecklas till en e-tjänst. E-tjänsterna ska hålla hög kvalitet, präglas av tillgänglighet och vara fullt utvecklade vilket även inkluderar e-id om tjänsten kräver säker identifiering. Kommunens medborgare och företag ska se kommunen som en enhet med en dörr in till all tillgänglig service. De ska också kunna följa sitt ärendes väg genom förvaltningsprocessen. Skapandet av en kommungemensam webbportal och en kommungemensam kundtjänst säkerställer att alla kommunens medborgare och företag får bästa möjliga service och största möjliga nytta av kommunens utbud. Kundtjänsten utgör en första linje som hanterar de flesta inkommande frågor och ärenden till kommunen och söker lösa så mycket som möjligt utan att behöva slussa vidare till förvaltningarna.

Intern effektivitet 2. 3. Insyn och deltagande År 2012 ska Järfälla kommuns service till brukare och medborgare vara högkvalitativ och samtidigt kännetecknas av öppenhet, god tillgänglighet och hög effektivitet. Kommunens verksamhet inom alla områden - skola, kultur-fritid, vård och omsorg, miljö- och samhällsbyggnad ska kännetecknas av att modern teknik tas tillvara för att höja kvalitet och effektivitet i de tjänster som erbjuds. Kommunen ska inom förvaltningarna arbeta för en systemmiljö som präglas av transparens, samverkan och informationsutbyte. De system som hanterar mängdärenden ska kunna utbyta information och även hämta information från övergripande system. Genom den nya gemensamma internportalen kommer medarbetare och externa utförare kunna nå samtliga verksamhetssystem dygnet runt, oavsett fysisk placering. Kommunens medborgare och företag kommer att kunna utföra sina ärenden i en extern portal, uppbyggd på samma sätt som den interna portalen, direkt in i verksamhetssystemen. Ärendehanteringen och intern administration kommer i samband med detta kunna effektiviseras och bli mer transparent. Kommunen ska aktivt söka samarbete med andra kommuner för att kostnadseffektivt utveckla e-servicen. År 2012 ska Järfälla kommun kännetecknas av en högre grad av insyn och deltagande samt möjlighet till påverkan via elektroniska mötesplatser. Kommunen vill utöka medborgarnas och företagens insyn i kommunens arbete och de demokratiska processerna. Samtidigt ska också möjligheterna förbättras för den som vill göra sin stämma hörd och påverka, dock utan att åsidosätta den representativa demokratin. En mer lätttillgänglig interaktiv och öppen kanal kan skapas genom att utöka kommunens kommunikation via en ännu mer informativ och tillgänglig webbplats och på sikt även andra elektroniska kanaler, till exempel mobiltelefoner och annan ny teknik. Medborgare och företag får då lättare att komma med synpunkter och förslag. Även genom utsändning av kommunfullmäktiges möten via webbplatsen kan möjligheterna till insyn och påverkan öka.

möjligheter Du kommer att kunna använda e-tjänster på en rad områden. Här följer några exempel för hur dessa tjänster kan se ut för människor i olika livssituationer. En del av e-tjänsterna finns på plats redan i dag, andra hör mera framtiden till.

Barnfamiljen Bertilsson gunilla och peter bertilsson kan enkelt kommunicera med förskolan, som deras dotter Tuva går i, via e-post, sms och mms. Gunilla och Peter sköter kontakten med förskolan på kvällarna via sin hemdator och tycker att det är skönt att inte behöva ringa på dagtid, när de båda jobbar. De behöver inte heller skicka lappar med Tuva, utan kan istället använda e-tjänsterna på kommunens webbplats för att godkänna hennes deltagande i olika aktiviteter. Gunilla och Peter har också en son, Axel, som går i högstadiet. Via webben håller de kontakt med hans lärare om betyg och närvaro. Axel hämtar ofta själv scheman och pratar med sin lärare via mobil eller Internet. När han är sjuk kan han ladda ner hemuppgifter och delta i laborationer via webbplatsen eller ladda ner en lektion i efterhand via podd-tv. Axels klass kommunicerar och diskuterar också skolämnen på bloggar och på wikis (webbsidor som kan redigeras av flera användare). Gunilla och Peter anmäler Tuva till simskola och Axel till skateboardkurs via webben.

Anhöriga Anna anna är god man för sin pappa som är 92 år. Han klarar sig inte längre själv då han är lite förvirrad och ganska skröplig i kroppen. Med hjälp av en webbkamera som installerats hemma hos pappan kan Anna följa de vårdinsatser som han får. Hon kan också delta i hans vårdplaneringskonferens med hjälp av webbkameror. Via webben har Anna ansökt om en plats på särskilt boende för sin far. När hon loggar in på webbplatsen kan hon se var ärendet befinner sig i ärendegången och vilka personer hon kan kontakta med sina frågor. Senior-Sara Sara, som är 86 år gammal och vårdas hemma för flera olika sjukdomar, konsulterar ofta hemtjänsten via webben. På webben får Sara veta vilken personal som kommer vid nästa besök och hon kan dessutom hålla kontakten med vårdpersonalen via sms och e-post när det är något hon undrar över eller behöver berätta. 10

Sportiga Sofia och kulturella Kurt sofia prenumerar på sms-information från kommunen för att få senaste nytt om nypreparerade skidspår och pisterna i Brukets skidbacke. På somrarna får hon sms med aktuell badtemperatur. Hon loggar då och då in på kommunens webbplats där hon får en presentation av kommunens anläggningar. Där kan hon se vägbeskrivning och annan information om kommunens sportanläggningar. Sofia är med i Järfälla IF och håller koll på deras aktiviteter genom en webbkalender som uppdateras ofta. Hon bestämmer sig, tillsammans med goda vänner, för att starta en innebandyklubb och söker föreningsbidrag på kommunens webbplats. Kurt, som är kulturintresserad, går en gång i veckan in på kommunens webbkalender. Där publiceras all information om föreläsningar, teaterföreställningar, konserter och andra kulturevenemang i Järfälla. Han får också sms från webbkalendern när det gäller teaterföreställningar, eftersom han är särskilt intresserad av teater. Då kan han i god tid beställa biljetter till evenemang. Kurt är också med i en amatörteatergrupp och de har sökt föreningsstöd via webben. Då och då, när Kurt inte hinner gå till biblioteket, lånar han hem talböcker via kommunens webbplats. Genom webben får han också tillgång till faktadatabaser, läsarreflektioner och boktips. Om Kurt missar ett intressant föredrag på biblioteket laddar han ner det i sin portabla mediaspelare och lyssnar på det efteråt. 11

Hassan Husbyggare hassan har via kommunens e-tjänst ansökt om bygglov för utbyggnad av sin villa och via webbplatsen kan han också följa var ärendet befinner sig i beslutsprocessen. Genom webbplatsen hanterar han dessutom alla ärenden som rör sophämtning, vatten och avlopp. Hassan har hört rykten om ett vägbygge genom naturområdet intill villan och kollar på kommunens webbplats om det är något som planeras där. Han läser detaljplanen för området för att ta reda på om det är några större förändringar på gång. Samtidigt tar han del av kommunens planer för miljön. Fia Företagare fia äger en nystartad restaurang och har ansökt om serveringstillstånd via kommunens webbplats. Genom kommunens kundtjänst fick hon också tipset om att hon på webbplatsen kunde se vilka andra restauranger som planerar att etablera sig i Järfälla. Det kollade hon upp genast. Då såg hon att en annan företagare också planerade att öppna en restaurang i samma kvarter, vilket hon tyckte var bra, eftersom de tillsammans skulle locka fler matgäster till området. Fia fick snabbt sitt serveringstillstånd och lämnade in en bygganmälan för att kunna göra vissa viktiga ombyggnader i restauranglokalen. 12

Kommunfullmäktiges sammanträden sänds från hösten 2008 på försök direkt i webb-tv. Fler möjligheter att delta och påverka i e-strategin betonas att alla som bor och verkar i kommunen lättare ska kunna ta del av kommunens olika verksamheter, beslutsprocesser och beslut om gemensamma frågor. Genom utbyggda e-tjänster och utvecklade webbsamråd ska medborgarnas kompetens och kunskaper tas tillvara. Det blir enklare att lämna kreativa förslag som ger de folkvalda signaler om hur till exempel kommunens resurser bör fördelas eller omfördelas. 13

E-säkerhet i Järfälla I Järfällas e-strategi prioriteras din säkerhet och personliga integritet i kommunens e-miljö. Till vardags använder du ditt körkort eller ID-kort då du ska legitimera dig. På kommunens webbplats använder du i stället en e-legitimation. Den visar att du är just du i din kontakt med kommunen och du kan skriva under handlingar elektroniskt på Internet. En e- legitimation ges ut av banken eller av Telia, och är lika personlig som ett körkort eller vanligt ID-kort. En viktig del i strategin är att skapa system som ser till att information inte hamnar fel eller förvanskas. Detta oavsett om det gäller pappershandlingar, vanliga brev, e-post, video, sms eller data- och ljudfiler. Offentlighetsprincipen gäller och alla medborgare kan använda sin rätt att ta del av allmänna handlingar. I e-strategin betonas dock att den enskilda individens integritet ska respekteras så att inte känsliga och hemliga uppgifter om privata förhållanden röjs. Sekretesslagen, liksom Personuppgiftslagen, gäller självklart även i e-miljön i Järfälla kommun. 14

En enda kundtjänst I dagsläget måste du ha kontakt med en särskild förvaltning för att uträtta ärenden hos kommunen. Det kan i vissa fall innebära svårigheter för dig att få tag i rätt person. Nu kommer vi att bygga en kundtjänst som är gemensam för de flesta kommunala verksamheterna. Den nya kundtjänsten ska inte bara snabbt kunna besvara dina frågor utan också hjälpa dig att uträtta många av dina ärenden. Utgiven av Järfälla kommun Illustrationer Eva Thimgren Foto: Mikael Nasberg Grafisk form: Press Art (www.pressart.nu) Tryck: Wikströms, Uppsala 2008. 15

Allt fler kommunala tjänster blir under de närmaste åren tillgängliga genom olika elektroniska lösningar. Alla invånare och verksamma i kommunen kan dra nytta av dessa på olika sätt. Det blir också lättare att följa de kommunala beslutsprocesserna och lämna förslag till politikerna. I denna skrift sammanfattas kommunens e-strategi. Visionen är att göra vardagen enklare för både medborgare och företag i Järfälla. Järfälla kommun Besöksadreass: Vasaplatsen 11. Postadress: 177 80 Järfälla. Telefon: 08-580 285 00. jarfalla.kommun@jarfalla.se www.jarfalla.se