Coachning & Samtal Reflektioner kring icke-verbal kommunikation, inofficiella hjälpsamtal, parafrasera, beröring och speglingar. den 2 maj 2016 Skriven av: Nina Wennström Ninas Fabrik www.ninasfabrik.se
Coachning & Samtal Nina Wennström 2016-05-02 COACHNING & SAMTAL Reflektioner kring icke-verbal kommunikation, inofficiella hjälpsamtal, parafrasera, beröring och speglingar. Allt kommunicerar [Grundläggande samtalsmetodik- en handbok för hjälpare. Richard Nelson-Jones ] a) Allt kommunicerar Kroppsspråket är den viktigaste reaktionskategorin för coachen (terapeut, handledare, hjälpare). Vad vi sänder ut och hur vi tar emot samt anpassning till sammanhanget är a och o. Kroppsspråk Ord Röst Beröring Handling Det kan som exempel, upplevas som kränkande om du får en fråga av människan mittemot dig: - Hur har din dag varit? För att i nästa andetag ta upp mobiltelefonen och börja fippla med den. I det läget känner du dig förmodligen som en helt ointressant person. Och vad du gjort under dagen är helt oväsentligt. Eller hur? Men om frågeställaren i stället lutar sig framåt och ser dig i ögonen strax efter eller under frågeställningen är läget ett helt annat. Du känner dig prioriterad och uppmärksammad. Ditt svar är viktigt. Ett sätt att visa sitt intresse i vardagliga sammanhang, vid informella hjälptillfällen är att vara närvarande, småprata eller bara ställa sig intill. Att vara närvarande, inta en öppen och avspänd kroppshållning, ögonkontakt och adekvat minspel. Välja bra gester, återhållsam med beröring samt vara lyhörd för personligt utrymme. Att vara välvårdad. 1
Coachning & Samtal Nina Wennström 2016-05-02 Att vara äkta. Att vara medveten och använda sig av kroppsspråket vid ett möte är ett starkt redskap för att få till ett givande samtal. I den sociala medienärvaron där kroppsspråket inte används, eller helt saknas kan man lätt tappas bort, eller bli borttappad, utan att någon menar det. Man behöver således aktivt leta upp och uppmärksamma och dela med sig. Nyckelordet här är aktivitet. Initiativ och att våga dela med sig. Om man tittar vidare på onlinenärvaro, är det av stor vikt att visa att man finns, man har en god svarsfrekvens, delar med sig och visa vad man tycker och tänker. Att bekräfta andra tydligt i ord och bild är redskapen vi har i den miljön. Såvida vi inte använder program som erbjuder rörlig bild förstås. Speglingar En spegelvänd hållning till den man möter är ett sätt att visa sympati med varandra, det kan man göra i både reell närvaro när man sitter mittemot varandra, eller i ord och bild genom digital närvaro. Ögonkontakt Blicken bör fästas vid klientens ansikte och erbjuda ögonkontakt. Ögonkontakten ska vara medveten, ett adekvat uttryckssätt för sammanhanget, att vara medveten om att olika aspekter påverkar sättet att se och mötas. Till exempel grader av attraktion och ångest- hos båda parter. Social varseblivning Vid ett affärsmöte tenderar en kvinna att le och skratta ofta, det kan i sin tur leda till att mottagaren uppfattar det kvinnan säger som lättsamt och inte fullt så viktigt. Förmodligen var det inte det som var meningen utan innehållet i samtalet var det viktiga budskapet. Men vår historia och vår uppväxt att bete oss olika påverkar. Att bli varse sitt uttryckssätt är av godo, då man kan välja själv hur man vill bli uppfattad i olika sammanhang och trycka på rätt saker. 2
Coachning & Samtal Nina Wennström 2016-05-02 Nickar kan ha dubbla budskap, beroende på frekvens, ett accepterande att man instämmer, en uppmaning att fortsätta tala. Men det kan eskalera till en kontrollerande situation, där ett villkorslöst accepterande kan övergå i kontroll av den andre, villkorligt accepterande. Beröring Att röra varandra vid möten ska ske restriktivt, den personliga sfären ska inte beträdas utan tillåtelse. Det sägs att övre delen av ryggen är ok, men därutöver är en överträdelse. Generellt på t ex en arbetsplats. Men vi är som bekant alla olika och våra gränser skiljer sig åt. Men, att visa deltagande genom beröring av arm, hand eller axel och övre delen av ryggen kan skapa kontakt, utan obehag eller på minsta sätt antyda till sexuellt engagemang. Det här är också något man bör vara uppmärksam och vara klar över i ett aktivt lyssnade, på alla kanaler. Signalerna finns där, och bör läsas av hur icke/eller önskvärt det är med beröring. Fråga om det är okej eller inte om förvirring råder eller låt bli. Man ska alltid fråga flickan om man får kyssa henne först som någon sa. Det gäller i alla sammanhang. Allt kommunicerar klädsel, din hygien, din frisyr. Var medveten om vem du möter och varför, och vilket intryck du vill göra. Det gäller både som privatperson och företagare beroende på kulturella och sociala sammanhang. b) Ökad medvetenhet om klara och motstridiga kroppsliga budskap 8.1 Övningarna har jag även gjort under en föreläsning i Ekonomi och försäljning, där vi fick göra ett experiment genom att vi fick dela upp oss i två grupperingar varav en skulle lyssna uppmärksamt halva tiden och andra halvan av tiden ointresserat på den första gruppens ämne. Känslan av att spela ointresserad var jobbig, då vi märket hur den andre kämpade febrilt med att fånga vårt intresses igen och oförstående pladdrade på om sitt ämne. Som jag beskrev ovan med mobiltelefonanvändandet i samband med frågeställning blir känslan av oviktighet och ointresse överväldigande. Genom dessa övningar blir vi snabbt medvetna om hur man lyssnar aktivt och använder sig av sitt kroppsspråk på många sätt. 3
Coachning & Samtal Nina Wennström 2016-05-02 Ett bekvämt avstånd mellan berättare och lyssnare, hållning, minspel och ögonkontakt allt kommunicerar. Parafrasera Parafrasera är ett gott sätt att ge bekräftelse till den du möter. Både i ord och i kroppsspråk. Att verbalisera gör situationen konkret. Därför tror jag också starkt på möjligheten att coacha och ha hjälpande samtal online. Undersökningar visar att detta är ett gott sätt att hjälpa. Att parafrasera via text erbjuder möjligheten att kunna tillgodogöra sig återkopplingen flera gånger och genom att läsa göra det mer konkret, samt att kunna återkomma med följdfrågor vid behov. Utan att tappa bort information på vägen. Emojer hjälper till att förstärka och förmedla budskap som arg, ledsen, och glad. Röststyrkor kan regleras i fet stil, stora bokstäver och utropstecken. Ordvalet kan beskriva känslor och fysiska reaktioner. Idiomatiska uttryck jag svävar på moln, bilder som innehåller budskap och beskriver en känsla. Bildmässiga uttryck: jag kände mig osynlig eller som en fluga på väggen. Man bör vara uppmärksam med parafraseringen, att den ligger rätt i tiden för klienten, att inte få den man möter att känna sig dum, hotad eller klumpig genom att gå händelserna i förtid. Att kunna ge klienten tid att erkänna vad som är svårt. Skam, ilska, besvikelse eller känslan av att vara kränkt. Att spegla rätt känsla i rätt tid. Att välja öppna eller slutna frågor är också viktigt att vara medveten om. Som man frågar får man svar 9.1 Parafrasera exempel: Elev: Jag jobbar och sliter med min golfsving men jag verkar inte bli särskilt mycket bättre Parafras PT: Du arbetar hårt med att få till tekniken på din sving, ändå ser du inte någon förbättring. Parafras PT: Du kämpar mycket med att finslipa din sving, men du skulle vilja se en större förändring. Övning med klient. 4
Coachning & Samtal Nina Wennström 2016-05-02 9.2 Spegla känslor Kund: Ingenting fungerar som det ska. Användarna förstår inte alls hur de ska göra i den här appen. Konsult: Det verkar som att användarvänligheten inte har testats ordentligt eftersom användarna tycks trycka på fel ikoner. Övning med klient. Kommunikation [Kommunikation Samspel mellan människor Björn Nilsson, Anna-Karin Waldermarsson] c) Icke-verbalt budskap De signaler vi sänder till mottagaren utan ord. Allt kommunicerar, rörelser, beröring av andra och dig själv, utseendet (som beskrivet ovan), färger, former, våra sinnesintryck som smak, doft med flera. Tankar, upplevelser och känslor avspeglas i kroppsliga uttryck tillsammans med det talade språket. [Argyle, 1978]. Icke-verbala budskap: Kompletterar och förstärker Hjälper till att förstärka betydelsen av orden. Nicka och visa att man förstår, skaka på huvudet när vi inte förstår (i vår kultur), tummen upp när vi ler och tycker något är bra. Klappa händer, slå ut med händerna när vi inte vet eller bryr oss. Fyller luckor I situationer där det inte är lämpligt att prata, eller omöjligt. Kanske med ett hm, mm i ett speciellt tonfall, eller en uppsyn. 5
Coachning & Samtal Nina Wennström 2016-05-02 Känslouttryck Vår kommunikation är ett konstant utbyte av signaler och budskap. Hur vi mår, vad vi tycker om andra och oss själva. Vi gör det icke-verbalt och verbalt. Minspel, ansiktsuttryck och kroppsställning visar vad vi känner och tycker. Är vi stolta sträcker vi på oss, känner vi oss värdelösa eller misslyckade säckar vi med axlar och rygg. Vi gör det både medvetet, avsiktligt och omedvetet och utan att ibland mena det. Prioriterar Vi kan visa vems tur det är att tala med gester och minspel, eller att vi inte tycker det är läge att prata nu med t ex stophanden som visar att du är upptagen och den som vill in i samtalet får vänta på sin tur. Anger vem som gör vad Definierar relationer, t.ex. vid kontroll och dominans. Vem bestämmer här? Påvisar åsikter Värderingar, attityder och avsikter påvisas på olika vis i kommunikationen. Bekräftar Bekräftar vem vi är, vad vi står för och avlöjar/berättar vilka andra är och vad de står för och vad det tänker göra härnäst. Sammanhang Sammanhanget är en viktig parameter i den icke-verbala kontexten, då samma uttryck kan spegla något helt annat i en annan miljö. Det icke-verbala är i forskningen en bro mellan naturvetenskap och människovetenskap [Hargie & Dickson, 2004] Redan under antiken studerades retorik, och Charles Darwin diskuterade tidigt icke-verbal kommunikation. Hjälpande samtal, positiv motivation [Hilmar Thór Hilmarsson] Handlingsplan och Handlingsläge I det här läget kommer vi fram till vad klient/kund ska göra för att dennes situation ska bli bättre. Strukturerade alternativ, förslag från både coach och kund (klient och terapeut) där sedan kund väljer tillvägagångssätt. 6
Coachning & Samtal Nina Wennström 2016-05-02 MI genomgående i samtalet för att få ett positivt tankesätt och tilltro till sin förmåga att genomföra förändringen. Att som coach inta en passiv förhållning eller ger direktiv blir motståndet stort för klienten och målen uppfylls inte. Förhållningssättet bör anpassas individuellt för varje klient. Uppföljning av nedskriven handlingsplan ökar dramatiskt sannolikheten att uppnå sina satta mål. Fråga. Ett respektfullt sätt att ge stöd och bemöta klienten är helt enkelt att fråga klienten efter egna förslag samt fråga om klienten vill ha några förslag från coach. Den kreativa processen För att nå fram till målet, arbetar vi i en kreativ process, intensivt och utmanande. Här kommer de olika alternativen fram och utvärderas, och klient väljer själv vilken väg som är mest effektiv och givande, som slutligen ska leda fram till målet. Klienten har därmed mycket större chans att lyckas. Klient och coach stannar i den kreativa processen, genom att gå igenom följande: Tydlig övergång mellan önskeläget och handlingsläget Frågor om hur läget kan göras bättre för klienten Finna alternativa lösningar Värdera och välj Skapa handlingsplan Babysteps Här har vi skapat en handlingsplan, där när var hur är besvarade, där också delmålen (babysteps) är uttalade. Vi har också bestämt uppföljningstider och avstämningar. För coachen är det bra att vara medveten om vanliga misstag vid framtagning av alternativ. Obehag och press kan framkallas vid återupprepning av frågeställningar till den som inga svar har i nuvarande läge. Att aktivt ge alternativ och förslag, och råd kan hjälpa klient framåt. Men klienten väljer själv väg. Att diskutera lösningar ur en negativ synvinkel varför det inte fungerar. Spänning och motstridigheter uppstår som inte leder 7
Coachning & Samtal Nina Wennström 2016-05-02 framåt. Bäst är att släppa och ge fler alternativ i det läget. Exempel: Jag hör vad du säger, den här lösningen kommer inte att fungera för dig. Men du vill sluta din anställning och hitta ett mer välbetalt arbete där utmaningarna är större. Hur gör vi för att du ska komma närmare ditt mål? Stelhet inträffar- då är flexibilitet mellan handlingsläge, önskeläge och nuläge bra. Att ha fokus på det som ska genomföras (handlingsplanen) samt uppföljning är viktigt för att komma i mål. Att skapa en god relation Trygghet, positivitet och engagemang och äkthet. Icke-verbala budskap. Att föreställa sig tillsammans med en person som du känt dig trygg med ger dig större kraft att vara just den personen, där den kognitiva förmågan och det empatiska gensvaret ökar möjligheten att hjälpa och visa medkänsla. Att aktivt använda sig av den här förmågan att hitta positiva känslor inom oss, gör oss mer uppmärksamma och vi fungerar bättre i socialt samspel. Att medvetet framkalla ett tillstånd inom dig av trygghet och vänlighet skapar en atmosfär man vill befinna sig i. Aktivering av positiva känslor ökar återhämningsförmågan markant. [Fredrickson, 2001] Färgkodning i samtal Ett strukturerat sätt att bli medveten om sitt eget tillstånd i ett samtal är att använda sig av färgkodning. För att få ut det mesta av ett samtal behöver coachen försätta sig själv i ett tillstånd som får till ett gott samarbete. Det börjar hos dig själv. 8
Coachning & Samtal Nina Wennström 2016-05-02 Negativ Passiv Positiv Det röda tillståndet visar på hög negativ stress. Irritation, frustration tar över samtalet. Det orange visar på trötthet, en för låg nivå för ett gott samtal. Passiviteten leder inte framåt. Vi blir neutrala inför den vi möter där förlorar vi tryggheten, förtroendet. Den gröna färgkoden är där vi arbetar bäst. Vi kommunicerar från ett positivt tillstånd, skapar ett gott samarbetsklimat, där vi förstår den vi möter, överför en känsla av trygghet och överför affektsmitta, och som coach kan vi stå emot negativa känslor med hjälp av en empatisk vägg. Facialfeedback När t ex dina barn gör sig illa, eller någon i din närhet slår i armbågen i dörrkarmen, då grinar vi lika illa som den som slog sig. Imitation och känslosmitta. Empatisk vägg en metod att hantera känslosmitta i professionella samtal, där både tanke och kroppsspråk medvetet används för att reglera känslor. Där vi som coach känner lagom, för att inte bli känslosmittade. Att vi behåller vår fokus och vårt valda färgkodade tillstånd. När vi valt tillstånd, det positiva gröna tillståndet är kroppen redan sysselsatt och kan därmed inte övertas av andras tillstånd. Att försätta sig själv i mindful-tillstånd, (att vara centrerad i sin egen trygghet) påvisa detta, genom att använda kroppsspråk, mimik, ord och ögonkontakt. Då kan vi få till det goda samtalet och komma framåt. Aktivera det positiva tillståndet Kontakt Bibehålla kontakt 9
Coachning & Samtal Nina Wennström 2016-05-02 Frågeställningar Tacksamhet (mindful/heartful) Den starkaste positiva känsla vi kan känna är tacksamhet. Samhörighet med andra och en djupare mening med våra liv. Att försätta sig i ett positivt tillstånd kan övas upp. Metod: öva på att känna tacksamhet medvetet varje dag, två gånger vid vardagliga situationer, som t ex vid läggning och uppvakning i några minuter. Resultatet blir att vi kan tänka ut lösningar från en positiv känsla. Inte rätta till fel, eller älta i det som är svårt. Omfattande forskning visar också på samband mellan fysiskt välmående som reslutat av positivt tänkande. [Dockray & Steptoe, 2011] Övning: skriv ned fem saker du är tacksam över en gång i veckan. Liten övning ger stort resultat. Till exempel kan en tacksamhets övning se ut så här: Jag är tacksam över att: Solen skiner och våren är på väg Barnen är friska Jag utvecklas Människor runt mig mår bra i dag Jag erbjöd ett alternativ som fungerade bra för en annan människa Aktivt skapande av ett bra tillstånd det börjar med dig själv. 10