Protokoll nr 05-13 I samband med föreningsstyrelsens möte Skarpö 3 och 6 Maj 2013 1 Mötets öppnande, närvaroredovisning Anna Holgersson öppnar mötet. Föreningsstyrelsen Närvaro: AH Anna Holgersson 1208 Hansacompaniet Malmö MN Maria Nilsson 0163 Ringen Stockholm KL Karin Larsson 0606 Huskvarna RA Robert Adrell 1518 Alingsås MLB Mari-Louis Bengtsson 1305 Laholm ALPC Ann-Louise Persson Carter 1002 Karlskrona DP David Pettersson 2203 Sundsvall SS Sofia Sandberg 0215 Täby Stockholm NUB Nils Undall-Behrend 1250 Löddeköpinge AA Angelika Andersson 1424 Sisjön Göteborg (dag 1) AL Andreas Ljungholm 0144 Jarlaplan Stockholm TE Therese Ernblad 2201 Härnösand ( 14) JS Jenny Svensson 1606 Skövde ( 14) 2 Fastställande av dagordning Dagordningen kompletterades och godkändes. 3 Föregående protokoll Nr 04-13 gicks igenom korrigerades och godkändes. 4 Ekonomi a) Ekonomisk redovisning SPF. KL går igenom den ekonomiska redovisningen för februari, mars och april. Större poster som redovisas är Stockholms FK samt Kontorsklubben som har återbetalat 40.000:- respektive 20.000:- b) Redovisning kst.3250. Bordläggs till juni. c) Budgetuppföljning SPF. KL presenterar budgetuppföljningen där summorna för februari, mars och april är sammanställda. KL förklarar att denna uppföljning uppdateras löpande och finns att hitta på bokhyllan: K:\Systembolaget Facklig Verksamhet\SPF\Ekonomi\SPF ekonomi\2013\ekonomiskarapporter d) Tidsredovisning. Vi går igenom vår tidsredovisning för kst.3250. KL förklarar att problemet med poster utan aktivitetsnummer kvarstår. AH tydliggör vikten av att vi redovisar vad vi har gjort då underlaget används för kommande budgetarbete. Samt att vi arbetar och belastar kontot under eget ansvar, vilket gör att det är viktigt att vi redovisar vår tid korrekt. e) Kostnadsredovisning SPF. Vi redovisar kostnader för gåvor och blommor i samband med RS där summan uppgår till 763:- samt ytterligare en utgift för en gåva på 149:- Vi beslutar att godkänna kostnaderna. f) Inkomna äskanden.
g) Kostnadsredovisning klubb. 5 Kontakter med företagsrepresentanter NUB och AH har träffat Marita Dahllöf. En av frågorna som diskuterades var hur många tillförordnade chefer det finns i företaget, Marita redogjorde för sitt område och kunde konstatera att ca. en fjärdedel av områdets butiker drivs av tillförordnade chefer. Detta kunde delvis förklaras genom att rekryteringsunderlaget varit lågt vilket i sin tur lett till långa rekryteringsperioder. Marita förklarade vidare att satsningar görs för att öka det interna underlaget. De diskuterade även ålderskontrollen, och åtgärderna efter en misslyckad sådan, där vi har sett att det kan variera mycket. Marita menade att detta inte var konstigt eftersom vi har med olika människor att göra, och att åtgärderna bör vara individanpassade. KL har träffat Jeanette Rubertsson för ett uppföljningssamtal om bland annat kvartspallarnas placering på pallarna, för högt lastade pallar samt felvända kollin. Jeanette förklarade att ett antal butiker är utsedda till incident ambassadörer vars uppgift är att fotografera och rapportera felaktigt lastade pallar som levereras till deras butiker. KL tog även upp frågan om var de pengar som tidigare avsatts till SIFF har tagit vägen. Jeanette förklarade att tanken, till en början, hade varit att pengarna skulle fördelas ut på områdena, men att de i budgetprocessen hade knådats bort. Jeanette berättar också att Previa skall göra en utvärdering av arbetssättet med att packa av pallar ute i butiken. Utvärderingen kommer att ske på två olika butiker. MN har varit i kontakt med Susanne Öhrn angående att lekhörnor för barn fortfarande finns på vissa butiker. Susanne förklarade att detta inte skall förekomma, och att hon omgående skall kommunicera ut detta till områdescheferna. 6 Samverkansråd Nästa möte är den 23 maj. AH anmäler punkten om den uteblivna hälsopengen som skulle ersätta de medel som tidigare avsattes till SIFF. Vi tar även upp punkten om butikernas öppettider, där områdeschefernas förslag var att samtliga butiker skall hålla öppet minst till 14:00 på lördagar. 7 Samrådsmöte Minneslistan Nationellt samrådsmöte hölls som planerat den 24 april. Mötet inleddes med att Sonia Undin, Helena Michels och Eva Heile hade en föreläsning om Samverkansavtalet med tillhörande grupparbeten. Information om avtalsrörelsen samt prioritering av avtalskraven stod också på agendan. Vi noterade att en del klubbar inte var representerade på mötet, och vi enas om att SS granskar närvarolistan och kontaktar ordförande i respektive klubb som inte närvarade. Vi såg också att logistiken kring biljettköpen för tunnelbanan hade förbättringspotential, vilket föranledde att vi tog beslut om att vi skall informera medlemmarna redan i kallelsen, om att de skall boka även tunnelbanebiljetten via vår resebyrå. 8 Klubbar a) Klubbesök b) SPF s kontaktombudsdagar c) Handlingsplan för klubbar Sidan 2 av 6
Vi tittade på handlingsplanen för SPFs klubbar och kompletterade med vad som hänt sedan senaste uppdateringen. KL påminner om att vi skall skicka nya åtgärder till henne så att hon kan uppdatera listan. 9 Kommittéer a) Personal- och samrådskontakt/posk. Möte är inplanerat den 14 maj. Vi diskuterar om det finns möjlighet för våra personal- och samrådskontakter att få var sin mobiltelefon av företaget. AH undersöker frågan. Minneslistan b) Arbetsmiljökommittén. Nästa möte är den 3 juni. c) Bolagsstyrelsen. Nästa möte är den 12-13 juni. d) Pensionsstiftelsen. Nästa möte är den 22 maj. 10 Egna frågor a) Inkomna protokoll MN har skapat en lista på bokhyllan där inkomna protokoll ifrån klubbarna registreras. Nya protokoll markeras i röd text. DP markerar texten svart igen när uppgifterna är införda i vårt protokoll. b) Checklista för klubbarna MN och AH har uppdaterat och sammanställt en checklista med tillhörande dokument för våra klubbar. Paketet skall användas som komplement till handboken fram tills denna är aktualiserad. c) Värvningsmaterial till klubbarna MN tipsar om att Unionen har bra värvningsmaterial som går att beställa. Detta material är alltid uppdaterat, vilket skulle underlätta vårt arbete. I stället för att utveckla och uppdatera vårt eget material, så beslutar vi att vi utarbetar ett komplement till Unionens värvningsmaterial. DP informerar klubbarna. Minneslistan d) Klubbnummer När MN har varit i kontakt med medlemsregistret så har de efterfrågat klubbnummer, för att lättare hitta rätt klubb i deras system. Är detta något som vi behöver hålla koll på? AH- Eftersom detta är ett nummer som Unionen har skapat för att underlätta sitt eget arbete, så kan jag inte se att detta är något som vi måste veta. De har inte heller meddelat oss eller klubbarna vilket nummer som de har tilldelats. e) Butikernas öppettider NUB förklarar att områdescheferna gemensamt diskuterat fram förbättringsåtgärder, där ett av förslagen är att de butiker som stänger 13:00 på lördagar, minst skall hålla öppet till 14:00. Vi kan se att detta resulterar i en rad följdhändelser. Dels ekonomiskt, vem skall bära kostnaderna? Om det skall finansieras områdesvis, så blir det svårt för de övriga butikerna i områden med många små butiker. Dels alkoholpolitiskt, skall systembolaget vara marknadsledande med sina öppettider på mindre orter, där övrig handel stänger 13:00? Vi enas om att frågan skall tas upp i samverkansrådet. f) Världsarbetarmiljödag KL berättar att ILO-kommittén tillsammans med Arbetsmiljöverket årligen anordnar en världsarbetarmiljödag i regeringskansliet. I år så gick den av stapeln den 26 april där arbetsmiljörepresentanter ifrån olika företag över hela landet var inbjudna och där KL och Arnold Bergman ifrån HR representerade Systembolaget. Årets tema var Psykosociala risker metoder och verktyg Sidan 3 av 6
ln1.15 11 Konferens a) RS Vi stämmer av de sista detaljerna inför morgondagens RS, och förberedelserna fortsätter under kvällen. 12 Värva och vårda medlemmar MN har en idé om att vi skulle kunna få dela ut vårt välkomstbrev på läraktiviteten ny i Systembolaget. SS tar kontakt med Per Björksten. Minneslistan 13 Avtalsfrågor och avtalsrörelse AH sammanställer de avtalskrav som vi under det nationella samrådsmötet röstade fram och prioriterade. 14 Lönegruppen Med anledning av det förslag som företaget presenterat på en lönefördelningsmodell, så har vi bjudit in TE och JS. Syftet var att hela föreningsstyrelsen tillsammans med lönegruppen skall kunna titta på modellen tillsammans utifrån olika perspektiv. 15 Årsarbetstid Vi tittar på ett par exempel på dispensansökningar. Var och en framför sina tankar och AH tackar för dessa. Krafttaget är den satsning som företaget nu genomför i form av utbildning av butikschefer. AH har fått tagit del av materialet och lämnat sina synpunkter. 16 Handlingsprogrammet SS får till uppgift att sammanställa ett nytt handlingsprogram. 17 a) b) c) Information SPF-nytt SS har påbörjat ett förslag och redovisar till nästa möte. E-post till klubbordföranden Ledighetsansökan, information om organisationsnummer och regionernas värvningsgrupp. Hemsidan SS: nytt datum 30 juni. 18 Minneslistan Aktualiserades. De som kommer åt bokhyllan uppdaterar själva minneslistan, och röd markerar det som är nytt, övriga mailar KL. Fortsättningsvis så kommer vi inte att gå igenom minneslistan i sin helhet, utan fokusera på det som passerat sitt färdigdatum. 19 20 Övriga frågor AH har sammanställt och skickar ut semesterplanen. Vi kommer överens om att jour 2:an tar hand om inkomna ledighetsansökningar. SPF s 100års jubileum Uppstart på junimötet. Sidan 4 av 6
21 Kalender: 2013 3-6/5 FS sammanträder + RS Skarpö 22/5 Pensionsstiftelsen sammanträder 23/5 Samverkansråd 3/6 Arbetsmiljökommittén sammanträder 3-5/6 Föreningsstyrelsens Planeringskonferens 12-13/6 Bolagsstyrelsen sammanträder 9-10/9 FS sammanträder hos NUB 17/9 Arbetsmiljökommittén sammanträder 19/9 Bolagsstyrelsen sammanträder 26/9 Pensionsstiftelsen sammanträder 3/10 Samverkansråd 9-10/10 Föreningsstyrelsen sammanträder 25/10 Bolagsstyrelsen telefonmöte 4-5/11 Föreningsstyrelsen sammanträder 18-20/11 SPF-konferens Skarpö 28/11 Bolagsstyrelsen sammanträder 28/11 Arbetsmiljökommittén sammanträder 5/12 Pensionsstiftelsen sammanträder 10-11/12 Föreningsstyrelsen sammanträder 12/12 Samverkansråd 2014 13-14/1 Föreningsstyrelsen sammanträder 3-4/2 Föreningsstyrelsen sammanträder 3-4/3 Föreningsstyrelsen sammanträder 31/3-2/4 FS motionsberedning Skarpö 9-12/5 FS sammanträder + RS Skarpö 9-11/6 Föreningsstyrelsens Planeringskonferens 22 Mötets avslutande Anna tackade och förklarade mötet avslutat. Mötessekreterare: Ordförande David Petersson Anna Holgersson Sidan 5 av 6
Sidan 6 av 6