Göteborgs universitet förnyas Delprojekt Stödprocesser Startseminarium 2011-10-28
Deltagare arbetsgrupper Ekonomi Ulf Andersson Jeanette Arnesson Chatrine Butler Åsa Karlsson Anne-Marie Magnusson Lars Nilsson Jan Ohlsson Lena Sjöblom Studentrepresentant Lokaler Leif Bouvin Stina Fredriksson Suzana Gudmundsson Ann-Christin Jarl Gudmundur Johannsson Fredrik Johansson Maria Nyman Maritha Svensson Torbjörn Treier Info och kommunikation Maria Eriksson Lars-Olof Karlsson Dick Kasperowski Carina Krantz Ulrika Lundin Anette Nilsson Simon Persson Malin Tengblad
Deltagare arbetsgrupper Personal Ulf Broberg Pia Gårdmo Eva Idmark-Andersson Karolina Landin Göran Liljedahl Monika Lindström Ingela Lyck Hannah Saldert Ewa Steen Stackelius Thomas Vestin Stina Sundling Wingfors Magnus Åkesson Studieadministration Mikael Benserud Gunnar Bergh Klara Dahlstrand Ulf Dalnäs Peter Gulz Kit Gunnarsson Mats d Hermansson Thomas Jonsson Rina Lindeström Victoria Nilsson Lissvall Tobias Olausson Marie Smedbro
Syfte med dagens startseminarium Informera om delprojektet Stödprocesser och arbetsformer i det kommande arbetet Introduktion till förändringsarbete och processorienterat arbetssätt Möjlighet att ge svar på eventuella funderingar och frågor
Agenda Presentation delprojekt Stödprocesser Förändringsarbete Arbetsformer
F. Stödprocesser direktiv Översyn av de samlade stödprocesserna i syfte att undanröja dubbelarbete, skapa smidiga ärendeflöden och förutsättningar för en funktionell organisation. Därefter under våren 2012 avgörs hur organisationen ska utformas. En vägledande princip ska vara att stödprocesserna organiseras nära verksamheten och på den nivå där den kan fungera mest effektivt. Arbetet delas in i två steg där det första består av insamlande av befintligt material för att gå vidare med steg två i oktober 2011.
Grundläggande principer att utveckla Göteborgs universitet till ett sammanhållet lärosäte där styrkorna inom olika områden tillåts växa parallellt med att bredden tas tillvara i forskning och utbildning att utveckla och forma universitetet i samspel med omvärlden, samtidigt som den akademiska traditionen hålls levande att säkerställa studentinflytande och fackligt inflytande i alla relevanta sammanhang att värdera alla medarbetare lika och skapa ett arbetsklimat där alla ges möjlighet att bidra till verksamhetens utveckling att få till stånd tydliga beslutsvägar och processer för gemensamma strategier, regler och policies att utveckla en effektiv och kvalificerad stödverksamhet som stärker både forskning, utbildning och samverkan att det strategiska arbetet bedrivs aktivt vid såväl institutioner som fakulteter och universitetsledning
Stödprocessområden Ekonomi Information och kommunikation Lokaler Personal Planering och styrning Studieadministration Forskningsadministration (ingår from etapp 2)
F. Stödprocesser mål etapp 2 Det finns ett utformat och dokumenterat universitetsgemensamt arbetssätt avseende utpekade stödprocesser inom respektive stödprocessområde med tydliga roller, ansvar och beslutsnivåer. Det föreslagna arbetssättet anger vilka processer, eller delar av processer, som kan avvika från det gemensamma. Det finns en beskrivning av de krav på kompetens som ställs i stödprocessen. Med utgångspunkt i det framtida arbetssättet finns en bedömning av hur väl befintlig kompetens svarar mot kraven. Det finns ett utformat förslag till funktionell organisation för stödprocessområdet. Det finns en handlingsplan för nästa etapp
F. Stödprocesser leveranser etapp 2 Sammanställning av verksamhetens krav inom stödprocessområdet Beskrivning av önskat gemensamt arbetssätt inklusive aktiviteter och ansvar fördelning per organisatorisk nivå erforderligt stöd (t ex IT, mallar, checklistor mm) Beskrivning av möjliga avvikelser från det gemensamma Rollbeskrivningar inklusive benämningar
F. Stödprocesser leveranser etapp 2 (forts.) Beskrivning av kompetenskrav för rollerna i stödprocesserna Sammanställning av resursbehov Sammanställning av befintlig teknisk/administrativ kompetens Beskrivning och analys av eventuellt kompetensgap Modell för bemanning Beskrivning av funktionell organisation för stödprocessområdet Detaljerad plan för etapp 3, Bemanning och realisering
Beställare F. Stödprocesser projektorganisation Styrgrupp Projektledningsgrupp Övergripande nivå /er Facklig samverkan Projektledning Stödprocesser Projektansvariga Projektledare Delprojektnivå Projektstyrningsforum Stödprocesser Planering och styrning Ekonomi Personal Studieadministration Information och kommunikation Lokaler Forskningsadministration
Styrgrupp Pam Fredman, ordförande Lennart Weibull, vice ordförande Sally Boyd, HFN, ledamot Elisabet Ahlberg, NFN, ledamot Linda Forsberg, sekreterare Christina Dackling, student Christina Rogestam, projektledningsgruppen
Projektledning Christina Rogestam, projektledare Håkan Berg, biträdande projektledare Peter Kim Linda Forsberg Marina Ghersetti Ulf Lekholm Karoline Axelson Marie Norman, student Anne-Charlotte Karlsson, Prové
Beställare F. Stödprocesser projektorganisation Styrgrupp Projektledningsgrupp Övergripande nivå /er Facklig samverkan Projektledning Stödprocesser Projektansvariga Projektledare Delprojektnivå Projektstyrningsforum Stödprocesser Planering och styrning Ekonomi Personal Studieadministration Information och kommunikation Lokaler Forskningsadministration
F. Stödprocesser övergripande tidplan Göteborgs universitet förnyas - Stödprocesser 2011 2012 Q2 Q3 Okt Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni Q3 Q4 Etapp 1: Insamling och analys Etapp 2: Utformning framtida arbetssätt Etapp 3: Bem anning och realisering
Insamling av befintligt material etapp 1 Urvalsprocessen o Steg 1: Samtliga kanslichefer/fakultetsdirektörer samt avdelningschefer vid Gemensamma förvaltningen med koppling till utvalda stödprocessområden. o Steg 2: Institutionskontakter och andra kontakter som identifierades och rekommenderades i steg 1. De tillfrågade har bedömt vilka dokument som kan vara av betydelse för arbetet i delprojektet Sammanställningen baseras på det material som kommit delprojektet tillhanda och gör inte anspråk på att vara komplett
F. Stödprocesser detaljerad plan etapp 2 Göteborgs universitet förnyas - Delprojekt Stödprocesser 2012 02-jan Deltagare sep 03-okt 10-okt 17-okt 24-okt 31-okt 07-nov 14-nov 21-nov 28-nov 05-dec 12-dec 19-dec 26-dec 09-jan 16-jan 23-jan 30-jan 06-feb 13-feb 20-feb 27-feb 05-mar 12-mar 19-mar 26-mar 02-apr 09-apr 16-apr 23-apr 30-apr Maj Juni Q3 Q4 Delprojektledning och styrning Etablera delprojektet etapp 2 Löpande projektstyrningsaktiviteter Kommunikation och förankring Etapp 2 Verifiera stödprocessområdets omfattning och innehåll PL-grupp+inbjudna 05-okt Prioritera inom respektive stödprocessområde PL-grupp+inbjudna 05-okt Identifiera verksamhetens krav och önskemål (inkl prioritering) Workshop/processomr 25-okt Genomföra startseminarium Alla arbetsgrupper 28-okt Utforma önskade gemensamma arbetssätt inkl fördelning per nivå process 1-7 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 Definiera stödprocessers namn, syfte och gränssnitt, nivå 1 X X Utforma önskat arbetssätt, nivå 2 P1 P1 P1 P2 P2 P2 P3 P3 P3 Definiera aktiviteter Identfiera roller Identifiera erforderligt stöd i processerna (t ex IT, policy) Definiera arbetssätt som skall vara gemensamma X X Definiera kriterier för avvikelser X X Utforma rollbeskrivningar inklusive benämningar X X Specificera kompetenskrav för rollerna i processerna X X Bedöma resursbehov i processerna X X Kartlägga befintlig teknisk/administrativ kompetens Utredning Definiera eventuellt kompetens-gap Utredning? Utforma modell för bemanning av roller i processer Utforma funktionell organisation organisation Ta fram handlingsplan för nästa etapp Etapp 3 Bemanning och realisering sarbete smöte Stödprocesser X X Beslutspunkter - Styrgruppsmöten Godkännande av leverans etapp 1 och projektspecifikation etapp 2 Avstämning status och progress Avstämning status och progress Godkännande av leverans etapp 2 och projektspecifikation etapp 3 Beslutspunkter - Styrelsemöten Avrapportering av arbetsgruppernas (A-D) förslag Beslut om ny arbets- och delegationsordning Information till styrelsen avseende stödprocesser och funktionelll organisation Beslut avseende stödprocesser och funktionelll organisation 28-sep 12-okt 14-dec 12-13 okt 26-apr
Etapp 2 Verifiera stödprocessområdets omfattning och innehåll AC/KC Prioritera inom respektive stödprocessområde AC/KC Identifiera verksamhetens krav och önskemål Workshop/processomr Genomföra startseminarium Alla arbetsgrupper Utforma önskade gemensamma arbetssätt inkl fördelning per nivå process 1-7 Definiera stödprocessers namn, syfte och gränssnitt, nivå 1 Utforma önskat arbetssätt, nivå 2 Definiera aktiviteter Identfiera roller Identifiera erforderligt stöd i processerna (t ex IT, policy) Definiera arbetssätt som skall vara gemensamma Definiera kriterier för avvikelser Utforma rollbeskrivningar inklusive benämningar Specificera kompetenskrav för rollerna i processerna Bedöma resursbehov i processerna Kartlägga befintlig teknisk/administrativ kompetens Utredning Definiera eventuellt kompetens-gap Utredning Utforma modell för bemanning av roller i processer Utforma funktionell organisation organisation Ta fram handlingsplan för nästa etapp
Hittills genomförda aktiviteter etapp 2 Bemanning arbets- och referensgrupper Arbetsmöte för verifiering och prioritering Kravställningsmöte
Om bemanningsförfarandet Modell för bemanning med erforderliga kompetenser för respektive arbetsgrupp är framtagen i projektledningsgruppen Samtliga medarbetare vid universitetet har getts möjligheten att anmäla sitt intresse om deltagande Urval till arbets- och referensgrupper är gjorda utifrån inkomna intresseanmälningar Handplockning av deltagare blir aktuellt när bredd, funktion/roll eller erforderlig kompetens saknas bland inkomna intresseanmälningar Bemanningen godkänd i styrgruppen Deltagande måste godkännas av närmsta chef
Principer för bemanning Kompetens inom området Spridning mellan fakulteter Representation från alla tre nivåer Genus Egna önskemål
Hittills genomförda aktiviteter etapp 2 Bemanning arbets- och referensgrupper Arbetsmöte för verifiering och prioritering Kravställningsmöte
Beslutad prioritering inom stödprocessområden Stödprocessområde Ekonomi Information och kommunikation Lokaler Personal Studieadministration Planeringoch styrning Prioritering Budget och koppling till verksamhetsplanering/verksamhetsuppdrag Bokslut, uppföljning och analys Upphandling och inköp Extern kommunikation Intern kommunikation Lokalplanering (prognostisering, effektivisering) Lokalsamordning (samutnyttjade lokaler) Service/support (likvärdig service) Personalutveckling Rekrytering av akademiska tjänster Personaladministrationen - normering Studie/karriärvägledning Kursstart/introduktion Kurs- och programplanering Kurs- och programavslut Samtliga områden kravställs Eventuell ytterligare prioritering görs innan start i arbetsgrupp i januari 2012
Agenda Presentation delprojekt Stödprocesser Förändringsarbete Arbetsformer
Förändringsarbete Önskad situation Nuvarande situation Förändring är förflyttning från nuvarande situation till den önskade Insikt och förståelse för den nuvarande situationen Gemensam uppfattning om det önskade läget Utformad väg för förflyttningen Förändringsledning i utvecklingsarbetet
Verksamhetsområde Kundperspektiv Vision Uppdrag Kunder Intressenter Erbjudande Ledning och styrning Mål Strategier Styrmodell Policies Kultur Organisation Linje Forum Roller Individ Vision och mål Beställning Direktiv Utförande Begäran om åtgärd Process Leverantör Input Kund Output Stöd
En process Är en kedja sammanhängande aktiviteter Har ett återkommande flöde Producerar/förädlar en produkt eller tjänst för att skapa värde och tillgodose en mottagares behov Har minst en leverantör som levererar indata och minst en kund som är mottagare av utdata
Processorienterat arbetssätt All verksamhet sker i processer Grundläggande för ett processorienterat arbete är att organisatoriska gränser inte får hindra vad man ser i en process Horisontell istället för vertikal syn
Intressenten i fokus Grundläggande för arbetet med processer är att organisatoriska gränser inte får hindra vad man ser av en process
Intressenten i fokus Grundläggande för arbetet med processer är att organisatoriska gränser inte får hindra vad man ser av en process
Processtruktur Styrprocesser/Ledning och styrning Huvudprocess Stödprocess Stödprocess Stödprocess Stödprocess En huvudprocess har externa kunder En stödprocess har interna kunder En styrprocess ger förutsättningar till övriga processer
Process, delprocess och aktivitet Process Delprocess Aktivitet?
Processkarta nivå 2 Kund Leverantörer Marknadsfunktionen Försäljningskanal Ekonomifunktionen
Processkartan en illustration av ett arbetssätt ett sätt att tydliggöra aktiviteter och aktörer i processen en instruktion för utförande ett verktyg i kommunikationen med intressenter ett sätt att tydliggöra input och leverantörer respektive output och kunder ett sätt att tydliggöra stöd som används i processen ett sätt att synliggöra brister i arbetssätt ett verktyg i förbättringsarbete
Om förändring Det vi vill skall bestå, måste vi förändra. Bill Clinton
Att utveckla och förbättra en organisation Ledarskap - Organisation - Mål - Processer - System Struktur Kultur - Värderingar - Normer - Symbolik - Tolkning Utforma Utveckla
Att möta människor i förändring Förklara varför Varför ska förändringen genomföras? Vad innebär förändringen och varför är den viktig för mig och organisationen? Hur ska arbetet genomföras i stort och vad innebär det för mitt dagliga arbete? Hantera omställningskurvan
Faser i en förändring omställningskurvan Prestationsnivå Känsla av välbefinnande Ny stabilitet Chock Förnekande Medvetenhet - känslokaos - oro - ilska - skuld - sorg Acceptans (lägga det gamla bakom sig) Förnekande Motstånd Engagemang Hitta ny mening i arbetet Testande (av nya idéer och strategier) Tid
Motstånd en ryggmärgsreaktion Vad? Hur? När? Men jag då? Om då Varför?
Förändringskurvor i otakt Chefer Mellanchefer Medarbetare
Förtäta och förkorta kurvorna Chefer Mellanchefer Medarbetare
Att motarbeta förändring Ifrågasätta in absurdum Motarbeta sättet vi gör förändringen på Undergräva förtroendet för personer som ska driva förändringsarbetet Medvetet strunta i att arbeta med aktiviteter inom förändringsarbetet Diskutera sin tveksamhet med alla utom dem det berör Utebli eller vara passiv på möten Ständigt kritisera men aldrig komma med egna förslag på lösningar
Framgångsfaktorer i förändringsarbete 1. Tydligt motiv för förändringen 2. Beakta organisationens förutsättningar 3. Hög delaktighet 4. Tydlig struktur i förändringsarbetet 5. Kommunikation och öppenhet 6. Uthållighet 7. Förankra förändringar
5. Kommunikation och öppenhet Introduktionsfas Startfas Genomförandefas Avslutningsfas Sälj in Förbered och kom Skapa handling och Avsluta förändringen till medarbetarna, svara på varför, skapa motivation igång med förändringen, informera om förändringsarbetet, skapa motivation håll energin uppe under förändringen förändringen och bekräfta en ny verklighet
7. Förankra förändringarna Tanke Känsla Handling Den verkliga förändringen inträffar inte förrän de involverade har bestämt sig för att göra förändringen till sin egen.
Agenda Presentation delprojekt Stödprocesser Förändringsarbete Arbetsformer
Beställare F. Stödprocesser projektorganisation Styrgrupp Projektledningsgrupp Övergripande nivå /er Facklig samverkan Projektledning Stödprocesser Projektansvariga Projektledare Delprojektnivå Projektstyrningsforum Stödprocesser Planering och styrning Ekonomi Personal Studieadministration Information och kommunikation Lokaler Forskningsadministration
Beställare F. Stödprocesser projektorganisation Styrgrupp Projektledningsgrupp Övergripande nivå Viktoria Björcke Håkan Berg Marina Ghersetti Peter Kim Projektstyrningsforum Stödprocesser Projektledning Stödprocesser Projektansvariga Projektledare /er Facklig samverkan Delprojektnivå Planering och styrning Ekonomi Personal Studieadministration Information och kommunikation Lokaler Forskningsadministration
Styrgrupp Projektledning Stödprocesser Projektledningsgrupp Övergripande nivå Beställare Delprojektnivå /er Facklig samverkan F. Stödprocesser projektorganisation Projektledare Stödprocesser Projektansvariga Projektledare Planering och styrning Ekonomi Personal Studieadministration Information och kommunikation Lokaler Projektstyrningsforum Stödprocesser Forskningsadministration Projektledare
F. Stödprocesser detaljerad plan etapp 2 Göteborgs universitet förnyas - Delprojekt Stödprocesser 2012 02-jan Deltagare sep 03-okt 10-okt 17-okt 24-okt 31-okt 07-nov 14-nov 21-nov 28-nov 05-dec 12-dec 19-dec 26-dec 09-jan 16-jan 23-jan 30-jan 06-feb 13-feb 20-feb 27-feb 05-mar 12-mar 19-mar 26-mar 02-apr 09-apr 16-apr 23-apr 30-apr Maj Juni Q3 Q4 Delprojektledning och styrning Etablera delprojektet etapp 2 Löpande projektstyrningsaktiviteter Kommunikation och förankring Etapp 2 Verifiera stödprocessområdets omfattning och innehåll PL-grupp+inbjudna 05-okt Prioritera inom respektive stödprocessområde PL-grupp+inbjudna 05-okt Identifiera verksamhetens krav och önskemål (inkl prioritering) Workshop/processomr 25-okt Genomföra startseminarium Alla arbetsgrupper 28-okt Utforma önskade gemensamma arbetssätt inkl fördelning per nivå process 1-7 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 Definiera stödprocessers namn, syfte och gränssnitt, nivå 1 X X Utforma önskat arbetssätt, nivå 2 P1 P1 P1 P2 P2 P2 P3 P3 P3 Definiera aktiviteter Identfiera roller Identifiera erforderligt stöd i processerna (t ex IT, policy) Definiera arbetssätt som skall vara gemensamma X X Definiera kriterier för avvikelser X X Utforma rollbeskrivningar inklusive benämningar X X Specificera kompetenskrav för rollerna i processerna X X Bedöma resursbehov i processerna X X Kartlägga befintlig teknisk/administrativ kompetens Utredning Definiera eventuellt kompetens-gap Utredning? Utforma modell för bemanning av roller i processer Utforma funktionell organisation organisation Ta fram handlingsplan för nästa etapp Etapp 3 Bemanning och realisering sarbete smöte Stödprocesser X X Beslutspunkter - Styrgruppsmöten Godkännande av leverans etapp 1 och projektspecifikation etapp 2 Avstämning status och progress Avstämning status och progress Godkännande av leverans etapp 2 och projektspecifikation etapp 3 Beslutspunkter - Styrelsemöten Avrapportering av arbetsgruppernas (A-D) förslag Beslut om ny arbets- och delegationsordning Information till styrelsen avseende stödprocesser och funktionelll organisation Beslut avseende stödprocesser och funktionelll organisation 28-sep 12-okt 14-dec 12-13 okt 26-apr
Arbetsformer Arbetsmöten för att arbeta fram resultat Utredning för framtagning av underlag smöten för revidering av resultat och förankring Projektstyrningsmöten koordinering av delprojekten Projektledningsmöten operativa beslut för styrning av projektet Styrgruppsmöten för beslut avseende projektets start, fortskridande och godkännande av leveranser 2011-10-31
Arbetsmöten Syfte och agenda för mötet Presentation av resultat från förra mötet och eventuell förädling Arbetsmoment för att ta fram konkreta resultat Deltagarnas arbetsinsats sker i huvudsak på mötet Utvärdering för lärande Situationsanpassade metoder Alla bidrar och gemensamma bilder skapas
ens uppdrag Arbeta fram resultat Deltagarna bidrar med sin verksamhetskunskap Tillsammans utformas förslag till gemensamma framtida arbetssätt Viktigt att alla är med på arbetsmöten Ambassadörer för projektet Mötesledningen ansvarar för förarbete, genomförande, bearbetning och dokumentation samt agerar guide fram till lösning
Dokumentation Alla resultat från arbetsmöten dokumenteras Mötesanteckningar distribueras efter varje arbetsmöte Viktigt att alla mötesdeltagare tar del av dokumentationen och återkopplar vid behov Löpande dokumentationen utgör arbetsmaterial
Mötesschema v 45 2011 v 16 2012 Södra Allégatan 8 Förmiddag 9-12 Eftermiddag 13-16 Måndag Tisdag Studieadministration Personal Onsdag Ekonomi Torsdag Lokaler Fredag Information och kommunikation smöten ca 1 gång/månad
Samling i respektive grupp
Avslutning