Slutrapport Kort version Medarbetarenkät Medarbetarenkät Ledar 2013
2 (10)
Medarbetarenkät för Stockholms stad 2013 Stadens medarbetarenkät genomfördes under september månad. Den omfattade drygt 34 000 medarbetare på samtliga förvaltningar och bolag och besvarades av 78 procent av medarbetarna (år 2012 av 77 procent). Svarsfrekvenserna på enskilda förvaltningar och bolag är höga. Nära nio av tio når minst 80 procents svarsfrekvens. Enkäten innehåller totalt 53 frågor inom fem frågeområden; mina utgångspunkter, medarbetarskap, ledarskap, verksamhetsutveckling samt aktivt medskapandeindex, AMI. Dessutom ställs ytterligare åtta frågor. Förvaltningar och bolag har haft möjlighet att komplettera enkäten med egna tilläggsfrågor vilket mer än hälften av dem har gjort. AMI ingår i en nationell mätning framtagen av SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) och ger möjlighet till jämförelser med andra kommuner. AMI består av tre delindex; motivation, ledarskap och styrning. Medarbetarnas motivation och de förutsättningar som leder till engagemang är viktiga för att skapa attraktiva arbetsplatser och tjänster av hög kvalitet för stockholmarna. Årets medarbetarenkät är en direkt uppföljning av 2012 års enkät vilket innebär att jämförelser med föregående års resultat kan göras. Aktivt medskapandeindex AMI AMI 79 (79) Motivationsindex 81 (80) Ledarskapsindex 77 (77) Styrningsindex 81 (80) Inom parentes redovisas motsvarande index för 2012. Resultatet för Stockholms stad är ett AMI-index på 79. Medianvärdet för de kommuner som ställt samma frågor i sina medarbetarundersökningar är 78. Uppgifterna om vilka kommunerna är och deras resultat finns i SKL s databas för nyckeltal (Kolada). AMI för stadsdelsförvaltningar är oförändrat 80. Bolag och fackförvaltningar har AMI 79 vilket för bolag är en minskning med en enhet och för fackförvaltningar en ökning med en enhet. Högst AMI på förvaltningarna har förskoleverksamhet och stöd och service till personer med funktionsnedsättning (81) och lägst äldreomsorg (78). För administration, förskola, utbildning och äldreomsorg är AMI oförändrat medan det för stöd och service till 3 (10)
funktionsnedsatta har ökat med två steg. För övriga verksamhetsområden har AMI ökat med en enhet. För kvinnor har AMI ökat en enhet till 80 medan män har oförändrat 79. De yngsta medarbetarna (18-25 år) har lägre AMI än de som är äldre, 78 jämfört med 80 för dem över 35 år. Chefer har högre AMI än medarbetare, 86 jämfört med 79. För medarbetare är det en ökning med en enhet. Delindex för motivation har ökat med en enhet till 81. Bolag har liksom fackförvaltningar samma motivationsindex som 2012, 79 respektive 80. För stadsdelsförvaltningar har det ökat en enhet till 81. Motivationsindex är även i år högst inom förskoleverksamhet (82). Kvinnor har motivationsindex 81 och män 79. Skillnaden mellan åldersgrupper är obetydlig. Ledarskapsindex får värdet 77 vilket är samma som 2012. Bolagens anställda ger även i år högre betyg på ledarskap än förvaltningarnas anställda, 80, vilket är en minskning med en enhet. För fackförvaltningar och stadsdelsförvaltningar har ledarskapsindex ökat från 76 till 77. Inom administrativ verksamhet är ledarskapsindex högst (80) och inom verksamhetsområdena utbildning är det lägst (75) vilket innebär oförändrat värde för båda verksamhetsområdena. För stöd och service till personer med funktionsnedsättning har ledarskapsindex ökat två steg till 79. Män och kvinnor ger samma betyg på ledarskapet. Styrningsindex får värdet 81 vilket är lika högt som motivationsindex och likaledes en ökning med en enhet. Styrningsindex är högre på stadsdelsförvaltningarna än på fackförvaltningar och bolag, 83 jämfört med 79 respektive 78. För stadsdelsförvaltningar har styrningsindex ökat en enhet, för bolag minskat lika mycket. Styrningsindex är högst inom förskoleverksamhet (84) och lägst inom infrastruktur/stadsmiljö (77), båda värdena samma som 2012. Flertalet verksamhetsområden har ingen eller marginell förändring. Männen ger styrning lägre betyg än vad kvinnorna gör. Av de frågor som bildar AMI-index är det liksom 2012 uppfattningen att arbetet känns meningsfullt som får högst betyg både i stadens förvaltningar och på bolagen. Nio av tio känner sig insatta i mål och åtaganden för sin arbetsplats och vet vad som förväntas av dem i arbetet. Frågeområde: Mina utgångspunkter Två av tre tycker att målen är tydliga på deras arbetsplats. Kunskapen om stadens Vision 2030 och hur det egna arbetet bidrar till ett Stockholm i världsklass är mindre. Resultatet visar att kunskaperna har ökat under åren men fyra av tio har dålig eller mindre bra kunskap. Nio av tio tar egna initiativ att skaffa den information man behöver för sitt arbete. Två av tre tycker de har goda möjligheter att påverka hur de ska utföra sitt arbete. Sex av tio svarar att man på deras arbetsplats prövar nya arbetssätt för att utveckla verksamheten. Två av tre känner att de kan göra ett bra arbete. Drygt hälften av medarbetarna tycker att de har en bra arbetssituation. Var sjunde håller inte med om detta. Medarbetarna på bolagen är nöjdare än de på förvaltningarna. På förvaltningarna är de som arbetar inom verksamhetsområdet utbildning minst nöjda med sin arbetssituation och de inom administrativ verksamhet mest nöjda. 4 (10)
Kvinnor ger positivare svar än män på flertalet frågor inom frågeområdet. Svaren från olika åldersgrupper är samstämmiga utom vad gäller Vision 2030 som äldre är mer insatta i. Inom förskoleverksamhet är det en större andel än inom övriga verksamheter som prövar nya arbetssätt. Medarbetarna inom äldreomsorg upplever mindre möjligheter än övriga att påverka sitt arbete. När det gäller frågan om att göra ett gott arbete instämmer man i hög grad. Frågorna som rör mina utgångspunkter får positivare svar i år från medarbetarna på stadsdelsförvaltningarna medan framförallt bolagen får något sämre resultat. Frågeområde: Medarbetarskap Medarbetarna i staden känner sig respekterade av sina kollegor och åtta av tio har bra möjligheter att få stöd av dem om det skulle behövas. I arbetsgruppen ställer man i stor utsträckning upp för varandra. Tre av fyra vänder sig till sin chef om de skulle behöva stöd. Sex av tio svarar att man kan ta upp både det som är bra och dåligt på deras arbetsplats. Något färre tycker att man kan säga vad man vill på arbetsplatsen. Tre av fyra anser att de är med och bidrar till verksamhetens utveckling på arbetsplatsen. Två av tre är intresserade av att ta ett större ansvar i sitt arbete. Nästan lika många tycker att deras arbetskamrater tar ett stor ansvar på arbetsplatsen. De möten som man har på arbetsplatsen uppfattas inte alltid som effektiva. Bara varannan instämmer i hög grad att de är det. Två av tre tycker i hög grad att mötesdeltagarna är aktiva och engagerade på arbetsplatsens möten. Två av tre kan i hög grad rekommendera sin arbetsplats till andra. Uppfattningarna är relativt samstämmiga bland män och kvinnor och i olika åldersgrupper. Där det skiljer sig är kvinnorna positivare. Med något undantag ger fackförvaltningarnas medarbetare något lägre betyg på flertalet frågor om medarbetarskap. Frågorna om medarbetarskap visar en mindre andel positiva svar i år för bolagen. T ex svarar en mindre andel i år att diskussionsklimatet är bra och att alla behandlas med respekt. Det är inte lika många som i hög grad kan rekommendera sin arbetsplats. Medarbetarskapet upplevs mer positivt i år än 2012 inom stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Inom utbildning upplevs det mindre positivt och inom övriga verksamheter mera likt resultatet från 2012. Frågeområde: Ledarskap Medarbetarna känner sig inte bara respekterade av sina kollegor utan tycker också i hög grad att deras chef bemöter dem med respekt. Det gäller inom alla verksamhetsområden. Sju av tio tycker i hög grad att deras chef är en bra förebild för deras verksamhet. Tre av fyra tycker att deras chef är tillgänglig och att det är möjligt att få tag på sin chef när de behöver det. Två av tre upplever att de kan få stöd av sin chef i prioriteringar mellan arbetsuppgifter. Sex av tio instämmer i hög grad att deras chef ger dem återkoppling på deras arbetsinsatser och att chefen följer upp att vad som bestämts blir gjort. 5 (10)
Två av tre anser i hög grad att de har meningsfulla medarbetarsamtal. Lika många tycker att chefen ställer tydliga krav och är tydlig med vilket ansvar och vilka befogenheter man har. Sex av tio har en dialog med chefen så att de förstår hur de kan bidra i verksamheten. Att chefen pratat om Vision 2030 så att medarbetarna förstår hur de kan bidra till ett Stockholm i världsklass bekräftas i mindre grad. Nästan varannan instämmer bara till viss del eller inte alls. Uppfattningen om ledarskap skiljer sig endast lite mellan män och kvinnor och mellan olika åldersgrupper. Att chefen pratat om Vision 2030 så att man förstår hur man kan bidra till ett Stockholm i världsklass är en vanligare uppfattning bland kvinnor än män. På flertalet frågor ger medarbetarna på fackförvaltningar lägre betyg på ledarskap än vad medarbetare på bolag och stadsdelsförvaltningar gör. Inom verksamhetsområdet utbildning ger medarbetarna på flertalet frågor lägre betyg på ledarskap än inom övriga verksamhetsområden (avser förvaltningar). Frågorna om ledarskap visar på bolagen en mindre andel positiva svar än 2012. I något mindre utsträckning gäller det även fackförvaltningar medan stadsdelsförvaltningarnas resultat är oförändrat. Inom verksamhetsområdet stöd och service till personer med funktionsnedsättning är uppfattningen om ledarskap något positivare i år än 2012. Det gäller t ex chefens tydlighet och stöd samt hur denne skapar delaktighet på möten. Inom utbildning får ledarskapet mindre positiva svar i år. Frågeområde: Verksamhetsutveckling Åtta av tio svarar att de lär nytt och utvecklas i sitt arbete. Åtta av tio tar egna initiativ för att utveckla sin kompetens. Två av tre arbetar på en arbetsplats där man lär av varandra och tillsammans arbetar för att förbättra rutinerna i sin arbetsgrupp. Sex av tio arbetar på en arbetsplats där man tar tillvara på idéer om förbättringar. Sex av tio svarar att man på deras arbetsplats följer upp förbättringsarbetet. Resultaten tyder på att det finns ett mått av lärande organisation. Inte bara att man vid behov kan få stöd av och hjälp av kollegor utan också mer organiserat erfarenhetsutbyte. Sex av tio svarar att de samarbetar med andra för att lyckas med sina uppdrag. Oftast sker det inom arbetsplatsens ram men samarbete med andra utanför arbetsplatsen förekommer och kan utvecklas mer. Uppfattningarna bland män och kvinnor ligger nära varandra men kvinnor ger i allmänhet något positivare svar. Det är inte heller några påtagliga skillnader mellan åldersgrupper. Att förbättra rutiner och tillvarata förslag om förbättringar är lite vanligare på stadsdelsförvaltningar, inom förskolan speciellt, medan att samarbeta med andra är vanligare på bolagen. Frågorna om verksamhetsutveckling får genomgående något mindre positiva svar i år. Det gäller bolag och fackförvaltningar i större utsträckning än stadsdelsförvaltningar. Största minskningen har skett inom utbildning. 6 (10)
Återkoppling ledarskap Individuell återkoppling till stadens chefer om hur medarbetarna ser på deras ledarskap görs nu för fjärde gången för många chefer. Ledarskapet återkopplas för sex förhållningssätt av ledarskapet för vilka resultatet kategoriseras i tre kategorier; Utvecklingsbehov, Förbättringsmöjligheter och Förvalta och förädla. Bäst resultat får cheferna för den öppenhet och respekt de visar sina medarbetare. Två av tre får en återkoppling som innebär att ytterligare förvalta och förädla sitt goda resultat. Var tredje får en återkoppling som ger tips om hur de kan agera för att förbättra sitt resultat. Sex av tio chefer får gott resultat för sin närvaro och coachande förmåga. Varannan får gott resultat för sin tydlighet i förväntningar och ramar, nästan lika många på sin återkoppling och något färre för förmågan att skapa förutsättningar för dialog och delaktighet. Utrymmet för förbättring är störst när det gäller att förmedla stadens mål och budskap. Var fjärde chef får där en återkoppling som visar på utvecklingsbehov medan var tredje får en återkoppling om att förvalta och förädla ett gott resultat. Chefer på fackförvaltningar får lägre resultat än de på stadsdelsförvaltningar och bolag. Cheferna på stadsdelsförvaltningar har något högre resultat än bolagens. För både förvaltningar och bolag är de högsta resultaten för öppenhet och respekt och det lägsta för hur man förmedlat stadens mål och budskap. Jämfört med 2012 är resultatet något lägre i år, särskilt för bolagen. Trots stagnationen i år har dock resultaten sedan den första mätningen 2009 förbättrats betydligt över tid. Andelen chefer som får en återkoppling med stort behov av förbättring (kategorin utvecklingsbehov) har minskat betydligt för alla sex förhållningssätt av ledarskapet och andelen som får ett resultat i kategorin förvalta och förädla är högre. Övriga frågor Mer än åtta av tio har haft medarbetarsamtal med sin chef under de senaste 12 månaderna. Sju av tio har under samma period haft ett samtal med sin chef om sin lön. Sex av tio har haft såväl medarbetarsamtal som lönesamtal det senaste året. Var femte har haft medarbetarsamtal men inte lönesamtal. Var tionde har varken haft medarbetarsamtal eller lönesamtal. Medarbetarsamtal är lika vanligt på bolagen som på förvaltningarna. Lönesamtal är något vanligare på bolagen. Kännedom om vilka lönekriterier som gäller på arbetsplatsen är störst på stadsdelsförvaltningarna. Både medarbetarsamtal och lönesamtal är mer frekventa i år än 2012 på förvaltningarna och lika frekventa på bolagen. Nio av tio känner till stadens varumärke Stockholm The Capital of Scandinavia. Kännedomen är något större på bolag än på förvaltningar. Var tionde svarar att det förekommer diskriminering på arbetsplatsen. Det är en minskning jämfört med 2012. Det är en större andel på förvaltningarna som svarar att diskriminering förekommer än på bolagen. 7 (10)
Summering Ett syfte med medarbetarenkäten är att ge tillfälle till dialog och utveckling i stadens verksamheter. Resultaten återkopplas därför till enheter och arbetsgrupper. Tre av fyra har utifrån förra årets enkät diskuterat resultat och åtgärder för att utveckla verksamheten. I resultatrapporterna till enheterna finns en handledning för sådana dialoger. Ett annat syfte med medarbetarenkäten är att förse ledningen med relevanta beslutsunderlag för långsiktiga strategier och satsningar. Stadens medarbetarenkäter har genom åren haft goda svarsfrekvenser, så även i år. Detta innebär ett gott underlag även i år för alla verksamheter. Vad man gör med resultaten bidrar till både förståelse och engagemang bland medarbetarna vilket skapar såväl attraktiva arbetsplatser som tjänster av hög kvalitet åt stockholmarna. Resultaten från årets enkät skiljer sig lite från 2012 års resultat. De pekar på att staden fortsättningsvis har engagerade och motiverade medarbetare. Inte bara ett högt AMI visar detta utan även övriga resultat. Motivation och styrning får bättre betyg. Arbetet man bedriver upplevs som i högsta grad meningsfullt. Medarbetarna har god kunskap om målen på arbetsplatsen och vad som förväntas av dem. De tar eget ansvar i arbetet genom att söka information de behöver och ber om stöd från chefer eller kollegor om sådant behövs. De är i stor utsträckning med och bidrar med idéer till utveckling av sin verksamhet, även om detta engagemang tycks ha minskat något. Medarbetarskap och ledarskap kvarstår på goda nivåer. Det finns hos många ett intresse av att ta större ansvar i sitt arbete. De allra flesta upplever att de lär sig nytt och utvecklas i sitt arbete och tar också eget ansvar för att utveckla sin kompetens. Det sker en samverkan med andra för att lyckas med arbetsplatsens uppdrag och man lär av varandra. Samverkan sker oftast internt men även externt vilket kan utvecklas ytterligare. Att fortsätta kommunicera stadens Vision 2030 och hur medarbetarna genom sina insatser kan bidra till ett Stockholm i världsklass skulle höja resultatet ytterligare. Enkäten visar på ett par utvecklingsområden. Varannan upplever i hög grad att de möten man har på arbetsplatsen är effektiva medan en av sju anser att mötena inte är effektiva. Samtidigt upplever mötesdeltagarna att de är aktiva och engagerade och att chefen skapar delaktighet på möten. Det är samma resultat som 2012. Drygt hälften tycker i hög grad att deras arbetssituation är bra, en av sju tycker inte att deras arbetssituation är bra. Det är samma resultat som 2012. Det betyder inte att man inte trivs med sitt arbete då motivation, engagemang och samarbete får högt betyg. Detta kan tyckas motsägelsefullt men det finns naturligtvis andra förhållanden som enkäten inte belyser som kan påverka medarbetarnas uppfattning om arbetssituationen på det hela taget. En sådan faktor kan exempelvis vara arbetsbelastning. 8 (10)
AMI för förvaltningar och bolag i 2013 års medarbetarenkät jämfört med 2012 Fackförvaltningar AMI 2013 AMI 2012 Bolag AMI 2013 AMI 2012 Arbetsmarknadsförvaltningen 80 81 AB Familjebostäder 75 80 Exploateringskontoret 84 85 AB Stockholmshem 79 78 Fastighetskontoret 76 78 AB Stokab 84 84 Idrottsförvaltningen 76 76 AB Svenska Bostäder 82 84 Kulturförvaltningen* 79 78 Kulturhuset Stadsteatern** 69 Kyrkogårdsförvaltningen 78 79 Micasa Fastigheter i Stockholm AB 80 77 Miljöförvaltningen 78 77 S:t Erik Försäkrings AB/S:t Erik Livförsäkring AB 89 83 Revisionskontoret 84 74 Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) 86 84 Serviceförvaltningen 80 77 Stockholm Business Region AB 85 85 Socialförvaltningen 81 80 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB 93 92 Stadsarkivet 84 79 Stockholm Vatten AB 77 78 Stadsbyggnadskontoret 78 77 Stockholms Hamn AB 85 84 Stadsledningskontoret 83 84 Stockholms Stads Bostadsförmedling AB 68 74 Trafikkontoret 79 76 Stockholms Stads Parkerings AB 78 75 Utbildningsförvaltningen 78 78 Stockholms Stadshus AB 94 99 Äldreförvaltningen 81 81 Bolag totalt 79 80 Överförmyndarförvaltningen 64 63 Fackförvaltningar totalt 79 78 STADEN TOTALT 79 79 Stadsdelsförvaltningar AMI 2013 AMI 2012 Bromma stadsdelsförvaltning 83 82 Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsförvaltning 80 80 Farsta stadsdelsförvaltning 81 81 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning 80 78 Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning 78 78 Kungsholmens stadsdelsförvaltning 81 80 Norrmalms stadsdelsförvaltning 82 81 Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning 81 79 Skarpnäcks stadsdelsförvaltning 80 80 Skärholmens stadsdelsförvaltning 79 80 Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning 81 79 Södermalms stadsdelsförvaltning 80 79 Älvsjö stadsdelsförvaltning 81 79 Östermalms stadsdelsförvaltning 80 78 Stadsdelsförvaltningar totalt 80 80 * Kulturförvaltningen exklusive Kulturhuset 2013 ** Kulturhuset Stadsteatern ny organisation 2013 9 (10)
Sweco EuroFutures AB är ett konsultföretag som producerar tjänster inom samhällsanalys och strategi. Som experter på hållbar samhällsutveckling erbjuder vi fakta och kvalificerat beslutsstöd för att ge våra kunder de bästa förutsättningarna till väl underbyggda beslut. Inom Sweco Eurofutures AB 10 finns (10) konsulter med bakgrund i såväl privat som offentlig verksamhet.