1 Plats och tid Plåtslagarvägen 17 13:00-14.30 ande Övriga närvarande Utses att justera Jan-Christer Jonsson (S) Gunnar Grönberg (S) Camilla Gissberg (S) Stig Svedin (V) Kenneth Westberg (M) Chatrine Nordlund (L) Fredrik Bernblom (SD) Anna Mellberg (MP) Christer Brodén (S) tjg för Anna-Lena Fjellström Tomas Sellin (S) tjg för Marie Lodin Göran Ljungblom (M) tjg för Roger Boork Ulf Lindholm (SD) Ronnie Söderlund, förvaltningschef Ann Fahlroth, ekonom Kristina Olofsson, nämndsekreterare Gunnar Grönberg och Chatrine Nordlund Justeringens plats och tid Plåtslagarvägen 17 den 29 januari 2016 Underskrifter. Jan-Christer Jonsson, ordförande. Kristina Olofsson, sekreterare. Gunnar Grönberg, justerare. Chatrine Nordlund, justerare ANSLAG / BEVIS Justering av Kultur- och tekniknämndens protokoll har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla. 2016-01-28 Anslaget uppsatt den 2016-02-01 Anslaget nedtas den 2016-02-23 Förvaringslats för protokollet Kultur- och teknikförvaltningen Paragrafer 1-20 Kristina Olofsson, sekreterare
2 Innehållsförteckning Sida Paragraf Rubrik 3 1 Val av justerare 4 2 Fastställande av ärendelista 5 3 Valärende Kommunala tillgänglighetsrådet för mandatperioden 2015-2018 6 4 Valärende Kommunala pensionärsrådet för mandatperioden 2015-2018 7 5 Valärende Miljö- och folkhälsoberedningen för mandatperioden 2015-2018 8 6 Revisionsrapport Hantering av föreningsbidrag 9 7 Revidering Normer för föreningsbidrag 10 8 Ny delegations- och vidaredelegationsordning för kultur- och tekniknämnden 11 9 Dokumenthanteringsplan 2016 12 10 Taxor och avgifter 2016 13 11 Intern kontroll 14 12 Ansökan föreningsbidrag Tynderö Bygdegårdsförening Skateboardramp och asfaltering 15 13 Ansökan föreningsbidrag Tynderö IK Ombyggnad av bro elljusspår 16 14 Ansökan föreningsbidrag Timrå AIF Arrangemangsstöd JSM bågskytte 2016 17 15 Ansökan föreningsbidrag Söråkers IF Ombyggnad av omklädningsrum, hjärtstartare samt lampbyte 18 16 Ansökan föreningsbidrag Bergeforsens SK Upprustning av området i och kring skidspåren avseende säkerhet och miljö 19 17 Remiss Detaljplan för gång- och cykelbanor längs Berglundavägen m fl i Sörberge 20 18 Delegationsbeslut 21 19 Rapporter och informationsärenden 22 20 Ekonomi
3 1 Val av justerare Kultur- och tekniknämnden beslutar: Tillsammans med ordförande Jan-Christer Jonsson (S) utse Gunnar Grönberg (S) och Chatrine Nordlund (L) att justera dagens protokoll. Justering sker på kultur- och teknikförvaltningen, Plåtslagarvägen 17, fredag den 29 januari 2016.
4 2 Fastställande av ärendelista Kultur- och tekniknämnden beslutar: Fastställa mötets dagordning enligt ärendelistan. Ordförande Jan-Christer Jonsson (S) föreslår fastställande av mötets dagordning enligt den föreslagna ärendelistan.
5 3 Valärende - Kommunala tillgänglighetsrådet för mandatperioden 2015-2018 Dnr KTN/2016:13 Utse Gunnar Grönberg (S) som ordinarie ledamot och Roger Boork (KD) som ersättare i kommunala tillgänglighetsrådet. Kommunfullmäktige besluta 2015-06-15 95 att namnändra kommunala handikapprådet till kommunala tillgänglighetsrådet, anta en arbetsordning för det nya rådet samt upphäva reglemente för kommunala handikapprådet. Till kommunala tillgänglighetsrådet ska utses en ordinarie ledamot och en ersättare från kultur- och tekniknämnden. sunderlag Protokollsutdrag KF 2015-06-15 95 Kommunala tillgänglighetsrådet Gunnar Grönberg Roger Boork
6 4 Valärende - Kommunala pensionärsrådet för mandatperioden 2015-2018 Dnr KTN/2015:71 Utse Göran Ljungblom (M) som ledamot i kommunala pensionärsrådet. Kommunfullmäktige beslutade 2015-09-28 120 anta arbetsordning för kommunalt pensionärsråd att gälla fr o m 1 oktober 2015 samt upphäva reglemente för Kommunalt Pensionärsråd. Till kommunalt pensionärsråd ska utses en ledamot från kultur- och tekniknämnden. s tidigare behandling Kultur- och tekniknämnden beslutade 2015-03-12 38 utse Anna-Lena Fjellström (S) som ordinarie ledamot i Kommunala Pensionärsrådet samt utse ersättare från oppositionen på kultur- och tekniknämndens sammanträde den 23 april 2015. Kultur- och tekniknämnden beslutade 2015-04-23 56 utse Anna-Lena Fjellström (S) som ordinarie ledamot och Göran Ljungblom (M) som ersättare i Kommunala Pensionärsrådet. sunderlag Protokollsutdrag KF 2015-09-28 120 Kommunala pensionärsrådet Göran Ljungblom
7 5 Valärende - Miljö- och folkhälsoberedningen för mandatperioden 2015-2018 Dnr KTN/2016:14 Utse Göran Ljungblom (M) som ordinarie ledamot och Chatrine Nordlund (L) som ersättare i miljö- och folkhälsoberedningen. Med anledning av att Peter Granåsen (L) och Elin Eriksson (L) avsagt sig sina uppdrag i kultur- och tekniknämnden behöver nya ledamöter ersätta dem i miljö- och folkhälsoberedningen. En ordinarie och en ersättare från oppositionen ska utses. s tidigare behandling KTN 2015-01-08 6 sunderlag Miljö- och folkhälsoberedningen Göran Ljungblom Chatrine Nordlund
8 6 Revisionsrapport "Hantering av föreningsbidrag" Dnr KTN/2016:12 Godkänna upprättat förslag till svar på revisionsrapporten. Kommunrevisionen via Deloitte AB har genomfört en granskning kring hanteringen av föreningsbidrag. Revisionen önskar svar senast 2016-02-28 på nämndens ställningstagande kring föreslagna förbättringar och uppgifter om aktiviteter/åtgärder och tidpunkt för ett genomförande. Förvaltningen har upprättat ett förslag till svar på revisionsrapporten. sunderlag Revisionsrapport Kommunrevisionen Kommunstyrelsen
9 7 Revidering av normer för föreningsbidrag Dnr KTN/2015:402 Kultur- och tekniknämnden beslutar på arbetsutskottets förslag föreslå kommunfullmäktige besluta: 1. Anta förslag till reviderade normer för föreningsbidrag fr o m 2016-04-01. 2. Upphäva Normer för bidrag till studieförbund fastställda av kommunstyrelsen 1999-01-26 samt Bidragsnormer kultur- och teknikförvaltningen fastställda av kommunfullmäktige 2010-06-14. Revisionen via Deloitte AB har granskat hanteringen av föreningsbidrag. I rapportutkastet rekommenderas att bestämmelser (normer) bör hållas uppdaterade och omfatta alla typer av bidrag som nämnden lämnar, skapa en förteckning över lämnade bidrag för att underlätta kontroller, dokumentera rutiner för kontroller och uppföljning, överväga att införa en beloppsgräns för delegation av beviljade bidrag samt klargöra vilken återrapportering som ska göras till nämnden. Sedan tidigare finns två olika normer antagna; normer för bidrag till studieförbund samt normer för föreningsbidrag (som innefattar bidrag till barn- och ungdomsföreningar, fritidsanläggningar samt bidrag till nämndens förfogande). Förvaltningen har upprättat ett förslag på revidering av normer för föreningsbidrag som innefattar alla typer av föreningsbidrag; bidrag till barn- och ungdomsföreningar (grundbidrag och aktivitetsbidrag), fritidsanläggningar, studieförbund, handikapporganisationer, kulturarrangemang, kulturföreningar, samlingslokaler, skötsel av lekplatser och badplatser mm samt bidrag till kultur- och tekniknämndens förfogande. För några av dessa bidragstyper utgår bidrag enligt upprättade avtal men alla innefattas i benämningen föreningsbidrag. Förvaltningen har även skapat en förteckning över alla bidrag som lämnas, dokumentation av rutiner och kontroller för intern kontroll samt revidering av delegationsordningen. sunderlag Revidering av normer för föreningsbidrag Kommunfullmäktige
10 8 Ny delegations- och vidaredelegationsordning avseende kulturoch tekniknämnden Dnr KTN/2015:357 Anta ny delegationsordning avseende kultur- och tekniknämnden att gälla fr o m 2016-02-01. Förvaltningen har upprättat ett förslag till ny delegationsordning avseende kultur- och tekniknämnden. Delegationsordningen har utarbetats enligt kommunstyrelsens delegationsordning. sunderlag Förslag till ny delegationsordning Kommunledningskontoret Exp / 2015
11 9 Dokumenthanteringsplan 2016 Dnr KTN/2015:358 Anta reviderad dokumenthanteringsplan för 2016. Kommunstyrelsen har beslutat att dokumenthanteringsplanerna ska revideras årligen. Förvaltningen har upprättat förslag till reviderad dokumenthanteringsplan. sunderlag Förslag till dokumenthanteringsplan 2016 Kommunstyrelsen Arkivarie Exp / 2015
12 10 Taxor och avgifter 2016 Dnr KTN/2015:401 Kultur- och tekniknämnden beslutar: utgår. Kommunfullmäktige har uppdragit till styrelser och nämnder att årligen genomföra en översyn av gällande taxor och avgifter i den kommunala verksamheten. Kultur- och teknikförvaltningen har gjort en översyn av samtliga taxor och avgifter och förslår att inga höjningar görs för 2016. Arbetsutskottet föreslår nämnden besluta inte höja taxorna och avgifterna för 2016. sunderlag Förslag taxor och avgifter 2016
13 11 Intern kontroll Dnr KTN/2016:10 1. Överlämna uppföljningsrapporten för år 2015 till kommunstyrelsen för utvärdering. 2. Överlämna övrig information kring internkontrollarbetet till kommunstyrelsen. 3. Godkänna upprättat förslag till plan för intern kontroll för år 2016. Kultur- och teknikförvaltningens rapport avseende resultat från uppföljning av den interna kontrollen för år 2015 samt förslag till plan för intern kontroll för år 2016. sunderlag Rapport om uppföljning av intern kontroll samt övrig information. Förslag till plan för intern kontroll för år 2016. Kommunstyrelsen
14 12 Ansökan föreningsbidrag Tynderö Bygdegårdsförening - Skateboardramp och asfaltering Dnr KTN/2015:248 1. Bevilja Tynderö Bygdegårdsförening 75.000 kr i bidrag. 2. Medel tas från kontot föreningsbidrag. 3. Föreningen ska återrapportera till kultur- och teknikförvaltningen när åtgärderna är utförda. Tynderö Bygdegårdsförening har inkommit med ansökan om bidrag till skateboardramp och asfaltering. Förvaltningen föreslår att bidrag beviljas med 75.000 kr. sunderlag Ansökan Tynderö Bygdegårdsförening Ekonom
15 13 Ansökan föreningsbidrag Tynderö IK - Ombyggnad av bro elljusspår Dnr KTN/2015:303 1. Bevilja Tynderö IK bidrag med 60.000 kr till ombyggnad av bro. 2. Medel tas från kontot föreningsbidrag. 3. Föreningen ska återrapportera till kultur- och teknikförvaltningen när åtgärderna är utförda. Tynderö IK har inkommit med ansökan om bidrag till ombyggnad av bro i elljusspåret. Förvaltningen föreslår att bidrag beviljas med 60.000 kr. sunderlag Ansökan Tynderö IK Ekonom
16 14 Ansökan föreningsbidrag Timrå AIF - Arrangemangsstöd JSM bågskytte 2016 Dnr KTN/2015:365 Kultur- och tekniknämnden beslutar: 1. Bevilja Timrå AIF 25.000 kr i arrangemangsstöd. 2. Medel tas från kontot föreningsbidrag. 3. Föreningen ska återrapportera till kultur- och teknikförvaltningen när arrangemanget är utfört. Timrå AIF har inkommit med ansökan om arrangemangsstöd för JSM i bågskytte 2016. Förvaltningen föreslår att bidrag beviljas med 20.000 kr. Arbetsutskotter föreslår att bidrag beviljas med 20.000 kr. sunderlag Ansökan Timrå AIF Ekonom
17 15 Ansökan föreningsbidrag Söråkers IF - Ombyggnad av omklädningsrum, hjärtstartare samt lampbyte Dnr KTN/2015:395 1. Bevilja Söråkers IF bidrag med 125.000 kr till ombyggnad av omklädningsrum, hjärtstartare samt lampbyte. 2. Medel tas från kontot föreningsbidrag. 3. Föreningen ska återrapportera till kultur- och teknikförvaltningen när åtgärderna är utförda. Söråkers IF har inkommit med ansökan om bidrag till ombyggnad av omklädningsrum, hjärtstartare samt lampbyte. Förvaltningen föreslår att bidrag beviljas med 125.000 kr. sunderlag Ansökan Söråkers IF Ekonom
18 16 Ansökan föreningsbidrag Bergeforsens SK - Upprustning av området i och kring skidspåren avseende säkerhet och miljö Dnr KTN/2015:318 Avslå bidragsansökan. Bergeforsens SK har inkommit med ansökan om bidrag för upprustning av området i och kring skidspåren avseende säkerhet och miljö. Förvaltningen föreslår att ansökan avslås då förvaltningen avser utföra detta arbete i egen regi. sunderlag Ansökan Bergeforsens SK Arbetsledare park och anläggning
19 17 Remiss - Detaljplan för gång- och cykelbanor längst Berglundavägen m fl i Sörberge Dnr KTN/2016:2 Inte ha något att erinra mot planförslaget. Miljö- och byggkontoret har upprättat ett planförslag för gång- och cykelbanor längs Berglundavägen m fl i Sörberge. Synpunkter på planförslaget ska vara miljö- och byggkontoret tillhanda senast 2016-01-29. Förvaltningen har inget att erinra mot planförslaget. sunderlag Planförslag Miljö- och byggkontoret
20 18 Delegationsbeslut Dnr KTN/2016:7 Anmälan av delegationsbeslut läggs med godkännande till handlingarna. För kultur- och tekniknämndens godkännande har nedanstående delegationsbeslut upprättats av kultur- och teknikförvaltningen. Förvaltningschef 2.13/15 Utbetalning av aktivitetsbidrag från kontot föreningsbidrag, totalt 75.106 kronor. Avdelningschef väg och trafik 2.3:2/15 om utfärdande av grävtillstånd för tiden 150701-151231. Trafikhandläggare 2.4A-1/16 Parkeringstillstånd för rörelsehindrade med tillståndsnr 2320.15 tom 2337.15. 2.4B-2/16 Avstängning på del av gång- och cykelbanan på Frölandsvägen pga va-arbeten med besl.nr 42.15. Administratör renhållning 2.9:152-161/15 om uppehåll i hämtning av kärl- och säckavfall för permanentbostäder och fritidshus.
21 19 Rapporter och informationsärenden Dnr KTN/2015:379 Med godkännande lägga rapporterna och informationsärendena till handlingarna. 1. Protokollsutdrag KS 151124 285, Ekonomisk periodrapport med helårsprognos per 31 oktober 2015. 2. Protokollsutdrag KF 151130 173, Budget- och verksamhetsplan 2016-2018. 3. Protokollsutdrag KF 151130 174, Folkhälsoprogram 2016-2019 antagande. 4. Protokollsutdrag KF 151130 193, Fyllnadsval efter Peter Granåsen (L). 5. Protokollsutdrag KF 151130 194, Fyllnadsval efter Elin Eriksson (L). 6. Protokollsutdrag KS 151208 306, Ri 2:296 Försäljning av småhustomt. 7. Protokollsutdrag BUN 151216 145, Ökat behov av förskole- och skollokaler. 8. Granskning enligt antagen plan för intern kontroll 2015. Granskarna har inget att erinra. 9. Skaderapport 2015.
22 20 Ekonomi Kultur- och tekniknämnden beslutar: Med godkännande lägga rapporten till handlingarna. Ekonom Ann Fahlroth rapporterade muntligt: Kommunens preliminära resultat 2015 är +2.055 tkr vilket motsvarar +2,5% av nämndens totala budgetram. En bidragande orsak till överskottet är att kostnaden för snöröjning i slutet av året är lägre än budgeterat. Investeringarna i Söråkers skola, Ala skola och projektet grönare Sörberge flyttas över till 2016 via kompletteringsbudgeten och fortlöper.