Visma Enskild Firma Välkommen till storfamiljen för småföretagare
Välkommen till Visma Enskild Firma För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi på följande sidor hur det är uppbyggt och fungerar. Tips och råd om ditt program hittar du på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt. Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida Min sida som du når direkt från programmet. Där hämtar du senaste versionen av programmet, får tillgång till internettjänster, nyheter med mera. För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt på www.vismaspcs.se/minsida-reg Min sida Logga in För att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad. Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs. Visma Infoline Dagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi. Nyhetsarkiv Sök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar. Menyn Via huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna. Tips och aktuellt Råd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete. Ekonomifakta/Skattekalender Viktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året. Vismas internettjänster Härifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster. Inspireras av andra Här kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer. 2
Arbeta med Visma Enskild Firma/Börja så här Arbeta med Visma Enskild Firma I nedanstående illustration får du en översiktlig bild över arbetsflödet i Visma Enskild Firma, från det förberedande arbetet med grunduppgifter fram till deklaration och årsbokslut. Använd gärna den här schematiska bilden som referens när du läser innehållet i häftet. Kassabok Fakturering Grunduppgifter Löpande rutiner Moms Årliga rutiner Årsrutiner Deklaration/ Årsbokslut Inventarielista och automatiska avskrivningar Rapporter/Utskrifter Börja så här Installera programmet 1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen som du har hämtat från Visma Spcs hemsida. 2. Välj Installera. En guide leder dig genom installationen. 3. Slutför installationen. En programikon läggs till på ditt skrivbord. 4. Starta programmet och aktivera ditt program. 3
Grunduppgifter Grunduppgifter Första gången du öppnar programmet startar en guide som hjälper dig att fylla i ett antal grunduppgifter om ditt företag. Dessa uppgifter används bland annat när du gör registreringar i kassaboken och skapar fakturamallar. Uppgifterna kommer också att användas vid färdigställandet av årsbokslutet och andra viktiga handlingar kring din bokföring och deklaration. Innan du börjar med det löpande arbetet kan du även ange ingångsvärden från föregående år. Första året du använder programmet lägger du in ingångsvärdena manuellt. Kommande år flyttar programmet automatiskt över alla nödvändiga uppgifter från gamla till nya inkomstår. Exempel på grunduppgifter I guiden anger du bland annat uppgifter om: Företagets startdatum Räkenskapsår Momsredovisningsperiod Företagsuppgifter Vissa in- och utbetalningstyper Bankkonton och girokonton Betalningsvillkor och övriga fakturainställningar Ingångsvärden Om du fyller i samtliga uppgifter i guiden kan du vara säker på att de dokument som du kan skriva ut från programmet innehåller de uppgifter som lagen kräver. Företags- och personuppgifter Ingångsvärden De företags- och personuppgifter som läggs in här kommer att visas på fakturor och i deklarationen. I ett nystartat företag behöver du endast ange ingångsvärden för de inventarier, fastigheter eller lånade pengar som du satt in i företaget. Underlag för val av in- och utbetalningstyper För att få hjälp med vilka in- och utbetalningstyper som ska finnas med i kassaboken får du i guiden ett antal frågor att ta ställning till. Nästa steg: Kassabok 4
Löpande rutiner Kassabok I Visma Enskild Firma behöver du inte hålla reda på tusentals nummer i kontoplaner eller fundera över om ett belopp ska skrivas in i debet eller kredit. Det enda du registrerar löpande under året i kassaboken är de utbetalningar du gör och de inbetalningar du får. Ange datum, belopp samt om betalningen gäller kassan, bankkontot eller girokontot. Därefter tar programmet hand om resten och ser till att din bokföring uppfyller alla krav som myndigheterna ställer. I kassaboken kan du också registrera överföringar mellan Kassa, Bankkonto och Girokonto. Om du vill fördela en utbetalning för utgifter i firman på flera olika utbetalningstyper kan du använda utbetalningstypen Egen fördelning. Transaktioner i kassaboken Några exempel på transaktionstyper: Inbetalningar - Försäljning - Ränteinkomst - Företagarens egen insättning av pengar Utbetalningar - Varor och material m m - Köp av inventarier, maskiner m m - Betalning av F-skatt - Övriga utgifter Överföringar mellan konton Privata uttag av varor m m Kassaboksöversikt Översikten visar samtliga poster som skapats i kassaboken. För varje post finns följande uppgifter: Kassaboksnummer Datum Typ av in-/utbetalning Text som angetts på kassaboksposten Belopp som påverkar Kassa/Bankkonto/Girokonto Ny utbetalning Genom att göra urval i kassaboksöversikten får du en bättre överblick över kassaboksposter som hör till en viss period. Du kan också göra urval på typ av betalning, t ex välja att endast visa inbetalningar. Kassaboksöversikt För varje in-och utbetalning du ska registrera visas en förklarande text om vad in-/utbetalningstypen används till. Genom att klicka på den gröna länken får du ytterligare information om in- och utbetalningstyper. Privata uttag I programmet finns en separat funktion för registrering av privata uttag av varor och tjänster ur firman. Sådana uttag måste bokföras enligt bokföringslagen. Nästa steg: Fakturering 5
Löpande rutiner Fakturering Faktureringen görs i en färdig mall som, på bildskärmen, ser ut precis som den utskrivna fakturan kommer att göra. När du lämnat grunduppgifter om ditt företag och i övrigt följt programmets anvisningar om fakturor, ser programmet till att dessa kommer att innehålla de uppgifter som momslagens regler för fakturor föreskriver. När betalningen för fakturan kommer in registrerar du den som inbetald i kassaboken. Det gör du enkelt genom att hämta upp fakturan från en lista och sedan spara kassaboksposten. Därmed är fakturan bokförd som inbetald. Du kan också skapa kontantfaktura för kontantförsäljningar. Programmet är anpassat för de regler som gäller vid fakturering av arbetskostnader, så kallat husarbete (RUT / ROT). En särskild fakturatyp används vid sådana husarbeten och du får då hjälp med att räkna ut vad kunden ska betala exklusive skattereduktion. Fakturering I arbetet med fakturering kan du bland annat: Skapa fakturor i en standardiserad mall Skriva ut fakturor Bokföra fakturor som betalda via fakturaöversikten eller kassaboken Skapa påminnelser Skapa kreditfakturor Fakturaöversikt Fakturaöversikten visar samtliga fakturor som skapats. För varje post finns följande uppgifter: Fakturanummer Mottagare Fakturadatum Förfallodatum Belopp Status Ny faktura Fakturaöversikten Via knappen Bokför som betald skapas en inbetalning av fakturan automatiskt till kassaboken. Fakturan och kassaboksposten blir på så sätt sammankopplade och risken att du registrerar något fel vid betalningen minimeras. I momsspecifikationen ser du tydligt momssatsen, moms i kr samt priset exklusive och inklusive moms. Fakturainställningar På fliken Faktura under Företagsinställningar har du möjlighet att hämta in en företagslogotyp som ska visas på dina fakturor. Nästa steg: Moms 6
Löpande rutiner Moms Du kan redovisa moms till Skatteverket per kvartal, per månad eller per helår. När du i programmet valt att redovisa momsen per kvartal eller per månad använder du en s k skattedeklaration för din momsredovisning. Redovisar du momsen årsvis lämnar du en momsbilaga i samband med den vanliga inkomstdeklarationen. Du kan hela tiden se hur mycket ingående respektive utgående moms som registrerats för varje momsperiod. Dessutom ser du om företaget ska betala eller få moms återbetald. När du registrerat alla händelser för en period, är det dags att lämna in skattedeklarationen till Skatteverket. Skattedeklarationen uppdateras automatiskt så fort du sparat en kassabokspost. Det innebär att du inte behöver skapa några speciella rapporter eller journaler för att en momsperiod ska avslutas. Arbetsgång för moms i skattedeklarationen Vid månads- och kvartalsmoms utför du följande steg i arbetet med moms: Ange löpande dina in- och utbetalningar Skattedeklarationen uppdateras automatiskt I momsöversikten visas, för respektive period, belopp för in- och utgående moms samt moms att betala/få tillbaka Markera skattedeklarationen som inlämnad Bokför momsen som betald eller återbetald Arbetsgång för årsvis momsredovisning Vid årsvis momsredovisning utför du följande steg i arbetet med moms: Ange löpande dina in- och utbetalningar Momsbilagan uppdateras i samband med skapandet av inkomstdeklarationen Lämna in momsbilagan till Skatteverket tillsammans med inkomstdeklarationen Momsöversikt När en skattedeklaration är markerad som inlämnad kan du inte längre göra några nya registreringar i kassaboken för den aktuella perioden. Detta minimerar risken att du gör någon justering i de kassaboksposter som hör till en redan inlämnad skattedeklaration. För varje skattedeklaration som är inlämnad kan du skapa en in- eller utbetalningspost i kassaboken. Det gör du via knappen Bokför som betald/återbetald. Skattedeklaration Ny utbetalning Programmet fyller med automatik i rätt belopp i rätt fält på skattedeklarationen. Med knappen Hämta momsbelopp kan du hämta in momsperioder som ännu inte är betalda. Utbetalningen fylls i med rätt belopp och du får ett förslag på text. Nästa steg: Inventarielista och automatiska avskrivningar 7
Löpande rutiner Inventarielista och automatiska avskrivningar Varje gång du registrerar en utbetalning för ett inköp av inventarium, uppdateras samtidigt programmets inventarielista. När du har kompletterat med ett par uppgifter om inköpet avgör programmet vilka inventarier som får bokföras som en kostnad direkt och vilka som ska skrivas av enligt en avskrivningsplan. Årets avskrivningar på inventarier beräknas av programmet i samband med att du gör årsbokslutet. Det enda du behöver göra är att registrera själva inköpet av inventarier resten gör programmet automatiskt. Programmet ser till att du följer reglerna och att du får högsta möjliga avskrivning. Med inventarier menas föremål som anskaffas till ett företag och som normalt är avsedda att användas en längre tid i företagets verksamhet. Inventarier används i programmet som samlingsbeteckning för fast monterade maskiner, fordon, hjälputrustning, utrustning för administration etc. Funktioner för inventarier Köp av inventarier Försäljning av inventarier Utrangering av inventarier Inventarielista Inventarielistan har främst tre uppgifter i programmet: Ger underlag för beräkning av avskrivningar Fungerar som en förteckning över de maskiner och inventarier som företaget äger Sköter alla bokföringsåtgärder vid försäljning Automatiska avskrivningar Programmet beräknar med automatik årets avskrivningar på inventarier. Beräknas enligt de regler som gäller vid förenklat årsbokslut Beräknar alltid den högsta möjliga avskrivning som får göras Köp av inventarie Inventarielista Med knappen Utrangera kan du ta bort inventarier som blivit oanvändbara och inte längre används i företaget. I inventarielistan får du en tydlig förteckning över vilka maskiner och inventarier som företaget äger. Du kan se när de köpts, inköpspris och användningstid. Avskrivningar När du köper inventarier anger du hur lång användningstiden är. På så sätt ser programmet till att avdrag bokförs direkt eller läggs upp på en avskrivningsplan. I programmet kan du se beräkning av lägsta tillåtna värde enligt huvudregeln respektive kompletteringsregeln. Nästa steg: Årsrutiner 8
Årliga rutiner Årsrutiner Programmets funktion för årsrutiner använder du framför allt när inkomståret är slut. Där får du hjälp av programmet att justera det bokförda resultatet och beräkna årliga poster enligt de bokföringsregler som gäller. I årsrutiner lämnar du även vissa uppgifter som programmet behöver för att kunna hjälpa dig med inkomstplanering och deklaration. Den oftast viktigaste posten att kontrollera vid årsskiftet är kundfordringar. Programmet räknar automatiskt ut kundfordringarna utifrån registrerade kundfakturor som inte är betalda vid årets slut. Om det finns kundfordringar som inte har registrerats i programmets fakturadel, kan uppgifter om dessa lämnas i årsrutiner. Exempel på poster att kontrollera vid årsskiftet Kundfordringar Leverantörsskulder Uppgifter om lager Jord/skogsbruk Avskrivningar på inventarier, byggnader m m Inkomster och avdrag som inte registrerats i kassaboken Uppgifter för inkomstplanering (Inkomst av tjänst, Avdrag mot inkomst av tjänst) Ta för vana att gå igenom varje post i årsrutiner för att kontrollera om det behövs göras några justeringar. Under Årsrutiner finns de funktioner som i regel bara behöver användas en gång om året, inför årsbokslut och deklaration. Kundfordringar Leverantörsskulder På sidan Kundfordringar ser du tydligt vilka fakturor som du inte fått betalt för vid årets slut. Uppgifter för inkomstplanering För att programmet ska kunna göra en korrekt inkomstplanering anger du eventuella tjänsteinkomster. För att bokföringen av leverantörsskulderna ska bli korrekta anger du vilken typ av kostnad som skulderna gäller. För att få rätt beräknade egenavgifter måste du ange karensdagar och om företaget är aktivt eller passivt. Nästa steg: Deklaration/Årsbokslut 9
Årliga rutiner Deklaration/Årsbokslut När det förenklade bokslutet och deklarationen ska tas fram för företaget utför programmet nästan hela jobbet. Med hjälp av en checklista gör du några få kompletteringar. När listan är genomgången är det dags för programmet att göra en inkomstplanering. Du talar om vilken inkomst du helst önskar deklarera för. Därefter fyller programmet i företagets deklaration (blankett NE) med de avdrag och andra åtgärder som är möjliga för att uppnå inkomsten du valt. När bokföring och deklaration för ett inkomstår har färdigställts avslutar du året genom att klarmarkera och låsa bokföringsåret. En årsutskrift i pdf skapas automatiskt. Välj hur du vill skapa deklarationen Du kan skapa deklarationen på tre olika sätt: Välj bland olika inkomstalternativ - Lägsta möjliga skatt + avgifter på firmans resultat - Inkomst på gränsen för maximal nedsättning av egenavgifter - Högsta möjliga årsinkomst utan statlig skatt - Högsta möjliga årsinkomst som ger pensionsrätt - Högsta möjliga årsinkomst oavsett statlig skatt och förmånstak - Eget belopp för önskat överskott av näringsverksamhet Låt programmet föreslå och skapa deklarationen Ange egna belopp för skattemässiga justeringar Årsavslut och inlämning av deklaration I programmet finns funktionen Redovisningskontroll. Den hjälper dig att ytterligare öka kvaliteten på den bokföring, deklaration och årsredovisning som du skapar med hjälp av programmet. Funktioner för att avsluta året: Låsa bokföring och deklaration Utskrift av förenklat årsbokslut Årsutskrift av bokföring och deklaration Utskrift av färdigställd deklaration Skapa SRU-fil till Skatteverket När du låst bokföring och deklaration kan du inte skriva in några nya uppgifter som påverkar inkomståret. Årsavslut Blankett NE Årsutskriften innehåller all din bokföring samt kompletta uppgifter om fakturor som du skapat för inkomståret. Dessutom tas även samtliga deklarationsblanketter med i årsutskriften. Analys av inkomstplanering Via analysen får du en överblick mellan de olika alternativens utfall av överskott/underskott och total skatt. För att få mer information om vilka konton ett saldo kommer ifrån kan du högerklicka på beloppet och välja Visa kontouppgifter för denna fältkod. Nästa steg: Rapporter/Utskrifter 10
Rapporter/Utskrifter Rapporter/Utskrifter Med programmet följer ett stort antal rapporter som skrivs ut från ett och samma ställe. Rapporterna kan anpassas genom olika urval och perioder. Alla rapporter kan enkelt skrivas ut till pdf-fil eller bifogas direkt i ett e-postmeddelande. Deklarationsblankett NE och momsbilagan samt det förenklade årsbokslutet kan lätt skrivas ut. Deklarationen ska lämnas till Skatteverket medan det förenklade årsbokslutet bara ska arkiveras. Några exempel på rapporter: Kassabok - Kassa Bank Giro (likviditetsrapport) - Inkomster och utgifter (resultatrapport) - Tillgångar och skulder (balansrapport) - Huvudbok - Kassabokslista Fakturor - Alla obetalda fakturor - Alla betalda fakturor - Fakturalista - Övrigt - Inventarielista Moms - Skattedeklaration för moms - Översikt skattedeklarationer Ingångsvärden Årsrutiner Deklaration/Årsbokslut - Skatteberäkning - NE enskild firma - Förenklat årsbokslut Välj rapport Alla utskrifter ligger kategoriserade efter programdel i ett navigeringsträd. Det finns flera utskriftsval för varje programdel. Kassa - Bank - Giro Huvudbok Rapporten Kassa Bank Giro visar transaktioner och saldon för kassa, bankkonto och girokonto. Du väljer själv vilken period rapporten ska gälla för. Huvudboken visar samtliga händelser som bokförts för respektive utbetalningstyp, inbetalningstyp etc. Rapporten kan skrivas ut för ett helt räkenskapsår eller för en viss period. Du kan även välja att enbart skriva ut uppgifter om registrerade händelser för en viss typ. 11
Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet. Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB Avtalet som ger dig mer! Nya versioner alltid uppdaterad Tjänster för dig med avtal Supporten till din tjänst Rabatt på program och utbildningar Lagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller förfinats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida. Du kan förenkla ditt företagande ytterligare genom att använda ett antal smarta internettjänster. Det gör du direkt via internet eller ännu hellre som en integrerad funktion i ditt program. Exempel på vad du kan göra är: kreditupplysningar, sköta dina backuper, skicka sms och rapportera reseräkningar och arbetstider. Läs mer på vismaspcs.se/ produkter. Ibland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. För supporten är ingen fråga för enkel och våra medarbetare har gedigen programkunskap att dela med sig av. Med Visma Spcs serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris: Visma Analys Visma Anläggningsregister Visma Bokslut Visma Koncern Visma Revision Visma Skatt Visma Skatt Proffs Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner. Så här når du oss Supportavdelningen Avtalsavdelningen Försäljningsavdelningen Utbildningsavdelningen Telefon 0470-70 62 00 E-post support@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/support Telefon 0470-70 62 50 E-post avtal@vismaspcs.se Telefon 0470-70 61 00 E-post sales@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/ produkter Telefon 0470-70 61 50 E-post utbildning@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/utbildning Visma Spcs butiker Göteborg Malmö Stockholm Växjö Första Långgatan 7, 413 27 Göteborg Neptuniplan 9, 211 18 Malmö Kungsbron 18, 111 22 Stockholm Sambandsvägen 5, 352 36 Växjö Telefon 031-10 29 90 Telefon 040-693 13 10 Telefon 08-23 31 10 Telefon 0470-70 61 00 E-post butiken.gbg@vismaspcs.se E-post butiken.malmo@vismaspcs.se E-post butiken.sthlm@vismaspcs.se E-post butiken.vxo@vismaspcs.se Sommaröppettider juni augusti se www.vismaspcs.se www.vismaspcs.se Systemkrav Internetanslutning Operativsystem: Windows 8, 7, Vista eller XP För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se