SOLLENTUNA KOMMUN UPPHANDLINGSENHETEN BESLUT 2012-05-03 Dnr 2011/64 INK.879 Beslut avseende ramavtal för biblioteksmedia Beslut avseende upphandling av: Område A Böcker med biblioteksutrustning Område B Böcker utan biblioteksutrustning Område C Ljudböcker med biblioteksutrustning Område D Musik-cd för barn, med biblioteksutrustning Område E Elektroniska spel med biblioteksutrustning Område F Film Upphandlingsform Öppen upphandling. Utvärderingskriterier Utvärdering av inkomna anbud sker i två steg: Steg 1. Kvalificeringsfasen som är en prövning av anbudsgivarens företag Steg 2. Utvärderingsfasen som är en prövning av anbudet, där det först kontrolleras att alla obligatoriska krav, s k ska-krav uppfylls och därefter sker utvärdering. Inom respektive anbudsområde har olika delar egen viktning. Kvalificerade anbud bedöms utifrån det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till de kriterier som redovisas i varje anbudsområde. Anbudsområde A Pris 80 % Sortiment, inköpsstöd, mediapaket, inköpsprofil (=kvalitet) 20 % Anbudsområde B Pris 90 % Sortiment (=kvalitet) 10 % Anbudsområde C, D, E Pris 80 % Sortiment, inköpsstöd, mediapaket, inköpsprofil (=kvalitet) 20 % Anbudsområde F Pris 80 % Sortiment, förhandsbeställningar (^kvalitet) 20 % H:\WORD\B0\2011\B1BLIOTHKSMEDIA\BESLUT.DOC
BESLUT 2012-05-03 Dnr 2011/64 INK.861 Vid utvärderingen kommer varje kriterium att poängsättas enligt en enhetlig skala och därefter viktsättas enligt ovan. Varje position bedöms mot en skala på 1-5. Minst 2 måste uppnås i varje position. Bedömningen sker utifrån betygsskalan: 5=mycket bra standard, 4=bra standard, 3=godtagbar standard, 2=lägsta godtagbara standard, l=ej godtagbar standard. I samband med prövning av anbud kan anbudsgivarna bli kallade till möte för att redogöra för sitt anbud. Beställaren kan även komma att kräva ett funktionstest. Det skriftliga anbudet samt eventuella anbudspresentationer och eventuella funktionstester utgör grund för bedömning av anbud. Vid prisutvärderingen kommer en sammanvägning att ske av rabatt, påslag och priser. Utvärderingsgrupp Susanna Ohlström, Anders Olsson, Christina Samuelsson, Peter Svärdh och Caspar Carleson från Biblioteken i Sollentuna samt Berit Östlund och Carin Backlund från upphandlingsenheten. Inkomna anbud Efter anbudstidens slut har anbud inkommit från nedanstående leverantörer: Adlibris Aktiebolag Akademibokhandelsgruppen AB BTJ Sverige AB Filmdata Karlsson Aktiebolag FörlagEtt AB Kvalificering och utvärdering av anbud Samtliga anbudsgivare uppfyller kvalificeringskraven och går vidare till utvärdering. Av bifogade sammanställning daterad 2012-02-20 (bilaga 1) framgår anbudsgivarnas lämnade uppgifter. Genomgång och värdering har skett av anbuden utifrån de urvalskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget. Pris och kvalitet Utvärderingen av pris och kvalitet framgår av bilaga 2, daterad 2012-05-02. H:\WORD\BO\201 l\bibi.ioteksmedia\beslut.doc (2)
BESLUT 2012-05-03 Dnr 2011/64 INK.861 Sammanfattning Vid en sammantagen bedömning utifrån inlämnade anbud föreslås följande anbudsgivare Område A Böcker med biblioteks utrustning BTJ med totalpoäng 5. Område B Böcker utan biblioteks utrustning Adlibris med totalpoäng 5. Område C Ljudböcker med biblioteksutrustning FörlagEtt med totalpoäng 4,85. Område D Musik-cdför barn, med biblioteksutrustning BTJ med totalpoäng 5. Område E Elektroniska spel med BTJ med totalpoäng 5. biblioteksutrustning Område F Film BTJ med totalpoäng 5. Beslut Följande anbudsgivare väljs som ramavtalsleverantörer för tiden 2012-08-01 2014-07-31 med möjlighet till 2 års förlängning med ett år i taget: BTJ Sverige AB för område A, D, E och F Adlibris Aktiebolag för område B FörlagEtt AB för område C Upphandlingsenheten Berit Östlund Upphandlingsledare Biblioteken i Sollentuna iufe <<?(. Anders Olsson Bibliotekschef H:\WORD\BO\201 I\BIBLIOTEKSMEDIA\BESLUT.DOC (3)
UPPHANDLINGSENHETEN 2012-02-20 Dnr 2011/64 INK.861 Anbudssammanställning biblioteksmedia A Böcker med biblioteksutrustning B Böcker utan biblioteksutrustning c Ljudböcker med biblioteksutrustning D Musik-cd för barn, med biblioteksutrustning E Elektroniska spel med biblioteksutrustning Btj X X X X X X Adlibris X X X Akademibokhandeln X FörlagEtt X X X X Filmdata Karlsson FFilm X Område A - böcker med biblioteksutrustning Kvalificerad Ja Ja Generella krav Referenser Tyresö bibliotek Btj Sortiment Inköpsstöd, mediapaket, inköpsprofil Adlibris Stockholms stadsbibliotek Malmö stadsbibliotek Göteborgs universitet Leveransvillkor Katalogpost, omslagsbild, innehållsförteckning Plastning Biblioteksband RF I D-etiketter Övrig utrustning Svensk litteratur F + 1,75% F + 0,8 % Utländsk litteratur 20 % rabatt 30 % rabatt Katalogposter 0 kr 0 kr Möjlighet att se omslagsbild och innehållsförteckning i katalogposten. Ca 0,24 kr per media. I övrigt se anbud. RFID-etikett 0 kr Gratis vid plastning annars 20 kr/bok Plastning 14,50 kr/bok 16 kr/bok Biblioteksband 58 kr/bok 80 kr/bok Beställarens stämplar 0 kr 0 kr 0 kr
Område B - Böcker utan biblioteksutrustning Btj Adlibris Akademibokh Kvalificerad Ja Ja Ja Generella krav Referenser Tyresö bibliotek Stockholms stadsbibliotek Malmö stadsbibliotek Göteborgs universitet Sortiment Leveransvillkor Norrköpings kommun Westma - Västra Götalandsregionen Svensk litteratur F + 6 % F + 0,8 % F + 1,9% Utländsk litteratur 10% rabatt 30 % rabatt 29 % rabatt Område C - Ljudböcker med biblioteksutrustning Btj Adlibris Förlagett Kvalificerad Ja Ja Ja Generella krav Referenser Tyresö bibliotek Stockholms stadsbibliotek Malmö stadsbibliotek Göteborgs universitet Sortiment Inköpsstöd, media-paket, inköpsprofiler Leveransvillkor Katalogpost, omslagsbild, inne-hållsförteckning RFID-etiketter övrig utrustning Malmö stadsbibliotek Boden stadsbibliotek Ljudböcker 19% rabatt 10 % rabatt 20 % rabatt Katalogposter 0 kr 0 kr 0 kr Möjlighet att se omslagsbild o innehållsförteckning i katalogposten Ca 0,24 kr/media. I övrigt se anbud. RFID-etikett 0 kr 0 kr 5 kr Beställarens stämplar 0 kr 0 kr 0 kr Biblioteksanpassade askar 0 kr 25 kr 16 kr Mjuk plastficka 0 kr 16 kr 0 kr 0 kr. I övrigt se anbud 0 kr
Område D - Musik-cd för barn Kvalificerad Ja Ja Generella krav Btj FörlagEtt Referenser Tyresö bibliotek Malmö stadsbibliotek Sortiment Inköpsstöd, mediapaket, inköpsprofiler Boden stadsbibliotek Leveransvillkor Katalogpost R Fl D-etiketter övrig utrustning Musik-cd 3 % rabatt 13% rabatt Katalogposter 0 kr 0 kr RFI D-etikett Fysisk RFID och inklistring 5 kr/st Beställarens stämplar 0 kr Okr 5 kr/per beställd mediaenhet Mjuk plastficka 0 kr 5 kr/per beställd mediaenhet Område E - Elektroniska spel med biblioteksutrustning Kvalificerad Ja Ja Generella krav Btj FörlagEtt Referenser Tyresö bibliotek Malmö stadsbibliotek Sortiment Inköpsstöd, mediapaket, inköpsprofiler Boden stadsbibliotek Leveransvillkor Katalogpost RFID-etiketter Övrig utrustning Elektroniska spel 22 % rabatt 18 % rabatt Katalogposter 0 kr 0 kr RFID-etikett Okr 2 kr/per beställd mediaenhet Beställarens stämplar 0 kr 0 kr Låsbart fodral 5 kr/st 0 kr
Område F - Film Btj FörlagEtt Filmdata Kvalificerad Ja Ja Ja Generella krav Referenser Tyresö bibliotek Stockholms stadsbibliotek Malmö stadsbibliotek Göteborgs Stad Karlstads Stadsbibliotek Göteborgs universitet Sortiment Leveransvillkor Service Övrig utrustning Uppfylla Film 22 % rabatt 18 % rabatt 18 % rabatt Beställarens stämplar Okr Okr 0 kr Låsbart fordral 5 kr/st Okr Okr Slipning av DVD 20 kr/st Fri slipning av media inköpt av FörlagEtt inom två år fr leveransdatum. Därefter 19 kr/skiva. Okr
Utvärdering biblioteksmedia - Biblioteken i Sollentuna 2 maj 2012 Anbudsområde A, böcker med biblioteksutrustning Sortiment, inköpsstöd, mediapaket, inköpsprofil (=kvalitet) 20% Sortiment, inköpsstöd, mediapaket, inköpsprofil (=kvalitet) 20% Adlibris 4 5/5/5/5=5 4,2 BTJ 5 5/5/5/5=5 5 efter vikt ning Vi köper pappersböcker för ungefär 1,5 miljoner kronor per år. Kostnaden för utländska böcker är ungefär 120 000 kronor. Adlibris är ungefär 15 000 kronor billigare på svenska böcker och ungefär 12 000 kronor billigare på utländska. BTJ är ca 10 000 kronor billigare på plastningen (vi räknar med drygt 6 000 volymer per år) och 45 000 kronor billigare på biblioteksband (drygt 2 000 volymer per år) BTJ är ca 28 000 kronor per år billigare om beräkningarna baseras på våra inköp 2011. Anbudsområde B, böcker utan biblioteksutrustning Pris 90% Sortiment 10% Pris 90% Sortiment (-kvalitet) Adlibris 5 5 5 Akademibokhandeln 4 5 4,1 BTJ 3 5 3,2 10% efter viktning Anbudsområde C, ljudböcker med biblioteksutrustning Sortiment, inköpsstöd, mediapaket, inköpsprofil (=kvalitet) 20% Sortiment, inköpsstöd, mediapaket, inköpsprofil (-kvalitet) 20% Adlibris 3 5/5/5/5=5 3,4 BTJ 4 5/5/5/5=5 4,2 FörlagEtt 5 5/3/4/5 = 4,25 4,85 efter viktning Vi räknar med att vi köper ljudböcker för ca 110 000 kronor per år. FörlagEtt är ca 1100 kronor billigare än BTJ och 11 000 kronor billigare än Adlibris. FörlagEtt tar inte betalt för biblioteksanpassade askar och blir därigenom 12 500 kronor billigare än BTJ och 9000 kronor billigare 1
än Adlibris (vi räknar på 500 ex per år). FörlagEtt tar betalt för RFID till en årlig kostnad av 2500 kronor. Kommentar till kvalitetspoäng: FörlagEtt får lägre kvalitetspoäng bland annat på grund av att man publicerar sitt inköpsstöd endast en gång i månaden och inte beskriver tjänsten mediapaket. Anbudsområde D, musik-cd för barn Sortiment, inköpsstöd, mediapaket, inköpsprofil (=kvalitet) 20% BTJ 5 5/5/5/5=5 5 FörlagEtt 3 5/3/4/5 = 4,25 3,25 efter viktning BTJ ger 3% rabatt på egna priser och en musik-cd kostar ca 50 kronor. RFID-etikett kostar 5 kronor. 55 minus 3% rabatt = 53.35:- + RFID = 58.35 kronor per cd FörlagEtt ger 13% rabatt på egna priser och en cd kostar ca 149 kronor. RFID-etikett kostar 5 kronor och mjuk plastficka 5 kronor. 149 minus 13% rabatt = 129.63 + RFID + plastficka = 139.63 kronor per cd Kommentar till kvalitetspoäng: FörlagEtt får lägre kvalitetspoäng på grund av att man publicerar sitt inköpsstöd endast en gång i månaden och inte beskriver tjänsten mediapaket. Anbudsområde E, elektroniska spel Sortiment, inköpsstöd, mediapaket, inköpsprofil (=kvalitet) 20% BTJ 5 5/5/5/5=5 5 FörlagEtt 4 5/3/4/5 = 4,25 4,05 efter viktning Prisintervallen är desamma hos båda leverantörerna: Pc-spel ca 200 kronor tv-spel ca 399-649 kronor Snittpriset på ett antal spel hos BTJ blir 545,25 kronor. BTJ ger 22% rabatt på egna priser. Låsbart fodral kostar 5 kronor. Totalpris per spel ca 430 kronor. Snittpriset på ett antal spel hos FörlagEtt blir 605,25 kronor. FörlagEtt ger 18% rabatt på egna priser. RFID-etikett kostar 2 kronor. Totalpris per spel ca 498 kronor. Kommentar till kvalitetspoäng: FörlagEtt får lägre kvalitetspoäng på grund av att man publicerar sitt inköpsstöd endast en gång i månaden och inte beskriver tjänsten mediapaket. 2
Anbudsområde F, film Sortiment, förhandsbeställningar (=kvalitet) 20% BTJ 5 5/5 = 5 5 Filmdata Karlsson 4 5/3 = 4 4 FörlagEtt 4 5/5 = 5 4,2 efter viktning Vi köper för ca 50 000 kronor per år. Vi gör ca 20 DVD-slipningar per år vilket ger en årlig kostnad på ca 400 kronor hos BTJ och är kostnadsfritt hos FörlagEtt och Filmdata Karlsson. Filmpriset hos FörlagEtt är 499 kronor per film. Låsbart fodral är kostnadsfritt. 499 minus 18% rabatt = 409,18 kronor Hos BTJ varierar priset, de dyraste filmerna kostar 569 kronor och de billigaste 350 kronor. Ett snittpris på de tio senaste filmerna vi beställt (ca första kvartalet 2012) blir 512.50 kronor minus 22% rabatt = 399,75 kronor + låsbart fodral 5 kronor = 404,75 kronor. Filmpriset hos Filmdata Karlsson är 499 kronor per film. Låsbart fodral är kostnadsfritt. 499 minus 18% rabatt = 409,18 kronor. Kommentar till kvalitetspoäng: Filmdata Karlsson beskriver inte hur förhandsbokningarna går till. 3