DIARIENR: UE/120024 AVTALSNR: 36/12 Avtal Dnr: UE/120024 Avtalsnr: 36/12 1 AVTALSPARTER LANDSTINGET Landstinget i Värmland 651 82 KARLSTAD Organisationsnr 232100-0156 Hemsida www.liv.se LEVERANTÖR OneMed Sverige AB Box 50 401 20 Göteborg Organisationsnr 556764-4140 Hemsida www.onemed.se 2 AVTALETS OMFATTNING Leverantören åtar sig att till Landstinget och kommunerna i Värmland (Arvika, Eda, Filipstad, Forshaga, Grums, Hagfors, Hammarö, Karlstad, Kil, Kristinehamn, Munkfors, Storfors, Sunne, Säffle, Torsby och Årjäng) leverera, lagerhålla och distribuera inkontinensartiklar (hjälpmedel) i enlighet med detta avtal och det förfrågningsunderlag som legat till grund för den upphandling som föregått detta avtal, samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud. I leverantörens åtagande ingår följande: Tillhandahålla ett webbaserat elektroniskt beställningssystem för beställning av inkontinensprodukter Mottagning av beställningar från lanstinget och kommunernas förskrivare, avseende inkontinensartiklar Avrop av inkontinensartiklar från landstingets avtalade produktleverantörer Lagerhållning av produkter, där produkterna ägs av leverantören. Betalning av faktura från produktleverantörer Avisering av enskild leverans efter önskemål Leverans av beställda produkter i form av enskild leverans till enskilt boende (inkl ev. plockning, packning/ompackning och etikettering) Leverans av beställda produkter i form av gruppleverans eller personlig gruppleverans till särskilt boende (inkl ev. plockning, packning/ompackning och etikettering) Fakturering av levererade produkter och distribution/frakt till respektive huvudman. (Flera fakturaadresser kan förekomma) Hantering av reklamationer Hämtning av pallar vid nästkommande leverans 1(10)
Tillhandahållande av statistik 3 KONTAKTPERSONER LANDSTINGET LEVERANTÖR Ulla Anesäter Peter Ellsén e-post: ulla.anesater@liv.se e-post: peter.ellsen@onemed.com telefon: 0570-71 23 23 telefon: 031-33 666 38 Carina Levin e-post: carina.levin@liv.se telefon: 054-61 43 51 KOMMUNERNA Rose-Marie Andersson e-post: rose-marie.andersson@karlstad.se telefon: 054-540 10 52 Avtalsfrågor Torgil Lindgren, upphandlingskonsult Peter Ellsén e-post: torgil.lindgren@liv.se e-post: peter.ellsen@onemed.com telefon: 054-61 42 20 telefon: 031-33 666 38 4 AVTALSFORM Detta är ett ramavtal för senare avrop enligt nedan. Andra kommersiella villkor som leverantören bifogat till anbudet skall inte beaktas. Ramavtal med en (1) leverantör Avrop sker från en (1) leverantör som antagits för specifik tjänst 5 AVTALSTID 2012-05-01-2014-04-30 med option om förlängning 1 + 1 år. Avisering om förlängning sker senast sex (6) månader före avtalsperiodens utgång. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning. 6 AVROP OCH BESTÄLLNING Enheter som omfattas av detta avtal har rätt att avropa/beställa och leverantören skall ta emot beställningar fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom den angivna leveranstiden. 6.1 BESTÄLLNINGSRUTIN Beställning av inkontinensprodukter sker via leverantörens elektroniska beställningssystem. 6.2 KUNDTJÄNST Bemannad kundtjänst skall finnas vardagar mellan kl. 08.00-17.00. 7 KOMMERSIELLA VILLKOR 7.1 PRISER Pris är angivet som ett enhetligt procentpåslag på produkter. Priset inkluderar samtliga kostnader som kommer att belasta landstinget vid nyttjande av leverantörens tjänster såsom anskaffning, hantering, lagerhållning, frakt, 2(10)
emballage, försäkring, tull och miljöavgift, fakturering m.m. av mellan parterna avtalade produkter. Vid eventuella prisförändringar av avtalade inkontinensprodukter efter överenskommelse mellan landstinget och produktleverantör, skall procentpåslag fortsatt beräknas utifrån produktens pris vid avtalsstart. 7.2 PÅSLAG I PROCENT PÅ VARUVÄRDET FÖR LEVERANS Leverans 22 procent 7.3 PRISJUSTERING Priserna är fasta tolv (12) månader fr o m avtalsperiodens början. Prisjustering regleras med hänvisning till index enligt följande: Lagerhantering: Arbetskostnad regleras till 80% (fast del 20%) - SCB:s AKI SNI 2007 kolumn: H för arbetare respektive tjänstemän (50% för arbetare och 50% för tjänstemän) Basmånad: December 2011 Distribution: Transportkostnad regleras till 90% (fast del 10%) - SCB:s Entreprenadindex E84, litt 6011 Transporter Basmånad: December 2011 Vid en eventuell prisjustering regleras priset med 20% av den aktuella indexförändringen avseende Lagerhantering, och 80% av den aktuella indexförändringen avseende Distribution. Beräkning X = Indexförändring avseende Lagerhantering (Förändring arbetare * 0,5) + (Förändring tjänstemän * 0,5) Y = Indexförändring avseende Distribution Z = Prisjustering i % ((X * 0,8) * 0,2) + ((Y * 0,9) * 0,8) = Z Efter överenskommelse om prisjustering gäller den vid prisändringen senast använda indexmånaden som ny basmånad. Begäran om prisjustering skall framställas skriftligt senast 60 dagar före den dag från och med vilken det justerade priset skall börja gälla. Prisjustering får endast ske vid månadsskifte. Prisjustering gäller ej retroaktivt. Överenskommen prisändring skall gälla under minst tolv (12) månader. Om begärd prisjustering inte accepteras skall den part vars begäran avslagits äga rätt att frånträda avtalet med verkan sex (6) månader efter det att begäran om prisjustering framställdes. Fram till denna tidpunkt skall det tidigare avtalade priset gälla. 7.3.1 Prisjustering av Inkontinensprodukter Vid eventuella prisförändringar av avtalade inkontinensprodukter efter överenskommelse mellan landstinget och produktleverantör, skall produkter som lagerhålls av leverantören vid tidpunkten för prisförändringen ej innefattas. (D.v.s. priset som produktleverantören fakturerar leverantören, skall alltid vara det pris med påslag som leverantören fakturerar landstinget) 7.4 LEVERANSVILLKOR 3(10)
Leverans skall ske DDP enligt Incoterms 2010 (fritt levererat, lossat och inburet) angiven leveransadress. 7.5 LEVERANSSÄKERHET Gentemot landstinget gäller en leveranssäkerhet på 99%. 7.6 LEVERANSFORM Följande leveransformer skall omfattas av avtalet: 7.6.1 Ordinärt boende/enskild leverans Enskild leverans innebär att godset är adresserat till en privatperson och aviseras om mottagaren så önskar. Vid enskild leverans där godset enligt överenskommelse får ställas utanför den boendes dörr (FSU) läggs följesedeln i brevlådan. Chauffören skall då ringa på dörren för att uppmärksamma leveransen, men behöver inte vänta på gensvar. Adressetikett skall placeras över innehållstexten på förpackningen, s k anonym leverans. 7.6.2 Särskilt boende/gruppleverans Gruppleverans avser samlad leverans till flera brukare och innebär att godset är adresserat till gruppboendet, t ex servicehus. Godset skall avlämnas på anvisad plats. En följesedel skall följa med godset och signeras av mottagaren för att leveransen ska anses giltig. 7.6.3 Särskilt boende/personlig gruppleverans Personlig gruppleverans är en gruppleverans med personmärkta kollin. Godset skall avlämnas på anvisad plats. En följesedel skall följa med godset och signeras av mottagaren för att leveransen ska anses giltig. 7.7 LEVERANSTID Leveranstid är den tid som åtgår från den dag då leverantören mottagit beställningen till den dag produkter kan garanteras vara levererade till angiven leveransadress Leverans av lagervaror skall ske inom 5 arbetsdagar efter inkommen beställning. Leverans av anskaffningsvaror skall ske senast 7 arbetsdagar efter inkommen beställning, om inget annat överenskommits. Möjlighet till akutleveranser skall finnas inom 24 timmar mot faktisk fraktkostnad. 7.8 LEVERANSADRESS Leveransadresser avseende särskilt boende för kommunerna redovisas i bilaga 1 7.9 LEVERANSFÖRSENING Med angiven leveransdag menas den dag produkten ska vara landstinget/brukaren tillhanda. Om leverans inte kan ske enligt avtalad leveranstid, skall leverantören omgående meddela landstinget, som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras. Det åligger leverantören att omedelbart informera landstinget om eventuella leveransproblem/-förseningar avseende avtalade produkter. 7.10 LEVERANSSÄKERHET VITE Leveranssäkerheten till landstinget/slutkund skall vara 99%. Om leverans (delleverans) inte sker på överenskommen tid och sådan försening inte beror på landstinget har landstinget rätt till vite. Leveranssäkerheten mäts fortlöpande per månad av leverantören, dokumenteras och översänds månadsvis till landstinget. Om angiven leveranssäkerhet under en månad understiger 99% sänks ersättningen till säljaren för den aktuella månaden med 1% för varje halv procentenhet (0,5%), som leveranssäkerheten understiger 99%. 4(10)
Vid försenad leverans från produktleverantör till leverantören som inte beror på befrielsegrund, har leverantören rätt att av produktleverantören ta ut den faktiska merkostnaden som kan uppstå till följd av delleveranser till kund och ökad administration. 7.11 RETURER Om landstinget önskar returnera en produkt skall detta alltid föregås av kontakt med leverantörens kundtjänst. Eventuell returtransport och ersättningsleverans bekostas av landstinget 7.12 REKLAMATIONER Leverantören skall utan kostnad för landstinget hantera reklamationer, såsom transportskadat, på annat sätt skadat eller fellevererat gods. Utbyte av felaktiga varor eller avhjälpande skall äga rum så snart det är möjligt efter reklamation eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om. Eventuella merkostnader i samband med retur eller ersättning bekostas av leverantören. 7.13 LAGERVAROR Leverantören skall lagerhålla varor enligt bilaga 2. 7.14 ANSKAFFNINGSVAROR På grund av låg förbrukning av vissa produkter behöver dessa inte lagerhållas och betraktas som anskaffningsvaror se bilaga 3. Detta innebär att leverantören kan ta hem dem på anmodan vid beställning. 7.15 FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR 7.15.1 Faktureringsvillkor Fakturering skall ske månadsvis och omfatta samtliga uppdrag under föregående månad samt vara specificerad per avropande verksamhet. Varje faktura skall avse faktiskt antal utförda uppdrag under föregående månad. Landstinget betalar inte expeditions-, faktura-, miljö- eller andra avgifter från leverantören eller tredje part. Dessa kostnader är inräknade i priset och föranleder ej särskild debitering. 7.15.2 Faktureringsadress LANDSTINGET Leverantören skall försäkra sig om beställarens beställarid. All fakturering skall ske till: Landstinget i Värmland BeställarID: Box 5081 650 05 KARLSTAD Även eventuella påminnelser och krav sänds till samma adress. KOMMUNERNA Samlingsfaktura skall skickas till beställande enhet/förvaltning. Specificerade följesedlar skall bifogas samlingsfakturan. Eventuell annan lösning kan överenskommas med respektive kommun efter önskemål. Innehåll Fakturan skall innehålla uppgifter om: Referenskod Förvaltning Följesedelsnummer/Beställningsdatum Varumottagare/arbetsplats Förskrivare/enhet Vara. 5(10)
FAKTURAADRESS KARLSTADS KOMMUN Karlstads kommuns fakturor skall skickas till: Karlstads kommun Box 5051 650 05 Karlstad. 7.15.3 Betalningsvillkor Om anledning till anmärkning mot faktura eller verkställd leverans inte föreligger, erläggs betalning 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Motsvarande bestämmelser gäller för avtalad delleverans. 7.15.4 Dröjsmålsränta Om landstinget inte betalar faktura i rätt tid skall dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens bestämmelser (f n referensräntan + 8%). Dröjsmålsränta betalas inte för faktura med avvikelse såsom: Beställningsnummer saknas Priser avviker från avtalat pris Felaktig eller ofullständig adress Artikelnummer avviker från avtal Beloppet understiger 100 SEK 8 KVALITET OCH UTFÖRANDE Ingående tjänster enligt detta avtal skall till utförande och kvalitet överensstämma med de specifikationer som landstinget fått i samband med upphandlingen. 8.1 LAGAR OCH TILLSTÅND Leverantörens verksamhet skall bedrivas i enlighet med gällande lagar, författningar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Leverantören åtar sig att följa utvecklingen på området och anpassa verksamheten till eventuellt nya lagar och förordningar som berör den typ av tjänst som avtalet avser. 8.2 STANDARDER, KRAV OCH REGELVERK Utförda tjänster ska uppfylla gällande standarder, krav och regelverk enligt tidigare översänd kravspecifikation i tillämpliga delar. 9 MILJÖ Leverantören skall inneha och under avtalstiden vidmakthålla, ett strukturerat och dokumenterat miljöarbete. Detta innebär att leverantören har en miljöpolicy och ett åtgärdsprogram för miljöarbetet. Båda skall vara relevanta för verksamheten och utgöra grunden för en ständig förbättring av miljöarbetet. Åtgärdsprogrammet skall utvärderas internt minst en gång årligen då det också uppdateras. Programmet skall innehålla mätbara och tidsatta mål samt ansvarsfördelning. 10 HÅLLBARHET För sterila produkter gäller att minst 2/3 av hållbarhetstiden ska återstå vid leverans om inget annat överenskommits. 11 SORTIMENT Landstinget kan under avtalsperioden förändra sortimentet. 6(10)
12 UPPFÖLJNING OCH STATISTIK Statistik över leveranser skall kvartalsvis, senast 10 dagar efter kvartalsbryt redovisas i samband med fakturering. Redovisningen skall ske i form av tre olika filer till landstinget och omfatta nedanstående: Fil 1 Verksamhet Avdelning/enhet Följesedel/fakturanummer Produkt (artikelnr och benämning) Avropat antal enheter Totalvärdet Fil 2 Leveranssäkerhet Fil 3 Avropande förskrivare Kommun Produkt (artikelnr och benämning) Avropat antal enheter Totalvärdet Statistiken skall levereras i excel-format till kontaktpersoner angivna i bilaga X. Leverantören skall även tillhandahålla statistik till produktleverantörerna. 13 UTBILDNING Leverantören åtar sig om så erfordras att kostnadsfritt informera/utbilda berörd personal i aktuellt beställningssystem, samt vid eventuell implementering av nytt elektroniskt beställningssystem hos leverantören Upplägg och omfattning av övrig eventuell utbildning sker efter överenskommelse. 14 ÖVRIGA VILLKOR 14.1 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för landstinget och leverantören. 14.2 SEKRETESS Offentlighets- och sekretesslagen reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt. För leverantören och dennes personal gäller samma sekretess som för hälso- och sjukvårdspersonal anställd av landstinget. Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja landstingets uppgifter, vad det än må vara (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma leverantören tillkänna. Med leverantören avses alla personer som leverantören på något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot landstinget och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna. 14.3 PERSONUPPGIFTSANSVARIG Ett skriftligt avtal upprättas mellan landstinget och leverantören om personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslag (1998:204). 7(10)
14.4 OMFÖRHANDLING Båda parter har rätt att begära omförhandling av avtalsvillkor om det under avtalstiden sker väsentliga förändringar av de förutsättningar som avtalet grundas på. Omförhandling ska skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför föreligger. 14.5 UNDERLEVERANTÖRER Leverantören får ej utan skriftligt godkännande från landstinget byta eller anlita underleverantör för att genomföra del eller delar av uppdraget. Leverantören svarar gentemot Landstinget för eventuella underleverantörer som för egen verksamhet. 14.6 HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal, 2. detta avtal med bilagor, 3. eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget, 4. förfrågningsunderlag med bilagor, 5. eventuella kompletteringar av anbudet, 6. anbud med bilagor. 14.7 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas skriftliga godkännande. 14.8 ANSVAR FÖR SKADA Om landstinget finner brister i leverantörens arbetsresultat, vilka bedöms avvika från fackmannamässigt och professionellt ställda krav eller som är orsakade av ohörsamhet eller oaktsamhet från leverantörens sida, äger landstinget rätt att utan extra kostnad få bristerna tillrättalagda. Landstingets krav på ekonomisk ersättning eller åtgärdande av fel eller brister i arbetsresultatet skall skriftligen meddelas leverantören utan dröjsmål, dock senast inom tolv månader efter avtalets upphörande. Landstingets godkännande av leverantörens förslag, åtgärder eller arbetsresultat befriar inte leverantören från ansvar för sådana fel eller brister som landstinget inte kunnat upptäcka eller förutse vid tidpunkten för godkännandet. Skador som orsakats av leverantören skall ofördröjligen anmälas till leverantörens försäkringsbolag och landstingets kontaktperson. 14.9 FÖRSÄKRING Leverantören skall inneha sedvanlig företagsförsäkring och ansvarsförsäkring anpassad för den aktuella verksamheten 14.10 HÄVNING Landstinget har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till omedelbart upphörande om: leverantören försätts i konkurs, träder i likvidation, ställer in betalningarna eller på annat sätt kan antas vara på obestånd. Landstinget har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande trettio (30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om: 8(10)
leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar arbetsgivare, leverantören i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter avsändandet av skriftligt meddelande härom, leverantören bryter mot lag, förordning eller av myndighet utfärdad föreskrift. Leverantören har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande trettio (30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om: landstinget i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal och inte vidtar full rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftligt meddelande därom, landstinget är i dröjsmål med betalning och inte erlägger betalning till leverantören senast trettio (30) dagar efter skriftlig anmaning därom. 14.11 BEFRIELSEGRUND (FORCE MAJEURE) Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid köpet och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra köpet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en underleverantör som leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare led. För att part skall ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan skall denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Part skall informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. Vid force majeure hos landstinget skall landstinget ersätta leverantören för de merkostnader som leverantören får vidkännas för att säkra och skydda varan. 14.12 TVIST Tvist med anledning av detta avtal, vilken ej kan göras upp i godo, skall slutligen avgöras av svensk allmän domstol där landstinget svarar i tvistemål med tillämpning av svensk rätt. 15 BILAGOR 1. Leveransadresser särskilt boende kommunerna (bifogas ej) 2. Lagervaror (bifogas ej) 3. Anskaffningsvaror (bifogas ej) 9(10)
16 UNDERSKRIFTER Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit varsitt. För Landstinget För Leverantören Ort och datum Ort och datum Namn Namn Namnförtydligande Namnförtydligande Pia-Britt Hildebrand Upphandlingschef 10(10)