2014 års patientsäkerhetsberättelse för Grännäs strands Vårdboende i Valdemarsvik 150122 Grännäs Strands Vårdboende / Åsa Högö VC, Christina Witalisson SSK, Malin Hansson SSK. 1/11
Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll Samverkan för att förebygga vård skador Riskanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med patienter och närstående Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2/11
Sammanfattning Nytida bedriver omsorg för personer med bl.a. funktionsnedsättning, missbruk och hemlöshet. De personer som bor och vistas på Nytidas verksamheter har biståndsbeslut enligt Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) och/eller Socialtjänstlagen (SoL) och den övervägande delen av insatser sker enligt dessa lagstiftningar. Där Nytida har ansvar att bedriva hälso- och sjukvård ska årligen en patientsäkerhetsberättelse upprättas. På Grännäs strands vårdboende i Valdemarsvik har vi under året arbetat förebyggande med hygien och all personal har gjort webb-utbildningen. Utbildningen kom väl till användning när vi fick en boende med känd tarmsmitta. All personal har genomgått hjärt- och lungräddning och vi har en SSK på plats som är instruktör. En del av bristerna i egenkontrollen har åtgärdats och vi jobbar fortlöpande med det. Avvikelsehanteringen i Q-maxit har vi arbetat i, och vi har schemalagt vissa veckor för genomgång i de olika råden. All personal har egna inlogg till datorn och skriver avvikelserna direkt. Vi arbetar fortlöpande med medicindelegeringar och förnyar med en uppföljning med kunskapstest. Ett nytt larmsystem har installerats och vi har nu lättare att påkalla varandra när hjälp behövs. Likaså har kunderna möjlighet att larma för att få hjälp. Vi har lite trycksår och arbetar förebyggande, all personal är mycket uppmärksamma och rapporterar förändringar för åtgärd. Nutrition är en stor del i vården av HS (personer med Huntingtons Sjukdom )och vi arbetar med konsistensanpassning och gör nutritionsbedömningar 2 ggr/år. Vi har regelbundna kostråd där kock, SSK, USK VC och GC ingår. Vi arbetar hela tiden med förbättringar vad gäller måltiden och måltidsupplägg. Dagblad gällande alla boendes behov har uppdaterats och utvecklas fortlöpande. All personal samlas på morgonen och delar upp sig på vilka boende de ansvarar för detta för att få en god och säker omvårdnad. Teammöte har vi varje fredag och pratar kring specifika problem och boende om diskuterar lösningar. Överrapportering sker på morgonen mellan 07 07:15, då får all dagpersonal rapport av natten. Därefter samlas dagpersonalen och planerar dagen och bestämmer vilka boende de ansvarar för. Vid 13:45 lämnar dagpersonalen som går hem 14 över sin rapport till den som jobbar till 16. Den personen som går till 16 lämnar över rapporten till kvällspersonalen. Innan sitt arbetspass har samtlig personal skyldighet att läsa Safe doc. Munhälsobedömning är gjorda på alla som tillhör Östergötland av Tandhygienist/sköterska från Oral care. Under 2014 har alla boende fått den kostnadsfria munhälsobedömningen av personal från Oral care, trots att de tillhör ett annat landsting. Hjälpmedel förskrivs av Sjukgymnast som kommer till boendet. Utbildning/introduktion till nyanställda arbetar vi med och på våren samlades alla semestervikarier till en heldags utbildning. Personalen får Handledning i värdegrund och den kommer att fortsätta 2015. 3/11
Lokala rutiner ska uppdateras och ska finnas i en pärm lätt tillgängligt för interna och externa medarbetare. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Qualimax är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. All personal vid introduktion får information om Klagomål och Synpunkter, Lex Maria, Lex Sarah. På Grännäs strand arbetar vi fortlöpande med att all personal ska ta del av avvikelsehanteringen och kunna följa en avvikelse från händelse till åtgärd. Vi arbetar i det som nu heter Q-maxit och har uppdaterats i systemet. Händelsebearbetning-åtgärd och uppföljning. All personal skriver avvikelser, VC och SSK bearbetar och planerar åtgärd i respektive råd eller APT där det sker åtgärd och uppföljning. Vi har kostråd, aktivitetsråd, kvalitetsråd, ledningsmöte. De tre första råden sker v 6e vecka och ledningsmöte har vi varje måndag. Riskbedömning är gjort på samtliga boende och finns under Statistik i Safe care. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschefen ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Regionchefen ansvarar för att vid behov vidta kvalitets- miljö och arbetsmiljörelaterade åtgärder inom regionen. I de fall Nytida har uppdraget som MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) ansvarar Nytidas MAS för att patienterna får en säker och ändamålsenlig vård, behandling av god 4/11
kvalitet och att det medicinska omhändertagandet tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet. MAS utarbetar och beslutar om riktlinjer och följer upp att de efterlevs. När kommunen ansvarar för MAS funktion efterlevs kommunens riktlinjer. Där Nytida inte ansvarar för MAS funktionen är det företagets kvalitetsutvecklare som följer upp verksamhetens kvalitet. MAS upprättar och utvärderar riktlinjer för hälso- och sjukvården. MAS arbetar fortlöpande med att upprätthålla, utveckla, planera, styra, kontrollera, dokumentera och redovisa arbetet med verksamhetens kvalitet och säkerhet. Verksamhetschefen ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och effektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller de krav MAS ställer utifrån att den enskilde ska tillförsäkras en god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. På Grännäs strand arbetar SSK för att säkerställa en god hälso- och sjukvård. Det finns alltid en tjänstgörande SSK dagtid och under kvällar och helger finns jourtjänstgörande tillgänglig i hemmet med en inställelsetid på 30 minuter. Rond av PAL sker en gång/månad och däremellan har SSK telefonkontakt vid behov. Sjukgymnast kommer till boendet två dagar i månaden och ansvarar för förskrivning av hjälpmedel. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Alla medarbetare har kunskap om hur Nytida rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om kvalitetshöjande åtgärder. 5/11
Vid inflyttning och över tid genomförs relevanta preventions- och riskbedömningar av omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Vid identifierad risk ska en omvårdnadsplan upprättas samt kontinuerlig utvärderas dock minst två gånger/år. På Grännäs strand har vi kvalitetsråd v 6e vecka, veckan innan APT. Vi går igenom aktuella avvikelser och vilka åtgärder som ska vidtagas och vem som ansvarar att det blir gjort. SSK och VC ska gå igenom avvikelser varje vecka och bedömer hur vi ska gå vidare. Riskbedömningar/preventionsbedömningar genomförs i vårt dokumentationssystem Safe doc, gällande fall, mun-och tandhälsa, trycksår och nutrition. SSK och KM går igenom respektive boende och uppdaterar status och genomförandeplan. Omvårdnadsplaner görs i dom fall bedömningarna visar behov av mål, struktur och en planering med uppföljningsdatum. På kvalitetsrådet (VC, GC, SSK och fackligt ombud) som är var 6:e vecka tar vi upp aktuella avvikelser och fördelar i vilket råd respektive avvikelse ska tas upp och hur vi ska gå vidare med den. Vid en händelse som är en avvikelse uppmanar vi all personal att skriva en avvikelseanmälan. All personal har personligt inlogg till Q- maxit och får återkoppling via personlig kontakt och mail. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 MAS har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. MAS har genomfört systematisk uppföljning av de avvikelser som inkommit och återkopplat till verksamhetschefen för uppföljning av vidtagna åtgärder. Under året har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. Vi arbetar personcentrerat utefter varje individ genom att regelbundet uppdatera Genomförandeplaner. En personal har ansvar för vissa boende under sitt arbetspass och ansvarar för att dokumentera avvikelser. Vi arbetar med ett dagblad och ett nattblad och dessa uppdateras kontinuerligt. Teammöten har vi varje fredag där vi samtalar om en eller flera boende och de problem som finns och tillsammans försöker hitta en lösning. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll har genomförts två gånger under året, maj och november. 6/11
Egenkontrollen består av ett stort antal frågor som besvaras av verksamhetschefen tillsammans med legitimerade medarbetare samt omvårdnadspersonel. Frågorna besvaras i Q-maxit, IT-stödet för ledningssystemet Qualimax. Syftet med egenkontrollen är att identifiera områden för förbättringsarbete i verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i Förbättringsloggen i Q-maxit. Egenkontrollen utgör ett underlag för MAS/kvalitetsutvecklaren inför tillsyn. Tillsyn genomförs årligen av MAS utifrån hälso- och sjukvården. Tillsynen är en kontroll av efterlevnaden av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser. Vid tillsyn från Kvalitetsavdelningen MAS Ann Hedberg-Balkå så framkom en del förbättringsförslag. - Granskning av läkemedelshantering en gång/år, vi har kontaktat Apoteket Hjärtat som företaget har avtal med. De kommer under våren 2015. - Läkemedelsgenomgångar en gång/år ska genomföras med vår PAL och vi har redan startat med det och använder PHASE-20 skalan. - Det framkom vid granskning av dokumentationen gällande HSL var tillfredsställande. I den sociala dokumentationen finns det förbättringsområden. Vi kommer att få ett nytt dokumentationssystem den 27/1 2015 som heter Safecare. - Lokala rutiner gällande Grännäs strand arbetar vi med kontinuerligt att få uppdaterade. - Kvalitetssäkring gällande individuellt förskrivna inkontinenshjälpmedel är svårt att genomföra fullt ut på vår enhet då vi vårdar personer med HS kissar sällan och stora mängder på en gång. Vi arbetar vidare med förbättringar. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse Enligt gällande regelverk finns samverkansöverenskommelse upprättad med berörd läkarorganisation. Överenskommelsen reglerar insatsernas omfattning och innehåll bland annat avseende tillgänglighet, uppföljning av behandlingsinsatser, läkemedelsanvändning, medicinsk vårdplanering samt utbildningsinsatser till medarbetarna. Överenskommelse om läkarsamverkan ger förutsättning för tydlighet och ömsesidig förståelse. 7/11
På Grännäs strand har vi läkare på plats en gång i månaden. Vid akuta sjukdomstillstånd kontaktas VC i Valdemarsvik eller AM Vrinnevisjukhuset. Vi har boende som inte tillhör Östergötlands läns landsting och det kan i vissa fall behövas specialistvårdremiss från hemlandstinget. Vi har en överenskommelse med VC i Valdemarsvik när det gäller beställning av nya PEGknappar. Byte av PEG kan ibland bli aktuellt på stomimottagningen, Vrinnevisjukhuset. Vi har avtal med Oral care som kommer till boendet och behandlar munhälsan. Sjukgymnast som är knuten till boendet kontaktas när behov av förebyggande eller behandlande hjälpmedel behövs. Vi har utbildningsinsatser av personal i företaget för utbyte när det gäller fortbildning ex Hot och våld, HLR. Samverkan med uppdragsgivare Verksamhetschefen har under året haft regelbunden samverkan med uppdragsgivaren då man vid behov har följt upp hälso- och sjukvården när det gäller avvikelser, händelser och risker samt genomförda kvalitetsuppföljningar. Det har skett en omedelbar återkoppling då händelser inträffat eller synpunkter/klagomål från patient eller närstående har inkommit. PÅ Grännäs strand har vi under 2014 haft besök av MAS från Skärholmens stadsdelsförvaltning för uppföljning gällande ramavtal för Stockholm stad. Vi har inte några ramavtal och tillhör inte heller äldreomsorgen men vi fick redogöra för vårt arbetssätt. Vi har fått en återkoppling och har åtgärdat de områden där vi inte uppfyllde kraven. Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Legitimerade medarbetare har tillsammans med omsorgsmedarbetare kontinuerliga uppföljningar utifrån patientens pågående hälso- och sjukvårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer. På Grännäs strand har vi dagliga rapporter/speglingar där olika personal kategorier ingår. Sjukgymnast/arbetsterapeut kommer 2 ggr/månad och finns då med i teamet. Läkaren kommer 1 ggr/månad och har rond, träffar boende och samtalar med personalen om frågeställningar som framkommer. Vi arbetar utefter ett dagblad och delar upp vilka boende man ansvarar för. SSK finns tillgänglig på boendet vardagar mellan 07-16 och ingår viss tid även i omvårdnaden. Under jourtid finns alltid en SSK att nå via telefon. 8/11
Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 På Grännäs strand har vi kvalitetsråd v 6e vecka där vi går igenom de avvikelser som förekommit. VC, GC, SSK och Facklig företrädare ingår i dessa möten. SSK gör preventions- och riskbedömningar i Safe doc. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9 5 kap. 4 Rapportering av händelser/ Avvikelser Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivare. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. På Grännäs strand har alla medarbetare inlogg i Q-maxit och har fått information om när en avvikelse skall skrivas. Avvikelsen går till VC, GC och legitimerad personal för bearbetning. Beroende på avvikelsens allvarlighetsgrad så kan bearbetningen variera. Händelsen tas upp i kvalitetsråd och ev vidare till APT. Återkoppling sker till via mail eller muntligen till anmälaren. Systemet har inte fungerat tillfredsställande under året pga att SSK ej haft behörighet att redigera objekt. Kontakt tagen med Servicedesk som inte har kunnat åtgärda problemet. Vi arbetar vidare med problemet som under tiden lösts så att VC har skickat vidare medicinavvikelser samt fall som berör hälso- och sjukvård till SSK eller mailat i de fall att VC har behövt mer information för att utreda avvikelsen sedan först över den till ett råd eller möte för vidare bearbetning. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Alla medarbetare har kunskap om Nytidas hantering av synpunkter och klagomål och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet. Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part. Verksamhetschef och legitimerade medarbetare informeras snarast. Om klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef, MAS/kvalitetsutvecklaren och uppdragsgivaren informeras omedelbart. 9/11
På Grännäs strand finns blanketter för anhöriga lättillgängligt att skriva synpunkter och klagomål. Anhöriga uppmuntras att berätta eller skriva. Personal kan skriva synpunkter och klagomål direkt i Förbättringloggen som sedan tas upp på Kvalitetsrådet. Där man bestämmer hur uppföljningen ska ske. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 På Grännäs strand har vi haft för få synpunkter och klagomål för att kunna göra en sådan bedömning. Vi jobbar nära våra anhöriga och har regelbunden muntlig dialog och gör förbättringar utifrån det som kommer upp. Samverkan med patienter och närstående/legala företrädare SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med patient och närstående/legala företrädare Verksamheten har kontinuerligt träffar med närstående/legala företrädare. För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella planeringar och uppföljningar tillsammans med patient och närstående/legala företrädare. Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående/legala företrädare och är oberoende från våra verksamheter. På Grännäs strand har vi vår och höstfest där alla närstående bjuds in.i höstas var vi 82 personer på vår höstfest fler än vi någonsin varit. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Antal avvikelser gällande hälso- och sjukvård tagna från Q-maxit Frågeställning 2014 Läkemedel Utebliven dos Dubbel dos Felaktigt iordningsställande Förväxling Utebliven signering Synpunkter och klagomål 10/11
Synpunkter och klagomål 11/11