2014 års patientsäkerhetsberättelse för: Kärnabrunnsgatan 1B Söderleden 41 Platensgatan 33 Mörnersgatan 9 Hjälmsätersgatan 14C Rydsvägen 9 Rydsvägen 288 Trumslagaregatan 77 Hunnebergsgården Datum och ansvarig för innehållet Per Johansson, verksamhetschef Enheter: Jordbruksgatan, Hjälmsätersgatan, Rydsvägen 9, Rydsvägen 288 Annika Kjellman Homman, verksamhetschef Enheter: Kärnabrunnsgatan 1B, Söderleden 41, Platensgatan 33, Mörnersgatan 9 Sara Ryman, verksamhetschef Magnus Andersson, verksamhetschef Enheter: Trumslagaregatan, Hunnebergsgården 1/14
Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 3 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som 5 genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll 6 Samverkan för att förebygga vårdskador 7 Riskanalys 8 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 9 Hantering av klagomål och synpunkter 10 Sammanställning och analys 10 Samverkan med patienter och närstående 11 Resultat 11 Övergripande mål och strategier för kommande år 14 2/14
Sammanfattning Nytida bedriver omsorg för personer med bl.a. funktionsnedsättning, missbruk och hemlöshet. De personer som bor och vistas på Nytidas verksamheter har biståndsbeslut enligt Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) och/eller Socialtjänstlagen (SoL) och den övervägande delen av insatser sker enligt dessa lagstiftningar. Nytida har under 2014 följt uppställda direktiv kring arbete och förhållningssätt gällande patientsäkerhet. Inom Nytida finns en tydlig ansvarsfördelning som sträcker sig från ledning till den enskilde medarbetaren på enheten, vilka alla samverkar för att möjliggöra en optimal säkerhet för kunden. Nytida har flera olika sätt på vilka patientsäkerheten kontrolleras, säkerställs och följs upp. Egenkontroll är ett system där verksamheterna två gånger per år svarar på frågor kring verksamheten i syfte att identifiera områden för förbättringsarbete. De områden som identifieras under egenkontrollen dokumenteras löpande i Förbättringsloggen. Vid inträffade avvikelser rapporteras det i Nytidas avvikelsesystem Q-Maxit samt i kommunens dokumentationssystem Treserva. Samtliga medarbetare har kunskap kring rutinerna för uppföljning av avvikelse. Då avvikelsen bedöms som allvarlig rapporteras den direkt till verksamhetschef som i sin tur rapporterar till ledningen för Nytida samt till ansvarig MAS i Linköpings kommun. Som ett led i uppföljningsprocessen behandlas uppstådda avvikelser vid enhetens arbetsplatsträff samt vid kvalitetsråd. Stor vikt läggs vid återkoppling av inkomna klagomål. Kvalitetsrådet består av medarbetare som representerar samtliga våra enheter i Linköping. För att god patientsäkerhet ska kunna säkerställas så involveras alltid våra kunder i arbetet. Ett exempel på detta är att våra kunder samt deras företrädare medverkar vid upprättande samt revidering av den individuella genomförandeplanen. Vid dessa träffar behandlas även frågor riktade mot patientsäkerhet. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 3/14
Q-MaxIT är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. Alla verksamheter registrerar avvikelser, klagomål, egenkontrolls-och kvalitetstillsynsprotokoll i Q-MaxIT. I ledningssystemet finns även en förbättringslogg och där dokumenteras det systematiska kvalitets- och förbättringsarbetet. I detta arbete har samtliga medarbetare en viktig roll och ansvar. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD på Ambea har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschefen ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Regionchefen ansvarar för att vid behov vidta kvalitets- miljö och arbetsmiljörelaterade åtgärder inom regionen. I de fall Nytida har uppdraget som MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) ansvarar Nytidas MAS för att patienterna får en säker och ändamålsenlig vård, behandling av god kvalitet och att det medicinska omhändertagandet tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet. MAS utarbetar och beslutar om riktlinjer och följer upp att de efterlevs. När kommunen ansvarar för MAS funktion efterlevs kommunens riktlinjer. Där Nytida inte ansvarar för MAS funktionen är det företagets kvalitetsutvecklare som följer upp verksamhetens kvalitet. MAS upprättar och utvärderar riktlinjer för hälso- och sjukvården. MAS arbetar fortlöpande med att upprätthålla, utveckla, planera, styra, kontrollera, dokumentera och redovisa arbetet med verksamhetens kvalitet och säkerhet. 4/14
Verksamhetschefen ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och effektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller de krav MAS ställer utifrån att den enskilde ska tillförsäkras en god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Alla medarbetare har kunskap om hur Nytida rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffade återförs till medarbetare, kund, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om kvalitetshöjande åtgärder. Vid inflyttning och över tid genomförs relevanta preventions- och riskbedömningar av omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Vid identifierad risk ska en omvårdnadsplan upprättas samt kontinuerlig utvärderas dock minst två gånger/år. De avvikelser som identifieras dokumenteras i vårt avvikelsesystem Q-maxit samt i kommunens avvikelsesystem Treserva. Vidare följs avvikelserna upp i olika forum exempelvis arbetsplatsträffar, kvalitetsråd, ledningsmöte m.m. Framkomna åtgärder dokumenteras i förbättringsloggen. I förbättringsloggen kan varje enskild åtgärd följas samt löpande utvärderas fram till slutförande. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 MAS har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. 5/14
MAS/kvalitetsutvecklare har under året tydliggjort vikten av tidig rapportering vid eventuell risk för vårdskada för att påbörja snabb utredning och upprätta krav på åtgärder och tidsplan. MAS har genomfört systematisk uppföljning av de avvikelser som inkommit och återkopplat till verksamhetschefen för uppföljning av vidtagna åtgärder. Under året har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. För att öka säkerheten runt den enskilda personen, bedrivs ett arbete med utvärdering och förändring av rutiner för medicinhantering. Under 2014 har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. En del i detta arbete har varit att skapa och implementera strukturer och tydliga rutiner kring det fortlöpande arbetet i Förbättringsloggen. I verksamheten finns en resursperson med utökat ansvar kring arbetet med förbättringsloggen. På Jordbruksgatans gruppbostad har IVO genomfört en tillsyn kring självbestämmande och medbestämmande för kunderna på enheten. Liknande tillsyner genomfördes över hela Sverige och Jordbruksgatan var en av de utvalda enheterna. Resultatet av tillsynen var positiv då IVO ansåg att kunderna har ett stort inflytande i sin vardag och att detta möjliggörs bland annat av personalens professionalitet. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll har genomförts två gånger under året, maj och november. Egenkontrollen består av ett stort antal frågor som besvaras av verksamhetschefen tillsammans med legitimerade medarbetare. Frågorna besvaras i vårt IT-stödjande system, Q-MaxIT. Egenkontrollens syfte är att identifiera områden för förbättringsarbete i verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i Förbättringsloggen i Q-MaxIT. Egenkontrollen utgör ett underlag för MAS/kvalitetsutvecklaren inför tillsyn. Tillsyn genomförs årligen av MAS utifrån hälso- och sjukvården. Tillsynen är en kontroll av efterlevnaden av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser. 6/14
Kvalitetsarbetet-egenkontrollen, ska säkerställa en god kvalitet i LSS-verksamheten. Egenkontrollen ger förutsättningar för förbättrings och utvecklingsarbete. För att kontrollera att verksamhetens rutiner följs görs egenkontrollen. Vid icke godtagbara svar ska frågor analyseras och förbättringsområden dokumenteras. Egenkontrollen ska minimera avvikelser i verksamheten. Verksamhetschefen ska löpande bedöma om det finns risk för att händelser kan inträffa som kan medföra brist i verksamhetens kvalitet. Samtliga enheter genomför egenkontroll två gånger per år. Föregående år gjordes dessa egenkontroller i maj och november. Index för enheterna Mörnersgatan, Platensgatan, Söderleden och Kärnabrunnsgatan var i maj månad 1.90 av 2.0. I november månad var värdet 1.86. Kvalitetsrevision gjordes vid ovanstående enheter 2014-02-10. Detta med ett indexresultat på 1.8 av 2.0. Index för Trumman vid egenkontrollen var 1.86 i maj, 1,82 i november. Index för Hjälmsäter var 1.84 resp 1.93. Index för Jordbruksgatan var 1.89 resp 1.92. Index för Hunnebergsgården vid egenkotrollen var 1.86. Gjordes i maj månad. Index för Rydsvägen 9 var 1.65. På Rydsvägen 288 var värdet 1.71. Den egenkontrollen gjordes i november. Varje verksamhet gör sin analys för att identifiera förbättrings- och utvecklingsområden i den egna verksamheten. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse Enligt gällande regelverk finns samverkansöverenskommelse upprättad med berörd läkarorganisation. Överenskommelsen reglerar insatsernas omfattning och innehåll bland annat avseende tillgänglighet, uppföljning av behandlingsinsatser, läkemedelsanvändning, medicinsk vårdplanering samt utbildningsinsatser till 7/14
medarbetarna. Överenskommelse om läkarsamverkan ger förutsättning för tydlighet och ömsesidig förståelse. På enheterna så är de enskilda boende knutna till specifik vårdcentral där även läkarkontakt sker. Läkarkontakt sker vanligtvis efter konsultation med den kommunsjuksköterska som är knuten till enheten. Samverkan med uppdragsgivare Verksamhetschefen har under 2014 haft regelbunden samverkan med uppdragsgivaren då man vid behov har följt upp hälso- och sjukvården när det gäller avvikelser, händelser och risker samt genomförda kvalitetsuppföljningar. Det har skett en omedelbar återkoppling då händelser inträffat eller synpunkter/klagomål från patient eller närstående har inkommit. Vi har kontinuerlig kontakt med uppdragsgivaren, detta via verksamhetsråd som hålls fyra gånger om året. Därutöver hålls fortlöpande kontakt när behov uppstår. Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Legitimerade medarbetare har tillsammans med omsorgsmedarbetare kontinuerliga uppföljningar utifrån patientens pågående hälso- och sjukvårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer. Enheten har ett nära samarbete med Linköpings kommuns sjuksköterskor inom område LSS funktionsstöd. Enligt gällande avtal är det kommunsjukvården som ansvarar för sjukvårdsinsatser. Vidare har vi ett gott samarbete med Hammarlyck rehab som ansvarar för insatser inom rehabiliteringsområdet. De tillhandahåller kompetenser inom områdena arbetsterapi, sjukgymnastik samt logopedi. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med förbättringsarbete. Här identifierar och analyserar man uppkomna kvalitetsbrister i verksamheten. Underlaget för detta arbete finns i avvikelsehanteringen och förbättringsförslagen samt inkomna klagomål och synpunkter. Utifrån detta analyserar och bedömer man risker i verksamheten. Resultat av bearbetat material återförs sedan till medarbetare, kund, närstående och andra intressenter. 8/14
Vid genomförandeplansmöten, som sker enligt avtal en till två gånger per år granskas och analyseras potentiella riskområden. Där behov finns upprättas eller förnyas handlingsplaner. Även vid verksamhetschefsträffar och gruppchefsträffar behandlas kvalitetshöjande åtgärder. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9 5 kap. 4 Rapportering av händelser/ Avvikelser Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivare. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. Vid upptäckt av händelse eller avvikelse kontaktas sjuksköterska som är knuten till enheten. I samband med händelsen/avvikelsen dokumenteras detta i Treservas avvikelsesystem samt i vårt Qmaxit/avvikelser. Avvikelser diskuteras alltid på arbetsplatsträffar, samt tas även upp i andra forum såsom kvalitetsråd, ledningsmöte m.m. Avvikelser i Treserva. Verksamhet Antal avvikelse rapporter Antal ej givna läkemedelsdoser Antal allvarliga fallolyckor Hjälmsätersg. 0 0 0 Jordbruksg. 19 10 0 Platensg. 1 0 0 Hunneberg 30 7 0 Trumslagareg. 2 0 0 Lekängen 4 4 0 Kärnabrunnsg. 4 4 0 Mörnersgatan 0 0 0 Rydsvägen 9 0 0 0 Rydsvägen 288 0 0 0 9/14
Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Alla medarbetare har kunskap om Nytidas hantering av synpunkter och klagomål och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet. Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part. Verksamhetschef och legitimerade medarbetare informeras snarast. Om klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef, MAS/kvalitetsutvecklaren och uppdragsgivaren informeras omedelbart. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Inkomna rapporter, synpunkter och klagomål dokumenteras alltid i Nytidas kvalitets- och ledningssystem Q-maxit. Alla medarbetare har kunskap om hur dokumentationen går till. I Q-Maxit sammanställs och analyseras inkomna synpunkter och klagomål. De rapporter, synpunkter och klagomål som kommer in identifieras, följs upp och utvärderas. Detta som ett led i det systematiska förbättringsarbetet, samt för att säkerställa kvaliteten. Identifierade avvikelser åtgärdas samt att man ser över rutinerna för att ej inträffad avvikelse ska inträffa igen. Vidare utförs riskanalyser i verksamheten. Detta för att kunna bedöma om det finns risk för händelser i verksamheten och kunna förebygga/förhindra dessa. Egenkontroll utförs två gånger per år, i maj och november. Egenkontrollfrågorna besvaras med medarbetarnas delaktighet. De frågor som besvaras ej uppfyllt eller delvis uppfyllt flyttas över till verksamhetens förbättringslogg i Q-Maxit, där dokumentation av kvalitetsarbetet inom förbättringsområdet sker. Syftet med egenkontrollen är: Resultat på verksamhetens aktuella kvalitetsnivå Använda egenkontrollfrågornas resultat i förbättringsarbetet Använda egenkontrollfrågornas resultat för att sätta nya förbättringsmål för kvalitetsarbetet. Medarbetare får varje år en genomgång om rapporteringsskyldigheten av Lex Sarah och Lex Maria. 10/14
Samverkan med patienter och närstående/legala företrädare SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med patient och närstående/legala företrädare Verksamheten har kontinuerligt träffar med närstående/legala företrädare. För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella planeringar och uppföljningar tillsammans med patient och närstående/legala företrädare. Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående/legala företrädare och är oberoende från våra verksamheter. Nytida anordnar kontinuerligt anhörigträffar. Hur dessa är utformade kan se olika ut. Vid vissa träffar närvarar närstående/legala företrädare, representant från Nytida samt boende. Vissa träffar kan vara utformade så att endast närstående/legala företrädare och representant för Nytida träffas. För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella planeringar och uppföljningar, tillsammans med kunder, anhörig/legal företrädare samt representant från Nytida. Dessa planeringar/genomförandeplaner sker två gånger per år. Vid dessa träffar inbjuds även representanter från daglig verksamhet samt även handläggare. Dokumentationen görs i den boendes individuella genomförandeplan. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p Målsättningen var bla att under 2014 utbilda all personal i hjärt-lungräddning. Denna utbildning genomfördes dock ej. Denna utbildning har hög prioritet under 2015. Den webbaserade utbildningen i basala hygienrutiner har all personal genomgått. All nyanställd personal genomgår även denna utbildning i samband med introduktionen. Vi har en konstant dialog och uppföljning med våra sjuksköterskor både direkt och genom Treserva. Vidare har samtliga enheter en dialog och uppföljning vad gäller patientsäkerhet. Detta sker löpande på arbetsplatsträffar, kvalitetsråd, egenkontroll samt årlig kvalitetstillsyn. Skärpta krav på delegeringar har införts. All personal har genomgång med sjuksköterska en gång om året. 11/14
Senior alert. Respektive enhet redovisar sin registrering för 2014 enligt nedanstående tabell. Verksamhet Antal personer på boendet Riskbedömda tryckskada Riskbedömda fall Riskbedömda malnutrition Hjälmsätersg. 10 0 0 0 Jordbruksg. 5 0 0 0 Hunnebergsg. 17 1 0 0 Platensg. 10 0 0 0 Kärnabrunnsg. 5 0 0 0 Mörnersg. 17 0 0 0 Trumslagareg. 5 0 0 0 Lekängen 5 0 0 0 Rydsvägen 9 6 0 0 0 Rydsvägen 288 8 0 0 0 Antal avvikelser gällande hälso- och sjukvård tagna från Q-maxit Frågeställning Hjälmsätersgata n Jordbruksgatan Malmslät t Läkemedel Utebliven dos 3 4 3 5 Dubbel dos 0 0 0 0 Felaktigt iordningsställande 0 0 0 0 Förväxling 0 0 0 0 Utebliven signering 0 0 0 0 Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål 0 0 1 0 Lekäng en 12/14
Frågeställning Platensgatan Mörnersgatan Trumma n Läkemedel Utebliven dos 0 0 1 8 Dubbel dos 0 0 0 1 Felaktigt iordningsställande 0 0 0 0 Förväxling 0 0 1 1 Utebliven signering 0 0 0 0 Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål 2 0 0 1 Hunneb erg Frågeställning Rydsväg en 9 Läkemedel Utebliven dos 0 0 Dubbel dos 0 0 Felaktigt iordningsställande 0 0 Förväxling 0 0 Utebliven signering 0 0 Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål 0 0 Rydsväg en 288 13/14
Övergripande mål och strategier för kommande år Arbetet fortsätter med att göra riskbedömningar på våra boende samt handlingsplaner. Målet är att alla boende i våra verksamheter ska ha identifierade och aktuella riskområden dokumenterade. Vi fortsätter att arbeta med dokumentation. Vi har fortlöpande utbildningar i dokumentation samt i förbättringsloggen. Under 2015 ska all personal ha kunskap och rutiner att aktivt använda förbättringsloggen. Detta har en kvalitetssäkrande funktion. Vi kommer under våren att utbilda all personal i HLR. Vi lyfter och diskuterar Lex Sarah och Lex Maria vid planeringsdagar. All personal genomgår den webbaserade utbildningen i Basala hygienrutiner. Egenkontroll kommer att som tidigare göras två gånger om året. Utifrån kravet att samtliga utförare själva ska tillgodose Ssk-insatser, så kommer en nyrekrytering av sjuksköterska för Nytidas enheter i Linköping att genomföras. 14/14