Riktlinjer för telefoni



Relevanta dokument
Riktlinjer för telefoni

Riktlinjer för telefoni

Styrdokument Krisberedskap Utvecklings- och säkerhetsstrategens förslag till beslut Kommunstyrelsen antar förslag till styrdokument för krisberedskap.

Telefoni i Örebro kommun - riktlinjer

1(7) Regler för e-post och telefon. Styrdokument

Telefonipolicy. Innehållsförteckning

Riktlinjer. Telefoni. Antagen av kommundirektören

RIKTLINJER FÖR ANVÄNDNING AV PTS IT- ARBETSPLATS

Telefonpolicy. Antagen av kommunstyrelsen Diarienummer 384/04 Laholms Kommun IT-enheten

Telefonpolicy, Härjedalens kommun

Användarguide Flexconnect.se Mobil Anknytning

Läroplan för handledarutbildning

Informationssäkerhetspolicy

Policy och riktlinjer för resor i tjänsten. Policy för resor i tjänsten

Regler för telefoni för Umeåregionens kommuner (Bjurholm, Nordmaling, Robertsfors, Umeå, Vindeln och Vännäs)

Snabb guide Telia Centrex Uppringd

Regler för telefoni för Umeå kommun

RIKTLINJER FÖR TELEFONI INOM KONCERNEN VÄSTERVIKS KOMMUN FASTSTÄLLD AV KOMMUNSTYRELSEN , 297

För dig som arbetar inom LSS Leksands Kommun Varmt välkomna till LSS-enheten

Vi samtalsoptimerar din telefoni

Syfte...1 Omfattning...1 Beskrivning...1

Riktlinjer gällande telefon och e-post hantering i Kungälvs kommun

Antagen av kommunstyrelsen i Hässleholms kommun , 119 Dnr Viktiga värderingar och principer. Kommunen har flera kontaktvägar:

VÄGLEDNING FÖR FÖRTROENDEVALDA OCH HÖGRE TJÄNSTEMÄN VID HOT, VÅLD OCH TRAKASSERIER

Användarmanual flexconnect.se Administratör

Netwise CMG Voice , Rev 1.0, CJ 1(16)

Riktlinjer för telefon

Policy för användning av elektronisk utrustning i Vimmerby kommun

Riktlinjer. Lönekriterier

Införande av gemensam växelfunktion för stadens bolag och nämnder remiss

Hjo kommuns medborgare ska ha tillgång till lättillgänglig och relevant information om kommunens verksamheter

Upphandlingspolicy. Dokumentet gäller för: Karlsborgs kommunkoncern. Dokumentansvar: Ekonomichef

Olle Lindström Genomlysning av Telge Inköp samt inköpsverksamheten i förvaltning och bolag remissvar

Eget val hemtjänsten. i Karlskrona. Information utgiven i april Fotograf Matz Arnström

INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Standard telefonen INNEHÅLLSFÖRTECKNING...1

Riktlinjer för för lyftar och och lyftselar på på socialförvaltningen

Uppdragshandling för boendestödjare

Riktlinjer och direktiv för telefoni

IT-policy Scenkonst Västernorrland AB

Du kan hjälpa patienten att förstå vad som gäller

Säker användning av mobil telefoni och datakommunikation inom Norrbottens Läns Landsting

Policy för telefoni, mobilteknisk utrustning samt e-postanvändning

TDC Mobil användarmanual

Verksamhetsplan och budget 2010

Gäller från 1 januari 2007 Antagen av KF 246/2006. IT-säkerhetsinstruktion för användare

Kom igång med Telia Touchpoint i mobilen. Hur du använder de viktigaste funktionerna. TSP-3721_2-1403

Riktlinjer och anvisningar

Kommunstyrelsens Ledningsutskott (34)

Servicedeklaration för Kommunledningsstaben

Upphandlingspolicy tör Karlsborgs kommun

Riktlinjer för arbete med sociala medier

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 111 KS/2017:145. Telefon och e-postpolicy

Giltigt fro.m: Tills vidare Org: Västerbottens läns landsting Uppföljning : Styrande dokument

NYTT ARBETSSÄTT. För handläggning av bistånd och planering för utförande av hemtjänst

Riktlinje för mobil användning av IT - remissvar

Rutiner för administration av organisationsförändringar i koncernvida IT-system.

Biblioteksplan i Karlsborgs kommun

Strategi Program Plan Policy» Riktlinjer Regler. Borås Stads. Riktlinjer för resor

Kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde

IT -strategisk plan. //Ic::~ ll,/) Bilaga 27 KF Dokumenttyp: Diarienummer: Antagen: Giltighetstid:

IT-policy med strategier Dalsland

Chefs- och ledarskapspolicy

REGLER FÖR MOBILA TELEFONABONNEMANG VID UMEÅ UNIVERSITET

Förslag till riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e- post i Mjölby kommun

När du nu förberett medarbetarens utvecklingssamtal i Bisnode People är det dags att planera själva samtalet.

Användarhandbok Trio hänvisningssystem

Policy för bisysslor i Torsby kommun Antagen av kommunfullmäktige

Arbetstagarorganisationernas svar på remiss beträffande organisationsförändring

LOKALT SAMVERKANSAVTAL FÖR VARBERGS KOMMUN

Skapa gästkonton i Värmdö Kommun

Personalpolitiskt program

Tunstalls erbjudande. Vi ger dig plattformen för den moderna vården och. omsorgen.

Policy för barnets rättigheter i Örebro kommun.

Digital strategi för Strängnäs kommun

Borlänge kommun. Internkontroll KS Kontrollområde: Tydlig rubricering av ärenden, Nämndservice. Beslutad av kommunstyrelsen

Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Riktlinjer Charlotte Johansson Dokumentansvarig Förvaring Dnr Ylva Sanfridsson Dokumentinformation

Anställning efter avgång med ålderspension. Fastställd av rektor Dnr: FS

Korsholms kommuns Personalstrategi

Rekryteringsordning inom Göteborgs Stad samt stödtext

Riktlinjer vid misstanke om diskriminering och trakasserier av anställda enligt diskrimineringslagen

Lönepolitiska riktlinjer

Flytta till Finland eller utomlands Vad som händer med din sociala trygghet när du flyttar till eller från Finland Kort och lättläst

Enkelt och effektivt kompetensverktyg

Riktlinjer för löneprocessen i Nybro kommun

Din tjänstepension Gamla PA-KFS. för dig som är född 1953 eller tidigare

--&- kile g?idey

Resultat- och. utvecklingssamtal

Sveriges Företagshälsor och Svenskt Kvalitetsindex: Jobbhälsobarometern De anställdas syn på jobbet inom vård- och omsorgssektorn

Servicemätning via telefon och e-post

Riktlinjer vid användning av e-post i

Riktlinjer för Kungälvs kommuns styrdokument

Telefonist i 3Växel webb.

NYTT ARBETSSÄTT. För handläggning av bistånd och planering för utförande av hemtjänst

Verksamhetsplan. Överförmyndarnämnden

Barn- och ungdomsplan Kristinehamns kommun

Utkast Verksamhetsberättelse LYST nämnden per den

TELEFONPOLICY FÖR SUNNE KOMMUN

Bilen som arbetsplats

Telia Mobilanknytning Enkel. Handbok

Transkript:

TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum 2016-01-18 Diarienummer 268.2015 Pete Kjellgren IT-chef Kommunledningsförvaltningen Riktlinjer för telefoni IT-chefens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta förslag till Riktlinjer för telefoni för Karlsborgs kommunkoncern. Sammanfattning av ärendet Avsikten med Riktlinjer för telefoni för Karlsborgs kommunkoncern är att bidra till att medborgarna och andra som ringer till kommunen upplever att de får ett bra och professionellt bemötande. Dokumentet ska tydliggöra olika ansvarsområden samt regler för användning. Dessutom innehåller dokumentet ett förslag om privat användning av tjänstemobilen. Beslutsunderlag Riktlinjer för telefoni i Karlsborgs kommunkoncern, 2016-01-18 Remissvar Remissammanställning, 2016-01-18 Beslutet ska skickas till: Samtliga förvaltningar Peter Kjellgren, IT-chef Karlsborgs kommun, Storgatan 16, 546 82 Karlsborg 0505-170 00 www.karlsborg.se kommun@karlsborg.se

Riktlinjer för telefoni Dokumenttyp: Riktlinje Diarienummer: 268.2015 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2016-02-29 Giltighetstid: Tillsvidare Dokumentet gäller för: Karlsborgs kommunkoncern Dokumentansvar: IT-chef

Riktlinjer för telefoni 2 av 4 Riktlinjer för telefoni Inledning Dessa riktlinjer omfattar användning av all telefoni oavsett om det handlar om fast telefon, mobil anknytning eller mobiltelefon och gäller för dig som är anställd av Karlsborgs kommunkoncern. Riktlinjerna ska vara ett stöd i vårt arbete att skapa ett enhetligt och korrekt användande av koncernens telefoni. Avsikten är att bidra till att medborgarna upplever att det är lätt att komma i kontakt med kommunen och de kommunala bolagen, att de upplever att de får ett bra bemötande och att de alltid får ett besked om när och om vi finns tillgängliga. Anskaffning Närmaste chef beslutar i samråd med den anställde vilken telefoniutrustning som ska införskaffas. Enhetschef lägger beställning via kommunens HelpDesk. IT-enheten verkställer inköpet. Samråd om modellval ska ske med IT-enheten innan beställning. IT-enheten ansvarar för att inköp sker i enlighet med aktuella leveransavtal. Arbetsgivaren betalar inte samtalskostnaden för privata telefoner som används i tjänsten. Växelfunktionen Kommunens telefonister ska lämna korrekt, snabb och personlig service till alla som ringer. Det innebär att vår ambition är att den som ringer ska få den hjälp man behöver vid första samtalet att externa samtal prioriteras före interna att vi strävar efter att besvara externa samtal inom 30 sekunder. Är sökt person inte anträffbar frågar telefonist om vi kan hjälpa till på annat sätt. I akuta fall kan omkoppling till annan person inom aktuell funktion ske. att den som ringer får besked om när sökt person är tillgänglig och erbjuds att lämna meddelande som vidarebefordras att den som ringer när växeln är stängd kopplas till talsvar och får information om växelns eller aktuell verksamhets öppettider att alla anknytningar har en aktiv röstbrevlåda Chefer Som chef ansvarar du för att riktlinjer för telefoni efterlevs att meddela växeln om verksamhets- och personalförändringar att beställa nya abonnemang/anknytningar alternativt säga upp de som inte används via kommunens helpdesk-system

Riktlinjer för telefoni 3 av 4 Medarbetare För medarbetare i Karlsborgs kommunkoncern gäller att samtalet inleds med enhet/förnamn/efternamn att attityden är positiv och serviceinriktad att den som så begärt, snarast skall bli kontaktad att den som tar emot ett telefonsamtal har ansvar för att den som ringer får rätt kontakt inom kommunen att samtal till mobiltelefon endast får avvisas om avvisningsmeddelande lämnas För medarbetare med egen anknytning gäller dessutom att telefonen alltid skall vara hänvisad när du inte är anträffbar att eventuell röstbrevlåda avlyssnas fortlöpande Allmän handling Ett meddelande i röstbrevlåda eller mobilsvar kan vara en allmän handling. Om innehållet gäller ett ärende eller annan fråga som myndigheten ansvarar för skall det registreras i det verksamhetssystem som normalt används för det ändamålet. Användning Telefonen är ett arbetsredskap och ska användas för samtal inom tjänsten. Privata samtal under arbetstid får endast ske i undantagsfall. Vidarekoppling från fast anknytning till mobiltelefon får endast ske i undantagsfall Mobiltelefonen ska alltid hållas under god uppsikt och kan förvaras i hemmet under fritiden. Samma regler gäller för kommunikation med mobiltelefon som för all elektronisk kommunikation. Det är inte tillåtet att ringa betalsamtal. Vid tjänsteresa utomlands ska mobildata inaktiveras. Mobil anknytning (MEX) är en nationell tjänst. Vid vistelse utomlands fungerar den MEXanslutna mobiltelefonen som en vanlig mobiltelefon. Handledning eller support lämnas inte på privata telefoner och de ska normalt inte användas i tjänsten. Privat användning Karlsborgs kommunkoncern erbjuder anställda och förtroendevalda som har egen mobiltelefon i tjänsten möjlighet att ansöka om privat användning av