Erfarenheter Systembolagets uppgradering av affärssystemet IFS användarförening 2011-01-26 Berit Joa Systembolagets projektkontor berit.joa@systembolaget.se 0704-24 77 39
Agenda Systembolagets uppdrag Bakgrund affärssystemet Varför uppgradera? FÖRST-programmet Uppgraderingsprojektet Framgångsfaktorer
Strategisk plan 2013 Vi lovar att: 1. Du alltid ska känna dig välkommen. UPPDRAG: Bidra till att begränsa alkoholens skadeverkningar AFFÄRSIDÈ : Att med ansvar och bästa service sälja alkoholdrycker och ge kunskap om alkohol och hälsa 2. Du alltid ska kunna lära dig något hos oss. 3. Du alltid ska kunna lita på att vi säljer med ansvar. VISION: Ett samhälle där alkoholdrycker njuts med omsorg om hälsan så att ingen tar skada Våra värderingar: Omtanke, Inspiration och Kunskap Genom omtanken visar vi att vi bryr oss om. Vi visar respekt för varandra och för våra kunder. Vår kunskap finns i sortimentet, kvaliteten, i vår rådgivning, service och information. Kunskapen täcker både våra produkter, deras användning och risker. Inspiration är att vi generöst delar med oss av vår kunskap, till våra kunder och varandra. Vi visar på goda smakupplevelser och bredden i sortimentet, men inspirerar också till eftertanke och måttfullhet.
Alkoholkonsumtion 1989-2010* (liter 100 % alkohol per inv. 15 år och över) 12,00 10,00 Liter 100 % alkohol 8,00 6,00 4,00 Systembolaget Övrig reg. konsumtion Resandeinförsel Övrig oreg. konsumtion Total 2,00 0,00 *) Avser perioden juli 2009 - juni 2010. År
Olika konsumtion i världen
Systembolaget finns till av en enda anledning: De alkoholrelaterade problemen blir mindre om alkohol säljs utan vinstintresse
Vad skulle hända om Systembolaget inte fanns? Forskare beräknar att alkoholkonsumtionen skulle öka med ca 37 % Antal sjukdagar skulle öka med ungefär 11 miljoner per år Forskare uppskattar att ålderskontrollen skulle bli sämre Antal misshandelsfall skulle öka med ungefär 20 000 om året Antalet alkoholrelaterade dödsfall skulle öka med ungefär 2 000 per år Harold Holder, Prevention Research Center, Pacific Institute for Research and Evaluation, Berkeley, CA, USA
Transaktionsvolymer 412 butiker, 2500 kassor, 100 miljoner kunder/år 580 ombud Detaljerad fakturamatchning (EDI) 15 miljoner poster/år 390 000 000 försäljningstransaktioner/år (dag, butik, artikel) Stora kvittovolymer per timme: 130 000 kvitton/timme, vid jul- och nyår. (4 rader/kvitto)
Varför uppgradering? Uppgraderingen var första steget i ett långsiktigt förbättringsarbete av affärssystemet som på sikt ger oss en mer flexibel och samtidigt mer driftstabil lösning.
FÖRST (Förnyat systemstöd) - ingående delar Uppgradering IFS till ver 7.5 Uppgradering av affärssystemet IFS, analys av kodanpassningar, processförbättringsåtgärder med nuvarande version av IFS avseende Leverantörsportal och Depålager, samt utveckling av integrationer för nytt systemstöd Nytt systemstöd Depålager Förbättrat stöd för plockplanering, inleverans, plockning, packning, inventering, transportoptimering, samt statistik och uppföljning Ny Leverantörsportal Webblösning för förbättrat informationsutbyte mellan Systembolaget och leverantörer. Samma funktionalitet som dagens leverantörsportal samt integration med Leveransen. Möjlighet att ansluta samtliga leverantörer. Nytt Beslutsstöd (BEST) Ett samlat systemstöd för analys och uppföljning av inköp, logistik, försäljning, marknad, ekonomi och personal. Integrationsplattform Utveckling av gemensam plattform för att integrera framtida system. Programmet omfattar integration av IFS, systemstöd Depålager och Leverantörsportalen. 10
Systemkarta 2009 Leverantörs portal Inköp/Offerter Grunddata Ombudsportal Depålager Sortiments styrning Wilab e- fabriken Prognos och lagerstyrning Varuförsörjning Ekonomi Systembolaget.se Kundservice Butiksportal Varu avstämning Leverantörs reskontra Extenda Heroma Datalager VSOP IFS Tyngdpunkten av systemstödet ligger inom IFS. 80% av samtliga integrationer sker mot IFS Därutöver finns ett stort antal direkta integrationer mellan de ingående systemen Förändringar av IFS eller omkringliggande system medför förändringsbehov i både systemgränssnitt och applikationer 11
Ny systemkarta Applikation X Depålager E-beställning Systembolaget.se Ombudsportal e- fabriken Applikationslager Leverantörsportal Kundservice Integrationsplattform Datalager BEST Huvudparten av integrationerna mellan system går genom integrationsplattform en Inköp/Offerter Leverantörsreskontra Sortimentsstyrning Wilab Grunddata Prognos och lagerstyrning Varuförsörjning Ekonomi Butiksportal Varuavstämning IFS Extenda Heroma Det är enklare att uppgradera, vidareutveckla eller byta ut enskilda applikationer 12
Systembolagets projektorganisation Program Förändrat affärssystem Intern styrgrupp Projektets styrgrupp (extern) PL Berit Joa Referensgrupp Test Teknik Förbättringar depå 2003 Förbättringar LP 2003 Överlämning till förvaltning /Cut Over-planering Teststrategi Testplanering Genomförande tester Arkitektur Miljöfrågor Mätningar Planering Go Live Fokus depå, förbättringar i version 2003 tills nytt WMS på plats Fokus LP, förbättringar i version 2003 tills ny LP på plats Rutiner Dokumentation Driftintegration Larmsättning Cut Overplanering
Tidplan IFS uppgradering 2009 2010 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 Förbättringar depå/lp 2003 Avtal SB-IFS Klämma/känna i Kuddrummet HW-design Utb HW-ändr IFS systemtest IT/AT Planera testfall Dokumentation PT Genrep Förberede lser GoLive Godkännande Utmana anpassningar Kommunikation Rättn o optimering Go Live 22/2 Förlängd beredskap
Framgångsfaktorer Ingen kan ta allting, men alla kan ta nåt
Resurser och tester Rätt resurser (kompetens och omfattning) Erfarenhet förvaltning och test Resurskontrakt Erfarna testledare Mycket tester MT IT AT PT Genrep GoLive
Felkällor/tidstjuvar Integrationer Teknisk miljö Testmiljö Verifiera så tidigt som möjligt
Driftsättningstest/genrep Planering och förankring Tydligt förankrad prioritering av processer Gemensam driftsättningsplan Tydliga checklistor och roller/ansvar Utpekade GoLive-generaler Gemensam aktivitet att få gemensamt mål Tillräckligt med åtgärdstid mellan genrep och driftsättning Samma personer vid genrep som vid driftsättningen
Driftsättning Själva driftsättningen testas i ett genrep - driftsättningstest Driftsättning Befintlig produktionsmiljö Version 2003 Förblir orörd ända fram tills driftsättning Blivande ny produktionsmiljö Version 7.5 Helt ny miljö, hårdvara, databashanterare, testmiljö med mera
Driftsättningsplan innehåll 1. Översikt driftsättningen (grov tidplan) 2. Driftsättningsplan Prioritering processer 3. Detaljerad aktivitetslista 4. Överlämningspunkter 5. Tidigare/senareläggning 6. Vem är Var När 7. Kontaktlista 8. Rollbackaktiviteter vad göra om nåt/allt fallerar? Verifiera så tidigt som 9. Avgränsningar möjligt 10. Point of No Return - när går det inte längre att backa?
Tydlig och förankrad prioritering Högsta prioritet 1A 1B 1C Orderförslag (migrerat ) måndag kl. 8.00 Anders B Butiksportal Anders B Integra-tion GPV / BTS Anders B Kassa och kassaintegration Johan Y/Karin W Orderförslag (IFS7.5) from tisdag efter GoLive Anders B Ombudsportal med IFS-integ. Per-Erik E Kundservice Butik Web Karin W Varudepå Jessica K 2 Artikeladm. Susanne A Lev.- portal Susanne A Ekonomisystem Eva H Demand planner Anders B Bas- WareIP Cecilia P 3 Övrigt e-fab Henrik A VSOP/ Datalager Anders J/Bo S eservice Susanne A 4 AMR Martin K Wilab Susanne A Heroma Cecilia P Prioritering! Kritiska delar av applikationen och dess prio efter driftsättning Förankrad i verksamhet och hos leverantörer Tid efter GoLive 21 2009 IFS
GoLive-beslut Go/NoGo-beslutsmöte Lösning Migration Go Livegeneraler Projektledning Styrgrupp Verifiering inkl data (under Go Live) Incidenter o Verifiering (efter Go Live) Behörigheter Rutiner och dokumentation PU Förvaltning/produktion Verifiering inkl Teknik data (under Go Live) Maria Örtlund/Bo Persson Förberedelser och rekommendation Go/NoGo-beslut
Förberedelser i organisationen Synkning med verksamhetshändelser (storhelg, periodstängning, tertialinventering, offertstopp etc) Synkning releaseplan Förankring av beslut om prioritering Pre- och postaktiviteter, extrarutiner Utbildning Support inkl avvikelsehantering, incident manager och krisberedskap Tydlig och förankrad kommunikationsplan Informationsspridning, både akut och löpande
Projektorganisation åtminstone första veckan, fr o m måndag 07.00* Lathund (gowi) Kända fel (nihj) GoLive status 17.00 Nej Incident Användarsupport** Incidentsystemet Beredskapsgruppen*** 7.5? Ja Granskning Incidentsystemet (nihj) Aktuella fel löpande Beredskapsgruppen NN MM XX ZZ Löses? Ja Nej Förvaltning? Ja Avvikelsemöte 14.00 Loggning TD/CT (genrepsnyckeln) (asbo) Status 16.00 (till MÖ, BP) Ärende stängs Incidentsystemet Ärende hanteras av förvaltning Rättning Systemtestmiljö (Leverantör) Kontaktlista leverant. * Butikerna får börja arbeta måndag 08.00 (8 verifieringsbutiker verifierar dock redan på söndag, inklusive frisläppning av orderförslag) ** Användarsupport börjar arbeta måndag 07.30 och deltar i briefing i Chardonnay ***Bedömer om ärendet ska hanteras av projektet Får direktinformation om aktuella problem X publicerar brådskande ärenden (Vinet) Go/Nogomöte (Förvalt.) Parallellt för IFS Leverans och test Prodtestmiljö (asbo) Leverans Produktionsmiljö (Leverantör) Lev ti fm svar to em (IFS) Leverans söndag (IFS)
Tidigt involvera förvaltning Ny funktionalitet? Nya integrationer? Behov av nya roller, finns utpekad mottagare? Datamängder, tillväxttakt, arkivering? Jobb tidpunkt, frekvens, larm? Tillgänglighetskrav? Påverkan integrerade system, avtal Dokumentation, utbildning Vilka grupper är berörda? (berörs butiker, depåer, dryckesleverantörer )
Lycka till i kommande uppgraderingar!